diagnóstico de las funciones administrativas en el Combinado Cubanacán

Indice
1.
Introducción

3. El proceso
administrativo
4.
Planeación.
5.
Organización.
6.
Dirección.
7.
Control.
8.
Conclusiones
9.
Bibliografía
10. Anexos

1.
Introducción

En la UEB Combinado Cubanacán se hace necesario
la realización de un diagnóstico de las funciones de
dirección, para saber como está
funcionando el ciclo administrativo y además porque
actualmente se pone en marcha el Sistema de
Perfeccionamiento Empresarial y hasta ahora no se había
hecho una investigación de las funciones, es
decir, por primera vez vamos a evaluar el funcionamiento del
ciclo y el
conocimiento que tienen los directivos sobre el mismo. Para
lograr todo esto antes planteado nos proponemos los siguientes
objetivos:

Objetivo General

• Elaboración del Diagnóstico de las Funciones
  Administrativas.

Objetivos Específicos

• Describir la situación actual en que funcionan
  los diferentes departamentos
• Reflejar de forma detallada los problemas
  específicos de cada departamento y consolidar los
  resultados de los que trabajan bien.
• Evaluar las capacidades potenciales de las organizaciones
  para introducir modificaciones y lograr mayor eficiencia y
  eficacia.
• Orientar el trabajo
  sobre la base del tiempo para
  evacuar las dificultades.

La empresa de
Bebidas y refrescos, surge en 1992 como resultado del
fraccionamiento de la antigua Empresa de
Bebidas y Licores VC. En la actualidad esta entidad la integran
cinco fábricas, seis distribuidoras y una base de transporte. En
el municipio de Camajuaní funciona el Combinado
Cubanacán que su razón de social son las
producciones alcohólicas y hielo. En el Centro laboran un
total de 122 trabajadores de ellos 87 obreros, 3 administrativos,
13 de servicios, 9
técnicos y 10 dirigentes. De forma general actualmente se
realizan innovaciones y cambios tecnológicos en la
fábrica para mejorar métodos y
estilos de dirección. Se lucha arduamente para
elaborar productos
competitivos, incrementar producciones, elevar productividad,
esto constituye la estrategia de la
unidad.

2.
Desarrollo

Para poder entender
la
administración se debe conocer la perspectiva de la
historia de su
disciplina,
los hechos acerca de lo que ha pasado en situaciones similares
anteriores, y relacionarlas con otras experiencias y otros
conocimientos actuales. Es por eso la importancia de conocer la
historia y origen
de la administración.
La
administración aparece desde que el hombre
comienza a trabajar en sociedad. El
surgimiento de la administración es un acontecimiento de
primera importancia en la historia social en pocos casos, si los
hay, una institución básicamente nueva, o
algún nuevo grupo
dirigente, han surgido tan rápido como la
administración desde un principios del
siglo. Pocas veces en la historia de la humanidad una
institución se ha manifestado indispensable con tanta
rapidez. La administración que es el órgano
específico encargado de hacer que los recursos sean
productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar el desarrollo
económico, refleja el espíritu esencial de la
era moderna. Es en realidad indispensable y esto explica por
qué, una vez creada, creció con tanta rapidez.
El ser humano es social por naturaleza, por
ello tiende a organizarse y cooperar con sus semejantes. La
historia de la humanidad puede describirse a través del
desarrollo de
las organizaciones
sociales partiendo en la época prehispánica por las
tribus nómadas, donde comienza la
organización para la recolección de frutas y la
caza de animales, y
después con el descubrimiento de la agricultura da
paso a la creación de las pequeñas comunidades.
Si pudiéramos repasar toda la historia de la humanidad
encontraríamos que, los pueblos antiguos trabajaron unidos
en organizaciones formales(ejemplo los ejércitos griegos y
romanos, la iglesia
católica romana, la compañía de las indias
orientales, etc.). También las personas han escrito sobre
cómo lograr que las organizaciones sean eficaces y
eficientes, mucho antes de que el termino "administración"
hubiera aparecido y se hubiera definido.
Las sociedades se
han ido transformando, ya que durante siglos se caracterizaron
por poseer formas predominantes agrarias, donde la familia,
los grupos informales
y las pequeñas comunidades eran importantes.
Posteriormente, éstas se transformaron en otras de tipo
industrial, impulsadas por la Revolución
Industrial y caracterizadas por el surgimiento y desarrollo de
las grandes organizaciones y centros industriales.
El cuerpo sistemático de conocimientos sobre la
administración se inicia en plena Revolución
Industrial, en el siglo XIX, cuando surgieron las grandes
empresas que
requerían de nuevas formas de organización y practicas administrativas.
La empresa
industrial a gran escala era algo
nuevo.

3. El proceso
administrativo

Un proceso es el
conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una
actividad o lograr un objetivo.
Proceso
administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a
través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que se interrelacionan y forman un
proceso integral.
Si observamos cómo se desarrolla la vida de todo organismo
social -y principalmente la de aquellos que, como la empresa, forma
el hombre
libremente- podemos distinguir dos fases o etapas principales. La
comparación con lo que ocurre en la vida de los organismos
físicos podrá aclararnos mejor estas dos fases.
La primera etapa. Se refiere a la estructuración o
construcción del organismo. En ella,
partiendo de una célula, se
van diferenciando los tejidos y
órganos, hasta que se llega a integrar el ser en toda su
plenitud funcional, apto ya para el desarrollo normal de las
actividades o funciones que le son propias o
específicas.
La segunda etapa. Es aquella en la que, ya totalmente
estructurado el organismo, desarrolla en toda su plenitud las
funciones, operaciones o
actividades que le son propias, en toda su variada, pero
coordinada complejidad, que tiende a realizar la vida de ese
organismo.
Cosa semejante ocurre en un organismo social: en su primera
etapa, partiendo de la iniciativa de uno o pocos hombres, todo se
dirige a la estructuración de ese organismo social; cuando
esta debidamente estructurado, hay una segunda etapa, que
consiste en la operación o funcionamiento normal del
mismo, para lograr los fines propuestos.
Para efectos de una mejor comprensión de este tema se
exponen a continuación algunos criterios de diversos
autores acerca de las etapas del proceso
administrativo, que realizó José A.
Fernández Arena.
Henry Fayol.
Etapas: Previsión, organización, comando, coordinación y control.
Koontz & O'Donnell. Etapas: Planeación, organización, integración, dirección y control.
G. R. Terry. Etapas: Planeación, organización,
ejecución y control.
Agustín Reyes Ponce. Etapas: Previsión,
planeación, organización, integración, dirección y
control.
Burt K. Scanlan. Etapas. Planeación, organización,
dirección y control.
Lyndall F. Urwick (n.1891). Etapas: Investigación, Previsión, Planeamiento,
Organización, Coordinación, Mando y Control
De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso
administrativo, podemos concluir que, cuatro son las etapas
básicas para su estudio y conformación de sus dos
principales fases; fase mecánica, compuesta por la
planeación y la
organización, en donde se da respuesta a los
cuestionamientos de ¿Qué se va a hacer? y
¿Cómo se va a realizar? respectivamente; la otra
fase, la dinámica cuya implantación dentro de
la organización, nos permite ver con mayor claridad lo que
al momento se esta haciendo y así mismo poder evaluar
tales acciones.
FASE MECANICA  comprende a la planeación (trata
más o menos de que cosas se van a realizar en la empresa,
se realizan planes, programas,
presupuestos,
etc.) y la organización (de como se va a realizar y se
cuenta con los organigramas,
recursos,
funciones…)
Planeación: propósitos, objetivos,
estrategias,
políticas, programas,
presupuestos,
procedimientos. Organización:
División del trabajo y de la coordinación;
jerarquización, departamentalización, descripción de funciones.
FASE DINAMICA  aquí está la dirección
que se encarga de ver que se realicen las tareas y para ello
cuenta con la supervisión, liderazgo,
comunicación, y motivación
y por último, encontramos al control que es el encargado
de decir cómo se ha realizado, que se hizo, como se hizo,
y compara los estudios.
Dirección: Toma de
decisiones, integración, motivación, comunicación, y supervisión
Control: Establecimiento de estándares, medición, retroalimentación y corrección.
Con el propósito de clarificar la existencia de estas
cuatro fases del proceso administrativo, enseguida se presenta el
significado de cada una de ellas, así como su importancia
y la composición en sus
respectivos elementos.

4. Planeación.

Proceso por el cual se obtiene una visión del
futuro, en donde es posible determinar y lograr los
objetivos, mediante la elección de un curso de
acción.
Importancia de la planeación:

• Propicia el desarrollo de la empresa.
• Reduce al máximo los riesgos.
• Maximiza el aprovechamiento de los recursos y
  tiempo.

"Planear es función
del administrador,
aunque el carácter y
la amplitud de la planeación varían con su autoridad y
con la naturaleza de las
políticas y planes delineados por su
superior".
El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda
en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la
administración para distinguir entre formular la política (fijar las
guías para pensar en la toma de
decisiones) y la administración, o entre el director y
el administrador o
el supervisor. Un administrador, a causa de su delegación
de autoridad o
posición en la organización, puede mejorar la
planeación establecida o hacerla básica y aplicable
a una mayor proporción de la empresa que la
planeación de otro. Sin embargo, todos los administradores
desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo
que les corresponde.
Elementos de la planeación:

1. Los propósitos. Las aspiraciones
   fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue
   en forma permanente o semipermanente un grupo
   social.
2. La investigación. Aplicada a la
   planeación la investigación consiste en la
   determinación de todos los factores que influyen en el
   logro de los propósitos, así como de los
   medios
   óptimos para conseguirlos.
3. Los objetivos. Representan los resultados que la
   empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos
   cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido
   un tiempo específico.
4. Las estrategias. Cursos de
   acción general o alternativas que muestran la
   dirección y el empleo de
   los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las
   condiciones más ventajosas.
5. Políticas. Son guías para orientar la
   acción; son criterios, lineamientos generales a
   observar en la toma de decisiones, sobre problemas
   que se repiten dentro de una organización.
6. Programas. Son esquemas en donde se establece, la
   secuencia de actividades que habrán de realizarse para
   lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una
   de sus partes y todos aquellos eventos
   involucrados en su consecución.
7. Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de
   las fases de actividad del grupo social expresado en
   términos económicos, junto con la
   comprobación subsiguiente de la realización de
   dicho plan.
8. Procedimientos. Establecen el orden
   cronológico y la secuencia de actividades que deben
   seguirse en la realización de un trabajo
   repetitivo.

Naturaleza de la planeación:

1. Su contribución al propósito y a los
   objetivos: Cada plan y todos
   los planes dentro de la planeación deben contribuir al
   logro del propósito y los objetivos de la
   empresa.
2. Su supremacía entre las tareas del
   administrador: La planeación es la única en
   establecer los objetivos necesarios hacia los cuales
   confluirá el esfuerzo de los demás.
3. Su generalización: La planeación es una
   función de todos los administradores
   aunque su carácter
   y alcance varían de acuerdo con la autoridad de cada uno
   de y con la naturaleza de las políticas y los planes
   establecidos por la alta dirección.
4. La eficiencia de
   sus planes: La eficiencia de un plan se mide por su
   contribución al propósito y los objetivos, menos
   los costos y otros
   factores necesarios para formularlo y operarlo.

Tipos de planes:

1. Propósitos o misiones: Es la función o
   tarea básica que debe tener una empresa
   (visión y misión).
2. Objetivos o metas: Los fines hacia los cuales se
   dirige la actividad.
3. Estrategias: Determinación de los objetivos
   básicos a largo plazo de una empresa y
   la adopción
   de los cursos de
   acción y asignación de los recursos necesarios
   para alcanzarlos.
4. Políticas: Las políticas también
   son planes en el sentido de que se constituyen declaraciones o
   interpretaciones generales que guían el pensamiento
   para la toma de decisiones.
5. Procedimientos: Los procedimientos
   que establecen un plan obligatorio para realizar las
   actividades futuras.

Pasos para la planeación:

1. Detección de las oportunidades o problemas:
   Este es verdadero punto de partida de la planeación,
   donde se realiza un examen de las oportunidades, por medio de
   este se busca saber donde se encuentra la oportunidad o
   problema, saber como desenvolver este problema u oportunidad y
   saber a donde se llega o que se va a ganar.
2. Establecimiento de objetivos: Consiste en establecer
   objetivos para toda la empresa y partiendo de allí para
   cada unidad de trabajo.
3. Desarrollo de premisas: No son mas que suposiciones
   sobre el ambiente en
   que el plan ha de ejecutarse.
4. Determinación de cursos alternativos a la
   acción: Estudiar mas de una alternativa o camino de
   solución en relación a un problema.
5. Evaluación de cursos alternativos de
   acción: Después de buscar los caminos
   alternativos de acción se deben estudiar los puntos
   fuertes y débiles de cada uno y compararlos con la
   empresa.
6. Selección de un curso de acción: Es el
   acto seguido luego de estudiar los cursos se debe elegir el que
   se amolde mejor a las premisas y metas del plan y de la
   empresa.
7. Formulación de planes derivados: Se necesitan
   planes derivados del plan principal que respalde el
   cumplimiento de los objetivos para realizar las metas de ese
   plan.
8. Expresión numérica de los planes a
   través del presupuesto:

5.
Organización.

La creación de una estructura, la
cual determine las jerarquías necesarias y
agrupación de actividades, con el fin de simplificar las
mismas y sus funciones dentro del grupo social.
Esencialmente, la organización nació de la
necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados
a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de
sus limitaciones físicas, biológicas,
sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos,
esta cooperación puede ser más productiva o menos
costosa si se dispone de una estructura de
organización.
Se dice que con buen personal
cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que
es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la
organización, pues de esta manera la gente se ve obligada
a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio
que aún personas capaces que deseen cooperar entre
sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos
conocen el papel que
deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas
con otras.
Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en
cualquier institución.

Concepto de Organización
Una organización es un patrón de relaciones por
medio de las cuales las personas, bajo el mando de los Gerentes
persiguen metas comunes. Estas metas son producto de
los procesos de
toma de decisiones denominado Planificación. Las metas que los
administradores desarrollan en razón de la planificación suelen ser ambiciosas, de
largo alcance y sin final fijo. Los gerentes quieren estar
seguros que
sus organizaciones podrán aguantar mucho tiempo. Los
miembros de una organización necesitan un marco estable y
comprensible en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar las
metas de la organización.
Un papel
organizacional que tenga significado para las personas debe
incluir objetivos verificables, el agrupamiento de las
actividades necesarias para lograr los objetivos, la
asignación de cada agrupamiento a un administrador con la
autoridad necesaria para supervisarlos y las medidas para
coordinar horizontal y verticalmente en la estructura
organizacional.
El proceso gerencial de la organización implica tomar
decisiones para crear este tipo de marco, de tal manera que las
organizaciones puedan durar desde el presente hasta bien entrado
el futuro.
Así, una estructura de organización debe estar
diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos
quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por
determinados resultados; en esta forma se eliminan las
dificultades que ocasiona la imprecisión en la
asignación de responsabilidades y se logra un sistema de
comunicación y de toma de decisiones que refleja y
promueve los objetivos de la empresa.
A continuación se enumeran y explican los elementos de la
organización los cuales, una vez comprendidos y asimilados
coadyuvaran en una mejor administración:

Elementos de la organización:

1. División del trabajo. Para dividir el trabajo
   es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes
   etapas: La primera; (jerarquización) que dispone de
   las funciones del grupo social por orden de rango, grado o
   importancia. La segunda; (departamentalización) que divide y
   agrupa todas las funciones y actividades, en unidades
   específicas, con base en su similitud.
2. Coordinación. Es la sincronización de
   los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin
   de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en
   desarrollo de los objetivos.

6.
Dirección.

Comprende la influencia del administrador en la
realización de los planes, obteniendo una respuesta
positiva de sus empleados mediante la
comunicación, la supervisión y la
motivación.
Cuando un administrador se interesa por sí mismo en la
función directiva, comienza a darse cuenta de parte de su
complejidad. En primer lugar, está tratando con gente,
pero no en una base completamente objetiva, ya que también
él mismo es una persona y, por lo
general, es parte del problema. Está en contacto directo
con la gente, tanto con los individuos, como con los grupos. Pronto
descubre, como factor productivo, que la gente no está
solamente interesada en los objetivos de la empresa; tiene
también sus propios objetivos. Para poder encaminar el
esfuerzo humano hacia los objetivos de la empresa, el
administrador se da cuenta pronto que debe pensar en
términos de los resultados relacionados con la
orientación, la
comunicación, la
motivación y la dirección.
Aunque el administrador forma parte del grupo, es conveniente,
por muchas razones, considerarlo como separado de sus
subordinados. Para lograr los objetivos de la empresa se le han
asignado recursos
humanos y de otra índole, y tiene que integrarlos.
También es conveniente pensar en el administrador como
separado del grupo por que es su jefe. Como jefe no es tanto uno
de los del grupo como aquel que ha de persuadir al grupo para que
haga lo que él quiere o deba hacerse.

Concepto de dirección:
Es el planeamiento,
organización, dirección y control de las operaciones de la
empresa, a fin de lograr los objetivos que esta persigue y
así mismo, los pueda alcanzar. Es la aplicación de
los conocimientos en la toma de decisiones, incluye la tarea de
fincar los objetivos, alcanzarlos, determinación de la
mejor manera de llevar a cabo el liderazgo y
ocuparse de la manera de planeamiento e integración de
todos los sistemas, en un
todo unificado. La dirección debe de saber como es el
comportamiento
de la gente como individuos y cuando están en grupos y
entender la forma en como operan los diferentes tipos de
estructura. Es una fuerza que
mediante la toma de decisiones basada en los conocimientos y
entendimiento, relaciona entre sí, e integra a
través de los procesos de
unión apropiados a todos los elementos del sistema
organizado de una forma calculada para alcanzar los objetivos de
una organización.
La dirección implica el uso inteligente de un sistema de
incentivos
más una personalidad
que despierte interés en
otras personas.
La dirección como parte del proceso administrativo se
compone de varios elementos:

• Toma de decisiones. Significa la elección de
  un curso de acción o alternativa. Al tomar decisiones es
  necesario antes de evaluar las alternativas, definir y analizar
  el problema, para posteriormente aplicar la decisión o
  alternativa que mejor se sugiera.
• Integración. Al igual que en la toma de
  decisiones, también existe un proceso para la adecuada
  integración en cuanto al personal se
  refiere, este proceso inicia con el reclutamiento u obtención de los
  candidatos que aspiran a un puesto determinado, en seguida se
  introducirán, o dicho en otras palabras, se les
  ambientará; para finalmente capacitarlos en el
  desarrollo de las funciones que habrán de
  realizar.
• Motivación. La motivación es la labor
  más importante de la dirección, a la vez que la
  más compleja, pues a través de ella se logra la
  ejecución del trabajo, de acuerdo a normas o
  patrones de conducta
  esperados.
• Comunicación. La comunicación en
  cualquier grupo que se trate, es de vital importancia ya que
  involucra a los individuos no solo en su papel de
  comunicadores, sino en el buen uso que a la información se le da.
• Supervisión. Consiste en vigilar y guiar a los
  subordinados de tal forma que las actividades se realicen
  adecuadamente.

7. Control.

El proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo,
a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y
así evitar desviaciones en la ejecución de los
planes.
Puesto que el control implica la existencia de metas y planes,
ningún administrador puede controlar sin ellos. El no
puede medir si sus subordinados están operando en la forma
deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a
largo plazo. Generalmente, mientras más claros, completos,
y coordinados sean los planes y más largo el periodo que
ellos comprenden, más completo podrá ser el
control.
Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver
dónde y cómo erraron, para descubrir qué
ocurrió y porqué, y tomar las medidas necesarias
para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el
mejor control previene que sucedan las desviaciones, anticipados
a ellas.
Elementos del control:

• Establecimiento de estándares. Es la
  aplicación de una unidad de medida, que servirá
  como modelo,
  guía o patrón en base en lo cual se
  efectuará el control.
• Medición de resultados. La acción de
  medir la ejecución y los resultados, puede de
  algún modo modificar la misma unidad de
  medida.
• Corrección. La utilidad
  concreta y tangible del control está en la acción
  correctiva para integrar las desviaciones en relación
  con los estándares.
• Retroalimentación. El establecimiento de
  medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en
  donde se encuentra la relación más estrecha entre
  la planeación y el control.

Importancia del control

• Establece medidas para corregir las actividades, de
  tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
• Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los
  actos.
• Determina y analiza rápidamente las causas que
  pueden originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse
  en el futuro.
• Localiza los sectores responsables de la
  administración, desde el momento en que se establecen
  medidas correctivas.
• Proporciona información acerca de la situación
  de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento
  al reiniciarse el proceso de la planeación.
• Reduce costos y ahorra
  tiempo al evitar errores. Su aplicación incide
  directamente en la racionalización de la
  administración y consecuentemente, en el logro de la
  productividad de todos los recursos de la
  empresa.

Universalidad Del Proceso Administrativo
El proceso tiene aplicación universal y los gerentes lo
pueden aplicar, no importando el tipo de empresa de que se
trate.  Es utilizado donde varias personas trabajan juntas
para el logro de objetivos comunes .  Este proceso lo puede
utilizar un gerente de una
empresa constructora e igualmente lo utilizará un gerente de una
tienda de departamentos. Así mismo, este proceso puede ser
utilizado en cualquier nivel de la organización ya sea
directivo o simplemente de supervisión.

Principios del proceso administrativo
Principio de delegación:
1.- Integración de personas:

• Adecuar funciones a los hombres
• Proveer a los hombres de elementos administrativos
  para el buen desempeño de su función
  y
• Darle importancia a una buena introducción adecuada.

2.- Interpretación de las cosas:

• Coordinación de elementos y técnicas
  entre sí y con las personas.

3.- Instalación y mantenimiento

• Se debe planear como reponer los gastos y en
  momentos de improductividad en mantenimiento.

Principios de delegación y control
Se debe de delegar la autoridad teniendo siempre el control sobre
de esa delegación que se confiere.
Principios de
direccion

1. Coordinacion de intereses:  coordinar intereses
   de grupo e individuales de quienes participan de los
   objetivos.
3. Impersonalidad del mando:  la autoridad debe de
   ser producto de
   la necesidad de todo organismo social y no el resultado de
   intereses personales del administrador.
4. Vía jerarquica: dice que no deben de faltar
   sin razón los productos de
   una orden.
5. Resolucion de conflictos:  si se llegan a presentar estos
   conflictos
   deben de resolverse lo más pronto posible con el menor
   disgusto de las partes.
6. Aprovechamiento del conflicto:  aprovechar los conflictos para
   encontrar soluciones.
7. Estandares:  el control es imposible si no se
   han fijado antes los estándares.  (medidores de
   objetivos).
8. Medir el control:  el control deberá de
   usarse sólo si el trabajo que se impone tiene
   justificación ante los beneficios que se espera
   y,
9. El principio de excepción:  dice que el
   control es más eficaz cuando se concentra en cosas que
   no salieron como se planeo en un inicio.

Ventajas del proceso administrativo.

1. Se ofrece un marco de trabajo conceptual
    
3. Proporciona fundamentos para el estudio de la
   administración promoviendo el entendimiento de lo que es
   la administración.
4. Son factibles de las contribuciones de otras escuelas
   administrativas ya que puede usarse lo mejor del pensamiento
   contemporáneo administrativo.
5. Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una
   variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario
   para adaptarlo a un conjunto particular de
   situaciones.
6. Se reconoce flexibilidad y arte de la
   administración y se fomenta la mejor manera de
   utilizarlo en una forma práctica.
7. Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes
   de la administración.  El patrón del proceso
   hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a
   determinar los objetivos y los medios para
   alcanzarlos.
8. Los principios de la
   administración están derivados, refinados y
   aplicados y sirven como directrices necesarias para una
   útil investigación administrativa.
9. Se estimula el desarrollo de una filosofía
   determinada de la administración, cada una de las fases
   de sus aplicación requiere servirse de valores,
   convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos,
   recursos en torno del cual
   opera.

Para entender mejor lo antes planteado proponemos el
siguiente grafico de un proceso administrativo según Reyes
Ponce.
Fuente: Administración por Objetivos.
Agustín Reyes Ponce.
Leyenda:

1. Previsión
2. Planificación
3. Organización
4. Integración de Personal
5. Mando
6. Control

Mecánica del Proceso Administrativo
Previsión: se refiere al análisis del negocio, tendencias,
debilidades, amenazas. Me permite conocer misión,
objetivos, visión de futuro y trazar los objetivos
estratégicos.
Características

• Previsibilidad: Debe de realizarse tomándose
  en cuenta no hay certeza completa por la cantidad de factores y
  la intervención de decisiones humanas, por lo siempre
  existirá en la empresa un riesgo.
• Objetividad: Las previsiones deben de descansar en
  hechos más que en opiniones objetivas.  El éxito
  de la empresa es en base a la información de que
  disponga.
• Medición:  Las previsiones serán
  tanto más seguras cuando más podamos apreciarlas
  o medirlas.

Planificación: Estado deseado
de un objetivo, para
esto nos podemos auxiliar de los planes gráficos de H. Gantt. Es la función
básica, implica seleccionar diferentes curso de
acción. Es el conjunto de objetivos y pasos que se deben
realizar para cubrir la brecha que nos separa de donde estamos
hacia donde queremos ir.

Características

• Previsión: Los planes deben de hacerse lo
  más precisos posibles y no con afirmaciones vagas y
  genéricas.
• Flexibilidad: Todos los planes deben de dar margen
  para los cambios que surgen en este.
• Unidad:  Los planes deben de ser  de tal
  naturaleza que exista una para cada función y todos los
  aplicables para una empresa puedan estar coordinados e
  integrados que pueda decirse que existe un sólo plan
  general.

Organización: Es la estructura técnica de
las relaciones que deben de existir entre las funciones, niveles
y actividades de los elementos materiales y
humanos de un organismo social, con el fin de lograr su
máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados.
Implica la organización del proceso productivo o de
servicios

• Organización del proceso
  productivo
• Organización del trabajo.
• Organización de la
  dirección.

Características

• Especialización: La división del
  trabajo influye en el aumento de la producción ya que de acostumbrarse a un
  trabajo, se llega a la especialización y de esta a la
  productividad.
• Unidad de mando:  Sólo se debe de
  obedecer a un sólo jefe para una sola
  función.
• Equilibrio autoridad-responsabilidad: Debe de establecerse el grado
  de autoridad y de responsabilidad que debe de tener cada jefe
  en cada nivel jerárquico.
• Equilibrio dirección-control: A cada grado de
  delegación debe de corresponder el establecimiento de
  los controles adecuados.

Dinámica del Proceso Administrativo
Integración: Función relacionada con los recursos
humanos, muy unida a la organización, consiste en
ocupar puestos de una estructura con la consiguiente selección
y capacitación de los puestos de trabajo.
Características

• Reclutamiento y selección del personal adecuado. Consiste
  en buscar y seleccionar las personas adecuadas para
  encomendarle una tarea especifica, esto se cumple para los
  directivos, así como para trabajadores
  simples.
• Introducción. Consiste en las técnicas
  que hacen que un trabajador o jefe se acople a su puesto de
  trabajo constantemente.
• Desarrollo. Comprende el adiestramiento práctico, la capacitación teórica y la
  formación de los recursos humanos

Mando: Es la influencia conciente del sujeto de
dirección (J) sobre el objeto de dirección
(subordinado). Es la función en el que dirigente pone en
práctica su capacidad de mandar y hacerse obedecerse
característica fundamental es la toma de decisiones y es
indelegable.
Características

• Autoridad. Facultad de una persona de dar
  ordenes a otra y que esa otra obedezca, la facultad de disponer
  de medios materiales y
  financieros que están bajo su mando.
• Delegación . Hacer partícipes a otros
  de la autoridad que nosotros hemos recibido, sin perder por
  ello la responsabilidad correspondiente.
• Comunicación. Tanto Vertical como Horizontal
  es esencial para poder ejercer el mando, tomar las decisiones
  correctas y para la vigilancia constante de los resultados de
  las actividades .

Control: Es la medición, chequeo y corrección del
desempeño para asegurar que los objetivos
de la organización y de los planes diseñados se han
llevado a cabo. Se hace sobre la base del análisis de los resultados, las causas y
condiciones que lo propiciaron, luego se obtienen las
conclusiones posibles.
Características

• Fijación y Establecimiento. Tiene que
  analizarse que controles deberán ser establecidos y
  cuales serán los más efectivos.
• Operatividad. Todos los directivos tiene que realizar
  el control.
• Interpretación de los Resultados. Comparar lo
  que se esperaba con lo que se obtuvo en realidad.

Para el buen análisis de las funciones
plasmaremos la estructura del COMBINADO CUBANACAN .

Como se ha explicado anteriormente, para el
diagnóstico del ciclo administrativo, se hicieron encuestas a
los directivos y expertos del centro, dígase "expertos" a
aquellas personas que ejercen el mando intermedio (Ej. Jefes de
Brigada ), trabajadores de experiencia y dirigentes retirados de
sus labores en la fábrica. Para realizar las encuestas se
utilizaron los cuestionarios de los Dr. Carlos Cristóbal
Martínez Martínez y Dra. Katy Herrera Lemus. ( Ver
Anexo I )
Como apreciación inicial de los resultados, podemos ver
que el ciclo administrativo en el Combinado Cubanacán se
cumple satisfactoriamente, no se hallaron grandes dificultades en
este. El trabajo fue desarrollado a través de encuestas,
como ya se había planteado antes, estas se basan en
preguntas que buscan objetivos específicos y con las
respuestas obtenidas se hace el diagnóstico de las
funciones administrativas. Quisiéramos aclarar que esta
empresa está entre las mejores del país y fue
seleccionada para entrar en Perfeccionamiento Empresarial,
posibilidad que solo se le otorgó a solo dos empresas dentro
de la Unión de Bebidas. La estructura de la
organización que fue presentada con anterioridad es la
planteada con el Perfeccionamiento y logra un funcionamiento
mejor que la anterior. Con la introducción del Perfeccionamiento se
logrará una mayor independencia
en el Combinado, logrando que las funciones tales como
previsión y planificación se hagan con mayor
calidad, no
como antes, que quien las hacia era la instancia provincial y
nosotros nos ateníamos a sus decisiones. También se
logrará una mejoría en la gestión
interna del centro, con el objetivo de lograr una mayor
eficiencia y eficacia en el
ciclo productivo.
Primeramente se tabularan los resultados de las encuestas
aplicadas, relacionando función del ciclo con el
área funcional especifica. Se utilizó una escala del 1 al 5
para evaluar la función. La tabla se muestra a
continuación:

Continuaremos el presente trabajo con un análisis
de las funciones administrativas basándonos en los
promedios obtenidos de las encuestas en todos los
departamentos.
A continuación se procederá a evaluar cada
función a partir del resultado obtenido en las encuestas,
se hará una evaluación
en donde se analizara las principales dificultades observadas y
se harán las recomendaciones pertinentes para lograr un
mejoramiento en el funcionamiento del ciclo.

PREVISION: Evaluación
PROMEDIO
En esta función las mayores dificultades que se
encontraron es el no contar con varias alternativas a la hora de
las tomas de decisiones ya que se posee una empresa provincial
que impide tomarlas libremente, de igual forma los departamentos
de abastecimiento, producción y contabilidad
en muchos casos se encuentran productos o producciones nuevas,
cambios tecnológicos inesperadamente porque la empresa es
quien decide, investiga toma uno u otros elementos en cuenta y no
nos dejan otra alternativa que aceptar o no, esto impide el que
fructifiquen las iniciativas de los directivos del centro y solo
se acoge las decisiones de las instancias superiores.
La misión y
visión del establecimiento están bien definidas
pero como ya se explicó antes, las decisiones relevantes
en cuanto a esto las toma la empresa, es decir, el
establecimiento logra el cumplimiento de los objetivos
planteados, pero es la empresa quien fija las posibles metas a
alcanzar, la que hace los planes, la que analiza los posibles
negocios y
traza los planes y objetivos estratégicos a corto, mediano
y largo plazo. Así como también maneja las
informaciones relevantes a los mercados de
venta, por lo que
ella es quien en realmente hace las previsiones. En realidad esta
función que se analiza, en nuestro establecimiento, se
centra en como lograr los objetivos que nos plantean, saber que
elementos atentan contra estos y manejar la información
necesaria para realizar una buena labor de previsión, sin
dejar atrás la objetividad de los hechos históricos
de productividad. También se maneja un criterio de medida
en esta función administrativa basado en las capacidades
productivas del establecimiento, con ello se obtiene una mayor
certeza.

PLANIFICACION: Evaluación BUENA
Esta función en la mayoría de los departamentos fue
evaluada de 4.0 solo contabilidad
no llego a ese valor y es
algo que tiene que ver con ser un establecimiento de una empresa,
nuestros planes de producción son impuestos por
ella, conocemos los objetivos a corto plazo, no así los de
largo plazo y hay veces que en aras del tiempo la calidad de las
informaciones, los análisis de las materias primas y de
los productos no son suficientes. También hay elementos
para decir que en el establecimiento se pronostica los posibles
problemas, pero la solución de esta no esta en nuestras
manos porque la propia fábrica no adquiere sus materias
primas, es la empresa quien las gestiona y distribuye.
La planificación se ha centrado en los últimos
años sobre la base de la gestión
de marketing de
la empresa, es decir, se produce lo que ya ha sido contratado por
algún cliente. Esto
obliga a que se tengan que hacer cambios sucesivos de
producciones para responder a pedidos, lo que conlleva a que la
planificación que se había hecho quede por tierra. Esto
nos ha servido como experiencia y ya los planes se han hecho mas
flexibles y en ellos se determinan cursos de acción
alternativos para responder a pedidos y para pasar de una
producción a otra ante la falta de alguna materia prima
que imposibilita la producción de un pedido especifico.
También se ha logrado que en la discusión de los
planes estén presentes las diferentes áreas
funcionales de la empresa como son, administración,
producción, abastecimiento, mantenimiento y ventas con
ello se logra un buen diseño
de los planes y cada cual sabe su papel a desempeñar para
el cumplimiento de los mismos. Además en esta
reunión se analiza si es posible alcanzar el plan
diseñado, o sea, la veracidad, factibilidad y
operatividad de este.
Aun, a los directivos del centro, nos queda la tarea de lograr
que el plan que diseñemos reduzca al máximo los
riesgos y que
logre el máximo aprovechamiento de los recursos, las
oportunidades y el tiempo. Un plan donde quede bien claro cuales
son nuestros objetivos y como los vamos a lograr, en el que
queden definidos los presupuestos para llevarlo a término,
las estrategias que se van a seguir y los procedimientos a
cumplir. Lo que queremos decir es, que se debe perfeccionar el
plan que normalmente estamos elaborando.
Para mejorar esta función administrativa
RECOMENDAMOS:

• Recuperar datos,
  determinar causas y desarrollar soluciones
  alternas.
• Tomar decisiones permanentes sobre asuntos
  importantes y recurrentes.
• Estandarizar métodos.
• Establecer prioridades, secuencias y sincronizar
  pasos a seguir.
• Decidir cómo y cuándo alcanzar metas
  fijadas.
• Determinar resultados finales deseados.

ORGANIZACIÓN: Evaluación BUENA
En esta función coincide en gran medida las personas en
tres de las preguntas y estas, evaluadas de 4.0, reflejan el no
tener participación directa en la toma de decisiones sobre
los cambios en el sistema, además señalan que no se
abstienen de tomar decisiones en aquellas áreas en las que
delegaron autoridad, además de que no consideran excelente
la organización y control de su trabajo personal ni de que
sus subordinados hagan lo mismo. Una de las deficiencias
detectadas es en cuanto a la organización del flujo
productivo en la fábrica, con una mejor
organización de este se lograría mas eficiencia y
eficacia en el mismo, así como la organización del
trabajo de los obreros y de los dirigentes. Algo que hay que
destacar aquí es la especialización del personal en
su puesto de trabajo, logrando con ello una mayor
productividad.
Por otra parte el equilibrio
autoridad – responsabilidad – obligación es
bueno pero podría se mejor si cada subordinado y su
jefe
se sintieran mas identificados con estas funciones.
También se debe mejorar un poco la coordinación de
las tareas a realizar con el fin de lograr armonía,
rapidez y unidad en el establecimiento. Otro elemento que es
bueno pero que se puede mejorar es el flujo de la
información, es decir, hacerlo mas conciso, rápido
y efectivo, para mejorar la toma de decisiones y la labor
organizativa en el centro.
Para mejorar esta función administrativa
RECOMENDAMOS:

• Preparar y capacitar los cuadros de la
  organización.
• Definir líneas de enlace para facilitar la
  coordinación.
• Definir exactamente atribuciones, relaciones,
  responsabilidades y autoridad.
• Definir las cualidades del personal para cada puesto
  de trabajo.

INTEGRACION DE PERSONAL: Evaluación BUENA
En el diagnostico de esta función no se detectaron
grandes dificultades en el centro, sólo se
señalaron pequeñas criticas. Se debe trabajar en la
familiarización de los compañeros que ingresan a la
fabrica con el puesto de trabajo que desempeñara,
actualmente no se realiza con la profundidad que lleva, en este
paso se le debe explicar al trabajador en que consiste el trabajo
que va a realizar, la importancia que su trabajo y el
desempeño que debe lograr en el mismo, para alcanzar el
cumplimiento de los objetivos de la organización. En esta
etapa se debe tratar de involucrar al personal con el
establecimiento, para ello tal vez seria bueno contarle la
historia y los resultados que ha obtenido el mismo a
través de los años. Aquí debe reclutarse
personal con calificación para desempeñar las
labores, que esté acorde a su puesto de trabajo y trabajar
constantemente por lograr un buen acople de la persona con el
colectivo.
Otra de las tareas a lograr para elevar la integración es
mejorar el desempeño mediante la instrucción, la
practica y la capacitación, así como ayudar a
mejorar conocimientos, actitudes y
habilidades, para lograr el desarrollo del personal y lograr
cualidades que le sirvan en un futuro para encomendarle tareas
mayores.

MANDO: Evaluación BUENA
En esta función, según el 50% de los entrevistados
se debe mejorar el sistema de estimulo por departamentos para
incentivar a los subordinados, también el mejorar control
emocional ante situaciones criticas y como ultimo aspecto el
crear habilidades de selección para el uso efectivo de
informaciones relevantes en el desempeño de las
funciones.
Una de las cosas que debemos señalar aquí es que a
veces nos encontramos con que, jefes superiores que han delegado
en otros jefes intermedios, no se abstienen de tomar decisiones
en las áreas donde han delegado e incluso dan
orientaciones a los subordinados incumpliendo con el principio de
la unidad de mando, otro caso clásico no muy común
acá, es el de la delegación de la responsabilidad y
la no exigencia de la obligación que exige la
delegación, si señalamos esto, es porque creemos
que se debe de estar muy atento para que esta tendencia tienda a
desaparecer por completo. Tanto en esta función como en
las anteriores se debe obtener un buen flujo de la
información que permita el correcto funcionamiento de esta
función de mando y tomar las mejores decisiones en el
momento adecuado. La comunicación, es de vital importancia
ya que involucra a los individuos no solo en su papel de
comunicadores, sino en el buen uso que a la información se
le da.
Otro señalamiento que hacer es que se debe trabajar en la
motivación del personal, ya que un personal motivado es
mas fácil de dirigir que uno que no lo esté, en el
centro se hace pero aun no es suficiente. La motivación es
lo más importante de la dirección, a la vez que la
más compleja, pues a través de ella se logra la
ejecución del trabajo orientado, de acuerdo a normas o patrones
de conducta
esperados.
Algo que no debemos descuidar es la supervisión, que en el
centro presenta pequeñas dificultades, y la misma consiste
en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente, de esta forma nos
mantendremos al tanto de su desempeño, del uso que hacen
de la autoridad que en ellos hemos delegado, así como de
la responsabilidad que tienen con las tareas asignadas. La
supervisión nos va a indicar en donde nos equivocamos, a
quien debemos sancionar y a quien estimular, también nos
da una idea de la situación en que se encuentra la
función de mando.
Para mejorar esta función administrativa
RECOMENDAMOS:

• Asegurar responsabilidades y plantear exactamente los
  estados esperados.
• Persuadir e incentivar al personal en la tarea
  asignada.
• Alentar las iniciativas y resolver
  conflictos.
• Estimular la creatividad
  y la innovación para alcanzar
  metas.

CONTROL: Evaluación PROMEDIO
Aquí encontramos que no siempre se utilizan las
técnicas de control en el desarrollo del trabajo pues no
se siguen con precisión el cumplimiento de etapas,
procesos, chequeos establecidos y que solo en un buen control de
cada etapa se verificaría.
No siempre se tiene una buena selección de los puntos
críticos de control para el cumplimiento de los planes
trazados, ya que no existen vínculos estrechos del
área comercial de la empresa con la de la
producción, existe incertidumbre con las materias primas y
muchas no cumplen con las especificaciones ni calidad ni cantidad
contratadas.
Encontramos aquí problemas con el análisis de los
controles que deben ser implementados y con la definición
de aquellos que serán más efectivos, esto ocurre a
veces en el centro cuando un directivo orienta una tarea, le da
la autoridad al subordinado para llevarla a cabo, como
también comparte con este la responsabilidad de su
cumplimiento, pero luego no realiza el control necesario de la
ejecución de la Tarea. Al no realizar el control, el jefe
no tiene criterio sobre el desempeño de sus subordinados,
no puede aplicar medidas correctivas en caso de ser necesario o
estimular si lo considera pertinente, además no puede
comparar lo que en realidad se hizo con lo que se esperaba, ni
ver que fue lo que ocurrió que me desvió el
cumplimiento de la meta
planteada. El jefe que no lleve a cabo el control no podrá
determinar las causas de las desviaciones, ni estará a
tiempo para resolver estas con el fin de llegar a los objetivos y
evitar que vuelvan a ocurrir. El control mas efectivo que se
puede realizar es aquel que prevé los problemas antes de
que vuelvan a ocurrir y cuando soluciona alguno lo hace
definitivamente. En el Combinado se ha podido observar que el
control no se hace de la manera mas eficiente posible, que se
presentan deficiencias como las que se han mencionado
anteriormente. El directivo al no ejercer el control
eficientemente no obtiene la retroalimentación necesaria
para su labor directiva.
Para mejorar esta función administrativa
RECOMENDAMOS:

• Fijar sistemas de
  información, precisar que datos son
  críticos.
• Desarrollar estándares de actuación.
  Fijar las actuaciones que existirán una vez cumplidas
  las obligaciones.
• Medir resultados. Fijar el grado de desviación
  de las metas y de las normas.
• Tomar medidas correctivas. Reajustar planes, asesorar
  para alcanzar metas. replanificar y repetir el
  ciclo.
• Premiar los resultados. Felicitar, remunerar y
  disciplinar el personal.