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Carta comercial:




Enviado por pamela_ritchie



    Indice
    1.
    Carta comercial

    2. El informe
    3. Actas
    4. Memorándum
    5. Circular
    6. Solicitud
    7. Bibliografía

    1. Carta
    comercial

    La carta comercial
    sirve como medio de comunicación entre dos empresas
    comerciales o bien una empresa con
    un particular,
    o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o
    confidencial.
    La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios
    tipos de cartas
    comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de
    reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
    A diferencia de cartas
    personales, las cartas comerciales poseen un esquema más
    rígido y un tono más objetivo, y
    deben ir siempre mecanografiadas.

    Estructura
    Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento,
    el cuerpo de la carta y el
    cierre.

    El encabezamiento
    El encabezamiento abarca la parte superior de la carta.
    Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En
    general se indica también el asunto de la carta, para que
    el destinatario sepa directamente de qué se
    trata.

    El cuerpo
    El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se
    compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una
    conclusión.
    • En la introducción se suele referir a
    correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar
    el motivo para el escrito.
    • En el núcleo se desarrolla la idea principal de la
    carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y
    claridad, sobre todo cuando se trate de una
    reclamación.
    • Se termina con una conclusión que sirve de resumen
    de la carta y/o de estímulo.

    El cierre
    El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene
    siempre despedida, firma, nombre y cargo.
    En caso de anexos se indica el número de éstos.
    Además es posible añadir posdata o indicar si se
    envían copias a otras personas.
    En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la
    página. Este "estilo bloque" es la manera general de
    componer una carta.
    Dado los objetivos de
    cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con
    cortesía. Los tratamientos de respeto para el
    saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o
    ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco
    más personal es
    ‘Estimado señor’ y las variedades
    correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al
    destinatario siempre con ‘usted’ o
    ‘ustedes’.
    Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se
    usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre
    del otro destinatario.
    Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va
    precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por
    orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando
    que la persona que firma
    la carta tiene la autorización de la persona
    responsable.

    Ejemplo:
    Santiago, 14 de junio de 2003
    Manuel Montt 367
    A la atención del Sr. H. Riveros
    SANTIAGO DE CHILE
    Asunto: Invitación a charla

    Distinguido Cliente:
    Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se
    realizará el día 21 de junio de 2003, a las 15 hs.
    en nuestro auditórium, que brindará el reconocido
    autor de varios libros sobre
    managment, el señor Tom Peters.
    La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el
    saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en
    qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más
    productividad".
    Esta invitación es sólo para nuestros más
    exclusivos clientes, es por
    ello, que esperamos contar con su presencia.

    Saludo a Ud. Atentamente
    Pamela A. Ritchie
    Gerente
    General

    2. El informe

    El informe sirve
    para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una
    cierta investigación y reunión de datos para
    informar a alguien sobre los resultados de la misma.
    Para redactar un documento de este tipo se puede responder al
    siguiente esquema de preguntas:
    1. ¿Qué es lo que se investiga
    exactamente?

    1. ¿Por qué?
    2. ¿Según qué método?
    3. ¿Cuáles son los resultados?
    4. ¿Cuáles son las
      conclusiones?

    De éstas resultan en una estructura
    básica fija para un informe de
    investigación:

    1. Introducción (entre otras la
      delimitación del objeto de
      investigación)
    2. Descripción del problema
    3. Manera de trabajo
    4. Resultados
    5. Conclusión

    Los informes,
    generalmente y sobre todo en las empresas, son
    confidenciales. Tienen carácter
    formal, objetivo y
    claro, para que el lector pueda comprenderlos, especialmente si
    son informes de
    tipo técnico.

    Si también incluye anexos, éstos deben ir
    al final del informe, excepto cuando deben ilustrar lo que se
    está diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadísticas.

    Ejemplo:
    Introducción:
    En este informe se trata de comprobar que escuchar no es igual a
    oír, ya que el primero es un fenómeno
    biológico y el segundo pertenece al dominio del
    lenguaje,
    siendo un factor preponderante la
    interpretación.

    Descripción del problema:
    Si examinamos detenidamente la
    comunicación, nos daremos cuenta que ella descansa,
    principalmente, no en el hablar sino en el escuchar, éste
    es el factor fundamental del lenguaje. El
    hablar efectivo sólo se logra cuando es seguido de un
    escuchar efectivo. Por lo tanto, el escuchar es lo que dirige
    todo el proceso de
    la
    comunicación. Cuando escuchamos, generamos un mundo
    interpretativo, escuchar es oír más
    interpretar.

    Manera de trabajo:
    Oír es un fenómeno biológico, se le asocia a
    la capacidad de distinguir sonidos en nuestras interacciones con
    un medio (que puede ser otra persona). Oír es la capacidad
    biológica que poseen algunas especies vivas de ser
    gatilladas por perturbaciones ambientales en forma tal que
    generen el dominio sensorial
    llamado sonido.
    Determinadas perturbaciones ambientales generan, en algunos
    organismos, lo que llamamos el fenómeno del oír.
    Los organismos que pertenecen a una misma especie comparten la
    misma estructura
    biológica son gatillados, normalmente, de una manera
    similar por una misma perturbación.
    Escuchar es un fenómeno totalmente diferente. No hay
    escuchar si no hay involucrada una actividad interpretativa,
    aún cuando no haya sonidos. Por ejemplo, "escuchamos" los
    gestos, las posturas del cuerpo en la medida en que seamos
    capaces de atribuirles un sentido. También el cine mudo
    podemos escuchar cuando no hay sonidos.

    Resultado:
    El escuchar efectivo ha llegado a adquirir la máxima
    prioridad, desde nuestra vida personal hasta en
    los negocios, por
    ejemplo, Tom Peters enfatiza que una de las principales razones
    del bajo rendimiento del managment norteamericano es el hecho de
    que el administrador no
    escucha a sus empleados, ni a sus clientes, ni lo
    que está sucediendo en el mercado.
    El acto de escuchar está basado en la apertura mental, en
    aceptar que los otros son diferentes de nosotros. El respeto mutuo es
    esencial para poder
    escuchar.

    Conclusión:
    El escuchar ha llegado a ser un asunto de vital importancia para
    asegurar no sólo la comunicación efectiva y el éxito
    personal, sino la convivencia misma.

    3. Actas

    Un acta es un documento en el que se asientan los
    acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida,
    las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se
    escriben directamente en un libro que se
    llama "Libro de
    actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas
    están regulados por el Código de
    Comercio y también por los estatutos de la empresa o
    asociación.

    Un acta está constituida por:
    * encabezamiento o título, y nombre de la empresa o
    asociación
    * lugar, fecha, hora de comienzo y terminación
    * lista de asistentes
    * resumen ordenado de los debates realizados
    * visto bueno y firma del presidente
    * firma del secretario

    Ejemplo:
    Acta de la reunión de la comisión directiva del
    Club de Debate:

    Asistentes:
    Sra. D. Pamela Ritchie, presidente
    Sr. D. Carlos Diez
    Sr. D. Pedro Benítez
    Sr. D. Enrique Parra
    Sr. D. Julio Aguirre
    Sr. D. Daniel Echeverría
    Sr. D. Roberto Castro, secretario
    Fecha: 15 de junio de 2003
    Hora de Comienzo: 16 hs.
    Hora de terminación: 17.30 hs.
    Lugar: Comuna Providencia, Santiago de Chile

    Desarrollo de la reunión:
    Se abre la sesión con el siguiente orden del
    día:

    1. Discusión sobre la diferencia entre escuchar y
      oír.
    2. Discusión sobre el escuchar y su
      relación con los negocios.

    1. Se abre la discusión sobre el primer
    punto:
    El Sr. D. Pedro Benítez explica la diferencia
    biológica entre escuchar y oír.
    El Sr. D. Enrique Parra se muestra de
    acuerdo con el Sr. Benítez.
    Sometido a votación, se decide:

    1. Encargar la publicación de lo discutido al Sr.
      Echeverría

    El sr. D. Carlos Diez pide que se haga constar en el
    acta su voto en contra de la discusión, fundándose
    en el motivo siguiente: Escuchar y oír son
    sinónimos por lo tanto no ve el motivo de tal
    discusión.

    2. Se abre la discusión del segundo punto.
    Por unanimidad se decide postergar el tratamiento de este punto
    hasta la próxima reunión que será el 22 de
    junio de 2003.

    La Presidenta El Secretario
    visto bueno y firma firma

    4.
    Memorándum

    Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos
    de una empresa, con
    el propósito de dar a conocer alguna recomendación,
    indicación, instrucción, disposición, etc.
    Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes:
    el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del
    remitente, la fecha, el asunto, el texto y la
    firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa;
    aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra
    usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para
    darle un toque personal y cortés al mensaje.
    Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de
    memorándum de acuerdo con sus necesidades, con un
    encabezamiento especial organizado generalmente de la siguiente
    forma:

    Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
    Xxxxxxxxxxxxxxx
    MEMORÁNDUM
    PARA:
    DE:
    FECHA
    ASUNTO:

    Ejemplo:
    Ritchie S.R.L.
    Memorándum
    Para: Jefe de RR. HH. Enrique González
    De: G.G. Pamela Ritchie
    Fecha: 15 de junio de 2003
    Asunto: Escuchar a los empleados

    El conocido gurú del managment, Tom Peters,
    enfatizó que una de las principales razones del bajo
    rendimiento del managment norteamericano es el hecho de que el
    manager no escucha a sus empleados.
    Por lo tanto recomiendo a ud. escuchar todas las sugerencias y
    propuestas de nuestros empleados para un mejor funcionamiento de
    nuestra empresa.
    Saludos a ud. Atentamente
    Pamela Ritchie
    Gerente
    General

    Ensayo
    Es el género que
    desarrolla un tema o una tesis
    elaborados por el autor desde una perspectiva netamente personal
    y que exige la participación del lector,
    incitándolo a pensar por cuenta propia.
    Cualquier tema puede ser motivo de un ensayo:
    conocimientos y experiencias del autor, razonamientos propios o
    ajenos, observación directa de la realidad, siempre
    que el desarrollo sea
    original y subjetivo.
    Según cada autor, el ensayo
    puede ser corto o largo, pero generalmente todos presentan un
    esquema como el siguiente:
    Introducción: sobre qué trata el ensayo y
    porqué es importante el tema.
    Desarrollo: se
    explica el tema central del ensayo.
    Conclusión: Resume lo dicho anteriormente.
    Ejemplo:
    Ensayo sobre el escuchar: la dimensión activa de la
    comunicación.
    No hay escuchar si no hay involucrada una actividad
    interpretativa. Aquí reside el aspecto activo del
    escuchar.
    Cuando escuchamos, no solamente escuchamos las palabras que se
    hablan; también escuchamos las acciones
    implícitas en el hablar. Puesto que somos capaces de
    escuchar posibilidades de acción, también podemos
    atribuir sentido, también podemos atribuir sentido a
    acciones que
    aún no han sido ejecutadas. Cuando hacemos esto hablamos
    de "inquietudes". Cuando escuchamos, por lo tanto, escuchamos las
    inquietudes de las personas. Escuchamos el porqué las
    personas realizan las acciones que realizan. Esto es lo que nos
    permite escuchar que alguien desea hacerse rico cuando dice que
    quiere dedicarse a los negocios.
    Cuando escuchamos no somos receptores pasivos de lo que se
    está diciendo. Por el contrario, somos activos
    productores de historias. Para ello debemos permitir que los
    otros hablen, pero también hacerles preguntas, que nos
    permitirán comprender los hechos, emitir juicios bien
    fundados y elaborar historias coherentes.
    Al alejarnos del supuesto de que el escuchar es pasivo, podemos
    ahora observar el escuchar como una acción a realizar,
    como una acción que puede ser diseñada y como una
    acción que se basa en competencias
    específicas que podemos aprender.

    5. Circular

    Las cartas circulares tienen como cometido comunicar
    noticias de interés
    actual exponiendo, al mismo tiempo, las
    causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran
    cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede
    anunciarse la constitución, modificación o
    disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita
    de viajantes, la modificación de precios, etc.
    Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede
    hacérselo por motivos de cortesía o deseos de
    iniciar alguna operación comercial.

    El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es
    el siguiente:
    -Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de
    la empresa o
    institución.
    -Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el
    número asignado administrativamente a esa circular en
    particular.
    Materia/Asunto: debajo de "Circular N°", es
    una breve referencia sobre lo que trata la circular.
    -Lugar, fecha de emisión.
    -De: Indicación de quien envía la circular
    -A: Indicación de a quien se envía.
    -Cuerpo: El contenido de la misma
    -Frase de despedida
    -Nombre, apellido y cargo

    Ejemplo:
    CIRCULAR N°: 15
    ASUNTO: Charla de Tom Peters
    SANTIAGO, 19 de junio de 2003
    DE: GERENTE GENERAL
    A: GERENTES DE ÁREAS
    Debido a la visita del prestigioso asesor norteamericano en
    nuestra empresa, deseo invitarlos a la charla que nos
    ofrecerá en nuestro salón auditorium el día
    21 de junio de 2003, sobre los siguientes tópicos: "el
    saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en
    qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más
    productividad".
    Saludo a Uds. Atentamente.
    Pamela A. Ritchie
    Gerente General

    6.
    Solicitud

    La solicitud es una comunicación escrita que se
    propone formular un pedido, a fin de conseguirlo en un futuro
    inmediato o mediato dirigida a las actividades o entidades para
    conseguir algo que la ley nos
    concede.
    La introducción: Se busca el camino que relaciona al
    emisor con el receptor, a través de la
    identificación de la persona: natural, jurídica,
    grupo o
    entidad que detrás de un propósito abre la
    comunicación.
    Cuerpo: Comprende la exposición
    de un hecho, antecedente o explicación, mediante la cual
    el emisor contrata la atención del receptor y lo invita a
    compartir mentalmente la veracidad de las afirmaciones con
    documentos o
    certificados; depende del caso.
    Conclusión: Consiste en el cierre de la solicitud, con el
    agradecimiento, propio de la cortesía del emisor
    El agradecimiento debe hacerse con la realidad del tiempo posible de
    la respuesta; esto es con un verbo en futuro, porque
    vendrá la respuesta siempre en futuro. Cabria incluir en
    este aspecto, la expresión final "ATENTAMENTE",
    después de la cual se firma y se rubrica, señal de
    asumir la responsabilidad sobre el escrito.

    Ejemplo:
    Solicitud
    Ref.: SOLICITA LIBRO "ANTOLOGÍA DEL LENGUAJE"
    Santiago 19 de junio de 2003
    Pamela Ritchie, alumna de Universidad
    Mayor, Rut: 29.558.621-4, soltera, respetuosamente expone:
    Debido a mi interés en
    el tema sobre el hablar y el escuchar en la comunicación
    humana, solicito el libro "Antología del lenguaje" de
    Rafael Echeverría, a vuestra biblioteca, para
    una mejor información sobre el tema mencionado.
    POR TANTO, solicito la inclusión de dicho libro en vuestro
    catálogo.
    ATENTAMENTE, a la SEÑORA DIRECTORA DE BIBLIOTECAS

    Pamela A. Ritchie

    7.
    Bibliografía

    • www.monografías.com
    • www.worldwritting.com
    • www.google.com.ar

    Dolores Comas de Guembe, Matilde Domínguez de
    Bauzá y otros, Introducción literaria III, Ed.
    Estrada, Buenos Aires,
    4ed. 1984.

     

     

    Autor:

    Pamela Ritchie

    Facultad de Ccias. Económicas y Empresariales de la
    Universidad
    Mayor
    Santiago de Chile,
    Chile.

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