Cada uno de los departamentos necesita tener un medio
expedito para poder informar, difundir o hacer llegar boletines,
procedimientos, formularios,
calendarios, proyectos,
aprobaciones, autorizaciones, modificaciones, planificaciones,
etc. El medio generalmente utilizado es el escrito ("Papel")
pero naturalmente las necesidades dependen del tipo de empresa y
su tamaño. Sin embargo, es importante desarrollar
procedimientos de creación y actualización de los
contenidos, así como definir un formato para cada tipo de
información.
Algunos de los principales objetivos de Operación
y Administración son:
- Información de la Empresa
- Información para Ejecutivos.
- Información para Empleados
- Políticas y Procedimientos
- Administración de Venta
/Compras - Administración Comercial
/Financiera - Control de Activos
/Pasivos
La información de Recursos Humanos requiere de
gran cantidad de papeles y no hace sencilla la
comunicación de políticas,
manuales de
procedimientos organigramas de
la empresa, beneficios, etc. Se requiere también
administrar el reclutamiento,
promoción, sueldos y asistencias de los
empleados.
A menudo se necesita responder a preguntas
típicas de Recursos Humanos como compras internas,
vacaciones, gastos
médicos, etc. , como también la entrega,
explicación, procesamiento de distinto formularios para
dichos procesos. Esto resta tiempo en una
tarea reiterativa a Recursos Humanos, además no da al
empleado un rápido acceso a información de su
interés.
Preguntas Frecuentes: Algunas preguntas
típicas y reiterativas a recursos Humanos son:
- ¿Dónde puedo encontrar las solicitudes
de vacaciones? - ¿Cuántos días de vacaciones
recibiré por cada año de antiguedad? - ¿Cuáles son las políticas en
caso de enfermedad? - ¿Dónde puedo encontrar
información acerca de créditos? - ¿Cómo funcionan los depósitos
directos? - ¿Cuál es el procedimiento
para solicitar un trabajo interno?
Formularios de Recursos Humanos: Se requiere gran
cantidad de tiempo para analizar y procesar solicitudes en
formularios especialmente para empresas con diferentes oficinas.
Para el empleado a veces no es fácil de llenar
correctamente los formularios, que utilizan ocasionalmente y
requieren de asesoramiento por parte del personal de
recursos humanos.
Los siguientes son ejemplos de formularios
utilizados:
- Créditos
- Compras de productos
internos - Reembolsos
- Solicitudes de vacaciones
- Maternidad y enfermedades
- Cambios de área
- Evaluaciones
- Encuestas
- Etc.
A continuación se presentan algunos
requerimientos comunes por parte de los empleados a Recursos
Humanos:
- Manuales de Procedimientos y
Políticas - Programas de Beneficios
- Programas de Bonos y
Compensación - Empleos Internos
- Descripciones de Puestos
- Curriculum
- Organigrama de la Empresa
- Calendario de Vacaciones y Días de
Descanso - Etc.
La empresa necesita promover posibilidades de capacitar
a los empleados en universidades, escuelas privadas y
públicas, y otras organizaciones orientadas a dicho fin.
Para poder cumplir con esta tarea se necesita mejorar las
comunicaciones, promover la colaboración,
eliminar la duplicación de funciones y
proveer información precisa y actualizada.
Los principales requerimientos para la Educación y
Capacitación son :
- Planes de Estudio
- Temarios
- Manuales de Capacitación
- Catálogos de Cursos
- Presentaciones
- Bibliografías
- Listas de Estudiantes y Profesores
- Calendarios y Horarios de Clases
A continuación se presentan usos comunes para
Difusión y Comunicación en la Empresa.
- Revista de la Empresa
- Comunicados de Prensa
- Preguntas Frecuentes
- Formularios
- Reportes Anuales, Folletos y Hojas de
Especificaciones
Revista de la Empresa: Para publicar
las revistas semanales, mensuales o semestrales de la empresa se
debe invertir en su dirección, edición,
publicación y distribución, generando costos por estos
conceptos.
Comunicados de Prensa: El
ciclo de revisión de los comunicados de prensa necesita la
autorización por parte de los departamentos de
dirección, jurídico y marketing. Además se
necesita archivar los comunicados de prensa junto con documentos de
revistas, periódicos, libros, etc.
que involucran a la Empresa en su ámbito
comercial.
Preguntas Frecuentes: Algunos ejemplos de
preguntas frecuentes que son formuladas para el departamento de
difusión y comunicación son:
- ¿Quiénes son los encargados de la
revista la
empresa? - ¿Cuál es el procedimiento para publicar
un comunicado de prensa? - ¿En cuánto tiempo se produce un nuevo
folleto? - ¿Cómo puedo ordenar una hoja de
especificaciones? - ¿Cuándo estará el nuevo folleto
de la empresa disponible? - ¿Quién es el responsable de los avisos
de la empresa? - ¿Dónde puedo encontrar los
últimos comunicados de prensa?
Estas preguntas suelen ser reiterativas y restan tiempo
en actividades más importantes para el personal
encargado.
Formularios: El uso de formularios para la
solicitud de folletos, libros, presentaciones, tarjetas de
presentación, etc. El empleado necesita llenar con los
datos
adecuados y esta información debe ser transferida a los
encargados por medio de estos.
Reportes Anuales, Folletos y Hojas de
Especificaciones: Los reportes anuales, folletos y hojas de
especificaciones deben ser generados en documentos que deben ser
impresos y distribuidos.
Una lntranet ofrece una nueva opción para mayor
efectividad en la coordinación de las actividades
organizacionales y entornos de decisiones distribuidas. Pero no
podemos referirnos a Intranet sin antes conocer que es
Internet.
¿Qué es Internet?
En resumen se puede definir a Internet como la gran
colección de redes, (todas ellas corriendo protocolos
TCP/IP:
Transport Control
Protocol/Internet Protocol) que están unidas y
ubicadas en todo el mundo; así que los usuarios de
cualquier red pueden
usar los servicios que provee TCP/IP para contactar usuarios en
cualquiera de las otras redes.
Cabe señalar que hay otras grandes redes de
área amplia (WAN: Wide Area Networks),
tales como BITNET (Because It's Time NETwork) y DECnet (Digital
Equipment Corporation network), que no están basadas en
los protocolos TCP/IP, y por lo tanto no son parte de Internet.
Sin embargo están conectadas a él, y pueden mandar
y recibir mensajes de correo
electrónico porque hay gateways (ruteador) que
actúan como traductores entre los diferentes protocolos de
red involucrados.
En 1960, el Transport Control Protocol
y el Internet Protocol (TCP/IP) fueron desarrollados para proveer
rápida comunicación entre dos dispositivos de red.
Estos protocolos de red fueron desarrollados para proveer un
enlace de comunicación, aún si algunos de los
enlaces entre los dispositivos llegaran a fallar. La
corporación RAND, en conjunto con el Instituto de
Massachusetts de Tecnología y la Universidad de
California en los Angeles, desarrollaron ésta
tecnología para el Departamento de Defensa de los Estados Unidos.
Esta agencia de gobierno
necesitaba una red contra fallas, para
asegurar la comunicación en caso de una guerra
nuclear. En 1969, el Departamento de la Defensa de los Estados
Unidos comenzó a usar ARPANET, la primera red basada en la
tecnología de protocolos. ARPANET inicialmente conectaba
cuatro grandes computadoras.
Durante los 70s, instituciones
educativas y de investigación comenzaron a conectarse a
ARPANET para crear una comunidad de
redes. A finales de los 70s, TCP/IP comenzó a ser el
protocolo oficial
usado en Internet.
En los 80s, la Fundación Nacional de Ciencia de los
E.U. reemplazó ARPANET con una red de alta velocidad.
Esta es la red que actualmente sirve como enlace principal
(backbone) para la actual Internet. Cuando ARPANET fue usado en
1969, consistía solo de 213 hots registrados. En 1986
existían mas de 2,300 hots.
A inicios de los 90s, la Fundación Nacional de
ciencia de los E.U. transfirió el mantenimiento
y supervisión de la Internet a fundaciones
privadas y corporativos. Actualmente, la Internet tiene varios
millones de computadoras conectadas a nivel mundial. El desarrollo de
otros protocolos y otras tecnologías, como el World Wide
Web, ha
contribuido a éste crecimiento.
Organismos relacionados a
Internet
World Wide Web Consortium
(W3C)
W3C trabaja con la comunidad global para producir
software de
especificaciones y referencia. El consorcio está formado
por miembros de la industria,
pero sus productos son gratuitos. El Web de W3C se encuentra en
el Laboratorio
para la Ciencia de
la Computación del Instituto de Massachusetts
(MIT LCS) y en el Instituto Nacional de Francia para
la Investigación de la Informática y la Automatización (INRIA), en
colaboración con el Concilio Europeo para la
Investigación Nuclear (CERN), donde fue desarrollado
originalmente el Web.
Internet Engineering Task
Force (IETF)
Este organismo se encarga del desarrollo y la
ingeniería de los protocolos de Internet. La IETF es una
comunidad internacional de diseñadores de red, operadores,
vendedores e investigadores preocupados con la evolución de la arquitectura de
Internet y su buen funcionamiento. Está abierto para
cualquier interesado.
Electronic Frontier
Foundation (EFF)
La EFF, es una organización civil independiente
que trabaja en el interés publico de proteger la
privacidad, la libre expresión y el acceso a los recursos
en línea e información.
La Internet es una red global en la cual, cada computadora
actúa como un cliente y un
servidor. La
Internet consta de varios componentes conectados:
- Backbones: líneas de
comunicación de alta velocidad y ancho de banda que unen
hosts o redes. - Redes: grupos de
hardware y
software de comunicación dedicados a la
administración de la comunicación a otras
redes. Todas las redes tienen conexiones de alta velocidad para
dos o más redes. - Proveedores del Servicio de
Internet (ISPs): son computadoras que tienen acceso a la
Internet. Varios proveedores
de servicios en línea como Compuserve, MPSNet y Spin,
actúan como ISPs proveyendo acceso a Internet a todos
sus suscriptores. - Hosts: computadoras cliente/servidor. En ellos
es donde los usuarios ven la interacción con la
Internet. Cada computadora que se conecta directamente a una
red es un host. Todos los hosts tienen una dirección de
red única. Esta es un comúnmente conocida como la
dirección IP.
La manera en que Internet permite a las computadoras
conectarse es similar a como trabaja una red de área local
(LAN).
En una red simple, se tienen dos computadoras y una
conexión de datos. Las computadoras se comunican enviando
un paquete a través de la conexión. Un paquete es
una unidad de datos que viaja entre hosts de una red
específica. Un paquete consiste de dos
secciones:
- Encabezado: contiene la localización de la
dirección física y otros
datos de red. - Datos: contiene un datagrama.
Los dos protocolos de Internet que trabajan en conjunto
para la transmisión de datos son:
- Transmission Control Protocol (TCP)
- Internet Protocol (IP)
En conjunto estos protocolos son conocidos como
TCP/IP.
Las computadoras también pueden comunicarse con
otras computadoras fuera de la LAN. Al conjunto de LANs se les
conoce como redes de área amplia (WAN). Los ruteadores y
gateways proveen las conexiones entre diferentes LANs. Si las
LANs son del mismo tipo, se usa un ruteador. Si las LANs utilizan
diferentes protocolos de comunicación, o topologías, los gateways son usados para
convertir los paquetes en el formato requerido. Cuando un gateway
recibe un paquete, el gateway utiliza la información de la
dirección y el encabezado del datagrama para determinar la
localización del destinatario de los datos. El gateway
reempaqueta el datagrama en el formato, del paquete adecuado,
hacia la siguiente conexión. Los datos pueden cruzar
varias LANs antes de llegar a su destino.
La Internet es considerada una red de área
amplia, independiente a la topología. Esta independencia
de las diversas topologías de LAN la realiza el protocolo
estándar IP. El encabezado del paquete IP contiene una
dirección de cuatro octetos que identifican a cada una de
los equipos. Cuando un paquete es enviado hacia un host, la computadora
determina si el paquete es local o remoto (dentro o fuera de la
LAN). Si el paquete es local, el mismo lo transmite; si es remoto
lo envía hacia un gateway el cual determina la
dirección final. La información de la
dirección también determina cómo será
ruteando el paquete a través de Internet. Normalmente el
gateway utiliza la localización del destinatario para
determinar la mejor ruta para enviar el paquete.
Si alguna red intermedia llegara a estar demasiado
ocupada o no disponible, el gateway dinámicamente
selecciona una ruta alterna. Una vez que el paquete es enviado,
cada red que reciba el paquete, repite el proceso
redirigiéndolo cuando sea necesario. Este proceso de
repite hasta que el paquete llega a su destino. Diferentes
paquetes pueden tomar diferentes rutas, aún cuando
contengan información del mismo archivo o
mensaje. Los datos del paquete son reensamblados en el
destinatario.
La importancia de usar
una Intranet
Para casi cualquier empresa de hoy en día, y muy
especialmente en un futuro muy cercano, la intranet va ha ser un
recurso indispensable. Dada la gran cantidad de datos que genera
cualquier empresa, se están quedando obsoletos los
actuales métodos de
inserción y consulta de datos. Una intranet puede resolver
estos y otros problemas.
Una Intranet puede resolver, por ejemplo, el problema de
la distribución de información para todos los
empleados , así pues se pueden publicar manuales, planes
de acción, procedimientos, material de formación,
folletos de marketing y productos, listas de precios,
información comercial, anuncios, promociones etc. Y son
accesibles para el empleado o cliente de forma inmediata, y con
un ahorro considerable respecto a los métodos
clásicos, panfletos, circulares, notas informativas, etc.
Además cualquier actualización de datos es
inmediata y no supone ninguna carga para la empresa como los
métodos tradicionales.
Una intranet organiza, además, la
distribución de una empresa, ya
que cada división puede tener su apartado en la intranet.
Se puede organizar también una lista de encuentros y
reuniones a la que cada empleado podrá acceder
rápidamente, planificando así las reuniones de
empresa de una forma más eficaz. Se mejora de esta forma
la comunicación entre todos los trabajadores, y las
sugerencias, peticiones o cualquier comunicación en
general, se realiza de una forma más rápida y
eficiente.
Se aprovechará también la potencia de una
intranet para tener acceso rápido a cualquier documento de
la empresa, siempre que se tenga el nivel de privilegios
adecuado. Esta es otra de las ventajas de una intranet, su
seguridad. Solo
tendrán acceso a los recursos aquellos empleados que lo
necesiten realmente. Siguiendo con la potencia y velocidad de
acceso a datos de una intranet, el tiempo empleado en realizar
cualquier búsqueda de datos de cualquier departamento de
la empresa se reduce considerablemente, por lo que la
productividad de la empresa mejora.
Algunos conceptos a tener en cuenta al implementar una
Intranet. Debe hacer su intranet lo
suficientemente versátil para que sus
empleados trabajen eficazmente, al mismo tiempo que debe vigilar
la seguridad. Se deben controlar los accesos, quien tiene
permisos para cargar software, para crear página y
publicar contenido etc.
Debe elegirse un sistema de
herramientas
único para todos, herramientas de edición,
publicación y navegación, así como sistemas
operativos, para evitar en lo posible posibles
incompatibilidades. Deben elegirse sistemas robustos y probados,
ya que a la velocidad a la que se mueve este mundo existen muchos
programas, que
aún siendo buenos, no están suficientemente
probados y no ofrecen la garantía suficiente.
Puede publicar fácilmente cualquier documento de
su intranet en la "red de redes" que es Internet, ya que una
intranet no es mas que una Internet en pequeño.
Además podrá dar acceso a Internet a los usuarios
de su intranet, globalizando más su empresa. Deberá
tener en cuenta la información que será accesible
desde Internet, ya que sus páginas se verán desde
todo el mundo. Aunque el riesgo es
pequeño, deberá realizar un seguimiento de sus
publicaciones para no hacer accesibles documentos internos de la
empresa. Salvando este pequeño inconveniente, las ventajas
de la publicación en Internet son inmensas, tendrá
un mercado potencial
nacional y mundial, y el impacto en usuarios externos será
considerable. El marketing de su empresa se revalorizará
sustancialmente.
Las ventajas de una intranet son muchas, siendo
además una herramienta esencial de trabajo para
pequeñas, medianas y grandes empresas. El futuro en
administración y gestión
interna de empresas está aquí, es la
Intranet.
Intranet
Funcionamiento Conceptos y Definiciones
Las intranets son redes privadas que se han creado
utilizando las normas y
protocolos de Internet. Aportan la interfaz de exploración
del World Wide Web(www) a la información y servicios
almacenados en una red de área local (LAN) corporativa.
Las intranets son atractivas por que disminuyen el costo de
mantenimiento de una red interna y, al mismo tiempo, aumenta la
productividad, ya que ofrece a los usuarios acceso mas eficaz a
la información y a los servicios que necesitan.
Internet / Intranet:
¿Cuál es la diferencia?
¿Cuál es la diferencia entre Internet e
Intranet? Básicamente, la localización de la
Información y quién accede a ella. Internet es
público, global, abierto a cualquiera que tenga una
conexión a interne.
Las Intranet están restringidas
a aquellas personas que están conectadas a la red privada
de la empresa.
Además de eso, ambas funcionan esencialmente de
la misma manera, con la misma tecnología TCP/IP para
regular el tráfico de datos. Del mismo modo, desde el
punto de vista de las aplicaciones (e-mail, newsgroups y
transferencia de archivos FTP,
además del Web), no existe ninguna diferencia entre
internet e intranet.
En la Intranet de una empresa, el acceso a la
información es muy similar al acceso a Internet.
Ello supone que, si conocemos el proceso para Internet,
será casi automático empezar a utilizar una
intranet (con el ahorro en formación que eso supone para
la empresa).
Se puede describir el proceso de la siguiente
manera: Todas las máquinas
cliente (PCs locales conectados a una
máquina Servidor de
Web), utilizan un software
especial, un browser (navegador;
por ejemplo, Netscape Navigator o Internet
Explorer), además de software especial para el correo
electrónico, FTP y demás
servicios.
El usuario hace click en un
hipervínculo, que envía una petición
de información al servidor. El hipervínculo
contiene el nombre del servidor donde está localizada la
información, y el nombre del archivo que ha de ser cargado
en el browser.
- El servidor lee la petición, vuelca el
archivo, y lo manda al cliente. - El cliente recibe el archivo y lo deposita en
la ventana del browser (siempre que dicho archivo sea
compatible con el web, por ejemplo, con formato HTML y otros).
Puede ocurrir también que el archivo se deposite en
discos o en aplicaciones especiales.
Esencialmente, existen tres tipos de intranets
según el tamaño de éstas y la distancia
entre sus nodos (entendiéndose por nodo cada uno de los
equipos que está conectado a dicha intranet). Por un lado,
estarían las LAN. Estas son las redes locales de siempre,
el número de nodos conectados a ella van desde 2 a 50 y
están situados físicamente cerca y, por lo general,
suelen ser redes pertenecientes a las oficinas de una empresa.
Otro segundo tipo de redes son las MAN (Metropolitan Area
Network). Este tipo de redes suele contener varias LAN, y por lo
general forman este tipo de redes en los campus universitarios.
Por último, se encuentran las WAN (Wide Area Network), las
cuales tienen un ámbito mundial, y suelen incluir,
además de la transmisión mediante cables, la
conexión mediante satélite y radiofrecuencia. Un
ejemplo muy claro de este tipo de redes son las redes
corporativas mundiales de empresas como British Telecom o
Microsoft, que
permiten que todos los empleados reciban las consignas de las
oficinas centrales a la vez. Todos estos tipos de redes
pueden tener dos configuraciones, o bien punto a punto, o bien de
servidor dedicado. En la configuración punto a punto cada
uno de los nodos de la red tiene que ejecutar el software de red
para unirse a los demás nodos y crear así la red,
con el consiguiente gasto inútil en hardware, para
soportar las nuevas aplicaciones que van saliendo al mercado. Por
el contrario, con la configuración de servidor dedicado,
uno o varios de los computadores de la red, generalmente
equipados con una cantidad considerable de memoria RAM y con
un disco duro de
proporciones suficientes para soportar todo el tráfico de
la Red, son los encargados de albergar el software de red. De
este modo los demás nodos de la red sólo se tienen
que limitar a albergar el software cliente, permitiendo
así que equipos más antiguos puedan moverse con la
misma velocidad que los demás equipos, ya que todo el
trabajo efectivo se centra en los servidores
habilitados al caso.
Elementos utilizados en
intranet.
Algunos conceptos y definiciones a tener en cuenta al
referirnos a intranet. Debemos comprender algunos términos
para hacer de intranet lo suficientemente
comprensible para que podamos formarnos una opinión
fundamentada y al mismo tiempo poder llegar a definir nuestros
requerimientos para una futura Intranet.
Los Servidores Web son aquéllos que
permite a los clientes compartir datos, documentos y multimedia en
formato Web.
Aunque parte de la tecnología
Cliente-Sevidor, el servidor Web aporta unas ventajas
adicionales en aspectos muy importantes como
son:
- Web se crea normalmente como un sistema
abierto al que cualquiera puede contribuir y acceder desde
cualquier punto de la red de la empresa: no requieren logins ni
password como los sistemas tradicionales
Cliente-Servidor. - Los Servidores Web vuelcan información
con un simple click del ratón(mouse) a
través de un proceso de
hipervínculo. - La información servida puede ser de
cualquier tipo (datos, documentos, multimedia, etc..), gracias
a la utilización de los estándares
Internet. Esa información es de sólo lectura
pues, a diferencia de los sistemas normales Cliente-Servidor,
el usuario no puede hacer cambios en el dispositivo original e
los datos. - Dado que el Servidor de Web es de tan
fácil acceso, ello hace posible publicar
información de forma instantánea en toda la
empresa mediante un simple almacenamiento de la misma en el
servidor. - Un Servidor de Web en la Intranet puede
servir la misma copia de un archivo a toda la
organización, de la misma forma que un único
servidor web en Internet puede servir al mundo entero.
Así que ahora sólo hay una única copia del
archivo a actualizar, y cuando Ud. lo actualiza, la nueva
versión es servida instantáneamente a toda la
empresa. - La amplitud de la red suele ser mayor que
otros sistemas Cliente-Servidor, pues la mayor parte de
intranet se construyen sobre Redes de Área Extensa
(WAN), más que sobre redes
LAN.
La tecnología denominada Cliente-Servidor
es utilizada por todas las aplicaciones de
Internet/Intranet:
- Un servidor es un computador
remoto — en algún lugar de la red — que proporciona
información según
petición. - Un cliente funciona en su computador local,
se comunica con el servidor remoto, y pide a éste
información. - El servidor envía la
información solicitada.
Un único servidor típicamente
sirve a una multitud de clientes, ahorrando a cada uno de ellos
el problema de tener la información instalada y almacenada
localmente. Los sistemas Cliente-Servidor pueden ser de muchos
tipos, dependiendo de las aplicaciones que el servidor pone a
disposición de los clientes. Entre otros,
existen:
- Servidores de Impresión, mediante el
cual los usuarios comparten impresoras. - Servidores de Archivos, con el cual los
clientes comparten discos duros
. - Servidores de Bases de Datos,
donde existe una única base de
datos.
Los Servidores Web
también utilizan la tecnología Cliente-
Servidor, aunque añaden aspectos nuevos y propios a la
misma.
Cuando hablamos de Internet e Intranet, es
fundamental el concepto de
hipervínculo. Las páginas
web, creadas bajo el lenguaje
HTML, contienen palabras, imágenes y
otros elementos remarcados que permiten al usuario desplazarse de
una página a otra con un simple click del ratón. La
razón es que el elemento marcado ha sido relacionado
("hipervinculado") a la otra página, de tal manera que,
cuando hacemos click en el ratón, el Servidor Web busca la
página y la dirección indicada en el
vínculo, y la pone a disposición del usuario en su
browser.
El web browser es el software especial que
utilizamos para acceder a información del World Wide Web y
las informaciones depositadas en los Servidores Web
de una Intranet. El web browser permite al usuario hacer
click en hipervínculos, de manera que
proporciona al servidor información sobre dónde
está depositada la página que quiere ver, y
automáticamente mandarle y ver en línea (online)
documentos llamados páginas web.
Los Web browsers son programas comerciales de
software. Los dos de más utilización en la
actualidad son los comercializados por Microsoft (Internet
Explorer) y por Netscape Communications (Netscape Navigator).
Ambos programas trabajan del mismo modo y ponen a
disposición del usuario el mismo tipo de documentos:
aquellos almacenados en formato HTML y otros.
Bajo el concepto de tecnología Web, se
agrupan una serie de nuevas
tecnologías y estándar que hacen posible
Internet e Intranet:
- HTML (HyperText Markup Language) es el
lenguaje
básico de hacer archivos de texto con
hipervínculos, publicarlos en un Servidor Web, y
"transportarlos" a diferentes usuarios, que pueden leerlos
gracias a los browsers. - Java es un lenguaje de
programación diseñado para ser utilizado en
la red (es decir, no está instalado localmente), y se
utiliza para dar a las páginas web características extra no disponibles en
HTML. - TCP/IP(Transport Control Protocol/Internet
Protocol) es el protocolo de comunicación básico
de lnternet e Intranets, y permite la comunicación
punto-a-punto entre los distintos computadores de una
red. - HTTP (Hypertext Transfer Protocol) es el
protocolo web que controla las peticiones y servicios de
documentos HTML. - FTP (File Transfer Protocol) es un protocolo
utilizado para transmitir archivos a través de la red,
desde un disco duro o e-mail. - El uso de correo electrónico es
probablemente uno de los servicios más populares de los
usuarios de redes, ya que proporciona una transferencia de
información de manera rápida y eficiente.
Así, el correo electrónico puede: crear, editar y
emitir mensajes, además de almacenarlos en los
correspondientes buzones de los usuarios, y recibir los ya
almacenados para efectuar su lectura a
otro. - SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) es un
protocolo para el envío y recepción de mensajes
de correo electrónico
(e-mail)
Conceptos Básicos: Una red es un
conjunto de dispositivos conectados entre si y cuya finalidad es
la compartición de recursos.
Para interconectar varios computadores se necesita
disponer de un medio físico que permita establecer dicha
conexión; este medio físico, en la mayoría
de los casos es un cable, aunque también pueden usarse
ondas, como las
de radio o
infrarrojas. Además del cable, es necesaria la presencia
de unos dispositivos (tarjetas) que controlen de alguna forma la
comunicación, junto con el software pertinente. Con
sólo esto ya se puede tener una red.
Algunos de los motivos por los que se instala una
red local son los siguientes:
- Compartir de recursos software: Es
más barato comprar una aplicación para una red de
X puestos(PCs), que comprar X aplicaciones. - Compartir de recursos hardware: También es
más barato comprar un par de impresoras para la red y
permitir que todos los puestos las utilicen, que comprar una
para cada equipo. - Compartir de bases de datos: Pensemos en
unos grandes almacenes con
varios computadores como cajas registradoras. Cada computador
debe actualizar y consultar dos bases de datos: precio de
productos y existencias. Si no estuvieran conectados en red,
cada computador debería poseer las dos bases de datos,
que a su vez deberían ser actualizadas al final de la
jornada en todos los equipos. - Economía de la empresa: En una red
cabe cualquier equipo. Un computador con disco duro de baja
capacidad, pero en una red local podemos hacer que acceda al
disco duro del servidor de la red,con major
capacidad. - Comunicación entre usuarios: Dentro
de una empresa, sin la presencia de una red, los trabajadores
deben comunicarse por teléfono o
desplazándose. - Trabajo en grupo: Facilita el intercambio
de información entre los distintos miembros de un grupo
de forma rápida y cómoda.
Los principales elementos para instalar una red son
los siguientes:
- Tarjetas de interfaz de red: Gestionan
muchas de las funciones de comunicación, como son el
tipo de conector para el cable, y el método
de acceso al mismo. - Cable: Existen varios tipos de cable, pero
los más utilizados son: par trenzado, cable
coaxial y fibra
óptica, teniendo cada uno de ellos ventajas e
inconvenientes. Sin embargo, recientemente ha aparecido el
concepto de "cableado
estructurado" que intenta definir la forma más
estándar posible de cablear una red, de forma que cumpla
tres requisitos: compatibilidad con las tecnologías
actuales y futuras, ser flexible y que sea de fácil
supervisión, mantenimiento y administración. Por
este motivo, actualmente predominad dos tipos de cable, el par
trenzado y la fibra óptica. - Protocolos de comunicaciones: Existen
varios protocolos de comunicaciones en la actualidad, aunque
hay uno que está en boca de todos por ser el utilizado
en Internet, y es el TCP/IP. - Sistema operativo de red: Existen varios
sistemas
operativos de red, siendo tal vez los más usados:
Unix (y sus
diversas variantes, Solaris, Aix, HP-UX, Linux, etc)
Windows NT y
Novell.
Todos ellos tienen ventajas en inconvenientes, por lo que
deberá seleccionarse en función
del uso que se le vaya a dar a la red. - Aplicaciones capaces de funcionar en red:
Actualmente hay aplicaciones que cubren
prácticamente todas las necesidades de una empresa,
aunque no todas están disponibles para todos los
sistemas operativos. Es muy importante que se asegure que las
aplicaciones que desea utilizar estén disponibles para
el sistema
operativo que sé a elegido.
De entre todos estos modelos de
red, en esta ocasión vamos a tratar las redes LAN,
también conocidas como redes locales o intranets. Estas
son las que se encuentran en mayor apogeo en el mercado actual.
Para unir todos los nodos de una red como sería en el caso
de la LAN "punto a punto", o para unir los distintos nodos con el
o los servidores de red, se han desarrollado cuatro tipos
principales de tecnologías de red:
- Ethernet
- Token Ring
- ARCNET
- FDDI
La primera versión de esta tecnología, la
más extendida por todo el mundo actualmente, fue
diseñada en el laboratorio de Xerox en Palo Alto
(California) por el Dr. Robert M. Metcalfe. Éste,
desarrolló un estándar de Ethernet que
transmitía casi a 3 Mbps. Poco después, un
consorcio formado por Xerox y otros dos fabricantes,
desarrollaron el estándar IEEE.802 que es el que se
usó para desarrollar Ethernet de 10 Mbps y,
posteriormente, Ethernet de 100 Mbps. Esta tecnología se
caracteriza por el protocolo para transmisión de datos
CSMA/CD (Carrier
Sense Multiple Access/Collision
Detect). Esta tecnología tiene dos fines, el primero que
es utilizado por el QSMA, permite que cuando un equipo conectado
a la LAN desee enviar datos a otro equipo, espere hasta que
ningún otro equipo esté emitiendo paquetes de
información. Una vez que, la LAN está disponible,
el equipo manda el primer paquete de información y
aquí ya entra en juego la
segunda parte de este protocolo de transmisión, el
"Collision Detect". Esta parte del protocolo se encarga de, una
vez que los datos han sido enviados, asegurar que llegan
correctamente a su lugar de origen sin colisionar con otros
paquetes, que otros equipos de la LAN hayan enviado bien por
error. Si esto sucede, el CD se encarga de avisar a los equipos
implicados en la colisión, para que paren de enviar
más paquetes. Una vez realizado esto, los equipos esperan
un cierto tiempo antes de reanudar el envío. Este sistema
de aviso de errores tiene un problema, si los equipos
están cerca no hay ningún problema, ya que
recibirán el aviso de colisión a tiempo, pero sino,
lo más seguro es que
antes de que llegue el mensaje de aviso de colisión,
éstos ya hayan mandado algún paquete más, ya
que estos se mandan cada cierto tiempo. Actualmente, esto ha
dejado de ser un problema, debido a la adopción
de nuevas tecnologías, entre ellas la fibra óptica,
que han dejado atrás los problemas generados por el cable
coaxial. Ese mensaje de error (cuyos doce primeros bits, de los
sesenta y cuatro que posee, están destinados a informar
sobre el transmisor y el receptor del mensaje) que se emite ha
sido uno de los quebraderos de cabeza de los últimos
años. Así, se han dado distintas soluciones al
mismo, para hacerlo más efectivo, surgiendo propuestas de
las distintas asociaciones y consorcios de empresas dedicadas a
tal fin, entre ellas la capitaneada por la inventora de la
Ethernet, Xerox. Para lograr que exista un cierto estándar
internacional en las tarjetas o dispositivos de todo tipo
Ethernet, los fabricantes de este tipo de tarjetas para empezar a
fabricarlas tiene que solicitar al IEEE. Una
identificación de 24 bits, la cual les remiten para
identificar todas las tarjetas que vayan a ser desarrolladas por
ese fabricante en concreto. Una
vez que el fabricante tiene este número, él mismo
se encargará de añadir otros veinticuatro bits,
para llegar a la cifra de cuarenta y ocho bits. Con estos
últimos veinticuatro bits el fabricante podrá
incluir todo tipo de información, desde planta de
fabricación, hasta modelo y características de la
tarjeta en concreto. Además de este tipo de Ethernet, con
el tiempo se han ido desarrollando los protocolos que
incluían las especificaciones de ésta, dando lugar
a especificaciones que permiten elaborar dispositivos Ethernet
capaces de llegar a transmitir hoy por hoy, un gigabyte por
segundo. Esta nueva tecnología se llama Gigaethernet y
está siendo desarrollada por un grupo de personas reunidas
en torno al
sitio www.gigaethernet.org.
Este tipo de red es el segundo más usado
después de la Ethernet. Fue desarrollado por IBM; y en
términos generales su funcionamiento describe el siguiente
comportamiento, en una red Token Ring existen unos
paquetes, de nombre token, que circulan desactivados de forma
continua alrededor de toda la red. Cuando un equipo quiere mandar
un mensaje a otro, el remitente coge uno de esos paquetes y lo
activa, añadiendo el mensaje que quiere transmitir dentro
del paquete. Una vez hecho esto, este paquete seguirá
circulando por la red, pasando por todos los computadores de la
misma, hasta que uno de ellos. Reconozca que el mismo va dirigido
a su sistema. Una vez que el sistema lo ha llevado a sus
dominios, se lee el mensaje incluido, se vuelve a desactivar y
dicho paquete vuelve de nuevo a circular por la red, hasta que
llegue al remitente. Éste, una vez que haya comprobado que
el mensaje ha sido desactivado a causa de que el mismo ha llegado
a su destino, se encargará de eliminar el mensaje de
dentro del paquete, dejándolo así completamente
libre para que sirva de nuevo a otro par de sistema de la red
Token Ring. En las redes Token Ring todos los nodos de la misma
están conectados a un mismo equipo denominado multistation
access unit
(MSAU).
Esta es una de las tecnologías que más se
usa en los campus universitarios, debido a la velocidad que
consigue, y a que es el protocolo al que más se adaptan
las redes de fibra óptica, muy usadas en la actualidad
para aplicaciones de videoconferencia o transmisión masiva
de datos en una intranet. El método en que se transmiten
los paquetes por la red se basa en el del Token Ring, pero con
algunas salvedades. Una de ellas, por ejemplo, es el
tamaño de los paquetes. El tamaño de estos aumenta
en el caso de las FDDI, debido a que en éstas el ancho de
banda es muy superior que en las anteriores. Tal es su
tamaño que, a causa del mismo, las redes Ethernet y Token
Ring no son compatibles con las FDDI, por lo que para hacerlas
compatibles el usuario debe instalar un sistema que permita
dividir los paquetes de la FDDI en paquetes compatibles con las
redes de ancho de banda más pequeño, como son
Ethernet y TokenRing. Las redes FDDI no se usan directamente en
la conexión de equipos, sino que sirven de super-LAN para
unir varias LAN de menor ancho de banda, es por esto por lo que
permite transmitir paquetes más grandes, para , obtener
una mayor velocidad, necesaria en esos casos. El diseño
de una FDDI puede realizarse de dos modos, una primera es la
estructura de anillos asociados, en la cual la red consta de dos
anillos (la estructura más usada en las redes montadas con
este protocolo). Cada uno de ellos admite una velocidad de 100
Mbps. La transmisión normal de datos se hace por el
primero de ellos, quedando el segundo reservado por si el sistema
fallara en alguna ocasión. También es posible, si
en ese preciso momento se requiere, unir los dos anillos,
dedicando ambos a la transmisión de datos, logrando
así una velocidad de 200 Mbps. Estas redes, en un
principio, estaban dedicadas sólo a la transmisión
de datos, pero gracias a la elaboración de la
especificación FDDI-II ya es posible transmitir
también voz por el mismo anillo. En este diseño en
dos anillos si un nodo de la red falla, la red se encarga de que
ese corte no afecte a la transmisión normal. El problema
surge cuando dos equipos fallan, ya que en ese caso se forman dos
sub-anillos, entre los cuales los nodos conectados no se pueden
comunicar. Para solucionar este problema existe otro tipo de
diseño, que consiste en mantener un equipo como el
concentrador, mientras todos los demás están
conectados a éste. Gracias a este último
diseño se han solucionado muchos problemas, y es por ello
que en la actualidad ya ha superado al otro diseño que
existe en el número de desarrolladores que quieren
instalarlo en sus redes. En cualquier caso, una red FDDI consta
de las siguientes capas:
- MAC (media access control):se encarga de controlar la
comunicación de la FDDI con las demás redes a las
que aglutina ( IPX, TCP/IP, Appletalk…). Recibe los paquetes
de esas subredes y los transforma de manera que puedan ser
entendidos por el PHY. - PHY (phySICI): una vez recibidos los datos del MAC,
el PHY se encarga de codificarlos de manera que puedan ser
transmitidos por la fibra óptica, también se
encarga de sincronizar el reloj que sirve a la red
FDDI. - PMD (physical media dependent): cuando el PHY ha
introducido el paquete de información en la red, el PMD
se encarga de transmitirlo a través de todos los nodos
de la red hasta que llega a su destino. Existen varios tipos de
PMD según el tipo de cableado que se utilice en la red,
de ahí los nombre de TP-PMD (redes de cable de par
trenzado) y Fiber-PMD (redes de fibra
óptica). - SMT (slattoa management): es el encargado de
administrar la red, controla desde la salida o entrada de
equipos en la red, como los logs de las actividades que se
realizan en la misma.
(Attached Resource Computer Hetworhl): Esta
tecnología de LAN está basada en la Token-bus. Si un determinado
dispositivo de la LAN quiere mandar un mensaje, simplemente tiene
que cambiar una parte del paquete para que los demás
equipos sepan que ese paquete ya no está vacío, a
introducir en el resto del paquete el mensaje que quiera
transmitir el usuario, el cual irá pasando por todos y
cada uno de los dispositivos y nodos de la red, hasta que llegue
a aquél al que iba destinado. Este tipo de
tecnología puede implantarse en redes realizadas con cable
coaxial o con fibra óptica. ARCNET es quizás la
tecnología que se prevé tendrá un mayor
crecimiento entre las LAN en los próximos años,
debido a su reducido precio frente a sus más directas
competidoras en este campo, Ethernet, Token Ring y
FDDI.
Es de mucha importancia definir el tipo de
topología y tecnología de RED a utilizar en la
construcción de una LAN dado que esta
será la carretera por donde viaje la información.
Esta deberá estar en función a nuestro
requerimiento.
Las Ventajas al Implementar
Intranet
Los beneficios de la implementación de una
Intranet son: Mayor eficacia organizacional y productividad.
Ahorro de recursos y la preparación de la empresa en una
tecnología fundamental para la supervivencia en la Nueva
Economía en las áreas funcionales de servicio al
cliente, ventas y marketing, producción y operaciones,
ingeniería, recursos humanos, administración,
contabilidad y finanzas. Un efecto adicional observado por la
mayoría de empresas con la implementación de su
Intranet, es la mejoría clima
organizacional con efectos directos en la satisfacción de
sus clientes y accionistas.
El mercado, cada vez más competitivo y
dinámico demanda que
las empresas saquen al mercado nuevos productos y servicios en
plazos cada vez más cortos. La reacción lenta a los
cambios del mercado ponen en peligro no solo el
crecimiento de las empresas, sino en entredicho su
supervivencia. Adicionalmente, los clientes exigen cada vez
mayores estándares de servicio, de hecho, en todos los
negocios, el
nivel de atención y valor agregado se han convertido
en el factor diferencial. Para responder los retos de un mercado
cada vez más exigente las empresas deben encontrar maneras
de trabajar más eficientemente, incrementar su
productividad y al mismo tiempo reducir costos.
Como lo han comprobado sinnúmero de empresas, las
Intranets ofrecen una solución robusta a las demandas del
mercado. Incrementan su eficacia organizacional a través
comunicaciones más efectivas, información de mayor
disponibilidad y colaboración interdepartamental. Las
Intranets extendidas a los clientes y proveedores (Extranets)
pueden incrementar aún más el alcance de una
Intranet.
Beneficiándose de una interfaz de usuario
universal, –el browser– y tecnologías Internet,
la implementación de soluciones Intranet resultan mucho
más económicas que la otrora estrategia basada
en soluciones propietarias.
Un beneficio clave de la tecnología Intranet es
la habilidad de entregar información actualizada de manera
rápida y costo eficiente a toda la base de usuarios. Una
Intranet pone información vital al alcance de todos los
empleados con acceso a ella. Otra característica que vale
la pena mencionar, es la consistencia, porque la
información es la misma a lo largo y ancho de la
empresa.
Al darle a las personas la posibilidad de accesar a
tiempo información crítica, esta tecnología
mejora el proceso de toma de
decisiones. Es posible organizar y mantener
información centralizada o distribuida según se
requiera o se facilite para la obtención y
actualización.
Al proveer información instantánea y
segura en formato electrónico, se elimina el tiempo y
costo asociado a la publicación, duplicación y
distribución asociados a la documentación en papel.
Las tecnología Intranet, también permiten
compartir información y conocimientos independientemente
de la ubicación. Los grupos multidisciplinarios y
multi-departamentales muy en boga, pueden aprovechar grandemente
los grupos de discusión virtuales y boletines informativos
para preparar reuniones o mejorar la toma de decisiones. Con
anchos de banda suficientes, es posible realizar video-conferencias con audio y video en tiempo
real.
Una Intranet exitosa crece y se hace cada vez más
útil e indispensable. Así mismo crece su
complejidad. Suele ser más fácil comenzarla que
administrarla cuando "grande" si no se prevé desde un
comienzo los requerimientos.
Con el apoderamiento que da la Intranet, viene la
capacidad (muy deseable por cierto) que los usuarios mismos
publiquen por su cuenta información de interés de
su grupo de trabajo o de la empresa entera. Esto incrementa la
complejidad de la Intranet y sus requerimientos.
Si la Intranet complementa o sustituye procesos
existentes, el incremento será notable. Si en cambio,
introduce nuevos procedimientos, el cambio será
difícil de medir. Comience por lo sencillo, lo que ya
conoce para ganar confianza y experiencia.
Identificación de procesos que
se pueden beneficiar
A pesar de las enormes ventajas ofrecidas por las
Intranets, recientes investigaciones
demuestran que los usuarios no se "lanzan de cabeza" y acogen la
tecnología
simplemente porque "esté allí".
De acuerdo con un reciente artículo de
Computerworld, las Intranets pasan desapercibidas y subutilizadas
hasta que alguien asume su liderazgo
y promociona su uso y aplicaciones.
En general existen cinco características que deben buscarse para
identificar procesos de negocio que pueden mejorarse con esta
tecnología:
- Cualquier proceso que
involucre la producción, distribución y actualización de
información tradicionalmente puesta en
papel.
Ejemplos de ello lo constituyen:
- Los directorios de empleados y clientes
- Boletines, periódicos y servicios de
recorte de noticias - Manuales de uso y especificaciones
- Listas de precios
- Material de apoyo de ventas y
marketing - Reportes y listados de consulta frecuente o
eventual - Manuales de procedimientos,
funciones y
políticas corporativas - Formularios, formatos y plantillas
- Procesos que involucran la consolidación de
información de diversas fuentes.
Cuando se da la necesidad de tener a la mano información
de diversa índole para realizar procesos, por ejemplo al
realizar una cotización se debe tener disponible los
precios,
disponibilidad y plazos de entrega, calificación del
cliente,
catálogos a ser incluidos en la propuesta y referencias
de clientes del
mismo sector de industria. - Procesos que requieren de un alto nivel de comunicaciones y colaboración entre
personas, especialmente si se encuentran geográficamente
dispersos.
- El desarrollo
de nuevos productos - Proyectos de ingeniería y ventas
- Rediseño de procesos
administrativos - Solución de problemas y
lluvias de ideas - Preparación de juntas y reuniones
- Asignación de tareas especiales
multifuncionales o de coyuntura
- Procesos que dependan de personas buscando o
solicitando información o productos :
- Manuales de referencia
- Sistemas de adquisición interna
- Ordenes de compra o envío
- Procesos automatizados bajo aplicaciones
cliente-servidor o
mainframe. Esto es particularmente significativo en empresas con
sistemas de
legado que necesitan ser actualizados sin traumatismos y sin
desechar los que ya se tienen.
Aplicaciones
Concretas de Intranet
Esta sección presenta la concepción de
aplicaciones organizadas por grupos
funcionales o macro procesos típicos, algunas
podrían aplicarse a su caso:
- Marketing y Ventas
- Recursos Humanos
- Ingeniería
- Servicio al Cliente
- Contabilidad y Finanzas
- Producción y Operaciones
- Flujo de trabajo (workflow)
- Capacitación
asdasd
El personal de
marketing
encara una serie de retos, entre ellos:
- Administrar múltiples proyectos
críticos (en el tiempo) como
por ejemplo, ferias, exposiciones y showrooms, lanzamiento de
productos y campañas publicitarias diseminadas
geográficamente. - Mantener al personal de ventas al día respecto
de proyectos, planes de incentivos,
estrategias y
promociones - Mantener informados a los vendedores sobre la
competencia. - Diseminar guiones de ventas y demostraciones o
argumentaciones sobre productos nuevos o retados en el mercado. - Publicar folletos reproducibles localmente vía
impresora
láser
o inkjet. - Dar a conocer metas y objetivos de
ventas, facturación y recaudo. - Recibir de los vendedores información
actualizada sobre la competencia y condiciones de
mercado. - Diseminar encuestas a
la fuerza de
ventas para medir el pulso del mercado y las necesidades de los
clientes, la efectividad de campañas publicitarias o
promocionales para afinamientos rápidos y
oportunos. - Recibir datos de
prospección de mercados por
parte de la fuerza de ventas.
A su vez el personal de ventas afronta los retos
de:
- Mantener al personal de ventas y clientes sobre la
información cambiante de productos, precios, condiciones
de venta,
descuentos y condiciones del mercado. - Recolectar y distribuir pistas de oportunidades de
negocios de
manera oportuna. - Recolectar y consolidar pronósticos de ventas y monitorear el
desempeño de las ventas. - Mantener políticas y actividades coordinadas
con clientes con sucursales o agencias dispersas
geográficamente. - Informar sobre calendarios y programación de actividades de interés
tales como ferias, congresos, reuniones gremiales
etc.
Así mismo Ventas debe contar con
información oportuna de inventarios y
disponibilidad de producto y
plazos de entrega.
- Sin descontar la necesidad de recibir
información oportuna sobre el estado de
pagos de clientes en problemas por parte de contabilidad. - Una base de datos
común de propuestas catalogadas por mercado,
tamaño de empresas y productos puede facilitar
enormemente la tarea de cotizar. - Propuestas con comentarios de diversos departamentos
sobre diversos problemas presentados en la ejecución de
proyectos puede ser la diferencia entre ganarse un excelente
negocio u otro que lo lleve a la quiebra o
cubrirse las espaldas a tiempo (cosa que también
agradecen los clientes).
El equipo de Recursos
Humanos debe atender un número de temas importantes
incluyendo:
- El proceso de reclutamiento interno y externo.
- Proveer una manera fácil y atractiva para los
empleados para localizar, accesar y entender los deberes,
obligaciones, derechos y beneficios,
procedimientos y políticas. - Facilitar a los empleados la inscripción a los
diferentes programas y
beneficios. - Mantener a los empleados informados sobre su empresa -su
segundo hogar-, donde transcurre más del 50% de su
tiempo! - Aprovechar los empleados antiguos para ascensos,
traslados y reemplazos, antes de salir a buscar al mercado
laboral. - Centralizar las hojas de vida y registros de
empleados. - Publicación de boletines y periódicos
de empresa. - Informar sobre eventos y
fechas importantes. - Clasificados internos.
- Facilitar la conformación de grupos de
interés no laborales (deportes, aficiones, etc.)
en beneficio del clima
organizacional. - Promover la discusión de temas de
interés común como la seguridad,
salubridad, ética y
comportamientos deseables. - Los procesos de inducción a la empresa, a
los departamentos y a los cargos mismos. - Capacitación y
calificación. - Medición del clima
organizacional. - Diseminación de noticias urgentes.
Tradicionalmente la información de Recursos Humanos
ha distribuido su información en papel, siendo costoso y
engorroso de mantener actualizado. Con información
cambiando continuamente, a veces es obsoleta cuando llega a su
destino.
Los empleados mismos encuentran dificultades para
mantenerse al día para acogerse a beneficios y ventajas
que brindan las Cajas de Compensación Familiar, el Fondo
de Empleados, el Casino, los Fondos de Pensiones y Seguro
Médico, etc.
El personal de Recursos Humanos gasta mucho tiempo
explicando individual y rutinariamente las mismas dudas una y
otra vez.
El reclutamiento en empresas distribuidas
geográficamente con frecuencia no atiende los mismos
estándares, presentándose dificultades posteriores
en la nivelación de salarios y
prestaciones.
La Solución Intranet
brinda un repositorio único y centralizado de
información confidencial y procesos de RH. Puede proveer
un ambiente
fácil de navegar accesible por todo el mundo o con acceso
limitado según privilegios preestablecidos.
Si RH mantiene un sitio actualizado, los empleados
tienen información a la mano utilizando un
browser estándar para buscar y encontrar la
información específica que buscan de manera
rápida. No están sometidos a la consulta de
manuales o
procedimientos engorrosos: van directo a la información
que buscan.
Si se quiere hacer aún más eficiente los
procesos, es posible que los empleados introduzcan
información directamente al sistema
solicitando vacaciones, adelantos o permisos mediante
aplicaciones de flujo de trabajo .
A su vez la
administración y gerencia de
ingeniería tiene el reto de:
- Permitir a los desarrolladores tomar ventaja del
conocimiento
y experiencia disponibles dentro de la
organización. - Administrar proyectos complejos que involucran
diversos equipos y departamentos. - Establecer y controlar las modificaciones de planos,
diseños y prototipos. - Brindar acceso a librerías de datos y
repositorios de información
Los procesos de ingeniería (no exclusivamente al
nivel de informática), dependen en gran medida de la
facilidad d de acceso a información y recursos, equipos de
personas, información de marketing que puede brindar
nuevas oportunidades de desarrollo o servicio al
cliente para detectar deficiencias, etc.
Las Intranets brindan a los departamentos de
ingeniería y desarrollo la tecnología que requieren
para la
comunicación y colaboración en grupo. Los
ingenieros pueden compartir archivos dentro
de un contexto, correo, boletines, grupos de discusión,
etc.
Por su papel de "primera línea de fuego", los
empleados involucrados con el servicio y
soporte al cliente están confrontados con temas
como:
- Recibir información pronta y oportuna de parte
de técnicos y especialistas sobre problemas
urgentes. - Obtener información actualizada de
ingeniería y producción. - Obtener información y almacenarla en bases de
datos.
El personal de servicio es quien tiene la mayor
interacción con los clientes y usuarios insatisfechos o
con problemas con necesidades de apoyo inmediato. Para asegurar
una respuesta efectiva, el personal de servicio debe contar una
interfaz única y fácil de navegar que consolide
información relevante sobre manuales de operación,
procedimientos de diagnóstico, árboles
de decisión para determinar problemas, bases de
conocimiento actualizadas, historias "clínica", estado de
pedidos y despachos, etc. Las demoras o incertidumbre percibidas
por el cliente pueden reflejarse en la pérdida del cliente
simple y llanamente.
Haciendo la vida mejor para el cliente las intranets
permiten a las organizaciones
crear sistemas de
información que consolidan datos de múltiples
orígenes dentro de una sola interfaz o transacción.
Puede por ejemplo lograrse que una misma solicitud sea entregada
a diversas bases de datos.
Las dificultades que se presentan en esta área
funcional de interés para la Intranet son:
- Recolectar, consolidar y procesar datos contables
desde diversas fuentes. - Lograr que aquellos que la requieran, cuenten con
información consolidada de manera oportuna. - Dar a conocer las políticas y procedimientos
relacionados con finanzas y contabilidad. - Tramitar cuentas de
gastos y
viáticos. - Informar sobre clientes en problemas o
vetados.
Con una Intranet, es posible integrar las funciones
contables y financieras a la operación del día a
día de todos aquellos que lo requieren de manera integrada
su trabajo.
El área de producción enfrenta los
siguientes aspectos críticos:
- Coordinar, publicar y actualizar los programas de
producción - Mantener un control
efectivo de inventarios (recepción, almacenamiento y despacho) de materias primas,
productos en proceso y terminados. - Garantizar la calidad
- Reducir costos
La programación de producción y control de
inventarios son procesos dinámicos que involucran la
integración de información de
fuentes internas y externas de los proveedores,
pronósticos de ventas, información de
ingeniería, etc.
EL personal de control de
calidad necesita contar con información actualizada
del input de los clientes finales, servicio al usuario y otros
para refinar sus procesos y ser alertados sobre problemas
potenciales.
La reducción de costos involucra el trabajo con
proveedores, manufactura,
servicio al cliente, ingeniería y compras.
Una nueva visión : Con una Intranet, los
departamentos de manufactura u operaciones pueden consolidar en
pocas interfaces información que de otra manera se
encuentra dispersa.
La Intranet puede extenderse a una Extranet que
permita a ciertos proveedores y distribuidores información
específica de su incumbencia. Permitiendo además la
colocación electrónica de pedidos o reservas de
producción. Los procesos JAT (justo a tiempo)
se benefician enormemente de esta solución!
El estimular la colaboración de otros grupos
funcionales con Manufactura y Operaciones ayuda a identificar
problemas más temprano e incorporar cambios en función
del mercado más rápidamente. El resultado son
menores costos y mayores márgenes.
Los procesos en todas las áreas de la organización moderna comparten un elemento
común: Están plagados de papel, formas, planillas y
documentos que
deben ser originados por alguien en un rol determinado,
procesados por una cadena de personas que aportan datos, revisan,
supervisan y controlan la ejecución de los procesos
incorporados o dependientes de dichos documentos, auditan,
aprueban o rechazan… todo debe quedar consignado. Esta
"tramitología" es especialmente importante para garantizar
la satisfacción del cliente, el control de calidad, la
entrega a tiempo, la atención oportuna de reclamos, etc,
etc.
Es frecuente además que algunos procesos "se
caigan" por la desaparición inexplicable de un formulario
que no llegó o se perdió…
El desarrollo de aplicaciones tipo workflow
hacen la vida más fácil para todos. Los documentos
y los formularios se
estandarizan junto con los procesos, se definen las reglas, los
responsables y … desaparece el papel por lo menos en las etapas
intermedias. Los ahorros son inmensos, sin hablar del incremento
de la productividad que
viene con de la mano de lo que llaman los angloparlantes el
accountability, o sea que cada funcionario es
responsable a cabalidad de su aporte a cada proceso y responde
por ello-. La implementación de un workflow puede
además tener beneficios colaterales
como:
- ¿Cuando fué la última vez que se
revisaron los procesos en su organización? - ¿Se han documentado todos?
- ¿Están estandarizados?
¿Cuanto invierte su organización en
inducción, reinducción y capacitación de empleados?
Si la suya es una organización con una alta
rotación de empleados o se dedica al marketing masivo de
bienes o
servicios o debe atender una gran base de clientes
telefónicamente o personalmente, o tiene productos que
requieren de capacitación especializada para su uso,
seguramente invierte centenas de millones anualmente en
capacitación y entrenamiento. El
tema de capacitación consume mucho tiempo de gente que
podría ser más productiva en otras áreas,
sin contar el costo de la
infraestructura física utilizada y
los costos indirectos como pasajes y viáticos
etc.
La solución de brindar capacitación
vía Intranet es una realidad, como son el ahorro en
personal e infraestructura y el mejoramiento de la calidad de su
entrenamiento gracias a la estandarización y
atención al detalle posibles. El seguimiento minucioso del
rendimiento y aprendizaje
logrados permite controlar al mínimo detalle los
currículos, pruebas y
calificaciones garantizando que los conocimientos necesarios para
realizar una labor, en efecto se trasmitan a sus
colaboradores.
Justificaciones de una Intranet
Si necesita explicar su intuición de desarrollar
una Intranet Corporativa, existen tres poderosas razones que
justifican el esfuerzo:
- Para ahorrar tiempo en los procesos
- Mejorar el clima organizacional
- Para reducir costos
Las organizaciones son personas que trabajan con
información en forma conjunta: Buscando datos e
información, generando nuevos datos, información y
conocimientos y diseminándolos. Por tanto se
comunican entre si utilizando el teléfono, el fax, el
correo
electrónico, enviando y recibiendo papel y en
reuniones persona a
persona.
Una Intranet puede reducir el tiempo que los
colaboradores de una empresa
utilizan en las tareas de procesamiento de información y
comunicación rutinarias. Si usted
utiliza correo electrónico rutinariamente, ya conoce las
ventajas de este medio sobre el teléfono por ejemplo. El
problema con el correo electrónico es que no toda la
información es entregada en la primera
comunicación, siendo entonces necesaria una cadena de
correos para lograr que la contraparte entienda completamente de
que se trata el tema.
Considere para casos como este, colocar conjuntos de
formularios para tareas rutinarias en una Intranet. Por ejemplo,
para solicitar papelería, viáticos, mantenimiento
a un equipo, pasar un mensaje telefónico recibido por
equivocación. El usuario de la Intranet simplemente
llena los campos necesarios y envía la forma al
interesado. Este tipo de soluciones de
conocen genéricamente como workflow
o flujo de documentos.
A pesar de que la mayoría de empresas cuenta hoy
con una plataforma tecnológica apropiada: teléfono,
redes locales,
comunicaciones satelitales y demás facilitadores de la
comunicación, es notable la persistencia de "islas
comunicacionales" y fallas fundamentales en llevar
información de A a B. The Delphi
Group
Otros ejemplos:
- ¿Cuanto tiempo pierden sus colaboradores, o
los jefes, contestando rutinariamente las mismas
preguntas?
Coloque la información en la Intranet y
convierta ese tiempo en resultados!
- ¿Parte del trabajo de sus colaboradores
consiste el tramitar documentos elaborados dentro de la empresa
misma?
Publíquelos para que los encuentren en la
Intranet.
- ¿Su organización depende de procesos y
procedimientos claramente establecidos que es necesario tener a
la mano?
Publíquelos para que los usuarios los
encuentren en la Intranet. Ahórreles tiempo para que se
dediquen a labores que producen valor
agregado y dinero!
- ¿Dentro de los procesos administrativos o
productivos, sus funcionarios toman información de un
documento físico elaborado dentro de la
organización para realizar otro?
Publique la información en la
Intranet.
- ¿Tiene su organización muchas oficinas
distribuidas geográficamente y existe el riesgo de
dispersión en la cultura
organizacional? - ¿Su empresa es un conjunto de islas dispersas
aunque compartan un solo edificio?
Publique temas de interés personal que ayude a
la integración de las personas y mejore el ambiente de
trabajo!
Sin duda usted es consciente del costo de mantener
actualizado el directorio telefónico de su empresa: cada
vez que cambia un número, se traslada un funcionario o se
inaugura una sucursal hay que hacerlo! Así sea llamar a
todo el mundo para que tome nota o fotocopiar una sola
página cada vez puede resultar costoso.
Con una solución basada en la Intranet usted
puede publicar toda clase de documentos además del
directorio como por ejemplo el boletín mensual, la
información de carteleras, noticias, etc.
Los ingresos de las
empresas provienen directamente de sus clientes. Toda actividad
que no esté directamente asociada con el servicio es en
principio una actividad improductiva. Las reuniones sostenidas
por varias personas son un claro ejemplo: Se pierde tiempo (=
dinero) tratando de concertar una fecha y hora apropiada para
todos los involucrados, si alguien de pronto no puede asistir, la
reunión debe ser reprogramada. Cuando los asistentes se
reúnen al fin, el tiempo disponible apenas da para poner a
todo el mundo en antecedentes.
Con una solución basada en Intranet en la que
diferentes personas pueden discutir un tema a lo largo de
días o semanas sin que tengan que concurrir
físicamente o simultáneamente en el tiempo, puede
representar ahorros muy importantes (especialmente si la gente
debe viajar). Cuando finalmente se reúnan a tomar
decisiones (la presentación de antecedentes, toma de
información y discusión inicial ya se dieron), las
reuniones serán más productivas y expeditas
-quedando más tiempo para las actividades
productivas.
Los
Mitos
Generados sobre Intranet
Como toda novedad y tema sobre el que existe poca
información, se tejen mitos y semi verdades que pueden
empañar el discernimiento y la oportunidad de anotarse un
éxito.
Los mitos más frecuentes son:
- Si está disponible, se
usará - Es una moda
pasajera - Solo para empresas grandes
- Es otro "embeleco" de sistemas
- Ya tenemos e-mail
Muchos proyectos de intranets demoran más de lo
mandado arrancando, con frecuencia por una simple razón:
La gente no conoce de su existencia o no lo recuerda.
La Intranet no es como la fotocopiadora cuyos resultados
se notan de inmediato (por que son físicos y concretos:
copias en papel), se requiere de un esfuerzo promocional para
darla a conocer, para que se utilice y para que se sugieran
nuevos usos:
- Utilice su departamento de marketing para que le
ayude con ideas promociónales - Promueva la Intranet entre sus directivos.
Hágales mencionar la Intranet en las reuniones con sus
subordinados. - Organice concursos y regale premios por el uso y
sugerencias. - Mantenga el sitio actualizado con
noticias! - Déle un espacio importante a los intereses
personales de su gente: Promueva la creación de foros de
discusión sobre deporte, poesía, música.
Coloque una cartelera, un sección de chistes, y
promueva la publicación de temas de interés
temporal (día de la Madre, Navidad,
Amor y
Amistad
etc.).
La Intranets no es una moda pasajera. Es una
tecnología que surge de la necesidad de comunicarse e
interactuar efectivamente dentro de las organizaciones.
Gracias a su economía (el costo de su desarrollo lo
asumió el desarrollo del World Wide Web) y
facilidad de implementación, es un instrumento que
hará posible al fin, la oficina libre
de papel (en parte al menos)!. No pierda la oportunidad de
incrementar su productividad de una manera económica y
tomarle otra ventaja a sus competidores. (La Intranet llego
para quedarce).- Es una moda
pasajeraLa utilidad de
la Intranet se da inclusive al nivel de Intranets
departamentales con solo un puñado de usuarios!
Recuerde, La información a tiempo y disponible
fácilmente es un requisito para la eficacia y
eficiencia. - Solo para empresas
grandesLa Intranet no es "otro juguete" del departamento de
sistemas. Es un medio de comunicación que atañe
a todas las divisiones de su empresa. Sistemas estará
sin duda a cargo de mantenerlo en funcionamiento, pero el
contenido, el alma del sitio, es responsabilidad de toda la empresa. - Otro "embeleco" de
sistemas - Ya tenemos
e-mail
De la misma manera que el World Wide Web utiliza la
infraestructura de Internet como plataforma de
comunicaciones (se asimila a una WAN), la Intranet utiliza la
red local
(LAN)
corporativa. Así, el e-mail también es un servicio
de Internet pero no es el web y el e-mail corporativo tampoco es
una intranet, es uno de los servicios que puede prestar la
infraestructura de red. La confusión se presenta debido a
que se asimilan los conceptos Web e Intranet y con frecuencia el
servicio e-mail se "lanza" desde el
browser.
Pero la diferencia fundamental radica en la
función: El e-mail es un sistema de comunicación
interpersonal, utilizado principalmente como sustituto de las
llamadas telefónicas (que requieren de la concurrencia en
el tiempo de los interesados) o de los memorandos. El hecho que
pueda enviarse copias de un mismo mensaje a todo el mundo, no
cambia su función. El hacer broadcasting
utilizando el e-mail puede ser tan absurdo como enviar copias de
un memorando con la lista de cumpleaños del mes a todo el
mundo. Esa función cabe mejor en el "diario mural" o
cartelera donde los interesados van hasta ella y la leen. En una
organización se genera muchísima
información, si no se utiliza adecuadamente, el e-mail
termina como un sistema inútil y sobresaturado en el cual
es difícil separar lo urgente de lo importante, lo
útil de lo meramente informativo.
Capitulo II
¿Qué necesitamos para tener una
Intranet?
Las Intranet son posibles gracias a la
concepción de la informática distribuida, que
surgió en el mundo de la empresa en la década de
los ochenta. Uno de los avances en este campo, la llegada de lo
que se denominan Redes de Área Extensa, o
WAN, ha hecho de las Intranet un fenómeno posible
en la realidad actual.
Cuando hablamos de informática
distribuida nos referimos a las redes de computadores
(LAN), que han sustituido en parte a las
tradicionales mainframes
corporativas.
A la hora de construir cualquier red de
computadores, y, en especial, una Intranet, necesitaremos unos
elementos básicos:
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