Indice
1.
Introducción
2. Proceso de control.
3. Factores que comprende el
control
4. Control por áreas
funcionales
5. Técnicas de
control.
El proceso de
determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de establecer
las medidas correctivas necesarias y así evitar
desviaciones en la ejecución de los planes.
Puesto que el control implica
la existencia de metas y planes, ningún administrador
puede controlar sin ellos. El no puede medir si sus subordinados
están operando en la forma deseada a menos que tenga un
plan, ya sea,
a corto, a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras
más claros, completos, y coordinados sean los planes y
más largo el periodo que ellos comprenden, más
completo podrá ser el control.
Un administrador
puede estudiar los planes pasados para ver dónde y
cómo erraron, para descubrir qué ocurrió y
porqué, y tomar las medidas necesarias para evitar que
vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control
previene que sucedan las desviaciones, anticipados a ellas.
Elementos del control.
- Relación con lo planeado. El control siempre
existe para verificar el logro de los objetivos
que se establecen en la planeación. - Medición. Para controlar es imprescindible
medir y cuantificar los resultados. - Detectar desviaciones. Una de las funciones
inherentes al control, es descubrir las diferencias que se
presentan entre la ejecución y la planeación. - Establecer medidas correctivas. El objeto del control
es prever y corregir los errores.
Importancia.
El control es de vital importancia dado que:
- Establece medidas para corregir las actividades, de
tal forma que se alcancen planes exitosamente. - Se aplica a todo: a las cosas, alas personas, y a los
actos. - Determina y analiza rápidamente las causas que
pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a
presentar en el futuro. - Localiza a los lectores responsables de la
administración, desde el momento en que se
establecen medidas correctivas. - Proporciona información acerca de la situación
de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento
al reiniciarse el proceso de
planeación. - Reduce costos y ahorra
tiempo al
evitar errores. - Su aplicación incide directamente en la
racionalización de la administración y consecuentemente, en el
logro de la productividad
de todos los recursos de
la
empresa.
Principios.
La aplicación racional del control debe fundamentarse en
los siguientes principios:
A cada grupo de
delegación conferido debe proporcionarse el grado de
control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se
delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es
necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar
que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad
delegada esta siendo debidamente ejercida.
De los objetivos.
Se refiere a que el control existe en función de
los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio
para alcanzar los objetivos preestablecidos.
De la oportunidad.
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir,
debe aplicarse antes de que se efectúe el error. De tal
manera que sea posible tomar medidas correctivas, con
anticipación.
De las desviaciones.
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en
relación con los planes deben ser analizadas
detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas
que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para
evitarlas en el futuro.
Costeabilidad.
Es establecimiento de un sistema de
control debe justificar el costo que este
represente en tiempo y dinero, en
relaciona con las ventajas reales que este reporte.
De excepción.
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo,
delimitando adecuadamente cuales funciones
estratégicas requiere el control.
De la función
controlada.
La función controlada por ningún motivo debe
comprender a la función controlada, ya que pierde
efectividad el control. Este principio es básico, ya que
señala que la persona o la
función que realiza el control no debe estar involucrada
con la actividad a controlar.
Establecimiento de estándares.
Un estándar puede se definido como una unidad de medida
que sirve como modelo,
guía o patrón con base en la cual se efectúa
el control.
Los estándares representan el estado de
ejecución deseado, de hecho, no son mas que los objetivos
definidos de la
organización.
- Rendimiento de beneficios. Es la expresión de
los beneficios obtenidos por la empresa, que
resulta de la comparación o relación entre las
utilidades y el capital
empleado en cada una de las funciones. - Posición en el mercado.
Estándares utilizados para determinar la
aceptación de algún producto en
el mercado, y
la efectividad de las técnicas
mercadologicas. - Productividad. Este tipo de modelo debe
establecerse no solo para el área de producción, sino para todas las
áreas de la
empresa. - Calidad del producto.
Este estándar se establece para determinar la
primacía en cuanto a calidad del
producto, en relación con la competencia. - Desarrollo de personal. Su
objeto es medir los programas de
desarrollo
de la gerencia, y
su efectividad. - Evaluación de la actuación. Establece
las condiciones que deben existir para que el trabajo
se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar,
objetivamente, los limites de productividad
del personal de la
empresa.
Tipos de estándares.
Existen tres métodos
para establecer estándares, cuya aplicación varia
de acuerdo con las necesidades especificas del área donde
se implementen:
- Estándares estadísticos. Llamados
también históricos, se elaboran con base en el
análisis de datos de
experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresa
competidoras. - Estándares fijados por apreciación. Son
esencialmente juicios de valor,
resultado de las experiencias pasadas del administrador, en
áreas en donde la ejecución personal es de gran
importancia. - Estándares técnicamente elaborados. Son
aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y
cuantitativo de una situación de trabajo
especifica.
Medición de resultados.
Consiste en medir la ejecución la ejecución y los
resultados, mediante la aplicación de unidades de medida,
que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El
establecer dichas unidades es uno de los problemas mas
difíciles, sobre todo en áreas con aspectos
eminentemente cualitativos.
Para llevar acabo su función, esta etapa se vale
primordialmente de los sistemas de
información; por tanto, la efectividad del proceso de
control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser
oportuna, confiable, valida, con unidades de medida apropiada y
fluida.
Corrección
La utilidad concreta
y tangible del control esta en la acción correctiva para
integrar las desviaciones en relación con los
estándares. El tomar acción correctiva es
función de carácter
netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital
importancia reconocer si la desviación es un
síntoma o una causa.
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacion; es aquí en donde se
encuentra la relación mas estrecha entre la
planeación y el control.
Retroalimentacion
Es básica en el proceso de control, ya que a través
de la retroalimentacion, la información obtenida
se ajusta al sistema
administrativo al correr del tiempo.
De la calidad de la
información, dependerá el grado y rapidez con que
se retroalimente el sistema.
Implantación de un sistema de control
Por ultimo es necesario, mencionar antes de establecer un sistema
de control se requiere:
- Cortar con los objetivos y estándares que sean
estables. - Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con
los controles. - Que lso resultados finales de cada actividad se
establezcan en relación con los objetivos. - Evaluar la efectividad de los controles:
- Eliminando aquellos que no sirven.
- Simplificándolos.
- Combinándolos para
perfeccionarlos.
Características
Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro
de los objetivos, este debe reunir ciertas características para ser efectivo:
Reflejar la naturaleza de la
estructura
organizacional.
Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades
de la empresa y tipo de actividad que desee controlar.
Así, una pequeña empresa necesita de un sistema de
control distinto al de una empresa
grande; los controles que se implanten en el departamento de
ventas
serán diferentes a los controles del departamento de
producción.
Oportunidad
Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles
de interpretar para facilitar su aplicación. Es
fundamental que los datos o informes de
los controles sean accesibles para las personas a las que se van
a ser dirigidos. Las técnicas
muy complicadas, en lugar de ser útiles, crean
confusiones.
Ubicación estratégica
Resulta imposible implantar controles para todas las actividades
de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en
áreas de acuerdo con criterios de valor
estratégico.
3. Factores que comprende el
control
Existen cuatro factores que deben ser considerados al
aplicar el proceso de control:
- Cantidad
- Tiempo.
- Costo
Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el ultimo,
como su nombre lo indica, es eminenetemente
cualitativo.
El factor cantidad se aplica en actividades en las que el
volumen
es importante; a traves del factor tiempo se controlan las
fechas programadas; el costo es
utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio
de el se determinan las erogaciones de ciertas actividades.
Por ultimo la calidad se refiere a las especificaciones que
debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de
la empresa.
Es importante indicar que existen funciones en las que no
es necesario aplicar los cuatro factores, ya que esto
depende del área controlada, verbigracia, el
control de
inventarios utilizara los dos factores siguientes:
cantidad, en cuanto a las existencias de los
artículos o de la materia
prima que debe tener almacenada, y el tiempo, en cuanto
a la fecha necesaria para reponer el material.4. Control por
áreas funcionalesUna de las grandes ventajas de los sistemas de
control es que permiten, en los diferentes niveles y
áreas administrativas de la empresa, evaluar alas
ejecuciones, tanto a nivel genérico como especifico,
a fin de determinar la acción correctiva
necesaria.
El control se aplica a las cuatro áreas
básicas de la empresa y a cada una de las
subfunciones.Control de producción
La función del control de producción en esta
área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y
la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para
lograr esto, se aplican técnicas tales como estudios
de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica, análisis estadísticos y
gráficas. El control en esta
área comprende de cuatro funciones:Control de calidad
El Control de la Calidad se posesiona como una estrategia para asegurar el mejoramiento
continuo de la calidad. Programa
para asegurar la continua satisfacción de los
clientes
externos e internos mediante el desarrollo permanente de la calidad del
producto y sus servicios.
Concepto
que involucra la orientación de la organización a la calidad manifestada
en la calidad de sus productos, servicios, desarrollo de su personal y
contribución al bienestar general. La
definición de una estrategia asegura que la
organización está haciendo las cosas que
debe hacer para lograr sus objetivos. La definición
de su sistema determinar si está
haciendo estas cosas correctamente.
La calidad de los procesos
se mide por el grado de adecuación de estos a lograr
la satisfacción de sus clientes
(internos o externos). Esto implica la definición de
requerimientos del cliente
o consumidor, los m‚todos de medición y estándares contra
que comparar la calidad.Control de inventarios.
Su objetivo
primordial es determinar el nivel mas económico de
inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos
terminados.
Un buen control de
inventarios permite: - Calidad
- Disponer de cantidades adecuadas de
materiales
y/o productos para hacer frente a las necesidades de la
empresa. - Evitar perdidas considerables en las ventas.
- Evitar perdidas innecesarias por deterioro u
obsolencia, o por exceso de material almacenado. - Reducir al mínimo las interrupciones de la
producción.Por lo consiguiente, el control de inventarios se
encarga de regular en forma optima las existencias en los
almacenes,
tanto refacciones, herramientas y materias primas, como
productos terminados.
En síntesis, la organización de contar con un
inventario suficiente para satisfacer sus
necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta
de material, puede ser causa de la perdida de un cliente,
lo que se traduce en perdidas financieras.Clases de inventarios.
- Reducir los costos en;: materiales ociosos,
mantenimiento de inventarios, retrasos en la
producción, derechos de
almacenaje, depreciación. - Materias primas. Son aquellas
que no han sufrido ningún cambio
previo al proceso de producción y son utilizadas
directamente en el mismo. - Materiales de proceso. Se utilizan en la
elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por
resultado del proceso. - Productos terminados. Son lo productos
terminados que están listos para su almacenamiento. - Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto,
pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de
las maquinas.
Para el control de inventarios se usan: desde métodos
muy sencillos como tarjetas
perforadas, niveles de pedido y de reposición, kardex de
entrada y salida; hasta técnicas mas complejas como la
investigación de operaciones.
Control de la producción
El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e
implementar todas las medidas tendientes a lograr un optimo
rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo
y lugar mas idóneos para lograr las metas de
producción, cumpliendo así con todas las
necesidades del departamento de ventas.
- Disminución de tiempos ociosos
- Reducción de costos.
- Evita demoras en la producción.
- Permite cumplir, al departamento de ventas, sus
compromisos con los clientes. - Incrementa la productividad.
Control de compras
Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta
funcion verifica el cumplimiento de actividades tales
como:
- Selección adecuada de los proveedores.
- Evaluación de la cantidad y la calidad
especificadas por el departamento solicitante. - Control de pedidos desde el momento de su
requisición hasta la llegada del material. - Determinación del punto de pedido y de
orden - Comprobación de precios
Este tipo de control promueve la eficiencia, al
evitar:
- Compras innecesarias, excesivas y
caras. - Adquirir materiales de baja calidad.
Control de mercadotecnia
Se refiere a la evaluación de la eficacia
de las funciones a través de las cuales se hace
llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el
control de la empresa en general, y para la
elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia. La evaluación en toda esta área
proporciona fundamentos para: - Retrasos en los programas de
producción y otras áreas. - Toma de decisiones de la
organización en general, al ofrecer información
acerca del desenvolvimiento de la empresa en el
mercado. - Desarrollo de planes a corto y mediano
plazo. - Evaluación de la efectividad de los
vendedores. - Sirve también para controlar otras funciones
que están relacionadas con el área de mercadotecnia tales como:
- Planes de producción.
- Inventarios.
- Compras.
- Investigación y desarrollo.
- Trafico.
- Innovaciones en planta y equipo.
- Finanzas: expansiones, funciones, etc.
- Determinación de las necesidades de
efectivo. - Necesidades de planta y de recursos
humanos.
Control de ventas
Los pronósticos y presupuestos
de ventas son esenciales para el establecimiento de este control,
ya que permiten fijar normas de
realización sin las cuales seria imposible evaluar las
ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La función
de este sistema sirve para medir la actuación de la
fuerza de
ventas en relación con las ventas pronosticadas, de tal
forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y
adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el
servicio al
cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar
las facilidades de crédito, aumentar el numero de visitas,
reforzar al vendedor a través de campañas
publicitarias, revisar periódicamente las visitas de lso
vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus
áreas de acción y ampliar su
perspectiva.
Control de finanzas
Proporciona información acerca de la situación
financiera de la empresa y del rendimiento en términos
monetarios de los recursos,
departamentos y actividades que la integran.
Establece lineamientos para evitar perdidas y costos
innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos
monetarios de la organización, auxiliando de esta manera
ala gerencia en la
toma de
decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el
manejo de sus recursos financieros.
Control presupuestal
Un sistema de control presupuestal debe:
- Incluir las principales áreas de la empresa:
ventas, producción, inventarios, compras,
etc. - Coordinar las partes como un todo y armonizar entre
si los distintos presupuestos. - Detectar las causas que hayan originado variaciones
y tomar las medidas necesarias para evitar que se
repitan. - Servir de guía en la planeación de
las operaciones
financieras futuras. - Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las
áreas de dificultad. - Por medio de datos reales y concretos, facilitar la
toma de
decisiones correspondientes. - Estar acorde al tiempo establecido en el plan,
así como adaptarse al mismo. - Contribuir a lograr las metas de la
organización.
Control contable
Ninguna empresa, por pequeña que sea, puede operar con
éxito
si no cuenta con información verídica, oportuna y
fidedigna acerca de la situación del negocio y de los
resultados obtenidos en un determinado periodo. Los informes
contables se basan en la recopilación eficiente de los
datos financieros provenientes de la operación de una
empresa.
El control contable debe:
- Proporcionar información veraz y
oportuna. - Ser un instrumento que ayude a detectar las
áreas de dificultad. - Orientar a la gerencia para determinar guías
de acción, tomar decisiones y controlar las operaciones. - Establecer las responsabilidades de los que
intervienen en las operaciones. - Detectar causas y orígenes, y no limitarse
al registro de
operaciones.
Costos.
Su objetivo, que es aparte de primordial es determinar el costo
real de un producto con base en el calculo y análisis
detallado de cada uno de lso elementos que intervienen en su
fabricación. A través de esta información es
posible no solo establecer el precio mas
adecuado del producto, sino contar con datos acerca de
áreas que requieren atención en cuanto a perdidas, mermas,
productos incontables, etc.
Auditoria.
La auditoria contable tiene como función primordial
dictaminar si la información financiera presenta
fidedignamente la situación de la empresa y si sus
resultados son auténticos. Esta evaluación se
realiza con base en la revisión y examen detallado de
todos los registros
contables de la negociación con el fin de
verificar:
- La autenticidad de los hechos y fenómenos
que presentan los estados
financieros. - Que los métodos utilizados estén de
acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados, y que su
aplicación sea consistente.
Control de recursos
humanos.
Su función es la evaluación de la efectividad en la
implantación y ejecución de todos y cada uno de los
programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de
este departamento; se lleva a cabo básicamente a
través de la auditoria de recursos humanos.
Auditoria de recursos humanos.
Es la evaluación sistemática y analítica de
todas las funciones operativas del personal, con el fin de
corregir deficiencias. La recolección de estos datos se
efectúa con base en el análisis y la
interpretación de la información estadística de cada una, todas o algunas de
las áreas que se mencionan en los siguientes incisos;
mediante la utilización de cuestionarios, entrevistas y
gráficas.
Evaluación de la actuación.
Como su nombre lo indica, mide la efectividad de los miembros de
la organización, con base ene estándares de
actuación que evalúen resultados teniendo en cuenta
factores tales como: rotación, ausentismo, perdidas por
desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes,
coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados,
compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de
objetivos y otras mas.
Evaluación de reclutamiento
y de selección.
Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos
relativos a esta área mediante el análisis a los
objetivos de aspectos como:
- Efectividad en el procedimiento
de selección, eficiencia del personal y su
integración a los objetivos de la
empresa. - Retiros y despidos) las causas que los
provocan).
Evaluación de capacitación y desarrollo.
Es una de las áreas cuya evaluación es mas
difícil, pero, también, mas necesaria. Dicha
evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos
índices:
- Productividad. Estudios de productividad antes y
después del entrenamiento. - Desarrollo de personal. Carrera de ascensos y
contribución del elemento humano en aspectos de
creatividad y productividad, en
relación con los recursos de capacitación.
Evaluación de la
motivación.
Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya
que su objetivo es medir la moral del
personal; se realiza a través:
- Encuestas de actitud.
- Estudios de ausentismo, retardos y
rotación. - Frecuencia de conflictos.
- Buzón de quejas y sugerencias.
- Productividad.
Evaluación de sueldos y
salarios.
Responde ala pregunta ¿ son los salarios de la
empresa equitativos y justos? Alguna de las medidas mas
usualmente utilizadas para efectuar este tipo de control
son:
- Estudios de salarios
de la empresa en relación con encuestas
regionales de salarios en empresas
similares. - Estudios de incentivos
promedio en relación con la productividad. - Conflictos salariales.
- Presupuestos de salarios.
- Evaluación de puestos.
Evaluación sobre higiene y
seguridad, y servicios y prestaciones.
La medida de efectividad de estos programas se obtiene a
través de análisis de registros y
estadísticas relativos a:
- Indices de accidentes
- Participación del personal en los programas
de servicios y prestaciones. - Análisis de ausentismo.
- Sugerencias y quejas.
- Estudios de fatiga.
Es importante mencionar que el control de recursos
humanos se refiere a todos los miembros de la
organización, sin importar a cual departamento
pertenezcan, y que los controles y técnicas varían
de acuerdo con el tamaño y las necesidades de cada
empresa.
Son las herramientas de las que se auxilia el
administrador para llevar a cabo el proceso de control.
Sistemas de
información
Los sistemas de
información comprenden todos aquellos medios a
través de los cuales el administrador se allega de los
datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una
de las actividades de la organización. Los sistemas de
información que puede utilizar una empresa son
múltiples y variables y
deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada
empresa. Los sistemas de información comprenden
técnicas tales como: contabilidad,
auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas
mecanizados, archivos, formas
y reportes e informes. Lo verdaderamente importante al establecer
un sistema de
información es aplicar los principios de
excepción, de costeabilidad, de oportunidad y el del
objetivo, a fin de que realmente reditúe beneficios su
utilización.
Reportes e informes
Existen múltiples tipos de reportes e informes;
básicamente pueden clasificarse en:
- Informes de control que se utilizan para el control
directo de las operaciones.En términos generales, al diseñar,
elaborar y presentar un informe,
es conveniente tomar en cuenta las siguientes
consideraciones:- Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a
fin de evitar confusiones. - Concentración sobre las excepciones. Debe
revelar los indicadores importantes, puntos
débiles y fuertes mas que situaciones
comunes.Informes de operaciones:
Informes de control: usados para el control directo de
las operaciones.
Informes de control corrientes. Para señalar las
desviaciones de la realización planeada
según ocurra, de manera que pueda actuarse con
prontitud para detener las perdidas:
Resumen de informes de control. Para resumir las
desviaciones de la realización planeada durante
un periodo (usualmente un mes), como una
comprobación de los informes de control
corriente y como una indicación de la
efectividad global de la realización de
ejecutivos responsables.
Reportes de información. Utilizados para la
planeación y determinación de normas.
Informes de tendencias. Basados en comparaciones
verticales de los resultados de la misma actividad o
grupo de actividades durante un periodo
de meses o años.
Informes analíticos. Basados en comparaciones
horizontales o de sección transversal de los
resultados durante un periodo dado de actividades
diferentes o de actividades similares, o en
comparaciones de los resultados reales con alguna norma
formal o informal, estándar u objetiva.
Informes sobre la apreciación de renglones:
Informes de actividad individual. Coincidiendo el
renglón y la responsabilidad.
Informes de actividad conjunta. Renglones bajo
responsabilidad conjunta.
Informes estáticos. Limitados a un
análisis de la fortaleza financiera y de la
estructura con la fecha dada.
Informes de control financiero. Miden la
condición financiera real contra la
condición planeada (presupuestada).
Mediciones del afectividad del uso de fondos. Basados
en la relación entre inversiones y distintas clases de activo
y el uso que se haga de ellos.
Informes de cambios y de condición financiera.
Resumen y analizan cambios en la condición
financiera durante un periodo dado. - Claridad y concisión. Los informes muy
largos, detallados y genéricos, origen
confusión y desatención por parte de quien
los recibe. - Complementarse con representaciones
gráficas, audiovisuales y verbales. De gran ayuda
para la representación de un informe puede ser la
utilización de gráficas, material de
audiovisual y explicaciones verbales, lo que evita la
monotonía y enriquece la
información. - Equilibrio entre la uniformidad y la variedad.
La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos
que no deben cambiarse constantemente, pero que no
requieren de revisiones y ajustes periódicos a fin
de no caer en la rutina y obsolencia. - Frecuencia de los reportes. El hecho de que
para controlar sea necesario contar con
información oportuna y periódica, no
implica que esta deba ser tan frecuente que origine
papeleo innecesario. - Evaluación de la información. Es
necesario evaluar frecuentemente la utilidad que reditúa la
información, es decir, examinar si realmente el
sistema proporciona información adecuada, completa
y oportuna, y si se justifica su costo.
- Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a
- Reportes de información que representan
datos mas extensos a fin de que la gerencia pueda formular
planes.
Formas
Las formas impresas son elementos indispensables para
transmisión y registro de datos
relativos a las actividades que se desarrollan en cada
departamento; existen multitud de formas que se utilizan en la
empresa que van desde una tarjeta de control de asistencia hasta
una póliza contabilidad.
Las formas facilitan la transmisión de información
a la vez que sirven para registrar adecuadamente las operaciones.
Al diseñar las formas es conveniente observar los
siguientes lineamientos.
- Aprovechamiento adecuado de los
espacios. - Claridad y concisión.
- Uniformidad de diseño
- Diseñar un diagrama
de control de formas. - Diseñar un catalogo de formas.
- Diseñar solo las necesarias (evitar papeleo
excesivo). - Asegurar que los asuntos y actividades importantes se
registren adecuadamente, y mantener al mínimo las
formas innecesarias y rutinarias.Se refiere a la aplicación de los
principios de control a todo el funcionamiento de la
organización; sus propios básicos
son: - Que el costo de su implantación se
justifique. - La obtención de información
correcta y segura. - La protección de los activos de
la empresa. - La promoción de la eficiencia en al
operación.
Tradicionalmente se ha considerado que el control
interno abarca solamente a la función financiera, sin
embargo, como ya se dijo, su finalidad no se reduce a evitar o
reducir fraudes, sino a optimizar el manejo de todos los recursos
a través de la disminución de desperdicios,
aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de políticas
de operación adecuadas, comprobación de la
exactitud de la información, establecimiento de sistemas
de protección contra perdidas.
Autor:
Marko Antonio