La gestión de documentos: normativa
Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos
Un buen sistema necesitará:
una infraestructura de apoyo adecuada (personal, procesos, herramientas, tecnología, etc.) y
su desarrollo implicará:
el diseño de cambios en los sistemas, procesos y prácticas actuales;
la adaptación o integración de soluciones tecnológicas y
la determinación de cuál es la mejor forma de incorporar estos cambios para mejorar la gestión de documentos de nuestra organización.
A lo largo de toda esta etapa tendremos que ir comparando los elementos del diseño con los requerimientos de gestión, preguntando a los usuarios sobre los elementos que les afectan y haciendo los cambios de diseño oportunos hasta que queden satisfechas estas necesidades.
La gestión de documentos: normativa
Lógicamente, los pasos a seguir en el diseño del sistema, dependerán de la estrategia o enfoque que hayamos seleccionado en el paso anterior. Así, podremos decidir:
1.- Revisar las políticas y procedimientos existentes relacionados con la gestión de documentos de nuestra organización.
2.- Mejorar la funcionalidad de los sistemas de gestión de información de la organización e incrementar la formación de los responsables de la gestión de documentos.
3.- Desarrollar e implementar un nuevo sistema de gestión para áreas de alto riesgo de nuestra organización.
4.- Desarrollar e implementar un nuevo sistema de gestión para la organización en su totalidad.
La gestión de documentos: normativa
Diseño de un sistema de gestión de documentos
Paso F
Establecimiento/mantenimiento de las políticas de gestión de documentos.
Diseño de un sistema electrónico o híbrido.
Desarrollo de guías de gestión de documentos y procedimientos.
Asignación de roles y responsabilidades.
(Re)diseño de los procesos de trabajo.
Producción de información.
Realización de revisiones.
Desarrollo de un plan de formación.
Preparación del plan inicial de implementación.
La gestión de documentos: normativa
Paso G: Implementación del sistema de gestión de documentos
Se trata de una tarea compleja de acometer, con una alta responsabilidad e inversión económica.
No obstante, cualquier tipo de riesgo queda solventado si aplicamos una metodología pormenorizada como la que aquí hemos desarrollado.
Paso H: Revisión posterior a la implementación. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo
Una vez implementado el sistema y tras un período prudencial de prueba, tenemos que medir la eficacia del mismo. ——– Detectar posibles deficiencias con la intención de ir subsanándolas.
Este chequeo se irá realizando de forma periódica, ya que pueden ir surgiendo nuevos procesos o actividades, que se traduzcan en nuevas necesidades de gestión de documentos en nuestra organización, que no sean satisfechas con lo que en un principio se desarrolló.
La gestión de documentos: normativa
Por esta razón, para evaluar el sistema y su viabilidad en el transcurso del tiempo, será necesario que se lleven a cabo periódicamente los pasos C a H de esta metodología ISO.
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