CORPORACION BOLIVARIANA DE EDUCACIÓN SUPERIOR (página 2)

3. De la
organización administrativa

Capitulo I. De la dirección administrativa y financiera
Articulo 63: la dirección administrativa y financiera es un
organismo ejecutivo dependiente del representante legal de la
corporación.
Articulo 64: las funciones y
normas
complementarias sobre la dirección administrativa y
financiera, son las establecidas en el estatuto de la corbes, en
los artículos 50,51 y 52.

Capitulo II. De las dependencias de la dirección
administrativa y financiera
Articulo 65: para el cumplimiento de sus funciones, la
dirección administrativa y financiera tiene adscritas las
divisiones de finanzas,
sistemas, talento
humano y servicios
generales.
Articulo 66: Son funciones de la División de Talento
Humano:
1.Definir un programa de
trabajo en concordancia con las unidades de la Dependencia,
estableciendo prioridades y procedimientos
integrados.
2.Garantizar un manejo eficiente y oportuno de toda la información laboral del
personal
vinculado a la Corporación.
3.Expedir los certificados, constancias y demás documentos que
sean de su competencia, a
solicitud de los interesados.
4.Efectuar las liquidaciones para pagos por diferentes conceptos
de servicios
personales y del personal
vinculado a la Corporación.
5.Participar en los comités de los cuales forme parte.
6.Promover la capacitación, actualización y
perfeccionamiento del personal administrativo de la
Corporación.
7.Elaborar, junto con la Oficina de
Planeación, las reglamentaciones, manuales de
funciones y requisitos de planta de personal, los sistemas de
evaluación y los programas de
capacitación y bienestar social para el
personal administrativo de la Corporación en conformidad
con las normas vigentes,
el Reglamento de personal Administrativo y presentarlos a las
instancias respectivas para su aprobación,
8.Desarrollar los procesos de
vinculación, manejo, capacitación y demás
actividades relacionadas con el personal Administrativo vinculado
con la Corporación.
9. Las demás que le asignen los reglamentos
específicos.
Articulo 67: la unidad de personal es la encargada de administrar
toda la información que se genera en la
relación laboral de los
profesores con la corporación.
Articulo 68: son funciones de la Unidad de Personal:
1.Proporcionar la información requerida por las
Facultades, Comité de Evaluación
Docente, para la vinculación o promoción de docentes.
2.Apoyar a las Facultades en los procesos de
vinculación de personal docente.
3.Recopilar y mantener actualizadas e informar oportunamente
sobre las normas y procedimientos
que afecten la relación laboral de la Corporación
con sus profesores.
4.Colaborar con las instancias respectivas en la
Formulación y desarrollo de
los programas de
Capacitación docente.
5.Las demás que le asignen los reglamentos
específicos.

De la división de finanzas
Articulo 69: la división de finanzas es la
encargada del manejo financiero de la corporación en los
aspectos presupuestal, contable, de tesorería y
auditoria.
Articulo 70: para ser jefe de la división financiera se
requiere tener título profesional y experiencia en el
campo por lo menos de dos(2) años.
Articulo 71: Son funciones de la División de Finanzas:
1.Preparar con las unidades a su cargo el proyecto de
Plan Anual de
Caja, y los flujos periódicos que lo implementan para ser
presentados al Director Administrativo.
2.Definir un programa de
trabajo en concordancia con las unidades de la Dependencia de tal
manera que se garantice establecimiento de prioridades y
procedimientos integrados.
3.Dirigir y supervisar las actividades de las Unidades de
Contabilidad,
presupuesto y
Tesorería.
4.Revisar las resoluciones correspondientes a las cuentas por
concepto de
órdenes de trabajo y suministros.
5.Coordinar con la Oficina de
Planeación la preparación del
presupuesto anual
de la Corporación y su evaluación.
6.Las demás que le asignen los reglamentos
específicos.

De la unidad de contabilidad
Articulo 72: la unidad de contabilidad
es la encargada de ejecutar el sistema contable
establecido en la corporación.
Articulo 73: son Funciones de la Unidad de Contabilidad:
1.Ejecutar las actividades y operaciones
contables de La Corporación, de conformidad con las normas
legales vigentes.
2.Elaborar junto con la Oficina de Planeación, Los
proyectos
sobre procedimientos contables que requiera la
Corporación.
3.Presentar mensualmente al jefe de la División Financiera
los estados de cuentas por pagar
y cuentas por
cobrar de la Corporación.
4.Elaborar oportunamente las declaraciones tributarias; velar por
su presentación oportunamente la
administración de Impuestos
Nacionales.
5.Las demás que le asignen las reglamentaciones
específicas.

De la unidad de tesoreria
Articulo 74: la unidad de tesorería es la encargada del
manejo de los recaudos de la corporación de conformidad
con las políticas
financieras, institucionales y las normas y procedimientos
legales establecidos.
Articulo 75: Las funciones de la Unidad de Tesorería son
las siguientes:
1.Recaudar los dineros de la Corporación y consignar estos
valores en las
cuentas respectivas, de acuerdo con los procedimientos
establecidos.
2.Atender los pagos y entrega de cheques a los
beneficiarios.
3.Atender las órdenes de gasto expedidas por el
Presidente. Elaborar girar los cheques
correspondientes, previo cumplimiento de los requisitos
legales.
4.Mantener en lugar seguro los valores y
documentos
negociables de la corporación.
5.Presentar al jefe de la División Financiera informes
mensuales sobre el comportamiento
y manejo de los ingresos y
egresos de la institución.
6.Llevar los registros de los
movimientos de tesorería que se efectúen.
7.Informar y remitir a la Unidad de Contabilidad los movimientos
de caja y sus comprobantes respectivos.
8.Girar los valores
para el pago de los impuestos y
transferencias correspondientes con cargo a la
Corporación.
9.Firmar las Constancias expedidas por la Tesorería.
10.Las demás que le asignen los reglamentos
específicos.

De la unidad de finanzas y presupuesto
Articulo 76: La Unidad de Finanzas y Presupuesto es la encargada
de la Implementación y desarrollo de
las políticas,
programas, proyectos y
procedimientos legales y fiscales para el manejo presupuestal de
la Corporación.
Articulo 77: Son Funciones de la Unidad de Finanzas y
Presupuesto:
1.Preparar en coordinación con la División
Financiera los proyectos de Plan anual de
caja, flujos periódicos de ingresos,
Acuerdos periódicos de gasto para su presentación
ante el Consejo Directivo.
2.Recopilar, procesar y presentar toda la información
sobre ejecución presupuestal de la Corporación, que
sea requerida para la elaboración del Presupuesto de la
Corporación.
3.Reunir periódicamente las diferentes requisiciones para
ejecución del presupuesto, provenientes de las unidades
académicas o administrativas para consolidar en los
acuerdos periódicos de gastos.
4.Las demás que le asignen las reglamentaciones
específicas.

De la unidad de auditoria
Articulo 78: La Unidad de Auditoria es la encargada de apoyar,
mejorar y alimentar el control en la
Institución, detectando la inexistencia o violación
de los controles establecidos en para mejorar y apoyar la
función
gerencial.
Articulo 79: Son funciones de la Unidad de auditoria: evaluar
todos los sistemas de la empresa
incluyendo los controles establecidos, implementando las
diferentes auditorias
interna, financiera, operacional, administrativa, de sistemas, de
gestión, y social. Además de las
anteriores cumple las siguientes funciones:
1.Ejercer la auditoria en todos los aspectos de la empresa y en
cualquier nivel.
2.Evaluar el cumplimiento de las políticas
establecidas.
3.Comparar lo ejecutado y lo proyectado.
4.Comprobar la exactitud y seguridad de los
datos
contables.
5.Promover la eficiencia en
todos los campos administrativos financieros.
6.Medir el desarrollo de las operaciones,
buscando optimizar esfuerzos y aprovechar los recursos.
7.Determinar y poner en practica los correctivos necesarios para
evitar las posibles desviaciones y errores.
8.Implantar procesos continuos como métodos de
prevención.
9.Alentar las políticas administrativas.
10.Establecer un plan de organización, métodos
coordinados y medidas establecidas para resguardar los activos de
la
empresa.
11.Las demás que señalen los reglamentos de la
Corporación.

De la división de sistemas
Articulo 80: la división de sistemas es una dependencia
adscrita a la dirección administrativa y finanzas cuyo
objetivo es el
de prestar el servicio de
sistematización y procesamiento de
datos de la corporación. Tendrá adscrita las
unidades de redes y mantenimiento.
Articulo 81: Para ser jefe de la División de sistemas se
requiere ser profesional universitario y acreditar dos (2)
años de experiencia en el campo de la informática, diseño
e implementación de software bajo ambientes
multiusuarios.
Articulo 82: Son funciones generales de la División de
Sistemas:
1.Prestar el servicio de
sistematización y administración de las diferentes bases de datos en
las áreas académicas, administrativas, financieras
e investigativas de la Corporación, para
agilización y efectividad de sus procesos internos.
2.Definir un programa de trabajo en concordancia con las unidades
de la Dependencia de tal manera que se garantice el
establecimiento de prioridades y procedimientos integrados
3.Presentar anualmente los requerimientos de reposición,
renovación y actualización de Hardware y Software para la
división.
4.Llevar archivo
actualizado del desarrollo del software y sus correspondientes
manuales y
mantener actualizada la documentación del software.
5.Implantar las políticas de acceso y seguridad a los
diferentes sistemas de
información de la Corporación, lo cual conlleva
a la elaboración de copias de seguridad de todos los
archivos que
hacen parte del sistema de
información. Capacitar al personal autorizado a
interactuar con la aplicación respectiva.
6.Las demás que le señalen los reglamentos de la
corporación.

De la unidad de redes
Articulo 83: la unidad de redes es la encargada de
apoyar en el campo del manejo de las diferentes redes
académicas y administrativas.
Articulo 84: Para ser técnico de la unidad de redes se
requiere ser profesional universitario y acreditar dos (2)
años de experiencia en el campo de la informática, diseño
e implementación de software bajo ambientes
multiusuarios.
Articulo 85: Son funciones de la Unidad de Redes:
1.Desarrollar aplicaciones y bases de datos
para apoyar los procesos académicos en los siguientes
campos entre otros:

• Contabilidad académica y administrativa de
  alumnos.
• Sistemas de información bibliográfica y
  documental.
• Sistemas de evaluación docente y
  estudiantil.
• Aplicaciones especializadas para proyectos
  específicos de naturaleza
  académica.

2.Desarrollar aplicaciones y bases de datos para apoyar
los sistemas
administrativos en los siguientes campos entre otos:
– Información presupuestal, financiera y
contable.

• Sistemas de inventarios y
  suministros.
• Información salarial, prestacional y sistema de
  manejo de personal.
• Desarrollo de base de datos
  sobre normatividad y aspectos institucionales.

3.Analizar y proponer la implementación en la
Corporación de redes de área local, así como
las alternativas de interconexión con redes externas que
facilitan el desarrollo de las actividades académicas
primordialmente y los procesos
administrativos.
4. Las demás que le asignen los reglamentos
específicos.

De la unidad de mantenimiento
Articulo 86: la unidad de mantenimiento
es la dependencia encargada de ofrecer los servicios de, supervisión, ejecución, y control del
funcionamiento de los diferentes medios para el
desarrollo de los procesos académicos administrativos.
Articulo 87: Son funciones de la Unidad de mantenimiento:
1.Definir el programa de trabajo en concordancia con las unidades
de la Dependencia de tal manera que se garantice el
establecimiento de prioridades y procedimientos integrados.
2.Establecer las necesidades relacionadas con el funcionamiento y
conservación de los medios y
equipos y presentar un programa semestral para su
mantenimiento.
3.Velar por el cuidado y mantenimiento de los medios, equipos y
demás implementos utilizados en las labores de la
Corporación.
4. Las demás que le señalan las reglamentaciones
específicas.
División de servicios generales
Articulo 88: La División de Servicios generales es una
Dependencia adscrita a la Dirección Administrativa y
Finananciera encargada de la supervisión, ejecución y control de
los diferentes servicios relacionados con la vigilancia, aseo,
reparación y funcionamiento de las instalaciones locativas
de la corporación Tendrá adscritas la Unidades de
Vigilancia, Aseo, Almacén y
Reparaciones.
Son funciones de la División de Servicios Generales:
1.Asesorar a los organismos de dirección y gobierno en la
preparación de los planes y programas encaminados al
desarrollo de la adecuada prestación de los servicios en
el campo de la infraestructura física, aseo,
almacén
y reparaciones
2.Definir un programa de trabajo en concordancia con las unidades
de la dependencia de tal manera que se garantice el
establecimiento de prioridades y procedimientos integrados.
3.Supervisar y controlar el efectivo cumplimiento de los contratos de
vigilancia, seguridad y aseo que celebre la
Corporación.
4.Presentar al Director administrativo financiero proyectos para
la adecuación y mantenimiento de los espacios
físicos, laboratorios y maquinaria de la
institución.
5. Velar por la prestación oportuna y eficiente de los
servicios públicos– acueducto, energía
eléctrica, teléfono y otros que requiera la
Corporación.
6. Velar y responder por el mantenimiento adecuado de las
construcciones y demás espacios físicos de la
Corporación.
7.Propender por el Lucimiento y adecuada presentación de
las construcciones, zonas verdes, campos deportivos y
demás espacios físicos de la
Corporación.
8.Atender lo relativo a las remodelaciones en coordinación con la Unidad de
Planeación Física y al
Mantenimiento de muebles y equipos.

De la unidad de vigilancia
Articulo 89: la unidad de vigilancia es la dependencia encargada
de garantizar la seguridad de las personas que conforman la
comunidad
educativa y la integridad y patrimonio de
la corporación representada en terrenos, instalaciones,
bienes muebles
e inmuebles y demás elementos.
Articulo 90: son funciones de la unidad de vigilancia:
1.Presentar un plan anual de los requerimientos de vigilancia
para garantizar la seguridad de las personas y bienes de la
corporación.
2.Evaluar las condiciones de seguridad de corporación y
conceptuar sobre los mecanismos de prevención y refuerzo y
sugerir las acciones
necesarias a los organismos pertinentes.
3.Coordinar con las empresas de
vigilancia los mecanismos de prestación de servicios,
supervisión y programación de las actividades
respectivas.
4. Las demás que le asignen los reglamentos
específicos.

De la unidad de aseo
Articulo 91: La unidad de aseo es la dependencia encargada de
garantizar la limpieza y adecuada presentación del campus
institucional.
Articulo 92: Son funciones de la Unidad de Aseo:
1.Presentar un plan anual de requerimientos para garantizar la
limpieza y adecuada presentación de la
Institución.
2.Coordinar los mecanismos de prestación y
supervisión de las actividades respectivas.
3.Garantizar de manera oportuna la prestación del servicio
de limpieza y aseo a cada una de las dependencias de la
Corporación.
4. Las demás que le asignen los reglamentos
específicos.

De la unidad de almacen
Articulo 93: la unidad de almacén es la encargada de
planificación, programación y manejo de los elementos
equipos, bienes y suministros para el desarrollo de las
actividades propias de la corporación.
Articulo 94: Son funciones de la Unidad de Almacén:
1.Evaluar con base en datos estadísticos, cuantitativos y
cualitativos, los comportamientos de consumo de
materiales y
suministros en las diferentes dependencias de la
Corporación.
2.Gestionar cotizaciones para la adquisición de bienes que
requiere la Corporación.
3.Llevar un riguroso control de los elementos a su cuidado
mediante l registro de las
adquisiciones, ingresos y egresos de elementos.
4.Entregar y controlar mediante inventarios
físicas los elementos, equipos y enseres que requieran las
distintas dependencias de la Corporación para su
funcionamiento.
5.Llevar los libros,
inventarios y demás registros en las
formas establecidas por la Corporación.
6.Clasificar y codificar los artículos y elementos para la
elaboración de inventarios periódicos parciales y
totales.
7.Rendir informes
mensuales a la División Financiera sobre las actividades
de la Dependencia.
8.Las demás que le asignen los reglamentos
específicos.

De la unidad de reparaciones
Articulo 95: la unidad de reparaciones es la encargada de
asegurar la adecuada prestación y funcionamiento
permanente de y estable de las instalaciones locativas,
reparación de los bienes muebles asignados a las
diferentes dependencias de la corporación.
Articulo 96: Son Funciones de la Unidad de Reparaciones:
1.Definir un programa de trabajo en concordancia con las unidades
de la dependencia de tal manera que se garantice el
establecimiento de prioridades y procedimientos integrados.
2.Establecer las necesidades relacionadas con el funcionamiento y
conservación de la planta física y
equipamiento.
3.Detectar las posibles fallas y reparaciones requeridas en la
planta física, los laboratorios y los servicios; adelantar
las reparaciones necesarias oportunamente o informar a las
instancias pertinentes según el caso.
4. Las demás que le señalen las reglamentaciones
específicas.

Trabajo enviado por
Antonio Jimenez