Importancia del Presupuesto Maestro y su relación con la Estrategia Empresarial
Indice
1.
Introducción.
2. Presupuesto Maestro en las
Economías de Mercado.
3. Conclusiones
4. Bibliografia
1. Introducción.
La presupuestación implica la necesidad de una
etapa previa de previsión y planificación, en el sentido de decidir por
adelantado lo que ha de hacerse, lo que equivale a proyectar un
curso de actuación como consecuencia de reconocer la
necesidad del desarrollo
anticipado de la gestión
de la Empresa, tanto
en el aspecto económico operativo real como en el
financiero.
De esta forma la acción o gestión
empresarial puede quedar encuadrada entre el Presupuesto, la
Decisión y el Control, ya que
la aceptación de las pautas de conductas previamente
establecidas constituye la única norma para evaluar,
premiar o rectificar la ejecución realizada.
En Cuba desde
hace varios años se vienen perfeccionando los métodos y
estilos en la Planificación, evolucionando
básicamente de una planificación balancista a una
Financiera la cual destaca el carácter
integrador de toda actividad de la empresa y que es
internacionalmente conocida como Planificación
Presupuestaria, que ha condicionado la aparición del
Plan de
negocio, de las entidades todo ello adecuándolo a nuestra
realidad y nuestra economía
socialista.
Acorde con ese cambio de
método y
estilo de administrar en la mayoría de las organizaciones
empresariales y presupuestadas cubanas se está
implementando el proceso de
planeación estratégica, pero sucede
que en ocasiones se trazan estrategias que
no están acorde con los recursos
disponibles( humanos, económicos y financieros), ni con
los posibles a obtener en el futuro mediato e inmediato,
situación que le imprime al proceso un carácter
voluntarista y este provoque efectos indeseables tales como: 1)
incumplimiento de la mayoría de los objetivos
previstos; 2) los miembros de la
organización implicados en los objetivos sienten gran
presión
de trabajo y terminen priorizando sus objetivos individuales;
etc. Todo lo cual va en dretimento de los propósitos de la
organización como un todo, por eso es
imprescindible abordar este problema social, que tiene un
carácter objetivo y es
de interés
de la sociedad.
2. Presupuesto Maestro en
las Economías de Mercado.
La historia del impacto del
presupuesto maestro en el proceso que es objeto de estudio de
esta investigación no ha sido escrita, por eso
la autora del trabajo tratará de reconstruir como ha
evolucionado en el tiempo.
Al menos en su aspecto contable, la idea del presupuesto
es de evidente antigüedad.
<< Tanta como sea la de la Hacienda, pues con mayor o menor
extensión y técnica más o menos complicada,
según los tiempos y lugares, toda gestión
financiera, por limitada y rudimentaria que sea, habrá
hecho cálculos para conocer el valor de sus
actividades pasadas tanto como para prever y ordenar sus
actividades futuras >>.
Todo indica de acuerdo al estudio realizado, que el origen de
este se remonta a 1820 en el presupuesto del estado de
Francia y
otros países europeos que fueron adoptando la forma de
presupuesto por programas,
mientras que en los EEUU surge inicialmente como un presupuesto
rudimentario en 1821.
Desde ese momento hasta hoy el presupuesto por programas,
fundamentalmente el americano pasa,, por tres fases, Presupuesto
instrumento de control, Presupuesto del control de
gestión y Presupuesto instrumento de la estrategia
administrativa. La primera cubre el período entre 1921y
1929. La segunda fase comienza con la gran depresión,
y el auge de la economía Keynesiana pone de manifiesto la
relación entre gasto
público y situación económica de 1932-
1950. La tercera comienza en la década del 1960 "planificación
estratégica" proceso de decidir sobre los objetivos de
la organización, sobre los cambios en estos objetivos y
los recursos utilizados para alcanzar estos.
Cada vez más a la
administración de las organizaciones se le presentan
nuevos desafíos y retos y conforme estos fueron surgiendo,
los directivos capaces han experimentado continuamente con nuevas
respuestas en sus enfoques administrativos y aquellas que han
tenido éxito
de forma repetida llegaron a ser reconocidas como la
práctica de administración. La aplicación de los
programas de Administración por Objetivos (APO)
según Koontz y Weihrich ha constituido uno de los
progresos más interesantes en administración. No
obstante se reconoce que Peter Drucker ha actuado como
catalizador de la APO a partir de la estructuración de la
teoría
al respecto en su libro "The
practice of Manager" publicado en New York en el año
1954.
Las proyecciones a largo plazo hacen aparecer la
necesidad de ampliar el horizonte presupuestario, la cual aumenta
por la importancia de las inversiones
anuales.
Entre los años 1963 y el l 1965 se presentaron
los proyectos de
presupuesto sobre la base de planes a largo plazo, en detalle el
presupuesto por programas no es ni más ni menos que una
reestructuración de las partidas presupuestarias
distribuyéndolas de acuerdo con criterios más
próximos a los productos
reales que se tratan de obtener. Para otros se trata de un
presupuesto más amplio que el habitual de un año,
con el uso del análisis de costo–utilidad que
establece una relación lógica
y susceptible de medida entre entradas aumentando así la
racionalidad en el uso de los recursos escasos.
En el texto
Introducción a la Teoría del presupuesto
José M. Lozano Irveste expone que en 1965 comienza una
nueva concepción de los presupuestos,
es así que surge el llamado base cero, el cual
según se dice 1) precisa de manera continua los objetivos
2) escoge entre éstos los que son prioritarios 3) busca
que camino permiten alcanzarlos eficaz y económicamente 4)
cuánto costarán los programas escogidos no
sólo para el año en curso sino para cada uno de los
años en ejecución 5) medir el grado de
realización de los programas y que cada peso gastado se
conoce claramente << este sistema hace que
los directivos dominen los presupuestos en vez de dejarse dominar
por ellos >>. Su introducción por países se
manifiesta de la forma siguiente en Gran Bretaña se adopto
a partir de 1964 en Canadá a partir de 1965, en
Bélgica comienza en 1966 con el fin de estudiar la
posibilidad de mejorar la administración en los
ministerios aplicando la dirección por objetivos, en España
comienza en 1967 que sistematiza y lo moderniza e introduce una
clasificación funcional y moderna al presupuesto, en
Austria desde 1968 aplicando los conceptos fundamentales y
preparó las estructuras
aplicables a la planificación y el presupuesto, en 1969 en
Nueva Zelanda donde establece un sistema contable de responsabilidad elaborando medidas de
ejecución y eficacia y en
Japón
se desarrollo en el ejercicio fiscal en
1970, y así sucesivamente en otros
países.
Este tipo de presupuesto no sólo se aplicó
a nivel de la Macroeconomía sino también en las
entidades empresariales, ya que se vio como un programa para
concretar y precisar sus objetivos y metas cuidadosamente,
además evalúa los programas para satisfacer sus
objetivos comparando los beneficios frente a los costos y de esta
forma las empresas formulan
su petición presupuestaria sobre la base de estos
análisis y determinan un programa y un plan financieros,
todo lo que constituyó un cambio en la
administración y formulación de estrategias lo que
sentó las bases para la conformación del
Presupuesto Maestro, este corrobora que el origen del mismo fue
el presupuesto base cero. Esta nueva técnica
presupuestaria exigió, no solo de una parte, la
elaboración de los diversos programas, sino la integración dentro de un sistema global
interrelacionado para lograr una mayor eficacia a la
asignación de recursos, "el establecimiento de una
contabilidad de
costos y el control por resultados."
En todo este proceso evolutivo se ve por separado el
presupuesto maestro de la planeación por objetivos y por
tanto la concreción de las estrategias en los planes de
negocio de las entidades.
Evolución Teórica del Presupuesto
Maestro.
Los aspectos que expondremos a continuación ayudaran a
comprender las ventajas de los presupuestos, pues los mismos
permitirán tomar decisiones encaminadas al logro de los
objetivos, que es muy distinto a simplemente ir resolviendo los
problemas
conforme se van presentando.
Un presupuesto es un plan de operaciones y
recursos de una empresa, que
se formula para lograr en un cierto período los objetivos
propuestos y se expresa en términos monetarios.
Siendo la expresión cuantitativa de los objetivos de la
administración y es un medio de control de la misma en la
obtención de esos objetivos, que no es más que la
administración
científica de un negocio, por tanto todo el proceso
hay que verlo en tres aspectos fundamentales:
Planeación: A corto o largo plazo.
Coordinación: La actividad de cada
departamento de forma equivalente.
Control: Como la acción de la vigilancia de las
desviaciones.
La etapa de planeación incluya como elementos importantes
las interrogantes relacionadas a continuación que deben
formularse como son:
¿Qué hacer? El cual hace que se definan los
objetivos.
¿Con qué hacerlo? Planteando los recursos.
¿Cómo hacerlo? Cómo debe organizarse el
proceso.
La única forma de conseguir la coherencia de todas las
actividades consiste en el establecimiento de unos objetivos
alcanzables y factibles, también coherentes entre
sí, que sirvan de guía de todas las decisiones y
actuaciones que se lleven a cabo en la empresa, que serán,
sin duda, aceptadas por los dirigentes y dirigidos en la medida
que la participación en la negociación presupuestaria descienda a los
niveles más bajos de la organización, ya que con
ello se demuestra la congruencia de las metas de las personas y
de la empresa.
En relación con los recursos, se inicia con la
asignación de valores
monetarios a los programas operativos seleccionados, para lo cual
se imputarán las unidades físicas definidas en los
programas dentro del plan y se valorarán teniendo en
cuenta la tendencia de los costos y precios para
el período considerado.
El mismo se debe organizar y básicamente supone la
preparación de informes
periódicos comparando lo real con lo presupuestado y la
utilización de la auditoria de los procesos
administrativos del sistema presupuestario.
La mayoría de los autores plantean que para confeccionar
el presupuesto hay que tener presente los siguientes
elementos:
PLAN: Significa que el presupuesto expresa lo que la
administración, tratará de utilizar de tal forma
que la empresa logre un cambio ascendente en un determinado
periodo.
INTEGRADOR: Índice que toma en cuenta todas las
áreas y actividades de la empresa. Es un plan visto como
un todo, pero también está dirigido a cada una de
las áreas de tal forma que contribuya al logro del
objetivo global.
COORDINADO: Significa que los planes para varios de los
departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y
en armonía. Si estos planes no son coordinados, el
presupuesto maestro carecer de integración.
TÉCNICO FINANCIERO: Indica la importancia de que el
presupuesto sea representado en unidades monetarias.
OPERACIONES: Uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto
es la determinación de los ingresos que se
obtendrían, así como los gastos que se van
a producir. Esta información debe elaborarse de la manera
más detallada posible.
RECURSO: No es suficiente determinar los ingresos y gastos del
futuro, la empresa también debe planear las relaciones
para determinar su plan de operaciones.
Resumiendo, se debe plantear que:
En primer lugar que un presupuesto debe ser objeto de
adaptación constante, que sirva para evaluar la eficiencia del
personal de la
empresa y por último debe proporcionar pautas sobre
posibles deficiencias de la misma, señalando que los
objetivos que se persiguen con la presupuestación son en
primer lugar la coordinación del futuro, para que los
planes trazados permitan la obtención de la utilidad
más alta, de acuerdo con las condiciones que se
presentan.
En segundo lugar la coordinación de todas las actividades
para obtener ese plan.
En tercer lugar asegurar la liquidez financiera de la
empresa.
En cuarto lugar establecer un control para conocer si los planes
son llevados a cabo de acuerdo a lo establecido y determinar la
dirección con relación a los objetivos
establecidos.
Cada uno de los autores analizan e interrelacionan el proceso y
definen lo que constituye el presupuesto maestro, por
ejemplo:
Polimeni, Ralph"Es el resumen de los objetivos de todas las
funciones de
una organización que incluye ventas,
producción y finanzas."
Morton, Backer"Un esquema de presupuesto o planeamiento que
da énfasis al factor único de la utilidad,
más bien que a los factores individuales de ventas, gastos
y costos"
Como se puede observar en estas dos definiciones sólo
hacen referencia al cumplimiento del objetivo y la utilidad en
sus variadas actividades, que aunque las de ventas son bastante
abarcadoras no lo es todo, el caso del costo y gasto sin hacer
diferenciación de uno u otro. Lo definido en el caso del
primero que toca lo referente a las finanzas es más
correcto.
Bartizal, John R"Un presupuesto es un pronóstico en
detalle de los resultados de un programa de operaciones
reconocido oficialmente basado en la más alta y razonable
probabilidad
de eficiencia operativa. Es una cuestión de política
administrativa, pero un pronóstico no puede considerarse
como un presupuesto a no ser que este trate de las correcciones
que resulten en la prevención de despilfarros y costos
excesivos."
Se considera positivo en su definición lo
referente a ser un programa de operaciones y que estos se logren
con eficiencia, aunque no se detalla si estas son del orden
productivo, ni su relación con los aspectos
financieros.
Neuner, "Es un estimado cuidadosamente preparado de las
condiciones futuras de los negocios. Ese
estimado en una entidad de negocio tiene que incluir los
ingresos, los costos probables y los gastos. Teniendo por
finalidad auxiliar a la administración y dirección
en la coordinación de sus funciones de venta, de
producción y administración"
Aquí se puede observar que toma como punto de referencia
los resultados que se deben alcanzar en el negocio siendo una
estimación, pero muy bien preparada a su vez delimitando
tanto la obtención de ingresos como los costos que los
mismos originan.
Horngren, "El presupuesto integral es la expresión del
plan maestro financiero y de operación de la
administración, esto es, el compendio formalizado de los
objetivos de la entidad y de los medio con que cuenta para
lograrlo. Cuando son administrados conscientemente, los mismos
impulsan a la administración a la planeación,
proporcionan expectativas definidas que son el marco de
referencia para juzgar el desempeño subsiguiente y por último
promueve la
comunicación y la coordinación entre varios
segmentos del negocio."
Tiene varios elementos que lo hace coincidentes con la
definición anterior cuando se señala los medios para
alcanzarlo pero a su vez se considera mucho más completo,
pues su estimación es tanto de operaciones como financiero
y en el mismo se cumplimentan los objetivos de la entidad y los
medios con que se cuenta para alcanzarlos. Se observa que plantea
la comunicación en función de
alcanzar los mismos y por tanto se establece el proceso de
involucrar a todos en el desempeño de la
organización y por ultimo la relación con los
segmentos del negocio.
Stoner"Los presupuestos son estados de recursos financieros que
se reservan para determinadas actividades en un período
específico de tiempo. Son ante todo medios de controlar
las actividades de una organización y constituyen
componentes muy importantes de los programas y proyectos"
Con la definición anterior el mismo tiene como elemento
común los resultados financieros que se establecen para
las diferentes actividades de las organizaciones, aunque,
aquí se deja sentado en el tiempo lo que destaca un
periodo dado. A pesar de que no delimita que áreas u
actividades comprende se puede entender que al señalar
programas o proyectos, estén dentro de los mismos los
resultados o unidades del negocio.
Mallo, Carlos "El presupuesto es un medio de acción que
permite dar forma explícita a decisiones y planes en
términos económicos"
El autor señala que el presupuesto constituye un
plan de acción y sirve como herramienta en la toma de
decisiones económicas de las organizaciones no
obstante no se tiene en cuenta como llegar a
cumplimentarlos.
De un modo más genérico, puede
considerarse que la elaboración presupuestaria estimula a
pensar por adelantado, lo cual es básico para la vida de
la empresa, fomenta el equilibrio de
las actividades, detecta que alternativas no deben realizarse,
descubre a priori posibles desequilibrios, facilita el uso de
estándares que simplifican datos, reducen
las necesidades de información, simplifica la
comunicación de los procesos
administrativos, puesto que el control esta basado en sistemas con
metodología y procedimientos
documentados.
En resumen el presupuesto debe considerarse tanto un
medio de proceso, como un sistema, así como una
herramienta de gestión de la dirección. La evolución y desarrollo de la Teoría de
Sistemas, aplicados al mundo de la empresa, ha permitido
considerarla como un sistema único o sistema total, que se
encuentra formado, a su vez por otros sistemas, es decir permite
aplicar un criterio de < recursividad > con el cual a
medida que se desciende de nivel < mayor grado de
recursión >, el contenido y ámbito de los
sistemas es menor. Según Morin
Partiendo de las decisiones de planificación se plantea la
programación (táctica) como base de
la fijación de los programas temporales para la
acción. Este programa tiene su reflejo en un presupuesto.
Siendo el presupuesto global el que coordina los diferentes
presupuestos de ingresos y gastos, examinado su compatibilidad,
dado el programa fijado.
Para la empresa el presupuesto de explotación recoge la
precisión de los ingresos y gastos de la misma que afectan
el ciclo de explotación. Como base de la gestión
previsional se suele tener un presupuesto guía o
estándar que sirva de marco de referencia a la
gestión.
De ahí que toda entidad deba establecer un plan, que no es
más que el resultado de la preparación de las
decisiones, que es el reflejo básicamente cuantitativo del
proceso de planificación. El mismo constituye un esquema o
método de acción, siendo un conjunto de decisiones,
de etapas operativas irrevocables o no estructuradas y
escalonadas en el tiempo para cumplimentar una
política.
Luego de analizar las definiciones sobre presupuesto expresadas
por diferentes autores y señalando los aspectos que se
relacionan con las entidades en Cuba, en este trabajo se define
como sigue: "Un presupuesto Maestro es la concreción
financiera de un programa organizado de objetivos y de los medios
para alcanzarlo, es una previsión estratégica,
táctica y cuantitativa de los movimientos financieros de
la empresa en un período determinado que suelen agruparse
en tres categorías: Inversión, Financiación y
Explotación."
Aquí se define que las previsiones que se
establezcan deben estar en el orden de un plan o programa
financiero y que su establecimiento no debe ser casual o a la
zar, siendo ordenado de forma estratégica por la
organización como un compendio muy detallado, formalizado
de todos los objetivos que se deben alcanzar y la estrecha
relación entre las unidades de acción
estratégicas que posea la misma.
- El presupuesto debe ser objeto de adaptación
constante, siendo un medio de evaluación, proporcionando las pautas de
posibles deficiencias así como señalando los
objetivos que se persiguen con el mismo:
- El presupuesto debe constituir un instrumento de
apoyo a la actividad de planificación, contribuyendo a
que la misma sea más objetiva. - El establecimiento de la coordinación de todas
las actividades para lograr dicho plan. - Asegurar la liquidez financiera de la
empresa. - Establecer un control para analizar su
relación con los objetivos establecidos.
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Autor:
Ms.C. Maira Infante Nápoles.
Lic. Raúl Carballosa Torres.