Indice
1.
Introducción
2. Aproximaciones tradicionales de costos
Cliente/Servidor
3. Atribución del
costo.
4. Conclusión
Para las organizaciones en
muchas ocasiones es necesario establecer una infraestructura de
procesamiento de información, que cuente con los elementos
requeridos para proveer información adecuada, exacta y
oportuna en la toma de
decisiones y para proporcionar un mejor servicio a los
clientes.
El modelo
Cliente/Servidor reúne las características necesarias para proveer
esta infraestructura, independientemente del tamaño y
complejidad de las operaciones de
las organizaciones públicas o privadas y, consecuentemente
desempeña un papel
importante en el proceso de
evolución de las organizaciones.
IBM define al modelo Cliente/Servidor como la tecnología que
proporciona al usuario final el acceso transparente a las
aplicaciones, datos, servicios de
cómputo o cualquier otro recurso del grupo de
trabajo y/o, a través de la
organización, en múltiples plataformas. El
modelo soporta un medio ambiente
distribuido en el cual los requerimientos de servicio hechos
por
estaciones de trabajo inteligentes o "clientes’’,
resultan en un trabajo realizado por otros computadores llamados
servidores".
Los sistemas Cliente/Servidor se pueden ver de la siguiente
manera, os clientes piden que una tarea sea realizada; El
servidor realiza dicha tarea y regresa la información al
cliente a través de la red. Cada componente dentro
de estos sistemas se encarga de realizar su tarea
exclusivamente.
Los cambios tecnológicos que se han venido dando son tan
acelerados que las aplicaciones que las empresas pudieran
tener, se están quedando obsoletas. Con este ambiente tan
cambiante las organizaciones se deben ir adaptando a los nuevos
retos e inclusive adelantarse y ellas mismas crear este cambio para no
dejar escapar sus oportunidades de negocios.
La flexibilidad para maniobrar se puede expresar en
términos de alcance y rango, lo cual en el caso del
alcance es visualizar a quien puede llegar la información
a través del uso de sistemas y en el rango se define la
información de la organización que puede estar
disponible.
Estos cambios que mencionaba anteriormente, han provocado que el
uso de tecnología avanzada sea más común,
por la reducción en los costos del equipo
de cómputo, no así en los sistemas
Cliente/Servidor.
2. Aproximaciones
tradicionales de costos Cliente/Servidor
Estos sistemas tradicionales para obtener el costo de un
sistema
Cliente/Servidor están basados en las funciones de todo
el sistema, de tal manera que no se obtiene un costo real de las
distintas actividades que se dan lugar en un sistema
Cliente/Servidor, de tal manera que esta aproximación
agrupa las distintas actividades en funciones y a estas se les
asigna este costo, por lo tanto en la mayoría de las
ocasiones estas funciones resultaban ser demasiado costosas para
las organizaciones y no alcanzaban a ver el detalle de estos
costos.
Normalmente se manejan 2 razones principales por las cuales las
aproximaciones tradicionales a los costos no facilitan la
adecuada cotización o costo de estos sistemas.
- Alojan los costos por función
en lugar de hacerlo por las actividades que lo
generan. - Los costos en los que se incurren durante la planeación, diseño y prototipos que se deben realizar
simplemente son muy caros, lo que no permite ver el detalle de
estos costos para la organización.
Dentro de esta aproximación tradicional al costo
de los sistemas Cliente/Servidor existen costos ocultos de
tecnología y algunos otros que no son de tecnología
que presentaré a continuación.
Costos ocultos de tecnología:
Las habilidades que los empleados de una organización
tengan en base a un sistema diferente a uno que sea
Cliente/Servidor, requerirá que el personal se
capacite para realizar sus nuevas funciones con este nuevo
sistema, lo cual influye un costo alto para la
organización, de la misma manera si se requiere de nuevo
personal que tenga las habilidades para manejar este tipo de
sistemas.
Costos ocultos no relacionados con la
tecnología:
Costos de la planeación de los sistemas, esto incluye
costos relacionados con la
administración de sistemas cada vez más
complejos, así como las adecuaciones necesarias para las
nuevas necesidades de la organización.
Costos de pérdida de productividad,
esto incluye el tiempo que le
toma al personal para asistir a las sesiones de entrenamiento en
el nuevo sistema, que le quitará horas de trabajo.
Costos de nuevas demandas de desarrollo,
esto es el tiempo que los programadores ocuparán para
desarrollar sistemas más complejos.
Costos de mantenimiento
al sistema, esto implica buscar actualizaciones sobre el sistema
y los efectos de esta nueva versión.
Costos basados en Actividades
La organización "Computer Aided Manufacturing –
International (CAM-I)" define esta técnica como una
colección de información del funcionamiento
operativo y financiero, trazando las actividades más
significativas de la organización para los costos de los
productos.
Las premisas en las que se basa esta técnica es que el
objetivo de
una organización es crear ciertas salidas, estas salidas
tienen ciertas características que causan ciertas
actividades y estas actividades cuestan dinero. Esta
técnica ha sido muy utilizada por dos razones, la primera
es que la medición de los costos de los productos y
servicios es más adecuada y segundo que esta
técnica ayuda a identificar y controlar los
costos.
Pasos para desarrollar un sistema de costos basados en
actividades.
- Conducir un análisis de actividades.
En esta actividad se describen las tareas, el tiempo
asignado a cada tarea y las salidas que los procesos
deben entregar.Esta actividad incluye todos los factores de
producción utilizados para realizar una
actividad.- Ligar los costos a las actividades.
- Identificar los conductores del costo.
Esta actividad identifica la demanda que
cada actividad realiza en el costo total del proyecto. Cooper
y Kaplan hacen una diferencia en estos conductores del costo que
son:
- Relacionado a la unidad: Dicen que se puede
relacionar un costo a cada actividad a partir de una
relación causa-efecto. - Relacionado a lotes: Dicen que los costos comunes a
diferentes actividades son difíciles de
identificar - Relacionado a la facilidad: El costo de una
actividad que es difícil de identificar es alojado en
otra actividad de manera arbitraria.
En esta actividad se desarrolla un costo por cada unidad
de cada actividad como por ejemplo el costo de un empleado por
hora.
Aplicando el costo basado en actividades a un sistema
Cliente/Servidor
Identificar las actividades en el ciclo de vida
de un sistema Cliente/Servidor
Primero se deben identificar las actividades más
importantes que se realizan a lo largo del ciclo de vida. Estas
actividades pueden ser vistas en el ambiente de desarrollo de los
sistemas. Los principales son:
- Definición de la solución:
Identificación del problema y la determinación
del problema (Esto se realiza por medio de entrevistas). Para realizar esta
definición de una forma correcta se requieren los
siguientes pasos: - Documentar el sistema existente.
- Determinar las necesidades de los
usuarios - Definir los requerimientos de una manera
funcional - Determinar si existe una tecnología que le
permita a la
empresa cubrir sus necesidades
- Desarrollo de la solución: Desarrollo de
prototipos detallados de los nuevos flujos y procesos
requeridos. - Implementación de la solución:
Entrenamiento a los usuarios, validación de los datos e
implementar los procesos y flujos cambiados. - Mejora continua: Extender y refinar la funcionalidad
de la aplicación para que el usuario se sienta mejor
utilizando el sistema.
Conducir un análisis de Actividades.
La idea principal de este segundo paso en el costo basado en
actividades es identificar las actividades primarias que se deben
realizar para el sistema Cliente/Servidor, lo cual
proveerá de un mejor entendimiento de cómo son
generados los costos de producir el sistema
Cliente/Servidor.
Ligar los costos a las actividades.
Entendiendo la naturaleza de las
actividades que son realizadas para el sistema Cliente/Servidor
resultarán en una mejor comprensión de los costos
que genera cada tarea para la realización del
sistema.
Identificar los conductores del costo.
Una vez que se han establecido los costos de las actividades, los
conductores de estos costos deben ser identificados, la actividad
que cada tarea representa en cada uno de los elementos de la
organización debe ser identificado y este representa un
costo en la realización del sistema.
Atribución de los costos.
Se deben asignar costos a cada una de las actividades que hayan
sido determinadas para la realización del
sistema.
Ajustes del nivel de complejidad.
Los costos que se han descrito con anterioridad pueden no dar
toda la información relativa a su costo real, ya que cada
una de las actividades tienen un nivel de complejidad distinto,
de tal manera que una actividad que sea más compleja debe
tener un costo mayor asignado a una actividad con un grado de
complejidad menor.
Monitoreo de funcionamiento.
Esta etapa permitirá identificar las áreas con un
costo desproporcionado, las razones de este costo excesivo, y
fincar responsabilidades. El análisis de todas las
variaciones en los costos de cada actividad puede ser más
costosa y tardada y podría no llevar a ninguna
conclusión, por lo que no se recomienda realizar este tipo
de análisis tan a detalle.
Los costos basados en actividades es una herramienta muy
útil que nos sirve para identificar y asignar costos a
cada una de las tareas que se realizan en un proyecto, este
acercamiento a los costos nos permitirá tener un mayor
control sobre los
gastos que se
realizan para el logro de un proyecto de tal manera que podamos
identificar más fácilmente aquellas actividades que
llevan una carga importante del costo total del proyecto y
verificar la validez de esta información.
Autor:
Zamacona Cabra Gerardo
Maestría en Ingeniería
de Sistemas Empresariales