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Sistemas administrativos

Enviado por lucio_escalante



  1. Presentación del proyecto
  2. Síntesis
  3. Diseño
  4. Relevamiento
  5. Sistema organizativo
  6. Sistema operativo
  7. Sistemas de información
  8. Sistema decisorio
  9. Sistemas de organización

Presentación del proyecto

En este trabajo monográfico desarrollaremos un estudio de sistemas de la "Cooperativa de Energía Eléctrica y Agua de Tío Pujio Ltda.", el cual incluirá un desarrollo minucioso de las distintas etapas que lo componen, a saber:

En cada una de estas etapas desarrollaremos las distintas fases que lo componen. De esta forma podremos brindar una visión genérica acerca de lo señalado anteriormente, para lo cual establecemos el siguiente esquema:

ESQUEMA – CICLO DE VIDA

Un desarrollo sintético y especifico de la metodología que emplearemos implica la descripción de las distintas actividades y objetivos que estudiaremos en cada etapa, y por consiguiente cada fase de la misma.

  1. SINTESIS
  1. Investigación Preliminar
  1. Actividades a desarrollar:
  • Desarrollaremos una entrevista al Presidente de la Cooperativa, Sr. Eduardo M. Lorenzatti, para obtener información relativa a la misma.
  • Realizaremos visitas a la cooperativa en las que mediante de observaciones personales a los empleados intentaremos obtener una visión diferente a la que nos brindara el presidente de la misma, y con lo que podríamos contrastar así los distintos datos.
  • Además trataremos de obtener la opinión de los usuarios sobre la calidad y manera de prestar los servicios, para interiorizarnos en la medida que los usuarios quedan conformes con los servicios.
  1. Objetivos:
  • Analizaremos la información, previamente procesada, para poder determinar los posibles problemas en los sistemas que integran la organización.
  1. Análisis

2.1- Investigación Detallada:

  • En esta etapa realizaremos un estudio sobre los sistemas actuales de la Cooperativa a fin de conocer como actúa, para posteriormente determinar donde es necesario efectuar cambios que mejoren su funcionamiento.
  • Para lograr el objetivo antes mencionado deberemos: dialogar con los empleados pertinentes a fin de determinar el volumen, frecuencia y tiempo empleado para la realización de las actividades; realizar entrevistas al personal jerárquico; revisión de antecedentes entre otras tareas.
  • En síntesis: deberemos comprender y conocer claramente el comportamiento del sistema actual,. Lo que se busca es obtener un conocimiento que vaya desde su finalidad hasta detalles de su funcionamiento.

2.2- Análisis, Evaluación y Determinación de los requerimientos

  • Se analizará la información recopilada con la finalidad de evaluar el sistema objeto de estudio, en este caso la Cooperativa, y luego se determinará y especificará los requerimientos que debe contener el nuevo sistema.
  1. DISEÑO

Una vez analizados, evaluados y determinados los requerimientos del nuevo sistema, queda por realizar un nuevo diseño que se adecua a las necesidades actuales. Esto será una alternativa de solución al problema encontrado. En el caso de no existir tales problemas, se buscará perfeccionar el sistema actual.

Veremos si cumple con los objetivos planteados por el sistema. En caso afirmativo, determinaremos si además de actuar con eficacia lo hace con eficiencia.

Al finalizar las etapas mencionadas, elaboraremos un informe para cada sistema analizado, con propuestas de mejoras o solución de problemas, desarrolladas por el grupo de trabajo.

PLANIFICACION

Periodo \ Actividades

1º Semana

2º Semana

3º Semana

4º Semana

5º Semana

Relevamiento

6 hs

Sistema Organización

12 hs

Sistema Decisión

10 hs

Sistema Información

7 hs

Sistema Operativo

10 hs

Nota: El diagrama presentado no es estático. Puede estar sujeto a modificaciones, de acuerdo a necesidades que surjan en el transcurso del trabajo.

RELEVAMIENTO

Memoria Descriptiva

Razón Social

Cooperativa de Energía Eléctrica y Agua Tío Pujio Limitada.

Actividad que desarrolla

La Cooperativa es una organización de servicios que provee a la localidad de Tío Pujio de energía eléctrica, agua potable y televisión por cable. Provee también a la zona rural de energía eléctrica.

Además cumple con una importante función social al brindar a la localidad los servicios de emergencia médica y ambulancia.

Evolución Histórica

La Cooperativa de Energía Eléctrica y Agua de Tío Pujio Limitada fue fundada el 26 de Setiembre de 1956. Con el objetivo consistente en proveer de energía eléctrica a los domicilios y concretar el alumbrado público.

Primero, fueron los grandes comercios que utilizaron la luz de carbono; más tarde, en la década del 20, funcionó una USINA PARTICULAR frente a la actual Plaza San Martín de esta localidad (sobre la Ruta Nac. 9).

En 1930, se instalaron varios focos distribuidos y colocados en las esquinas más importantes.

Con la crisis del 30, esto no prosperó y así fue como en 1932, se dejó de prestar el SERVICIO ELECTRICO.

La inquietud por obtener la luz, estaba latente, por eso, las tramitaciones no cesaron.

Después de varias gestiones sin éxito, se llegó a 1956, fecha en quedó constituida la COOPERATIVA DE ENERGIA ELECTRICA Y AGUA DE TÍO PUJIO LTDA.

Finalmente hacia 1962 quedó definitivamente incorporado el suministro de Energía Eléctrica a la localidad de Tío Pujio.

Distribución de Energía

La distribución de energía comenzó cuando, el 27 de noviembre de 1962 se conectó la línea que venía de Villa María a Tío Pujio, el primer usuario, fue la firma de Abolio y Rubio S.A. y al finalizar ese mismo año ya se habían conectado, en el radio urbano cinco usuarios.

En la zona rural, la electrificación se concretó en 1970, mediante el tendido de líneas, puesto que, fue precisamente en ese año que la primera línea rural se hizo para alimentar con energía al criadero de cerdos perteneciente a la firma Abolio y Rubio S.A.

Es en año1972 cuando se extienden otros tramos de líneas rurales importantes. Se fue ampliando, hasta que en el año 1978, se recibe un crédito del Banco Interamericano de Desarrollo canalizado por intermedio del Banco de la Nación Argentina, para la electrificación rural, y se hizo una importante ampliación.

La Cooperativa tuvo que sortear algunas dificultades. Por ejemplo, la Empresa Constructora de la línea quebró, quedando en su poder los materiales adquiridos para la realización de la obra.

Hacia el año 1978 cuando se amplían las líneas, por problemas financieros la tarea se vio atrasada.

Pasado cierto tiempo, hubo que enfrentar otra realidad. La demanda de consumo eléctrico creció a tal punto que fue imposible continuar con el sistema que se estaba utilizando.

Pensar en una estación transformadora era algo inalcanzable por las cifras que esa inversión demandaba.

Mientras tanto, los usuarios debieron pasar por largos cortes de luz a pesar de que EPEC, hacía lo posible para salvar este inconveniente.

Un anhelo cumplido: la Estación Transformadora

Se realizaron numerosas gestiones para lograr este objetivo.

El terreno a utilizar para este proyecto, fue donado.

En 1987 se gestionó ante EPEC y en 1995 se firmó el convenio por el cual se pudo contar con el transformador.

La estación transformadora permite el autoabastecimiento de energía eléctrica a la localidad, independizándose de la línea que proviene de Villa María. Para esto se invirtió una suma superior a los 400.000 pesos aportados, en parte por EPEC y otra parte por la Cooperativa.

Por eso, se equipó con un transformador de 2500 K.V.A.

Además se tendieron dos nuevas líneas desde la estación transformadora. Una para abastecer a la firma Abolio y Rubio S.A. más la zona urbana. La otra línea, alimenta la zona rural.

Transcurrido cierto tiempo, la firma láctea mencionada, reorganizó y amplió considerablemente las instalaciones fabriles, y solicitó a esta Cooperativa una mayor demanda de Energía Eléctrica. Ante esta solicitud se debió recurrir a una nueva ampliación, por lo cual se tramitó una vez más ante EPEC, para ampliar el transformador existente. EPEC consideró lo solicitado por esta cooperativa asignando un transformador de 5.000 K.V.A. siempre pensando en que el ya existente continuara en funcionamiento. Cuando se profundizó el tema, mediante un estudio, respecto de futuras demandas, EPEC designó otro transformador de 5000 K.V.A.

La Cooperativa debió hacer otra amp0liación en la estación transformadora para la colocación de los dos transformadores y además ampliar la línea para alimentar la firma Abolio y Rubio S.A., la que se realizó por medio de tres cables subterráneos con todos los requisitos exigidos por EPEC.

En al actualidad, está conectado uno de los dos transformadores. Es el que abastece toda la demanda de la zona rural, la zona urbana y la firma de Abolio y Rubio S.A.

Alumbrado Público

En 1956 se incorpora este servicio, que en un principio estuvo a cargo de la Municipalidad.

Desde el año 1989, por medio de un convenio, lo tenia en concesión esta Cooperativa. Y a partir del año 1999, nuevamente está en manos de la Municipalidad.

Mutual

La Cooperativa entre 1982 y 1994 contrató los servicios de la mutual IPAM para un total de 50 socios.

Provisión de materiales eléctricos y electrodomésticos

En 1984, inaugura la parte correspondiente a la provisión de materiales eléctricos y electrodomésticos.

El balance, refleja las cifras concretas y el escaso margen a favor que deja este rubro, por que se decidió cerrarlo.

Correo

Se inició en 1985, prestándole el edificio a ENCOTEL hasta 1996. Al privatizarse el Correo, la nueva empresa contrató con la Cooperativa la recepción de correspondencia.

Agua Potable

Ante la necesidad de dotar a la población de Tío Pujio de Agua Potable y con el apoyo de la Municipalidad, la Cooperativa se encargó del servicio desde el 27 de junio de 1988.

Emergencias Médicas y Ambulancias

Tratando de cubrir otra de las necesidades de la localidad en 1993, se adquirió y acondicionó con avanzada tecnología una ambulancia, la que fue complementada con un servicio para emergencias médicas.

Se fijó así, un arancel para tener derecho a este servicio, sábados, Domingos y feriados las 24 hs.; y los restantes días cuentan con atención nocturna.

Sección Biblioteca

Desde su inicio la Cooperativa contó con un importante cantidad de volúmenes puesto a disposición de los lectores.

La biblioteca funcionaba dentro del mismo edificio y contaba con una persona idónea dedicada en forma exclusiva a la atención y asesoramiento de los lectores.

En el año 2000, por diversos motivos los libros fueron donados a al Escuela Secundaria de la localidad con la cual desaparece la Biblioteca.

A partir de 1998, también se cuenta con servicio de Internet, para el uso de los asociados que los solicitan.

En el año 2000, cuando comienzan las tareas de remodelación del edificio, este servicio se deja de prestar.

Situación Actual

Actualmente la Cooperativa se encuentra en una etapa de expansión y modernización. Realizando la nueva extensión del cableado, que cuenta con una de las tecnologías más avanzadas de la zona, esta tarea la esta realizando por sectores de la localidad.

Además, está realizando obras de remodelación de los edificios, junto a la adquisición y mejora de Rodados.

La Cooperativa comparada con las demás del ramo es mediana de tamaño. Cuenta con 1481 socios de Tío Pujio y la zona rural.

SISTEMA ORGANIZATIVO

Infraestructura

La organización cuenta con los siguientes Inmuebles:

  • Predio ubicado sobre Ruta Nac. 9 y Montevideo, donde funcionan las oficinas administrativas y atención al público, galpones para guardar los rodados. También cuenta con un recinto acondicionado según las exigencias municipales reglamentarias para el funcionamiento del servicio de emergencias médicas. El terreno cuenta con las siguientes medidas: 73,5 m. X 18,5m.

Cuenta además, con una antena satelital y una torre de 42 m de altura para tomar la señal de los canales.

- Predio ubicado en Montevideo y Ruta Nac. 9 donde se encuentra una bomba extractora de agua, de 42,5 m. X 18,5 m.

  • Depósito de postes, ubicado en Pte. Perón s/n, de 60 m. X 30 m
  • Estación Transformadora, terreno ubicado a 2,5 Km de Tío Pujio, de una superficie de 40 m X 40 m, con dos transformadores de 5000 K.V.A. cada uno. Desde la estación transformadora hasta la fábrica "La Paulina", el recorrido de las líneas subterráneas es de aproximadamente 5 Km.
  • Tanque de Agua, ubicado sobre la Ruta Nac. 9, en un terreno de 18,5 m X 50 m, con una capacidad de 100.000 litros y 22 m de altura, la distribución se hace por medio de una red subterránea que abarca todo el radio urbano.

Para desarrollar las tareas en forma eficaz y eficiente, cuenta con los siguientes rodados que se detallan a continuación:

  • 1 camión VW mod. ´98 c/grúa.
  • 1 camión Ford 350 mod. ´88 c/hidrogrúa
  • 1 tractor c/ Pala y
  • 1 pick up Ford Ranger 4x4 mod. ´99
  • 1 pick up Ford Ranger 4x2 mod. ´98
  • 1 pick up Peugeot 504

Volumen de actividad

  • Energía Eléctrica: existen 1153 usuarios con un consumo mensual de 1.200.000 KVA.
  • Agua Potable: se consumen mensualmente 3.000 m3, contando con 831 usuarios. La Coop. toma como base 15 m3 por residencia por mes.
  • Cable de Tv: cuenta con 593 abonados.
  • Servicio Médico: tiene un total de 486 abonados.

Mercado

La Coop. es una organización monopólica en la prestación de los servicios de la localidad de Tío Pujio. Pero en las zonas donde podría a haber conflictos con otra coop. se llega a un acuerdo entre ellas, sin llegar a tener problemas con la competencia.

Personas afectadas al funcionamiento de la organización

  • Consejo de administración, compuesto por 14 personas.
  • Empleados administrativos, 5 personas.
  • Maestranza, 1 persona.
  • Operarios, 8 personas.
  • Asesores, 1 contador, 1 ingeniero.

Entorno

La coop. además de ser socio de I.FI.CO.SE.P. (Instituto de Financiamiento de Coop. de Serv. Pub.), integra el Consejo de Administración ocupando la secretaria del mismo; este instituto tiene como objetivo financiar diferentes tipos de obras de las coop. socias.

A.R.COOP. (Asociación Regional de Cooperativas): la red rural fue creciendo año tras año por lo que hizo necesario un mayor uso de postes de cemento que sirvieran para reemplazar los que están en uso, que están en malas condiciones y para el tendido de nuevas líneas. Es así como se puso en marcha un nuevo proyecto, consistente en poner en funcionamiento una fábrica de postes de cemento dado que el mayor costo para el funcionamiento está representado en la adquisición de los mismos. Para ello fue necesario agruparse con otras coop. y formar ARCOORP.

La fábrica de postes de cemento funciona en Ucacha, puesto que ARCOOP. ya estaba constituido, cuando esta coop. pasó a ser parte integrante, no sin antes haber realizado todo tipo de gestiones y haber recogido las experiencias hechas al respecto y evaluado los resultados que pudieran aportar datos útiles a esta coop.

Después de todo este análisis de situación se llegó a determinar que sería positivo incorporarse a ARCOOP como socio, por los beneficios que acarrearía como quedó demostrado en la actualidad.

UCELCA (Unión Cooperativa Eléctrica Ltda. del Centro Argentino)

En este emprendimiento, la coop dio un paso importante hacia el futuro, porque se asocia a UCELCA y a Generadora Córdoba, desde su fundación en el año 1993 y en muy poco tiempo y mediante el esfuerzo conjunto de los sectores sindicales y cooperativos, se llevó a cabo una de las transformaciones más importantes en plano energético. Por ello hoy podemos decir que la coop. de Tío Pujio participa en la generación de energía que se consume en Córdoba.

Organigrama

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Objetivos:

  • Mejorar todos los servicios
  • Incorporar el servicio de Telefonía
  • Extender la Red de Gas
  • Creación de Cloacas

Estrategias:

  • Mejorar los servicios utilizando recursos propios.
  • En el servicio telefónico, reducir los abonos y el costo del pulso, para competir directamente con Telecom, y realizar los cambios con 50 % a través de créditos y 50 % con recursos propios.
  • Construir Cloacas mediante distintos sistemas de financiación.

SISTEMA OPERATIVO

La Cooperativa cuenta con un plantel de 20 empleados entre operarios, técnicos, personal administrativo y profesionales, distribuidos de la siguiente manera:

  • Comisión Directiva:

Presidente Vicepresidente

Secretario Pro Secretario

Tesorero Pro Tesorero

3 Vocales Titulares 3 Vocales Suplentes

1 Síndico Titular 1 Síndico Suplente

  • Departamento Administrativo:

Quien realiza los Balances anuales, los presupuestos y contrataciones de seguro.

Dependen de este departamento las siguientes áreas:

  • Contaduría: Realiza los registros contables, controla los movimientos bancarios, y realiza los pagos de movimientos pocos importantes.

A su vez, de esta área dependen las siguientes secciones:

* Cobranzas: Captan los pagos de los usuarios.

* Medición de Consumo: registran los consumos de los usuarios que luego pasan a la sección cobranzas.

Realiza todos los controles y estudios de la electricidad, analiza las fallas y las posibles mejoras.

Realiza los estudios pertinentes a la calidad del agua potable.

Se encarga, además, del mantenimiento de las instalaciones.

SISTEMAS DE INFORMACION

Se realizan anualmente Balances confeccionados por el contador, que luego lo presenta a la Comisión Directiva.

Los registros contables son llevados por medio de software específicos.

Se realizan costos presupuestados por el ingeniero.

Se comenzaron a realizar estudios estadísticos para analizar el desenvolvimiento de la organización.

SISTEMA DECISORIO

Las decisiones que se toman en cuanto a realizar obras, contratar servicios, tomar empleados, compras de nuevos equipos, etc.

La comisión directiva se reúne semanalmente, para la toma de decisiones rutinarias; y una vez al año se reúne en asamblea con los socios a fin de debatir sobre aspectos que hacen al funcionamiento de la cooperativa.

SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN

Organigrama Real

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DESCRIPCION DE FUNCIONES

1- Unidad de trabajo: Comisión Directiva

2- Depende de: Esta unidad de trabajo no depende formalmente de ninguna área, dado que es el máximo nivel jerárquico.

  1. Departamento de Redes

  2. Unidades dependientes: Departamento de Administración

Cant. de personas:

3 (tres)

7 (siete)

  • Misión:

Se creo por la necesidad de dirigir las operaciones sociales dentro de los límites que fija el Estatuto

5- Funciones:

Atender la marcha de la Cooperativa.

Fijar el precio de los servicios a prestar.

Dictar los reglamentos internos necesarios para el mejor cumplimiento de los fines.

Resolver sobre la aceptación o rechazo de las solicitudes de ingreso a la Cooperativa.

Autorizar o denegar las transferencias de cuotas sociales.

Solicitar préstamos a los bancos oficiales, o a cualquier otra institución de crédito.

Celebrar toda clase de actos jurídicos sobre bienes muebles e inmuebles.

Iniciar y mantener juicios de cualquier naturaleza.

Convocar las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias.

6- Responsabilidad:

Toma de decisiones de carácter financiero, relacionados con la adquisición de créditos o de nueva maquinaria.

Redacción de la Memoria Anual que acompaña el Balance y la cuenta de Pérdidas y Excedentes.

7- Información:

Las deliberaciones y resoluciones de la Comisión Directiva son registradas en el Libro de Actas.

Además, en la Memoria Anual de la Comisión Directiva se describe el estado de la Cooperativa con mención de las diferentes secciones en que opera, actividad que registrada, y los proyectos en curso.

DESCRIPCION DE FUNCIONES

1- Unidad de trabajo: Departamento de Administración

2- Depende de: Comisión Directiva

  1. Contaduría

  2. Unidades dependientes:

Cant. de personas:

1 (uno)

  • Misión:

Se creo por la necesidad incipiente de administrar correctamente los fondos que aportan los socios y usuarios.

5- Funciones:

Realización del balance anual.

Elaboración de presupuestos de gastos de Capital (tarea que comparte con el Dpto. de Redes), de ingresos y egresos.

Contratación de seguros para el personal (seguros de vida), las instalaciones (que incluye, además de las instalaciones físicas, la protección de documentos y papelería importante) y los rodados y maquinaria.

Realiza todos los pagos importantes.

6- Responsabilidad:

Toma de decisiones de carácter comercial, relacionados con la disposición de fondos para ser empleados en publicidad, descuentos a clientes.

También debe efectuar en tiempo y forma los pagos de todos los gastos importantes, para no incurrir en intereses.

7- Información:

Este departamento confecciona el Inventario, Balance General, Estado de Resultados y demás cuadros anexos.

DESCRIPCION DE FUNCIONES

1- Unidad de trabajo: Contaduría

2- Depende de: Departamento de Administración

3- Unidades dependientes:

Cobranzas

Medición de Consumo

Cant. de personas:

2 (dos)

2 (dos)

  • Misión:

Se creo por la necesidad de que se llevara a cabo un control de ingresos y egresos de fondos, y para el manejo del Patrimonio Social.

5- Funciones:

Realiza los registros contables.

Controla los movimientos bancarios.

Realiza los pagos de poca importancia.

Lleva a cabo la liquidación de impuestos.

6- Responsabilidad:

Transferir semanalmente un detalle del estado contable al Departamento de Administración.

7- Información:

Además de los libros prescriptos por el articulo 44 del Código de Comercio se llevan a cabo el Registro de Asociados, Informes de Auditoría

DESCRIPCION DE FUNCIONES

1- Unidad de trabajo: Cobranzas

2- Depende de: Contaduría

3- Unidades dependientes:

Ninguna

Cant. de personas:

  • Misión:

Se creo para el manejo de los fondos recaudados por los servicios prestados.

5- Funciones:

Elabora las facturas, que luego serán enviadas a los usuarios, con el detalle de sus consumos.

Capta los pagos de los usuarios.

6- Responsabilidad:

Llevar a cabo el control de pago de los servicios brindados y reclamo de las facturas impagas de los usuarios.

7- Información:

Emite un Listado con la situación de cada uno de los usuarios, en relación con los pagos efectuados por los servicios recibidos.

DESCRIPCION DE FUNCIONES

1- Unidad de trabajo: Mediciones de Consumo

2- Depende de: Contaduría

3- Unidades dependientes:

Ninguna

Cant. de personas:

  • Misión:

Se creo con el objeto de que determine correctamente los niveles de consumo de agua y electricidad de cada uno de los usuarios.

5- Funciones:

Medir, registrar y transformar en datos los consumos de los usuarios.

6- Responsabilidad:

Transferir a fin de mes los consumos de los usuarios a la sección cobranzas para la elaboración de las respectivas facturas.

7- Información:

Emite un listado de los consumos efectuados por los usuarios, denominado "Toma de Estados".

DESCRIPCION DE FUNCIONES

1- Unidad de trabajo: Departamento de Redes

2- Depende de: Comisión Directiva

3- Unidades dependientes:

Ninguna

Cant. de personas:

4- Misión:

Se creo para el mantenimiento de las instalaciones que se utilizan en la prestación de los servicios.

5- Funciones:

Organiza todos los controles y estudios a realizar en la electricidad, el agua y cable televisivo.

Analiza las fallas y posibles mejoras de cada uno de los servicios.

Elaboración de presupuestos de gastos de capital (coordinadamente con el Dpto. de Administración).

Realiza un seguimiento de las actividades, ya sea construcción o mantenimiento, de forma tal que no exista ningún tipo de desviación en cuanto a lo pactado con el usuario.

6- Responsabilidad:

Se encarga de la coordinación de las obras en marcha y de los servicios prestados.

Se responsabiliza también, en todo lo relativo al mantenimiento y buen funcionamiento de las maquinarias empleadas en la prestación de los servicios.

7- Información:

Confecciona informes relacionados con las roturas o mantenimiento realizadas a las maquinarias; informes relacionados con el relevamiento de averías y mejoras efectuadas a las instalaciones.

También, produce informes sobre la ejecución de obras para el mejoramiento de la prestación de los servicios.

Asesoramiento Técnico

Es llevado a cabo por el Ingeniero Adrián Bonetto. Su tarea es proveer información sobre detalles técnicos para evaluar y tener información especifica en la toma de decisiones que efectúa la Comisión Directiva.

Además, el ingeniero guía al personal operativo en como ejecutar las tareas.

Sistema Decisorio

La toma de decisiones es un procedimiento en el que participan todos los miembros de la organización. Sin embargo, la toma de decisiones la podemos clasificar según su grado de afectación e incidencia económica; por lo que tenemos decisiones estratégicas, tácticas y operativas.

Además, podemos decir que las decisiones las podemos clasificar en programadas y no programadas, según sean tomadas sobre cuestiones rutinarias, repetitivas y frecuentes.

Decisión

Unidad de Trabajo

Nivel

Programación

Solicitar créditos financieros para ampliación de servicios.

Comisión Directiva

Estratégico

Corporativo

No Programada

Distribución de Superávit o Absorción de Déficit.

Comisión Directiva

Estratégico

Corporativo

Programada

Fijación el precio de los servicios.

Comisión Directiva

Táctico

Programada

Aprobación o rechazo del presupuesto de Capital y, de Gastos e Ingresos.

Comisión Directiva

Estratégico

Corporativo

No Programada

Fijación de Sueldos y Jornales.

Comisión Directiva

Táctico

Programada

Despidos de personal

Dpto. de Administra-ción.

Operativo

Programada

Adquirir, enajenar y celebrar actos jurídicos sobre bienes.

Comisión Directiva

Operativo

Programada

Iniciar y mantener juicios de cualquier naturaleza.

Comisión Directiva

Táctico

No Programada

Momento de confección de libros contables e inventario.

Contaduría

Operativo

Programada

Plazos de vencimiento de pago de los servicios.

Dpto. de Administra-ción

Operativo

Programada

Formas de financiamiento para los usuarios.

Dpto. de Administra-ción

Operativo

Programada

Momento de realización del mantenimiento de las maquinarias.

Dpto. de Redes

Operativo

Programada

Resolución de fallas o falencias en la prestación de los servicios.

Dpto. de Redes

Operativo

Programada

Coordinación de los turnos de trabajo de los operarios.

Dpto. de Administra-ción

Operativo

Programada

Elección de los contratos de seguros más convenientes.

Dpto. de Administra-ción

Operativo

Programada

Como se podrá observar, el sistema decisorio de la Cooperativa se encuentra muy centralizado.

Esto queda demostrado porque la mayoría de las decisiones son tomadas por la Comisión Directiva, que además de tomar aquellas que le atañen, es decir las de carácter estratégico, decide sobre cuestiones de carácter táctico eliminando la toma de decisiones en el nivel medio. Se destaca que las decisiones financieras que comprometen seriamente a la Cooperativa, ya sean en el desembolso de dinero como en el tiempo de compromiso, se toman por este máximo órgano institucional.

En consecuencia, las decisiones que toma el nivel medio se confunden con las de sus unidades dependientes, convirtiéndose en decisiones del tipo operativas.

Por último, en los niveles más bajos la toma de decisiones es algo inusual y son solo de carácter operativo. Si bien se les consulta antes de tomar alguna determinación, no participan en la decisión final.

Pero cabe aclarar que no es tan indeseable que la toma de decisiones sea centralizada debido a que se trata de una organización pequeña, y como se sabe es preferible esta modalidad en las organizaciones de menor tamaño. Es conveniente recordar que, el sistema centralizado le es adecuado porque esta organización está concentrada en un solo espacio físico y, porque no hay una diversificación en la prestación de los servicios, lo que hace que sea factible esta modalidad centralizada.

SISTEMA DE INFORMACIÓN

El sistema de información tiene por finalidad procesar datos que sean de relevancia para la Cooperativa, crear y mantener archivos con la información procesada y, transmitir la información a aquellos usuarios que la soliciten.

Este sistema se encuentra presente en todos los niveles de la Cooperativa, brindando apoyo a todas las actividades, tareas, operaciones y decisiones que afectan a cada nivel. Además reduce la incertidumbre apoyando al proceso de planificación y control.

Medición de Consumo

ENTRADAS

PROCESOS

SALIDAS

Medición del consumo de los diferentes servicios.

Carga de datos en el software.

Listado de consumo denominado "Toma de Estados"

Cobranzas

ENTRADAS

PROCESOS

SALIDAS

"Toma de Estados".

Carga de

datos en

el software.

  • Facturas con el nombre de cada usuario.
  • Informes de Ventas.

Pago de las facturas.

  • Recibos para los usuarios como constancia de pago.
  • Listado de Situación actual de cada usuario.

Contaduría

ENTRADAS

PROCESOS

SALIDAS

  • Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito,
  • Informes de Ventas.

Análisis y

registro manual.

Registros contables (libros prescritos por el art. 44 del Cód. de Comercio)

Recibos de impuestos municipales, provinciales y nacionales.

Liquidación de Impuestos

Registros Contables

Estados Contables

Departamento de Administración

ENTRADAS

PROCESOS

SALIDAS

Estados Contables

Análisis y registro manual.

Balance General, Estados de Resultados y estado Financiero.

Control de los niveles de stock (cables, postes, etc.).

Carga de datos en el software.

Inventario

Estado Financiero

Análisis y registro manual.

Presupuesto de Capital.

Departamento de Redes

ENTRADAS

PROCESOS

SALIDAS

Recorrido de las instalaciones.

Análisis y

registro de datos.

Informes de mantenimiento.

Controles y estudios realizados en la electricidad y el agua.

Informes de Calidad.

Estado Financiero.

Presupuesto de Capital.

Comisión Directiva

ENTRADAS

PROCESOS

SALIDAS

Objetivos de la Cooperativa y actividades desarrolladas

Análisis y debate.

Memoria anual

Comportamientos deseados, reglas internas.

Análisis, debate y redacción.

Reglamentos Internos

Costos de los servicios

Análisis.

Listados de precios de los distintos servicios

Por lo que podemos observar en este sistema, resalta el hecho de que toda la información formal es ascendente y queda registrada. En tanto que la información descendente no se registra dado que la constituyen directivas y ordenes directas, con la excepción de los reglamentos internos.

Entonces podemos decir que la comunicación de la información escrita es ascendente, mientras que la comunicación oral es descendente.

La información externa proveniente de, por ejemplo, los reclamos de los usuarios que sirve para el mejoramiento de la prestación de los servicios; las especificaciones técnicas que recibe de los organismos reguladores; etc., constituye un elemento muy importante que en esta organización no es tomado muy en cuenta, hasta que surgen problemas o falencias en la prestación de los servicios.

En síntesis, podemos decir que el sistema de información de la Organización bajo estudio está muy poco desarrollado, por lo que se nos es difícil explayarnos en este tema.

 

 

Lucio Andrés Escalante


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