b). Flexibilidad. Es particularmente importante a la
estrategia del
sistema porque la organización está interesada (al
mayor grado posible) en la implementación a la medida de
la empresa
para poder aprovechar y crear ventajas competitivas
c). Alcance de la aplicación. En la
implementación de un nuevo sistema que pretende ofrecen
una solucion ónica que incluya todas las áreas de
la compañía, se requiere que la alta administración este 100% involucrada, ya
que hay problemas muy
comunes que se pueden aparecer [2]
d). Infraestructura tecnológica. Un sistema de
ERP esta basado en tecnología avanzada.
En la mayoría de las empresas, el movimiento al
nuevo sistema requiere remplazar la infraestructura existente.
Esta actividad incrementa en un grado considerable el riesgo del
proyecto ya que envuelve una importante inyección de
capital
adicional, habilidades del especialización y en algunos
casos la posibilidad de parar el negocio temporamente para la
implementación. Por ello esta posibilidad debe ser
considerada en el comienzo mismo del proyecto.
e). Cambios en los procesos organizacionales. La
implementación del ERP implica un cambio masivo
en los procesos de trabajo y en los flujos de la
información. Por naturaleza
introducir cambios es un proceso
políticamente difícil que puede dispara la resistencia de
grupos o
personas conservadoras, por ello, se deben incluir una vez tomada
la decisión de la implementación, una
campaña de publicidad para
dar a conocer y "promocionar" el sistema a lo largo y ancho de la
compañía.
f). Intensidad de la relación con el proveedor
del sistema. Lo cual puede variar dependiendo del tamaño
del sistema que se esta implementando. Pero de cualquier manera,
dada la importancia que tiene para la empresa la exitosa
implementación del sistema, la relación con el
diseñador del paquete se vuelve muy intensa. El
éxito del proyecto es altamente dependiente de que esta
sea una buena relación. Otro factor que sale a relucir
durante la implementación es el grado de experiencia del
proveedor con empresas similares. Tener un alto grado de
dependencia con un proveedor de software puede incrementar
el riesgo; un factor importante entonces se vuelve que tratemos
con una empresa financieramente estable.
g). Involucramiento de los usuarios. Hay estudios que
demuestran que el involucramiento de los usuarios finales y los
desarrolladores es muy importante [8] además que el grado
de habilidades de los usuarios es un factor clave para el
éxito del sistema.
4. Costo –
beneficio
La implementación exitosa de un sistema de ERP en
la empresa no es la etapa final del proceso este sistema de
soporte a las decisiones de negocio. [2] El éxito a largo
plazo del proyecto descansa en la existosa implementación
de un plan de
aseguramiento de calidad, o un
plan de optimización posterior a la
impelmentación.
Para obtener beneficios completos, sinergia
operacional y un retorno de inversión óptimo del sistema, la
organización debe ver mas alla de la utilización
del sistema y enfocarse en mejorar el desempeño. Desempeño incremental es
de particular importancia en la economía actual.
Optimización es el siguiente paso después de una
implementación existosa, midiendo cuidadosamente el
retorno de inversión y acelerando la curva de aprendizaje. La
optimización trae nuevas ideas que no fueron consideradas
durante la implementación del proyecto o etaban fuera del
alcance, como expansión del software implementado,
hardware para
eficientar los procesos existentes, etc.
La optimización debe ser planeada y ejecutada con
el mismo cuidado con el que se ejecutaron los procesos de la
propia implementación. Como regla, debemos seguir una
metodología documentada, que tenga detalles del proyecto,
asi como fechas compromiso y dueños de las
tareas.
Primero deben ser establecidos los objetivos de
la optimización. Para ello también se debe evaluar
el estado
actual del sistema ya implementado, funcionalidad y el impacto en
los procesos actuales del negocio.
El proceso de la optimizacion es una herramienta para
mostrar los beneficios del la implementación del sistema
de ERP y alcanzar la esperada eficiencia organizacional. Pero al
final del dia, el éxito de la implementación del
sistema está definido por la habilidad de la empresa de
integrar y consolidar la propia funcionalidad del sistema de ERP.
Optimizar no es un sinónimo de fracaso del sistema actual,
solo se debe ver como parte del proceso de mejora
continua.
La decision de invertir una cantidad considerable de
capital en un proceso de implementación de un sistema de
ERP refleja la disponibilidad de la administración para
cambiar la manera tradicional como opera la empresa. Las organizaciones
que pueden adoptar y adaptarse a un sistema de ERP integral e
implementar exitosamente toda la inversion asociada con el mismo
pueden aprovechar aún más las ventajas y colocarse
adelante de las demás, creando una ventaja
competitiva
El procedimiento de
implementación cuenta con 6 etapas las cuales son:
definición, entrenamiento,
modelación, configuración, puesta en vivo y
refinación. En la definición se hacen tareas como
análisis de requerimientos y alcance
inicial, firma de contrato y
estrategia de proyecto. La etapa de entrenamiento incluye la
capacitación de líderes de proyecto
para la aplicaciones funcionales y técnicas
de software. La etapa de modelación análsis de la
situación actual de la compañía y la
definición de la etapa nueva de trabajo. La
configuración se encarga de la instalación del
software de acuerdo al modelo de
trabajo y realizar pruebas. La
puesta en vivo se encarga de la revisión del ambiente final
y carga de la información inicial. Por último la
refinación se encarga de mejora continua de procesos y
entrenamiento periódico
a usuarios finales.
Los sistemas de ERP forman parte fundamental de las
grandes empresas actuales. Usualmente el mayor problema es que
las empresas importantes han ido creciendo con el paso de los
anos, han ido adquiriendo companias diversas que menejan pequenos
sistemas transaccionales unidos por otro ERP, en muchos casos
disenado espcialmente a las necesidades de cada compania o en
muchas otras aquirido como un producto
comercial.
El primer paso crucial en la implementación de un
sistemas de ERP, es el de escojer que es lo que la empresa debe
usar, basado en las necesidades de la misma, es decir, podemos
caer en el error de querer usar un sistema muy sofisticado para
una pequeña empresa que ni siquiera recuperará la
inversión; o por otro lado, podemos caer en el error de al
no haber dimensionado adecuadamente los sistemas de nuestra
compañía, escojer un sistemas que quede corto con
nuestra necesidades y que después sea necesario hacer
crecer o modificar y en el peor de los casos eliminar de nuestra
compañía para implementar uno nuevo.
El nombre del juego se llama
costo beneficio. Los sistemas en sí no sirven sin un
propósito, y el enterprise resource planning no es la
excepción. Si el sistema que queramos implementar no tiene
una justificación de un considerable retorno de la
inversión, difícilmente sera aceptado por la alta
dirección.
Por ello se seleccionó este tema, porque la
implementación de los sistemas de ERP es uno de los retos
mas interesantes de una compañía; el cual bien
manejado e implementado puede significar el total éxito en
la misma.
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Hugo Benito Ruiz Anchondo
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