La gestión de documentos: normativa
Norma ISO 15489
Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos.
Fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001 por el Technical Committee ISO / TC 46, Information and Documentation, Subcommittee SC 11, Archives / Records Management.
Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los países miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la gestión de documentos tomando como base las normas australianas AS 4390: AS 4390.1 – 1996, AS 4390.2 – 1996, AS 4390.3 – 1996, AS 4390.4 – 1996, AS 4390.5 – 1996 y AS 4390.6 – 1996.
OBJETIVO: la adecuada gestión de los documentos de archivo de una organización.
Garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar, y utilizar los documentos de archivo que necesita.
La gestión de documentos: normativa
Consta de dos partes:
1.- ISO 15489-1:2001.- que proporciona una guía sobre como gestionar los documentos de archivo.
2.- ISO/TR 15489-2:2001.- un informe técnico que proporciona una metodología para su implantación.
Tanto la parte general como el informe técnico se aplica a los documentos en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada durante el transcurso de sus actividades
El informe técnico se basa en gran medida en la metodología DIRKS (Design and Implementation of a Record Keeping System), basada a su vez en la metodología propuesta por la norma australiana de gestión de documentos antecedente AS 4390.
Este informe técnico puede resultar una buena guía para los gestores de documentos, especialmente para aquellos que necesitan construir e implantar un programa de gestión de documentos partiendo de cero.
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Paso A: Investigación preliminar.
Paso B: Análisis de la actividades comerciales.
Paso C: Identificación de los requerimientos en materia de gestión de documentos.
Paso D: Evaluación de los sistemas existentes.
Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos.
Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos.
Paso G: Implementación de un sistema de gestión de documentos.
Paso H: Revisión posterior a la implementación.
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Paso A: Investigación Preliminar
El objetivo principal de esta primera etapa es identificar y documentar el papel que juega nuestra organización.
Esto es, identificar y documentar su estructura; contextos administrativo, legal, comercial y social en los que opera y principales factores que influyen en sus necesidades de crear y mantener documentos; quedando identificadas siempre posibles áreas de riesgos.
Este paso, por tanto, nos proporciona una visión general de:
los puntos fuertes y débiles en las prácticas de gestión de documentos de nuestra organización,
la actividad que desempeña y
sus principales partes componentes.
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Para llevarla a cabo, tendremos que realizar las siguientes tareas:
Y para realizar estas tareas, a su vez, necesitaremos:
Determinar el alcance de la investigación.
Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.
Documentar la investigación.
Preparar un informe final.
Acceder a las fuentes de información internas (informes anuales, guías internas, manuales de procedimiento, políticas corporativas, etc.)
Acceder a las fuentes de información externas (legislación que afecte a la organización, normas de gestión de registros y códigos de las mejores prácticas).
Acceder a personal con un alto conocimiento de la organización.
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Una vez realizada esta investigación preliminar, obtendremos:
por un lado, un conocimiento de nuestra organización y de los contextos en los que opera;
por otro, una apreciación general de la consistencia y debilidad de nuestra organización en materia de gestión de documentos; y
por último, una base para definir el alcance de nuestro proyecto.
Además, se convertirá en punto de referencia fijo para los siguientes proyectos de gestión de documentos; pudiendo ser mantenida actualizada mediante la incorporación de cualquier tipo de cambios en el momento en el que se está llevando a cabo.
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La profundidad de la misma dependerá:
del nivel de conocimiento corporativo del que dispongamos,
de la disponibilidad y actualización de informes preexistentes sobre cuestiones relevantes de la organización,
y del grado de interacción con el personal de la misma.
Debemos identificar antes una serie de cuestiones:
1.- El marco legal que repercute sobre las operaciones que realiza la organización.
TAREA 1.- Determinar el alcance de la investigación.
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2.- Los miembros internos y externos de la misma cuyos intereses debe tener en cuenta. Se trata de personas u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por una decisión o actividad llevada a cabo por nuestra organización.
3.- Las normas comerciales, sociales y éticas a las que, la comunidad, espera que nuestra organización haga frente.
4.- El tipo de trabajo llevado a cabo en la misma.
5.- Su cultura corporativa. Identificar la cultura corporativa de nuestra organización nos va permitir tener un conocimiento mucho más amplio acerca de porqué y cómo trabaja la organización de la manera que lo hace.
6.- Y los factores que afectan a sus prácticas de gestión de documentos.
La cultura corporativa no es otra cosa que el conjunto de valores, actitudes y creencias que comparten los miembros de la organización como consecuencia de las prácticas, procedimientos, estructuras y sistemas establecidos desde hace tiempo.
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La manera más sencilla para recavar, de forma general, toda esta información consiste en dar respuesta a una serie de cuestiones:
1.- Identificar la organización y su contexto administrativo:
¿Cuál es el nombre de la organización? (incluir todos los nombres por los que la organización es conocida).
¿De qué tipo de organización se trata?.
¿Cuáles son sus características definitorias?.
¿Cuál es su historia? (proporcionar una visión cronológica del establecimiento de la organización y los principales cambios producidos).
¿Cuál es su estructura? ¿Dónde están sus distintas unidades, si las hay, y cuál es la actividad llevada a cabo por cada una de ellas?.
¿Tiene la organización algún tipo de enlace administrativo con otras organizaciones?.
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2.- Identificar el contexto legal y normativo:
¿Cuál es la base oficial de la organización y por qué fue establecida? (identificar y documentar el establecimiento de la organización y el objetivo por el que fue creada).
¿Qué legislación afecta a las operaciones que realiza la organización?.
¿Existen normas impuestas o adoptadas por la organización?.
3.- Identificar el contexto comercial:
¿Qué operaciones realiza la organización?.
¿Está alguna de las áreas de nuestra organización sujetas a un alto nivel de litigio/riesgo?.
¿Quiénes son las principales partes implicadas (principales participantes) en la organización?.
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4.- Identificar la cultura corporativa:
¿Cuál es el objetivo de la organización?.
¿Ha sido la organización o cualquier aspecto de ella sujeta a alguna auditoria interna o externa?.
¿Posee nuestra organización un programa de gestión de riesgos?.
¿Cómo es la gestión de documentos en la organización?.
¿Cuál es la tecnología utilizada en la organización?.
Y por último, ¿Cuáles son las fuentes utilizadas (registro de fuentes) para llevar a cabo la investigación preliminar?.
Cuerpo de información conciso sobre la organización
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Un paso previo:
comprobar si la organización no ha participado previamente en algún otro proyecto que haya llevado implícito la realización de un análisis corporativo de la misma; pues en caso afirmativo, éste sería un buen punto de partida.
si sobre la base de este material y nuestro propio conocimiento corporativo no terminamos de documentar el contexto de la organización; necesitaremos, por tanto, acudir a las fuentes documentales y a las entrevistas para completar éste.
Las fuentes documentales que podemos consultar pueden ser:
Internas
Externas.
TAREA 2.- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.
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Fuentes documentales internas:
La página web de la organización. La gran mayoría de organizaciones ya poseen un sitio web donde se recoge información que puede ser de nuestro interés; como las actividades que realiza, la estructura organizacional, la historia administrativa, etc.
Los informes anuales. Éstos proporcionan resumen de la estructura actual de la organización y de sus actividades.
Los planes corporativos para identificar los principales objetivos que reflejan las principales funciones de la organización.
Las políticas y procedimientos internos. Por un lado, las políticas internas reflejan porqué la organización lleva a cabo determinadas actividades y, a nivel general, cómo debería hacerlo. Y por otro, los manuales de procedimientos recogen, con un amplio nivel de detalle, cómo debe llevar a cabo la organización sus funciones.
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Fuentes documentales externas:
Legislación relacionada con la gestión de documentos.
Legislación relacionada con las funciones administrativas.
Regulaciones, normativas o directrices que afecten de forma significativa a la organización.
Informes y directrices emitidas por una auditoria, atención de quejas o reclamaciones u otras entidades de investigación.
Normas relevantes para la organización. Un ejemplo de ellas pueden ser los códigos de prácticas, las normas técnicas, los protocolos, etc. El cumplimiento de este tipo de normas puede venir impuesto por ley o ser adoptada de manera voluntaria por la organización.
Una vez recogida la información necesaria de las fuentes documentales que nos proporcione la organización, el paso siguiente sería validarla mediante una entrevista con el personal de la misma.
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