Indice
1.
Introducción
2. Definiciones
Básicas
3. Tendencias de los
portales
4. Utilización en las
industrias
5. Comunicación
Interna
6. Conclusión
7. Bibliografía
Aunque inicialmente el Intranet
estaba recomendado para las organizaciones,
que por su complejidad (en tamaño ó geografía) necesitan
un sistema
tecnológico para que todo su personal pueda
tener acceso a la información en forma compartida y
simultánea, el Intranet ha
crecido tanto y presentado tantas ventajas para las organizaciones,
que su uso ya se está extendiendo a casi cualquier
tamaño y tipo de organización.
Esta Intranet, mejor conocida dentro de las organizaciones como
portal o kiosco organizacional, muestra el
contenido de información existente en la
organización de diversas fuentes tales
como: gráficas, fuentes de
diversas bases de datos,
experiencias de desarrollo
internas, así como información externa como tipos
de cambio y
noticias en Internet.
Ya que un portal no es una fuente nueva de información, es
una vista de la información existente, que dispuesta en
una forma ordenada se convierte en una herramienta de conocimiento
extraordinariamente poderosa.
Dentro de las múltiples ventajas que ofrece el Intranet,
es que proporciona la facilidad de obtener información
actualizada a tiempo real, lo
que es indispensable para la óptima toma de
decisiones, ya que esta disponible las 24 horas, los 365
días del año, permitiendo así acceder a la
información que se necesita de acuerdo con su
disponibilidad y poder
así tomar decisiones bajo cualquier circunstancia y
lugar.
Toda la
organización esta explotando el uso del Intranet,
principalmente el de Recursos
Humanos, que esta transformando sus servicios y
procesos
tradicionales convirtiéndolos en servicios de
autoservicio, pudiendo así dedicarse a los servicios de
mayor valor agregado
a la organización y el personal.
El Internet es la unión
de infinitos ordenadores a lo largo de todo el mundo, con el
objetivo de
compartir recursos e
información.
La WWW es un sistema
estandarizado de recolección y publicación de la
información dentro de la red, de una forma
fácil y amena.
La Intranet es una red interna que conecta
múltiples usuarios de forma similar a la tecnología de
Internet. La Intranet pone una barrera al territorio de Internet,
a través del establecimiento del control de acceso
a sectores a través del cual los usuarios se pueden
comunicar libremente e interactuar en tiempo
real.
Estructura De Un Portal
Las facilidades que proporciona la tecnología, permite
que el portal empresarial sea accesado a través de
numerosas opciones, esto es a través de computadoras
de escritorio y portátiles integradas a la red interna de la
organización, a través de vía Internet por
modem, y a
través de los diversos medios
inalámbricos como son celulares y PDA.
Beneficios Y
Obstáculos
Debido a la estructura
analizada del portal, se tiene una fuerte interacción
entre las diversas aplicaciones dentro de la Intranet que nos
permiten analizar interrelaciones que serían realmente
complejas y tardadas si no se contara con ella.
Por ejemplo, imaginemos un empleado trabajando en fin de semana,
se enfrenta con un desperfecto de la máquina donde
trabaja, ingresa al Intranet con su user y password, accesa la
pregunta en la sección de búsqueda, y localiza que
la respuesta esta alimentada dentro de las preguntas frecuentes
del sistema (parte del sistema de aprendizaje
organizacional y lecciones aprendidas), descubre que tiene que
cambiar la pieza, por lo que decide contactar a un proveedor,
entra a la sección de compras y dando
el nombre de la pieza, localiza un proveedor recomendado por la
organización por su calidad y
servicio, lo
localiza, y se resuelve el problema.
Sin esta integración en el portal, el empleado
hubiera tenido que buscar en múltiples archivos o bases
de datos, como la de
las lecciones aprendidas de cada proyecto
relacionado, preguntas frecuentes de mantenimiento
y bases de datos de
proveedores, o
incluso localizar vía teléfono a los expertos, lo que le hubiera
llevado más tiempo y tal vez se hubiera perdido en el mar
de información.
Esta facilitación para el apoyo a la toma de
decisiones, no solo envuelve a las decisiones cruciales, sino
hasta las decisiones operativas del día a día.
Como ejemplo sería la decisión de un empleado de
cual es la opción que más le conviene contratar
como beneficio social de los proporcionados por la
organización.
Ahora, no todo es beneficios, también se tienen problemas
potenciales. De hecho el éxito
de un Intranet están enfocados factores clave que tienen
beneficios y problemas
potenciales, estos factores son:
- Factor Humano: Los individuos adaptan los procesos de
información en diferentes maneras. - Factor Tecnológico: Intranets pueden ser
costosas y inefectivas si la compañía no tiene la
tecnología necesaria para construirlas.
La siguiente tabla muestra los
principales beneficios y problemas potenciales de integrar el
Intranet, tomando en cuenta estos factores: OF CREATING
INTRANETS14
Beneficios | Problemas |
1) Beneficios Humanos (suaves)
| 1) Obstáculos Humanos
|
2) Beneficios Físicos y capitales
| 2) Obstáculos Físicos / Capital
|
3) Beneficios estratégicos | 3) Obstáculos tecnológicos (que se
|
Analizando esto, la principal ventaja de que una
organización integre Intranet, es mejorar la eficiencia y
efectividad de la organización a través de una
adecuada toma de decisiones.
El crecimiento de los portales ha sido muy fuerte en las
organizaciones en la última década, tanto que esta
transformando la forma de realizar los procesos y servicios
dentro de la organización, tanto que se ha incrementado la
utilización del Intranet, que ha llegado a convertirse en
una de las principales tecnologías utilizadas dentro de
las organizaciones, como se observa en la siguiente
gráfica, donde queda en tercer lugar, después de
los sistemas de
contestación automática y el Internet.
Dentro de las teorías
de evolución del Intranet, se cuenta con la de
las cuatro fases evolutivas que se muestran y explican a
continuación:
Fase 1. Kiosco: En esta fase a todo el personal tiene
acceso a la misma información.
Fase 2. Personalización por rol: A cada empleado se le
presenta la información relevante a su rol o variables
según la organización. Por ejemplo por área,
nivel, ubicación geográfica.
Fase 3. Mi Portal: Es el portal donde cada empleado personaliza
el contenido e información que quiere ver, donde puede ser
novedades, nuevas publicaciones, información de su
interés. Por ejemplo la
personalización que proporciona Yahoo.
En este caso se combina la personalización individual
elegida por el empleado con la que la organización permite
que pueda obtener por su rol.
Fase 4. Contenido activo: En esta fase el empleado ve la
información que se ha definido por el rol y la que
él ha elegido (Mi Portal). A esto se agregan los patrones
de navegación, que son donde el portal registra los
contenidos e información visitada, y "sugiere" contenidos
e información relacionada. Como ejemplo de esta fase es la
página de Amazon, donde el usuario al buscar un libro, el
sistema sugiere que ha buscado las personas que han comprado ese
artículo; en una organización esto se
traduciría en documentos, links
relacionados, e incluso personal con experiencia en ese tema.
Según más se avanza en las fases de
personalización, más apoyos se proporciona al
personal para la toma de decisiones, donde en la fase 4 de
contenido activo se facilita la información en una
velocidad
más rápida e "inteligente" direccionada
aprovechando el
conocimiento y vivencias organizacionales.
Es por esto que la principal característica que esta empujando la
evolución del portal organizacional, y
seguirá evolucionándolo es la funcionalidad de
personalización, que permite al usuario acceder al
contenido, información y herramientas
que el requiere y a las cuales tiene acceso.
4.
Utilización en las industrias
De acuerdo a reportes publicados en el "Computer
Almanac" y en el "Computer Atlas", el 90% de las firmas en
Estados Unidos
tiene ya implementada o está pensando en implementar una
Intranet.
La tendencia de crecimiento de los portales organizacionales es
bastante fuerte en el mundo y principalmente en USA, y esto se
refleja en la siguiente información:
- 50% de las compañías de USA utilizan
Intranet - 90% de las compañías de Fortune 200
utilizan Intranet - 100% de las compañías de
tecnologías de USA utilizan Intranet
Algunos de los ejemplos de las empresas de USA
que tienen Intranet por los diferentes sectores son:
SECTOR INDUSTRIAL | EMPRESA CON INTRANET |
Financiero | Grupo Financiero Bital |
Apple Compaq Hewlett Packard Netscape Silicon Graphics | |
Manufactura | Osram |
Publicidad | Lexis-Nexis (Reed Elsevier) |
Comercialización | Bikes USA |
Telecomunicaciones | AT&T |
Interrelación Con
Recursos
Humanos
Según un estudio de Martha Finney, de la revista HR
Magazine , en su artículo La departamento más
común de la implementación del Intranet en las
organizaciones es el departamento de Recursos
Humanos. Ya que la Intranet apoya la tendencia de
auto-servicio en
Recursos Humanos, donde se busca el incremento de la automatización de las funciones
transaccionales para que el personal de Recursos Humanos pueda
dedicarse a las funciones que
agregan valor al
empleado, dándole el poder al
empleado de manejar sus propios archivos y
requerir su información directamente y en cualquier
momento.
Según el estudio del Corporate Leadership Council existen
2 niveles de Intranets de RH:
- Información estática
– Desplegado de información general - Comunicación interactiva –
Compartición de datos y
comunicación interactiva.
La siguiente tabla muestra los tipos de aplicaciones o
trámites que se realizan en cada tipo de nivel:
R USES OF INTRANETS6
Información | Comunicación Interactiva |
|
|
Aplicaciones Rh En
Intranet
Ya habiendo analizado que el departamento de Recursos Humanos es
el que explota tradicionalmente el liderazgo del
Intranet, cuáles son las principales aplicaciones que se
utilizan en la Industria?
La siguiente gráfica muestra la tendencia de la
utilización de aplicaciones en portales en la industria y
los planes de la organización para
implementarlos:
Tomando esta información describiré un
poco en que consiste algunos de estas aplicaciones, y cómo
sirven para la toma de decisiones en la
organización:
5. Comunicación Interna
En comunicación interna, entran toda la
difusión de políticas
de dirección y publicaciones de noticias
actuales y pasadas, sin tener que tenerlas acumuladas en un lugar
físico que quite espacio, sin tener que recurrir
físicamente al lugar para requerirlas y con una mayor
seguridad a las
pérdidas, y pudiendo accesarlas fácilmente a
través de mecanismos de búsqueda.
Debido a estos mecanismos de búsqueda y la facilidad con
que se pueden almacenar cantidades históricas de
información, es que se puede obtener rápidamente
políticas comunicados que tienen la
información crítica que pueda proporcionar una
mejor toma de decisiones.
Adicionalmente, debido a la
comunicación bidereccional (respuesta de los lectores
de comunicación), se puede tomar decisiones de la
comunicación realizada en tiempo real, y pudiendo
así cambiar de rumbo de una decisión según
más interactividad se tenga con los lectores, sin tener
que esperar que se entreguen encuestas y
procesen para poder saber el impacto o respuesta del personal a
la misma.
Reclutamiento
Del proceso de
selección y reclutamiento de
personal que se integra en Intranet incluye la
publicación de vacantes en línea para el personal
interno, donde el personal puede observar las posibilidades de
movimiento
dentro de la organización, inscripción a las que
cubra requisitos a través del llenado de un currículo con la información
necesaria. Hasta la aplicación de exámenes
psicométricos y de conocimientos (incluyendo inglés)
para analizar las características del personal interno a
considerarse en una promoción.
La tecnología de Intranet esta siendo tan aprovechada en
este punto, que incluso esta emigrando a poder considerar
personal en otras ubicaciones geográficas a través
de compartir esta información e incluso hasta aprovechando
la entrevista
en videoconferencia.
La toma de decisiones en este punto, es poder analizar las
características del personal interno y poder tomar la
decisión de la cobertura de una vacante a través de
promoción interna.
Entrenamiento
El entrenamiento en
Intranet es uno de los que más auges esta teniendo en la
época actual, ya que a través de cursos en
línea con un diseño
instruccional bien elegido, interactividad y animado se logra una
capacitación más efectiva y a mucho
más bajo costo.
El entrenamiento en línea puede ser desde la
publicación de manuales,
inclusión de todo el proceso de capacitación (inscripción y
seguimiento), hasta integración de videoconferencias y
simulaciones.
Un ejemplo de la toma de decisiones en entrenamiento en
e-learning que simule la línea del manejo de una
máquina compleja, donde las decisiones tomadas afectan el
proceso, calidad del
producto e
incluso la seguridad del
personal.
Administración
El departamento de administración
de personal realiza grandes transacciones de trámites
de autorización de vacaciones, cartas, seguros,
incapacidades, incrementos de sueldo, y muchos más. Por
este departamento tradicionalmente pasan gran cantidad de
documentos por recibir, integrar con otra información
existente y procesar. A través de Intranet, muchos de
estos procesos se simplifican, al requerirse, integrarse y
preprocesarse en línea, para lo cual se disminuye gran
cantidad de tiempo invertido por el personal que tramita y el
personal de RH. Adicionalmente, el personal puede observar en
línea una copia electrónica de su recibo de nómina
con históricos.
Toma de decisiones en administración
de personal, proporcionadas por el Intranet, se tiene por
ejemplo, el requerimiento de un trámite de compra de un
artículo de tienda comercial por un empleado, donde el
administrador
analiza en una sola pantalla o de forma sencilla, su historial de
prestamos, su sueldo, sus deducciones por otras circunstancias
legales y de trámites anteriores, su estatus marital y
familiar, por lo que con toda esta información se puede
determinar fácilmente si la persona
podrá seguir contando con un nivel mensual de efectivo
necesario para seguir teniendo una buena calidad de
vida.
Futuro De Intranet
Según las tendencias de mejorar el ancho de banda y
explotar el video y audio por
Intranet, se visualiza que las videoconferencias serán
parte importante de las aplicaciones de Intranet.
También se empieza a explotar más fuertemente la
interactividad, donde se explotarán desde chats de
conversación de experiencias entre equipos separados en
distancia o tiempo (diferentes turnos), hasta el entrenamiento y
entrevista a
distancia.
Otra de las inquietantes posibilidades de futuro que nos
ofrece Intranet podría ser la evaluación
personalizada y actualizada al día de las necesidades de
formación de una determinada persona o
grupo de
personas.
En la toma de decisiones, estas tendencias se reflejaran en que
el personal de la organización podrán detectar
áreas de mejora o áreas de oportunidad, sin
importar si están juntos en tiempo o distancia, y
así se podrá explotar el
conocimiento y experiencia de cada uno de ellos.
De todos los avances que tuvo la tecnología en la
pasada década de los 90’s, uno de los más
transcendentes y que ha marcado un cambio en la
forma de hacer negocios fue y
sigue siendo el Internet.
Todos conocemos los principales portales de Internet, como Yahoo,
Altavista y Google, donde su
función
fundamental es facilitar la búsqueda de información
disponible en Internet, a través de un medio amigable y
escondida pero no menos importante, atraer la atención a puntos importantes los cuales se
quieren promocionar, dar a conocer y vender.
Uno de los puntos importantes de los portales, es que en un solo
lugar y con un solo password el personal puede acceder a la
información con la que puede tomar decisiones.
El portal empresarial es mucho más que un repositorio
organizacional que permite el autoservicio de requerimientos y
extracción de información básica, es una
herramienta de administración del conocimiento
útil para la toma de decisiones.
La personalización que permite la tecnología de
Internet, esta permitiendo que llegue la información
necesaria y dirigida al personal involucrado,
El fin principal del portal, es entonces, dar al personal de la
organización las herramientas y
la información que requieren para tomar las decisiones que
necesitan para realizar efectivamente su trabajo, a través
de extraer y concentrar personalizadamente los recursos dentro y
fuera de la organización.
El departamento de Recursos Humanos, es uno de los que más
han explotado la utilización del Portal debido a la gran
cantidad de trámites tradicionales y sistemáticos,
y la interacción que éste le permite tener con el
personal.
Entonces, ¿cuál es el fin mismo de los portales
organizacionales? El convertir la información en valor, ya
que eliminan las barreras de distancia y disponibilidad de
información, reduciendo costos conectando
a múltiples personas en diversos sitios al mismo
tiempo.
- Publicación en http://www.ictnet.es/ recopilada en Junio
2002. - David Garrett. "Chapter 1: Harnessing the Power:
Intranet Defined." Intranets Unleashed The Intranet
Journal - http://www.intranetjournal.com/reference/library/1575211157/ch1.html (16
September 1998). - Mercer William, "Transforming HR: Understanding the
Human Resources Evolution", 1999 - Newsletter electrónico Vínculos,
Año 4 – Enero 2002– Número 29,
http://www.vinculos-rrhh.com - Portales Corporativos: La herramienta de
comunicación para la era digital
http://www.kiven.com/noticias/ - Martha I. Finney. "A Matter of Balance, a Question of
Access." HR
Magazine, http://www.shrm.org/hrmagazine/articles/0197cov3.html
(01 1997). - Corporate Leadership Council, Trends and Projections
for the Strategic HR Function, September 2000 - Samuel Greengard. "Increase the Value of Your
Intranet." Workforce Online
http://www.workforceonline.com/cgibin/… - view&drctry=intranet&Filename-2968.html (16
September 1998) - Martha I. Finney. "HR & Company Intranets." HR
Magazine http://www.shrm.org/hrmagazine/articles/0197cov2.html
(01 1997) - Corporate Leadership Council. "Vision of the Future.
Tactic #1: Human Resources Self-Service Delivery System."
Washington: The Advisory Board Company (1995).
Autor:
Ing. Rocío Yvonne Cázares
Gallegos
Alumno Maestría Tecnología
de Información, ITESM
Título: Transformación de las decisiones
organizacionales a través de los portales
Categoría: Computación, Internet