1.
Introducción
2. Breve historia de la
Contabilidad
3. Definición de
Contabilidad
4. Objetivos de la
Contabilidad
5. Importancia de la
Contabilidad
6. Teneduría de
Libros
7. Diferencias entre Contabilidad y
Teneduría de Libros
8. Información
contable
9. Contabilidad
especializada
10. Información
financiera
11. Principios de
Contabilidad
12. Procedimientos
contables
13. El Balance
14. La Cuenta de Pérdidas y
Ganancias
15. La Memoria
16. Ciclo contable
17. Reglamentos y
Patrones
18. Evolución de la Contabilidad
en Cuba
19. Conclusiones
20. Bibliografía
La Contabilidad se define como un sistema adaptado
para clasificar los hechos económicos que ocurren en un
negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para
llevar a cabo los diversos procedimientos
que conducirán a la obtención del máximo
rendimiento económico que implica el constituir una empresa
determinada.
De modo que, el presente trabajo contiene una visión
introductoria en torno a la
reseña histórica de la contabilidad, su
definición, objetivos,
importancia, teneduría de libros,
diferencia entre éste y la Contabilidad; principios y
procedimientos contables, entre otros aspectos relacionado con el
tópico tratado, culminando con las etapas por la que ha
transitado en Cuba.
La Contabilidad es el proceso mediante el cual se identifica,
mide, registra y comunica la información económica de una
organización o empresa, con el
fin de que los gestores puedan evaluar la situación de la
entidad. La teneduría de libros se refiere a la
elaboración de los registros
contables, por lo que es la que permite obtener los datos, ajustados
a principios contables, utilizados para evaluar la
situación y obtener la información financiera
relevante de una entidad.
Cuando se lleva a cabo una
contabilidad personal se suele
utilizar un sistema simple mediante el cual se van registrando
las cantidades de los gastos en
columnas. Este sistema refleja la fecha de la transacción,
su naturaleza y
la cantidad desembolsada. Sin embargo, cuando se lleva a cabo la
contabilidad de una organización, se utiliza un sistema de
doble entrada: cada transacción se registra reflejando el
doble impacto que tiene sobre la posición financiera de
la empresa y
sobre los resultados que ésta obtiene. La
información relativa a la posición financiera de
una empresa se refleja en el llamado balance, mientras que los
resultados obtenidos aparecen desglosados en la cuenta de
pérdidas y ganancias.
2. Breve Historia De La
Contabilidad
La Contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos,
cuando el hombre se
ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades
porque su memoria no
bastaba para guardar la información requerida. Se ha
demostrado a través de diversos historiadores que en
épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas
contables que se derivaban del intercambio comercial.
El inicio de la literatura contable queda
circunscrito a la obra del franciscano Fray Luca Paccioli de 1494
titulado "La Summa de Arithmética, Geometría
Proportioni et Proportionalité", en donde se considera el
concepto de
partida doble por primera vez.
Actualmente, dentro de lo que son los sistemas de
información empresarial, la Contabilidad se erige como
uno de los sistemas
más notables y eficaces para dar a conocer los diversos
ámbitos de la información de las unidades de
producción o empresas. El
concepto ha evolucionado sobremanera, de forma que cada vez es
mayor el grado de "especialización" de esta disciplina
dentro del entorno empresarial.
Los métodos utilizados para llevar a cabo
la contabilidad y la teneduría de libros, creados tras el
desarrollo del
comercio,
provienen de la antigüedad y de la edad media. La
contabilidad de doble entrada se inició en las ciudades
Estado
comerciales italianas; los libros de contabilidad más
antiguos que se conservan, procedentes de la ciudad de
Génova, datan del año 1340, y muestran que, para
aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy
avanzadas. El desarrollo en China de los
primeros formularios de
tesorería y de los ábacos, durante los primeros
siglos de nuestra era, permitió el progreso de las
técnicas contables en Oriente. El primer libro contable
publicado fue escrito en 1494 por Luca Paccioli, monje veneciano.
A pesar de que su obra, más que crear, se limitaba a
difundir el
conocimiento de la contabilidad, sus libros sintetizaban
principios contables que han perdurado hasta la actualidad:
Método de
la Partida Doble.
La Revolución Industrial provocó
la necesidad de adaptar las técnicas contables para
poder reflejar
la creciente mecanización de los procesos, las
operaciones
típicas de las fábricas y la producción
masiva de bienes y
servicios. Con
la aparición, a mediados del siglo XIX, de las
corporaciones industriales, propiedad de
accionistas anónimos y gestionadas por profesionales, el
papel de la
contabilidad adquirió aún mayor
importancia.
La teneduría de libros, parte
esencial de cualquier sistema completo, ha ido
informatizándose a partir de la segunda mitad del siglo
XX, por lo que, cada vez más, corresponde a los
ordenadores o computadoras
la realización de estas tareas. El uso generalizado de los
equipos informáticos permitió sacar mayor provecho
de la contabilidad utilizándose a menudo el término
procesamiento de
datos, y actualmente el concepto de teneduría ha
caído en desuso.
La contabilidad es una técnica que se ocupa de
registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un
negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por
consiguiente, los gerentes o directores a través de la
Contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen
sus negocios
mediante datos contables y estadísticos. Estos datos
permiten conocer la estabilidad y solvencia de la
compañía, la corriente de cobros y pagos, las
tendencias de las ventas,
costos y gastos
generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la
capacidad financiera de la empresa.
4. Objetivos De La
Contabilidad
Proporcionar información a: dueños,
accionistas, bancos y
gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las
cosas que el negocio deba a terceros, y las cosas poseídas
por el negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es
suministrar información razonada, con base en registros
técnicos, de las operaciones realizadas por un ente
privado o público. Para ello debe realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos
técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que
pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para
obtener objetivos propuestos.
Interpretar los resultados con el fin de dar información
detallada y razonada.
Con relación a la información suministrada, esta
debe cumplir con un objetivo administrativo y otro
financiero:
Administrativo: ofrecer información a los usuarios
internos para suministrar y facilitar a la
administración intrínseca la planificación, toma de
decisiones y control de
operaciones. Para ello, comprende información
histórica presente y futura de cada departamento en que se
subdivida la
organización de la empresa.
Financiero: proporcionar información a usuarios
externos de las operaciones realizadas por un ente,
fundamentalmente en el pasado por lo que también se le
denomina contabilidad histórica.
5. Importancia de la
contabilidad
La contabilidad es de gran importancia porque todas las
empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus
negociaciones mercantiles y financieras, además al
suministrar información sobre la marcha del negocio
facilita el proceso de toma de decisiones. Así
obtendrán mayor productividad y
aprovechamiento de su patrimonio.
Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son
imprescindibles para obtener información de carácter
legal.
Se entiende por Teneduría de Libros como el
proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la
información de cada una de las transacciones efectuadas
por la empresa. Por consiguiente, se pueden llevar las
anotaciones con el mayor orden y claridad posible.
7. Diferencias entre
contabilidad y tenduría de libros
La contabilidad se encarga de:
- Analizar y valorar los resultados
económicos. - Agrupar y comparar resultados.
- Planificar y sintetizar los procedimientos a
seguir. - Controlar el cumplimiento de lo
programado.
En tanto que, la teneduría de libros se ocupa
de:
- Recabar, registrar y clasificar las operaciones de
empresa. - Narrar en forma escrita los hechos
contables. - Ejecutar las tareas según los procedimientos
preestablecidos.
Está bajo control y supervisión del contador.
La información contable se puede
clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad
financiera o contabilidad externa y la contabilidad de costes
o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la
información que se facilita al público en general,
y que no participa en la administración de la empresa, como son los
accionistas, los acreedores, los clientes, los
proveedores,
los sindicatos y
los analistas financieros, entre otros, aunque esta
información también tiene mucho interés
para los administradores y directivos de la empresa. Esta
contabilidad permite obtener información sobre la
posición financiera de la empresa, su grado de liquidez
(es decir, las posibilidades que tiene para obtener con rapidez
dinero en
efectivo) y su rentabilidad.
La contabilidad de costes estudia las
relaciones coste-beneficio-volumen de
producción, el grado de eficiencia y
productividad, y permite la planificación y el control de
la producción, la toma de decisiones sobre precios, los
presupuestos y
la política
de capital. Esta
información no suele difundirse al público.
Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo
genérico facilitar al público información
sobre la situación económico-financiera de la
empresa, la contabilidad de costes tiene como objetivo esencial
facilitar información a los distintos departamentos, a los
directivos y a los planificadores para que puedan
desempeñar sus funciones.
De las diversas áreas de la
contabilidad especializada, hay tres de especial relevancia:
auditoría, fiscalidad, y la contabilidad de
las organizaciones
sin ánimo de lucro. La auditoría consiste en la
evaluación, por parte de un auditor
independiente, de los datos financieros, los registros contables
y los documentos de la
empresa, así como de otro tipo de documentación sobre la empresa que permita
verificar la validez de sus registros contables. Las grandes
empresas y las empresas públicas suelen tener un equipo de
auditores propio.
Otra especialización de la contabilidad
se refiere a la fiscalidad (véase Impuesto sobre la
renta). La preparación de las declaraciones de la
renta requiere la recogida previa de información, y la
presentación de los datos de una forma coherente; para
ello, tanto los individuos particulares como las empresas
contratan a profesionales especializados, asesores fiscales, para
hacer la declaración de la renta. Sin embargo, las reglas
que determinan cómo se han de pagar los impuestos rara
vez coinciden con la teoría
y práctica de la contabilidad. Los reglamentos impositivos
surgen a partir de leyes, son
interpretadas por los tribunales y reguladas por determinadas
instituciones
administrativas. Sin embargo, la mayor parte de la
información necesaria para calcular la base impositiva
suele utilizarse también en la contabilidad,
pública y privada, de las empresas. Muchas técnicas
son comunes a las dos áreas.
El tercer bloque de especialización
lo ofrecen las organizaciones sin ánimo de lucro, como las
universidades públicas, los hospitales, las iglesias, las
fundaciones, los sindicatos y las asociaciones patronales, y las
agencias especializadas de los gobiernos. Estas organizaciones
difieren de las empresas de negocios en que reciben recursos sin
prestar a cambio un
servicio
específico, es decir, sus recursos no proceden de
proporcionar un bien o un servicio a un individuo en concreto;
además, son organizaciones sin ánimo de lucro y por
lo tanto no tienen intereses particulares. Por ello, estas
organizaciones llevan un registro contable
distinto, así como criterios de medición y cuentas
financieras diferentes.
De forma tradicional, la función de
la información financiera debía permitir a los
propietarios conocer la evolución de sus empresas. Pero
cuando las responsabilidades de la administración fueron
comúnmente relegadas a personal contratado, la
información financiera adquirió una
orientación más administrativa, es decir, se
trataba de reflejar ante los propietarios la
administración llevada a cabo por los agentes o
administradores. El objetivo consistía pues en demostrar
el grado de eficacia con el
que se estaban gestionando los activos de los
propietarios, tanto basándose en el mantenimiento
del capital como en la generación de
beneficios.
La generalización de las sociedades, la
aparición de grandes corporaciones multinacionales y el
extendido uso de la contratación de gestores o
administradores profesionales, con propietarios cada vez
más anónimos y alejados de su empresa, dio un nuevo
giro a la orientación de la información
financiera.
Aunque la orientación administrativa no
ha desaparecido, está hoy mucho más encaminada a
informar a los inversores. Tanto los inversores privados como los
institucionales consideran que la propiedad de acciones es
una alternativa más para su inversión, y exigen tener una
información más a largo plazo que la que
proporcionaba el concepto clásico de información
administrativa. Puesto que los inversores utilizaban las cifras
financieras para predecir los resultados de sus decisiones, la
contabilidad se orientó a facilitar este tipo de
información. Una de las consecuencias más
importantes de este cambio fue el aumento de la
información que podía proporcionar la contabilidad
financiera.
A partir de ese momento proliferan
las memorias que
amplían la información otorgada por la contabilidad
financiera. Estas memorias desagregan y amplían la
información de la contabilidad financiera. Por lo general,
una memoria explica los métodos contables aplicados cuando
existen alternativas o cuando debido a la naturaleza
específica del negocio desarrollado por la empresa es
necesario aplicar métodos distintos a los utilizados de
forma habitual.
En las memorias también se ofrece
información sobre operaciones de menor importancia,
pasivos, planes de pensiones, evolución del precio de las
acciones, operaciones en el exterior e información
detallada sobre deuda a largo plazo (como tipos o tasas de
interés y fechas de vencimiento). Las empresas cuyo
capital está repartido entre muchos accionistas
también suelen presentar una memoria que incluye
información sobre ingresos
trimestrales, precio medio trimestral de las acciones,
evolución de éstos, e información sobre el
volumen de ventas y de los beneficios obtenidos en cada uno de
los sectores en los que opera la empresa.
11. Principios De
Contabilidad
Los principios contables se refieren a conceptos
básicos o conjuntos de
proposiciones, directrices a las que debe subordinarse todo
desarrollo posterior. Su misión es
la de establecer delimitaciones en los entes económicos,
las bases de la cuantificación de las operaciones y la
presentación de la información
financiera.
Los principios de la contabilidad se establecieron para
ser aplicados a la denominada contabilidad financiera y, por
extensión, se suelen aplicar también a la contabilidad
administrativa. La contabilidad administrativa se
planeará de acuerdo a las necesidades o preferencia de
cada empresa, la cual podrá imponer sus propias
regulaciones. La contabilidad financiera deberá planearse
para proporcionar información cuantitativa, comparativa y
confiable a sus usuarios externos.
En la contabilidad actual se parte de un sistema
de supuestos, doctrinas, axiomas y convenciones englobados en lo
que se denomina "principios contables generalmente aceptados".
Muchos de estos principios han tenido una lenta evolución
a lo largo de la historia y tan sólo los últimos
avances contables realizados en décadas recientes
están reflejados en las leyes.
A continuación se exponen algunos de los
principios contables más comunes.
El principio de empresa en funcionamiento afirma
que la gestión
de la empresa tiene una duración ilimitada por lo que los
principios contables restantes no irán encaminados a
valorar los activos y el valor del patrimonio de la empresa como
si éstos fueran a ser vendidos de un modo total o
parcial.
El principio de prudencia afirma que sólo
deberán contabilizarse los beneficios realizados a la
fecha de cierre del ejercicio; sin embargo, las pérdidas
posibles, aún sin ser ciertas, se contabilizarán
desde que se considere que se pueden producir.
El principio de registro establece que los hechos
económicos deben registrarse cuando nazcan los derechos u obligaciones
que dichos hechos originen. Cuando no se trate de una
transacción de la empresa con el exterior se
registrarán sólo cuando se haya producido el
auténtico consumo del
activo.
El principio de precio de adquisición exige
que todos los bienes y derechos se contabilicen por su precio de
adquisición o coste de producción. Este principio
deberá aplicarse siempre, salvo que alguna ley establezca
excepciones de forma explícita, en cuyo caso deberá
redactarse una memoria en que se especifique la aplicación
de dicha excepción.
El principio del devengo establece que la
imputación de ingresos y gastos deberá hacerse en
función de la corriente real de bienes y servicios con
independencia
de cuándo se produzca la corriente monetaria o
financiera.
El principio de correlación de ingresos y
gastos afirma que el resultado del ejercicio estará
constituido por los ingresos de dicho período, menos los
gastos del mismo realizados para obtener los primeros, así
como por los beneficios y quebrantos no relacionados de forma
clara con la actividad de la empresa.
El principio de no compensación impide
que se equilibren las partidas del activo y del pasivo del
balance, ni las de gastos e ingresos que integran la cuenta de
pérdidas y ganancias establecidas en los modelos de
cuentas anuales. Por ello, habrá que valorar por separado
los elementos integrantes de las distintas partidas del activo y
el pasivo.
El principio de uniformidad establece que, una vez
adoptado un criterio para la aplicación de los principios
contables, entre todas las alternativas posibles, deberá
mantenerse dicho criterio a lo largo del tiempo hasta que
se alteren los supuestos que motivaron la elección del
criterio en cuestión.
El principio de importancia relativa sostiene que
podrá admitirse la ausencia de aplicación estricta
de algunos de los principios contables, siempre y cuando la
importancia relativa en términos cuantitativos de la
variación que tal hecho produzca tenga una trascendencia
escasa y, en consecuencia, no altere el resultado de las cuentas
anuales.
El principal objetivo: la imagen fiel
consiste en que, en caso de conflicto
entre principios contables obligatorios, deberá prevalecer
el que mejor conduzca a que las cuentas anuales expresen la
imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y
de los resultados de la empresa. No obstante, el principio de
prudencia tendrá un carácter preferencial sobre los
demás.
Por otra parte, los principios y normas de
contabilidad generalmente aceptados son todos aquellos que
aparecen en los códigos de Comercio y leyes mercantiles,
en el Plan General de
Contabilidad (España), o
Manual de
Contabilidad (México),
en las normas de desarrollo que, en materia
contable, establezcan en su caso los institutos de Contabilidad y
Auditoría de Cuentas o de Contadores Públicos, y la
demás legislación que sea aplicable de modo
explícito.
El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de
la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un
proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo
eficiente de las otras actividades contable depende en alto
grado, de la exactitud e integridad de los registros de la
contabilidad.
De acuerdo con lo expresado por H.A. Finney en su libro "Curso de
Contabilidad" (1982, p.13-24), los procedimientos contables
son:
- Cuentas.
- Débitos y créditos.
- Cargos y créditos a las cuentas.
- Cuentas de activos.
- Cuentas de pasivo y capital.
- Resumen del funcionamiento de los débitos y
créditos. - Registros de las operaciones.
- Cuentas por cobrar y por pagar.
- El diario y el mayor.
- Pases al mayor.
- Determinación de los saldos de las
cuentas. - El Balance de Comprobación.
- Ajustes de cuentas.
- El Estado de
Resultados y el Balance
General.
De las dos figuras contables
tradicionales, el balance refleja la situación de la
empresa, mientras que la cuenta de pérdidas y ganancias
muestra el resultado de la actividad. El balance proporciona
información sobre los activos, pasivos y neto patrimonial
de la empresa en una fecha determinada (el último
día del año natural o fiscal). A la
izquierda, en la hoja del balance, aparecerán los activos
de la empresa, ordenados de menor a mayor liquidez. En el lado
derecho se reflejarán los pasivos de la empresa, ordenados
de menor a mayor exigibilidad. El neto patrimonial refleja lo que
queda de la empresa tras compensarse activos y pasivos. (Por
ejemplo, un edificio constituye un activo de la empresa valorado
en 20.000 dólares. La cuantía pendiente de pago de
la hipoteca, de 13.000, constituye un pasivo para la empresa. El
neto patrimonial sería, en este caso, de 7.000
dólares).
Los activos se pueden dividir en activo
circulante e inmovilizado. El activo circulante viene determinado
por aquellos activos que pueden hacerse líquidos
(convertirse en dinero) con relativa rapidez (menos de un
año); estos activos incluyen el dinero en
caja, las cuentas corrientes, los pagos pendientes, los productos
almacenados y las inversiones a
corto plazo en acciones y bonos. El
inmovilizado está constituido por los activos
físicos de la empresa -terrenos, edificios, maquinaria,
vehículos, equipos informáticos y mobiliario. En el
inmovilizado también se incluyen las propiedades que tiene
la empresa en otras y activos intangibles como las patentes y las
marcas
registradas.
Los pasivos son las obligaciones de
la empresa hacia terceros, como pueden ser los acreedores
comerciales. El pasivo exigible a corto plazo viene determinado
por lo que hay que pagar en un período inferior al
año, incluyendo impuestos, préstamos a corto plazo
y el dinero adeudado a los proveedores de bienes y servicios. El
pasivo exigible a largo plazo está constituido por las
deudas con plazo de vencimiento superior al año, como los
bonos, las hipotecas y los préstamos a largo plazo.
Mientras que el pasivo representa las obligaciones de la empresa
con terceros, el capital social de la empresa refleja la
inversión de los propietarios para adquirir los activos de
la organización. Cuando la empresa pertenece a una sola
persona o a un
reducido número de individuos, en el balance puede
aparecer el porcentaje de cada individuo sobre el capital social.
Cuando la organización se constituye en sociedad
anónima, el balance refleja el capital social total,
es decir, el capital al que tienen derecho los accionistas,
desglosado en dos grandes categorías: (1) el capital
desembolsado por los accionistas y (2) las reservas creadas a
partir de los beneficios no distribuidos generados por la
actividad de la empresa.
14. La Cuenta De
Pérdidas Y Ganancias
La cuenta de pérdidas y ganancias
refleja el resultado obtenido a partir del desarrollo de la
actividad de la empresa en un plazo determinado, ya sea el
trimestre o el año, reflejando los ingresos, gastos y
pérdidas y beneficios obtenidos durante ese período
por la empresa. Los ingresos reflejan las cantidades obtenidas
por la venta de los
bienes o servicios producidos por la empresa, mientras que los
gastos reflejan todas aquellas transacciones que hacen posible
que la empresa desarrolle su actividad, por lo que en ellos se
incluyen los salarios, los
alquileres, el pago de intereses y los impuestos.
En la memoria aparece detallada
información que no se puede obtener extrayéndola
del balance ni de la cuenta de pérdidas y ganancias. En
primer lugar, la memoria
deberá describir el objeto social de la empresa y la
actividad o actividades a las que se dedique.
En segundo lugar, la memoria
reflejará las bases de presentación de las cuentas
anuales (balance y cuenta de pérdidas y ganancias). En
esta parte de la memoria se deberá justificar el
porqué se han aplicado criterios distintos a los
establecidos por los principios contables y por qué se han
aplicado principios contables no obligatorios. Además, se
deberá justificar el cambio de criterios aplicados y el
cambio de estructura de
las cuentas reflejadas. Asimismo, si se ha procedido a agrupar
cuentas será necesario detallar en la memoria esta
agregación. Por último, la memoria reflejará
los elementos que estén integrados en varias partidas
distintas.
La contabilidad moderna consta de un ciclo de
siete etapas o pasos. Los tres primeros se refieren a la
teneduría de libros, es decir, a la compilación y
registro sistemáticos de las transacciones financieras.
Los documentos financieros constituyen la base de la
contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de
banco, las
facturas extendidas y las facturas pagadas. La información
contenida en estos documentos es trasladada a los libros
contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan
todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que
en el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las
distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos,
clientes, proveedores, etcétera.
Primer Paso
El registro de cada transacción en el
libro diario constituye el punto de partida del sistema contable
de doble entrada. Con este sistema se analiza la estructura
financiera de una organización teniendo en cuenta el doble
efecto que toda transacción tiene sobre dicha estructura
(una compra de bienes constituye, por un lado, un aumento del
activo, pero también refleja una disminución del
mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible). Por ello,
toda transacción tiene una doble vertiente o
dimensión, una el debe (que aparece a la izquierda) y otra
el haber (que aparece a la derecha). Esta doble dimensión
afecta de distinta forma a la estructura financiera. En
función de su naturaleza, una partida contable puede
disminuir con el debe e incrementarse con el haber, y otra puede
aumentar con el debe y disminuir con el haber. Por ejemplo, la
compra de bienes al contado aumenta la cuenta de bienes (siendo
un débito) y disminuye la cuenta de caja (crédito). Sin embargo, si el bien se compra
a crédito se creará una cuenta de pasivo, y en el
libro diario aparecerá una nueva partida,
incrementándose la cuenta de bienes (débito) y
aumentándose la partida que refleja el pasivo
(crédito). El reconocimiento de la obligación de
pagar a los empleados aumentará la partida contable de
salarios (siendo un débito) y aumentará el pasivo
(crédito). Cuando se paguen los salarios se
producirá una disminución en la cuenta de caja
(crédito) y disminuirá el pasivo
(débito).
Segundo Paso
En la siguiente etapa del ciclo contable las
cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro
mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida
contable. En cada cuenta aparecen los débitos a la
izquierda y los créditos a la derecha, de forma que el
saldo, es decir el crédito o el débito neto, de
cada cuenta puede calcularse con facilidad.
Cada cuenta del mayor puede a su vez
desglosarse, es decir, en cada cuenta se pueden diferenciar
distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de clientes se
pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa,
pudiéndose saber así cuánto ha comprado cada
uno de ellos. Por analogía, la cuenta de salarios se puede
desglosar en función de cada trabajador.
Tercer Paso
Una vez reflejadas todas las transacciones en el
mayor se procede a obtener el saldo -deudor o acreedor- de cada
cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual a
la suma de todos los saldos deudores, pero con signo contrario,
ya que cada transacción que genera un crédito
provoca, al mismo tiempo, un débito de la misma
cuantía. Este paso, al igual que los siguientes, se
produce al concluir el año fiscal. En cuanto se han
completado los distintos libros, finaliza la parte de
teneduría de libros del ciclo contable.
Cuarto Paso
Finalizadas las etapas correspondientes a la
teneduría de libros, el contable o contador público
procede a ajustar una serie de cuentas con el propósito de
resaltar hechos económicos que, aunque no se han producido
de forma convencional, sí representan transacciones
ultimadas. A continuación destacamos algunos de los casos
más comunes: ingresos pendientes de pago (por ejemplo,
intereses a cobrar que todavía no se han hecho efectivos);
gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente que
todavía no se han satisfecho); ingresos percibidos con
antelación (por ejemplo, cuando se recibe la
cuantía de una suscripción por adelantado); gastos
que se realizan de una forma anticipada (el pago de la prima de
un seguro de
riesgo); la
depreciación (que es el reconocimiento de
que el coste de una máquina debe amortizarse a lo largo de
los años de vida útil de dicha máquina);
inventarios
(valoración de los bienes almacenados y
verificación de que la cantidad almacenada coincide con la
que se deriva de las cuentas); e impagados (que consiste en
declarar una serie de cuentas pendientes de pago como de dudoso
cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en el
futuro).
Quinto Y Sexto Pasos
Una vez realizados los ajustes anteriores, el
contable o contador público realiza un primer balance de
comprobación de saldos, adaptando éstos a los
ajustes anteriores (paso quinto). Cuando se han actualizado todos
los saldos se procede a redactar el balance y preparar la cuenta
de pérdidas y ganancias (paso sexto). Los saldos de las
distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para la
contabilidad financiera y de costes de la empresa.
Séptimo Paso
El último paso consiste en cerrar las
cuentas anuales, transfiriéndolas a la cuenta de
pérdidas y ganancias de forma que, aquellas cuentas que
corresponden tan sólo a la actividad anual se anulan unas
a otras, de forma que los créditos y débitos del
siguiente año fiscal reflejen en exclusiva la actividad de
ese año.
La contabilidad está muy bien
delimitada y suele proceder con unos métodos y
técnicas muy bien definidas. Por ello, muchos
países (como Estados Unidos,
España o México) cuentan con un Plan General o
Manual Contable que permite adecuar la contabilidad a las nuevas
técnicas empresariales y que se desarrollen de manera
homogénea las distintas técnicas contables
alternativas. Esto debe responder a los cambios
socioeconómicos, a la evolución de las leyes y a la
aparición de nuevas técnicas de producción y
comercialización. Sin embargo, lo que no se
ha conseguido es la creación de un cuerpo teórico
homogéneo para el desarrollo de la contabilidad en un
plano internacional, por lo que existen importantes diferencias
entre la información que proporciona la contabilidad de
las empresas en un país con la que se puede obtener en
otro distinto. Estas diferencias dificultan en sumo grado las
comparaciones de empresas a escala
internacional.
18. Evolución de la
contabilidad en cuba
En los umbrales del tercer milenio Cuba se encuentra en
pleno proceso de perfeccionamiento de su regulación
contable, con el objetivo de aportarle una mayor flexibilidad en
su diseño,
tratando de lograr un fortalecimiento en el rol de la
información contable como herramienta real para la
transformación sistemática de la información
en acción por parte de la gerencia
empresarial, cubriendo simultáneamente las exigencias
crecientes de los usuarios externos. Por otra parte, la necesidad
de la evolución de la Contabilidad cubana se encuentra
condicionada en gran medida por la conveniencia de
homogenización con la práctica contable más
difundida y aplicada en el mundo globalizado de hoy, elemento
imprescindible para la integración
económica de Cuba al universo de la
comunidad
internacional.
De acuerdo con el sistema económico existente en
Cuba, la regulación contable cubana posee un
carácter totalmente público. La normalización de la Contabilidad cubana se
fundamenta en disposiciones legales dictadas por diversos
órganos del Estado y su Administración Central,
así como otras entidades estatales que se han dictado por
otras entidades estatales a través de Leyes,
Decretos-Leyes, Decretos y otras disposiciones de la Asamblea
Nacional del Poder Popular (Parlamento Cubano), el Consejo de
Estado y el Consejo de Ministros; Resoluciones e Instrucciones
del Ministerio de Finanzas y
Precios, órgano rector de la Contabilidad en el
país; Resoluciones e Instrucciones de los Ministerios
Ramales para cumplimiento de las empresas y dependencias
subordinadas o patrocinadas; disposiciones complementarias de la
Banca Cubana;
etc.
Debe señalarse que la regulación contable
cubana se apoya, tanto en su propia concepción como en su
implementación y sistemático desarrollo, en las
organizaciones académicas y científicas del
país en la esfera profesional de la Contabilidad, donde
las Universidades desempeñan un papel activo y
protagónico, convirtiéndose en el motor impulsor de
las investigaciones
en las distintas ramas de la Contabilidad dentro del
país.
La práctica contable cubana posee una rica
historia iniciada a finales del siglo XIX, consolidándose
en el año 1927 con el inicio 7de los Estudios Superiores
de Contabilidad en la histórica Universidad de La
Habana y durante la Pseudo-República logró alcanzar
su mayor esplendor en la década de los años 50,
coincidiendo con el surgimiento de la Contabilidad de
Gestión.
En el período anterior a 1959, la
normalización contable cubana estuvo muy influenciada por
la práctica contable norteamericana, lo cual se hace
extensivo a nuestras universidades, donde tanto en materia de
Contabilidad Financiera, como en Contabilidad de
Costos y de Gestión, se combinan bibliografías de autores
cubanos y norteamericanos; lo cual aún está
presente en nuestras aulas universitarias, con la diferencia de
que actualmente estos autores se combinan eficazmente con una
amplia gama de libros y artículos procedentes de diversos
confines del mundo, donde si bien es cierto que siguen
predominando autores cubanos y norteamericanos, cada vez
desempeñan un papel más protagónico los
especialistas de las ramas contables de España,
país al que nos unen fuertes lazos históricos,
culturales y cada vez más creciente de intercambios
académicos dentro de las ramas contables y en especial de
la Contabilidad de Gestión.
Puede decirse que a partir de 1959, los cambios
ocurridos en la vida nacional fueron debilitando la influencia
norteamericana, y en los años de la década del 60,
por la primacía de concepciones reconocidas posteriormente
como erróneas, desaparecen las relaciones
monetarias-mercantiles entre las empresas y virtualmente con
ellas la Contabilidad, la cual se ve limitada al control
económico.
La práctica contable cubana vuelve a renacer en
1975, pero ahora encontrándose muy influenciada por las
concepciones contables que prevalecían en los antiguos
países socialistas de Europa del Este,
al formar parte Cuba de los países miembros del Consejo de
Ayuda Mutua Económica (CAME). A partir de ese momento
comienzan sucesivos cambios en la Contabilidad cubana, que se
pueden enmarcar en tres etapas sucesivas de
perfeccionamiento:
1ra etapa (1977-1986): Establecimiento de un sistema de
Contabilidad instrumentado mediante un documento contentivo del
contenido económico de las cuentas a utilizar y los
aspectos por los cuales se debitaba y acreditaba; Sistema
Informativo; Normas y Procedimientos; y ejemplos
ilustrativos.
La aplicación práctica dio lugar a
múltiples adiciones y modificaciones que trajeron efectos
negativos como: exceso de modelos informativos, se
priorizó el registro contable en función de las
necesidades informativas de los niveles superiores, se frena la
iniciativa de los contadores en aras del cumplimiento de la
gestión, los Planes de Estudio en las universidades en
materia de Contabilidad de Gestión se ven muy
influenciados por los países miembros del CAME y adolecen
de un conjunto de herramientas
enfocadas a la toma de decisiones gerenciales, etc.
2da etapa (1987-1992): Ocurren transformaciones
dirigidas a la simplificación del Sistema Nacional de
Contabilidad (SNC), se suprimen cuentas y subcuentas, se
descentralizan funciones y se racionalizan modelos y anexos del
Sistema Informativo. Sin embargo, el lenguaje
era no homologable con el que regía a nivel internacional,
dada la herencia de la
participación de Cuba en el CAME, lo que entraba en franca
contraposición con los cambios en el contexto mundial y la
proyección inmediata y futura de la economía
cubana.
3ra etapa (1993-actual): Gran flexibilidad de la
práctica contable cubana, comunicación con socios extranjeros al
adoptar terminología homologable con la práctica
contable internacional, se inicia el proceso de Perfeccionamiento
Empresarial en el cual las diversas ramas de la Contabilidad
desempeñan un importante papel.
Puede decirse que el Modelo
Contable General de Cuba no representa todavía un
resultado, sino un proceso de evolución en pleno
apogeo.
El Perfeccionamiento Empresarial es un proceso de mejora
continua de la gestión interna de la empresa, que
posibilita lograr de forma sistemática un alto desempeño para producir bienes o prestar
servicios competitivos, teniendo como objetivo fundamental lograr
la competitividad
de la empresa, incrementando la eficiencia y la eficacia, sobre
la base de otorgarle las facultades y establecer las políticas,
principios y procedimientos que propendan al desarrollo de la
iniciativa, la creatividad y
la responsabilidad individual y colectiva. Este
proceso consta de varias etapas, entre las que se destacan la de
Diagnóstico y la de Expediente, donde luego
de dividir a la organización empresarial en 16 subsistemas
(uno de los cuales es el de Contabilidad), se analiza en el
primer caso la situación real que presenta la empresa,
mientras que en el segundo se proyecta hacia cómo espera
funcionar en el futuro dentro de cada subsistema.
Dentro de la etapa de Diagnóstico del
Perfeccionamiento Empresarial, se diagnostican los siguientes
aspectos:
- Organización de la actividad
Se organizan correctamente las tareas a desarrollar en
el arrea de contabilidad y se analiza su repercusión en
los resultados?
¿Esta dotado el departamento de contabilidad del personal
adecuado?
¿Existen descripciones adecuadas de trabajo para cada
cargo en el área de contabilidad?
¿Se dan a conocer claramente las relaciones entre superior
y subordinado en el departamento de contabilidad?
¿Se lleva a cabo una revisión periódica de
la estructura organizativa del área de contabilidad?
¿La estructura contable es lo bastante flexible para
absorber cambios en los niveles de actividad?
¿Se retroalimenta la contabilidad?
¿Se revisa la información contable antes de
transmitirla?
¿Los informes de
control contable general son: oportunos; sencillos;
diseñados de forma adecuada?
¿Existen y funcionan adecuadamente los principios,
políticas, normas que sirvan a las finanzas y a la
contabilidad?
¿Se han adoptado en su totalidad las normas de
contabilidad?
¿Se revisa periódicamente la aplicación de
los principios fundamentales de contabilidad generalmente
aceptados?
¿Existe un sistema elaborado de recolección
de datos con las necesarias prioridades?
¿Existe un sistema de cuentas para planear la contabilidad
por área?
¿Esta actualizada la contabilidad de la empresa en cuanto
a los cambios metodológicos que en esta actividad han
tenido lugar en el país?
¿Se lleva a cabo la planeación
de la actividad contable de tal forma que facilite la
ejecución de todas las funciones y que sirva de verdadero
instrumento para la toma de decisiones?
¿Los datos registrados por la contabilidad son comparables
e idóneos y veraces?
¿Son los datos razonables y operativos?
¿Se basan las decisiones empresariales en los datos de la
contabilidad?
¿Se llevan los datos contables por áreas de
responsabilidad?
¿Se toman como base los datos contables en la
planeación y el control de las operaciones de la
empresa?
¿Se realizan revisiones periódicas de las
informaciones contables?
¿Se utiliza la información contable como base para
la formulación, complementaron y aparición de
normas administrativas?
¿La contabilidad brinda información y permite
ejecutar el control financiero de toda la organización
incluidas sus diversas dependencias operativas?
¿Se utilizan los resultados del balance para medir la
eficiencia de la empresa?
¿Se prepara periódicamente información
contable para los interesados externos, para el consejo de
dirección y para el colectivo de
trabajadores?
¿Existe un cuerpo de auditoria interna con programas de
trabajo. Se analizan los resultados de las auditorias?
¿Se realiza el control de todas las actividades a partir
de los informes a rendir por las diferentes áreas y que
muestran su resultado final en el arrea de contabilidad?
¿Se utiliza la información procesada y controlada
para la toma de decisiones en los mas altos niveles de la
empresa?
¿Apoya el departamento de contabilidad al resto de los
departamentos en las decisiones fundamentales?
¿Participa el área de contabilidad en la toma de
decisiones de otras áreas?
¿Se utiliza la información contable como base del
proceso de formación de precios?
¿Se actualizan los sistemas de
control interno?
¿Con qué periodicidad se elaboran los estados
financieros?
¿Cuánto se tarda normalmente en disponer del
balance?
¿Se elaboran memorias cada vez que resultan
necesarias?
¿Se mide periódicamente el desempeño
respecto a los planes a largo plazo?
¿Se preparan presupuestos de efectivo, de operaciones y de
capital?
¿Se presentan los presupuestos a la dirección?
¿Se trabaja con áreas de responsabilidad?
¿Sobre la base de datos
contables se preparan informes de cuentas por
cobrar, de cuentas por pagar, de nóminas y
de pagos y devoluciones de impuestos?
¿Se comparan los datos contables predeterminados con los
resultados reales del año?
¿Se toma a tiempo la acción correctiva cuando se
detectan desviaciones significativas?
- Cuentas por cobrar
¿Participa la dirección en la
fijación de los objetivos y políticas de cobro,
considerando los objetivos generales de la empresa?
¿Se relacionan estos objetivos con la búsqueda de
niveles de cuentas por cobrar, períodos de
recuperación, documentación, costos de la
operación, e identificación de cuentas
incobrables?
¿Se relacionan las políticas con descuentos de
pronto pago, aceptación de documentos, cobro de intereses,
y falta de aceptación de cheques sin fondo?
¿Se definen los pasos y procedimientos de cobros?
¿Se controla eficientemente toda la documentación
de las cuentas por cobrar?
¿Se tramita el cobro de acuerdo a la presentación y
envío de facturas, así como a la vigilancia de los
cobros a través del banco?
¿Se lleva a cabo el seguimiento de los cobros tomando en
cuenta las particularidades de los clientes dejando constancia de
los resultados?
¿Se utiliza la computación para el registro de la
actividad de cobros?
¿Se controlan y modifican los adeudos con clientes?
¿Se adecuan las acciones de cobro en registros
individuales en relación con el tipo de cliente y con la
importancia de la
deuda?
¿Se informa oportunamente sobre las cuentas de
recuperación y cobro dudoso?
¿Se propone la cancelación de las cuentas
incobrables controlando el tramite de las ya canceladas?
¿Se selecciona y adiestra adecuadamente al personal
vinculado con la sección de cobros?
¿Se establece un control estricto sobre la
información acerca de los cobros?
Al aceptar un cliente, ¿se analiza su capacidad de
pago?
¿Se elaboran y firman convenios de cobro que reflejen la
forma de entrega de los productos o de la prestación de
los servicios, los términos de pago?
¿Tiene establecido la empresa algún método
eficiente para el control de los términos convenidos con
el cliente?
¿Se realizan análisis periódicos de los ciclos de
cobro y de las consecuencias de las demoras en el cobro?
Se ha analizado como influyen las posibilidades de cobro en el
desarrollo de la actividad productiva o de servicio de la
empresa?
¿Se aplican pagos y cobros anticipados. Se contabilizan
correctamente?
¿Se llevan las cuentas por cobrar y por pagar, por
deudores y por acreedores?
¿Se analizan las cuentas por cobrar por edades?
¿Se completan sistemáticamente las tablas
siguientes?:
Monto Cuentas por cobrar (y pagar) en Moneda Nacional
Hasta 30 días
Hasta 60 días
Hasta 90 días
Hasta 12 meses
Hasta 18 meses
Total
Monto Cuentas por cobrar (y pagar) en M.L.C.
Hasta 30 días
Hasta 60 días
Hasta 90 días
Hasta 12 meses
Hasta 18 meses
Total
¿Tiene su empresa abierta cuentas en divisas?
Activos fijos
tangibles
En las áreas de responsabilidad:
¿Las anotaciones, en el ejemplar del control de activos
fijos tangibles, se efectúan solamente sobre la base de
las operaciones contenidas en los modelos de movimientos de
activos fijos tangibles?
¿Los sobrantes y faltantes de medios, que se
detecten en la verificación física, son
debidamente investigados, existen los correspondientes
expedientes, debidamente autorizados, por las instancias
pertinentes y notificados al área de
contabilidad?
En el área de contabilidad:
¿Cómo se valoran los activos fijos tangibles?
(Métodos empleados).
¿Cuadra la suma de los saldos de las subcuentas con el de
la cuenta control de activos fijos tangibles?
¿Se cuadra trimestralmente el saldo de los submayores con
el de la cuenta control?
¿Se exige que todos los movimientos de activos fijos
tangibles estén debidamente aprobados y autorizados antes
de proceder a su contabilización?
¿Se codifica y numera de inmediato cada medio que cause
alta en la entidad?
Las anotaciones en los controles de activos fijos tangibles de
las diferentes áreas de responsabilidad así como en
los submayores, ¿se efectúan solamente en base a
las operaciones contenidas en los modelos de
movimientos?
Existencia y grado de actualización del submayor
de activos fijos tangibles. Revisión del contenido de este
registro para conocer si contiene toda la información
requerida para ello (fecha de adquisición,
depreciación acumulada, etc.)
¿Se exige evidencia testifical respecto al destino final
de los medios dados de baja?
¿Se calcula y registra, oportuna y correctamente. La
depreciación de los activos fijos tangibles?
¿La depreciación cargada en el último mes,
se corresponde con al por ciento que le corresponde del valor de
los activos fijos tangibles?
¿Las tasas de depreciación que se están
utilizando se corresponden con las establecidas para la
entidad?
¿Hay activos fijos tangibles en desuso para los que no se
amortiza su depreciación?
¿La baja de los activos fijos tangibles se ejecuta sobre
la base de los expedientes de investigación, debidamente autorizados, por
la autoridad
competente?
Inversiones
Revisa y aprueba el inversionista las facturas presentadas por
suministro de equipos, documentación de proyectos,
asistencia
técnica y otros.
¿En los casos de faltantes por roturas, pérdidas y
averías, se efectúa la reclamación al
suministrador en los plazos establecidos? ¿El monto en
valor o en físico es resarcido a la entidad?
¿Se contabilizan las operaciones relativas a las
inversiones que se ejecutan por contratación a terceros
por las certificaciones de avance de obra, o certificación
de obras por etapas, o certificación de obra, contra la
cuenta por pagar prevista para este caso, y después se
paga, o se paga directamente por la presentación de la
certificación?
Si están ejecutando inversiones que consten de más
de un objeto de obra, ¿los gastos de inversiones
están analizados por cada objeto?
En los casos de inversiones con medios propios con otros
órganos ajenos a la entidad, al final de cada mes, o en la
fecha que
se termine la inversión (obra, objeto de obra o etapa,
según se haya planificado su costo),
¿se hace el acta de terminación y se transfiere su
costo a la cuenta de activos fijos tangibles que le
corresponde?
¿En caso de corresponder las inversiones a inmuebles de
otra empresa que cobra por arriendo una mensualidad, se facturan
las inversiones a esta empresa según lo pactado?
¿Se paga regularmente el arrendamiento de los inmuebles
ocupados?
Tratamiento a las inversiones en proceso paralizadas que no van a
continuarse en el futuro inmediato.
Medios de rotación
En el almacén:
¿En caso de averías, deterioro, o encontrarse
señales de haber sido abiertos los bultos, se consigna
esta situación en acta con la firma del transportista?
¿Se elabora un informe de
recepción para formalizar cada recepción de
productos en el almacén?
¿Se emite un informe de reclamación oportunamente,
en el caso de existir diferencias entre los productos
físicamente recibidos y los que se consignan en los
documentos del vendedor (factura o
conduce)?
¿En los documentos que formalizan las salidas de los
productos, se consigna siempre el nombre y la firma de la persona
que los recibió?
Las anotaciones en la tarjeta de estiba, ¿las realizan los
dependientes cada vez que recibe o despacha un producto?
¿Firman los dependientes la tarjeta de estiba, cuando
efectúan las anotaciones de las entradas y salidas de los
productos?
¿Se consignan en los documentos primarios, que formalizan
las entradas y salidas de los productos, las existencias en
unidades físicas, después de efectuada cada
anotación en la tarjeta de estiba?
Muestreo en
almacenes de
la coincidencia del físico con la tarjeta de estiba, y
donde corresponda por el grado de actualización de
éste, con el submayor.
Valoración sobre economía de almacenes, donde se
tenga en cuenta, el grado de aprovechamiento de la capacidad de
almacenaje, el estado de
conservación y almacenamiento de
la mercancía, método de valoración de los
inventarios, método de despacho de la mercancía,
etc.
En el área de contabilidad:
¿Las anotaciones en el submayor de inventario se
efectúan, tomando como base los mismos documentos
primarios, que se
utilizan para las anotaciones en la tarjeta de estiba?
¿La persona que opera el submayor de inventario
efectúa la comparación, en cada pase o al final del
día, del saldo de las existencias en unidades
físicas que se consigna en los documentos primarios, con
el saldo del submayor después de efectuadas las
anotaciones?
Comprobación del cuadre de los saldos de los submayores
contra las cuentas de inventarios del mayor.
¿Se encuentran actualizadas las anotaciones en el submayor
de inventario?
¿Los útiles y herramientas en uso se controlan
permanentemente, de acuerdo con las áreas o trabajadores a
que se hayan entregado estos medios? Método empleado para
darle de baja y pasarlos a gastos de la empresa. Tratamiento a la
venta de herramientas.
Los ajustes de inventario, resultantes de conteos físicos,
están amparados por el correspondiente expediente.
¿Los ajustes de inventario han sido aprobados por los
niveles correspondientes?
¿Cómo es el control y procedimiento que se sigue
con los medios de rotación ociosos?
Caja y banco
¿Están todos los documentos de valor equivalente a
efectivo que se encuentran en la caja, confeccionados a
máquina, tinta, o lápiz tinta, sin borrones o
tachaduras y debidamente firmados por quien ha recibido el
efectivo y los funcionarios que autorizan y aprueban la
operación previa a su ejecución?
¿Las extracciones de efectivo están respaldadas en
todos los casos con los documentos justificantes
correspondientes, de acuerdo con las regulaciones vigentes?
¿En el área de la caja solo se encuentra efectivo y
/ o documentos de valor equivalente a efectivo, correspondiente a
los fondos y operaciones de la entidad?
¿Por cada cobro que se realice en efectivo o por la
recepción de éste, en los casos de
devolución de salarios u otros conceptos, se expide el
modelo de recibo de efectivo u otro similar?
¿Los depósitos en la cuenta bancaria están
amparados por los modelos establecidos, con el cuño del
banco y la fecha del depósito?
¿Para formalizar la solicitud y liquidación de
dietas, se emite el modelo anticipo y el de liquidación de
gastos de viaje?
¿Se encuentran los modelos de anticipo y de
liquidación de gastos de viajes,
firmados en los escaques correspondientes, por los funcionarios
que reciben y autorizan el anticipo y el gasto?
¿El funcionario que aprueba la liquidación del
anticipo y el cajero, verifican que en los escaques
correspondientes se anoten los días y las horas de salida
y de regreso?
¿Se cumple lo establecido en el artículo no, 30 de
la resolución del bnc (del sistema de cobros y pagos)
referente a que los pagos en efectivo no excedan los $500.00, si
no existe la aprobación expresa del banco autorizando
realizar pagos superiores a la referida cantidad?
¿Se mantiene debidamente confeccionado y actualizado el
control de anticipos a justificar?
¿Se utiliza el modelo reembolso del fondo para resumir los
vales para pagos menores, los pagos de salarios por el fondo
especial (creado por la entidad de acuerdo a los marcos
establecidos por el organismo superior), las compras de
productos agropecuarios, los anticipos y liquidaciones de gastos
de viaje y otros, a los fines de su reembolso y
contabilización?
¿Se confecciona diariamente, por el cajero o custodio del
efectivo en caja, el modelo movimiento
diario del efectivo en caja, o libro de caja, con la finalidad de
controlar la situación y ascendencia de este?
¿Por cada cheque
emitido, se confecciona el modelo constancia de emisión de
cheques debidamente cumplimentado?
¿Se confecciona y se mantiene actualizado el submayor de
cuentas bancarias?
¿Se lleva el control de la entrega de vouchers u otra
forma de pago similar, con las firmas autorizadas y que
éstos se controlen en el área de finanzas?
¿Se anotan las referencias cruzadas entre los modelos de
depósitos y los documentos que soportan los mismos?
¿En el caso de reintegros por cualquier concepto,
también se anotan las referencias cruzadas entre
éstos y los documentos que los originan?
¿Se controlan, por tipo de combustible y serie, los
vales-bono en existencia por el custodio de los mismos?
¿Hay cobros en divisas en efectivo por más de
$500.00 en operaciones mayoristas?
Revisar el número consecutivo de los vales de caja para
determinar si los vales cancelados se entregan al departamento de
contabilidad.
¿Se emiten cheques en blanco para la compra de insumos u
otro motivo?
¿Hay importes pendientes de mercancías a recibir,
que se hayan pagado previamente?
Verificar si se ejecutan pagos en especie:
Comedores, cafeterías y en general, cajas en puntos de
venta:
¿Están implantados los modelos que garanticen el
control de estas operaciones tales como: tickets, tarjeta, vales
de consumo, platos vendidos, liquidación de efectivo?
¿Los tickets, tarjetas o vales
de venta están numerados en forma consecutiva por
imprenta, foliadora o automáticamente por caja
registradora?
¿Las existencias de tickets, vales de venta o tarjetas se
controlan mediante documentos y se mantienen en un lugar seguro
contra cualquier tipo de sustracción?
¿El modelo control de inventario a precio de venta se
confecciona con todos los requisitos que garanticen la integridad
de los ingresos, donde corresponda?
¿El fondo para cambios cuadra con el submayor de caja?
¿Existen las actas de entrega de los fondos fijos a los
diferentes puntos de venta?
¿En las entidades donde existan áreas, donde se
produzcan ventas mediante caja registradora u otro medio
automatizado, el departamento de contabilidad o área
económica conoce como trabajar con ellas, domina el
significado de las anotaciones que aparecen en la cinta auditora
o similar, conserva este documento y lo analiza
periódicamente?
Nóminas
En el área de personal:
¿Se confecciona el modelo movimiento de nóminas, u
otro documento, por todo movimiento de personal que se realice o
que produzca modificaciones en su estructura salarial, cargo o
área de trabajo, constituyendo el documento que respalda
las anotaciones para mantener actualizados los datos, para la
preparación de las nóminas?
¿Para controlar por trabajador y agrupar por áreas
de trabajo la asistencia o ausencia, las horas extra laboradas
por el personal a tiempo, así como el tiempo no trabajado
en su cargo, se confecciona el informe de ausencias o asistencia,
ajustes u omisiones y horas extra?
¿Se utiliza el documento de notificación de
vacaciones, deducciones, licencias y subsidios para informar a
contabilidad (frente de nóminas) y al trabajador, la
solicitud y aprobación de las vacaciones, el importe de
los descuentos, así como los pagos a efectuar por concepto
de licencias o subsidios, sirviendo de base para la
confección de las nóminas y utilizándose,
además, para actualizar los datos del control de
nóminas?
En el área de contabilidad:
¿Se deja constancia en cada una de las hojas que conforman
las nóminas, de los nombres y apellidos y las firmas de
quienes las confeccionan, revisan y aprueban?
¿Se aprueban las nóminas por el funcionario
encargado, sólo después que estas son
revisadas?
¿Las nóminas son numeradas y se archivan
consecutivamente atendiendo a dicha numeración, de forma
tal que facilite su localización? ¿Se conservan
archivadas hasta 10 años después del año de
ejecución de los salarios?
¿El pago de estímulos salariales a los trabajadores
por distribución de la ganancia, se ejecuta por
nómina
y se archivan según lo previsto?
¿En los casos en que, al liquidarse las nóminas por
las áreas de responsabilidad, el cajero reciba salarios no
pagados, se deja constancia documental de esta
liquidación, donde se detallen los sobres devueltos y su
importe?
¿Existe por cada trabajador, un submayor de vacaciones
para registrar y controlar el tiempo e importe acumulado por este
concepto?
¿Se verifica mensualmente, que la suma de los saldos de
todos los trabajadores en el submayor de vacaciones, consignados
en la columna importe, coincida con el saldo en esa fecha, de la
cuenta reserva para vacaciones?
¿Se confecciona el submayor de deducciones y retenciones
para controlar por trabajador, todas y cada una de las
deducciones que afecten el total de salarios?
¿Se pagan subsidios a trabajadores retirados, que hayan
sido contratados?
¿Se confecciona con todos los requisitos establecidos y se
mantiene actualizado, el modelo de registro de salarios y tiempo
de servicios (SNC-2-25), se totaliza al final del año y
está firmado por el contador y el trabajador en
cuestión?
Registros, submayores y cuentas:
Comprobación de la veracidad de la información
contable y financiera presentada, teniendo en cuenta:
Verificación de que los saldos que aparecen en las cuentas
contenidas en los informes contables, se correspondan con los que
aparecen en el balance de comprobación de saldos.
Verificación del proceso de consolidación de la
información en las diferentes unidades, que componen el
sistema de la entidad (si procede).
El libro mayor: ¿está actualizado, se numeran
consecutivamente sus páginas en caso de llevarse a mano,
están autorizadas sus páginas por el jefe del
área de contabilidad?
Comprobación global a partir de los estados financieros
del último cierre económico, para ello:
Cuadrar que el resultado (ganancia o pérdida), reportado
en el estado de resultados, cuadre con el que aparece en el
balance general.
Determinar cual es el impuesto sobre
utilidades, a pagar al estado, por los resultados del
período cerrado.
Sobre los registros:
¿Están habilitados todos los que la entidad
requiere, de acuerdo con la cantidad y diversidad de operaciones
que realiza?
¿Están actualizados, se numeran consecutivamente
sus hojas, están autorizadas sus hojas, por el jefe del
área de contabilidad?
Sobre los submayores:
¿Están actualizados, si son manuales, sus
hojas se numeran consecutivamente. Las hojas están
autorizadas por el jefe del área de contabilidad?
¿La suma de los saldos de los submayores, coincide con los
de las cuentas o subcuentas correspondientes?
¿Todos los análisis de cada submayor muestran
saldos acordes a la naturaleza deudora o acreedora de las cuentas
a que correspondan?
¿Los comprobantes de operaciones, tienen en todos los
casos, el respaldo documental correspondiente y las explicaciones
adecuadas?
¿El archivo de la
documentación contable, ofrece seguridad y
resulta fácil su localización?
¿La documentación se conserva, durante el tiempo
establecido, por la legislación vigente?
Comprobación de los saldos de las cuentas y del
funcionamiento de la contabilidad y sus subsistemas. A partir del
balance de comprobación de saldos de la entidad, se
revisarán los siguientes aspectos:
- Inversiones en proceso
- Están analizadas en submayor.
- Hay inversiones paralizadas.
- Faltantes y sobrantes:
- Saldo de las cuentas de faltantes y/o sobrantes,
causas que producen saldos diferentes de cero en estas
cuentas. - Actas donde se respalden los faltantes y/o sobrantes
detectados y fecha del momento en que fueron
detectados. - Decisiones de la dirección sobre estas
diferencias. - Verificar el movimiento de estas cuentas y determinar
si los ajustes efectuados, tienen expediente debidamente
aprobado, por el nivel que le corresponde.
Reservas:
Verificar que las reservas creadas estén debidamente
autorizadas, por quien corresponda.
Revisar el movimiento de estas cuentas para conocer, si se
están utilizando de acuerdo al destino para el cual fueron
creadas.
Capital, patrimonio o inversión estatal:
Revisar el movimiento de estas cuentas con el objetivo de
conocer, si se están utilizando correctamente, de acuerdo
al sistema vigente en la entidad.
Revisar si las utilidades retenidas están de acuerdo a lo
establecido para la entidad.
Cuentas de resultados:
Muestrear los documentos primarios relativos a las ventas
efectuadas, con el objetivo de conocer si se cumplen
correctamente los principios de control
interno. (foliado de vales, firma, etc.)
Muestrear las ventas del día, para conocer que se
correspondan con el valor liquidado.
Muestrear la contabilización de los gastos de
nóminas, medios materiales,
amortización, etc.
Otros aspectos:
Revisar que las cuentas estén correctamente ubicadas,
dentro de los grupos de
pasivos, activos y capital.
Revisar que los saldos de las anotaciones contenidos en las
diferentes cuentas, se correspondan con el contenido de la
cuenta.
Revisar que no existan saldos negativos según la
naturaleza de las cuentas.
Valorar el grado de claridad y explicación existente en
las anotaciones contables.
Valorar el cumplimiento de los principios generalmente aceptados
de la contabilidad.
Revisar los bloqueos del sistema automatizado de contabilidad,
para evitar que personas ajenas entren al sistema.
Tienen las salvas de la información de períodos
pasados, correctamente conservadas.
Se revisa que la entidad tenga plasmado, en un documento de
consulta, todo el sistema y los procedimientos de trabajo
administrativo que se emplean.
¿Se utiliza el procedimiento del cálculo
del flujo de caja
para evaluar las necesidades de financiamiento?
Posteriormente en la etapa de Expediente del Perfeccionamiento
Empresarial Cubano, en el Subsistema de Contabilidad, entre otros
aspectos a tener en cuenta, se debe:
- Señalar si la empresa operará con una
estructura contable descentralizada o no. - Exponer el plan de cuentas contables (no es necesario
consignar las cuentas de análisis) que se utiliza para
registrar sus operaciones y hechos económicos en la
empresa. - Adjuntar los Estados de Situación (Balance
General) y de Resultados (Estado de Pérdidas y
Ganancias) emitidos por la empresa al concluir el año
anterior y el del año en curso hasta la fecha de
confección del expediente.
De acuerdo con la revisión bibliográfica
efectuada en torno al tema central de este trabajo, se puede
concluir que el hombre desde
tiempos memorables se ha empecinado en llevar un control
exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan
en sus pequeñas, medianas o grandes empresas. Por
consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para lograr su
fin. En un principio, lo realizó en procesos muy simples a
partir de los planteamientos presentados por el monje Fray Luca
Paccioli, sin embargo, con el transcurrir del tiempo, el avance
tecnológico y las exigencias empresariales, los procesos y
técnicas contables han evolucionado.
Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y
registrar datos financieros se desarrolla de una manera
más simple y sencilla con el apoyo del contador, pero es
preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios
establecidos para ejecutar la contabilidad
empresarial.
En Cuba la contabilidad se encuentra inmersa en el marco
del Proceso de Perfeccionamiento Empresarial, transitando por
senderos seguros, en
líneas con las directrices de la contabilidad
internacional.
- Armenteros Díaz, Marta y Vega Falcón,
Vladimir (2000)."Situación y Tendencias de la
Contabilidad de Gestión en el Ámbito
Iberoamericano". AECA, Ediciones Gráficas Ortega. Madrid,
España. - Enciclopedia Encarta 2002.
- Finney, H. (1982) "Curso de Contabilidad". Introducción. Tomo I, 3ra Edición.
México. - Guía Metodológica del
Diagnóstico del Perfeccionamiento Empresarial. Cuba
(1998). - Horngren, Charles T. y Harrison, Walter T. (1991).
"Contabilidad" . Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A.
México. - Rivero, José (1993)."Contabilidad
Financiera".Editorial Trivium, S.A.España. - Villasmil, Jonathan. Monografía "La Contabilidad".
Autor:
- Dr. Vladimir Vega Falcón (Centro de Estudios
de Turismo de la
Universidad de Matanzas, Cuba)
- Lic. Dania Rivero Díaz (Departamento de
Contabilidad de la Universidad de Matanzas, Cuba)