La gestión de documentos: normativa
En caso no hacer frente a los requerimientos, las organizaciones pueden:
Poner en peligro una actividad vigente o futura.
Poner en peligro su capacidad de defenderse ante posibles reclamaciones.
Provocar una publicidad o reacción adversa de la comunidad.
Etc.
Establecimiento de Requerimientos Funcionales.
ANÁLISIS E IDENTIFICACIÓN
Contextos en los que opera nuestra organización.
Funciones, actividades y transacciones de nuestra organización.
Fuentes de información tanto internas como externas.
Riesgos en materia de gestión de documentos.
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
de
establecimiento de
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Una vez identificados los requerimientos, vamos a obtener:
Un conocimiento de los requerimientos de la organización para crear y guardar documentos como evidencia de sus actividades (listado de requerimientos).
Una apreciación del grado de exposición de la organización a los riesgos relacionados con la evidencia – análisis de riesgos (p.e.: pérdida de documentos de valor).
Un marco de trabajo intelectual que soporta o respalda las decisiones de valoración y las acciones de disposición.
Una apreciación de las limitaciones organizacionales (p.e.: cultura interna, factores tecnológicos y económicos o factores sociopolíticos externos) que influyen en como pueden hacerse frente a estos requerimientos.
Un indicador de rendimiento para evaluar si el sistema de gestión de documentos actual de nuestra organización puede hacer frente a estos requerimientos (Paso D).
Una base para determinar, dentro de la variedad de estrategias de gestión de documentos, cuál es la que mejor permite a nuestra organización hacer frente a estos requerimientos (Paso E).
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La base para el desarrollo de especificaciones funcionales para los sistemas de gestión de documentos, incluyendo productos software (Paso F).
El objetivo principal: comprobar si nuestra organización posee algún sistema de gestión de documentos o cualquier sistema de gestión de información que proporcione evidencia de sus transacciones.
Paso D: Evaluación de los sistemas existentes
Evaluación de los sistemas existentes en nuestra organización
Paso D
Identificación de los sistemas de gestión de documentos.
Análisis de los mismos.
Preparación de informe.
En caso de que existan, que será en la mayoría, realizaremos una comparativa con los requerimientos establecidos en el paso anterior; de esta manera revelaremos el grado de cumplimiento de estos sistemas con respecto a los requerimientos en materia de gestión de documentos establecidos por la organización.
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Evaluación de los sistemas existentes
ETAPA 1.- Identificar los sistemas de información existentes en nuestra organización.
Los sistemas de gestión de información con los que podemos encontrarnos en nuestra organización:
pueden estar basados en documentos en papel totalmente,
exclusivamente electrónicos o
también podemos localizar sistemas híbridos.
Existe una gran variedad de técnicas o formas que nos van a permitir detectar o identificar los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización; aunque una muy intuitiva es la “Identificación de tipos documentales precisos” (documentos contables, de la correspondencia, etc.)
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Cada una de estas colecciones de documentos normalmente suele estar gestionada por un sistema de gestión diferente.
Objetivo: identificar en qué medida estos sistemas satisfacen las necesidades de evidencia de nuestra organización.
Es muy importante que todo lo recogido en los dos puntos anteriores quede plasmado en un informe global antes de que se vaya a comenzar a diseñar o rediseñar los sistemas existentes.
Este informe en principio debe recoger:
Un breve sumario del análisis realizado.
Un listado con los puntos fuertes y débiles de los sistemas.
Una información detallada acerca de que debe realizar el sistema para satisfacer cada uno de los requerimientos establecidos en materia de gestión de documentos.
ETAPA 2.- Analizar los sistemas existentes .
ETAPA 3.- Preparar un informe como resultado de la identificación y análisis de los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización.
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Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos.
Con este paso pretendemos determinar cuáles serían las políticas, prácticas, normas, herramientas, etc. que debería adoptar nuestra organización para remediar los puntos débiles detectados en el paso anterior (paso D) y así, poder hacer frente a los requerimientos establecidos en el paso C.
Identificación de estrategias en materia de gestión de documentos
Paso E
Identificación de estrategias a aplicar.
Evaluación de los factores a favor o en contra de las estrategias.
Identificación de las estrategias más adecuadas.
Selección de la/s estrategia/s más adecuada/s.
Para elegir la estrategia debemos tener en cuenta diversos aspectos:
La naturaleza de nuestra organización.
El tipo de actividades que lleva a cabo.
Su soporte tecnológico.
Su cultura corporativa.
Las restricciones externas.
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Pasos a seguir a la hora de determinar que estrategia vamos a aplicar
PASO 1.- Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de documentos.
Podemos hablar de cuatro amplios enfoques que pueden ayudar a nuestra organización a satisfacer sus requerimientos de gestión de documentos:
1.- Enfoque basado en políticas:
Esta estrategia implica el establecimiento y promulgación de principios que ejerzan influencia en la gestión de documentos dentro de la organización: políticas corporativas, instrucciones, directivas u otros instrumentos.
Por ejemplo, una política corporativa puede estipular:
que los empleados de una organización creen registros de cada transacción llevada a cabo usando sistemas de información electrónica para dejar así una evidencia de la misma;
o también puede prohibir a éstos borrar o eliminar un documento a menos que esté autorizada la acción según la tabla de disposición.
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2.- Enfoque basado en el diseño:
Este enfoque se aplica principalmente a los componentes técnicos de los sistemas de gestión de documentos .
Por ejemplo, una política corporativa puede estipular:
podemos diseñar un interfaz gráfico de usuario basado en las actividades desarrolladas por nuestra organización de tal manera que cuando un empleado seleccione la actividad se inicien las aplicaciones necesarias y los documentos resultantes se etiqueten con información aplicable a esta actividad;
también podemos diseñar aplicaciones que capturen automáticamente tantos metadatos como sea posible, prevenir la eliminación de documentos sin autorización, vincular tablas de disposición a los documentos para almacenarlos o migrarlos / transferirlos
Por estas razones, es importante la colaboración de los archiveros / gestores de documentos con los especialistas en tecnologías de la información / informáticos.
La mayoría de las organizaciones optan por software disponibles comercialmente. Aunque esta estrategia puede también usarse para adaptarlos cuando sea posible.
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Para acabar con la diferencia entre lo que ofrece el mercado y lo que realmente necesitamos desde las organizaciones para gestionar nuestros documentos, resulta conveniente ir informando continuamente a los vendedores de software sobre los requerimientos a los que deberían hacer frente sus productos; influenciando así en su desarrollo.
3.- Enfoque de implementación específica (soluciones prácticas orientada a usuarios – soluciones ad-hoc):
Se trata de desarrollar una configuración física de software y hardware; y puede ser
intrusiva (donde los empleados se encargarían conscientemente de las tareas de gestión de documentos) o
invisible (donde la gestión de documentos sucedería como parte de una rutina).
Un aspecto muy importante a tener en cuenta en este enfoque es la formación de nuestro personal, específicamente la formación continua; ya que excepto en el caso de las tareas altamente automatizadas, éstos tendrán que ir tomando algunas decisiones sobre la marcha relacionadas con la gestión de los documentos.
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4.- Enfoque de desarrollo e implementación de normas:
Por ejemplo:
normas para el almacenamiento de documentos,
normas de aplicación para facilitar el intercambio de información y otros datos,
normas para establecer un control intelectual sobre los documentos.
etc.
PASO 2.- Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos.
PASO 3.- Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias.
PASO 4.- Adoptar la estrategia más adecuada.
Mejor solución: Solución mixta
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Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos
Un buen sistema necesitará:
una infraestructura de apoyo adecuada (personal, procesos, herramientas, tecnología, etc.) y
su desarrollo implicará:
el diseño de cambios en los sistemas, procesos y prácticas actuales;
la adaptación o integración de soluciones tecnológicas y
la determinación de cuál es la mejor forma de incorporar estos cambios para mejorar la gestión de documentos de nuestra organización.
A lo largo de toda esta etapa tendremos que ir comparando los elementos del diseño con los requerimientos de gestión, preguntando a los usuarios sobre los elementos que les afectan y haciendo los cambios de diseño oportunos hasta que queden satisfechas estas necesidades.
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Lógicamente, los pasos a seguir en el diseño del sistema, dependerán de la estrategia o enfoque que hayamos seleccionado en el paso anterior. Así, podremos decidir:
1.- Revisar las políticas y procedimientos existentes relacionados con la gestión de documentos de nuestra organización.
2.- Mejorar la funcionalidad de los sistemas de gestión de información de la organización e incrementar la formación de los responsables de la gestión de documentos.
3.- Desarrollar e implementar un nuevo sistema de gestión para áreas de alto riesgo de nuestra organización.
4.- Desarrollar e implementar un nuevo sistema de gestión para la organización en su totalidad.
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Diseño de un sistema de gestión de documentos
Paso F
Establecimiento/mantenimiento de las políticas de gestión de documentos.
Diseño de un sistema electrónico o híbrido.
Desarrollo de guías de gestión de documentos y procedimientos.
Asignación de roles y responsabilidades.
(Re)diseño de los procesos de trabajo.
Producción de información.
Realización de revisiones.
Desarrollo de un plan de formación.
Preparación del plan inicial de implementación.
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Paso G: Implementación del sistema de gestión de documentos
Se trata de una tarea compleja de acometer, con una alta responsabilidad e inversión económica.
No obstante, cualquier tipo de riesgo queda solventado si aplicamos una metodología pormenorizada como la que aquí hemos desarrollado.
Paso H: Revisión posterior a la implementación. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo
Una vez implementado el sistema y tras un período prudencial de prueba, tenemos que medir la eficacia del mismo. ——– Detectar posibles deficiencias con la intención de ir subsanándolas.
Este chequeo se irá realizando de forma periódica, ya que pueden ir surgiendo nuevos procesos o actividades, que se traduzcan en nuevas necesidades de gestión de documentos en nuestra organización, que no sean satisfechas con lo que en un principio se desarrolló.
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Por esta razón, para evaluar el sistema y su viabilidad en el transcurso del tiempo, será necesario que se lleven a cabo periódicamente los pasos C a H de esta metodología ISO.
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