Elaboración de presupuestos en el sector turístico

1. Resumen
2. Desarrollo
3. Conclusiones
4. Ejercicio
   demostrativo

Resumen
:

Dirigir es guiar la acción hacia el logro de los
objetivos y
esto se consigue aplicando consecuentemente las funciones de la
Dirección y observando los principios
establecidos. Las funciones de dirección están
integradas por la Planeación, la
Organización, el Mando y el Control y dentro
de la actividad empresarial la Planificación y la Organización constituyen la fase de
preparación de la estrategia y el
Mando y el Control la fase de ejecución, mientras que los
recursos
humanos constituyen el eslabón que cumplimenta es
integra estas fases con su acción..

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gráfico seleccione la opción "Descargar"

 DIRECCION

  Desde sus inicios ha sido
preocupación de la Planeación prever el futuro, y
en la medida de lo posible, por integrarse como mejor pueda a la
evolución de este futuro, en función de
obtener determinados objetivos. En la segunda mitad del siglo XX
la Planificación ha sufrido una fuerte evolución
para convertirse conjuntamente con la Organización en los
elementos básicos de la implantación de la
estrategia empresarial. Ahora bien, la Planificación sin
el correspondiente Sistema de
Control es totalmente inútil por cuanto mediante el
Control se verifica el cumplimiento de los objetivos y se aplican
las posibles acciones
correctivas.

Los presupuestos constituyen la expresión
cuantitativa de los objetivos que se quieren alcanzar,
convirtiéndose en un auxiliar para la organización
y el control, debiendo estar estrechamente coordinados con el
consejo de dirección y el sistema de contabilidad,
a fin de que todos los que realicen tareas de dirección
participen en su elaboración y conozcan su responsabilidad para que los mismos sean
operativos. Los presupuestos son básicamente estados
financieros anticipadas y constituyen objetivos que abarcan
todas las fases de las operaciones de
la empresa
(ventas,
producción, compras, financiamiento).

Un sistema presupuestario bien diseñado
proporciona una disciplina que
hace que se coloque la planeación a la vanguardia
como una responsabilidad principal, ya que presenta las
siguientes ventajas:

• muestra con antelación las metas a alcanzar
  por la entidad, a saber: estados financieros pronosticados de:
  Resultado, Situación y Cambios en la Posición
  Financiera,
• coordina las actividades y propende a la
  colaboración de todos,
• perfecciona el control mediante la delegación
  de autoridad y
  la asignación de responsabilidades,
• permite verificar los resultados obtenidos sobre la
  marcha, advirtiéndose a tiempo las
  desviaciones del objetivo
  propuesto y
• muestra con antelación los posibles
  éxitos y fracasos.

La presupuestación de las empresas permite
predecir que ocurrirá en el futuro, si habrá
ganancia o pérdida, pudiéndose determinar entonces
las correcciones y las vías de diversificación
necesarias que permitan aumentar la eficiencia de la
entidad. Muchos de los cierres y creaciones injustificadas de
empresas hubieran podido evitarse mediante un oportuno esfuerzo
por cuantificar en términos monetarios los objetivos que
se querían alcanzar.

El presupuesto
maestro es el que proporciona el plan global para
un período económico venidero, incluyendo el
objetivo de utilidades y el programa
coordinado para lograrlo y su elaboración en la actividad
del turismo es
bastante diferente a la actividad productiva y de servicio, toda
vez que ésta no produce ningún bien o servicio
tangible que pueda apreciarse, sino que su objetivo es satisfacer
con calidad las
necesidades de esparcimiento y recreación
que demandan las personas en sus momentos de ocio, por lo que se
debe tener en cuenta las características y posibilidades
económicas de estas personas, con el objetivo de
considerar estos aspectos al ofertar las opciones
turísticas de alojamiento, comidas, bebidas,
recreación.

La aplicación de las técnicas
de computación resulta de mucha utilidad para el
cálculo
y la elaboración de los presupuestos, toda vez que permite
agilizar el proceso
mediante el encadenamiento de tablas en Excel, donde
se va tomando paso a paso la información contenida en las diferentes
tablas para ir confeccionando todos los anexos e ilustraciones
que conforman el presupuesto
maestro de la empresa. El
objetivo del presente trabajo es mostrar mediante un ejercicios
ilustrativo desarrollado en un curso de postgrado de Presupuesto,
como aplicar las técnicas de computación en el
desarrollo del
procedimiento
de presupuestación en la actividad
turística.

Clasificacion de la temática . Ciencias
Económicas y Empresariales

DESARROLLO

El presupuesto maestro de la actividad turística
también está integrado por el presupuesto de
operaciones y el presupuesto financiero. El presupuesto de
operaciones es el que cubre los ingresos y los
gastos de las
actuaciones corrientes de la empresa, siendo el que con mas
frecuencia se utiliza y debe ser preparado tomando como base la
estructura
organizativa de la entidad y asignando a los dirigentes la
responsabilidad de lograr los objetivos determinados.

Al igual que el presupuesto de la actividad productiva,
la cuantificación de los objetivos en la denominada
industria sin
humo comienza por el pronóstico de ingresos (por servicios y
por ventas), el cual se confecciona a partir del número de
turistas – días esperados y el porciento de
éstos que utilizarán los diferentes servicios y
consumirán en las distintas unidades de ventas, lo que
permitirá predeterminar el ingreso esperado (Presupuesto
de Ventas – Anexo A). Sin embargo, como en esta actividad
no hay un proceso de transformación, no es necesario hacer
un presupuesto de producción y el presupuesto de costo de ventas
se obtiene de calcular las propias ventas a su costo (Anexo B).
No obstante, sí se deben tener en cuenta los niveles de
inventarios de
materiales de
insumo y de mercancías para la venta para
poder
determinar los inventarios finales deseados y las necesidades de
compras (Anexo C), así como las posibles salidas de
efectivo. Toda la información contenida en los Anexos A y
B se registrará en la hoja resumen presupuestal (Anexo
D).

Para concluir el presupuesto de operaciones se hace
necesario predeterminar los presupuestos de gastos operacionales
y funcionales, los que también serán registrados en
el Anexo D y los que conjuntamente con el costo de ventas brindan
el total de gastos del período, que al ser restados de los
Ingresos por los servicios y las ventas determinarán la
utilidad neta de la entidad, estando casi completa la
información del Estado de
Resultado Proyectado (Ilustración I).

Una vez casi terminado el Estado de
Resultado Proyectado (Ilustración I), se procede a
confeccionar el presupuesto financiero, el cual comienza por el
Estado de Flujo de Caja
Proyectado (Ilustración II) a fin de estimar las entradas
y salidas de efectivo para un período futuro, de los
requerimientos respectivos a varios puntos intermedios y de las
existencias de monetario al final del período, las cuales
predeterminarán el saldo final de Efectivo que debe
mostrar el Estado de Situación Proyectado
(Ilustración IV). Los requerimientos de efectivo en
diferentes meses del período indicarán los posibles
gastos por intereses que deben incluirse en el Estado de
Resultado Proyectado a fin de determinar la utilidad neta de la
entidad en el año, antes del impuesto sobre
utilidades.

Una vez que quede terminado el Estado de Resultado es
necesario preparar el Informe de
Distribución de las Utilidades Retenidas
(Ilustración III). Este es un informe donde se consigna el
impuesto que sobre la utilidades se deben pagar al Presupuesto
del Estado, así como el destino que sufrirán el
resto de las utilidades esperadas después del pago del
impuesto.

Terminado el Estado de Flujo de Caja Proyectado
(Ilustración II) se comienza a preparar el Estado de
Situación Proyectado (Ilustración IV), el cual se
iniciará con el saldo final de efectivo que muestra el Flujo
de Caja Proyectado. El Estado de Situación Proyectado se
completa a partir de los saldos que muestran el resto de las
cuentas reales en
el Estado de Situación del 31 de Diciembre del 2000 y los
movimientos que producen los cambios provocados por los anexos e
ilustraciones.

En el esquema que se muestra a continuación se
muestra como se debe elaborar el presupuesto en la
empresa.

Procedimiento para elaborar el
Presupuesto Maestro de la Actividad
Turística

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La predeterminación de los objetivos que se
quieren lograr y su cuantificación mediante los
presupuestos hacen que la planificación se coloque a la
vanguardia como función primaria de la Dirección.
Ahora bien una vez establecidos los objetivos se hace necesario
organizar el sistema, es decir dividir el trabajo y
crear e interrelacionar las distintas unidades organizativas,
definiendo las funciones que cada miembro de la
organización debe realizar para alcanzar las metas. En
otras palabras preparar la estrategia de
Dirección.

CONCLUSIONES

A continuación se desarrollará un
ejercicio demostrativo en el cual todos los anexos e
ilustraciones se confeccionan en hojas encadenadas en Excel, a
partir de la información que se brinda, quedando de esta
forma elaborados los presupuestos de operaciones y financiero de
la empresa y por lo tanto su presupuesto maestro mediante
medios
automatizados, lo que demuestra la factibilidad de
utilizar las técnicas de computación en la
actividad de postgrado sino también en el trabajo
práctico.

EJERCICIO
DEMOSTRATIVO

El Hotel "Continental" perteneciente la Cadena Gran
Caimán quiere elaborar el presupuesto para el año
2001 y para ello cuenta con la siguiente
información:

1. Arribo de turistas – días esperados para
   el año: 43 200, lo que significa un crecimiento del 10%
   con respecto al período anterior.
2. Precio del alojamiento diario por turista
   $20,00.

   Características	Gasto Promedio Diario
   El 40% participará en actividades de recreación	$20,00
   El 70% consumirá gastronomía ligera	10,00
   El 90% utilizará los servicios de la cocina – Restaurant	40,00
   El 30% consumirá en el bar	15,00
   El 20% acudirá al cabaret – discoteca	50,00
   El 60% hará compras en la tienda	$100,00 por turista

3. Mediante índices estadísticos se conoce
   que:
4. Los precios de
   las ventas se establecen multiplicando el costo de las
   mercancías por 2,5.

   AREA	TRABAJADORES	SALARIO ANUAL
   Alojamiento	12	$30 200,00
   Recreación	20	43 200,00
   Bar	15	36 000,00
   Gastronomía Ligera	15	36 000,00
   Cocina – Restaurant	25	64 500,00
   Cabaret – Discoteca	10	24 000,00
   Tienda	8	19 200,00
   Dirección del hotel	16	49 900,00
   Promoción y Publicidad	6	18 000,00
   Mantenimiento y Reparaciones	8	22 100,00

   Los trabajadores cobran salarios
   fijos y se debe considerar un 14% de segu-

   ridad social y un 25% de impuesto sobre la fuerza de
   trabajo.

5. El hotel cuenta con una plantilla de 135 trabajadores
   distribuidos en las siguientes áreas:

   AREA	Mater. e insumos	Comb. y Lubric.	Luz y Agua	Otros Gastos
   Alojamiento	$4 200
   Recreación	6 000
   Bar	5 000
   Gastronomía Ligera	5 200
   Cocina – Restaurant	9 000
   Cabaret – Discoteca	4 400
   Tienda	5 600
   Dirección del hotel	6 000	$3 650	$4 800	$3 600
   Promoción y Publicidad	8 500
   Mantenimiento y Reparaciones	7 000

6. Se considera que los gastos operacionales y funcionales
   por materiales e insumos, combustibles y lubricantes,
   luz y
   agua y
   otros gastos monetarios se incrementarán de forma
   proporcional al crecimiento del ingreso de los turistas con
   respecto a los gastos reales del 2000 que fueron:

   AREA	Depreciación
   Alojamiento	$7 000,00
   Recreación	5 000,00
   Bar	4 500,00
   Gastronomía Ligera	4 200,00
   Cocina – Restaurant	5 200,00
   Cabaret – Discoteca	3 800,00
   Tienda	2 500,00
   Dirección del hotel	6 000,00
   Promoción y Publicidad	1 000,00
   Mantenimiento y Reparaciones	2 500,00

7. La depreciación de cada unidad
   organizativa se calcula de forma lineal y como no hubo ni
   altas ni bajas de activos
   fijos tangibles, el importe de la misma es igual a la del
   año anterior y es la siguiente:

   ACTIVO
   Activo Circulante
   Efectivos		$96 000,00
   Cuentas por Cobrar		13 600,00
   Materiales e Insumos		5 500,00
   Mercancías para la Venta		82 000,00	$197 100,00
   Activo Fijo
   Activo Fijo Tangible		$521 250,00
   Depreciación de Activos Fijos Tangibles		104 250,00	417 000,00
   Activo Diferido
   Gastos Diferidos a Largo Plazo			16 000,00
   Total del Activo			$630 100,00
   PASIVO Y PATRIMONIO
   Pasivo Circulante
   Cuentas por Pagar a Corto Plazo	$35 000,00
   Obligaciones con el Presupuesto	11 000,00
   Obligaciones con el Organismo	30 000,00
   Prestamos Recibidos	2 500,00
   Vacaciones Acumuladas	61 100,00		$139 600,00
   Pasivo a Largo Plazo
   Obligaciones a Largo Plazo			20 000,00
   Total del Pasivo			$159 600,00
   Patrimonio
   Capital Social	$400 000,00
   Reserva para Contingencias	50 000,00
   Reserva para Inversiones Materiales	20 500,00		470 500,00
   Total Pasivo y Patrimonio			$630 100,00

8. El Estado de Situación que presentaba la
   empresa el 31 de Diciembre del 2000 era el
   siguiente:
9. La entidad quiere que sus inventarios tengan un
   incremento del 12% para el próximo año, con
   respecto al año 2000.
10. El 25% de los servicios y ventas del hotel se
    efectúan a crédito, siendo el promedio igual para
    todos los meses y demorándose su cobro 90 días.
    Para el próximo período la entidad tiene un plan
    para reducirlo a 60 días.
11. El hotel realiza todas sus compras a crédito
    los suministradores y le conceden un plazo de 30 días
    para el pago.
12. Los pagos al Presupuesto del Estado y al organismo
    superior se deben efectuar lo mas rápidamente
    posible.
13. Los gastos diferidos a largo plazo amortizan $4
    000,00 anuales y se cargan a la dirección del hotel como
    otros gastos monetarios.
14. El préstamo a corto plazo vence al año
    el 15 de Marzo y la tasa de
    interés es del 12%.
15. Se prevee conceder vacaciones en el año por un
    importe de $82 000,00.
16. El préstamo a largo plazo solicitado y
    concedido el 1 de Junio del 2000, amortiza $5 000,00 y paga una
    tasa de interés
    del 12%.
17. La entidad debe pagar un 35% de impuestos sobre
    las utilidades mensuales que reporte.
18. A fin de año se autoriza crear una reserva
    para contingencias del 5%, antes del pago del impuesto sobre
    utilidades.
19. Se autoriza aumentar la reserva para inversiones
    materiales en un 20%.
20. Las utilidades pendientes de distribuir se deben
    aportar al organismo superior.

Enviado por :

Lic . Mislaide Godoy Collado