- Lección
1 - Inicio de la
lección - Partes de la
Ventana - Cómo abrir un libro de
trabajo - Cómo desplazarse a
través de un libro de trabajo - Introducción y
edición de datos - Realización de
cambios - Reorganización de una
hoja desplazando y copiando celdas - Introducción de
fórmulas sencillas
El entorno de trabajo básico de Microsoft
Excel es un archivo de
libro de
trabajo que puede contener una o más hojas de
cálculo. Una hoja de
cálculo es similar a un libro de
contabilidad,
con números, texto y
resultados de cálculos alineados en columnas y filas. Pero
a diferencia de un libro de contabilidad,
cuando introduce los números en Microsoft
Excel, el
programa es el
que ejecuta los cálculos en su lugar y de forma electrónica.
Con Microsoft
Excel, es fácil la introducción de información dentro de una hoja de cálculo y
el poder cambiar,
suprimir o añadir datos a dicha
información. No tiene que preocuparse si
inicialmente sus datos no han
quedado perfectamente introducidos o no lo han hecho de forma
completa. Siempre podrá cambiarlos o terminar de
introducirlos más tarde. Puede ordenar varias hojas dentro
de un libro de trabajo (por ejemplo puede colocar en un libro
todas las hojas que pertenezcan a un solo cliente o a un
único proyecto) y a
continuación póngales un nombre para poder
localizar rápidamente la información que
necesita.
En esta lección, aprenderá
cómo tiene que trabajar con las hojas y con los libros de
trabajo; aprenderá también a abrir, guardar y
cerrar un libro y a introducir y editar datos de una hoja de
cálculo. También aprenderá a trabajar de
forma más eficaz si utiliza las prestaciones
de AutoCompletar y AutoCorrección que le ayudarán a
realizar parte de su trabajo y a introducir fórmulas
sencillas.
Comenzar a utilizar Excel , para
ello, vamos al Menú Inicio – Programas –
Microsoft
Excel. En la siguiente ilustración podemos ver los elementos que
aparecen en pantalla.
La Barra de título, nos indica el
nombre de la aplicación, y del libro de trabajo activo en
este momento.
Para ver el grafico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
La Barra de Menús, contiene todos los
comandos de
Excel 97.
La Barra de Herramientas, consta de una
serie de botones que permiten llevar a cabo acciones sobre
la Hoja de cálculo
directamente, dando un click sobre ellos, sin necesidad de
acceder al comando correspondiente en el menú. Por defecto
en Excel aparecen 2 barras de herramientas,
Estándar y Formato, respectivamente.
Para ver el grafico seleccione la
opción "Descargar" del menú
superior
La Barra de Fórmulas, es donde se
edita y modifica el contenido de una celda de la hoja de
cálculo, esta compuesta de tres secciones, la primera
hacer referencia a la celda activa, es decir, aquella en la que
podemos editar, modificar o introducir datos. La segunda
sección se activa cuando estamos introduciendo datos
aparecen dos botones, cancelar, o aceptar los datos introducidos
y la tercera sección edita el contenido real de la
celda.
Para ver el grafico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
Area de Trabajo , es la parte
de la ventana de Excel que contiene la ventana, o ventanas de los
documentos
abiertos y visibles, puede estar vacía sino hay
ningún libro de trabajo abierto.
Hojas de libro, desplazamiento de hojas,
nos permite movernos entre las distintas hojas de trabajo. Si
están todas visibles, podemos desplazarnos hasta ellas por
medio de los botones de desplazamiento de etiquetas,
colocados delante de estas.
Para ver el grafico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
Barra de Estado, nos da en la parte
izquierda, información sobre el estado de
la hoja o sobre la función de
un botón o comando seleccionado.
Para ver el grafico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
Cómo abrir un
libro de
trabajo
Cuando se inicia una sesión de Excel abrimos un
Libro de trabajo Nuevo, Libro1, pero si lo que queremos es abrir
un Libro de trabajo existente, es decir, previamente guardado, lo
podemos hacer de varias formas, pulsando el botón Abrir de
la barra de herramientas
Estándar, o desplazarnos hasta el menú Archivo –
Abrir.
Aparece el cuadro de diálogo
Abrir. En este cuadro de diálogo,
seleccione el Libro de Trabajo con el que desea trabajar. El
recuadro de texto rotulado
Buscar en, muestra la
carpeta que está seleccionada actualmente, si en ella no
se encuentra el libro de trabajo que esta buscando, despliegue la
lista desplegable que aparece en el cuadro Buscar en y localice
el libro buscado en las distintas Unidades de Disco y
Carpetas.
Una vez seleccionado el Libro de trabajo que desea
abrir, haga doble click sobre él.
Guardar un archivo con un nuevo
nombre
Cuando guarde un archivo, póngale un nombre
y especifique dónde desea almacenarlo. Pulse Guardar como
del menú Archivo para visualizar el cuadro de
diálogo Guardar como.
En el recuadro de texto rotulado Guardar en, busque el
lugar donde quiere guardar su libro de trabajo y en el recuadro
Nombre de archivo, introduzca el nombre con el que desea
almacenarlo (Intente que el nombre guarde relación con
el trabajo
realizado).
Pulse el botón Guardar, o pulse Intro, para
cerrar el cuadro de diálogo y guardar el
archivo.
Cómo
desplazarse a través de un libro de trabajo
En Microsoft Excel, los archivos se
denominan libros de
trabajo. Los libros pueden contener varias hojas de
cálculo, así como hojas de gráficos. En las siguientes lecciones
aprenderá, «Creación de gráficos para evaluar tendencias y
relaciones», hablaremos un poco más sobre
gráficos y hojas de gráficos. En esta
lección, aprenderá a desplazarse a través de
una hoja de cálculo y a través de un libro de
trabajo que contenga hojas de cálculo.
Desplazamiento a través de un libro de
trabajo
Un Libro de trabajo nuevo contiene tres hojas de
cálculo. Puede seleccionar hojas diferentes de un libro
pulsando las etiquetas de hoja que se encuentran al fondo de cada
hoja. Puede utilizar los botones de desplazamiento de la etiqueta
de hoja para recuperar etiquetas de hoja que estaban ocultas de
forma que también pueda seleccionarlas si así lo
desea. La hoja seleccionada pasa a denominarse la hoja
activa.
De forma adicional, puede seleccionar varias hojas
a la vez, incluso si son hojas no adyacentes, e introducir los
mismos datos en todas las hojas activas al mismo tiempo. Esto
resulta particularmente útil si necesita configurar varias
hojas que sean idénticas en algunos aspectos (como por
ejemplo, agregar rótulos comunes en un informe
mensual).
Seleccionar hojas de cálculo de un
libro
Seleccione hojas diferentes de un libro; pulse la
etiqueta de hoja con el nombre Hoja2, la Hoja2 pasa a ser la hoja
activa. Pulsando en las distintas etiquetas de Hoja del fondo de
la pantalla, nos desplazamos a través de ellas.
Utilice el botón derecho del ratón
para pulsar un botón de desplazamiento de etiqueta de
hoja, aparece un menú contextual con los nombres de todas
las hojas que están contenidas en el libro, si pulsamos en
cualquier de ellos nos desplazamos hasta la hoja
seleccionada.
Seleccionar varias hojas a la
vez
Seleccione varias hojas al mismo tiempo. Todas las
hojas seleccionadas se activan y, si introduce datos en una de
las hojas, éstos se introducirán
automáticamente en todas las demás hojas
activas.
Pulse la etiqueta de la Hoja1, y Mantenga
presionada MAYUS y pulse la etiqueta Hoja3, las Hojas1, 2 y 3 han
sido seleccionadas y activadas. La palabra [Grupo] aparece
en la barra de titulo junto al nombre de archivo.
Utilice el botón derecho del
ratón para pulsar la etiqueta de Hoja2, en el menú
contextual, pulse Desagrupar hojas.
Sólo permanecerá activa la
Hoja2.
Si el grupo de hojas
que desea seleccionar no son adyacentes, mantenga pulsada la
tecla CONTROL y pulse
las etiquetas de las hojas.
Pedir ayuda al Ayudante de Office
Si desea saber algo más sobre el
desplazamiento a través de las hojas, puede conseguir
ayuda del Ayudante de Office.
Puede cerrar cualquier sugerencia o mensaje del
Ayudante de Office pulsando
ESC.
Ayudante de Office
En este libro, el Ayudante de Office no
aparecerá en las ilustraciones. Si desea que las
ilustraciones coincidan, en el momento en que aparezca el
Ayudante de Office, utilice el botón derecho del
ratón para pulsar el Ayudante de Office, y luego
seleccione Ocultar Ayudante. Si desea dejar el Ayudante de Office
en la parte superior para que le sirva de guía, pero no
tropezar con él, arrástrelo simplemente a otra zona
de la pantalla.
En el área ¿Qué desea hacer?,
introduzca Aprender a desplazarse por una hoja de cálculo,
y luego pulse Buscar.
Pulse el tema Libros y hojas de
cálculo.
Lea el tema Ayuda, para finalizar, pulse el
botón Cerrar de la ventana de Ayuda.
Desplazamiento a través de una hoja de
cálculo
Una hoja consta de columnas y filas. Las columnas
se disponen verticalmente y se identifican con letras en la parte
superior. Estas letras son los encabezados de columna. Las filas
se disponen de forma horizontal y se identifican con
números dispuestos en la parte izquierda de la hoja y
hacia abajo. Estos números son los encabezados de fila. A
la intersección de una columna y fila se le denomina
celda. Las celdas se identifican por sus posiciones en las filas
y las columnas. A esta combinación de una letra de columna
y un número de fila se le llama referencia de celda. Con
la intersección de la primera columna y la primera fila se
obtiene la celda Al.
Cuando se selecciona una celda con el ratón,
dicha celda se activa. En ella se puede introducir nuevos datos o
editar los datos que contiene. La celda activa tiene un borde
ancho que la rodea. Siempre podrá saber la referencia de
la celda en que está, mirando el cuadro de nombres que se
encuentra en la parte izquierda de la barra de fórmulas, y
los encabezados de la fila y columna correspondientes se ponen en
negrita y se destacan. También puede cambiar la celda
activa pulsando la tecla INTRO, la tecla TAB o las teclas de
flecha.
Las barras de desplazamiento aparecen en la parte
derecha o al fondo de la hoja y se utilizan para visualizar
rápidamente diferentes partes de una hoja cuando
ésta contiene más información de la que cabe
en una pantalla. Cuando al utilizar las barras de desplazamiento
cambia la visualización de una hoja, la celda activa no
cambia, lo único que cambia es la presentación de
la hoja. En la ventana de Microsoft Excel sólo
podrá ver una pequeña parte de su hoja (la hoja
entera consta de 256 columnas y 65536 filas), pero las barras de
desplazamiento le ayudarán a desplazarse
rápidamente para ver cualquier parte de la hoja de
cálculo.
Selección de las celdas de una Hoja de
cálculo
Pulse la celda que aparece en la
intersección de la columna B y la fila 2, la celda B2
queda seleccionada. Como ésta es la celda activa, B2
está rodeada de un borde ancho. La referencia de celda,
B2, aparece en el Cuadro de nombres, y los encabezados de la
columna B y la fila 2 se ponen en negrita y quedan resaltados. El
contenido de la celda aparece en la barra de
fórmulas.
· Pulse
la tecla de flecha hacia abajo, la celda activa es ahora
B3.
· Pulse
CONTROL+INICIO.
· La celda
activa se desplaza hasta el principio de la hoja, la celda
Al.
Arrastre el ratón desde la celda Al hasta
la celda C3, un rango rectangular de celdas queda seleccionado.
(para arrastrar, indique la primera celda, luego mantenga
presionado el botón del ratón hasta que desplace el
cursor, y suéltelo cuando el cursor se encuentre sobre la
última celda).
La celda Al es la celda activa dentro del rango
seleccionado, y los encabezados del rango (columnas de la A a la
C y filas de la 1 a la 3) aparecen destacados.
§ Pulse
Intro repetidamente, la celda activa se desplaza dentro del
rango seleccionado.
§ Pulse la celda
A5, la celda A5 se convierte en la celda activa y el rango
anterior, ya no está destacado.
Si quiere desplazarse rápidamente entre el
principio y final de una lista de datos en columna, coloque el
ratón por encima del borde inferior de la celda hasta que
el puntero se convierta en una flecha blanca, y luego pulse dos
veces el borde inferior de la celda, la celda activa se desplaza
hasta el final de la lista de datos; pulse dos voces el borde
superior de la celda activa, la celda activa se desplaza hasta el
principio de la lista que queda seleccionada la celda.
Visualizar zonas diferentes de la hoja de
cálculo
Puede utilizar las barras de desplazamiento para
ver diferentes zonas de su hoja de cálculo. En este
ejercicio, se desplazará por la hoja para familiarizarse
con sus diferentes zonas.
Sitúe el puntero del ratón sobre el
cuadro de desplazamiento vertical (el cuadro que se desplaza
dentro de la barra de desplazamiento vertical), y pulse y
mantenga presionado el botón del ratón. Aparece
Información de desplazamiento que contiene el
número de la fila que se encuentra en la parte superior de
la ventana de su hoja de cálculo (Fila: 1).
Arrastre el cuadro de desplazamiento hacia abajo
hasta el final, cuando suelta el botón del ratón,
la Información de desplazamiento visualiza el
número de la fila que aparece en la parte superior de la
ventana de su hoja de cálculo, suelte el botón del
ratón y ahora puede ver los datos que aparecen al final de
la lista.
Arrastre el cuadro de desplazamiento horizontal
hasta que la Información de desplazamiento señale
Columna: D, luego suelte el botón del ratón, la
columna D es la columna de más a la izquierda que
está visible en la hoja de cálculo
Pulse CONTROL+INICIO para volver a la celda Al, la
primera celda de la hoja de cálculo.
Visualizar sugerencias
útiles
Además de la Información de
desplazamiento, existen Sugerencias de pantalla que le pueden
ayudar a identificar los botones de las barras de herramientas, y
comentarios que añaden información adicional en su
hoja de cálculo. En la Lección 2,
«Configuración de una hoja de cálculo»,
aprenderá a agregar comentarios en las celdas de su
hoja.
Lleve el cursor sobre cualquier herramienta de una
barra de herramientas, una sugerencia en pantalla aparece debajo
del cursor e indica el nombre del botón.
Una celda que contiene un comentario se identifica
por un pequeño triángulo rojo en su esquina
superior derecha.
Introducción y edición de
datos
Puede introducir texto, números y
fórmulas en cualquier celda de una hoja. Cuando introduce
datos, Microsoft Excel los reconoce como texto, fecha o
número que puede ser calculado, o bien como una
fórmula. También puede editar o suprimir cualquier
cosa que haya introducido. Lo que introduzca aparecerá en
la celda activa y en la barra de fórmulas y puede editarse
en cualquiera de estas posiciones.
Introducción de datos
Introducir datos es sencillo. Primero, seleccione
la celda en la que desea que aparezca la información,
introduzca el texto o números que desea y luego pulse
INTRO O TAB para introducir lo que escribió.
También puede pulsar una tecla de flecha o pulsar otra
celda para introducir la información escrita.
Puede cancelar una entrada antes de introducirla
(por ejemplo, si la introdujo en la celda equivocada o la
escribió incorrectamente) pulsando ESC. Si comete un error
mientras escribe, puede utilizar la tecla RETROCESO para deshacer
el error.
Cuando desarrolle por primera vez una hoja de
cálculo, comience por introducir sus datos. Al poco tiempo
su hoja comenzará a llenarse con la información y
tal vez no pueda ver todos los datos en su pantalla. Cuando
revise una hoja de cálculo de gran tamaño, puede
hacer que sus tareas de edición resulten más
fáciles si controla lo que puede ver en la
pantalla.
Por ejemplo, la lista de clientes es
demasiado larga para verse en una ventana, de forma que cuando
introduce datos al final de la lista, no puede ver los
encabezados de columna que aparecen en la parte superior de la
lista. Puede inmovilizar la primera fila (la fila con los
encabezados de columna) de forma que se muestre en la pantalla
sin tener en cuenta el lugar de la lista en el que está
trabajando.
Otra forma de hacer que sus tareas de edición
resulten más fáciles y de acelerar la entrada de
datos es utilizando AutoCompletar para introducir entradas
repetidas de una columna. Por ejemplo, en la lista de clientes, los
Puestos de contacto se repiten para muchos clientes.
AutoCompletar puede ahorrarle tiempo introduciendo en su lugar
estos títulos repetidos.
Inmovilizar los paneles para mantener visibles los
encabezados de columna
Si quiere inmovilizar una fila de forma que los
rótulos de columna permanezcan visibles mientras introduce
nuevos datos al final de la lista, seleccione la fila, y en el
menú Ventana, pulse Inmovilizar paneles.
La fila superior, la fila 1, se inmoviliza. Puede
desplazarse a lo largo de la hoja y la fila 1 seguirá
visualizándose.
Para ver el grafico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
Introducir
texto
Debemos colocarnos en la celda que deseamos introducir
datos y comenzar a escribir texto, si introducimos texto en
columnas, AutoCompletar puede adivinar, basándose en la
coincidencia más próxima a las entradas anteriores
de la columna, el valor que
desea introducir, pulse INTRO para completar la entrada, o
continué escribiendo si no es así.
En una columna de entradas repetidas, puede utilizar el
botón derecho del ratón para pulsar la celda, y
luego seleccionar Elegir de la lista del menú contextual.
Aparecerá una lista con todas las entradas disponibles de
la columna. Puede entonces seleccionar la entrada que desea
introducir en la celda.
Introducir números
Introduzca los números de la misma forma en que
introduce texto: introduzca un número, luego pulse INTRO.
Microsoft Excel reconoce los números y los alinea
automáticamente en la parte derecha de la
celda.
· Pulse
la etiqueta de la Hoja2, una hoja de cálculo en blanco, es
ahora la hoja activa.
· En la
celda B2, introduzca 12, luego pulse INTRO.
· El
valor 12
queda introducido en la celda B2, y B3 se convierte en la celda
activa, en la celda B3, introduzca 100, luego pulse
INTRO.
· El valor
100 es introducido en la celda B3 y B4 se convierte en la celda
activa.
Puede modificar o editar datos de una hoja de
cálculo, suprimiendo los datos, o cambiando unos cuantos
caracteres de una entrada, sobreescribiendo una entrada
existente. En los ejercicios siguientes, modificará datos,
luego practicará la característica de deshacer y rehacer borrar
y escritura.
Suprimir datos
Pulse la celda B3, introduzca 200, y luego pulse
INTRO. Su nueva entrada sustituye a la entrada anterior. Pulse
dos veces la celda B2, los datos contenidos en la celda B2
están preparados para ser editados.
·
Pulse entre el 1 y el 2 para colocar allí el punto de
inserción.
·
Pulse RETROCESO para borrar el 1, introduzca un 5.
·
Pulse INTRO, la celda B2 contiene ahora el número
52.
Deshacer una acción
anterior
Pulse el botón Deshacer de la barra de
herramientas Estándar, el cambio que
acaba de realizar en la celda B2 se deshace y el valor vuelve a
ser de nuevo un 12.
Deshacer varias acciones
anteriores
Señale al botón Deshacer de la barra
de herramientas Estándar, y luego pulse la flecha hacia
abajo que aparece en la parte derecha del
botón.
§
Aparece una lista con las acciones realizadas
recientemente.
§
Arrástrese a lo largo de la lista de acciones hasta que
las tres primeras acciones estén destacadas y luego
suelte el botón del ratón.
§
Sus tres últimas acciones se deshacen. Todos los
números que introdujo en la Hoja2 quedan
suprimidos.
Rehacer acciones anteriores
Señale al botón Rehacer de la barra
de herramientas Estándar, y luego pulse la flecha hacia
abajo que aparece en la parte derecha del
botón.
§ Aparece
una lista con acciones deshechas recientemente.
§
Pulse la cuarta acción de la lista.
§
Todas las acciones que había deshecho en el ejercicio
anterior vuelven a rehacerse. El número de la celda B2
es 52, y el número de B3 es 200.
Cómo hacer correcciones con el uso de
AutoCorrección
Para ver el grafico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
AutoCorrección corrige errores de escritura
mientras usted escribe. No tiene que hacer nada extra, y tal vez
ni siquiera se dé cuenta de que cometió un error y
de que éste ha sido corregido. AutoCorrección
incluye una lista extensa de palabras que normalmente se escriben
incorrectamente, pero puede personalizarla agregándole sus
propias palabras a la lista. También puede personalizar
AutoCorrección para insertar palabras largas o frases
cuando introduce una breve abreviatura o siglas.
Para desactivar Autocorrección, pulse
Autocorrección del menú Herramientas y luego quite
la marca de la
casilla de verificación, Reemplazar texto mientras se
escribe.
Para deshacer un cambio de
Autocorrección sin tener que desactivar
Autocorrección, pulse el botón Deshacer tan pronto
como se haya realizado el cambio de
Autocorrección.
Corregir palabras generalmente mal
escritas
Si escribe mal una palabra, pero esta en la
Autocorrección, se corrige automáticamente, cuando
pulse la BARRA ESPACIADORA O INTRO, la escritura de la palabra
que acaba de introducir estará correcta.
Personalizar Autocorrección para
escribir palabras largas
En el menú Herramientas, pulse
Autocorrección, se abre el cuadro de diálogo
Autocorrección, en el recuadro Reemplazar, introduzca el
valor que hay que cambiar y en el recuadro Con, introduzca
el valor que quiere que aparezca, y pulse el botón
Agregar. Si tiene más palabras que agregar a la lista,
pulse Agregar, agregue los términos y siglas que desee y
una vez que haya acabado, pulse Aceptar para cerrar el cuadro de
diálogo.
Reorganización de una hoja desplazando y
copiando celdas
En ocasiones, puede introducir información
en las celdas equivocadas, o podría incluso querer
introducir la misma información en tres lugares diferentes
de un libro. En lugar de suprimir y reintroducir la
información, o introducir la misma información
varias veces, puede desplazarla o copiarla
fácilmente.
Desplazar celdas hasta una nueva posición
de la misma hoja de cálculo
Podemos desplazar celdas arrastrándolas a
otra posición de su hoja de cálculo, primero
seleccione una o un rango de celdas.
Señale un borde de la selección,
y luego mantenga presionado el botón del ratón,
mientras arrastra la celda o el rango seleccionado hasta la
posición deseada.
Mientras arrastra las celdas seleccionadas,
aparece una sugerencia junto al puntero para decirle en
qué rango de celdas se encuentra su selección.
Desplazar celdas hasta una Hoja de
cálculo diferente
El arrastre de celdas para desplazarlas funciona
bien cuando se desplazan celdas a corta distancia sobre la misma
hoja, pero si desea desplazar celdas hasta un área
diferente de la hoja o hasta otra hoja de cálculo, resulta
más fácil utilizar los botones de las barras de
herramientas.
Seleccione una celda o un rango de celdas, en la
barra de herramientas Estándar, pulse el botón
Cortar; un borde de desplazamiento aparece alrededor de la
selección cortada, seleccione la Hoja3, seleccione la
celda B2, y luego pulse el botón Pegar.
Las celdas cortadas están pegadas en la
Hoja3. La esquina superior – izquierda de la selección
cortada se pega en la celda seleccionada de la nueva
hoja.
Copiar celdas en otra posición de la misma
hoja de cálculo
Existen muchas maneras de copiar celdas, En la
Hoja3, seleccione el rango B2:B3 esté
seleccionado.
Señale un borde de la selección y
luego mantenga pulsada la tecla CONTROL mientras arrastra la
selección hasta el rango F2:F3. Mientras arrastra la
selección, aparece junto al puntero un pequeño
signo más (+) que le indica que está arrastrando
una copia de la selección, suelte el botón del
ratón y luego suelte CONTROL, las celdas quedan copiadas
en una nueva posición.
Seleccione el rango B2:B3, señale un borde
de la selección, y luego utilice el botón derecho
del ratón para arrastrar la selección hasta el
rango C7:C8. Después de soltar el botón derecho del
ratón aparece un menú contextual, pulse Copiar
aquí, las celdas son copiadas en la nueva
posición.
Desplazar celdas hasta una hoja de cálculo
diferente
Al igual que con el desplazamiento de celdas, el
arrastre de celdas para copiarlas funciona bien cuando copia las
celdas a cortas distancias de la misma hoja, pero si desea copiar
celdas en otra zona de la hoja o en otra hoja de cálculo,
resulta entonces más fácil utilizar los botones de
la barra de herramientas.
Seleccione el rango F2:F3 de la Hoja3, pulse el
botón Copiar de la barra de herramientas Estándar,
aparece un borde de desplazamiento alrededor de la
selección copiada.
Seleccione la Hoja2, seleccione C4 de la Hoja2, y
luego pulse el botón Pegar. Las celdas copiadas quedan
pegadas sobre la Hoja2. La esquina superior izquierda de la
selección copiada queda pegada en la celda seleccionada de
la nueva hoja de cálculo.
Para eliminar el borde de desplazamiento alrededor de la
selección, pulse la tecla Esc.
Reorganización de un libro mediante el
desplazamiento y la copia de hojas de
cálculo Ahora ya sabe cómo desplazar y
copiar celdas de un libro, pero suponga que desea reorganizar su
libro desplazando o copiando una hoja entera. Esto es incluso
más sencillo que desplazar y copiar celdas. En los
ejercicios siguientes, reorganice su libro desplazando una hoja y
luego copiándola.
Desplazar una hoja de cálculo hasta una
nueva posición del mismo libro de trabajo
Lleve la Hoja2 a continuación de la Hoja3,
pulse la etiqueta de la Hoja2 y arrastre hacia la derecha la
etiqueta de la Hoja2, hasta que el pequeño
triángulo aparezca a la derecha de la etiqueta de la
Hoja3. Suelte el botón del ratón y la Hoja2
está ahora detrás de la Hoja3 del libro de
trabajo.
Copiar una hoja en el mismo libro de
trabajo
Suponga que ha pasado un tiempo creando una hoja
de cálculo y le gustaría utilizarla de nuevo como
un punto inicial para otra hoja. En lugar de crear de nuevo la
hoja, sólo tiene que hacer una copia de ésta. En
este ejercicio, cree una copia de la Hoja2.
Pulse la etiqueta de la Hoja2.
Mantenga presionada CONTROL mientras arrastra
hacia la derecha la etiqueta de la Hoja2, cuando el
pequeño triángulo aparece a la derecha de la
etiqueta de la Hoja2, suelte el botón del ratón y
luego suelte CONTROL, la Hoja2 ha quedado copiada, y la copia se
denomina Hoja2 (2).
Introducción de fórmulas
sencillas
Microsoft Excel ha sido específicamente
creado para realizar cálculos con números. Puede
colocar en una hoja números y luego decirle a Microsoft
Excel qué cálculos debe realizar para obtener los
resultados que desea. Este proceso se
realiza introduciendo una fórmula. La fórmula
más simple podría utilizarse para sumar dos
números. Una de las ventajas principales de utilizar un
potente programa de hoja
electrónica como Microsoft Excel es que
puede insertar una fórmula en una celda y hacer que
ésta ejecute un cálculo sobre valores que se
encuentran en otras celdas. Por ejemplo, puede introducir una
fórmula en una celda para sumar los valores de
otro rango de celdas, como las celdas que se encuentran por
encima de la fórmula. Sin importar los números que
ponga en el rango especificado, el total correcto de la suma
aparecerá en la celda que contiene la
fórmula.
Puede ejecutar cálculos con sus datos
utilizando operadores aritméticos (como +, – y *) y con
Unciones, que también son fórmulas ya definidas.
Microsoft Excel viene con cientos de funciones que
puede utilizar en fórmulas y que le ahorrarán
tiempo. Por ejemplo, existen funciones que
calculan el pago periódico
de un préstamo (la función
PAGO), la desviación estándar de una muestra (la
función DESVEST) y la raíz cuadrada de un
número (función RAIZ). El Panel de fórmulas
hace que sea fácil escribir fórmulas que utilicen
estas y otras funciones.
En Microsoft Excel, todas las fórmulas
comienzan con un signo igual (=). Trás este signo, se
introduce la fórmula y luego se pulsa INTRO. Una vez
introducida la fórmula, la celda mostrará los
resultados de los cálculos. Puede editar fácilmente
la fórmula para modificar cualquier parte de
ésta.
En los ejercicios siguientes, practicará la
introducción y edición de fórmulas
sencillas.
Introducir una fórmula
sencilla
Si queremos introducir una fórmula para
sumar dos números, nos colocamos en la Hoja2, seleccione
la celda E4,Introduzca =52+200, y luego pulse INTRO, la
fórmula es introducida en la celda, y aparece el resultado
de la suma.
Seleccione la celda E4, la fórmula aparece
en la barra de fórmulas, y el resultado aparece en la
celda, seleccione la celda E5 e introduzca =, y luego pulse la
celda C4.
La referencia de celda es introducida en la
fórmula, introduzca +, pulse la celda C5 y luego pulse
INTRO.
La fórmula, la cual suma el contenido de
las celdas C4 y C5, es introducida en la celda. El resultado de
la suma aparece en la celda, pulse la celda C4, introduzca 100 y
luego pulse INTRO, la fórmula de la celda C5 visualiza el
resultado de la suma.
También puede introducir fórmulas
que utilicen una combinación de referencias de celda y
números. Por ejemplo, puede introducir una fórmula
que calcule un impuesto
él 7 por 100 del precio de una
venta,
multiplicando 0,07 por una referencia de celda.
Editar una fórmula
existente
Puede editar una fórmula seleccionando la
celda que la contiene y luego realizando cambios en la barra de
fórmulas. También puede pulsar dos veces la celda y
realizar los cambios directamente en la celda donde se encuentra
la fórmula. En este ejercicio, cambie el operador y luego
modifique una referencia de la fórmula.
Pulse dos veces la celda E5, la celda E5 se
dispone para ser editada. Las referencias de celda de la
fórmula y las celdas a las que hacen referencia tienen el
color distinto
para ayudarle a ver cuáles son las celdas a las que la
fórmula hace referencia.
Seleccione el signo más (+) arrastrando el
punto de inserción sobre él, introduzca un
asterisco (*), y luego pulse INTRO, la fórmula multiplica
las dos celdas y visualiza el resultado de la
multiplicación, pulse dos veces la celda E5, y luego pulse
dos veces la referencia a la celda C5 de la
fórmula.
Esta referencia queda seleccionada, pulse la celda
E4 y luego pulse INTRO, la fórmula multiplica ahora el
valor de la celda C4 por el valor de la celda E4. El resultado es
25200.
ivan ramos