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Recolección de datos




Enviado por José Avilez



    1. Técnicas para hallar
      datos
    2. La
      entrevista
    3. ¿Qué es una
      encuesta?
    4. Cuestionario
    5. La
      observación
    6. Diagrama de
      flujo
    7. Diccionario de
      datos
    8. Conclusión

    INTRODUCCIÓN

    La recolección
    de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y
    herramientas
    que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los
    sistemas de
    información, los cuales pueden ser la entrevistas,
    la encuesta, el
    cuestionario,
    la observación, el diagrama de flujo
    y el diccionario de
    datos.

    Todas estos instrumentos se aplicará en un
    momento en particular, con la finalidad de buscar información que será útil a
    una investigación en común. En la
    presente investigación trata con detalle los pasos que se
    debe seguir en el proceso de
    recolección de datos, con las
    técnicas ya antes nombradas.

    TÉCNICAS PARA HALLAR DATOS

    Los analistas utilizan una variedad de métodos a
    fin de recopilar los datos sobre una situación existente,
    como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros
    (revisión en el sitio) y observación. Cada uno
    tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o
    tres para complementar el trabajo de
    cada una y ayudar a asegurar una investigación
    completa.

    LA
    ENTREVISTA

    Las entrevistas se utilizan para recabar
    información en forma verbal, a través de preguntas
    que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o
    empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema
    existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos
    que proporcionarán datos o serán afectados por la
    aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al
    personal en
    forma individual o en grupos algunos
    analistas prefieren este método a
    las otras técnicas que se estudiarán más
    adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor
    fuente de datos de aplicación.

    Dentro de una organización, la entrevistas es la
    técnica más significativa y productiva de que
    dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la
    entrevistas es un intercambio de información que se
    efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la
    organización; sirve para obtener información
    acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas,
    así como concejo y comprensión por parte del
    usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte,
    la entrevista
    ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una
    corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es
    fundamental en transcurso del estudio.

    Preparación de la Entrevista

    1. Determinar la posición que ocupa de la
      organización el futuro entrevistado, sus
      responsabilidades básicas, actividades, etc.
      (Investigación).
    2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y los
      documentos
      necesarios (Organización).
    3. Fijar un límite de tiempo y
      preparar la agenda para la entrevista.
      (Sicología).
    4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista
      con la mayor comodidad (Sicología).
    5. Hacer la cita con la debida anticipación
      (Planeación).

    Conducción de la Entrevista

    1. Explicar con toda amplitud el propósito y
      alcance del estudio (Honestidad).
    2. Explicar la función
      propietaria como analista y la función que se espera
      conferir al entrevistado. (Imparcialidad).
    3. Hacer preguntas específicas para obtener
      respuestas cuantitativas (Hechos).
    4. Evitar las preguntas que exijan opiniones
      interesadas, subjetividad y actitudes
      similares (habilidad).
    5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido
      (Claridad).
    6. Ser cortés y comedio, absteniéndose de
      emitir juicios de valores.
      (Objetividad).
    7. Conservar el control de
      la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al
      margen de la cuestión.
    8. Escuchar atentamente lo que se dice,
      guardándose de anticiparse a las respuestas
      (Comunicación).

    Secuela de la Entrevista

    1. Escribir los resultados (Documentación).
    2. Entregar una copia al entrevistado, solicitando su
      conformación, correcciones o adiciones.
      (Profesionalismo).
    3. Archivar los resultados de la entrevista para
      referencia y análisis posteriores
      (Documentación).

    Recabar datos mediante la Entrevista

    La entrevista es una forma de
    conversación, no de interrogación, al analizar las
    características de los sistemas con
    personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre
    el sistema, los analistas pueden conocer datos que no
    están disponibles en ningún otra forma.

    En las investigaciones
    de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la
    información importantes. La información cualitativa
    está relacionada con opinión, política y
    descripciones narrativas de actividades o problemas,
    mientras que las descripciones cuantitativas tratan con
    números frecuencia, o cantidades. A menudo las entrevistas
    pueden ser la mejor fuente de información cualitativas,
    los otros métodos tiende a ser más útiles en
    la recabación de datos cuantitativos.

    Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o
    sugerencia en relación a como se podría hacer el
    trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer
    las actividades de las empresas. La
    entrevista pueden descubrir rápidamente malos entendidos,
    falsa expectativa o incluso resistencia
    potencial para las aplicaciones de desarrollo;
    más aún, a menudo es más fácil
    calendarizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que
    pedirle que llenen cuestionario.

    Determinación del tipo de
    Entrevista

    La estructura de
    la entrevista varia. Si el objetivo de la
    entrevista radica en adquirir información general, es
    conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura, con
    una sesión de preguntas y respuesta libres

    Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta
    estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas pueden
    ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta
    permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca
    apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias
    palabras. Con las preguntas para respuesta cerradas se
    proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda
    seleccionar. Todas las personas que respondes se basan en un
    mismo conjunto de posible respuestas.

    Los analistas también deben dividir el tiempo
    entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar
    respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos
    tiempos de preparación, porque no necesita tener por
    anticipado las palabras precisas de las preguntas. Analizar las
    respuestas después de la entrevista lleva más
    tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo radica en
    la preparación, administración y análisis de las
    entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.

    Ejemplos de las preguntas abiertas y cerradas en la
    entrevista estructurada

    FORMA DE PREGUNTA ABIERTA

    FORMA DE PREGUNTA CERRADA

    Ejemplo: obtener la información sobre las
    características de diseños críticas
    para los empleados.

    " algunos empleados han sugerido que la mejor
    forma para hacer eficiente el procesamiento de pedidos es
    instalar un sistema de computadora que maneje todos los
    cálculos…"

    bajo estas circunstancias ¿
    apoyaría usted el desarrollo de un sistema de este
    tipo?.

    Ejemplo: obtener la información sobre
    las

    Características de diseño críticas para los
    empleados.

    " La experiencia le ha proporcionado una amplia
    visión en cuanto a la forma en la que la
    empresa maneja los pedidos…" Me gustaría que
    usted contestara algunas preguntas específicas en
    relación en lo anterior:

    -¿Qué etapas trabajas
    bien?¿cuáles no

    -¿En donde se presenta la mayor parte del
    problema?

    – ¿Cuándo ocurre un atraso,
    cómo se maneja?

    Entre otros

    Selección de Entrevistados

    Realizar entrevistas toma tiempo; por lo tanto no es
    posible utilizar este método para recopilar toda la
    información que se necesite en la investigación;
    incluso el analista debe verificar los datos recopilados
    utilizando unos de los otros métodos de recabación
    de datos. La entrevista se aplican en todos los niveles gerencial
    y de empleados y dependa de quien pueda proporcionar la mayor
    parte de la información útil para el estudio los
    analistas que estudian la
    administración de inventarios
    pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de
    recepción, al personal de almacén y
    a los supervisores de los diferentes turnos, es decir. Aquellas
    personas que realmente trabajan en el almacén,
    también entrevistarán a los gerentes más
    importante.

    Realización de Entrevista

    La habilidad del entrevistador es vital para el éxito
    en la búsqueda de hecho por medio de la entrevista. Las
    buenas entrevista depende del conocimiento
    del analista tanto de la preparación del objetivo de una
    entrevista específica como de las preguntas por realizar a
    una persona
    determinada.

    El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta
    apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de
    estos factores puede reducir cualquier oportunidad de
    éxito. Por ejemplo, analista que trabaja en la
    aplicación enfocada a la reducción de errores
    (captado por la gerencia de
    alto nivel) probablemente no tendría éxito si
    llegara a una oficina de
    gerencia de nivel medio con la presentación equivocada,
    ejemplo "Estamos aquí para resolver su
    problema".

    A través de la entrevista, los analistas deben
    preguntarse a sí mismo las siguientes
    preguntas:

    • ¿Qué es lo que me está
      diciendo la persona?
    • ¿Por qué me lo está diciendo a
      mí ?
    • ¿Qué está
      olvidando?
    • ¿Qué espera está persona que
      haga yo?

    Entrevista estructurada

    Entrevista no estructurada

     

     

     

     

    VENTAJAS

    -Asegura la elaboración uniforme de las
    preguntas para todos los que van a responder.

    -Fácil de administrar y
    evaluar.

    Evaluación más objetiva
    tanto de quienes responden como de las respuestas a las
    preguntas.

    -Se necesita un limitado entrenamiento del
    entrevistador.

    -Resulta en entrevistas más
    pequeñas.

    -El entrevistador tiene mayor flexibilidad al
    realizar las preguntas adecuadas a quien
    responde.

    -El entrevistador puede explotar áreas
    que surgen espontáneamente durante la
    entrevista.

    -Puede producir información sobre
    área que se minimizaron o en las que no se
    pensó que fueran importantes.

     

     

     

     

    DESVENTAJAs

    -Alto costo de preparación.

    -Los que responden pueden no aceptar un alto
    nivel en la estructura y carácter mecánico de las
    preguntas.

    -Un alto nivel en la estructura puede no ser
    adecuado para todas las situaciones.

    -El alto nivel en las estructuras reduce responder en forma
    espontánea, así como la habilidad del
    entrevistador para continuar con comentarios hacia el
    entrevistado.

    -Puede utilizarse negativamente el tiempo, tanto
    de quien responde como del entrevistador.

    -Los entrevistadores pueden introducir sus
    sesgos en las preguntas o al informar de los
    resultados.

    -Puede recopilarse información
    extraña

    -El análisis y la interpretación
    de los resultados pueden ser largos.

    -Toma tiempo extra recabar los hechos
    esenciales.

    ¿Qué es una encuesta?

    Se ha dicho que Estados Unidos ya
    no es una "sociedad
    industrial", sino una "sociedad de información". Esto es,
    nuestros mayores problemas y tareas ya no giran principalmente en
    la producción de bienes y
    servicios
    necesarios para nuestra supervivencia y comodidad.

    Nuestra "sociedad", requiere un rápido y preciso
    flujo de información sobre las preferencias, necesidades y
    comportamiento
    de sus miembros. Es en respuesta a esta necesidad crítica
    de información por el gobierno, el
    comercio y las
    instituciones
    sociales que tanta confianza se pone en las encuestas.

    Hoy en día la palabra "encuesta" se usa
    más frecuentemente para describir un método de
    obtener información de una muestra de
    individuos. Esta "muestra" es usualmente sólo una
    fracción de la población bajo estudio.

    Por ejemplo, antes de una elección, una muestra
    de electores es interrogada para determinar cómo los
    candidatos y los asuntos son percibidos por el
    público… un fabricante hace una encuesta al
    mercado
    potencial antes de introducir un nuevo producto… una entidad del gobierno
    comisiona una encuesta para obtener información para
    evaluar legislación existente o para preparar y proponer
    nueva legislación.

    No tan sólo las encuestas tienen una gran
    variedad de propósitos, sino que también pueden
    conducirse de muchas maneras, incluyendo por teléfono, por correo o en
    persona.

    Aún así, todas las encuestas tienen
    algunas características en común.

    A diferencia de un censo, donde todos los miembros de la
    población son estudiados, las encuestas recogen
    información de una porción de la población
    de interés, dependiendo el tamaño de la
    muestra en el propósito del estudio. En una encuesta bona
    fide, la muestra no es seleccionada caprichosamente o sólo
    de personas que se ofrecen como voluntarios para participar. La
    muestra es seleccionada científicamente de manera que cada
    persona en la población tenga una oportunidad medible de
    ser seleccionada. De esta manera los resultados pueden ser
    proyectados con seguridad de la
    muestra a la población mayor. La información es
    recogida usando procedimientos
    estandarizados de manera que a cada individuo se le hacen las
    mismas preguntas en mas o menos la misma manera. La
    intención de la encuesta no es describir los individuos
    particulares quienes, por azar, son parte de la muestra sino
    obtener un perfil compuesto de la población.

    Una "encuesta" recoge información de una
    "muestra." Una "muestra" es usualmente sólo una
    porción de la población bajo estudio.

    El estándar de la industria para
    todas las organizaciones
    respetables que hacen encuestas es que los participantes
    individuales nunca puedan ser identificados al reportar los
    hallazgos. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse
    en resúmenes completamente anónimos, tal como
    tablas y gráficas estadísticas.

    ¿Cuán grande debe ser la
    muestra?

    El tamaño de muestra requerido en una encuesta
    depende en parte de la calidad estadística necesaria para los establecer
    los hallazgos; esto a su vez, está relacionado en
    cómo esos hallazgos serán usados.

    Aún así, no hay una regla simple para el
    tamaño de muestra que pueda ser usada en todas las
    encuestas. Mucho de esto depende de los recursos
    profesionales y fiscales disponibles. Los analistas
    frecuentemente encuentran que una muestra de tamaño
    moderado es suficiente estadística y operacionalmente. Por
    ejemplo, las muy conocidas encuestas nacionales
    frecuentemente usan cerca de 1,000 personas para obtener
    información razonable sobre actitudes y opiniones
    nacionales.

    Cuando nos damos cuenta que una muestra apropiadamente
    seleccionada de sólo 1,000 individuos puede reflejar
    varias características de la población total, es
    fácil apreciar el valor de usar
    encuestas para tomar decisiones informadas en una sociedad
    compleja como la nuestra. Las encuestas proveen medios
    rápidos y económicos de determinar la realidad de
    nuestra economía y sobre los conocimientos,
    actitudes, creencias, expectativas y comportamientos de las
    personas.

    ¿Quién lleva a cabo las
    Encuestas?

    Todos conocemos sobre las encuestas de opinión
    pública que son reportadas por los medios
    informativos. Por ejemplo, la Encuesta Gallup y la
    Encuesta Harris emiten informes
    periódicos describiendo la opinión pública
    nacional sobre una amplia gama de asuntos corrientes. Encuestas
    estatales y en las áreas metropolitanas, frecuentemente
    con el apoyo económico de algún periódico
    o estación de televisión
    local, se reportan regularmente en muchos lugares. Las cadenas
    mayores de radio y
    televisión, así como revistas nacionales de
    noticias también llevan a cabo encuestas e informan sus
    resultados A pesar de esto, la gran mayoría de las
    encuestas no son de opinión pública. La
    mayoría están dirigidas a un propósito
    administrativo, comercial o científico. La gran variedad
    de asuntos con los que tratan las encuestas se puede ilustrar con
    la siguiente lista de usos reales:

    • Las cadenas mayores de televisión
      confían en encuestas que le dicen cuántas y
      qué tipo de personas ven sus programas.
    • Statistics Canadá lleva a cabo encuestas
      continuas de panel sobre niños
      (y sus familias) para estudiar sus necesidades educativas y
      otras.
    • Es una buena práctica nunca identificar los
      participantes individuales. El tamaño de la muestra
      depende de las metas estadísticas y de los recursos
      disponibles para la encuesta.
    • Los fabricantes de automóviles usan encuestas
      para determinar cuán satisfechos están las
      personas con sus autos.
    • El Negociado del Censo de los Estados Unidos lleva a
      cabo encuestas cada mes para obtener información sobre
      empleo y
      desempleo en
      la nación.
    • La Agencia para la Política e
      Investigación sobre Cuidado de Salud de los Estados
      Unidos auspicia una encuesta periódica para determinar
      cuanto dinero
      está gastando la gente en los distintos tipos de cuidado
      médico.
    • Las autoridades de transportación local
      conducen encuestas para obtener información
    • sobre los hábitos de viaje y
      transportación de las personas.
    • Las revistas y revistas profesionales usan encuestas
      para conocer qué leen sus suscriptores.
    • Se llevan a cabo encuestas para conocer quien usa
      nuestros parques nacionales y
    • otras facilidades recreativas.

    Las encuestas proveen una fuente importante de conocimiento
    científico básico. Economistas,
    sicólogos, profesionales de la salud y sociólogos
    llevan a cabo encuestas para estudiar materias tales como los
    patrones de ingreso y gastos en los
    hogares, las raíces del prejuicio étnico o racial,
    las implicaciones de los problemas de salud en la vida de las
    personas, comparando el comportamiento electoral y los efectos
    sobre la vida familiar de mujeres que trabajan fuera del
    hogar.

    ¿Cuáles son algunos métodos
    comunes de Encuestas?

    Las encuestas pueden ser clasificadas en muchas maneras.
    Una dimensión es por tamaño y tipo de muestra. Las
    encuestas pueden ser usadas para estudiar poblaciones humanas o
    no humanas (por ejemplo, objetos animados o inanimados, animales,
    terrenos, viviendas). Mientras que muchos de los principios son
    los mismos para todas las encuestas, el foco aquí
    será en métodos para hacer encuestas a
    individuos.

    Muchas encuestas estudian todas las personas que residen
    en un área definida, pero otras pueden enfocar en grupos
    particulares de la población -niños,
    médicos, líderes de la comunidad, los
    desempleados, o usuarios de un producto o servicio
    particular. Las encuestas también pueden ser conducidas
    con muestras locales, estatales o nacionales.

    Las encuestas pueden ser clasificadas por su
    método de recolección de datos. Las encuestas por
    correo, telefónicas y entrevistas en persona son las
    más comunes. Extraer datos de récords
    médicos y otros se hace también con frecuencia. En
    los métodos más nuevos de recoger datos, la
    información se entra directamente a la computadora
    ya sea por un entrevistador adiestrado o aún por la misma
    persona entrevistada. Un ejemplo bien conocido es la medición de audiencias de televisión
    usando aparatos conectados a una muestra de televisores que
    graban automáticamente los canales que se
    observan.

    Las encuestas son una fuente importante de conocimiento
    científico básico. Las encuestas por correo, a
    través de entrevistas telefónicas o en persona son
    las más comunes.

    Las encuestas por correo pueden ser de costo
    relativamente bajo. Como con cualquier otra encuesta, existen
    problemas en usar este método si no se presta suficiente
    atención a obtener niveles altos de
    cooperación. Estas encuestas pueden ser más
    efectivas cuando se dirigen a grupos particulares, tal como
    suscriptores a una revista
    especializada o a miembros de una organización
    profesional.

    Las entrevistas telefónicas son una forma
    eficiente de recoger ciertos tipos de datos y
    se están usando con cada vez mayor frecuencia. Se prestan
    particularmente bien a situaciones donde es necesario obtener
    resultados oportunos y cuando el largo de la encuesta es
    limitado.

    Las entrevistas en persona en el hogar u oficina de un
    participante son mucho más caras que las encuestas
    telefónicas o por correo. Estas pueden ser necesarias
    especialmente cuando se debe recoger información
    compleja.

    Algunas encuestas combinan varios métodos. Por
    ejemplo, una encuestadora puede usar el teléfono para
    identificar participantes elegibles (tal como localizar
    individuos mayores elegibles para Medicare) y luego hacer cita
    para una entrevista en persona.

    ¿Qué preguntas hacemos en una
    Encuesta?

    Podemos clasificar las encuestas también por su
    contenido. Algunas encuestas enfocan en las opiniones y actitudes
    (tal como las encuestas pre-eleccionarias), mientras que otras se
    preocupan por características o comportamiento reales (tal
    como la salud de las personas, vivienda, gastos del consumidor o
    hábitos de transportación).

    Muchas encuestas combinan preguntas de ambos tipos. Los
    participantes pueden ser preguntados si han oído
    ó leído sobre algún asunto…
    qué saben sobre él… su
    opinión… con cuanta firmeza sienten y por
    qué… su experiencia sobre el asunto… y
    ciertos datos personales que ayudará al analista a
    clasificar sus respuestas (tal como edad, género,
    estado civil,
    ocupación y lugar de residencia).

    Las preguntas pueden ser abiertas ("¿Por
    qué siente así?"), o cerradas ("¿Aprueba
    usted o desaprueba?"). Los entrevistadores pueden solicitar al
    participante que evalúe un candidato político o un
    producto usando alguna escala, o pueden
    solicitarle que ordene varias alternativas.

    Algunas encuestas enfocan sobre opiniones otras sobre
    hechos.

    La forma en que se hace una pregunta puede afectar mucho
    los resultados de una encuesta. Por ejemplo, una reciente
    encuesta de NBC/Wall Street Journal hizo dos preguntas muy
    similares obteniendo resultados muy diferentes: (1)
    "¿Favorece recortar programas tales como el seguro social,
    medicare, medicaid y subsidios a agricultores con el fin de
    reducir el déficit presupuestario?" Los resultados: a
    favor 23%, opuestos 66%, no opinaron 11%. (2) ¿Favorece
    recortar las autorizaciones fiscales del gobierno para reducir el
    déficit presupuestario? Los resultados: a favor 61%,
    opuestos 25%, no opinaron 14%. El cuestionario puede ser muy
    breve -unas pocas preguntas, tomando cinco minutos o menos – o
    puede ser bastante extenso – requiriendo una hora o más de
    tiempo al participante. Como es ineficiente identificar y
    acercarse a una muestra nacional grande para preguntar unos pocos
    ítemes de información, existen encuestas colectivas
    que combinan los intereses de varios clientes en una
    sola entrevista. En estas encuestas, a los participantes se les
    preguntará sobre una docena de preguntas sobre un tema,
    una media docena sobre otro tema y así
    sucesivamente.

    Como los cambios en actitudes o comportamiento no pueden
    establecerse confiablemente con una sola entrevista, algunas
    encuestas usan un diseño de panel, en el cual los
    mismos participantes son entrevistados en dos ocasiones o
    más. Tales encuestas son usadas comúnmente durante
    una campaña electoral o para trazar la salud de una
    familia o su
    patrón de compras durante
    un período de tiempo.

    ¿Quién trabaja en las
    Encuestas?

    El trabajador de encuestas mas conocido por el
    público es el entrevistador que llama por teléfono,
    el que aparece en la puerta del hogar o el que detiene a personas
    en un centro comercial.

    Tradicionalmente, las entrevistas para encuestas, aunque
    requieren ocasionalmente largos días de trabajo en el
    campo, eran hechas principalmente por personas empleadas a tiempo
    parcial. Por lo tanto este tipo de empleo era particularmente
    adecuado para personas que no deseaban empleo a tiempo completo o
    que querían suplementar su ingreso regular.

    Cambios en el mercado de trabajo y en el nivel de
    automatización de las encuestas han
    comenzado a alterar este patrón -aumentando el
    número de encuestadores que buscan trabajar a tiempo
    completo. La experiencia no es usualmente requerida para un
    empleo de entrevistador, aunque las destrezas básicas en
    el uso de computadoras
    adquieren cada día más importancia.

    La mayoría de las organizaciones que hacen
    investigación proveen su propio adiestramiento
    para la labor del entrevistador. Los requisitos principales para
    entrevistar están la habilidad para acercarse a personas
    extrañas (en persona o por teléfono), para
    El trabajador de encuestas mejor conocido por el público
    es el entrevistador pero hay muchos otros.

    Persuadirles a participar y para recoger los datos
    necesarios siguiendo las instrucciones al pie de la
    letra.

    Menos visible, pero de igual importancia es el personal
    de la oficina, quienes -entre otras cosas- planifican la
    encuesta, seleccionan la muestra, supervisan las entrevistas,
    procesan los datos recogidos, analizan los datos e informan los
    hallazgos de la encuesta.

    En la mayoría de las organizaciones de
    investigación por encuestas, el personal gerencial
    habrá tomado cursos graduados
    de métodos de encuestas y poseen grados universitarios
    avanzados en estadísticas, sociología, sicología, mercadeo, alguna
    materia
    afín ó poseerán experiencia
    equivalente.

    Los supervisores de nivel intermedio y los asociados de
    investigación frecuentemente tendrán trasfondos
    académicos similares a los gerentes o habrán
    avanzado desde las filas de los entrevistadores, oficinistas o
    codificadores sobre la base de su competencia y
    experiencia.

    ¿Qué sobre la confidencialidad e
    integridad?

    La confidencialidad de los datos suministrados por los
    participantes es una preocupación primordial de todas las
    organizaciones respetables que hacen encuestas. En el Negociado
    del Censo de los Estados Unidos, por ejemplo, los datos recogidos
    están protegidos por ley
    (Título 13 del Código
    Legal de Estados Unidos). En Canadá, la Ley de
    Estadísticas garantiza la confidencialidad de los datos
    recogidos por Statistics Canadá, y otros países
    tiene salvaguardas similares.

    Varias organizaciones profesionales que tienen que ver
    con métodos de encuestas tienen un código de
    ética
    (como la Asociación Estadística Americana) que
    establecen reglas para mantener la confidencialidad de las
    respuestas en encuestas. La política recomendada para que
    las organizaciones de encuestas salvaguarden la confidencialidad
    incluye:

    • Usar códigos numéricos para vincular al
      participante con su cuestionario y guardar la

    información sobre el
    vínculo nombre-código en un lugar
    aparte.

    • Negarse a proveer los nombres y direcciones de los
      participantes en la encuesta a cualquier persona fuera de la
      organización de encuestas, incluyendo a sus
      clientes.
    • Destruir cuestionarios e información que pueda
      servir para identificar los participantes

    luego que sus respuestas se hayan
    entrado a la computadora.

    • Omitir los nombres y direcciones de los participantes
      en la encuesta de los archivos de
      computadora usados para análisis.
    • Presentar tabulaciones estadísticas usando
      categorías amplias para que los participantes
      individuales no puedan ser identificados.

    La confidencialidad de los datos suministrados por los
    participantes es una preocupación primordial de todas las
    organizaciones de encuesta respetables.

    ¿Cuáles son nuestras preocupaciones
    potenciales?

    La calidad de una encuesta es determinada en gran medida
    por su propósito y por la forma en que es
    conducida.

    La mayoría de las indagaciones de
    televisión (por ejemplo, las "encuestas" usando el
    número telefónico 900) o las "encuestas" en revista
    son altamente sospechosas. Estas y otras encuestas de
    opinión autoseleccionadas ("self-selected opinion
    polls: SLOP
    S)" pueden llevar a conclusiones erróneas
    ya que los participantes no han sido seleccionados
    científicamente.

    Las encuestas deben llevarse a cabo únicamente
    para obtener información estadística sobre
    algún tema. No deben ser diseñadas para producir
    resultados predeterminados o como un artificio para mercadeo o
    para actividades similares. Cualquier persona a quien se le
    solicite que responda a una encuesta de opinión o que se
    preocupe por los resultados debe primero decidir si las preguntas
    que se hacen son justas.

    Otra violación importante de la integridad ocurre
    cuando lo que parece ser una encuesta es efectivamente un
    vehículo para estimular donaciones a alguna causa o para
    crear una lista de direcciones para mercadear productos.

    Cuestionario

    Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy
    útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas
    características que pueden ser apropiada en algunas
    situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas,
    deben diseñarse cuidadosamente para una máxima
    efectividad.

    Recabación de datos mediante
    cuestionarios

    Para los analistas los cuestionarios pueden ser la
    única forma posible de relacionarse con un gran
    número de personas para conocer varios aspectos del
    sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios
    departamento, se puede distribuir los cuestionarios a todas las
    personas apropiadas para recabar hechos en relación al
    sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá
    a los que responde; no obstante, también esto es una
    ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el
    interpelado cuenta con mayor anonimato y puedan darse respuestas
    mas honesta ( y menos respuestas prehechas o estereotipadas).
    También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar
    datos más confiable.

    Selección de formas para
    cuestionarios

    El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo
    tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma
    inteligente. También es importante el formato y contenido
    de las preguntas en la recopilación de hechos
    significativos.

    Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos:
    cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si
    los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas
    de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan
    ambas formas en los estudios de sistemas.

    Cuestionario Abierto

    Al igual que las entrevistas, los cuestionarios
    pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los
    sentimientos, opiniones y experiencias generales; también
    son útiles al explorar el problema básico, por
    ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los
    métodos de verificación de crédito, es un medio.

    El formato abierto proporciona una amplia oportunidad
    para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas
    personas sin embargo, encuentran más fácil escoger
    una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por
    sí mismas.

    Cuestionario Cerrado

    El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles
    del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta,
    el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato
    es el método para obtener información sobre los
    hechos. También fuerza a los
    individuos para que tomen una posición y forma su
    opinión sobre los aspectos importantes.

    La OBSERVACIÓN

    Otra técnica útil para el analista en su
    progreso de investigación, consiste en observar a las
    personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica
    de investigación, la observación tiene amplia
    aceptación científica. Los sociólogos,
    sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente
    ésta técnica con el fin de estudiar a las personas
    en sus actividades de grupo y como
    miembros de la organización. El propósito de la
    organización es múltiple: permite al analista
    determinar que se está haciendo, como se está
    haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo
    toma, dónde se hace y por que se hace.

    "¡Ver es creer! Observar las operaciones la
    proporciona el analista hechos que no podría obtener de
    otra forma.

    Tipos de Observación

    El analista de sistemas puede observar de tres
    maneras básicas. Primero, puede observar a una persona o
    actitud sin
    que el observado se dé cuenta y su interacción por
    aparte del propio analista. Quizá esta alternativa tenga
    poca importancia para el análisis de
    sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las
    condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una
    operación sin intervenir para nada, pero estando la
    persona observada enteramente consciente de la
    observación. Por último, puede observar y a la vez
    estar en contacto con las personas observas. La
    interacción puede consistir simplemente en preguntar
    respecto a una tarea específica, pedir una
    explicación, etc.

    Preparación para la
    observación

    1. Determinar y definir aquella que va a
      observarse.
    2. Estimular el tiempo necesario de
      observación.
    3. Obtener la autorización de la gerencia para
      llevar a cabo la observación.
    4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo
      que se va a hacer y las razones para ello.

    Conducción de la
    observación

    1. Familiarizarse con los componentes físicos del
      área inmediata de observación.
    2. Mientras se observa, medir el tiempo en forma
      periódica.
    3. Anotar lo que se observa lo más
      específicamente posible, evitando las generalidades y
      las descripciones vagas.
    4. Si se está en contacto con las personas
      observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios
      cualitativos o que impliquen un juicio de valores.
    5. Observar las reglas de cortesía y
      seguridad.

    Secuela de la observación

    1. Documentar y organizar formalmente las notas,
      impresionistas, etc.
    2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la
      persona observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro
      de sistemas.

    Diagrama de Flujo

    Es una representación pictórica de los
    pasos en proceso. Útil para determinar cómo
    funciona realmente el proceso para producir un resultado. El
    resultado puede ser un producto, un servicio, información
    o una combinación de los tres. Al examinar cómo los
    diferentes pasos es un proceso se relacionan entre sí, se
    puede descubrir con frecuencia las fuentes de
    problemas potenciales. Los diagramas de
    flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde
    el flujo de materiales
    hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer
    un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no es
    necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo
    más pequeños pueden agregar niveles según
    sea necesario durante el proyecto.

    ¿Cuándo se utiliza un Diagrama De
    Flujo?

    Cuando un equipo necesita ver cómo funciona
    realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia
    revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el
    sistema, pasos innecesarios y círculos de
    duplicación de trabajo.

    Algunos aplicaciones comunes son:

    Definición de Proyectos:

    • Identificar oportunidades de cambios en el
      proceso.
    • Desarrollar estimados de costos de mala
      calidad.
    • Identificar organizaciones que deben estar
      representadas en el equipo.
    • Desarrollar una base común de conocimiento
      para los nuevos miembros del equipo.
    • Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de
      resolución de problemas para reducir las resistencias
      futura al cambio.

    Identificación de las causas
    principales:

    • Desarrollar planes para reunir datos.
    • Generar teorías sobre las causas
      principales.
    • Discutir las formas de estratificar los datos para el
      análisis para identificar las causas
      principales.
    • Examinar el tiempo requerido para las diferentes
      vías del proceso.

    Diseño de soluciones

    • Describir los cambios potenciales en el proceso y sus
      efectos potenciales.
    • Identificar las organizaciones que será
      afectadas por los cambios propuesto.

    Aplicaciones de soluciones:

    • Explicar otros el proceso actual y la solución
      propuesta.
    • Superar la resistencia al
      cambio demostrando cómo los cambios propuestos
      simplificarán el proceso.

    Control (retener las Ganancias):

    • Revisar y establecer controles y monotorías al
      proceso.
    • Auditar el proceso periódicamente para
      asegurar que están siguiendo los nuevos
      procedimientos.
    • Entrenar a nuevos empleados.

    ¿Cómo se Utiliza?

    La metodología para prepara un Diagrama de
    Flujo es;

    1. PROPÓSITO: analizar como se pretende utilizar
      el Diagrama de Flujo. Exhibir esta hoja en el pared y
      consultarla en cualquier momento para verificar que se Diagrama
      de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se
      pretende.
    2. DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO.
    3. DEFINIR LOS LIMITES: después de establecer los
      límites del proceso, enumerar los
      resultados y los clientes en el extremo derecho del
      diagrama.
    4. UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS: utilizando los
      símbolos apropiados para el Diagrama de Flujo, presentar
      las respuestas como los primeros pasos en el
      diagrama.
    5. HACER PREGUNTAS: para cada input, haga preguntas
      como:
    • ¿Quién recibe el input?
    • ¿Qué es lo primero que se hace con el
      input?
    1. DOCUMENTAR: cada paso en la secuencia, empezando con
      el primer (ó último) paso. Para cada paso, hacer
      preguntas como:
    • ¿Qué produce este paso?
    • ¿Quién recibe este
      resultado?
    • ¿Qué pasa después?
    • ¿Alguno de los pasos requiere de inputs que
      actualmente no se muestran?
    1. COMPLETAR: continuar la construcción del Diagrama de Flujo hasta
      que se conecte todos los resultados (outputs) definidos en el
      extremo derecho del diagrama. Si se encuentra un segmento del
      proceso que es extraña para todos en el salón, se
      deberá tomar nota y continuar haciendo el
      diagrama.
    2. REVISIÓN: Preguntar:
    • ¿Todos los flujos de información
      encajan en los inputs y outputs del proceso?
    • ¿El Diagrama muestra la naturaleza
      serial y paralela de los pasos?
    • ¿El Diagrama capta de forma exacta lo que
      realmente ocurrió, a diferencia de la forma
      cómo se piensa que las cosas deberías pasar o
      como fueron diseñadas originalmente?
    1. DETERMINAR OPORTUNIDADES

    Nota: El Diagrama de flujo final deberá actuar
    como un registro de
    cómo el proceso actual realmente opera. Indicar la
    fecha.

    Aunque hay literalmente docenas de símbolos
    especializadas utilizados para hacer Diagrama de Flujos, se
    utiliza con más frecuencia los siguientes:

     Para ver el
    gráfico seleccione la opción
    "Descargar" 

    Las "líneas de flujos" son utilizadas para
    representar el progreso de los pasos en la secuencia. La punta de
    la fecha indica la dirección del flujo del proceso.

    Otros dos símbolos que no son utilizados tan
    comúnmente y que pueden ser útiles son:

    El "Símbolo del documento" representa la
    información escrita pertinente al proceso.

     El "Símbolo de la Base de Datos"
    representa información almacenada
    electrónicamente con respecto al proceso

    Consejos para la construcción /
    Interpretación:

    Si un Diagrama de Flujo se construye de forma apropiada
    y refleja el proceso de la forma que realmente opera, todos los
    miembros del equipo poseerán un conocimiento común,
    exacto del funcionamiento del proceso. Adicionalmente, el equipo
    no necesita invertir el tiempo y la energía en observar el
    proceso físicamente cada vez que se quiera identificar
    problemas para trabajar, discutir teorías sobre las causas
    principales, examinar el impacto de las soluciones propuestas o
    discutir las formas para mantener las mejoras.

    Los Diagramas de
    Flujo pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnóstico para lograr mejoras. Uno de sus
    usos es el de ayudar a un equipo a generar teorías sobre
    las posibles causas principales de un problema. El Diagrama de
    Flujo se dibuja en una pared de la sala de reuniones. El equipo
    que investiga un problema redacta una descripción del problema en un pedazo
    pequeño del papel y lo
    pega en el Diagramas de Flujo en el punto, en el proceso donde el
    problema se ha detectado. El equipo luego discute cada uno de los
    pasos en el proceso antes del punto donde el problema se ha
    detectado, y produce teorías sobre las cosas que
    podrían salir mal en el paso del proceso de forma
    sistemática a medida que producen teorías sobre las
    posibles causas principales del problema.

    Otro uso de un Diagramas de Flujo es el de ayudar a un
    equipo a identificar las formas apropiadas para separar los datos
    para su análisis. Por ejemplo, considérese el
    problema de analizar los tiempos de reparación. Una
    rápida revisión del Diagramas de Flujo puede
    sugerir un número de grupos posibles que pueden explicar
    el tiempo que se necesita para hacer
    reparación.

    Relación con otras
    herramientas:

    Los Diagramas de Flujo de procesos
    generalmente se relacionan con:

    • Mapa de Relaciones
    • Mapa de Proceso Interfuncional
      (Cross-Funcional)

    Diccionario de datos

    Los diccionarios
    de datos son el segundo componente del análisis del flujo
    de datos. En sí mismos los diagramas de flujo de datos no
    describen por completo el objeto de la investigación. El
    diccionario de
    datos proporciona información adicional sobre el sistema.
    Esta sección analiza que es un diccionario de datos, por
    qué se necesita en el análisis de flujo de datos y
    como desarrollarlo. Se utilizará el ejemplo del sistema de
    contabilidad
    para describir los diccionarios de datos.

    Un diccionario de datos es una lista de todos los
    elementos incluido en el conjunto de los diagramas de flujo de
    datos que describen un sistema. Los elementos principales en un
    sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de
    datos, el almacenamiento de
    datos y los procesos. El diccionario de datos almacena detalles y
    descripciones de estos elementos.

    Si los analistas desean conocer cuántos
    caracteres hay en un dato, con qué otros nombres se le
    conoce en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema
    deben ser capaces de encontrar las respuesta en un diccionario de
    datos desarrollado apropiadamente.

    El diccionario de dato se desarrolla durante el
    análisis de flujo de datos y ayuda el analista involucrado
    en la determinación de los requerimientos de sistemas. Sin
    embargo, como se verá más adelante, también
    el contenido del diccionario de datos se utiliza durante el
    diseño del sistema.

    En informática, base de datos acerca de la
    terminología que se utilizará en un sistema de
    información. Para comprender mejor el significado de
    un diccionario de datos, puede considerarse su contenido como
    "datos acerca de los datos"; es decir, descripciones de todos los
    demás objetos (archivos, programas, informes,
    sinónimos…) existentes en el sistema. Un diccionario de
    datos almacena la totalidad de los diversos esquemas y
    especificaciones de archivos, así como sus ubicaciones. Si
    es completo incluye también información acerca de
    qué programas utilizan qué datos, y qué
    usuarios están interesados en unos u otros informes. Por
    lo general, el diccionario de datos está integrado en el
    sistema de información que describe.

    Descripción de los Datos en el
    Diccionario

    Cada entrada en el diccionario de dato consiste
    en un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o
    producidos en el sistema. Cada articulo se identifica por un
    nombre de dato, descripción, sinónimo y longitud de
    campo y tiene valores específicos que se permiten para
    éste en el sistema estudiado.

    Nombre de los Datos

    Para distinguir un dato de otro, los analista les
    asigna nombre significativos que se utilizan para tener una
    referencia de cada elemento a través del proceso total de
    desarrollo de sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para
    seleccionar, en forma significativa y entendible, los nombres de
    los datos, por ejemplo la fecha de factura es
    más significativa si se llama FECHA FACTURA que si se le
    conoce como ABCXXX.

    Descripción de los Datos

    Establece brevemente lo que representa el dato en
    el sistema; por ejemplo, la descripción para
    FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se está
    preparando la misma (para distinguirla de la fecha en la que se
    envió por correo o se recibió.

    Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo
    que a gente que los lea no conoce nada en relación del
    sistema. Deben evitarse termino especiales o argot, todas las
    palabras deben se entendible para el lector

    Alias

    Con frecuencia el mismo dato puede conocerse con
    diferentes nombres, dependiendo de quien lo utilice. El uso de
    los alias deben evitar confusión. Un diccionario de dato
    significativo incluirá todos los alias.

    Longitud de campo

    Cuando las característica del diseño del
    sistema se ejecuten más tarde en el proceso de desarrollo
    del sistemas, será importante conocer la cantidad de
    espacio que necesita para cada dato.

    Valores de los datos

    En algunos proceso solo se permiten valores de datos
    específicos. Por ejemplo, en muchas
    compañías con frecuencia los números de
    orden de compra se proporcionan con un prefijo de una letra para
    indicar el departamento del origen.

    Registro de las descripciones de datos

    Dadas que las descripciones se utilizarán
    en forma repetitiva a través de una información y
    después, durante el diseño, se sugiere un formato
    fácil para utilizar que simplifique el registro y los
    detalles de consulta cuando se necesiten.

    CONCLUSIÓN

    La Recolección de Datos, consiste en la
    recopilación de información; se lleva a cabo por
    medio

    de entrevistas, cuestionarios y observación;
    donde el analista obtiene y desarrolla los sistemas de
    información logrando sus metas y objetivos.

    El analista debe de demostrar y desarrollar las
    destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad,
    imparcialidad, habilidad, objetividad, control,
    comunicación, comprensión y cortesía para
    lograr la búsqueda de información a través
    de las herramientas antes mencionada.

    La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de
    operación desde el Presidente o el Jefe de
    Operaciones.

    Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy
    formales hasta los casuales.

    El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el
    analista con el fin de lograr un consenso, siendo un canal de
    comunicación poco limitado, el analista debe determinar lo
    que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las
    respuestas y formular el cuestionario.

    La observación, se emplea para verificar los
    resultados de una entrevista y tiene una aceptación
    científica.

    El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un
    problema y determinar un resultado en una
    empresa.

    El diccionario de datos, se aplica para la
    examinación de los diagramas de flujos de datos y a su vez
    registra detalles adicionales dentro del flujo de un
    sistema.

     

     

     

    Jose A Avilez M

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