La gestión de documentos: normativa
Antes de realizar la entrevista se asume, dado los pasos previos, que ya debemos tener un conocimiento general de las funciones y estructura de la organización.
El proceso a seguir para realizar la entrevista es el siguiente:
Determinar a quién vamos a entrevistar. La forma más adecuada para decidir esto, es mediante la utilización del organigrama de la organización. De esta manera tendremos una visión global de las áreas operacionales de la misma y entrevistaremos al menos a una persona de cada área.
Decididas las personas que van a ser entrevistadas, el siguiente paso sería la realización de un informe que debería circular por todo el personal identificado como entrevistado potencial y que incluiría:
– Una explicación de quiénes somos y cuál es el nombre del proyecto que vamos a desarrollar.
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– Una descripción de los resultados que esperamos obtener del proyecto; siempre enfatizando en los beneficios que éste va brindar a la organización.
– Una indicación acerca de porqué han sido seleccionados los entrevistados.
– Una identificación del tipo de información que estamos buscando.
– Una solicitud a los entrevistados para que consideren algunos aspectos antes de ser entrevistados; como por ejemplo las funciones, actividades y transacciones realizadas por el área funcional y su encaje dentro del objetivo y estructura de la organización; cualquier requerimiento legal o de gestión de documentos; los documentos que resultan de las funciones y actividades de la organización; y la opinión del entrevistado acerca de cuánto tiempo son requeridos los documentos que utilizan.
– Una anotación donde se recoja el tiempo que durará la entrevista.
– Y por último, un agradecimiento, al posible entrevistado, por su cooperación.
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Organizar la entrevista . En esta fase determinaremos el tiempo que vamos a emplear para realizar cada entrevista; siempre incluyendo un tiempo prudencial para escribir anotaciones al final de cada una.
Preparar las cuestiones. Dependiendo del estilo en el que nos encontremos más cómodos; ésta, será una tarea más o menos estructurada.
Independientemente del estilo que decidamos, es importante que desarrollemos un listado de cuestiones a realizar.
En nuestro caso sería conveniente que estas cuestiones abarcaran:
tanto las actividades de la organización
como los documentos a los que dan lugar cada una de ellas.
Conducir la entrevista. Debemos llegar a un acuerdo con el entrevistado acerca del lugar donde vamos a llevarla a cabo. Además debemos considerar también la posibilidad de poder utilizar una grabadora; siempre bajo el consentimiento del entrevistado.
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El hecho de utilizar una grabadora durante la entrevista, nos va permitir centrarnos más en lo que dice el entrevistado y no intentar ir tomando nota durante la sesión.
Una vez finalizada la entrevista, además de agradecer al entrevistado su cooperación, debemos mencionarle la posibilidad de acudir de nuevo a él para clarificar cualquier tipo de información que no haya quedado suficientemente clara.
Redactar notas. La redacción de las notas debe realizarse de manera inmediata al termino de la entrevista, pues es en ese momento cuando la información está fresca en nuestra memoria. En el caso de haber utilizado grabadora esta cuestión pierde importancia.
Por último, deberíamos anotar también el nombre de la persona entrevistada, su posición y la fecha de la entrevista.
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Se trata de reunir un registro que identifique todas las fuentes consultadas en nuestra investigación preliminar y un conjunto de notas relacionadas con cada una de éstas.
Este paso es de especial importancia, pues muchas de la fuentes usadas durante la investigación preliminar serán usadas otra vez para analizar las actividades de la organización (Paso B) e identificar requerimientos en materia de gestión de documentos (Paso C).
TAREA 3.- Documentar nuestra investigación.
El resultado de la investigación preliminar debe quedar plasmado en un informe donde quede identificado:
– Las actividades que realiza la organización.
– La estructura de la misma.
TAREA 4.- Preparar un informe.
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– El tipo de riesgos a los que está expuesta. .
– Algunas percepciones sobre el papel que juega en ésta la gestión de documentos.
– Los puntos débiles y fuertes de los sistemas de información y gestión de documentos.
– El nivel de dedicación a la gestión de documentos.
– Las opciones para llevar a cabo el resto del proyecto.
– Las fuentes requeridas para los proyectos propuestos.
El informe debe recoger, por tanto:
– tanto los principales resultados de la investigación preliminar,
– como desarrollar recomendaciones acerca del alcance, realización y viabilidad del proyecto de gestión de documentos.
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Paso B: Análisis de la actividad de la organización
Este paso pretende establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de las actividades y procesos de nuestra organización, identifique qué es lo que hace ésta y cómo lo lleva a cabo.
El resultado de este análisis, a nivel general, nos va a indicar la relación existente entre las actividades de la organización y los documentos que son productos y evidencias de las mismas.
Antes de comenzar, tendremos que haber asumido muchos de los resultados obtenidos en el paso anterior (investigación preliminar); es decir, debemos:
Tener un conocimiento general de la organización y los contextos en los que opera, y
tener una apreciación general de los puntos débiles y fuertes de la organización en materia de gestión de documentos.
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Además también debemos:
Obtener un apoyo de la dirección para realizar el análisis de las actividades de la organización, y
determinar si la organización ha analizado y documentado previamente sus actividades y procesos.
En definitiva, el objetivo de este paso es establecer un modelo o representación de las actividades llevadas a cabo en la organización: un modelo de cómo trabaja ésta.
Para ello existen dos tipos de análisis útiles:
el análisis jerárquico/funcional: proporciona la base para el desarrollo del sistema de clasificación de la actividad de la organización y
el análisis de procesos: proporciona la base para el desarrollo del mapa de procesos de la misma en el segundo.
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Complementando ambos enfoques, para realizar el análisis de la actividad de una organización tendremos que identificar:
Sus principales objetivos y estrategias para conseguirlos.
Las funciones generales que se encargan de respaldar los objetivos y estrategias.
Las actividades que contribuyen al cumplimiento de las funciones.
Los grupos de transacciones o procesos que contribuyen a la realización de cada una de las actividades.
Los documentos generados en cada una de las transacciones realizadas.
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Análisis de las funciones, actividades y transacciones de nuestra organización.
Objetivos y estrategias
Función
Función
Actividad
Actividad
Transacción
Transacción
Mismo proceso
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Para llevar a cabo esta etapa, es importante usar el registro de fuentes consultadas realizado en el paso anterior.
Muchas de estas fuentes nos van a proporcionar información muy importante acerca de que es lo que hace nuestra organización y cómo lo hace. Tal es el caso, por ejemplo, de:
los manuales de procedimientos (fuente de información interna) que recogen desglosados todos los procedimientos llevados a cabo en la organización.
la legislación (fuente de información externa) que obliga a la organización a realizar determinadas funciones, actividades y tareas.
Este proceso, sería conveniente que se completara con la realización de una serie de entrevistas a las personas encargadas de realizar cada una de estas funciones y actividades.
Etapas del análisis de la actividad de la organización
ETAPA 1.- Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.
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Los pasos recomendados a seguir:
Usar las fuentes para identificar los objetivos y estrategias de la organización.
Conceptualizar las funciones generales de la organización.
Identificar las actividades que componen cada una de las funciones documentadas anteriormente.
Identificar las transacciones asociadas con cada actividad.
La identificación de transacciones puede seguir un doble camino; por un lado podemos usar las fuentes escritas y las entrevistas, y por otro, el análisis de los procesos de trabajo.
Identificar los documentos generados como fruto y evidencia de las transacciones detectadas en el paso anterior.
Comprobar, con el personal de la organización, los resultados obtenidos.
ETAPA 2.- Identificar y documentar cada función, actividad y transacción .
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En un principio se listarían las funciones; dentro de éstas, se recogerían las actividades en las que se descomponen; y a su vez, cada una de éstas, podrían descomponerse en transacciones (mapa de procesos).
Gráficamente, la estructura del sistema de clasificación sería la siguiente:
de cada función (1er nivel)
colgarían las actividades relacionadas con ésta (2º nivel),
y de cada actividad (enlazada a la función) colgarían a su vez las transacciones y procesos necesarios para llevar a cabo cada una de éstas (3er nivel).
El número de niveles del sistema dependerá siempre de la complejidad de las funciones realizadas por la organización y del tamaño de ésta. Por tanto, reflejará la simplicidad o complejidad de la organización de la que se derive.
ETAPA 3.- Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por la organización y el mapa de procesos de la misma.
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El sistema de clasificación debe incluir también información sobre:
Legislación u otras fuentes que avalen o sustenten las funciones y actividades.
Riesgos asociados con cada función y actividad: se trata de los hechos que exponen a la organización a consecuencias perjudiciales.
Por ejemplo, el hecho de que una organización no sea capaz de justificar una decisión o de saber cómo se tomó, puede implicar pérdidas financieras, enfado del público que se traduzca en litigios, etc.
Análisis de la actividad de una organización: etapas.
Identificar y documentar cada función, actividad y transacción.
Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.
Desarrollar el mapa de procesos de la organización.
Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por la organización.
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Paso C: Identificación de requerimientos en materia de gestión de documentos.
Este paso de la metodología ISO 15489 persigue un doble objetivo:
Por un lado identificar los requerimientos que debe cumplir nuestra organización para crear, recibir y guardar registros / evidencia de sus actividades.
Y por otro, documentar estos requerimientos de forma estructurada y fácilmente mantenible.
Estos requerimientos se derivan de un análisis sistemático de:
Las necesidades internas de la organización.
Las regulaciones externas impuestas por las leyes y normas nacionales e internacionales.
Las mejores prácticas de gestión de documentos.
Las expectativas de la sociedad o comunidad en general.
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Objetivo principal (establecimiento de los requerimientos de una organización)
“garantizar y guardar la evidencia de sus actividades”
Será la naturaleza de la organización y el contexto en el que opera lo que dicte:
Si es necesario crear evidencia de sus actividades.
Qué tipo de evidencia es necesario crear.
Qué forma debe tomar esta evidencia.
Cuánto tiempo debería ser retenida.
Qué acceso debería ser proporcionado a ésta a través del tiempo.
Los requerimientos funcionales lo que hacen es describir lo
que debe hacer el sistema de gestión de documentos; es decir,
describe el ¿qué? pero no el ¿cómo?.
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De forma general, podemos deducir que existen dos tipos de requerimientos funcionales:
Requerimientos internos; implicados por el entorno comercial o sociopolítico en el cual opera la organización.
Requerimientos externos; definidos explícitamente en leyes, normativas y otros instrumentos de autoridad.
Todos estos requerimientos harán referencia a necesidades específicas de las que habrá que guardar evidencia; por ejemplo:
La creación de un documento.
Su retención durante un período específico.
Su disposición.
Sus condiciones de acceso.
Su contenido.
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En resumidas cuentas, la identificación de los requerimientos de una organización proporciona la base para:
La creación, mantenimiento y disposición de documentos.
El diseño de sistemas que capturen y mantengan documentos.
Medir el funcionamiento de los sistemas existentes.
Etapas en la identificación de requerimientos funcionales
ETAPA 1.- Analizar fuentes de información relevantes .
En la siguiente transparencia
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Análisis de fuentes de información relevantes.
Fuentes de información internas
Fuentes de información externas
Personal de la organización
Investigación previa sobre requerimientos funcionales.
Análisis llevado a cabo para el diseño e implementación de otros sistemas de información.
Tablas de disposición.
Políticas corporativas, guías internas, manuales de procedimiento, programas de control de calidad, etc.
Directivos.
Encargados del funcionamiento de la organización.
Auditores y especialistas en leyes.
Encargados del control de calidad.
Legislación que afecte a la organización.
Normas internacionales de gestión de documentos.
Las mejores prácticas de gestión de documentos.
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ETAPA 2.- Identificación de requerimientos legales / normativos, operacionales y sociales.
ETAPA 2.1.- Identificación de requerimientos legales / normativos .
Para determinar los requerimientos legales a los que debe hacer frente nuestro sistema de gestión de documentos, debemos estudiar a fondo las fuentes legales que afectan a las funciones y actividades de nuestra organización.
Muchas posibilidades:
Si estas fuentes legales están disponibles online, una buena forma de localizar referencias explícitas a la gestión de documentos consiste en realizar búsquedas con términos tales como: “documentos”, “evidencia”, “custodia”, “conservación”, etc. De esta forma, vamos a acceder a informaciones que nos van a permitir ir desarrollando requerimientos funcionales legales.
en el caso de que las fuentes legales estén impresas, tendremos que leerlas en su totalidad con el objetivo de ir localizando requerimientos legales implícitos en el texto.
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podríamos también examinar las políticas corporativas y procedimentales y realizar una entrevista al personal que está familiarizado con la legislación, directivas formales y normas de la industria relevantes.
Los requerimientos implícitos son más difíciles de averiguar; además se trata de un ejercicio que consume bastante tiempo.
Por esta razón, chequear cuidadosamente la legislación relevante, directivas, normas, etc. se ha convertido en un paso esencial en el proceso de identificación de requerimientos.
Algunos ejemplos:
Algunas fuentes legales pueden hacer referencia a que un documento en particular debe ser guardado y estar accesible sólo para ciertas personas o grupos.
Otras fuentes pueden hacer referencia al contenido del documento y decir cuanto tiempo debe retenerse el mismo.
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ETAPA 2.2.- Identificación de requerimientos operacionales.
Para identificar este tipo de requerimientos, tendremos que examinar atentamente, si existen, políticas y directrices internas y manuales de procedimiento.
También, al igual que en el caso anterior, sería necesario entrevistarnos con el personal experto en este área de la organización y determinar porqué son creados y retenidos los documentos.
Ejemplo:
El caso de organizaciones que gestionen su presupuesto: tendremos que identificar automáticamente un requerimiento que haga y guarde evidencia de la recepción y gasto del mismo.
Ahora bien, en caso de que se produzcan cambios en las necesidades o prácticas de la organización, será necesario volver a evaluar e identificar estos requerimientos de forma que permitan seguir manteniendo evidencia de las operaciones que ésta realiza.
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ETAPA 2.3.- Identificación de requerimientos sociales .
Las expectativas de la comunidad pueden dar lugar a requerimientos de gestión de documentos que estén o no reflejados en los requerimientos legales u operacionales anteriormente identificados.
Todas estas visiones de la comunidad pueden afectar de manera informal a la política de la organización.
Es difícil discernir que evidencia debería crear y guardar la organización para satisfacer las expectativas de la comunidad a la que sirve.
Identificados los requerimientos, hay que documentarlos para poder utilizarlos:
Evaluar los sistemas de gestión existentes en la organización (Paso D).
Desarrollar estrategias de gestión de documentos (Paso E).
Diseñar sistemas (Paso F).
ETAPA 3.- Documentar los requerimientos identificados.
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El formato a utilizar para desarrollar los requerimientos debe ser un formato fácil de mantener, ya que los requerimientos tienden a cambiar y tendremos que corregirlos y actualizarlos periódicamente.
Hay múltiples opciones para documentar los requerimientos:
Tablas y plantillas realizadas con procesadores de texto.
Hojas de cálculo.
Bases de datos.
Independientemente de la opción que elijamos, vamos a tener que decidir tres cuestiones:
1.- Qué tipo de información vamos a registrar.
2.- Cómo debería ser estructurada.
3.- Cómo vamos a representar los enlaces entre cada requerimiento y la función, actividad o transacción a la que se aplica.
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Aunque depende del número y complejidad de los requerimientos desarrollados en nuestra organización, normalmente debemos incluir alguna o toda la información que recogemos a continuación:
El nombre / título de la fuente, incluyendo alguna referencia (por ejemplo, el título y número de la legislación, el título y detalles de la publicación o el nombre y posición del informante).
La fecha en la que la fuente entre en vigor (por ejemplo, la fecha de publicación o la fecha de sustitución).
Una descripción de la fuente, aclarar del tipo de fuente del que se trata: legislación, directiva, norma de la industria, norma de las mejores prácticas de gestión de documentos, política interna, expectativas de la comunidad, etc.
El párrafo, cláusula, sección o página específica de la fuente en donde aparece el requerimiento, ya sea éste implícito o explícito.
Un comentario general sobre cómo el requerimiento cubre una situación específica de la organización, identificándose el documento implicado. Se trata de la descripción del requerimiento en sí.
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La necesidad evidencial que cubre el requerimiento (por ejemplo, el contenido, la forma y la calidad del documento o su creación, retención, disposición o acceso).
La función, actividad o transacción a la que se aplica el requerimiento.
Los posibles riesgos de no hacer frente al requerimiento (resultado de algún análisis de riesgos).
Etc.
Nuestra organización puede estar expuesta a riesgos si no:
Se crean los documentos desde el principio.
Se capturan y gestionan los documentos en un sistema de gestión de documentos.
Se almacenan / guardan los documentos.
Se destruyen los documentos cuando ya no son requeridos.
Se asegura que los documentos permanezcan accesibles y legibles a lo largo del tiempo.
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