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Manual de procedimiento




Enviado por japmalaga




    1.
    Introducción

    2. Utilidad
    3. Conformación Del
    Manual

    4. Fuentes De
    Información

    5. Preparación Del
    Proyecto

    6. Bibliografía

     

    1.
    Introducción

    Un manual de
    procedimientos es el documento que contiene la
    descripciòn de actividades que deben seguirse en la
    realización de las funciones de una
    unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
    El manual incluye
    además los puestos o unidades administrativas que
    intervienen precisando su responsabilidad y participación.
    Suelen contener información y ejemplos de formularios,
    autorizaciones o documentos
    necesarios, màquinas o equipo de oficina a
    utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
    desarrollo de
    las actividades dentro de la empresa.
    En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión
    la información básica referente al funcionamiento
    de todas las unidades administrativas, facilita las labores de
    auditoria, la evaluación
    y control
    interno y su vigilancia, la conciencia en los
    empleados y en sus jefes de que el trabajo se
    està realizando o no adecuadamente.

     

    2. Utilidad

    Permite conocer el funcionamiento interno por lo que
    respecta a descripción de tareas, ubicación,
    requerimientos y a los puestos responsables de su
    ejecución.
    Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y
    capacitaciòn del personal ya que
    describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
    Sirve para el análisis o revisiòn de los procedimientos de
    un sistema.
    Interviene en la consulta de todo el personal.
    Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo
    como análisis de tiempos, delegación de autoridad,
    etc.
    Para establecer un sistema de
    información o bien modificar el ya existente.
    Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
    trabajo y evitar su alteración arbitraria.
    Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas
    o errores.
    Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y
    su evaluación.
    Aumenta la eficiencia de los
    empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo
    deben hacerlo.
    Ayuda a la coordinación de actividades y evitar
    duplicidades.
    Construye una base para el análisis posterior del trabajo
    y el mejoramiento de los sistemas,
    procedimientos y métodos.

    3. Conformación Del
    Manual

    A) IDENTIFICACIÓN
    Este documento debe incorporar la siguiente
    información:

    • Logotipo de la
      organización.
    • Nombre oficial de la organización.
    • Denominación y extensión. De
      corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre
      de la misma.
    • Lugar y fecha de elaboración.
    • Nùmero de revisión (en su
      caso).
    • Unidades responsables de su elaboración,
      revisión y/o autorización.
    • Clave de la forma. En primer tèrmino, las
      siglas de la organización, en segundo lugar las siglas
      de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por
      ùltimo, el nùmero de la forma. Entre las siglas y
      el nùmero debe colocarse un guiòn o
      diagonal.

    B) ÍNDICE O CONTENIDO
    Relación de los capítulos y pàginas
    correspondientes que forman parte del documento.

    C) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
    Exposición sobre el documento, su
    contenido, objeto, àreas de aplicación e
    importancia de su revisión y actualizaciòn. Puede
    incluir un mensaje de la máxima autoridad de las
    àreas comprendidas en el manual.

    D) OBJETIVOS DE
    LOS PROCEDIMIENTOS
    Explicación del propósito que se pretende cumplir
    con los procedimientos.
    Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las
    rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria;
    simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar
    las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la
    evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto
    los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se
    está realizando adecuadamente; reducir los costos al
    aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas
    adicionales.

    E) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS
    PROCEDIMIENTOS
    Esfera de acción que cubren los procedimientos.
    Dentro de la administración
    pública federal los procedimientos han sido
    clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y
    a
    sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y
    procedimientos mesoadministrativos o sectoriales.

    F) RESPONSABLES
    Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los
    procedimientos en cualquiera de sus fases

    G) POLÍTICAS
    O NORMAS DE
    OPERACIÓN
    En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos
    generales de acción que se determinan en forma
    explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad
    de las distintas instancias que participaban en los
    procedimientos.
    Además deberán
    contemplarse todas las normas de operación que precisan
    las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la
    operación de los procedimientos. A continuación se
    mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su
    planteamiento:

    • Se definirán perfectamente las
      políticas y/o normas que circunscriben el marco general
      de actuación del personal, a efecto de que esté
      no incurra en fallas.
    • Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a
      fin de que sean comprendidos incluso por personas no
      familiarizadas con los aspectos administrativos o con el
      procedimiento
      mismo.
    • Deberán ser lo suficientemente
      explícitas para evitar la continua consulta a los
      niveles jerárquicos superiores.

    H) CONCEPTO (S)
    Palabras o términos de carácter
    técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales,
    por su significado o grado de especialización requieren de
    mayor información o ampliación de su significado,
    para hacer más accesible al usuario la consulta del
    manual.
    I)PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones).
    Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial,
    de cada una de las operaciones que se realizan en un
    procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo,
    cómo, dónde, con qué, y cuánto
    tiempo se
    hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.
    Cuando la descripción del procedimiento es general, y por
    lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad
    administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se
    trata de una descripción detallada dentro de una unidad
    administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada
    operación. Es conveniente codificar las operaciones para
    simplificar su comprensión e identificación, aun en
    los casos de varias opciones en una misma operación.
    J) FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un
    procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se
    adjuntan como apéndices. En la descripción de las
    operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia
    específica de éstas, empleando para ello
    números indicadores
    que permitan asociarlas en forma concreta. También se
    pueden adicionar instructivos para su llenado.
    K) DIAGRAMAS DE
    FLUJO. Representación gráfica de la
    sucesión en que se realizan las operaciones de un
    procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en
    donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento
    general), o los puestos que intervienen (procedimiento
    detallado), en cada operación descrita. Además,
    suelen hacer mención del equipo o recursos
    utilizados en cada caso. Los diagramas
    representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda
    una descripción clara de las operaciones, lo que facilita
    su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el
    empleo de
    símbolos y/o gráficos simplificados.
    L) GLOSARIO DE
    TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter
    técnico relacionados con el contenido y técnicas
    de elaboración de los manuales de
    procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.
    Procedimiento general para la elaboración de manuales
    administrativos
    DISEÑO
    DEL PROYECTO. La
    tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha
    precisión , toda vez que los datos tienen que
    asentarse con la mayor exactitud posible para no generar
    confusión en la interpretación de su contenido por
    parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha
    atención en todas y cada una de sus etapas
    de integración, delineando un proyecto en el
    que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos
    que fundamentan la ejecución del trabajo.

    A) RESPONSABLES
    Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de
    un manual, es indispensable prever que no queda diluida la
    responsabilidad de la conducción de las acciones en
    diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador,
    auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe
    encomendar la conducción del proyecto en sus fases de
    diseño, implantación y actualización. De
    esta manera se logra homogeneidad en el contenido y
    presentación de la información.
    Por lo que respecta a las características del equipo técnico,
    es conveniente que sea personal con un buen manejo de las
    relaciones
    humanas y que conozca a la organización en lo que
    concierne a sus objetivos, estructura,
    funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una
    organización puede nombrar a la persona que tenga
    los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a
    cabo. Por la naturaleza de sus
    funciones puede encargarlo al titular de la unidad de
    mejoramiento administrativo (en caso de contar con este
    mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de
    consultores externos.

    B) DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE
    ESTUDIO
    Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una
    organización tienen que definir y delimitar su universo de
    trabajo para estar en posibilidad de actuar en él; para
    ello, deben realizar:

    ESTUDIO PRELIMINAR
    Este paso es indispensable para conocer en forma global las
    funciones y actividades que se realizan en el área o
    áreas donde se va a actuar. Con base en él se puede
    definir la estrategia global
    para el levantamiento de información, identificando las
    fuentes de la
    misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del
    proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general,
    prever las acciones y estimar los recursos necesarios para
    efectuar el estudio.

     

    4. Fuentes De
    Información

    Referencia de las instituciones,
    áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de
    información de donde se pueden obtener datos para la
    investigación. Entre las más
    representativas se pueden mencionar:
    *Instituciones:
    Organizaciones
    que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector
    de la que es objeto de estudio.
    -Organizaciones líderes en el mismo campo de trabajo.
    -Organizaciones normativas que dictan lineamientos de
    carácter obligatorio.
    -Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos
    necesarios para el funcionamiento de la organización que
    se estudia.
    *Archivos de la
    organización:
    -General.
    -De las áreas de estudio.
    *Directivos y empleados:
    -Personal del nivel directivo que maneja información
    valiosa, ya que conocen si el conjunto de archivos responde a la
    realidad.
    -Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran
    ayuda, puesto que ellos tienen a su cargo las actividades
    rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o
    divergencias en relación con otros puntos de vista o
    contenido de documentos.
    *Áreas de trabajo:
    -Niveles de la organización que reflejan las condiciones
    reales de funcionamiento, medios y
    personal.
    *Clientes y/ o
    usuarios: Receptores de los productos y/ o
    servicios que genera la organización.
    *Mecanismos de información: Recursos computacionales que
    permiten el acceso a información interna o externa a la
    organización que sirven como
    soporte al estudio.

     

    5. Preparación Del Proyecto

    Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo
    el manual, se debe preparar el documento de partida para
    concretarlo, el cual debe quedar integrado por:
    *Propuesta técnica, (que debe de incluir):
    -Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos
    análogos preparados con anterioridad.
    -Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.
    -Justificación: demostración de la necesidad de
    efectuarlo en función de
    las ventajas que ello reportará a la
    organización.
    Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.
    -Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su
    consecución.
    -Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a
    mejorar el funcionamiento de la organización, sus
    productos y/ o
    servicios, clima
    organizacional y relaciones con el entorno.
    -Alcance: área de aplicación que cubre el estudio
    en términos de ubicación en la estructura
    orgánica y/ o territorial.
    -Recursos: requerimientos humanos, materiales y
    tecnológicos necesarios para desarrollarlo.
    Costo:
    estimación global y específica de recursos
    financieros que demanda su
    ejecución.
    -Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los
    recursos de acción y asignación de recursos.
    -Información complementaria: material e investigaciones
    que pueden servir como elementos de apoyo.
    c) PROGRAMA DE
    TRABAJO
    -Identificación: nombre del manual.
    -Responsable(s): unidad o grupo que tendrá a su cargo la
    implantación del manual.
    -Área(s): universo bajo estudio.
    -Clave: número progresivo de las actividades
    estimadas.
    -Actividades: pasos específicos que tienen que darse para
    captar la información.
    -Fases: definición del orden secuencial para realizar las
    actividades.
    -Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación
    de cada fase.
    -Representación gráfica: descripción del
    programa en cuadros e imágenes.
    -Formato: presentación y resguardo del programa de
    trabajo.
    -Reportes de avance: seguimiento de las acciones.
    -Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar
    avances.

    B) PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES
    COMPETENTES
    a) PARTICIPANTES
    Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus
    parámetros y determinar su viabilidad operativa, es
    recomendable presentarlo a:
    *Área (s) que intervendrá directamente en su
    aplicación, por lo cual tienen la obligación de
    conocer el proyecto en forma detallada.
    *Áreas afectadas por la implantación del proyecto,
    ya que tendrán que cambiar o adecuarse.
    *Área responsable del manejo de los recursos
    económicos, para cuantificar el costo del proyecto en
    forma más específica.

    b) RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN
    Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la
    organización o de la unidad administrativa responsable de
    su ejecución, para su aprobación.
    Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento
    de todos los niveles jerárquicos la intención que
    tiene la organización de elaborar el manual, resaltando
    los beneficios que de este esfuerzo se obtendrán, a fin de
    que todos brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin
    este requisito, la labor de integración del manual se
    vería seriamente dificultada.

    C) CAPTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
    Como primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del
    personal que va a participar en el levantamiento de la misma,
    considerando la magnitud y especificaciones del trabajo.
    a) Capacitación del personal
    Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no
    sólo en lo que respecta al manejo de medios de
    investigación que se utilizarán para el
    levantamiento de la información, sino también en
    todo el proceso que se
    seguirá para preparar el manual.
    Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que
    se persigue, así como los métodos de trabajo
    adoptados, calendarización de actividades, documentos que
    se emplearán.(cuestionarios, formatos, etcétera),
    responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas,
    inventario de
    información a captar y distribución del trabajo a cada
    persona.
    Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar
    conveniente formar subgrupos, coordinados cada uno por un
    responsable, quien debe encargarse de revisar y homogeneizar la
    información.
    Es recomendable efectuar un estudio en un área piloto,
    para luego comparar y evaluar los resultados
    obtenidos.

    b) Levantamiento de la información
    Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el
    registró de hechos que permitan conocer y analizar
    información específica y verdaderamente útil
    para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en
    interpretaciones erróneas, lo cual genera retraso y
    desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse un criterio de
    discriminación, basado en el objetivo del
    estudio, y proceder continuamente a su revisión y
    evaluación para mantener una línea de acción
    uniforme.
    Esta actividad exige mantener una relación constante con
    las fuentes internas emisoras de la información,
    así como con las áreas u organizaciones con otra
    ubicación física.
    Para recabar la información en forma ágil y
    ordenada se puede utilizar alguna o una combinación de las
    siguientes técnicas de recopilación:
    Investigación
    documental:
    Esta técnica permite la selección
    y análisis de aquellos escritos que contienen datos de
    interés
    relacionados con el manual. Para ello se estudian documentos
    tales como bases jurídico-administrativas, diarios
    oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todos
    aquellos que contengan información relevante para el
    estudio.

    Consulta a sistemas de
    información
    Acceso a sistemas computacionales que contienen
    información y recursos de apoyo para estructurar el
    manual. Este mecanismo permite recabar información interna
    y/o de sistemas externos a la organización enlazados a
    través de redes.
    Encuesta:
    Este método
    implica la realización de entrevistas
    personales con base en una guía de preguntas elaborada con
    anticipación. También se puede utilizar un cuestionario,
    a fin de que las entrevistas tengan un contenido
    homogéneo.
    Esta técnica se considera de gran utilidad para
    reunir información preliminar al análisis o para
    efecto de plantear cambios o modificaciones a la estructura
    actual de la información. La encuesta puede realizarse en
    forma individual o reuniendo a directivos y empleados de una
    misma área o que intervienen en la misma clase de
    tareas.
    También se puede recabar información de clientes
    y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores
    que interactúan con la organización.
    Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven
    para obtener la información deseada, están
    constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas,
    secuenciadas y separadas por capítulos o temática
    específicos.
    Este medio permite ahorrar recursos y tiempo; sin embargo, la
    calidad de la
    información que se obtiene depende de su
    estructuración y forma de presentación.
    En términos generales, todo cuestionario debe expresar el
    motivo de su preparación, procurar que las preguntas sean
    claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible, facilidad de
    respuesta y evitar demasiadas preguntas. Asimismo, se puede
    incluir un instructivo de llenado para indicar cómo
    contestarlo.
    La entrevista
    consiste básicamente en celebrar reuniones individuales o
    grupales en las cuales se cuestiona orientadamente a los
    participantes para obtener información. Este medio es
    posiblemente el más usado y el que puede brindar
    información más completa y precisa, puesto que el
    entrevistador, al tener contacto con el entrevistado,
    además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y
    recibir comentarios.
    Para que una entrevista se
    desarrolle positivamente, es conveniente observar estos
    aspectos:
    Tener claro el objetivo: para cubrir este aspecto, se recomienda
    preparar previamente un cuestionario o guía de entrevista
    que contenga los principales puntos que se desea captar. Esta
    guía puede operar a manera de marco de trabajo para que,
    al término de la misma, se pueda verificar si se ha
    obtenido la información requerida.
    Establecer anticipadamente la distribución del trabajo:
    esta etapa consiste en asignar responsabilidades y determinar las
    áreas a investigar.
    Concretar previamente la cita: es importante que el entrevistado
    esté preparado para proporcionar la información con
    el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de
    error y evitar interrupciones.
    Clasificar la información que se obtenga: esta fase
    implica diferenciar la situación real de la relativa a
    sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos
    aspectos.
    Para apoyar y/o agilizar la captura de información se
    puede emplear el muestreo, que es
    una técnica estadística auxiliar que sirve para inferir
    información acerca del universo que se investiga, a partir
    del estudio parcial del mismo.
    Cuando el universo de
    estudio es de gran magnitud, pero la información sea
    homogénea en virtud de normas de operación y
    requisitos uniformes, se establece la posibilidad de conocer sus
    características sin necesidad de encuestar o investigar a
    todas las unidades, ni de entrevistar a cada uno de los
    empleados.
    Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las
    características y volumen de la
    información, establecen cuál es la mínima
    cantidad de información representativa del todo –muestra– que es
    necesario recabar para que los resultados que se obtengan a
    partir de ésta tengan validez.

    Observación directa
    Este recurso puede ser empleado por los técnicos o
    analistas en el área física donde se desarrolla el
    trabajo de la organización. A partir del análisis
    de la información recabada se deben sostener
    pláticas con algunas de las personas que prestan sus
    servicios en estas áreas para complementarla o
    afinarla.
    Otra forma consiste en que el jefe del área de trabajo
    realice la observación directa, comente y discuta
    algunos de los puntos con sus subordinados y presente los
    resultados de su análisis al investigador. La ventaja de
    este procedimiento radica en que debido a la familiaridad entre
    jefe y subordinados, la información puede ser más
    completa, pero habrá ocasiones en que los resultados no
    serán los deseados, debido a inhibiciones o problemas
    internos, o que pueda plantearse una situación que no
    corresponde a la realidad operativo.

    D) Integración de la información
    Una vez que se cuenta con la información de las
    áreas involucradas en el estudio, se debe ordenar y
    sistematizar los datos a efecto de poder preparar
    su análisis.
    a) Cómo clasificar la ínformacíón
    Para facilitar la tarea de integración, es recomendable
    que la información obtenida se vaya accesando a equipos de
    cómputo para salvaguardaría y facilitar su manejo.
    Con este propósito se pueden:

    • Crear directorios, subdirectorios y archivos para
      desagregarla en función de la división del
      trabajo.
    • Crear bases de datos
      o programas
      específicos.
    • Utilizar paquetes acordes con las necesidades
      específicas del proyecto.
    • Combinar los puntos anteriores para optimizar
      resultados.

    En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados
    específicos con los documentos fuente del estudio, en las
    que se debe compendiar la información por área,
    sistema, procedimiento, equipos, políticas,
    etcétera. Es conveniente que los documentos que se recaben
    contengan el visto bueno de la persona que suministra la
    información.
    También es recomendable que conforme se recaben datos
    sobre algún aspecto, se concentren en un documento de
    trabajo que pueda servir de memoria en el
    diseño posterior del proyecto.

    b) ÁREAS PARA AGRUPAR LA INFORMACIÒN
    Antecedentes.
    Se debe tomar en cuenta la reglamentación
    jurídico-administrativa que regula la realización
    del trabajo, como se ha atendido por parte de las unidades
    responsables de hacerlo y qué efecto ha tenido sobre otras
    unidades, organizaciones, clientes y/o usuarios.
    También es oportuno, en su caso, considerar la evolución o desarrollo de las estructuras
    organizacionales anteriores y los resultados que se obtuvieron,
    lo cual permite contar con un marco de referencia
    histórico para comprender mejor la situación
    actual.

    Situación actual.
    Se toma en cuenta los siguientes aspectos:

    • Objetivos
    • Estructura orgánica Normas y políticas
      administrativas
    • Funciones
    • Procedimientos
    • Instrumentos
      jurídico-administrativos
    • Equipo
    • Condiciones de trabajo
    • Ambiente laboral

    E) ANÁLISIS DE LA INFORMACIÒN
    En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crítico
    de cada uno de los elementos de información o grupos de datos
    que se integraron con el propósito de conocer su
    naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su
    relación, interdependencia o interacción interna y
    con el ambiente, para
    obtener un diagnóstico que refleje la realidad
    operativa.
    Esta mecánica de estudio puede seguir la
    siguiente secuencia:

    • Conocer
    • Describir
    • Descomponer
    • Examinar criticamente
    • Ordenar cada elemento
    • Definir las relaciones
    • Identificar y explicar su comportamiento

    Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis
    de los datos consiste en adoptar una actitud
    interrogativa y formular de manera sistemática seis
    cuestionarios fundamentales:

    • ¿Qué trabajo se hace?
    • ¿Para qué se hace?
    • ¿Quién lo hace?
    • ¿Cómo se hace?
    • ¿Con qué se hace?
    • ¿Cuándo se hace?

    Después de obtener respuestas claras y precisas
    para cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben
    someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la
    pregunta ¿por qué?. Las nuevas respuestas que se
    obtengan darán la pauta para formular el manual y las
    medidas de mejoramiento administrativo.

    a) TÉCNICAS DE APOYO PARA EL ANÀLISIS
    En esta fase comprende los recursos técnicos que se
    emplean para estudiar la información obtenida con el fin
    de conocerla en forma detallada t determinar alternativas de
    acción específicas que permitan derivar soluciones
    óptimas para lograr los resultados deseados.
    Las técnicas de análisis que se pueden utilizar en
    esta fase están directamente relacionadas con el origen
    del proyecto, así como con la información
    técnica del líder o
    responsable en función del tipo de manual, factibilidad para
    su aplicación, disponibilidad de tiempo, asignación
    de recursos y nivel técnico del grupo de trabajo.
    Este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo para el
    proyecto o en sentido inverso, a raíz de la
    implantación de un proceso de cambio
    organizacional que debe culminar con la edición de un
    manual administrativo.
    Entre las técnicas que generalmente se utilizan para
    auxiliar el análisis administrativo en este campo, se
    encuentran las siguientes:
    Organizacionales.

    • Administración por objetivos
    • Análisis de sistemas
    • Análisis de costo-beneficio
    • Análisis de estructuras
    • Árbol de decisiones
    • Auditoría administrativa
    • Autoevaluación
    • Control total de calidad
    • Estudio de factibilidad
    • Estudio de viabilidad
    • Benchmarking
    • Desarrollo organizacional
    • Reingeniería organizacional
    • Reorganización

    Cuantitivas.

    • Análisis de series de tiempos
    • Correlación
    • Modelos de inventario
    • Modelos integrados de producción
    • Muestreo
    • Números
    • Números índices
    • Programación dinámica
    • Programación lineal
    • Simulación
    • Teoría de colas o de líneas de
      espera
    • Teoría de los grafos
    • Teoría de las decisiones

    F) PREPARACIÓN DEL PROYECTO DEL MANUAL
    Una vez que se cuenta con toda la información del manual
    se procederá a integrarlo; para tal actividad se requiere
    convocar a todos los participes de la presentación del
    manual, para revisión del contenido y presentación
    de cada apartado.
    a) Validación
    La información verificada de cada área o unidad
    administrativa deberá presentarse a la persona
    entrevistada para que firme de conformidad en un espacio
    específico para este objetivo; debe verificar que la
    información esté completa y
    comprensible.

    b) ESTRUCTURACIÒN
    Una vez que se reúne la información revisada y
    firmada por cada área, los involucrados en la
    presentación del manual deben reunirse para compaginar e
    integrar el proyecto final del manual.

    G) FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
    Para seleccionar las recomendaciones más viables, se toma
    en cuenta su costo, recursos necesarios para aplicarlas y sus
    ventajas y limitaciones.
    a) TIPOS DE RECOMENDACIONES
    De mantenimiento:
    preservación general de la misma estructura
    orgánica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y
    formas.
    De eliminación: supresión de sistemas, reemplazo de
    formas, registros e
    informes,
    eliminación total o parcial de procedimientos, bajas de
    personal, desaparición de áreas o unidades
    administrativas, etc.
    De adición: introducción de un nuevo sistema,
    incremento del número de operaciones en determinado
    procedimiento, aumento de personal o programas, etc.
    De combinación: intercalar el orden de aplicación
    de programas de trabajo, combinar el orden de las operaciones de
    un procedimiento, compaginar la utilización de formas de
    uso generalizado con nuevas formas, etc.
    De fusión:
    agrupación de áreas, unidades administrativas o
    personas bajo un mismo mando, unificación de formas,
    registros e informes, etc.
    De modificación: cambios en los procedimientos o las
    operaciones, reubicación física de personal, equipo
    o instalaciones, redistribución de cargas de trabajo,
    modificación de formas, registros, informes y programas,
    etc.
    De simplificación: reducción de pasos de un
    procedimiento, introducción de mejoras en los
    métodos de trabajo, simplificación de formas,
    reportes, registros, programas, etc.
    De intercambio: redireccionamiento de funciones, procedimientos,
    recursos, personal o flujo del trabajo entre áreas u
    organizaciones del mismo grupo o sector.

    b) ELABORACIÓN DEL INFORME
    Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un
    informe, en el
    que además de exponer las razones que llevaron a
    obtenerlos, incorpore la información estratégica
    del proyecto que le permita a la alta dirección la toma de
    decisiones oportuna y correcta.
    El informe consta de los siguientes elementos, generalmente:
    Introducción: es el resumen del propósito, enfoque,
    limitaciones y el plan de
    trabajo.
    Parte principal o cuerpo: sección donde se anotan los
    hechos, argumentos y justificaciones.
    Conclusiones y recomendaciones.
    Apéndices o anexos: inclusión de gráficas, cuadros y demás
    instrumentos de análisis administrativo que se consideren
    elementos auxiliares para apoyar la propuesta y
    recomendaciones.
    H) PRESENTACIÓN DEL MANUAL PARA SU APROBACIÓN
    Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el
    encargado del proyecto debe someterlo a las instancias
    procedentes para su aprobación; convocará a su
    grupo de trabajo para la última revisión de la
    documentación que se presentará.
    a) A los niveles directivos
    Es recomendable que esta presentación parta en un
    documento síntesis
    derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a
    treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera
    de un mínimo de tiempo que deje un lapso adicional para
    explicaciones, así como para intercambio de opiniones.
    Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento
    síntesis puede ser entregado a las autoridades
    correspondientes y hacer la presentación del manual
    exclusivamente con el apoyo de equipos de cómputo,
    láminas o audiovisuales, donde se destaquen los elementos
    más relevantes para el proceso de toma de decisiones.
    El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente
    capitulado:

    • Introducción: breve descripción de las
      causas que generaron la necesidad de preparar el manual, los
      mecanismos de coordinación y participación de
      empleados para su desarrollo, así como los
      propósitos y explicación general acerca de su
      contenido.
    • Análisis de la estructura
      organizacional: exposición de la génesis y
      desarrollo de la organización, es decir los cambios,
      sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en
      forma total o parcial y que influyeron en la decisión de
      preparar el manual.
    • Diagnóstico de la situación actual:
      definición de las causas y/o problemas que originaron el
      estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se
      proponen en el manual.
    • Propuestas de mejoramiento: presentación de
      alternativas de acción para la organización,
      ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de
      los cambios, así como los resultados que se espera
      obtener con el manual.
    • Estrategia de implantación: explicación
      de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en
      práctica el manual y las medidas de mejoramiento
      administrativo derivadas de
      él. Asimismo, la forma en que se efectuarían los
      cambios previendo los factores sobresalientes de
      actuación de las áreas, unidades, mecanismos y
      funcionarios involucrados en el esfuerzo.
    • Seguimiento, control y evaluación:
      precisión de los mecanismos de información,
      proceso de control y evaluación, así como los
      criterios y medidas que podrían tomarse en cada
      caso.

    Al Órgano De Gobierno
    De acuerdo con la normatividad vigente y/o a las políticas
    dictadas por el titular de la organización, una vez que el
    manual propuesto ha sido revisado y analizado por los niveles
    superiores, debe presentarse ante el consejo de administración o su equivalente para su
    aprobación definitiva.
    c) A OTROS NIVELES JERÀRQUICOS
    La exposición a los niveles departamentales, de oficina o
    de área también puede basarse en el documento
    síntesis, pero tratando siempre de hacerlo en la forma
    más accesible posible para facilitar su
    comprensión. Asimismo, servirá para fortalecer el
    compromiso entre todas las partes involucradas, elemento
    fundamental para el posterior seguimiento y evaluación de
    las actividades.

    I) REPRODUCCIÓN DEL MANUAL
    Una vez que el grupo responsable de la elaboración del
    manual haya recabado e integrado las observaciones surgidas en
    los diferentes niveles de decisión, debe coordinarse con
    la unidad o área que maneja los recursos económicos
    para que éste sea reproducido para su distribución
    e implantación. Para este efecto, el líder del
    proyecto debe suministrar los parámetros técnicos
    para el diseño de la impresión. Aun cuando existen
    varias opciones para hacerlo, pero las unidades de medida
    más aceptadas para este tipo de documento son:

    • Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar
      su revisión y actualización.
    • Que los formatos sean de 28×21 cm (tamaño
      carta).
    • Las gráficas o cuadros que por necesidad
      sobrepasen el tamaño carta, serán dobladas hasta
      lograr esta dimensión.
    • Utilizar el método de reproducción en
      una sola cara de las hojas.
    • Procurar que la división en apartados,
      capítulos, áreas y/o secciones queden separados
      por divisiones, las cuales presenten impreso este
      nombre.
    • Que todo el documento quede integrado por
      carátula, portada, índice o contenido,
      introducción y cuerpo.

    Carátula
    Es la cubierta o cara exterior del documento, que tiene como
    objetivo su identificación a través de los
    siguientes elementos:

    • Nombre oficial de la organización.
    • Logotipo oficial.
    • Nombre genérico del manual en relación
      con su contenido.
    • Nombre de la unidad administrativa responsable de su
      elaboración y/o aplicación.

    J) IMPLANTACIÓN DEL MANUAL
    La implantación del manual representa el momento crucial
    para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones
    en acciones específicas para elevar la productividad,
    mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y
    homogeneizar el
    conocimiento de la dinámica y componentes
    organizacionales.

    a) MÉTODOS DE IMPLANTACIÓN
    La selección de método para implantar
    administrativos está estrechadamente relacionada con
    elementos de estructura tales como:
    Tipo de manual
    Cobertura
    Recursos asignados
    Nivel técnico del personal
    Clima
    organizacional
    Entorno
    En función de estas variables, las
    alternativas para implantarlos son:

    • Método instantáneo. Generalmente es el
      mas utilizado, ya que la decisión de preparar manuales
      administrativos-en la mayoría de los casos- proviene de
      los más altos niveles de la estructura de una
      organización, lo cual les confiere una naturaleza o
      validez casi obligatoria. También se adopta cuando la
      organización es nueva, si no se involucra a un
      número amplio de unidades administrativas, si es
      relativamente sencillo, si no implica un gran volumen de
      funciones, sistemas u operaciones, o si en la
      organización existe una sólida infraestructura
      administrativa.
    • Método del proyecto piloto. Esta forma de
      implantación implica aplicar el contenido del manual en
      sólo una parte de la organización, con la
      finalidad de medir los resultados que ello genera.

    El beneficio que pueda aportar radica en que permite
    realizar cambios en una escala reducida,
    llevando a cabo cuantas pruebas sean
    necesarias para determinar la viabilidad de la propuesta.
    Una probable desventaja de este método es que no siempre
    es posible asegurar que lo que es valido para los proyectos piloto
    se destinan recursos y una atención especial que no puede
    a toda la organización.
    -Método de implantación en paralelo. Cuando se
    trata de manuales de amplia cobertura, que implican el manejo de
    mucha información o de carácter estratégico,
    un volumen considerable de recursos o para garantizar la seguridad de todo
    un sistema de trabajo, se emplea este método que implica
    la operación simultanea, por un periodo determinado, tanto
    del ambiente de trabajo o condiciones tradicionales como las que
    se van a implantar. Esto permite efectuar cambios sin crear
    problemas, ya que las nuevas condiciones accionan libremente
    antes de que se suspendan las anteriores.

    • Método de implantación parcial o por
      aproximaciones sucesivas. Este método, de gran utilidad
      para implantar manuales que implican modificaciones
      sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar
      parte de su contenido o de àreas especìficas para
      introducir los cambios sin causar grandes alteraciones, y dar
      el siguiente paso sòlo cuando se haya consolidado el
      anterior, lo que permite un cambio
      gradual y controlado.
    • Combinación de métodos. Es el empleo de
      màs de un método para implantar un manual en
      función de los requerimientos técnicos de su
      contenido.

    b) ACCIONES DE IMPLANTACIÓN DEL MANUAL
    Para dar a conocer el manual es conveniente definir un programa
    para su presentación y que, con base en las acciones que
    para este efecto se establezcan, se proceda a celebrar platicas,
    seminarios, foros de decisión y cualquier otro tipo de
    evento de esta naturaleza.
    También se pueden llevar a cabo reuniones de
    sensibilización , por medio de las cuales se puede
    incrementar la confianza y colaboración del personal, ya
    que a través de ellas se les comunican los objetivos
    propuestos y las bondades que de ello puede resultar.
    En forma paralela se deben emprender campañas de
    difusión mediante revistas, boletines, folletos, paneles y
    cualquier otro recurso de información que refuerce la
    aceptación, particularmente cuando las medidas de lo
    mejoramiento puedan afectar a una organización en forma
    radical o a nivel grupal o sectorial.

    K) REVISIÓN Y ACTUALIZACIÒN

    • La utilidad de los manuales administrativos radica en
      la veracidad de la información que contienen, por lo que
      se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por
      medio de revisiones periódicas. Para ello es
      conveniente:
    • Evaluar en forma sistemática las medidas de
      mejoramiento administrativo derivadas de la implantación
      del manual, así como los cambios operativos que se
      realicen en la organización.
    • Establecer en calendario para la actualización
      del manual
    • Designar un responsable para la atención de
      esta función.

    a) MECANISMOS DE INFORMACIÓN
    Son aquellos que ponen en pràctica con la finalidad de
    establecer los flujos adecuados par que la información
    administrativa, tanto de implantación de mejoras como
    respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad a
    las àreas y niveles que las necesiten.
    Para ese efecto, se debe aprovechar la infraestructura instalada,
    utilizando servicios del grupo técnico responsable de la
    elaboración del manual.
    Una vez definidos los parámetros para evaluar el
    comportamiento del manual, operativamente, la organización
    debe efectuar el seguimiento de las acciones por conducto de
    la(s) unidad(es) responsable(s) de su aplicación, apoyadas
    por una comisión, grupo o subgrupo designado para ese
    propósito.

     

    6.
    Bibliografía

    • ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS,
      ANÁLISIS DISEÑO Y ESTRUCTURA

    FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMÍN MÉXICO,
    FCA – UNAM

    • "MANUALES ADMINISTRATIVOS: GUÌA PARA SU
      ELABORACIÓN"

    FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMÌN
    MÉXICO, FCA – UNAM

    • SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GÒMEZ CEJA,
      MÉXICO, Mc GRAW HILL 1997

     

     

     

    Autor:

    Jose Palma

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