4. Causas por las cuales las empresas optan
por una auditoria de procedimientos
convenidos
A continuación citamos las causas
económico – administrativas, por las cuales las
empresas, tienen inclinación por la auditoría de procedimientos convenidos,
siendo las siguientes:
- MEJOR ORGANIZACIÓN GERENCIAL:
Los gerentes se caracterizan por diferentes actitudes,
métodos y
motivaciones.
- Buscan introducir nuevos enfoques e ideas en la
organización, a menudo realizan su potencial por
medio de las relaciones
interpersonales. - La gestión gerencial, asegura competencia,
control y
equilibrio
del poder,
imaginación, creatividad
y conducta
ética, en los destinos de una
organización. - Los gerentes tienen un punto de vista mundial, las
metas, el trabajo,
las relaciones
humanas, frente a sí
mismos./4
Cuando los accionistas o propietarios de las empresas y
su gente se trazan objetivos
precisos el camino es más corto. Como podemos darnos
cuenta la Gerencia esta
tomando parte activa en el desarrollo y
funcionamiento de su empresa, debido a
muchos factores, entre ellos: Competencia, bajas en la Ventas,
situación económica, etc.
Por ello al estar inmerso en todos los asuntos de su empresa,
ahorra costos al no
solicitar una auditoria completa de todas las cuentas de los
Estados
Financieros, ya que sabe que áreas necesitan el examen
y revisión, y de que forma pueden evaluarse, optando
así por la auditoría de procedimientos
convenidos.
- POR EL GRADO DE IMPORTANCIA:
Entre varias cuentas la que generalmente es objeto de
Auditoria de procedimientos convenidos, es el área de
Cuentas por
Cobrar, debido al volumen de la
cartera de clientes que se
maneja en ciertas empresas, ya que a ella le interesa saber si
realmente lo cobrado sé esta depositando, si hay errores e
irregularidades importantes en este rubro que deban ser
informados a la
administración, para cualquier empresa las finanzas
también son parte medular de su crecimiento.
Esta es la razón de peso más clara para
que las empresas opten por la auditoria de procedimientos
convenidos. Hay que dejar claro que también hay otras
cuentas importantes que merecen ser revisadas.
- POR LA SITUACIÓN ECONÓMICA:
Tratando de respirar, ahogados por una economía que no pasa
por buenos tiempos, el país enfrenta un gobierno que
procura que los números le calcen, en medio de
incertidumbre ante la inminente baja del intercambio comercial
con el socio más fuerte Estados
Unidos.
No pareciera darse una pronta reactivación
económica en Guatemala.
Analistas y empresarios creen que esto no será posible ni
en el corto plazo ni en el próximo año, incluso
algunas posiciones apuntan a una económica estancada, con
síntomas de recesión.
De acuerdo con el analista Cesar García, de la
firma Certeza Consulting, no habrá reactivación
económica en el país, a menos que cambien algunas
condiciones, como la incertidumbre jurídica y la
inestabilidad política. Por ello el
crecimiento será raquítico, con el riesgo de un
agravamiento en las condiciones actuales./5
Todos estos factores económicos asé
necesario, que las empresas aprovechen al máximo sus
recursos y
minimicen los costos y gastos, o al
menos hacer una revisión de los Estados Financieros en
conjunto, únicamente para el cierre del Ejercicio
Contable, siendo este tipo de auditorias una
nueva alternativa ante la situación
económica.
Efectos En La Opinion Del Cpa
Hemos a venido mencionando en el desarrollo del trabajo, que la
revisión que se hace a determinadas cuentas o partidas
específicas de los Estados Financieros, no proporcionan
una base razonable para expresar una opinión, debido a que
la administración y el auditor discuten los
procedimientos que se llevarán acabo en el examen de
determinada cuenta o partida, en conclusión el efecto para
la opinión en este tipo de auditorias es simplemente que
no aplica, ya que solamente se proporciona un informe de
resultados de hechos o hallazgos, de los resultados previamente
convenidos, los usuarios del informe deberán sacar sus
propias conclusiones del informe presentado y no debe ser usado
para otro próposito.
Contenido Del Informe A Presentar
El informe sobre un trabajo con procedimientos convenidos
necesita describir el propósito y los procedimientos
convenidos del trabajo con suficiente detalle para permitir al
lector comprender la naturaleza y el
grado del trabajo desempeñado.
El informe del auditor sobre los resultados de la
aplicación de los procedimientos previamente convenidos
debe incluir lo siguiente:
- Un título (La identificación de los
usuarios específicos) - Referencia a la carta o
convenio en el que se establecen los procedimientos acordados
que deberá aplicar el auditor. - Indicación de los componentes, cuentas o
partidas específicas, a los cuales fueron aplicados los
procedimientos acordados. - Declaración sobre las restricciones de su uso,
en vista de que su intención es para ser utilizado
solamente por los usuarios específicos. - Indicación, en su caso, de la responsabilidad de la administración de
la entidad en la preparación de la información a que se refiere el propio
informe. - Enumeración de los procedimientos aplicados y
su alcance. - Señalamiento de los errores u omisiones que se
hubieran detectado por el auditor. - La abstención de opinión del auditor
referente a la realización de una auditoría del
componente, rubro o partida específica. - Aclaración en el sentido de que si se hubieran
aplicado procedimientos adicionales o examinado los estados
financieros de acuerdo con las normas de
auditoría generalmente aceptadas, podrían haber
surgido asuntos a informar. - Indicación de que el informe se refiere
exclusivamente al componente, cuenta o partida mencionada, y de
que no constituye un examen de los estados financieros de la
entidad.
Ejemplo De Informe De Procedimientos Convenidos
A continuación se presenta un ejemplo de informe cuando se
aplican procedimientos previamente convenidos:
Informe de los auditores independientes
Compañía A, S.A.
Conforme a sus deseos y en los términos de nuestra
carta de fecha
________, he aplicado los procedimientos abajo mencionados, al
análisis de ventas por el año que
terminó el 31 de diciembre del 20XX, preparado por la
administración de la Compañía A, S.A. mismo
que se acompaña a este informe, el cual sirve de base para
la fijación de las rentas, conforme al contrato de
arrendamiento de fecha _________, celebrado entre la
Compañía A, S.A., como arrendataria, y la
Compañía B, S.A., como arrendador. La suficiencia
de los procedimientos convenidos, es responsabilidad de _________
(usuarios interesados). Mi revisión consistió en lo
siguiente:
- Conocimiento y comprobación de las políticas contables seguidas por la empresa para
el reconocimiento y registro de las
ventas de contado y crédito. - Examen del ____% de las facturas emitidas y de sus
correspondientes documentos de
embarque. En su caso, las facturas examinadas se cotejaron
contra los pedidos de clientes y notas de crédito
relativas. - Comparación de los datos
consignados en los documentos descritos en el punto anterior,
con aquellos que se muestran en los registros
contables de ventas y cuentas por cobrar.
En la aplicación de los procedimientos anteriores
no encontré observación alguna.
No fui contratado para, y no realicé una auditoría
del análisis de ventas de la Compañía A,
S.A., por el año que terminó el 31 de diciembre de
20XX, por lo tanto, no expreso una opinión sobre dicho
análisis de ventas. De haber aplicado otros procedimientos
o efectuado un examen de los estados financieros de la
Compañía A, S.A. de acuerdo con las Normas
Internacionales de Auditoría, podrían haber
resultado situaciones, las cuales hubiera
señalado.
Este informe se refiere únicamente al
análisis arriba indicado para el propósito de la
fijación de las rentas entre las partes mencionadas y no
se refiere a ningún estado o
estados financieros de la Compañía A,
S.A.
Este informe es para uso exclusivo de _________
(Usuarios interesados) y no deberá ser utilizado por
otros, que no acordaron los procedimientos y no tomaron la
responsabilidad por la suficiencia de los mismos para sus
propósitos.
C.P.
Fecha
Informe del auditor independiente sobre la aplicación de
procedimientos previamente convenidos
Señor
Enrique Rivas Lemus
Mandatario General
JIVO CENTROAMÉRICA, S.A.
Ciudad de Guatemala.
Hemos realizado los procedimientos enumerados a
continuación, los cuales fueron previamente convenidos con
usted y con el Licenciado Ernesto de la Cruz como funcionarios de
JIVO CENTROAMÉRICA, S. A., y manifestados en nuestra carta
propuesta de servicios
profesionales de fecha 3 de julio de 2001. Nuestra
contratación se realizó de conformidad con la Norma
Internacional de Auditoría aplicable a contrataciones de
procedimientos previamente convenidos.
Los procedimientos se realizaron con el único fin
de ayudar a ustedes a determinar si hubieron irregularidades en
el manejo administrativo y financiero en las operaciones
registradas en las cuentas contables de JIVO
CENTROAMÉRICA, S. A., seleccionadas por ustedes y que se
mencionan a continuación:
La suficiencia de los procedimientos es solamente responsabilidad
de ustedes como funcionarios de JIVO CENTROAMERICA, S. A..
Consecuentemente, no obtuvimos representaciones en
relación con la suficiencia de los procedimientos
descritos a continuación, con el propósito por el
cual este informe ha sido requerido o para cualquier otro
propósito.
Los procedimientos aplicados y los hallazgos relativos,
son como sigue:
Cuentas Por Cobrar Clientes Y Otros Deudores
Procedimientos aplicados:
1) Revisamos los cargos y abonos efectuados a las cuentas de
clientes, así como los abonos realizados durante el
período comprendido del 1 de enero de 1996 al 30 de junio
de 2001.
2) Enviamos confirmaciones de cuentas de clientes con saldos
mayores a Q50,000 y de los saldos por cobrar a
compañías relacionadas al 30 de junio de 2001.
3) Revisamos los cheques y
pólizas de diario emitidas durante el período
comprendido del 1 de enero de 1996 al 30 de
junio de 2001, correspondientes a los cargos y abonos efectuados
a la cuenta número 1-7-14-005 CUENTAS POR COBRAR
AFILIADAS, originados principalmente por los pagos o anticipos
efectuados por cuenta de esta compañía.
4) Revisamos los cargos y abonos operados en la cuenta
número 1-8-15-006 OTRAS CUENTAS POR COBRAR SEÑOR
ANIBAL VARGAS. Estas operaciones se originaron por pagos
efectuados a favor de Anibal Vargas o pagos efectuados por su
cuenta a otras personas u otras entidades, las que fueron
registradas a través de los cheques voucher y
pólizas de diario emitidas durante el período
comprendido del 1 de enero de 1996 al 30 de junio de
2001.
Como resultado de la aplicación de los
procedimientos descritos anteriormente, observamos las
situaciones que se muestran a continuación:
1) Como resultado de la revisión de los cargos y abonos
registrados en las cuentas por cobrar indicadas en el punto 1.1
inciso 1), ANEXO I se incluye un detalle de las partidas de
diario por cargos y abonos registradas en la cuenta de clientes
con un importe neto de Q1,353,272.45, las cuales no se encuentran
documentadas y en el ANEXO II se incluye una integración de las diferencias establecidas
al comparar el monto de la facturación emitida
mensualmente, contra los débitos registrados por este
concepto en la
cuenta de control contable. Esta situación no nos
permitió satisfacernos de la validez de estos
cargos.
- No obtuvimos respuestas de los clientes que
circularizamos al 30 de junio de 2001, por lo que fue necesario
aplicar procedimientos supletorios para satisfacernos del saldo
de esta cuenta a esa fecha.
De acuerdo con el análisis de cobrabilidad que
efectuamos sobre los saldos por cobrar de clientes que la
compañía dejó registrados al 30 de junio de
2001, concluimos que los mismos pueden ser recuperables a su
vencimiento, con excepción de la cuenta por cobrar a
Mexicana, S. A. de C. V. por un importe de Q40,416, para la cual
se creó en los estados financieros a esa fecha una reserva
para cuentas incobrables, equivalente a su importe.
3) El movimiento y
los hallazgos observados en la revisión de cargos y abonos
efectuados en la cuenta número 1-7-14-005 CUENTAS POR
COBRAR AFILIADAS, se muestran en la página
siguiente:
RESUMEN DEL ANEXO III
Concepto del movimiento contable | Importe |
Total cargos efectuados | Q 6,179,074 |
Abonos por: | |
Traslados al gasto con pólizas de diario | (1,141,899) |
Compras respaldadas con facturas de Mexicana | (3,223,436) |
Traslados a gastos de arrendamiento con documentadas. | (577,879) |
Ajustes de saldos entre | (221,278) |
Traslados a gastos de administración de R.A.C. REPRESENTACIONES | (583,911) |
Rebaja de la cuenta por cobrar por cuentas bancarias de JIVO CENTROAMÉRICA, | (158,040) |
SALDO AL 30 DE JUNIO DE 2001 | Q 272,631 |
========= |
- En el análisis de los movimientos de esta
cuenta, observamos que fueron registrados por medio de
pólizas de diario, abonos por Q1,141,899, las cuales
no tenían adjunta la documentación de respaldo que nos
permitiera establecer la validez de los abonos registrados.
Un detalle de estas operaciones se muestra en el
ANEXO III.En virtud de las deficiencias importantes en los
registros contables de la compañía, no fue
práctico extender los procedimientos de
auditoría que nos permitieran determinar el efecto
global de las pérdidas o utilidades derivadas
de transacciones similares, que pudiera estar incluidas en
los estados financieros. - No hay evidencia escrita que el Consejo de
Administración de JIVO CENTROAMÉRICA, S.A.
autorizara que MEXICANA, S. A. De C.V., sirviera como
intermediaria en las compras
locales que la compañía inicialmente efectuaba
directamente a LA POLVOROSA, S. A. En el ANEXO IV se presentan
algunos ejemplos que muestran el costo de la
Glicerina USP que MEXICANA, S.A. de C.V. le facturó a
JIVO CENTROAMÉRICA, S.A. y el precio de
venta que
JIVO CENTROAMERICA, S. A. le facturó a sus clientes, el
cual en algunos casos es inferior al costo de
adquisición. - No fueron presentadas para nuestro examen las
facturas originales No. 559, 706 y 708, que respaldan las
compras de activos fijos
por un importe de Q 588,964 adquiridos de MEXICANA, S.A. de
C.V. en enero de 1998, según póliza de diario
número 5 de fecha 18 de enero de 1998. - El arrendamiento de las instalaciones que ocupaba
MEXICANA, S.A. de C.V. y JIVO CENTROAMÉRICA, S.A., fue
pagado en su totalidad por JIVO CENTROAMÉRICA, S.A. No
se encontró evidencia escrita de la autorización
por parte del Consejo de Administración, para que la
compañía absorbiera el 100% del gasto;
además, el arrendamiento del inmueble no fue documentado
con un contrato entre el arrendatario y JIVO
CENTROAMÉRICA, S.A.; por consiguiente, el gasto por este
concepto puede ser considerado como no deducible para efectos
del cálculo
del Impuesto Sobre
la Renta. - En el ANEXO III se muestra un detalle de los abonos
efectuados a esta cuenta, originados por facturas emitidas en
concepto de gastos administrativos que RCA REPRESENTACIONES le
cobró a JIVO CENTROAMÉRICA, S.A.
No obtuvimos evidencia que existiera un contrato que
respalde el cobro de los gastos administrativos por parte de RCA
REPRESENTACIONES; además, no hay evidencia escrita de la
autorización por parte del Consejo de
Administración para pagar dichos servicios.
4) El movimiento y los hallazgos observados en la
revisión de cargos y abonos efectuados en la cuenta
número 1-8-15-006 OTRAS CUENTAS POR COBRAR (SEÑOR
ANIBAL VARGAS), se muestran a continuación:
Concepto del movimiento contable | Importe |
Total de cargos efectuados | Q1,864,644 |
Abonos por: | |
Operaciones con pólizas de diario sin soporte | (25,522) |
Cancelaciones con deducción de sueldo del | (703,628) |
Amortización de acciones y préstamos | (230,000) |
Regularización contra cuentas de gasto, Y proveedores. (P.D. No 23 del 6 de enero de | (218,943) |
Depósitos efectuados en cuentas bancarias CENTROAMÉRICA, S.A. | (495,715) |
SALDO AL 30 DE JUNIO DE 2001 | Q 190,836 |
======== |
- En el análisis de los movimientos de esta
cuenta, observamos que fueron registrados por medio de
pólizas de diario, abonos por Q25,522, los cuales no
tenían adjunta la documentación de respaldo, que
nos permitiera evaluar la validez de los abonos registrados. Un
detalle de estas operaciones se muestra en el ANEXO
V. - Los abonos por un importe de Q703,628, efectuados a
través de deducciones en el sueldo del Señor
Anibal Vargas, no tienen ninguna documentación de
respaldo. - La partida de diario No. 23 del 6 de enero de 2000,
por medio de la cual se regularizó Otras Cuentas por
Cobrar, con cargos a las siguientes cuentas: gastos de teléfono, viajes y
seguros,
cuentas por cobrar afiliadas, inventarios y proveedores del
exterior por un importe de Q218,943, no tiene adjunto un
detalle que permita identificar las operaciones para evaluar la
validez de las mismas.
Compras E Inventarios
Procedimientos aplicados:
- Llevamos a cabo el examen selectivo de las compras
efectuadas desde el inicio de las operaciones de la
compañía hasta el 30 de junio de
2001. - Revisamos el procedimiento
utilizado por la compañía para la
determinación de los costos unitarios. - Efectuamos un inventario
físico de las existencias de productos
almacenados en las bodegas de la compañía y en
almacenes de
consignatarios. - Revisamos selectivamente las transacciones
registradas en la cuenta de Inventarios en Tránsito, con
el fin de establecer lo apropiado de su registro, de acuerdo
con los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados.
Como resultado de la aplicación de los
procedimientos descritos anteriormente, observamos las
situaciones que se muestran a continuación:
1) No nos fueron proporcionados los movimientos del
diario mayor general correspondientes desde el inicio de
operaciones de la compañía (1996) al 30 de junio de
1997.
2) No nos fueron proporcionadas las pólizas de
diario que amparan cargos la cuenta contable MATERIA PRIMA
por Q13,664,370, las cuales se detallan en el ANEXO
VI.
3) Las pólizas de diario que amparan las salidas
de inventario por concepto de costo de ventas, no tienen adjunto
un detalle que muestre la integración de los productos
vendidos, el costo unitario y el costo total, que se
registró como costo de venta en los resultados.
4) La cuenta de MATERIA PRIMA
se utilizó para registrar ajustes efectuados para
regularizar el saldo de las cuentas de CAJA GENERAL, CLIENTES,
PROVEEDORES y COSTO DE VENTAS. Las pólizas de diario que
amparan los ajustes indicados, no fueron documentadas con el
detalle de las operaciones ajustadas, las cuales suman cargos por
Q1,681,031 y abonos por Q1,350,891.
5) Los hallazgos más comunes observados en el
examen selectivo de los prorrateos de facturas por importaciones
efectuadas por la compañía, fueron los
siguientes;
- El valor
total de la mayoría de los prorrateos examinados no
coinciden con el cargo registrado en la cuenta de inventarios
del diario mayor general y el personal del
departamento de contabilidad no pudo dar explicaciones sobre
las diferencias determinadas. - En la mayoría de los casos no está
documentado el valor del almacenaje, el seguro y el
agente aduanal. Según explicaciones obtenidas del
personal de contabilidad, estos cargos corresponden a sobre
costos provisionados por la compañía para
incrementar el costo del inventario. - Algunos prorrateos examinados no tienen adjunta la
factura
del proveedor. - La compañía no tiene un archivo
adecuado de los prorrateos de facturas, que permita verificar
el adecuado control y registro de las importaciones de
productos que efectúa.
6) Se observó, que la compañía
utiliza un registro auxiliar (kardex), para controlar los
movimientos de productos en unidades y valores; sin
embargo, en algunas ocasiones solo se cargaba las unidades de
producto, no
así los valores
correspondientes, consecuentemente, el saldo de este registro no
coincide con el saldo que muestra los registros principales. Este
auxiliar no se está utilizando para llevar un control
perpetuo de las existencias de productos.
7) No obtuvimos evidencia que la compañía
practicara inventarios físicos al final de cada
período contable, que le sirvieran de base para comparar
los resultados de los mismos con los valores registrados en los
libros
principales.
- Los productos en existencia al 30 de junio de 2001,
considerados como obsoletos o de poco movimiento por un valor
de Q226,109, fueron eliminados de la cuenta de inventarios de
MATERIA PRIMA y su valor fue registrado como parte de los
resultados del período 1 de julio de 2000 al 30 de junio
de 2001. - No nos fueron proporcionadas las pólizas de
diario que amparan cargos y créditos a la cuenta contable MATERIA
PRIMA EN TRÁNSITO por Q1,122,738 y Q1,726,865
respectivamente, las cuales se detallan en el ANEXO
VII.
Cuentas por pagar:
Procedimientos aplicados:
Derivado de las deficiencias importantes observadas en el
registro de las cuentas de MATERIA PRIMA y MATERIA PRIMA EN
TRÁNSITO y de que el departamento de contabilidad no nos
proporcionó los registros auxiliares que nos permitiera
revisar el movimiento de las CUENTAS POR PAGAR, no pudimos
aplicar los procedimientos convenidos en nuestra carta propuesta;
sin embargo para asegurarnos de la validez de los saldos
mostrados por la compañía en los estados
financieros al 30 de junio de 2001, llevamos a cabo los
siguientes procedimientos:
1) Solicitamos un listado de las cuentas por pagar a
PROVEEDORES LOCALES, PROVEEDORES DEL EXTERIOR y OTRAS CUENTAS POR
PAGAR, al 30 de junio de 2001.
2) Solicitamos confirmaciones de saldos a todos los proveedores
del exterior, de los cuales tuvimos conocimiento.
3) Revisamos las operaciones del 1 de julio al 17 de agosto de
2001, con el fin de determinar que no hubieran operaciones
pendientes de registro correspondientes al período que
terminó el 30 de junio de 2001.
4) Examinamos pagos posteriores de las obligaciones
registradas al 30 de junio de 2001.
Como resultado de la aplicación de los procedimientos
descritos anteriormente, observamos las situaciones que se
muestran a continuación:
- La compañía no tiene integradas las
operaciones que conforman los valores registrados en el
diario mayor general, en la cuenta de PROVEEDORES DEL
EXTERIOR.
2) En la cuenta de PROVEEDORES DEL EXTERIOR se operaron
pólizas de diario para registrar operaciones de
débitos y créditos por un valor de Q516,138, y
Q1,154,765, respectivamente. Dichas pólizas corresponden a
ajustes derivados de las confirmaciones de saldos obtenidas
directamente de los proveedores. La compañía no
realizó un análisis de las discrepancias observadas
entre los saldos de los registros auxiliares y las confirmaciones
recibidas previo a su ajuste contable.
3) Las cuentas por pagar a PROVEEDORES, al 30 de junio de 2001,
quedaron registradas de acuerdo con las confirmaciones recibidas.
Nada llegó a nuestra atención que nos indicara que hubieren
cuentas por pagar pendientes de registro, excepto las que se
puedan derivar de contingencias fiscales existentes.
Ventas, costo de ventas y gastos
Ventas
Procedimientos aplicados:
- Obtuvimos el correlativo de las facturas locales
emitidas desde el 1 de julio de 1997 hasta el 30 de junio de
2001 y efectuamos el siguiente trabajo: - Tabulamos por mes el 100% de las facturas
incluidas en el archivo correlativo que nos fue
proporcionado. - Comparamos el total de las facturas tabuladas por
mes y lo comparamos con los valores registrados en el
Diario Mayor General. - De acuerdo con un alcance predeterminado,
examinamos las operaciones aritméticas, la
operación en el auxiliar de clientes, cotejamos que
la salida estuviera operada en el auxiliar de inventarios,
cotejamos los valores de las mismas con los valores
mostrados en los pedidos del cliente.
- Tabulamos por mes el 100% de las facturas
- Obtuvimos un detalle de las facturas emitidas para
clientes del exterior, y verificamos que hubiesen sido operadas
en el Diario Mayor General de la cuenta clientes del
exterior.
Como resultado de la aplicación de los
procedimientos descritos anteriormente, observamos las
situaciones que se muestran a continuación:
- En la comparación de los valores determinados
al tabular todas las facturas de los meses sujetos a
revisión, determinamos diferencias con relación a
los valores registrados en la cuenta VENTAS del Diario Mayor
General por un importe neto de Q312,664, un detalle de estas
diferencias se muestra en el ANEXO II. - El examen del registro contable de las facturas
emitidas reveló que algunas facturas estaban
físicamente anuladas; sin embargo, se encontraban
operadas como vigentes en los registros principales. Debido a
las deficiencias observadas en el sistema
contable no pudimos verificar si la anulación de estas
facturas fue ajustada posteriormente; esta situación
podría ser parte de las diferencias que se mencionan en
el inciso 1) anterior. - Las facturas que se indican a continuación no
se encontraban en el archivo correlativo que mantiene la
compañía para el control de las facturas
emitidas: Facturas número 1849, 3068, 3123, 3124, 3180,
3181, 3234, 3235, 3330, 3391, 3452, 3453, 3506, 3507, 3562,
3580, 3599 y 3600. - La compañía efectuó ventas a
clientes del exterior por un importe de Q7,566,291, las cuales
no fueron declaradas a la Administración Tributaria; por
consiguiente, existe una contingencia fiscal por
estos ingresos no
declarados. - Los precios de
venta son fijados en los pedidos en dólares de los
Estados Unidos de América, los cuales se facturan al
tipo de
cambio vigente del día. Sin embargo, observamos que
no se utilizó el mismo tipo de cambio en
todas las facturas emitidas en un mismo día.
Costo De Ventas
Procedimientos aplicados:
1) Obtuvimos un movimiento de la cuenta de INVENTARIO DE
MATERIA PRIMA, para revisar los créditos de esta cuenta
que constituyen cargos a la cuenta de COSTO DE VENTAS.
- Revisamos las pólizas de diario que respaldan
las salidas de inventario por concepto de costo de
ventas. - Solicitamos los listados de los inventarios
físicos practicados por la compañía al
final de cada período contable. - Revisamos los prorrateos de facturas que consideramos
necesarias para revisar el procedimiento utilizado para la
determinación de los costos unitarios de los productos
adquiridos para la venta.
Como resultado de la aplicación de los
procedimientos descritos anteriormente, observamos las
situaciones que se muestran a continuación:
Las pólizas de diario que respaldan el registro del costo
de ventas, no tienen adjunto un detalle de los productos
vendidos, el costo unitario y el costo total de los mismos
El costo de ventas pueden ser objetado por parte de las
autoridades fiscales en caso efectuaran una revisión de
las operaciones contables de la compañía, debido a
las deficiencias que presentan los registros contables en el
registro de las compras, determinación de costos unitarios
de compras y otras deficiencias que se mencionan en el punto 2.2
de la revisión de compras e inventarios.
Gastos De Operación
Procedimientos aplicados:
- Tabulamos los cheques emitidos del Banco Uno, S.A.
y Bac Bank, correspondientes al período comprendido del
1 de enero de 1996 al 30 de junio de 2001. - Por cada cheque
tabulado, revisamos que cumpliera con los siguientes
atributos:
- Documentación legal de soporte a nombre de
la compañía. - Que los bienes o
servicios adquiridos correspondieran al giro normal de la
empresa, de lo contrario que dicho gasto se haya registrado
como una Cuenta por Cobrar. - Que la distribución del gasto estuviera
debidamente autorizada. - Que los servicios mas importantes adquiridos
estuvieran documentados con el contrato
respectivo. - Que los pagos de comisiones cumplieran con las
políticas establecidas. - Que estuvieran debidamente registrados en el Diario
Mayor General.
Como resultado de la aplicación de los
procedimientos descritos anteriormente, observamos las
situaciones que se muestran a continuación:
1) No nos fue proporcionado el registro auxiliar de
Bancos
(Libro de
Bancos) del año 1996.
2) Como resultado de la revisión de cada uno de
los cheques emitidos por la compañía, se
observó que algunos cheques no cumplían con algunos
de los atributos fijados para efectos de nuestra revisión.
Un resumen de estos desembolsos se muestra en la página
siguiente:
Nombre de la Cuenta | Número de cuenta contable |
Total gasto |
Observaciones |
Beneficios | 6101001 | Q147,483.43 | Cheque sin documentación, no incluye |
Teléfono | 6101002 | 72,244.16 | No hay distribución del gasto. |
Beneficios | 6101003 | 120,695.80 | Cheque sin documentación, no incluye |
Honorarios | 6101004 | 25,763.50 | No existe convenio para distribución del |
Energía Eléctrica | 6101005 | 4,194.25 | No existe convenio para distribución del |
Seguros | 6101006 | 14,902.75 | No existe convenio para distribución del |
Sueldo | 6101007 | 165,026.41 | No existe autorización escrita para |
Bonificación | 6101008 | 4,680.43 | No existe punto de acta aprobando |
Salarios | 6101009 | 236,137.40 | No existe autorización escrita para |
Gastos de viajes | 6101011 | 134,159.41 | Sin documentación de soporte. |
Gastos de viajes | 6101012 | 133,846.98 | Sin documentación de soporte. |
Atención a empleados | 6101016 | 1,976.00 | Sin documentación de soporte. |
Almacenajes | 6101018 | 9,203.01 | Documentación a nombre de Mexicana S.A.de |
Gastos Generales | 6101019 | 45,651.84 | Sin documentación de soporte o con |
Cuotas IGSS | 6101020 | 6,000.00 | Sin documentación de soporte. |
Comisiones | 6101021/22 | 39,109.40 | No incluye reporte de ventas para determinar la |
Combustible | 6101025 | 2,169.00 | Sin documentación de soporte y no hay |
Gastos de representación | 7101000 | 62,000.00 | No existe autorización escrita para estos |
Gastos Administrativos y Honorarios | 7101001/10 | 122,441.68 | Servicios compartidos con Mexicana, S.A: de C.V., |
Beneficios | 7101003 | 12,368.87 | Sin documentación de respaldo, para |
Gastos varios | 7101005 | 145,273.18 | Gastos que no corresponden al giro normal de la |
Seguros | 7101009 | 69,235.80 | Pólizas de seguro cubren bienes de JIVO, |
Arrendamientos | 7101011 | 16,312.50 | Arrendamiento compartido con Mexicana, S.A.de C.V. |
Papelería y Utiles | 7101012 | 5,405.76 | Gastos compartidos con Mexicana, S.A. de |
Courier | 7101013 | 34,286.51 | Gastos compartidos con Mexicana, S.A. pagados en |
Salarios | 7101014 | 320,834.69 | Cheques a nombre de terceras personas que no |
Energía Eléctrica | 7101015 | 54,672.75 | Gastos compartidos con Mexicana, S.A. de C.V. |
Teléfonos | 7101016 | 424,628.26 | Gastos compartidos con Mexicana, S.A. de C.V. |
Internet | 7101017 | 26,528.27 | Gastos compartidos con Mexicana, S.A. de C.V. |
Utilitarios | 7101018 | 5,057.16 | Gastos que no corresponden al giro normal de la |
TOTAL | Q2,462,289.20 |
Las situaciones más comunes observadas al
efectuar el análisis de los desembolsos examinados que
conforman el resumen anteriormente descrito, fueron las
siguientes:
- Cheques sin documentación de
respaldo. - Gastos comunes incurridos por Jivo, C.A.S.A. y
Mexicana, S.A. de C.V. que debieron distribuirse entre ambas
compañías, fueron pagados en su totalidad por
Jivo, C.A.S.A., como ejemplo se mencionan los
siguientes:
- Energía Eléctrica
- Teléfono
- Servicio de Internet
- Courier
- Seguros
- Gastos de Caja Chica
- Papelería y Utiles
- Combustibles
- Arrendamientos
- Gastos Generales
Los cheques que se registraron por concepto de
Salarios, no fueron emitidos a nombre de la persona
que devengó el salario.
Estos cheques fueron emitidos a beneficiarios, tales como:
Diner´s de Guatemala, Banco del Cafe,
S.A., Banco Uno, S.A., Contecnica, S.A. Guatemala Country
Club, Al portador, etc., y por diferentes importes, lo cual
no nos permitió comprobar si correspondían
efectivamente a pago de salarios.- Sueldos, Salarios, Bonificaciones, Beneficios,
Comisiones, Viáticos, y Gastos de viaje, pagados a
funcionarios y empleados, que prestaban servicios a las
compañías Jivo C.A.S.A. y Mexicana, S.A.,
fueron pagados en su totalidad por Jivo de C.A.S.A., por los
cuales no se encontró documentación de soporte
y tampoco pudimos establecer el porcentaje que le
correspondía a cada
compañía. - Durante el período se registraron ciertos
cheques en las cuentas número 81111005 y 897018, que
fueron emitidos a distintos beneficiarios y por distintos
conceptos, los cuales no fue posible establecer si
correspondía a pago de bienes o servicios incurridos
por la compañía en relación al giro
normal de sus actividades. - Se pagaron honorarios por servicios de contabilidad y
ventas que le fueron proporcionados a JIVO C.A, S.A. y
Mexicana, S.A. de C.V., que fueron absorbidos por JIVO C.A,
S.A., los servicios por ventas no estaban documentados con
facturas legales.Observaciones De Control
Interno Y De Cumplimiento De Obligaciones Fiscales
Control Interno
La compañía no ha diseñado un esquema
organizacional que incluya el diseño de políticas enfocadas
al control interno administrativo, tales como: Plan de
organización, políticas de dirección, coordinación, división de
labores y asignación de responsabilidades. Por
consiguiente, no existen políticas definidas de
control contable relacionadas con la protección de
los activos
y la confiabilidad de los registros financieros.Aspectos Fiscales
Durante la revisión de los procedimientos convenidos
observamos las siguientes situaciones de índole
fiscal que pudieran ser objetadas por las autoridades
fiscales en caso llevaran a cabo una revisión de las
operaciones de la compañía: - Los pagos por Gastos Administrativos y Servicios de
Administración, no estaban documentados con un
contrato suscrito por la compañía que prestaba
el servicio,
el cual es necesario para asegurar la deducibilidad de estos
gastos para efectos del cálculo del impuesto
sobre la renta. - Observamos que la
compañía mantiene dos clases de registros
contables, uno de tipo fiscal, en el cual se registran
únicamente las operaciones locales y otro de tipo
financiero en el cual se registran todas las operaciones
(locales y del exterior), que lleva a cabo la
compañía. De acuerdo con lo estipulado en el
Código
de Comercio de Guatemala y en las leyes
fiscales, esta prohibido llevar doble
contabilidad. - Los registros auxiliares que
respaldan las operaciones registradas en los libros legales
no se encontraban en forma impresa. Asimismo, los registros
legales autorizados se encontraban operados al 30 de junio de
2000. - Nuestro examen reveló, que los registros
contables contienen serias deficiencias, las cuales no
permiten efectuar una revisión efectiva de las
operaciones registradas por la compañía y que
la mayoría de operaciones no están
documentadas adecuadamente. Tal situación
será objeto de señalamientos por parte de las
autoridades fiscales en caso revisarán las
operaciones de la compañía.a) Ventas a clientes del exterior no declaradas a
la Superintendencia de Administración Tributaria por
Q7,566,291, lo cual podrá repercutir en pago de
impuestos y
multas, debido a que estas ventas no están
documentadas con licencias de exportación:Impuestos del IVA
Q 756,629.10
Multas 100% del impuesto
omitido756,629.10
TOTAL
Q1,513,258.20
===========
A la cantidad indicada habrá
que aumentarle la multa por no haber emitido las facturas
legales correspondientes a razón de Q100 por cada
factura que debió emitirse, más los intereses
resarcitorios desde la fecha de la omisión del
impuesto - Adicionalmente a las situaciones que se mencionan en
el numeral 5.2 anterior, existen las siguientes
contingencias que pueden ser detectadas por las autoridades
fiscales, en caso efectuaran una revisión de las
operaciones de la compañía:Impuesto (31%)
Q2,345,550.21
Multa (100% sobre el impuesto
omitido)2,345,550.21
TOTAL
Q4,691,100.42
===========
Al impuesto calculado debe
agregársele el valor de los intereses resarcitorios
desde la fecha en la que debió pagarse el
impuesto.c) El impuesto Sobre las Empresas Mercantiles y
Agropecuarias (IEMA), se calculó sobre la base de
activos netos totales; sin embargo, la base utilizada para
el cálculo fue inferior al activo neto total
registrado según contabilidad
financiera, tal como se muestra a
continuación:Valor de declaraciones presentadas sobre
bases de activos netos totales de Q331,365
aproximadamente.Q 8,284
Impuesto calculado sobre activos netos
totales de Q6,724,716, según estados
financieros al 30 de junio de 2000(168,118)
Impuesto omitido
159,834.00
Multa (100% sobre impuesto
omitido)159,834.00
Total impuesto y multas
Q 319,668.00
===========
Al impuesto calculado debe agregársele el
valor de los intereses resarcitorios desde la fecha en la
que debió pagarse el impuesto.
5) El costo de ventas y algunos gastos pueden ser
objetados por parte de las autoridades fiscales, debido a
que como lo mencionamos en este reporte, existen costos y
gastos sin la documentación de respaldo legal o a
nombre de otras personas o entidades, compras no
documentadas, registros auxiliares inapropiados y que no
hay evidencia que hayan efectuado inventarios
físicos al final de algunos períodos
fiscales.
Porque los procedimientos antes indicados no constituyen
una auditoría o una revisión hecha con Normas
Internacionales de Auditoría, no expresamos ninguna
seguridad sobre las cuentas examinadas.
Si hubiéramos realizado procedimientos adicionales o
hubiéramos realizado una auditoría o
revisión de los estados financieros de acuerdo con
Normas Internacionales de Auditoría, otros asuntos
podrían haber llegado a nuestra atención que
habrían sido informados a usted.
Este informe es únicamente para el propósito
expuesto en el primer párrafo y para su información
y no debe usarse para ningún otro propósito
ni ser distribuido a ningunas otras partes. Este informe se
refiere solamente a las cuentas y partidas especificadas
anteriormente y no se extiende a ningún estado
financiero de JIVO CENTROAMÉRICA, S.A., tomado como
un todo.
GRUPO
No. 1 & Asociados
René Alvisures
Socio-Director
Guatemala, 18 de marzo del 2002 - Impuesto sobre la renta, sobre
ingresos de Q7,566,291 no declarados a la
administración tributaria, determinados de la
siguiente forma: - El informe del CPA sobre un
trabajo con Procedimientos Convenidos necesita describir el
propósito y los procedimientos convenidos del trabajo
con suficiente detalle y claridad necesaria para permitir al
lector comprender la naturaleza y el grado del trabajo
desempeñado, y realizar con un mayor entendimiento la
toma de
decisiones que necesite la entidad que solicita el apoyo
del profesional. - Es importante que el Contador Público y
Auditor emita la carta de compromiso con lo cual, él
puede delimitar su campo de acción, así como
sus responsabilidades y también indicar que el
expresa su punto de vista y no dictamina sobre la
situación del trabajo.Recomendaciones
- La opinión en este tipo
de auditorias no aplica, ya que solamente se proporciona un
informe de resultados de hechos o hallazgos, de los
resultados previamente convenidos, los usuarios del informe
deberán sacar sus propias conclusiones del informe
presentado y no debe ser usado para otro
propósito. - La Norma internacional de
Auditoria sobre procedimientos convenidos (920)contienen
principios
básicos y los procedimientos esenciales junto con los
lineamientos relacionados en forma de material y explicativo,
estos deberán interpretarse de acuerdo al contexto de
cada norma y otras normas que estén
relacionadas. - El CPA debe retomar el realizar
un trabajo eficiente, considerando el aspecto cualitativo del
trabajo que realice aplicando las normas de Ética
Profesional, que le permitirán ampliar su mercado de
trabajo y recuperar la credibilidad de la
profesión. - El informe del CPA debe ser
suficiente y apropiado con la aplicación de los
Principios Generales de un trabajo de Auditoría de
Procedimientos Convenidos indispensablemente, esto
permitirá ofrecer un producto profesional y que sea
favorable para las necesidades que la entidad solicita
solucionar a través del trabajo del CPA..
Normas Internacionales de Auditoria.
NIA 920, Impresa en talleres de Equus impresores S.A. de C.
V.
Boletín Informativo Número 4120.
De Instituto Mexicano de Contadores Públicos y
Auditores
Boletín Informativo número 22323
Departamento de edición del Instituto de Mexicano de
Contadores Públicos, A. C.
Manual de
Informes del
Auditor.
Instituto Mexicano de Contadores Públicos A. C.
Declaración sobre Normas de Auditoria No. 35 (SAS-35)
Enciclopedia de la Auditoría.
Oceano Centrun. Pag, 1090
Auditoría Conceptos y Métodos.
John J. Willingham D.R. Carmichael.
Revista
Estrategia &
Negocios No.
27, año 2001.
Autor:
Rodrigo Juventino Guzman Giron
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