S.A.R.O.A.: Sistema Automatizado para Controlar la Reservación, Operación y Administración
(Caso de Estudio:DMC
GROUP)
- Planteamiento del
problema - Objetivos de la
investigación - Justificación
- Alcance y
limitaciones - Estudio de
factibilidad
D.M.C. Group es un grupo formado
por dos empresas las
cuales son: D.M.C. Incentive Planners fundada en el
año 1998, sus siglas internacionales se definen como
DESTINATION MANAGEMENT COMPANY y su principal labor es
la
organización de todo tipo de eventos, los
cuales pueden ser: aniversarios, asambleas o convenciones,
cócteles, conferencias, congresos, encuentros,
inauguración, juramentaciones, seminarios, concursos,
festivales, ferias, Espectáculos, entre otros. La otra
compañía que integra este grupo se llama
Creative Tours, es una empresa "tour
operaters", cuyos principales clientes son las
empresas
mayoristas; las cuales envían a pasajeros de toda Latinoamérica y la empresa se
encarga de realizar los traslados y venderles excursiones en
barco, jeep, etc.
D.M.C. Incentive Planners recibe la solicitud de
servicios a
través de correos electrónicos (e-mail), fax o por
medios
telefónicos; esta solicitud es cotizada por el
Departamento de Eventos y
Grupos
representado por el Gerente de
Grupos y
Convenciones. Luego el presupuesto es
enviada al Departamento de Administración; el cual analiza la
cotización y la modifica con las ganancias a percibir en
la empresa. Esta
cotización se le envía al cliente
(vía fax, correo de
entrega inmediata o correo
electrónico) y este al aceptar la cotización
envía la confirmación (vía fax, teléfono o correo
electrónico ). El Gerente de
Grupos y Convenciones se encarga de alquilar o reservar los
servicios
necesarios para la realización de dicho evento. La
Administración le solicita al Cliente la
cancelación de la mitad del Evento antes de la
realización del mismo.
El Gerente de Operaciones
envía al Departamento de Administración una relación de
gastos del evento
realizado, dicha relación debe estar entre los limites
asignados por el Departamento de Administración, para
poder sacar
las ganancias de la empresa y
enviar la factura al
cliente con el monto restante. La
Administración le da al cliente 5 días
máximo para cancelar el monto restante.
El Departamento de Administración lleva un
control de todos
los cheques
emitidos y los depósitos realizados los cuales pasan al
libro de
banco para
tener un saldo del dinero
disponible en el banco,
además se lleva un libro mayor en
el cual se puede observar cuales son las cuentas por pagar
y cuales son las cuentas por
cobrar.
Cuando la empresa D.M.C
incentive planners necesita trasladar personal para los
diferentes eventos contrata a Creative Tours aunque
pertenezcan a la misma corporación sus actividades son
distintas, pero se sirven mutuamente.
Para Creative Tours el proceso es
algo diferente. Una forma es mediante mayoristas extranjeros los
cuales en sus países venden servicios en Margarita. Estos
mayoristas compran los servicios de Creative Tours para
que le realicen todos los traslados, confirmación de
boletos, Venta de noches
extras, etc. para sus clientes.
Además se encargan de vender los servicios de excursiones
entre las cuales se encuentran: Jeep Safari, paseos en barcos,
recorrido por sitios históricos, entre otros. El Gerente
de Operaciones de
Creative Tours se encarga de realizar las reservas de los
servicios que solicitan los mayoristas a través de correo
electrónico; obteniendo, con esta información, un operativo diario que
contiene el nombre del pasajero, el vuelo de llegada y el vuelo
de salida, el hotel donde se va ha alojar y si tiene o no
incluido en el paquete alguna excursión. Al llegar a
Margarita los pasajeros son recibidos por un(a) guía la
cual se encarga de vender las excursiones y de pedirle a los
pasajeros su vaucher, montarlos en la unidad y llevarlos al
hotel. Si el pasajero compra alguna excursión el
Guía debe notificarle al Gerente de Operaciones de
Creative Tours para que éste realice las
reservaciones y emita un recibo para dárselo al
guía para que se lo entregue a los clientes en el momento
de la cancelación. El guía a su vez le entrega
el dinero al
Gerente, quien luego se lo pasará al Departamento de
Administración anexándole una relación de
servios contratados, el nombre del o los pasajeros, tipo de
excursión, nombre del proveedor, precio neto de
la excursión, comisión del (la) guía,
comisión del Gerente, si hubo algún servicio
extra, su costo neto y la
ganancia de la empresa en ambos casos.
Estas dos empresas funcionan con el mismo personal para
ambas, provocando esto un gran congestionamiento en la
elaboración de trabajos como el Profile, Presupuestos,
Orden de compras,
Facturas, Operativos Diarios, Cuentas por
Pagar, Cuentas por
Cobrar, Nomina, Hojas de vida, Boletería, Recibos;
entre otras cosas. Esto trae como consecuencias: la perdida de
tiempo, la
duplicación del trabajo, la elaboración de
cotizaciones sin tener los precios netos
provocando muchas veces perdidas monetarias para la empresa, la
repetición en los números de facturas y el retrazo
en los procesos
administrativos, etc.
Por tal motivo es necesario la realización de un
sistema
automatizado capaz de realizar labores como el control de
cuentas por pagar y cuentas por cobrar, realización del
libro de Cheques,
Nomina, Facturas, Cotizaciones, Operativo Diario entre otras y
además que sea capaz de presentar opciones a la hora de
realizar un evento en cuanto a opciones para escoger Hoteles, Restaurantes, Festejos,
Líneas Aéreas, Casas en Alquiler, Transportes,
Floristerías, Mesoneros, etc; que puedan ser utilizados
para la realización de Convenciones, Fiestas Temas,
Congresos, Simposios, Cenas de Gala, Matrimonios,
Cócteles, etc.
Con la creación de este sistema se podrá
llevar una mejor administración, se agilizarán la
mayoría de los procesos, se
tendrá mayor tiempo para la
realización de negocios, se
facturará y cotizará mucho más rápido
y se tendrá un mejor provecho de todos los empleados de la
compañía.
Objetivo General
Desarrollar un sistema de
información que permita al D.M.C. GROUP, llevar
de manera automatizada el control de la operación,
reservación y administración; el cual trabaje bajo
la filosofía Cliente/Servidor y
funcione bajo Red.
Objetivos Específicos
- Construir un sistema capaz de llevar correctamente la
operaciones que se realizan en el área de
administración del D.M.C. GROUP. - Agilizar todo el proceso de
facturación, cotización y nómina de la empresa. - Permitir que el proceso de reservación tanto
de traslados, hoteles y
excursiones sea lo más rápido y eficiente, para
con ello poder
atender mayor cantidad de turistas, generando los menores
gastos
posibles. - Conseguir que el sistema sea capaz de tomar
decisiones que permitan visualizar cuales son los servicios y
los artículos que se deben adquirir para la
realización de los eventos.
En la Isla de Margarita las empresas dedicadas al
turismo forman
parte vital de la economía del estado Nueva
Esparta, ya que de ellas y del servicio que
presten depende el ingreso de mayor o menor cantidad de turistas
a la región. Por esta razón, es necesario que las
operaciones se realicen con la mayor eficiencia y
brevedad posible utilizando la menor cantidad de recursos y
aprovechando el tiempo a su máxima
expresión.
Por consiguiente, es necesario la construcción de un Sistema Automatizado que
sea capaz de realizar la mayoría de los procesos;
tanto de operaciones, reservas y administración de
D.M.C. GROUP, conformado por las empresas D.M.C.
Incentive Planners y Creative Tours.
El Sistema automatizado permitirá aprovechar el
tiempo, disminuir los costos y ser cada
vez mas eficientes; provocando esto la mejor atención al
cliente y la prosperidad de la empresa.
- ALCANCE EN EL ÁREA DE
ADMINISTRACIÓN
- Elaboración de las cuentas por pagar y de
las cuentas por cobrar. - Llevar el control de nómina.
- Emisión de cheques.
- Creación del libro mayor y del libro de
cheques. - Control de la venta de
boletería. - Control de los ingresos y
egresos procedentes de la venta de excursiones. - Construcción de tarifario con los precios
netos de la empresa para con ellos llevar un control de las
ganancias. - Elaboración de cotizaciones y facturas con
la ganancia de la empresa.
- ALCANCE EN LAS ÁREAS DE OPERACIÓN Y
RESERVA - Elaboración de cotizaciones
netas. - Realización de las reservaciones tanto
para excursiones como para traslados y hoteles. - Elaboración del maestro de reservas,
operativo diario y maestro de ventas. - Creación de las facturas tanto por
excursiones como por operadora. - Realización de inventario.
- Elaboración de cotizaciones
- REPORTES
- Informes de Cuenta por Pagar y por Cobrar para
los Proveedores. - Informe por Cheque.
- Informe por Cuentas tanto de Proveedores como de Clientes .
- Informe por Cantidad de pasajeros por distintas
lineas aéreos. - Informe por Cantidad de pasajeros por
tranfers. - Informe por Relación semanal de caja
chica. - Informe mensual de perdidas, ganancias y
gastos. - Informe mensual de los hoteles más
usados. - Posible hoteles que se pueden utilizar para un
congreso determinado.
- Informes de Cuenta por Pagar y por Cobrar para
- LIMITACIONES:
- Durante la realización de las pasantias no
se tubo ninguna limitación ya que el personal de la
empresa fue muy colaborador, nos permitió tener la
información y pagar cualquier gasto
en el cual se incurriera.
- Durante la realización de las pasantias no
- Análisis costo
beneficio - Costos Tangibles.
- Compra de diferentes equipos para la
realización de la red,
entre estos equipos se encuentran: Computadoras, impresoras en red, mouse, teclado, transformadores, reguladores, UPS con un
costo aproximado de: "XXXX"
- Compra de diferentes equipos para la
- Beneficios Tangibles.
- Beneficios Intangibles.
Rosangela Acosta Hung