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Transformación de las decisiones organizacionales a través de los portales




Enviado por ryvonnec



     

    Indice
    1.
    Introducción

    2. Definiciones
    Básicas

    3. Tendencias de los
    portales

    4. Utilización en las
    industrias

    5. Comunicación
    Interna

    6. Conclusión
    7. Bibliografía

    1. Introducción

    Aunque inicialmente el Intranet
    estaba recomendado para las organizaciones,
    que por su complejidad (en tamaño ó geografía) necesitan
    un sistema
    tecnológico para que todo su personal pueda
    tener acceso a la información en forma compartida y
    simultánea, el Intranet ha
    crecido tanto y presentado tantas ventajas para las organizaciones,
    que su uso ya se está extendiendo a casi cualquier
    tamaño y tipo de organización.
    Esta Intranet, mejor conocida dentro de las organizaciones como
    portal o kiosco organizacional, muestra el
    contenido de información existente en la
    organización de diversas fuentes tales
    como: gráficas, fuentes de
    diversas bases de datos,
    experiencias de desarrollo
    internas, así como información externa como tipos
    de cambio y
    noticias en Internet.
    Ya que un portal no es una fuente nueva de información, es
    una vista de la información existente, que dispuesta en
    una forma ordenada se convierte en una herramienta de conocimiento
    extraordinariamente poderosa.
    Dentro de las múltiples ventajas que ofrece el Intranet,
    es que proporciona la facilidad de obtener información
    actualizada a tiempo real, lo
    que es indispensable para la óptima toma de
    decisiones, ya que esta disponible las 24 horas, los 365
    días del año, permitiendo así acceder a la
    información que se necesita de acuerdo con su
    disponibilidad y poder
    así tomar decisiones bajo cualquier circunstancia y
    lugar.
    Toda la
    organización esta explotando el uso del Intranet,
    principalmente el de Recursos
    Humanos, que esta transformando sus servicios y
    procesos
    tradicionales convirtiéndolos en servicios de
    autoservicio, pudiendo así dedicarse a los servicios de
    mayor valor agregado
    a la organización y el personal.

    2.
    Definiciones Básicas

    El Internet es la unión
    de infinitos ordenadores a lo largo de todo el mundo, con el
    objetivo de
    compartir recursos e
    información.
    La WWW es un sistema
    estandarizado de recolección y publicación de la
    información dentro de la red, de una forma
    fácil y amena. 
    La Intranet es una red interna que conecta
    múltiples usuarios de forma similar a la tecnología de
    Internet. La Intranet pone una barrera al territorio de Internet,
    a través del establecimiento del control de acceso
    a sectores a través del cual los usuarios se pueden
    comunicar libremente e interactuar en tiempo
    real.

    Estructura De Un Portal
    Las facilidades que proporciona la tecnología, permite
    que el portal empresarial sea accesado a través de
    numerosas opciones, esto es a través de computadoras
    de escritorio y portátiles integradas a la red interna de la
    organización, a través de vía Internet por
    modem, y a
    través de los diversos medios
    inalámbricos como son celulares y PDA.

    Beneficios Y
    Obstáculos

    Debido a la estructura
    analizada del portal, se tiene una fuerte interacción
    entre las diversas aplicaciones dentro de la Intranet que nos
    permiten analizar interrelaciones que serían realmente
    complejas y tardadas si no se contara con ella.
    Por ejemplo, imaginemos un empleado trabajando en fin de semana,
    se enfrenta con un desperfecto de la máquina donde
    trabaja, ingresa al Intranet con su user y password, accesa la
    pregunta en la sección de búsqueda, y localiza que
    la respuesta esta alimentada dentro de las preguntas frecuentes
    del sistema (parte del sistema de aprendizaje
    organizacional y lecciones aprendidas), descubre que tiene que
    cambiar la pieza, por lo que decide contactar a un proveedor,
    entra a la sección de compras y dando
    el nombre de la pieza, localiza un proveedor recomendado por la
    organización por su calidad y
    servicio, lo
    localiza, y se resuelve el problema.
    Sin esta integración en el portal, el empleado
    hubiera tenido que buscar en múltiples archivos o bases
    de datos, como la de
    las lecciones aprendidas de cada proyecto
    relacionado, preguntas frecuentes de mantenimiento
    y bases de datos de
    proveedores, o
    incluso localizar vía teléfono a los expertos, lo que le hubiera
    llevado más tiempo y tal vez se hubiera perdido en el mar
    de información.
    Esta facilitación para el apoyo a la toma de
    decisiones, no solo envuelve a las decisiones cruciales, sino
    hasta las decisiones operativas del día a día.
    Como ejemplo sería la decisión de un empleado de
    cual es la opción que más le conviene contratar
    como beneficio social de los proporcionados por la
    organización.
    Ahora, no todo es beneficios, también se tienen problemas
    potenciales. De hecho el éxito
    de un Intranet están enfocados factores clave que tienen
    beneficios y problemas
    potenciales, estos factores son:

    • Factor Humano: Los individuos adaptan los procesos de
      información en diferentes maneras.
    • Factor Tecnológico: Intranets pueden ser
      costosas y inefectivas si la compañía no tiene la
      tecnología necesaria para construirlas.

    La siguiente tabla muestra los
    principales beneficios y problemas potenciales de integrar el
    Intranet, tomando en cuenta estos factores: OF CREATING
    INTRANETS14

    Beneficios

    Problemas

    1) Beneficios Humanos (suaves)

    • Provee estructura de soporte 24 hrs.
    • Provee fácil acceso a la
      información
    • Provee autoservicio a empleados
    • Provee medioambiente amigable

    1) Obstáculos Humanos

    • Ignorancia de uso de Tecnología de
      Información
    • Falta de expertos TI (diseñadores
      web)
    • Indiferencia de administración
    • Resistencia organizacional
      • Resistencia a estandarizar la
        información
      • Resistencia a compartir
        información
      • Resistencia de empleados

    2) Beneficios Físicos y capitales
    (beneficios fuertes)

    • Creación medioambiente libre de papel
    • Mejorar eficiencia y efectividad
    • Reducción de costos
    • Modernización del departamento de
      RH

    2) Obstáculos Físicos / Capital

    • Carencia de capital o requerido
    • Dificultad de integración de tecnología
      nueva y la existente
    • Carencia de tecnología
    • Requerimiento de mantenimiento

    3) Beneficios estratégicos

    • Creación de departamento
      estratégico de RH
    • Proveer información a tiempo
      real
    • Apoyo a proceso de negocios de
      reingeniería

    3) Obstáculos tecnológicos (que se
    facilitan si la TI existe)

    • Existencia de diferentes versiones de protocolos de HTML y
      necesidad de aprender nuevas aplicaciones
    • Conversión de documentos y problemas en su
      transferencia

    Analizando esto, la principal ventaja de que una
    organización integre Intranet, es mejorar la eficiencia y
    efectividad de la organización a través de una
    adecuada toma de decisiones.

    3.
    Tendencias de los portales

    El crecimiento de los portales ha sido muy fuerte en las
    organizaciones en la última década, tanto que esta
    transformando la forma de realizar los procesos y servicios
    dentro de la organización, tanto que se ha incrementado la
    utilización del Intranet, que ha llegado a convertirse en
    una de las principales tecnologías utilizadas dentro de
    las organizaciones, como se observa en la siguiente
    gráfica, donde queda en tercer lugar, después de
    los sistemas de
    contestación automática y el Internet.

    Dentro de las teorías
    de evolución del Intranet, se cuenta con la de
    las cuatro fases evolutivas que se muestran y explican a
    continuación:

    Fase 1. Kiosco: En esta fase a todo el personal tiene
    acceso a la misma información.
    Fase 2. Personalización por rol: A cada empleado se le
    presenta la información relevante a su rol o variables
    según la organización. Por ejemplo por área,
    nivel, ubicación geográfica.
    Fase 3. Mi Portal: Es el portal donde cada empleado personaliza
    el contenido e información que quiere ver, donde puede ser
    novedades, nuevas publicaciones, información de su
    interés. Por ejemplo la
    personalización que proporciona Yahoo.
    En este caso se combina la personalización individual
    elegida por el empleado con la que la organización permite
    que pueda obtener por su rol.
    Fase 4. Contenido activo: En esta fase el empleado ve la
    información que se ha definido por el rol y la que
    él ha elegido (Mi Portal). A esto se agregan los patrones
    de navegación, que son donde el portal registra los
    contenidos e información visitada, y "sugiere" contenidos
    e información relacionada. Como ejemplo de esta fase es la
    página de Amazon, donde el usuario al buscar un libro, el
    sistema sugiere que ha buscado las personas que han comprado ese
    artículo; en una organización esto se
    traduciría en documentos, links
    relacionados, e incluso personal con experiencia en ese tema.
    Según más se avanza en las fases de
    personalización, más apoyos se proporciona al
    personal para la toma de decisiones, donde en la fase 4 de
    contenido activo se facilita la información en una
    velocidad
    más rápida e "inteligente" direccionada
    aprovechando el
    conocimiento y vivencias organizacionales.
    Es por esto que la principal característica que esta empujando la
    evolución del portal organizacional, y
    seguirá evolucionándolo es la funcionalidad de
    personalización, que permite al usuario acceder al
    contenido, información y herramientas
    que el requiere y a las cuales tiene acceso.

    4.
    Utilización en las industrias

    De acuerdo a reportes publicados en el "Computer
    Almanac" y en el "Computer Atlas", el 90% de las firmas en
    Estados Unidos
    tiene ya implementada o está pensando en implementar una
    Intranet.
    La tendencia de crecimiento de los portales organizacionales es
    bastante fuerte en el mundo y principalmente en USA, y esto se
    refleja en la siguiente información:

    • 50% de las compañías de USA utilizan
      Intranet
    • 90% de las compañías de Fortune 200
      utilizan Intranet
    • 100% de las compañías de
      tecnologías de USA utilizan Intranet

    Algunos de los ejemplos de las empresas de USA
    que tienen Intranet por los diferentes sectores son:

    SECTOR INDUSTRIAL

    EMPRESA CON INTRANET

    Financiero

    Grupo Financiero Bital

    Alta
    Tecnología

    Apple

    Compaq

    Hewlett Packard

    Netscape

    Silicon Graphics

    Manufactura

    Osram

    Publicidad

    Lexis-Nexis (Reed Elsevier)

    Comercialización

    Bikes USA

    Telecomunicaciones

    AT&T

    Interrelación Con
    Recursos
    Humanos
    Según un estudio de Martha Finney, de la revista HR
    Magazine , en su artículo La departamento más
    común de la implementación del Intranet en las
    organizaciones es el departamento de Recursos
    Humanos. Ya que la Intranet apoya la tendencia de
    auto-servicio en
    Recursos Humanos, donde se busca el incremento de la automatización de las funciones
    transaccionales para que el personal de Recursos Humanos pueda
    dedicarse a las funciones que
    agregan valor al
    empleado, dándole el poder al
    empleado de manejar sus propios archivos y
    requerir su información directamente y en cualquier
    momento.
    Según el estudio del Corporate Leadership Council existen
    2 niveles de Intranets de RH:

    1. Información estática
      – Desplegado de información general
    2. Comunicación interactiva –
      Compartición de datos y
      comunicación interactiva.

    La siguiente tabla muestra los tipos de aplicaciones o
    trámites que se realizan en cada tipo de nivel:

    R USES OF INTRANETS6

    Información
    Estática

    Comunicación Interactiva

    • Formas de Beneficios
    • Información de compensación y
      beneficios
    • Manuales para empleados
    • Información general de RH
    • Información de seguridad
      e higiene
    • Políticas de RH
    • Diagramas organizacionales
    • Medición de desarrollo de desempeño
    • Posteo de Reclutamiento Interno
    • Manuales y Agenda de entrenamiento
    • Inscripción abierta a entrenamiento
    • Cambios de información
      personal
    • Revisiones de desempeño
    • Inscripción a vacantes de reclutamiento internas
    • Planeación de
      sucesión
    • Entrenamiento en línea

     

    Aplicaciones Rh En
    Intranet

    Ya habiendo analizado que el departamento de Recursos Humanos es
    el que explota tradicionalmente el liderazgo del
    Intranet, cuáles son las principales aplicaciones que se
    utilizan en la Industria?
    La siguiente gráfica muestra la tendencia de la
    utilización de aplicaciones en portales en la industria y
    los planes de la organización para
    implementarlos:

    Tomando esta información describiré un
    poco en que consiste algunos de estas aplicaciones, y cómo
    sirven para la toma de decisiones en la
    organización:

    5. Comunicación Interna

    En comunicación interna, entran toda la
    difusión de políticas
    de dirección y publicaciones de noticias
    actuales y pasadas, sin tener que tenerlas acumuladas en un lugar
    físico que quite espacio, sin tener que recurrir
    físicamente al lugar para requerirlas y con una mayor
    seguridad a las
    pérdidas, y pudiendo accesarlas fácilmente a
    través de mecanismos de búsqueda.
    Debido a estos mecanismos de búsqueda y la facilidad con
    que se pueden almacenar cantidades históricas de
    información, es que se puede obtener rápidamente
    políticas comunicados que tienen la
    información crítica que pueda proporcionar una
    mejor toma de decisiones.
    Adicionalmente, debido a la
    comunicación bidereccional (respuesta de los lectores
    de comunicación), se puede tomar decisiones de la
    comunicación realizada en tiempo real, y pudiendo
    así cambiar de rumbo de una decisión según
    más interactividad se tenga con los lectores, sin tener
    que esperar que se entreguen encuestas y
    procesen para poder saber el impacto o respuesta del personal a
    la misma.

    Reclutamiento
    Del proceso de
    selección y reclutamiento de
    personal que se integra en Intranet incluye la
    publicación de vacantes en línea para el personal
    interno, donde el personal puede observar las posibilidades de
    movimiento
    dentro de la organización, inscripción a las que
    cubra requisitos a través del llenado de un currículo con la información
    necesaria. Hasta la aplicación de exámenes
    psicométricos y de conocimientos (incluyendo inglés)
    para analizar las características del personal interno a
    considerarse en una promoción.
    La tecnología de Intranet esta siendo tan aprovechada en
    este punto, que incluso esta emigrando a poder considerar
    personal en otras ubicaciones geográficas a través
    de compartir esta información e incluso hasta aprovechando
    la entrevista
    en videoconferencia.
    La toma de decisiones en este punto, es poder analizar las
    características del personal interno y poder tomar la
    decisión de la cobertura de una vacante a través de
    promoción interna.

    Entrenamiento
    El entrenamiento en
    Intranet es uno de los que más auges esta teniendo en la
    época actual, ya que a través de cursos en
    línea con un diseño
    instruccional bien elegido, interactividad y animado se logra una
    capacitación más efectiva y a mucho
    más bajo costo.
    El entrenamiento en línea puede ser desde la
    publicación de manuales,
    inclusión de todo el proceso de capacitación (inscripción y
    seguimiento), hasta integración de videoconferencias y
    simulaciones.
    Un ejemplo de la toma de decisiones en entrenamiento en
    e-learning que simule la línea del manejo de una
    máquina compleja, donde las decisiones tomadas afectan el
    proceso, calidad del
    producto e
    incluso la seguridad del
    personal.

    Administración
    El departamento de administración
    de personal realiza grandes transacciones de trámites
    de autorización de vacaciones, cartas, seguros,
    incapacidades, incrementos de sueldo, y muchos más. Por
    este departamento tradicionalmente pasan gran cantidad de
    documentos por recibir, integrar con otra información
    existente y procesar. A través de Intranet, muchos de
    estos procesos se simplifican, al requerirse, integrarse y
    preprocesarse en línea, para lo cual se disminuye gran
    cantidad de tiempo invertido por el personal que tramita y el
    personal de RH. Adicionalmente, el personal puede observar en
    línea una copia electrónica de su recibo de nómina
    con históricos.
    Toma de decisiones en administración
    de personal, proporcionadas por el Intranet, se tiene por
    ejemplo, el requerimiento de un trámite de compra de un
    artículo de tienda comercial por un empleado, donde el
    administrador
    analiza en una sola pantalla o de forma sencilla, su historial de
    prestamos, su sueldo, sus deducciones por otras circunstancias
    legales y de trámites anteriores, su estatus marital y
    familiar, por lo que con toda esta información se puede
    determinar fácilmente si la persona
    podrá seguir contando con un nivel mensual de efectivo
    necesario para seguir teniendo una buena calidad de
    vida.

    Futuro De Intranet
    Según las tendencias de mejorar el ancho de banda y
    explotar el video y audio por
    Intranet, se visualiza que las videoconferencias serán
    parte importante de las aplicaciones de Intranet.
    También se empieza a explotar más fuertemente la
    interactividad, donde se explotarán desde chats de
    conversación de experiencias entre equipos separados en
    distancia o tiempo (diferentes turnos), hasta el entrenamiento y
    entrevista a
    distancia.

    Otra de las inquietantes posibilidades de futuro que nos
    ofrece Intranet podría ser la evaluación
    personalizada y actualizada al día de las necesidades de
    formación de una determinada persona o
    grupo de
    personas.
    En la toma de decisiones, estas tendencias se reflejaran en que
    el personal de la organización podrán detectar
    áreas de mejora o áreas de oportunidad, sin
    importar si están juntos en tiempo o distancia, y
    así se podrá explotar el
    conocimiento y experiencia de cada uno de ellos.

    6.
    Conclusión

    De todos los avances que tuvo la tecnología en la
    pasada década de los 90’s, uno de los más
    transcendentes y que ha marcado un cambio en la
    forma de hacer negocios fue y
    sigue siendo el Internet.
    Todos conocemos los principales portales de Internet, como Yahoo,
    Altavista y Google, donde su
    función
    fundamental es facilitar la búsqueda de información
    disponible en Internet, a través de un medio amigable y
    escondida pero no menos importante, atraer la atención a puntos importantes los cuales se
    quieren promocionar, dar a conocer y vender.
    Uno de los puntos importantes de los portales, es que en un solo
    lugar y con un solo password el personal puede acceder a la
    información con la que puede tomar decisiones.
    El portal empresarial es mucho más que un repositorio
    organizacional que permite el autoservicio de requerimientos y
    extracción de información básica, es una
    herramienta de administración del conocimiento
    útil para la toma de decisiones.
    La personalización que permite la tecnología de
    Internet, esta permitiendo que llegue la información
    necesaria y dirigida al personal involucrado,
    El fin principal del portal, es entonces, dar al personal de la
    organización las herramientas y
    la información que requieren para tomar las decisiones que
    necesitan para realizar efectivamente su trabajo, a través
    de extraer y concentrar personalizadamente los recursos dentro y
    fuera de la organización.
    El departamento de Recursos Humanos, es uno de los que más
    han explotado la utilización del Portal debido a la gran
    cantidad de trámites tradicionales y sistemáticos,
    y la interacción que éste le permite tener con el
    personal.
    Entonces, ¿cuál es el fin mismo de los portales
    organizacionales? El convertir la información en valor, ya
    que eliminan las barreras de distancia y disponibilidad de
    información, reduciendo costos conectando
    a múltiples personas en diversos sitios al mismo
    tiempo.

    7.
    Bibliografía

    • Publicación en http://www.ictnet.es/ recopilada en Junio
      2002.
    • David Garrett. "Chapter 1: Harnessing the Power:
      Intranet Defined." Intranets Unleashed The Intranet
      Journal
    • http://www.intranetjournal.com/reference/library/1575211157/ch1.html (16
      September 1998).
    • Mercer William, "Transforming HR: Understanding the
      Human Resources Evolution", 1999
    • Newsletter electrónico Vínculos,
      Año 4 – Enero 2002– Número 29,
      http://www.vinculos-rrhh.com
    • Portales Corporativos: La herramienta de
      comunicación para la era digital
       http://www.kiven.com/noticias/
    • Martha I. Finney. "A Matter of Balance, a Question of
      Access." HR
      Magazine, http://www.shrm.org/hrmagazine/articles/0197cov3.html
      (01 1997).
    • Corporate Leadership Council, Trends and Projections
      for the Strategic HR Function, September 2000
    • Samuel Greengard. "Increase the Value of Your
      Intranet." Workforce Online
      http://www.workforceonline.com/cgibin/…
    • view&drctry=intranet&Filename-2968.html (16
      September 1998)
    • Martha I. Finney. "HR & Company Intranets." HR
      Magazine http://www.shrm.org/hrmagazine/articles/0197cov2.html
      (01 1997)
    • Corporate Leadership Council. "Vision of the Future.
      Tactic #1: Human Resources Self-Service Delivery System."
      Washington: The Advisory Board Company (1995).

     

     

     

     

    Autor:

    Ing. Rocío Yvonne Cázares
    Gallegos

    Alumno Maestría Tecnología
    de Información, ITESM
    Título: Transformación de las decisiones
    organizacionales a través de los portales
    Categoría: Computación, Internet

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