Dirección de Auditoría y Supervisión

3. Introducción
4. Resultados del
   análisis
5. Métodos para asignar
   responsabilidad y autoridad
6. Conclusiones
7. Bibliografia.

Fundamentación:

Este trabajo es producto de
una investigación hecha a los resultados que
arrojaron las auditorías ejecutadas por los equipos de un
Nivel Central X,en un período que abarca el quinquenio
1995-2000.

El objetivo
fundamental que nos hemos propuesto, es lograr a partir del
conocimiento
de nuestras debilidades, una concientización mejor de la
necesidad del control
interno y contribuir a la mayor eficiencia y
eficacia en
los resultados del trabajo, así como también es un
objetivo, ir ganando el espacio necesario en la
comprensión de la actividad de Auditoría, no sólo como medio de
control, sino como un necesario órgano de consulta para
nuestro organismo y sus instituciones.

A partir de los nuevos conceptos que se incorporan al
trabajo de la auditoría, de ver ésta, no
sólo como medio para detectar deficiencias, violaciones o
fraudes, sino como medio de consulta, hace se defina con claridad
el alcance y la importancia de nuestro trabajo, al agregarle
valor al
mismo.

Es por ello que les proponemos, nos sigan en el análisis de esta investigación y al
final, se debatan sus conclusiones.

Introducción:

Auditar: Es dicho de la manera más simple, el
proceso de
acumular y evaluar evidencias, realizado por una o más
personas independientes y competentes, acerca de la información cuantificable de una entidad
económica específica, con el propósito de
determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente
entre la información cuantificable y los criterio
establecidos.

Como principio debe quedar claro que la
auditoría, no es una subdivisión o una
continuación del campo de la contabilidad.
El sistema contable
establecido incluye las reglas y requerimientos de los organismos
autorizados y las prácticas aceptadas por las empresas. El
proceso de reunir información contable dentro del sistema
y la preparación de los estados
financieros, constituye la función
del contador.

La auditoría está encargada de la
revisión de los estados financieros, de las políticas
de dirección, y de procedimientos
específicos que relacionados entre si forman la base para
obtener suficiente evidencia acerca del objeto de la
revisión, con el propósito de poder expresar
una opinión proporcional sobre todo ello.

Dado que el auditor evalúa los estados
financieros preparados dentro de las limitaciones y restricciones
del sistema de la contabilidad, está sujeto a las mismas
limitaciones y restricciones, es por ello que se afirma que una
contabilidad confiable, arroja, estados financieros
confiables.

En cualquier presentación de información
financiera, ya sea externa o interna, o en la ejecución de
las actividades de control interno, las personas pueden ser
culpables de ignorancia, influencias personales, interés
propio, negligencia o incluso deshonestidad. El principal
objetivo de una auditoría es eliminar, cualesquiera de
estas cinco causas, y de ahí se desprende su labor
profiláctica.

El objetivo de una auditoría
interna es el de asistir a todos los miembros del consejo de
dirección en relación al cumplimiento de sus
responsabilidades, al facilitarles análisis, evaluaciones,
recomendaciones y comentarios pertinentes, relativos a la
actividades que revisan.

Control interno: Es el plan de organización de todos los métodos y
procedimientos que son relativos y que están directamente
relacionados principalmente con la salvaguarda de los activos y la
confiabilidad de los registros
financieros.

Si el sistema de control interno contable es adecuado,
la posibilidad de que el fraude u otros
errores existan, en cualquier magnitud, es remota. Teniendo
confianza en la ausencia de fraudes o errores en el proceso de la
información, el auditor puede dedicar tiempo a la
obtención de evidencias en relación a la
situación financiera y al resultado de las operaciones.

El análisis que proponemos en este trabajo es el
resultado de aplicar el método de
estudio de las debilidades que a nuestra consideración
afectan la marcha y funcionamiento del control interno, en
cualesquiera de nuestras entidades o instituciones.

Pueden existir otras debilidades que no se encuentren
recogidas en el mismo, pero sin lugar a dudas de acuerdo con las
investigaciones que hemos hecho y el estudio de
los resultados que arrojan los trabajos de Auditoría, las
que exponemos a continuación son las más frecuentes
y repetidas.

Para la investigación de este trabajo aplicamos
el método de una matriz DAFO y
el análisis de las debilidades que afloraron. No se
aplicó a una entidad en particular, sino el conjunto
general de problemas que
se derivaban de los resultados de auditorías hechas en los
últimos cinco años y en especial aquellas que
arrojaron resultados de Deficiente y Mal.

Lo primero en que tenemos que situarnos invariablemente
es, en la pregunta: ¿Cuál es el objeto social de la
entidad o institución?. Y, a partir de éste
analizar: su estructura,
política
de trabajo, estilo utilizado por la
administración, metas propuestas e idoneidad de sus
directivos.

Los objetivos que
nos propusimos:

2. Lograr la concientización de la necesidad del
   control interno efectivo, a partir del análisis de las
   debilidades
3. Lograr el espacio necesario en la comprensión
   del trabajo de auditor en su más amplio
   sentido

Para ello, se tomaron como referencia los resultados de
las auditorías calificadas de D y M en los años del
95 al 2000.

Total ejecutadas 1995 – 2000: 180
auditorías

De ellas D y M: 124 69 % (quinquenio)

Resultados del
análisis

Debilidades:

• El estilo de trabajo de las administraciones, es poco
  eficiente y no demuestran eficacia.
• Las estructuras
  no están acordes con los objetivos para lo que fue
  creada la institución, o están mal
  definidas.
• Malos o deficientes métodos de
  dirección.
• Poco o nulo chequeo sistemático del trabajo de
  las áreas a controlar.
• Falta de prioridad o subestimación en las
  recomendaciones y el trabajo
  de auditor.
• Falta de personal
  calificado o mala aplicación de la política
  laboral.
• Desatención o subestimación de los
  jefes superiores.
• Desconocimiento o desactualización de las
  legislaciones.

Amenazas:

• Las autoridades superiores, muestran especial
  interés por proteger una institución, al
  margen de sus deficiencias.
• Las autoridades superiores, no muestran especial
  interés por potenciar el trabajo de control,
  sistemas y
  de auditoría.
• Las legislaciones vigentes, tanto internas como de
  los organismo globales y centrales, o del propio organismo, no
  llegan con la suficiente celeridad o se desconoce su
  actualización.
• El seguimiento que debe ejercerse sobre la
  institución auditada o controlada, al plan de medidas
  por parte de los jefes y entidad superior, no es el suficiente
  o no existe.

Fortalezas:

• Existe la voluntad y la conciencia
  de cambios de estilo de trabajo y ser más
  eficientes.
• Como existe la concientización de cambio, se
  analizan las estructuras actuales.
• El trabajo de atención integral a cuadros y sus
  reservas se fortalece y se hace especial énfasis en la
  capacitación y
  superación.
• Se fortalece el aparato de inspección del
  organismo, así como las áreas económicas y
  se retoman especialidades que se habían
  desestimado.
• Se fortalece y se prioriza el trabajo del auditor
  interno.
• Se aprobó un plan de atención a las
  áreas económicas y administrativas y se puso en
  marcha.
• Se gana en atención y prioridad a la actividad
  de Auditoría y otras áreas.
• Se actualiza y capacita a cuadros y personal
  especializado en la legislación vigente.

Oportunidades:

• Aprovechar al máximo un reordenamiento
  estructural a partir de los análisis hechos
  actualmente.
• La prioridad y atención actual a las
  áreas económicas, administrativas y de
  auditoría.
• La creación, funcionamiento y la fuerza que
  está ejerciendo a la actividad a partir de la Oficina
  Nacional de Auditoría y su positiva proyección
  actual y futura.
• La atención que se está exigiendo al
  cumplimiento del Decreto Ley de
  auditoría y todas aquellas resoluciones, circulares y
  orientaciones del Comité Ejecutivo del Consejo de
  Ministros para apoyar la actividad.
• La creciente superación y capacitación
  de los auditores y los planes de estímulo
  éstos.
• En nuestro sector específicamente, la
  prioridad y atención que el Estado
  está brindando y su futuro desarrollo.

Como el objeto de nuestro trabajo son las debilidades
apoyadas en el resto de los aspectos, les propongo valorar las
mismas:

"Debilidades en el ambiente de trabajo que afectan
el control interno"

Condiciones:

Las condiciones específicas que se señalan
a continuación podrían indicar la presencia de
debilidades en el ambiente del control interno, que aún
cuando no las abarque todas, el auditor debe
considerar:

• Estilo de trabajo de la administración.
• Estructura orgánica de la institución o
  entidad.
• Métodos para asignar autoridad y
  responsabilidad.
• Seguimiento y sistematicidad.
• Efectividad del trabajo de auditoría
  interna.
• Política laboral.
• Métodos de control sobre el cumplimiento de la
  legislación establecida y regulaciones.

Estilo de trabajo de la
administración:

El estilo de trabajo de la administración se
refleja en los controles internos y en todo el ambiente general
del funcionamiento en una entidad determinada, teniendo en cuenta
este precepto las debilidades en este aspecto se pueden reflejar
en:

– La falta de administración en los controles
internos y en el ambiente de control donde funcionan
estos.

• Mostrar una actitud
  agresiva o poco racional para la toma de
  decisiones o ante los riesgos que
  se presenten, que pueden reflejarse también desde el
  punto de vista contable.
• Una administración resistente y justificativa
  ante las recomendaciones de los auditores internos, tanto en
  tareas de la contabilidad, como de control
  administrativo u otros.
• Lentitud para dar respuesta ante situaciones de
  crisis en
  las áreas económica, financieras y
  administrativas.
• El empleo y
  elaboración de informaciones imprecisas o poco
  confiables. Ejemplo: Balances y estados financieros,
  etc.
• Inestabilidad y falta de atención al personal
  de las áreas económicas y
  administrativas.
• Sobrevaloración o subestimación de los
  estados financieros y los resultados que estos arrojan y falta
  de análisis objetivo de los mismos.
• Falta de claridad, honestidad o
  celeridad durante el ejercicio de la auditoría, debido a
  falta de documentación, respuestas evasivas o
  desconocimiento.

Estructura orgánica de la
institución:

Cuando la estructura orgánica es inapropiada y no
está acorde con el objeto social y los objetivos generales
y específicos para los que fue creada, sucede que no
podrá responder a las complejidades de sus funciones y
operaciones, por tanto:

• Inhibe la segregación de funciones para lo que
  fue creada.
• Impide el inicio, registro y
  mantenimiento de las operaciones y la custodia
  sobre los activos.
• Cuando se producen cambios de estructura
  administrativa, pueden derivarse de éstos desorden en
  la
  organización.
• Los nuevos cambios en la estructura pueden ocasionar
  que las responsabilidades operativas no coincidan con la
  división de las funciones.
• La delegación de la responsabilidad y
  autoridad es inapropiada.
• La falta de definición y comprensión de
  la autoridad existe en todos los niveles de la
  organización.
• La incompetencia o falta de experiencia del personal
  de las áreas económicas y otras, sobre quien
  recae la responsabilidad del registros de las
  operaciones.
• Falta de supervisión y control del trabajo que se
  realiza.
• Exceso de carga de trabajo.
• Procedimientos no establecidos o
  inadecuados.
• Actividades dirigidas y controladas por una sola
  persona.

Métodos
para asignar responsabilidad y autoridad

• Cuando las estructuras de una institución no
  son adecuadas, se dificulta o se hace imposible la
  asignación correcta de las responsabilidades y con ello
  la delegación de la autoridad, en especial para aquellos
  asuntos relacionados con: objetivos, metas y funciones
  operativas.
• No permite la descripción correcta del trabajo de sus
  especialistas y la adecuación de las funciones y
  responsabilidades de cada uno.

Seguimiento y sistematicidad.

Son condiciones que pueden afectar el control interno,
toda vez que señalan debilidades que por sí solas
afectan directamente los resultados y eficiencia del trabajo,
entre ellas se pueden señalar:

• La administración no está
  suficientemente clara del control que debe ejercer en la
  ejecución de las distintas actividades.
• Los métodos para el control administrativo son
  inadecuados para investigar las situaciones imprevistas o
  inusuales y decidir las acciones
  oportunas para corregirlas.
• La administración carece de la suficiente
  visión para ocuparse de que se cumpla con efectividad la
  política establecida para el desarrollo del trabajo en
  cuanto a los sistemas
  contables y el control interno.
• La administración no le da el debido
  tratamiento a las notificaciones que se le hacen por parte de
  inspectores y auditores, ya sean internos o externos,
  incluyendo aquellas derivadas de
  errores y deficiencias detectadas que puedan llegar a
  constituirse en graves violaciones.
• La administración no confecciona plan de
  medidas, por tanto no existe tampoco el seguimiento que debe
  derivarse del mismo.
• No se cumple el plan de medidas planteado por la
  administración y no se le da seguimiento e
  información de su cumplimiento como está
  establecido.

Efectividad del trabajo de auditoría
interna. Cuando este no cumple las directivas, normas y principios sucede
que:

• El proceso de exploración de un trabajo de
  auditoría, no existe o no es lo suficientemente
  profundo, para que permita al auditor interno concentrarse en
  los objetivos que se propone.
• Las auditorías propuestas, no han tenido el
  enfoque adecuado hacia las áreas de más
  complejidad.
• Los auditores se hacen responsables de toma de
  decisiones operativas para poder controlar el trabajo en las
  áreas contables o administrativas objeto de
  auditoría, contrarias a sus funciones de
  contrapartida.
• No se cumple con rigor lo establecido en la
  resoluciones, referida a las Normas de Auditoría que
  miden el trabajo a ejecutar.
• Los procesos de
  supervisión y revisión no existen o son
  inapropiados, o no se revisan las conclusiones y el informe.
• Los papeles de trabajo, programas de
  auditoría y demás evidencias del trabajo
  realizado son incompletos y no logran servir de soporte a los
  resultados.

Política laboral.: Cuando no se cumplen
los reglamento establecidos en la selección
del personal especializado, se pueden valorar las siguientes
debilidades:

• La selección del personal es
  inadecuada.
• Son insuficientes los procedimientos para avalar el
  acceso de los nuevos trabajadores, promociones, traslados,
  etc.
• No existen o son insuficientes los programas de
  capacitación técnica y superación
  profesional.
• No existe claridad en el calificador del cargo y
  contenido de trabajo, como obligación al acceder a una
  plaza técnica o administrativa.
• Los trabajadores no conocen los procedimientos y
  regulaciones establecidas para sus áreas o la
  institución.
• No se controla el trabajo de los técnicos,
  especialistas y otros por sus respectivos jefes intermedios, ni
  de éstos por los principales
  administrativos.

Métodos de control sobre el cumplimiento de
leyes y
reglamento. Estas debilidades son frecuentes en procesos
actuales:

• Los reglamentos, circulares, leyes y decretos leyes,
  aplicables a su actividad y vigentes, se ignoran por los
  directivos y especialistas.
• No existen mecanismos propios creados que utilicen
  para autoevaluarse y controlar sus propias
  dificultades.
• Los directivos descuidan su reacción ante los
  casos que se identifican de incumplimientos o violaciones de lo
  legislado, aún cuando estas estén reflejadas en
  las auditorías internas o externas y se destaquen por
  ser repetitivos.
• La administración se refleja renuente a
  proveer de las evidencias necesarias para evaluar los
  hechos.
• Son débiles las políticas que se
  aplican para promover el cumplimiento de lo
  legislado.

Conclusiones:

En sentido general, el trabajo ha querido reflejar,
algunos de los problemas detectados que propician la falta de
habilidad administrativa para reaccionar con rapidez ante las
deficiencias que pueden llegar a provocar impunidad o violaciones
graves que se llegan a constituir en delitos, si no se
atajan a tiempo.

No pretendemos con ello provocar disgustos o
lamentaciones, sino simplemente hacer un llamado a la
reflexión y apoyados en estos resultados lograr trazarnos
un cambio radical en nuestra forma de pensar y actuar y dar,
oportunidad a los auditores de funcionar no sólo como los
buscadores de
problemas y deficiencias, sino apoyarnos en ellos como
consultores, consejeros y personal que por su destreza, capacidad
y conocimiento, permite garantizar pasos de avance sólidos
en función de la eficiencia, eficacia y economía.

Teniendo en cuenta esta conclusión resumimos
así:

• Las debilidades analizadas, tienen solución,
  porque las oportunidades actuales lo propician.
• Es necesario lograr el apoyo de los niveles de
  dirección correspondientes y su
  participación.
• El auditor debe asumir su papel en los
  desafíos que la actualidad le imponen, que agregan valor
  al trabajo de la auditoría.

Recomendaciones:

1. Proponer incorporar a superación un plan
   emergente de capacitación del personal dirigente y
   funcionarios de temas básicos de control y uso del
   trabajo de Auditoría y del auditor .
2. Continuar dando prioridad y especial atención
   a la actividad de Auditoría y auditores en
   función de su papel de consultores y asesores
   metodológicos, lo cual redundará en el
   empeño de agregar valor al trabajo del auditor
   interno.
3. Garantizar la continuidad y sistematicidad de la
   superación y capacitación de los auditores y la
   atención priorizada a su trabajo y el aseguramiento
   logístico del mismo.

Bibliografia.

Manual del auditor

Textos varios y otros artículos.

Autora:

Lic. María del Carmen Cartategui
Pérez

Ciudad de La Habana