Identificación o Detección de necesidades de capacitación y Educación Continua (DNC)
- ¿Qué es el
DNC? - ¿Cuándo hacer un
DNC? - ¿Cuáles son las
fases de acción que derivan en un
DNC? - Entrevista
- ¿Se aplican por igual
los procedimientos y técnicas para la obtención
de información que lleven al DNC? - ¿Qué elementos
contiene un DNC?
Una de las preguntas que aparecen de manera constante
por parte de los empleadores que tienen la preocupación de
hacer más productivo el trabajo de
su organización es: ¿en qué debo
capacitar a mis empleados o colaboradores?. En algunos casos, no
se cuenta con un plan claro que
responda a las necesidades de la empresa o
institución. En otros, dicho plan parte justamente de una
identificación de necesidades, lo que le
proporcionará un valor agregado
al plan de capacitación.
En el mejor de los casos, suele suceder, que los
interesados preguntan directamente a sus colaboradores para
tratar de identificar las necesidades de capacitación.
Desgraciadamente, una de las prácticas más
frecuentes para el caso es creer exclusivamente en "la
intuición" y se solicita o contrata el servicio de
capacitación de lo que parecería ser útil
para los propósitos de la
organización. Otras ocasiones, se practica el modelo de
"oferta de
capacitación", es decir, el responsable de recursos
humanos selecciona los cursos o talleres
más económicos o inmediatos que se difunden en
diversos medios de
comunicación.
Por otro lado, cuando se realiza un estudio de
Detección de Necesidades de Capacitación (DNC), en
muchas de las ocasiones los resultados de estos estudios quedan
en apuntes o notas que jamás se registran en los archivos
correspondientes. Resultado, cuando un nuevo directivo solicita
información al respecto, no hay
información que pueda orientar nuevas estrategias que
deriven en la productividad
como consecuencia de la capacitación.
La DNC es un excelente apoyo para estructurar planes de
trabajo para el fortalecimiento de conocimientos, habilidades o
actitudes en
los participantes de una organización.
Detección
de Necesidades de Capacitación
A fin de apoyar al proceso de
planeación de la Capacitación y
la
Educación Continua, en los siguientes párrafos
se responde a algunas preguntas frecuentes con respecto a las
técnicas para el Diagnóstico de Necesidades de
Capacitación (DNC) o para la actualización de los
miembros de una organización, así como los
elementos básicos de un reporte de estudio
diagnóstico de necesidades.
El Diagnóstico de Necesidades de
Capacitación (DNC) es el proceso que orienta la
estructuración y desarrollo de
planes y programas para el
establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades
o actitudes en los participantes de una organización, a
fin de contribuir en el logro de los objetivos de
la misma.
Un reporte de DNC debe expresar en qué, a
quién (es), cuánto y cuándo
capacitar.
La atención hacia un DNC puede derivar
de:
- Problemas en la organización
- Desviaciones en la productividad
- Cambios culturales, en Políticas, Métodos
o Técnicas - Baja o Alta de personal
- Cambios de función
o de puesto - Solicitudes del personal
A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden
ser:
- Pasadas. – Experiencias que han demostrado ser
problemáticas y que hacen evidente el desarrollo del
proceso de capacitación. - Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que
se efectúa el DNC. - Futuras.- Prevención que la
organización identifica dentro de los procesos de
transformación y que implica cambios a corto, mediano y
largo plazo.
¿CUÁLES
SON LAS FASES DE ACCIÓN QUE DERIVAN EN UN
DNC?
Aunque existen diversas procedimientos
para el desarrollo del proceso de Diagnóstico de
Necesidades de Capacitación, entre las principales fases
del proceso del DNC se pueden identificar:
- Establecimiento de la Situación Ideal (SI)
que, en términos de conocimientos, habilidades y
actitudes, debería tener el personal, de acuerdo su
función o al desempeño laboral. Para
obtener información que define la situación
ideal, es recomendable la revisión de la documentación administrativa, con
relación a: - Descripción de puestos
- Manuales de procedimientos y de
organización - Planes de expansión de la empresa
- Nuevas o futuras necesidades de desempeño
(cuando hay planes de cambio).
- Descripción de la situación real (SR).
Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el
personal, de acuerdo con su función o al
desempeño laboral. Para obtener información que
define la situación ideal, es recomendable obtener
información sobre el desempeño del personal (para
cada persona) por
parte del jefe inmediato, los supervisores o el personal
involucrado con el puesto. Estas personas deberán
aportar datos precisos,
verídicos y relevantes (en cuanto a conocimientos,
habilidades y actitudes) - Registro de información. Es necesario contar
con instrumentos (formatos) que registren la información
para los fines correspondientes. A su vez, estos registros
deberán permitir su clasificación y
calificación futura. Se recomienda que los registros
asienten información individual de las personas
analizadas.
Los métodos y
técnicas para obtener la información son diversos,
entre ellas:
- Análisis de tareas por medio de lista de
cotejo - Análisis documental. Expedientes, Manuales de
Puesto, función o procedimientos, o
reportes. - Análisis grupales
- Encuesta
- Escala estimativa de desempeño
- Grupos binarios
- Inventario de habilidades
- Lluvia de ideas
- Phillip´s 66
- Registros observacionales directos
- Conferencia de Búsqueda
- TKJ (Planeación prospectiva)
- Cuestionario de evaluación de conocimientos
- Escala estimativas de actitudes
- Entrevista
A continuación se describen las últimas
cinco estrategias, toda vez que son las más usuales dentro
del contexto que nos ocupa:
Estrategias para el
trabajo participativo
Objetivo.- Alcanzar una dimensión más
concreta del problema o caso a analizar y generar opciones
novedosas que permitan entablar relaciones más estrechas
entre quienes, a causa de una aparente incompatibilidad o
conocimiento
parcial, no habían podido llegar a un acuerdo.
Características.- Se desarrolla en un lugar sin
distractores y aislado. Tiempo sugerido:
De tres a cinco días. Los participantes no necesitan ser
expertos en la materia,
más bien requiere que sean participantes de la
situación a analizar.
Síntesis del procedimiento
- Los participantes comparten sus puntos de vista sobre
los principales problemas y
tendencias derivadas
del pasado y que consideran seguirán influyendo sobre un
futuro predeterminado. Se sugiere tomar como referencia de 1 a
5 años, dependiendo de las tendencias de cambio que se
presentan en el entorno. - Identificar nuevos problemas y tendencias que puedan
surgir durante este período. - Enfocar el problema específico, los
participantes deben elaborar una imagen o una
descripción que represente la
situación actual. - Elaborar un cuadro del futro deseable.
- Retomar al presente y plantear las limitaciones para
el logro del futuro delineado o situación
ideal. - Formular objetivos o situaciones concretas que
servirán de plataforma alcanzar la situación
ideal. - Considerar las estrategias de acción que
pueden apoyar el logro del futuro delineado y aquellas que
pueden amortiguar o eliminar las situaciones
limitantes. - Determinar las políticas posibles a considerar
para asegurar el logro de los objetivos. - Asumir compromisos de colaboración en las
diversas fases o etapas a desarrollar.
Aplicaciones
- Análisis del futuro probable, deseable y
posible. - Identificación de las variables
que inciden en poro o contra de la Situación
ideal - Planteamiento de estrategias, programas y
políticas a corto, mediano y largo plazos.
Limitaciones.- Requiere de una preparación
cuidadosa y una planeación conjunta entre el personal o
participantes y los organizadores del proceso.
Un grupo muy
heterogéneo puede inhibirse o manipular la
participación la participación de los menos
expertos. Para ello, debe cuidarse el trabajo con equipos
equilibrados, en los que las diversas tendencias sean
proporcionales.
Inversión económica para sufragar costos de
alquiler del área, alimentos,
estancia, etc.
Objetivo.- Obtener una aproximación
científica y sistemática de información que
oriente la solución de problemas.
Síntesis del procedimiento
- Definir en forma breve el problema a investigar o
analizar. - Cada participante escribe en tarjetas,
papeletas u hojas de papel
(fichas) los
factores o variables que están provocando o promoviendo
el problema. Una ficha por situación. - Se muestran las fichas de cada participante y se
agrupan o integran – a la vista de los demás- por
la relación estrecha que guardan entre
sí. - Buscar y expresar con flechas o líneas las
relaciones existentes entre los grupos de
fichas. Explicar resultados en forma escrita o
verbal. - Identificar los grupos de mayor incidencia de
situaciones problemáticas y aquellos que deben ser
atendidos con prioridad. - Con los resultados de ésta experiencia se
puede usar la misma técnica u otra, como la Conferencia de
Búsqueda, para aportar posibles formas de atender el o
los problemas identificados.
Aplicaciones
- Análisis de la realidad.
- Determinación inicial de estrategias de
trabajo. - Formulación de objetivos generales y
particulares, así como los planes y acciones a
seguir para su logro.
Limitaciones.- El conductor debe estar ubicado o ser uno
más de los conocedores de la situación a analizar y
comportarse con imparcialidad al seleccionar la
información que emane de las participaciones.
Ventajas.- Permite la ubicación concreta y
concisa de la problemática.
La elaboración de la hipótesis del problema es generada por
quienes viven la situación a analizar, desde varios puntos
de vista y reales.
Conjuga la experiencia de los participantes y su
reflexión como parte del proceso que se vive.
Objetivo.- Obtener información, en
términos de opinión, sobre un asunto o tema
determinado, con datos que permitan identificar las medidas de
tendencia central: media (promedio), mediana y moda y la
relación matemática
de sus variables.
Síntesis del procedimiento
- Se delinean los indicadores
o las variables que componen el objeto de estudio o
problema. - Para cada indicador de construyen preguntas cuyas
posibles respuestas nos acerquen a la realidad del objeto de
estudio. - Elegir los reactivos más adecuados y
comprensibles - Con el conjunto de preguntas o reactivos se construye
el instrumento o cuestionario. - Aplicar el cuestionario a un grupo piloto, para
depurar posibles fallas de redacción o contenido. Cuidar la
consistencia interna, validez y confiabilidad. - Aplicar a los participantes del estudio.
- Las respuestas que se obtiene de su aplicación
se registran en hojas de
cálculo para obtener las medidas de tendencia
central. - Con los datos estadísticos se formulan
afirmaciones acerca de la opinión de la mayoría
de los encuestados.
Aplicaciones
- Cuando el tamaño de la muestra impide
un contacto personal como el que se da en una entrevista. - Cuando se requiere una gran cantidad de
información sobre opiniones diversas. - Cuando se cuenta con la herramienta para el
procesamiento de los datos.
Limitaciones.- Tiempo para la elaboración de los
reactivos y su piloteo. Requiere el apoyo de un conocedor de la
aplicación de pruebas
estadísticas y la interpretación de
los resultados.
Ventajas.- Puede aplicarse de manera colectiva, la
información cualitativa se convierte en cuantitativa, se
involucra a los participantes del caso y se les toma
opinión.
Crear un ambiente de
confianza a fin de que la gente responda sin inhibiciones pues se
mantiene el anonimato. Las respuestas pueden reflejar de mejor
forma lo que, en otros casos, los participantes
opinan.
Escala
estimativa de actitudes
Objetivo.- Medir las actitudes de la población involucrada en la
situación problema o caso y las tendencias de
opinión que ésta tiene.
Determinar la dirección e intensidad de la actitud.
Síntesis del procedimiento
- Similar a la elaboración de cuestionario, pero
en este caso cada enunciado se expresa afirmando o negando
situaciones favorables o desfavorables de las variables que se
identificaron. - Para cada reactivo se da la oportunidad de respuesta
según su grado de acuerdo o desacuerdo Usualmente se
permite responder entre cinco opciones que van desde el Total
acuerdo, hasta el Total desacuerdo. - Es necesario explicar claramente las instrucciones a
los interrogados y asegurarse que han comprendido lo que deben
hacer. - Los datos se computan y se obtienen las tendencias
matemáticas de las actitudes.
Aplicaciones
- Para medir actitudes sobre planteamientos posibles o
reales
Limitaciones.- Requiere inversión de tiempo, aunque un poco menos
que el cuestionario. Las actitudes no siempre representan
compromisos
Ventajas.- Por su fácil elaboración no se
requiere entrenamiento
complejo a los diseñadores del instrumento. Puede
aplicarse de manera colectiva.
Crear un ambiente de confianza a fin de que la gente
responda sin inhibiciones pues se mantiene el
anonimato.
Cuando hablamos de identificar necesidades para la
capacitación y la Educación Continua, es
indispensable poder contar
con la mayor información posible que nos permita delimitar
de una manera más congruente los cursos y programas a
ofrecer. No olvidemos que en la medida en que tengamos más
claridad de lo que necesitan nuestros clientes
potenciales, ya sea al interior de una organización, o en
el caso de un Centro de Educación Continua los nichos de
mercado
identificados, nuestro éxito
será mayor.
Es en este contexto que cobra especial atención
la entrevista
como una herramienta que precisamente permite optimizar el
trabajo a desarrollar en el ámbito de la
identificación de necesidades. Para este fin, se requiere
contar con bases metodológicas para llevar a cabo una
entrevista amena, atinada y que deje en el entrevistado la
sensación de haber recibido a un entrevistador sensible
que le orientó para analizar e identificar sus necesidades
de capacitación o actualización profesional, en un
marco de respeto en cuanto
a sus puntos de vista y conocimientos previos. La entrevista
suele ser muy socorrida en los métodos "informales" para
la identificación de necesidades.
En una entrevista, -incluso en alguna que dure
sólo unos cuantos minutos- se deben considerar una serie
de aspectos para fortalecer el cumplimiento de los objetivos y
metas del personal responsable de llevar a cabo la
identificación de necesidades.
A continuación, se presentan cinco elementos a
considerar – desde el trabajo previo hasta el cierre de la
entrevista misma- para la realización de una entrevista en
el marco de la identificación de necesidades de
capacitación, considerando que las fases de esta
técnica son: El rapport, el desarrollo, la cima y el
cierre.
I.-Trabajo previo a la entrevista
Los aspectos que el entrevistador debe considerar antes
de iniciar el trabajo de la entrevista, toda vez que reflejan la
importancia –y compromiso- con el proceso de
identificación de necesidades son:
- La cultura y el
compromiso de trabajo dentro de su Centro - La imagen personal
- La imagen institucional
- La comunicación organizacional (intra e
interpersonal entre los miembros de la
organización)
II.- Premisas para el entrevistador
Los entrevistadores deberán formular una lista de
puntos básicos que habrán de considerar –y
acotar- para iniciar el trabajo de entrevista, a
saber:
- El objetivo de
la entrevista - Centrar la atención en su
entrevistado - Considerar los apoyos vs. las limitaciones en
antesala - La idea principal
- El producto
final - La amistad
III.- Recomendaciones para el rapport
Para establecer un rapport durante la entrevista, es
importante que el entrevistador refleje las actitudes
de:
- Empatía (saber ponerse en "el lugar del otro y
que el otro se ponga en mi lugar") - Confort emocional (confianza)
- Identidad del entrevistado
- La transferencia
En el caso de la transferencia, cabe mencionar que al
principio de una relación interpersonal, los tres primeros
minutos suelen ser los más representativos para causar una
impresión de quienes somos. En el contexto de la
entrevista, se procura en los primeros momentos guardar una
distancia (esfera emocional) que salvaguarde la integración de ambas partes. Segundos
después –y a través de un buen rapport–
se deben logran acercamientos que permitan un encuentro, entre
entrevistador y entrevistado, como dos personas con mutuos
intereses y características similares. Habiendo
establecido una adecuada empatía y confianza, el
entrevistado suele transmitir mensajes al entrevistador
transfiriendo sus inquietudes o requerimientos, sean estos
encubiertos o abiertos. Durante el proceso de la entrevista, se
desarrolla un trabajo interactivo de "toma y daca" de
información donde el entrevistador debe guiar la
orientación hacia el logro del objetivo. Antes de terminar
la entrevista, es recomendable reubicar los roles individuales
iniciales para evitar una codependencia.
IV.- Puntos importantes para facilitar la
cima
Es de suma importancia comprender la relevancia de la
fase de cima y los elementos para orientarla hacia los intereses
del estudio de identificación de necesidades de
capacitación. Lo anterior implica considerar:
- La autoestima
de la persona - La necesidad de logro
- La retroalimentación y comunicación bilateral
- El reforzamiento diferencial y,
- El cierre
El momento crucial de la entrevista, la cima, requiere
haber realizado una fase de desarrollo inicial eficaz, lo cual
implica la detección de las necesidades del entrevistado,
—principalmente las de logro, que incluyen a las
profesionales—. En suma, en la fase de cima se debe
reflejar el logro del objetivo buscado.
V.- Importancia del cierre
Para lograr un efectivo cierre de entrevista, los
entrevistadores deberán tener en cuenta los siguientes
elementos:
- El cierre global (al concluir la
entrevista) - El cierre parcial (dejando un espacio para retomar
más adelante una comunicación) - La evaluación
- El seguimiento (continuidad en los
objetivos)
El cierre no es sólo una despedida cordial, es el
resumen de una interacción cordial, efectiva y objetiva
entre el entrevistador y el entrevistado. Debe procurarse un
cierre parcial para evidenciar una continuidad futura. Como parte
del trabajo integral, se debe realizar una evaluación
inmediatamente. En esta se realiza el listado de errores y
aciertos generales y los específicos con el entrevistado.
Las notas obtenidas permitirán entonces hacer un
seguimiento objetivo por parte del entrevistador o por quien le
sustituya o supervise. El compromiso es seguir ofreciendo
alternativas al entrevistado (colaboradores del Centro o en
general usuarios potenciales de la capacitación) para
generar una "cultura" para la identificación de
necesidades de capacitación y Educación
Continua.
¿SE APLICAN POR
IGUAL LOS PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS PARA LA
OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN QUE LLEVEN AL
DNC?
La selección
de los métodos o técnicas para la obtención
de información se aplican considerando:
- Nivel ocupacional al que se va evaluar: Directivo,
gerencial o mandos medios,
administrativo, operativo. - Número de personas
- Recursos humanos, temporales, materiales y
financieros que se tienen para el estudio.
Requerimientos del personal, en términos de nivel
del manejo de la información, donde el
colaborador:
- Tiene conocimiento de la
información - Comprende la información
- Utiliza la información
- Es capaz de capacitar a otros sobre el tema que
domina - Contribuye a la ampliación de la
información.
Con base en los objetivos planteados se podrá
hacer la jerarquía de los grupos a atender y las
prioridades.
¿QUÉ ELEMENTOS CONTIENE UN
DNC?
Un reporte detallado del DNC debe contener:
- Nombre de la organización o
empresa - Título del estudio
- Fecha de elaboración
- Responsable principal y colaboradores en el estudio
(con firmas de responsiva) - Índice o capitulario del documento, con la
paginación respectiva - Introducción. Antecedentes o Estado del
Arte que dio
motivo al DNC - Justificación
- Resumen del documento
- Método de trabajo.
- Características del personal del que se obtuvo
información - Escenario(s) en los que se obtuvo la
información - Apoyos materiales. Formatos e
instrumentos - Procedimiento
- Resultados
- Prioridades de conocimientos, habilidades o actitudes
a atender - Un cuadro integrador de información que defina
áreas, personas y necesidades de
capacitación. - Problemas identificados que no pueden atenderse por
medio de la capacitación y posibles áreas que
pueden intervenir para su solución - En su caso, limitaciones u obstáculos para la
realización del estudio - Recomendaciones para próximos
estudios - Anexos de toda evidencia que permita el análisis del estudio
Los detalles relacionados con los procedimientos que
derivan en un DNC son materia de diversos profesionales. Es
recomendable acudir a éstos para realizar un DNC
objetivo.
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Mtra. Monserrat Gamboa Méndez
Psicóloga, Terapeuta en Desarrollo
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