Sistemas administrativos

1. Presentación del
   proyecto
2. Síntesis
4. Diseño
5. Relevamiento
6. Sistema
   organizativo
7. Sistema
   operativo
8. Sistemas de
   información
9. Sistema
   decisorio
10. Sistemas de
    organización

Presentación del proyecto

En este trabajo monográfico desarrollaremos un
estudio de sistemas de la "Cooperativa de Energía
Eléctrica y Agua de Tío Pujio Ltda.", el cual
incluirá un desarrollo
minucioso de las distintas etapas que lo componen, a
saber:

• Síntesis, Análisis, Diseño e
  Implementación.

En cada una de estas etapas desarrollaremos las
distintas fases que lo componen. De esta forma podremos brindar
una visión genérica acerca de lo señalado
anteriormente, para lo cual establecemos el siguiente
esquema:

ESQUEMA – CICLO DE
VIDA

Un desarrollo sintético y especifico de la
metodología que emplearemos implica la
descripción de las distintas actividades y
objetivos que
estudiaremos en cada etapa, y por consiguiente cada fase de la
misma.

1. SINTESIS

1. Investigación Preliminar

1. Actividades a desarrollar:

• Desarrollaremos una entrevista
  al Presidente de la Cooperativa, Sr. Eduardo M. Lorenzatti,
  para obtener información relativa a la
  misma.
• Realizaremos visitas a la cooperativa en las que
  mediante de observaciones personales a los empleados
  intentaremos obtener una visión diferente a la que nos
  brindara el presidente de la misma, y con lo que
  podríamos contrastar así los distintos datos.
• Además trataremos de obtener la
  opinión de los usuarios sobre la calidad y
  manera de prestar los servicios,
  para interiorizarnos en la medida que los usuarios quedan
  conformes con los servicios.

1. Objetivos:

• Analizaremos la información, previamente
  procesada, para poder
  determinar los posibles problemas
  en los sistemas que integran la
  organización.

1. Análisis

2.1- Investigación Detallada:

• En esta etapa realizaremos un estudio sobre los
  sistemas actuales de la Cooperativa a fin de conocer como
  actúa, para posteriormente determinar donde es
  necesario efectuar cambios que mejoren su
  funcionamiento.
• Para lograr el objetivo
  antes mencionado deberemos: dialogar con los empleados
  pertinentes a fin de determinar el volumen,
  frecuencia y tiempo
  empleado para la realización de las actividades;
  realizar entrevistas al personal
  jerárquico; revisión de antecedentes entre
  otras tareas.
• En síntesis: deberemos comprender y
  conocer claramente el comportamiento del sistema
  actual,. Lo que se busca es obtener un conocimiento que vaya desde su finalidad hasta
  detalles de su funcionamiento.

2.2- Análisis, Evaluación y Determinación de los
requerimientos

• Se analizará la información
  recopilada con la finalidad de evaluar el sistema objeto de
  estudio, en este caso la Cooperativa, y luego se
  determinará y especificará los requerimientos
  que debe contener el nuevo sistema.

1. DISEÑO

Una vez analizados, evaluados y determinados los
requerimientos del nuevo sistema, queda por realizar un nuevo
diseño que se adecua a las necesidades actuales. Esto
será una alternativa de solución al problema
encontrado. En el caso de no existir tales problemas, se
buscará perfeccionar el sistema actual.

Veremos si cumple con los objetivos planteados por el
sistema. En caso afirmativo, determinaremos si además de
actuar con eficacia lo hace
con eficiencia.

Al finalizar las etapas mencionadas, elaboraremos un
informe para cada
sistema analizado, con propuestas de mejoras o solución de
problemas, desarrolladas por el grupo de
trabajo.

PLANIFICACION

Nota: El diagrama
presentado no es estático. Puede estar sujeto a
modificaciones, de acuerdo a necesidades que surjan en el
transcurso del trabajo.

RELEVAMIENTO

Memoria Descriptiva

Razón Social

Cooperativa de Energía Eléctrica y Agua
Tío Pujio Limitada.

Actividad que desarrolla

La Cooperativa es una organización de servicios que provee a la
localidad de Tío Pujio de energía eléctrica,
agua potable y televisión
por cable. Provee también a la zona rural de
energía eléctrica.

Además cumple con una importante función
social al brindar a la localidad los servicios de emergencia
médica y ambulancia.

Evolución
Histórica

La Cooperativa de Energía Eléctrica y Agua
de Tío Pujio Limitada fue fundada el 26 de Setiembre de
1956. Con el objetivo consistente en proveer de energía
eléctrica a los domicilios y concretar el alumbrado
público.

Primero, fueron los grandes comercios que utilizaron la
luz de
carbono;
más tarde, en la década del 20, funcionó una
USINA PARTICULAR frente a la actual Plaza San Martín de
esta localidad (sobre la Ruta Nac. 9).

En 1930, se instalaron varios focos distribuidos y
colocados en las esquinas más importantes.

Con la crisis del 30,
esto no prosperó y así fue como en 1932, se
dejó de prestar el SERVICIO
ELECTRICO.

La inquietud por obtener la luz, estaba latente, por
eso, las tramitaciones no cesaron.

Después de varias gestiones sin éxito,
se llegó a 1956, fecha en quedó constituida la
COOPERATIVA DE ENERGIA
ELECTRICA Y AGUA DE TÍO PUJIO LTDA.

Finalmente hacia 1962 quedó definitivamente
incorporado el suministro de Energía Eléctrica a la
localidad de Tío Pujio.

Distribución de Energía

La distribución de energía
comenzó cuando, el 27 de noviembre de 1962 se
conectó la línea que venía de Villa
María a Tío Pujio, el primer usuario, fue la firma
de Abolio y Rubio S.A. y al finalizar ese mismo año ya se
habían conectado, en el radio urbano
cinco usuarios.

En la zona rural, la electrificación se
concretó en 1970, mediante el tendido de líneas,
puesto que, fue precisamente en ese año que la primera
línea rural se hizo para alimentar con energía al
criadero de cerdos perteneciente a la firma Abolio y Rubio
S.A.

Es en año1972 cuando se extienden otros tramos de
líneas rurales importantes. Se fue ampliando, hasta que en
el año 1978, se recibe un crédito
del Banco
Interamericano de Desarrollo canalizado por intermedio del Banco
de la Nación
Argentina, para
la electrificación rural, y se hizo una importante
ampliación.

La Cooperativa tuvo que sortear algunas dificultades.
Por ejemplo, la Empresa
Constructora de la línea quebró, quedando en su
poder los materiales
adquiridos para la realización de la obra.

Hacia el año 1978 cuando se amplían las
líneas, por problemas financieros la tarea se vio
atrasada.

Pasado cierto tiempo, hubo que enfrentar otra realidad.
La demanda de
consumo
eléctrico creció a tal punto que fue imposible
continuar con el sistema que se estaba utilizando.

Pensar en una estación transformadora era algo
inalcanzable por las cifras que esa inversión demandaba.

Mientras tanto, los usuarios debieron pasar por largos
cortes de luz a pesar de que EPEC, hacía lo posible para
salvar este inconveniente.

Un anhelo cumplido: la Estación
Transformadora

Se realizaron numerosas gestiones para lograr este
objetivo.

El terreno a utilizar para este proyecto, fue
donado.

En 1987 se gestionó ante EPEC y en 1995 se
firmó el convenio por el cual se pudo contar con el
transformador.

La estación transformadora permite el
autoabastecimiento de energía eléctrica a la
localidad, independizándose de la línea que
proviene de Villa María. Para esto se invirtió una
suma superior a los 400.000 pesos aportados, en parte por EPEC y
otra parte por la Cooperativa.

Por eso, se equipó con un transformador de 2500
K.V.A.

Además se tendieron dos nuevas líneas
desde la estación transformadora. Una para abastecer a la
firma Abolio y Rubio S.A. más la zona urbana. La otra
línea, alimenta la zona rural.

Transcurrido cierto tiempo, la firma láctea
mencionada, reorganizó y amplió considerablemente
las instalaciones fabriles, y solicitó a esta Cooperativa
una mayor demanda de Energía Eléctrica. Ante esta
solicitud se debió recurrir a una nueva ampliación,
por lo cual se tramitó una vez más ante EPEC, para
ampliar el transformador existente. EPEC consideró lo
solicitado por esta cooperativa asignando un transformador de
5.000 K.V.A. siempre pensando en que el ya existente continuara
en funcionamiento. Cuando se profundizó el tema, mediante
un estudio, respecto de futuras demandas, EPEC designó
otro transformador de 5000 K.V.A.

La Cooperativa debió hacer otra
amp0liación en la estación transformadora para la
colocación de los dos transformadores y
además ampliar la línea para alimentar la firma
Abolio y Rubio S.A., la que se realizó por medio de tres
cables subterráneos con todos los requisitos exigidos por
EPEC.

En al actualidad, está conectado uno de los dos
transformadores. Es el que abastece toda la demanda de la zona
rural, la zona urbana y la firma de Abolio y Rubio
S.A.

Alumbrado Público

En 1956 se incorpora este servicio, que en un principio
estuvo a cargo de la Municipalidad.

Desde el año 1989, por medio de un convenio, lo
tenia en concesión esta Cooperativa. Y a partir del
año 1999, nuevamente está en manos de la
Municipalidad.

Mutual

La Cooperativa entre 1982 y 1994 contrató los
servicios de la mutual IPAM para un total de 50
socios.

Provisión de materiales eléctricos y
electrodomésticos

En 1984, inaugura la parte correspondiente a la
provisión de materiales eléctricos y
electrodomésticos.

El balance, refleja las cifras concretas y el escaso
margen a favor que deja este rubro, por que se decidió
cerrarlo.

Correo

Se inició en 1985, prestándole el edificio
a ENCOTEL hasta 1996. Al privatizarse el Correo, la nueva
empresa
contrató con la Cooperativa la recepción de
correspondencia.

Agua Potable

Ante la necesidad de dotar a la población de Tío Pujio de Agua
Potable y con el apoyo de la Municipalidad, la Cooperativa se
encargó del servicio desde el 27 de junio de
1988.

Emergencias Médicas y
Ambulancias

Tratando de cubrir otra de las necesidades de la
localidad en 1993, se adquirió y acondicionó con
avanzada tecnología una
ambulancia, la que fue complementada con un servicio para
emergencias médicas.

Se fijó así, un arancel para tener derecho
a este servicio, sábados, Domingos y feriados las 24 hs.;
y los restantes días cuentan con atención nocturna.

Sección Biblioteca

Desde su inicio la Cooperativa contó con un
importante cantidad de volúmenes puesto a
disposición de los lectores.

La biblioteca
funcionaba dentro del mismo edificio y contaba con una persona
idónea dedicada en forma exclusiva a la atención y
asesoramiento de los lectores.

En el año 2000, por diversos motivos los libros fueron
donados a al Escuela
Secundaria de la localidad con la cual desaparece la
Biblioteca.

A partir de 1998, también se cuenta con servicio
de Internet, para el
uso de los asociados que los solicitan.

En el año 2000, cuando comienzan las tareas de
remodelación del edificio, este servicio se deja de
prestar.

Situación Actual

Actualmente la Cooperativa se encuentra en una etapa de
expansión y modernización. Realizando la nueva
extensión del cableado, que cuenta con una de las
tecnologías más avanzadas de la zona, esta tarea la
esta realizando por sectores de la localidad.

Además, está realizando obras de
remodelación de los edificios, junto a la
adquisición y mejora de Rodados.

La Cooperativa comparada con las demás del ramo
es mediana de tamaño. Cuenta con 1481 socios de Tío
Pujio y la zona rural.

SISTEMA ORGANIZATIVO

Infraestructura

La organización cuenta con los siguientes
Inmuebles:

• Predio ubicado sobre Ruta Nac. 9 y Montevideo,
  donde funcionan las oficinas administrativas y
  atención al público, galpones para guardar los
  rodados. También cuenta con un recinto acondicionado
  según las exigencias municipales reglamentarias para
  el funcionamiento del servicio de emergencias médicas.
  El terreno cuenta con las siguientes medidas: 73,5 m. X
  18,5m.

Cuenta además, con una antena satelital y una
torre de 42 m de altura para tomar la señal de los
canales.

– Predio ubicado en Montevideo y Ruta Nac. 9 donde se
encuentra una bomba extractora de agua, de 42,5 m. X 18,5
m.

• Depósito de postes, ubicado en Pte. Perón
  s/n, de 60 m. X 30 m
• Estación Transformadora, terreno ubicado a
  2,5 Km de Tío Pujio, de una superficie de 40 m X 40 m,
  con dos transformadores de 5000 K.V.A. cada uno. Desde la
  estación transformadora hasta la fábrica "La
  Paulina", el recorrido de las líneas
  subterráneas es de aproximadamente 5 Km.
• Tanque de Agua, ubicado sobre la Ruta Nac. 9, en un
  terreno de 18,5 m X 50 m, con una capacidad de 100.000 litros
  y 22 m de altura, la distribución se hace por medio de
  una red
  subterránea que abarca todo el radio
  urbano.

Para desarrollar las tareas en forma eficaz y eficiente,
cuenta con los siguientes rodados que se detallan a
continuación:

• 1 camión VW mod. ´98
  c/grúa.
• 1 camión Ford 350 mod. ´88
  c/hidrogrúa
• 1 tractor c/ Pala y
• 1 pick up Ford Ranger 4×4 mod.
  ´99
• 1 pick up Ford Ranger 4×2 mod.
  ´98
• 1 pick up Peugeot 504

Volumen de actividad

• Energía Eléctrica: existen 1153
  usuarios con un consumo mensual de 1.200.000 KVA.
• Agua Potable: se consumen mensualmente 3.000
  m3, contando con 831 usuarios. La Coop. toma como
  base 15 m3 por residencia por mes.
• Cable de Tv: cuenta con 593 abonados.
• Servicio Médico: tiene un total de 486
  abonados.

Mercado

La Coop. es una organización monopólica en
la prestación de los servicios de la localidad de
Tío Pujio. Pero en las zonas donde podría a haber
conflictos con
otra coop. se llega a un acuerdo entre ellas, sin llegar a tener
problemas con la competencia.

Personas afectadas al funcionamiento de la
organización

• Consejo de administración, compuesto por 14
  personas.
• Empleados administrativos, 5 personas.
• Maestranza, 1 persona.
• Operarios, 8 personas.
• Asesores, 1 contador, 1 ingeniero.

Entorno

La coop. además de ser socio de I.FI.CO.SE.P.
(Instituto de Financiamiento
de Coop. de Serv. Pub.), integra el Consejo de
Administración ocupando la secretaria del mismo; este
instituto tiene como objetivo financiar diferentes tipos de obras
de las coop. socias.

A.R.COOP. (Asociación Regional de Cooperativas):
la red rural fue
creciendo año tras año por lo que hizo necesario un
mayor uso de postes de cemento que
sirvieran para reemplazar los que están en uso, que
están en malas condiciones y para el tendido de nuevas
líneas. Es así como se puso en marcha un nuevo
proyecto, consistente en poner en funcionamiento una
fábrica de postes de cemento dado que el mayor costo para el
funcionamiento está representado en la adquisición
de los mismos. Para ello fue necesario agruparse con otras coop.
y formar ARCOORP.

La fábrica de postes de cemento funciona en
Ucacha, puesto que ARCOOP. ya estaba constituido, cuando esta
coop. pasó a ser parte integrante, no sin antes haber
realizado todo tipo de gestiones y haber recogido las
experiencias hechas al respecto y evaluado los resultados que
pudieran aportar datos útiles a esta coop.

Después de todo este análisis de
situación se llegó a determinar que sería
positivo incorporarse a ARCOOP como socio, por los beneficios que
acarrearía como quedó demostrado en la
actualidad.

UCELCA (Unión Cooperativa Eléctrica Ltda.
del Centro Argentino)

En este emprendimiento, la coop dio un paso importante
hacia el futuro, porque se asocia a UCELCA y a Generadora
Córdoba, desde su fundación en el año 1993 y
en muy poco tiempo y mediante el esfuerzo conjunto de los
sectores sindicales y cooperativos, se llevó a cabo una de
las transformaciones más importantes en plano
energético. Por ello hoy podemos decir que la coop. de
Tío Pujio participa en la generación de
energía que se consume en Córdoba.

Organigrama

Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" 

Objetivos:

• Mejorar todos los servicios
• Incorporar el servicio de Telefonía
• Extender la Red de Gas
• Creación de Cloacas

Estrategias:

• Mejorar los servicios utilizando recursos
  propios.
• En el servicio telefónico, reducir los abonos
  y el costo del pulso, para competir directamente con Telecom, y
  realizar los cambios con 50 % a través de créditos y 50 % con recursos
  propios.
• Construir Cloacas mediante distintos sistemas de
  financiación.

SISTEMA OPERATIVO

La Cooperativa cuenta con un plantel de 20 empleados
entre operarios, técnicos, personal administrativo y
profesionales, distribuidos de la siguiente manera:

• Comisión Directiva:

Presidente Vicepresidente

Secretario Pro Secretario

Tesorero Pro Tesorero

3 Vocales Titulares 3 Vocales Suplentes

1 Síndico Titular 1 Síndico
Suplente

• Departamento Administrativo:

Quien realiza los Balances anuales, los presupuestos y
contrataciones de seguro.

Dependen de este departamento las siguientes
áreas:

• Contaduría: Realiza los registros
  contables, controla los movimientos bancarios, y realiza los
  pagos de movimientos pocos importantes.

A su vez, de esta área dependen las siguientes
secciones:

* Cobranzas: Captan los pagos de los
usuarios.

* Medición de Consumo: registran los consumos
de los usuarios que luego pasan a la sección
cobranzas.

• Departamento de Redes:

Realiza todos los controles y estudios de la electricidad,
analiza las fallas y las posibles mejoras.

Realiza los estudios pertinentes a la calidad del agua
potable.

Se encarga, además, del mantenimiento
de las instalaciones.

SISTEMAS DE INFORMACION

Se realizan anualmente Balances confeccionados por el
contador, que luego lo presenta a la Comisión
Directiva.

Los registros contables son llevados por medio de
software
específicos.

Se realizan costos
presupuestados por el ingeniero.

Se comenzaron a realizar estudios estadísticos
para analizar el desenvolvimiento de la
organización.

SISTEMA
DECISORIO

Las decisiones que se toman en cuanto a realizar obras,
contratar servicios, tomar empleados, compras de nuevos
equipos, etc.

La comisión directiva se reúne
semanalmente, para la toma de
decisiones rutinarias; y una vez al año se
reúne en asamblea con los socios a fin de debatir sobre
aspectos que hacen al funcionamiento de la
cooperativa.

SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN

Organigrama Real

Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" 

Asesoramiento
Técnico

Es llevado a cabo por el Ingeniero Adrián
Bonetto. Su tarea es proveer información sobre detalles
técnicos para evaluar y tener información
especifica en la toma de decisiones que efectúa la
Comisión Directiva.

Además, el ingeniero guía al personal
operativo en como ejecutar las tareas.

Sistema Decisorio

La toma de decisiones es un procedimiento en
el que participan todos los miembros de la organización.
Sin embargo, la toma de decisiones la podemos clasificar
según su grado de afectación e incidencia
económica; por lo que tenemos decisiones
estratégicas, tácticas y operativas.

Además, podemos decir que las decisiones las
podemos clasificar en programadas y no programadas, según
sean tomadas sobre cuestiones rutinarias, repetitivas y
frecuentes.

Como se podrá observar, el sistema decisorio de
la Cooperativa se encuentra muy centralizado.

Esto queda demostrado porque la mayoría de las
decisiones son tomadas por la Comisión Directiva, que
además de tomar aquellas que le atañen, es decir
las de carácter estratégico, decide sobre
cuestiones de carácter táctico eliminando la toma
de decisiones en el nivel medio. Se destaca que las decisiones
financieras que comprometen seriamente a la Cooperativa, ya sean
en el desembolso de dinero como en
el tiempo de compromiso, se toman por este máximo
órgano institucional.

En consecuencia, las decisiones que toma el nivel medio
se confunden con las de sus unidades dependientes,
convirtiéndose en decisiones del tipo
operativas.

Por último, en los niveles más bajos la
toma de decisiones es algo inusual y son solo de carácter
operativo. Si bien se les consulta antes de tomar alguna
determinación, no participan en la decisión
final.

Pero cabe aclarar que no es tan indeseable que la toma
de decisiones sea centralizada debido a que se trata de una
organización pequeña, y como se sabe es preferible
esta modalidad en las organizaciones de
menor tamaño. Es conveniente recordar que, el sistema
centralizado le es adecuado porque esta organización
está concentrada en un solo espacio físico y,
porque no hay una diversificación en la prestación
de los servicios, lo que hace que sea factible esta modalidad
centralizada.

SISTEMA DE
INFORMACIÓN

El sistema de
información tiene por finalidad procesar datos que
sean de relevancia para la Cooperativa, crear y mantener archivos con la
información procesada y, transmitir la información
a aquellos usuarios que la soliciten.

Este sistema se encuentra presente en todos los niveles
de la Cooperativa, brindando apoyo a todas las actividades,
tareas, operaciones y decisiones que afectan a cada nivel.
Además reduce la incertidumbre apoyando al proceso de
planificación y control.

Medición de
Consumo

Cobranzas

Contaduría

Departamento de
Administración

Departamento de Redes

Comisión
Directiva

Por lo que podemos observar en este sistema, resalta el
hecho de que toda la información formal es ascendente y
queda registrada. En tanto que la información descendente
no se registra dado que la constituyen directivas y ordenes
directas, con la excepción de los reglamentos
internos.

Entonces podemos decir que la
comunicación de la información escrita es
ascendente, mientras que la comunicación oral es
descendente.

La información externa proveniente de, por
ejemplo, los reclamos de los usuarios que sirve para el
mejoramiento de la prestación de los servicios; las
especificaciones técnicas
que recibe de los organismos reguladores; etc., constituye un
elemento muy importante que en esta organización no es
tomado muy en cuenta, hasta que surgen problemas o falencias en
la prestación de los servicios.

En síntesis, podemos decir que el sistema de
información de la Organización bajo estudio
está muy poco desarrollado, por lo que se nos es
difícil explayarnos en este tema.

Lucio Andrés Escalante