La Dirección Integrada de Proyectos y su relación con la Dirección Integrada de la Calidad
La Dirección Integrada de Proyectos y su
relación con la Dirección Integrada
de la Calidad haciendo uso del soporte
informático Project 2002
1.
Introducción
2. Conceptos
fundamentales
3. Calidad
4. Diseño de la
calidad
5. Control de ejecución de la
calidad
6. Perfeccionamiento de módulos
asociados a normas y procedimientos
7. El proceso de capacitación de
los especialistas
8. Conclusiones
9. Bibliografía
La Dirección Integrada de Proyectos o Project
Management, tiene como objetivo
principal la obtención de los resultados programados,
acortando los plazos de tiempo, en el
marco del presupuesto y con
la calidad
requerida.
De estos tres elementos, el tiempo es el que con más
frecuencia se controla en la programación. El costo
generalmente se tiene en cuenta en la primera etapa con la
elaboración del presupuesto y en la etapa de
ejecución se debe controlar a través de un sistema de centro
de costos por
proyecto
eficiente y una contabilidad
confiable en los cortes.
La calidad en el proceso de
ejecución, tiene una incidencia determinante tanto en el
costo como en el tiempo,
Para lograr la relación entre la calidad y el proyecto es
necesario precisar algunos conceptos fundamentales de calidad
asociados al proyecto, definir su sistema de dirección
asociado a la dirección integrada de proyectos y su
programación estructurada, apoyada por un sistema
informático profesional que permita, a través de
los hitos y los criterios de medida consolidar estos dos
conceptos, para ejercer posteriormente un control de la
ejecución integrando el costo, el tiempo y la
calidad.[6]
La Dirección Integrada de la Calidad ( DIC ) y su
vinculación con la ejecución de proyectos
garantizan el cumplimiento de los objetivos. La
ISO 9000 brinda
un conjunto de conceptos sobre el tema.
Calidad total.
Diseñar los objetivos del proyecto en función de
las necesidades del cliente,
garantiza el establecimiento de esta filosofía en el
sistema para hacer lo que hay que hacer en función de las
necesidades del cliente.
Esta filosofía fue elaborada a partir de los conceptos
generados por los profesores occidentales Deming y Juran
e impulsada fuertemente por los japoneses con las aportaciones
del Profesor Ishikawa.
Enfoque sistémico. La calidad es un sistema que parte de
la base normalizativa se apoya en el control petrológico y
evalúa los resultados con el enfoque sistémico que
brinda el diseño
estructurado del proyecto.
Dirección Integrada de la Calidad.
La dirección integrada de calidad incide en todos los
procesos del
proyecto desde la concepción, el control de la documentación del mismo, evaluación
de alternativas, control de ejecución, toma de
decisiones y puesta en explotación aplicando el
concepto
integrado de la estructura
funcional en apoyo al proyecto.
En el desarrollo del
proyecto la dirección integral de la calidad en
función de garantizar tanto los objetivos fundamentales
del proyecto como los objetivos parciales permite precisar en
cada etapa y en cada hito los criterios de medidas en
función de la base normalizativa vinculada a las
tareas.
La calidad se garantiza con las acciones de la
gerencia y el
papel de cada
trabajador en cada puesto de trabajo con el autocontrol
cualitativo, el desarrollo de los ensayos, el
suministro de los recursos y el
control de los costos. El aseguramiento de la calidad del
proyecto es una responsabilidad del director del proyecto, los
participantes y partes interesadas.
El aseguramiento de la calidad responde a la política de la empresa y es
la actividad principal que se desarrolla en el sistema para
garantizar el cumplimiento de los objetivos parciales asociados
al proyecto en busca de la excelencia. Este concepto se gana en
la medida en que toda la fuerza de
trabajo esté comprometida, tanto con los objetivos
generales del proyecto, como con los parciales.
Desde el análisis de la misión del
proyecto y su visión, con el escenario y los
parámetros de calidad que debe tener el resultado final,
hasta las fases del control de ejecución, están
presentes los criterios de medida diseñados tomando como
base las tareas del flujo de producción. En este proceso participan
todos los involucrados aplicando las formas de trabajo en equipos
y comisiones de expertos cuando sea necesario.
En la Dirección Integrada de la Calidad el control
garantiza el cumplimiento de los objetivos a partir del control
cualitativo recogido en las tareas e integrado en los
hitos.[13]
Estructura de la calidad.
La calidad se apoya en la estructura del proyecto y la estructura
funcional de la empresa. La
dependencia de la estructura funcional de la empresa que atiende
la gestión
de la calidad no debe estar comprometida con la ejecución
de los proyectos y debe responder a la dirección de la
empresa. Cada participante de la estructura funcional actualiza
en el sistema informático la evaluación de la
calidad ponderada a partir de los acuerdos correspondientes de la
ponderación de la calidad en función de los
acuerdos tomados en las curvas características de la calidad haciendo uso
de la ética y
los valores.
El director de proyecto se apoya en las evaluaciones depositadas
en el sistema informático por los ejecutores para la toma
de decisiones a partir de las mismas.
Control de la calidad.
Es el control sistémico que ejecuta la parte
técnica del proyecto. Se diseña en función
del control de la ejecución del proyecto por objetivos,
acciones y tareas. Se reflejan en los criterios de medidas
contenidas en los hitos de la programación estructurada
del proyecto.
El control de la calidad es supervisado por el departamento de
calidad de la estructura funcional y se apoya en la base
normalizativa y metrológica de la empresa haciendo uso de
los laboratorios para realizar las valoraciones necesarias.
El control de la calidad abarca desde las materias primas hasta
la terminación del proyecto y está asociado a los
materiales,
mano de obra, los equipos, y los métodos
empleados en función de las tecnologías. La
ISO 8402
brinda un vocabulario actualizado que relaciona todos los
conceptos anteriormente señalados.
El control de la calidad es una tarea de todos.
El diseño de la calidad debe ser integral,
conjugando los factores de costo y las necesidades del cliente a
través de los procesos que se desarrollan en el
proyecto.
La calidad en los distintos procesos del proyecto.
El proyecto se desarrolla en distintos procesos y en cada uno es
necesario precisar la calidad.
- Proceso de concepción del proyecto. La calidad
en el proceso de concepción esta determinada
por: - Elaboración de la documentación de
proyectos.. - Profundizar en el ciclo del cliente cuando es
necesario. - Precisión en los objetivos.
- Análisis de factibilidad.
- Evaluación integral del proceso. Papel de la.
Comisión de evaluación. Mejora
continua. - Etapa de Diseño:
- Garantía de la calidad en todas las fases de
la planificación. - Evaluación de alternativas en el
sistema - Calidad de la documentación del
proyecto. - Vinculación de las tareas con las normas y
procedimientos. - Etapa de ejecución.
- Garantizar la información prevista en los
cortes. - Elaboración de los
diagnósticos - Elaboración de los pronósticos
- Evaluación de la calidad en las tareas en
ejecución en el corte. - Disponer de una columna para la evaluación de
la calidad. - Hacer uso de las notas y vinculaciones en las tareas
con rechazo en los cortes. - Tomar en cuenta la evaluación de la calidad en
la toma de decisiones.
La aceleración del cambio y las
exigencias del usuario originan variaciones en el diseño
de la calidad con variaciones en el costo. Este balance o ajuste
periódico es necesario ejecutarlo dentro
del entorno del presupuesto con vista a mantener un resultado
competitivo.
- Etapa de cierre.
- Evaluación integral de la calidad del
proyecto. - Evaluación de los indicadores
de calidad. - Correspondencia con la calidad prevista en la
concepción del proyecto. - Evaluación de la satisfacción del
cliente. - Diseño del sistema. Flujo de
producción.
- Diseño del sistema. Flujo de
El diseño del sistema de la calidad se ejecuta
sobre un flujo de producción o proceso de organización con enfoque sistémico,
que permita analizar la secuencia y definir en cada tarea su
entrada y salida, precisar la documentación normalizativa
y metrológica a emplear y reflejarla en el sistema
informático para facilitar su control posterior.
En cada tarea deben estar recogidos los criterios de medidas que
garantizan la misma con los cuales deben estar comprometidos
todos los que participan en su ejecución.
En el diseño del proyecto aplicando el enfoque
sistémico se definen las tareas y su secuencia de
ejecución. En este proceso se define para cada tarea i la
información de entrada con los parámetros de
calidad que deben garantizar la tarea (i – 1).
En la tarea i se desarrolla un proceso que termina con
una salida caracterizada por las condiciones de calidad
requeridas para la ejecución de la tarea (i + 1). Este
proceso se diseña con acuerdos de los criterios de medidas
con todas las partes interesadas y recogidas en las tareas y en
los hitos del proyecto en dependencia de sus prioridades y la
incidencia del sistema. La capacitación del personal juega un
papel importante.
En los sistemas de
organización en cadena para proyectos lineales el
diseño del sistema de calidad se desarrolla por cada
cadena simple.
- Sistema informático como base.
El desarrollo de un sistema de Dirección
Integrada de la Calidad debe tener un soporte informático
del proyecto que permita desarrollar la DIP. El sistema propuesto
es el Project 2 002 que permite desarrollar su
programación estructurada y establecer los vínculos
con la base normalizativa para detallar los criterios de medidas
por tareas e hitos. [8]
En la tabla se brinda la estructura de
desagregación del proyecto EDP, con los índices de
calidad y la calificación de los mismos durante el periodo
de ejecución.
En la figura se muestra como la
tarea de Piso de hormigón cuenta con un detalle donde se
recogen los criterios de medida que deben ser controlados en las
notas de la información de tareas.
7
El sistema informático debe ser capaz de asimilar
los comentarios, notas y ampliaciones en los casos en que no se
cumplen los índices de calidad, explicando las causas y
las medidas tomadas para restablecer los índices, con
vistas a lograr la aceptación por la tarea siguiente y
continuar el flujo de producción. En los casos de rechazo
el incremento del costo y el tiempo son elementos importantes a
destacar.
Estos
criterios serán recogidos en la tarea correspondiente y
cuando incide en el cumplimiento de los objetivos parciales es
reflejado en el hito de control para ser evaluado por la
gerencia con vistas a tomar las decisiones necesarias para
restablecer la calidad. Los hitos son programados de acuerdo con
los intereses de control del proyecto de acuerdo con la
programacion del cumplimiento de los objetivos parciales
previstos en el proyecto. Los hitos se representan en el
cronograma de ejecucion en las fechas previstas con duracion
igual a cero. [6]
- Base normalizativa y metrológica.
El desarrollo del proyecto requiere de un apoyo de la
estructura funcional en cuanto al suministro de las normas,
resoluciones y procedimientos que deben servir de base para el
diseño del sistema de calidad. El sistema
metrológico debe estar en correspondencia con los
requerimientos de las normas para garantizar la evaluación
de la calidad. [12]
El sistema parte de la documentación existente en
la estructura funcional pero el propio desarrollo de los
proyectos puede ir ajustándolo a la documentación
normalizativa existente, siempre y cuando las evaluaciones
correspondientes aprueben su ajuste de acuerdo con los
procedimientos normalizativos aprobados por la
empresa.
La base estadística matemática
que se requiere para la evaluación de la calidad es muy
amplia y esta en función de la distribución de las magnitudes
físicas a medir, el instrumental, el método, el
número de mediciones y las tolerancias entre otras.
En el proceso de evaluación de los índices de
calidad y sus tolerancias es necesario aplicar la base
estadística necesaria, en la que la curva de
distribución de probabilidades y la distribución
binomial son muy empleadas.
En la figura se muestra la curva de probabilidades que sirve de
base para el análisis del control de la calidad en
diversos casos con las distintas áreas de probabilidades y
sus respectivas desviaciones S.
El coeficiente de variación mide la desviación con
relación al valor medio,
permite en determinados casos evaluar el nivel de calidad. En el
ejemplo el CV2 representa menor variación que el
CV1.
De acuerdo con las
características del proyecto y las magnitudes que se
miden, se aplica el sistema de normalización, metrología
y calidad. El coeficiente de variación brinda un elemento
cuantitativo de la calidad del resultado. La evaluación
cuantitativa determina el entorno de aceptación o rechazo
del trabajo realizado en las tareas.
De acuerdo con la magnitud medida se elige el entorno.
En el caso de magnitudes como densidad y
fricción el área de rechazo se 
encuentra a la izquierda. En magnitudes como deflexiones
y deformaciones el área de rechazo se encuentra a la
derecha.
En magnitudes como dimensiones, cotas y módulos
entre otros las zonas de rechazo están en los
extremos.
Cada magnitud requiere de un análisis y
determinación del rango de rechazo de acuerdo con lo
establecido en la base normalizativa. El nivel de empresa puede
hacer las adecuaciones de las normas cubanas, normas ISO o
internacionales acorde con las características propias de
la misma, siempre que sea aprobada 
como norma de empresa por el comité
técnico de normalización de la misma.
En el proceso, es recomendable ponderar la calidad
dentro del entorno de aceptación con el objetivo de
obtener una evaluación que califique el nivel de calidad
que debe ser obtenido en el proceso de ejecución. Para
cada magnitud se determina el rango permisible y la zona de
rechazo
- Ponderación de la calidad.
.Los indicadores que intervienen en el proceso son muy
disímiles y variados por lo que para obtener una
evaluación cualitativa que permita la comparación
entre los mismos es necesario una ponderación que permita
una base comparativa.
En muchos casos esta calificación constituye un
nivel de estímulo importante.
Para cada magnitud es necesario estudiar las zonas de
ponderación según el comportamiento
estadístico del mismo y llegar a un acuerdo con el
ejecutor de la tarea para que realice su autocontrol en
función del valor del parámetro medido. Este
resultado es depositado por el jefe de la tarea en el soporte
informático y es tomado como base por el director del
proyecto para la toma de decisiones . Es importante
señalar el papel ético, el uso de lo valores y
la moral en la
ejecución del autocontrol. Esta evaluación debe ser
tomada en cuenta en la evaluación
del desempeño del jefe de la tarea en el marco del uso
de los valores en la DIP y su integración con la DIC. Es importante tener
presente en la determinación de los entornos que valores
muy distantes del entorno general un costo superior que puede ser
prohibitivo.
Cuando en una tarea inciden un conjunto de
índices de calidad es necesario aplicar el índice
ponderado (IP) de la
evaluación de los indicadores.
- Manual de la calidad del proyecto.
El manual de calidad
del proyecto relaciona la documentación normalizativa
necesaria y el apoyo metrológico para garantizar la
gestión de la calidad del proyecto a partir del manual de
la empresa. Se establecen los procedimientos para el control,
apoyado por la estructura funcional, delimitando las
responsabilidades en el mismo. [12]
Para la implementación del manual es
necesario:
- Concientización total de la necesidad de su
implantación. - Que todos los niveles de dirección desde la
alta dirección hasta el último trabajador
estén convencidos de que la calidad es algo fundamental
para el éxito
del proyecto. - Que se tenga la voluntad real de poner en
práctica lo que se planifica para el logro de la calidad
con su alcance.. - Que se conozcan los requisitos del
cliente. - Que se conozca la relación costo – calidad
para conseguir una calidad que sea compatible con el costo.
[12]
El contenido general del manual de la calidad
según la ISO 9000 es la siguiente:
– Índice. Introducción.
- Estructura de la calidad.
Responsabilidades. - Documentación normalizativa. Sistema
metrológico. - Registro de ajustes del sistema de la
calidad. - Registro de las evaluaciones del control de la
calidad. - Formación del personal.
- Vinculación del proyecto con la calidad y el
soporte informático.
La integración entre la DIP y la DIC es una
necesidad de la empresa actual dadas las exigencias del cliente
que se desarrolla en el entono moderno.
Para lograr la integración es necesario disponer
en la red informática de una base de datos que
contenga las normas y procedimientos con el objetivo de lograr
establecer las vinculaciones necesarias entre las tareas del
proyecto y sus correspondientes normas.
El uso de las notas para la ubicación de los
criterios de medidas es un elemento importante para garantizar la
información por la cual será evaluado el
cumplimiento de las tareas.
Es
indispensable conocer antes del inicio de la tarea la forma en
que se debe ejecutar y como se medirán sus resultados.
Este es un elemento importante por su incidencia en la
evaluación del desempeño del jefe de la tarea.
5. Control de ejecución
de la calidad.
El
control de ejecución del proyecto parte de definir las
necesidades de cada nivel jerárquico, desde el autocontrol
en cada puesto de trabajo en las tareas, conjunto de tareas y
objetivos, que serán evaluados en los cortes del proyecto.
La calidad debe controlarse de la misma forma establecida en la
estrategia de la
empresa para ser consecuente en cada nivel de la misma y evaluar
el costo, tiempo y calidad para satisfacer integralmente las
necesidades de la alta gerencia, los directivos o directores de
proyectos y los ejecutivos o jefes de unidad o tareas apoyadas
por un sistema de control informático
eficiente.
El control que ejecuta la alta gerencia está
asociado al control por objetivos de los proyectos en
ejecución y se basa fundamentalmente en los criterios de
medida contenidos en los hitos de la programación
estructurada, partiendo del concepto que no es posible
controlarlo todo, por tanto, tiene que existir un nivel de
prioridades para ejercer un control eficaz con alta eficiencia. En el
resto de los niveles jerárquicos se controlan
también los objetivos o los criterios que garantizan los
mismos hasta llegar al control del puesto de trabajo por el nivel
correspondiente apoyándose en la Estructura de
Desagregación del Proyecto.
El control periódico en función de los
hitos y su sistema de
información apoyado por el correo
electrónico, permite contar con una información
actualizada a nivel de red y servidor que
facilita el uso de las páginas
Web para garantizar la búsqueda de la
información necesaria para la toma de
decisiones.
En el control se emplean los ensayos donde se miden los
parámetros con las especificaciones, índices y
tolerancias recogidas en las normas técnicas y
las regulaciones que se analizan en los controles, inspecciones y
auditorias de
calidad.[12]
En ocasiones es necesario ilustrar los problemas de
calidad con un croquis, gráfico de ejecución, una
foto digital incorporada a las notas o en un archivo vinculado
a la tarea.
En la figura se ilustra el fallo de una columna por
compresión soportando un tablero de un puente. Se muestra
una foto digital tomada en el lugar y copiadas en la tarea que
corresponde para ilustrar las condiciones del fallo. Las
incidencias en el costo y el tiempo adicional requerido en el
problema se recogen en las tablas del proyecto y constituye la
base para la toma de decisiones.
En todos los casos estos elementos ilustrativos del
problema antes y después de resueltos, pueden ser
ilustrados en la tarea correspondiente en la ampliación de
notas que tiene el sistema con el objetivo de brindar a la
gerencia todos los elementos para las grandes decisiones o los
resultados de las decisiones ya tomadas. [9]
Los ensayos que se desarrollan en los laboratorios
brindan resultados que deben ser interpretados por el jefe de la
tarea y en el caso obtener un resultado de rechazo es necesario
precisar el procedimiento o
norma que se incumple, el rango de tolerancia con su
grafico, implicaciones cuantificadas de costo y tiempo,
sugerencias para la toma de decisiones y el responsable del
rechazo. El jefe de la tarea o tarea resumen es el encargado de
la autoevaluación tomando como base la ponderación
de la calidad acordada con el director del proyecto. Esta
autoevaluación se desarrolla bajo el concepto de la
aplicación de la ética y los valores. El Director
de Proyecto valora como un acto de suma importancia el
autocontrol depositado en la red informática y hace uso de
los estímulos y sanciones correspondientes. Las
calificaciones y los comentarios principales se recogen en el
sistema informático. En los casos de rechazos se exige una
mayor información en las notas de las tareas o en archivos
vinculados en Word.
La documentación del control de la calidad sirve
de base para la etapa de ejecución y debe estar prevista
en la documentación del proyecto en los cortes de acuerdo
con lo registrado en el manual de calidad.
En proyectos de altos presupuestos y
complejidades técnicas, se aplica el concepto de
certificación de la calidad por módulos en los que
intervienen un grupo de
expertos que evalúan los índices y certifican la
misma.
La calificación de la calidad en cada tarea y por hito se
recoge en el sistema de información y se incorpora a la
EDP del
modelo
informático. La actualización de la calidad en el
seguimiento del proyecto por cortes se ejecuta por los
responsables de las tareas resumen directamente en el Project y
el director del proyecto evalúa el proyecto en el corte y
toma las decisiones estratégicas.
- Gestión de la calidad en magnitudes con
rechazo.
Una tarea cualquiera del sistema que consuma recursos,
está sujeta a un proceso en el que intervienen un conjunto
de acciones. El éxito del diseño de la calidad
está dado por la definición de los controles
mínimos de las acciones que garantizan la calidad de la
tarea. Como los ensayos consumen recursos de mano de obra,
equipos y materiales este criterio conduce a utilizar un costo
mínimo con garantía de la calidad necesaria. Pero
la práctica indica que es altamente riesgoso
diseñar para costo mínimo ya que
estadísticamente se comprueba que siempre se presentan
problemas que pueden atentar contra la calidad y originar
rechazos. En estos casos es necesario incrementar el
número de muestras, medir parámetros
complementarios e incorporar procedimientos que permitan
restablecer los parámetros de calidad previstos o lo que
es igual, intensificar el control hasta detectar las causas y
restablecer la calidad. Como este proceso es cotidiano, en el
diseño de la calidad de cada fase no es posible emplear
los costos mínimos pero si es imprescindible acotar su
variabilidad. Para estos casos es posible desagregar el
presupuesto previsto para cada unidad de ejecución con el
objetivo de que el responsable evalúe y dirija su trabajo
consciente de que un determinado número de rechazos lo
obliga a intensificar el control de
calidad obligándolo a incrementar las mediciones,
afectando su presupuesto hasta un tope en el que la ganancia
disminuye. Si garantiza todo su trabajo sin dificultades no
llegará a usar todo el presupuesto previsto, lo que puede
ser un elemento estimulador para garantizar la excelencia de su
trabajo.
En el diseño de una obra vial el control de la
calidad de la compactación es uno de los elementos
que decide sobre la calidad final del pavimento y su control se
evalúa a través del índice de calidad, el
cual debe ser superior al 95 % del ensayo
proctor. Cuando este índice no cumple la
especificación de la calidad en reiteradas veces, es
necesario intensificar el control evaluando la humedad. Si
continua, es necesario revisar la calidad de los materiales y su
granulometría. Si 
aún continua, es necesario evaluar el espesor
de capa de suelo, el
número de pases del compactador y la energía de
compactación. Todos estos elementos que se incorporan es
necesario medirlos y se hace necesario realizar nuevos ensayos,
hombres para medir, laboratorios para evaluar y por lo tanto el
costo aumenta en funcion de la búsqueda de las causas por
las cuales se produce el rechazo. Una vez restablecido el
índice en su entorno, es necesario disminuir los
parámetros evaluados y volver a restablecer solo el
índice de compactación.[9]
La calidad hay que garantizarla, por tanto cuando se
produce un rechazo por el no cumplimiento del parámetro
indicado, es necesario tomar las medidas técnicas
correspondientes que implican mayor costo y proceder a
restablecer los parámetros de calidad exigidos.
La DIP brinda un apoyo importante para la
definición del nivel de calidad del resultado del
proyecto, conjugando los criterios de la visión con las
condiciones objetivas en las que se desenvuelve el proyecto y los
requerimientos del cliente, lo que permite definir el nivel de
calidad exigido para precisar los materiales, equipos, personal y
métodos de trabajo que garanticen los objetivos del
proyecto.
El director del proyecto requiere de una
evaluación en función de un corte en el proyecto
donde se conjuguen el costo el tiempo y la calidad. Tomando como
base esta información se desarrolla un pronóstico
con alternativas para preceder a tomar las decisiones
correspondientes.
En el ejemplo se presenta la tarea CO1 y en las notas se precisan
los resultados de la evaluación de la temperatura.
El valor obtenido de t para la tarea CO1 es de X = 2.4 > 2
aceptable pero próximo al valor mínimo de 2
según el índice de especificación de la
calidad X min < X.
Esta valoración es recomendable asociarla a una
calificación de la calidad definiendo en el entorno de
aceptación los rangos de valores que serán usados
con el acuerdo de las partes interesadas. Este proceso puede
perfeccionarse en el proceso de ejecución y permite ser
una base para el sistema de estimulación por la excelencia
en la calidad en función de las valoraciones
obtenidas.
La zona de rechazo está definida para el entorno
X < 2. En este caso obtiene t= 2.4 y de acuerdo con la
clasificación ilustrada, puede obtener la
calificación de 3 equivalente a regular según lo
acordado.
La
vinculación de la evaluación de la calidad en los
cortes con el tablero de comandos a
través de las bases de datos de
los proyectos en ejecución brinda la información
estratégica necesaria para la realización del
pronostico en el próximo corte con las metas
estratégicas a lograr en función del éxito
de los proyectos.
Este detalle puede ser recogido en un croquis o gráfico en
Power Point el cual puede ser incorporado en las notas de
la tarea CO1 como se muestra en la figura.
El criterio es brindar información adicional en las notas
o vinculaciones complementarias en Word. En los casos de rechazo
de calidad con incremento del costo y el tiempo o en este caso en
el que no hay rechazo pero la evaluación es de regular por
estar muy próximo al mismo, es un alerta para el
control.
Este proceso elimina la necesidad de elaborar grandes
informes en
los que se copian los gráficos y tablas que están
contenidas en el proyecto con detalles excesivos de las tareas
bien ejecutadas. Con solo enviar el proyecto por el correo
electrónico después de actualizar el mismo, de
acuerdo con los hitos y los detalles de los rechazos con sus
implicaciones, se pone a disposición de la gerencia de
toda la información necesaria para la toma de
decisiones.
La ISO 9004 Gestión de la calidad, brinda un
conjunto de elementos relacionados con la dirección que
facilitan la aplicación de estos conceptos.
El volumen de
información y la calidad deben ser consecuente con la
capacidad de procesamiento con que se cuente, de acuerdo con la
pirámide de dirección establecida. Si se pide mas
información que la capacidad de procesamiento, se genera
un trabajo extra innecesario que puede ser muy incomodo y por
tanto el que recibe la información debe estar convencido
de la importancia y calidad de la misma para su posterior
uso.
Para obtener la información del comportamiento de
la calidad en el soporte informático, el sistema se basa
en la incorporación de una columna en la tabla de control
con los Indices de calidad de cada tarea, que son los encargados
de dar una evaluación a este nivel con una columna de
Calificación de calidad y otras especificaciones del
proyecto.
Cada uno de estos Indices de calidad representa en cada tarea una
de sus características fundamentales, a las cuales por su
importancia es necesario valorar. En tareas donde sea necesario
valorar mas de un índice para brindar una
calificación final es conveniente la ponderación de
los mismos para obtener el promedio ponderado. Esta
información se brinda por cortes según la
línea de progreso y la tabla de seguimiento.
En caso que la tarea cuente con un solo índice se
analiza su factor de tolerancia y se analizan los criterios de
aceptación o rechazo. Para determinar la aceptación
del índice se tienen las curvas de tolerancia en las
cuales se encuentra el rango de aceptación del
índice. Después de saber si el índice cumple
o no con las especificaciones, se pasa a la curva de
ponderación de la calidad, que es la que se encarga de
brindar una calificación a las tareas según el
rango previsto y el valor del índice de calidad.
Si la tarea presenta mas de un índice de calidad y los
índices tienen el mismo peso dentro de la tarea se
promedian, pero si los índices no tienen el mismo peso
dentro de la tarea se determina el promedio pesado que se calcula
como la sumatoria de los productos de
los valores por los pesos dividido por la sumatoria de los pesos.
En el caso de las tareas resumen o subproyectos se aplica una
calificación a las tareas y de acuerdo con la
ponderación de las mismas se obtiene la
calificación representativa de las tareas en el
corte.
Tomando como ejemplo la tarea C2, se tiene que la misma
presenta dos índices de calidad h y b que pueden ser
densidad, flecha, diámetro, etc. Si se especifica que
h>1 y b>3 son los criterios de medida definidos en la norma
técnica y la ponderación fue un acuerdo tomado
entre el Director de Proyecto y el encargado de la tarea,
entonces en la curva de tolerancia de cada índice se
determinan los valores para cada uno de ellos obteniendo los
valores h =1.2 y b = 4 y se comparan con las especificaciones. Si
caen dentro del rango permisible se aceptan y se pasa a la curva
de ponderación obteniendo una calificación de 3
para h y 5 para b se obtiene un índice representativo
ponderado de 4 para la tarea C23 en el corte que se corresponde
con un hito.
Para aplicar el promedio pesado a la tarea resumen C1 teniendo
presente la programación estructurada. Se determinó
la calificación ponderada de C23 que es igual a 4 entonces
las evaluaciones son:
Tareas | Calificación de la Calidad |
C1 | 3.5 |
C2 | 4 |
C22 | 3 |
C23 | 4 |
En este caso C22 es la tarea de mas peso dentro de C1
con 5 debido a su importancia, C2 se pondera con 3 y C23 con 4
por lo que el promedio pesado de C1 es 3.5 en el
corte.
Calidad = S
(calificación de la calidad x ponderación )
/ S (
ponderaciones )
C1 = ( 5 x c22 + 3 x c2 + 4 x c23 ) / ( 5 + 3 + 4 )
=
C1 = ( 5 x 3 + 3 x 4 + 4 x 4 ) / ( 5 + 3 + 4 ) =
3.5
- Control de cambios.
En el control de cambios tienen que quedar muy bien
definidos los parámetros de calidad que garantizan la
identidad del
proyecto y su incidencia en los costos dentro de determinado
entorno. Las ordenes de cambio deben estar acotadas con vistas a
garantizar la concepción del mismo, dentro del marco del
costo previsto garantizando la competitividad
del resultado.
En los contratos deben
quedar bien definidos en las cláusulas correspondientes
los requerimientos del nivel de calidad. En la secuencia lógica
de tareas del proyecto tiene que haber acuerdo entre el resultado
del contrato y su
calidad con la tarea que recibe y procesa el resultado de la
contratación.
- Calidad de la logística y su costo.
El control de la logística del proyecto en
función de garantizar la calidad juega un papel importante
en el cumplimiento de los objetivos.
En el proceso tienen que estar prevista la forma de control de la
calidad de la entrega de los recursos al proyecto. Cada entrega
es una tarea o subtarea que debe tener precisos los criterios de
calidad. Los rechazos en esta tarea implican afectaciones en
costo. La precisión del cumplimiento de los índices
deben estar previsto y las responsabilidades bien determinadas
para en el caso de rechazos definir a quien se le asignan los
incrementos de costo.
La evaluación sistemática de la calidad de
los suministros permite evaluar tanto integralmente la
logística como el cumplimiento y evaluación de los
suministradores, lo que permite evaluar criterios para
seleccionar en las próximas compras los
mejores suministradores y mas competitivos, en base a los
parámetros evaluados con vistas a preparar las
próximas licitaciones o solicitudes de ofertas.
Costo de la calidad = Costo de la dirección de calidad +
Costo de rechazos.
Costo de la dirección de la calidad = Costo del
diseño + Costos del control.
Está demostrado que lo que cuesta la ausencia de calidad
es mucho mayor que lo que costaría la prevención +
evaluación + control
El costo de la calidad requiere una evaluación del sistema
en el que la metodología y los índices a evaluar
inciden en el costo. Para cada magnitud física pueden haber
diversos índices a medir. En una magnitud lineal de una
distancia en topografía puede medirse solo en ida y
vuelta y para un nivel de calidad 1:2 000 ( precisión) con
solo garantizar el error en el entorno previsto de acuerdo con el
método y instrumental utilizado es suficiente. Para este
caso no es necesario medir la tensión de la cinta, la
temperatura y el desnivel para realizar las correcciones y
obtener mayor calidad en la medición con un incremento de costo
innecesario de acuerdo con el objetivo para el cual se ejecuta.
[8]
En ocasiones se pide indiscriminadamente máxima
calidad sin tener criterio de la significación que
representa en el costo. Esta valoración es importante
tanto para el proyecto general como para cada una de sus partes.
El éxito de un diseño balanceado esta en definir la
calidad requerida en cada una de sus partes con el objetivo de
garantizar la calidad necesaria en el resultado final del
proyecto.
El concepto del desarrollo del proyecto, tal y como lo
concibe la DIP evalúa el costo integralmente considerando
tanto el costo de diseño y ejecución como el de
mantenimiento
en la etapa de explotación bajo el concepto proyecto
– negocio.
Normalmente cuando no se concibe de esta forma, el costo
de construcción trata de minimizarse sin tener
presente el costo de mantenimiento que en estos casos por lo
general es alto.
Este razonamiento induce a que es necesario buscar un
índice de calidad del proyecto que integre los costos,
buscando una función objetivo de costo total
mínimo.
En la figura se expresa el concepto de lograr definir el nivel de
calidad del proyecto conjugando estos factores.
El costo de la calidad se evalúa integralmente desde la
concepción, diseño, ejecución y cierre del
proyecto buscando un balance en el mismo. Un bajo costo de la
calidad en la construcción implica altos costos de
mantenimiento en la etapa de explotación. Altos costos
innecesarios en la etapa de ejecución no tienen porque
garantizar bajos costos de mantenimiento en la etapa de
explotación. La evaluación de la calidad total
precisando los requerimientos y restricciones del cliente y las
necesidades del usuario en la etapa de explotación
garantizan el balance entre calidad y los costos. Es aquí
donde el concepto proyecto – negocio juega un papel
importante.
Un buen control permite obtener información
necesaria para la toma de decisiones con vistas a ejercer una
dirección eficaz.
6. Perfeccionamiento de
módulos asociados a normas y
procedimientos.
Todos los proyectos son diferentes pero en todos
están presentas las normas y procedimientos que requieren
de la instrumentación de un conjunto de tareas
que deben dar respuesta a la ejecución a la
ejecución de las mismas.
Los módulos asociados a procedimientos que se
repiten en un gran número de proyectos pueden ser
estudiados y analizados estableciendo sus dependencias y
asignación de recursos, siguiendo una secuencia de
ejecución con optimización de la misma. Las normas
y procedimientos por los cuales se realizará el control de
ejecución, deben estar vinculados a las tareas.
Después de tener este módulo con todos sus
vinculaciones y controles con el concepto del mapa
informático, este módulo se inserta en el proyecto
y se procede a ejecutar lo planificado (P), controlarlo (E),
comprobación o validación ( C ) para así
comprobar lo diseñando y al ajuste ( A ) para actualizar
la planificación del módulo.
Este proceso continuo permite el perfeccionamiento del
módulo y por supuesto también el del proyecto.
La informática permite tener el diseño guardado y
solo con copiar y pegar o insertar, es posible disponer de la
última versión actualizada del módulo con
gran facilidad. Esta es una ventaja muy importante de acumular
experiencia y usarla en los próximos proyectos en
función de su mejora continua. Este procedimiento es una
importante fuente de conocimiento y
perfeccionamiento continuo del sistema.
Los módulos deben corresponderse con procesos,
unidades de proyectos, unidades mínimas de control,
unidades asignadas a talleres, unidades de la estructura
funcional, contratos u otras formas en función de las
características del proyecto.
7. El proceso de
capacitación de los especialistas.
La integración de la DIP con la DIC en un soporte
informático único requiere de una definición
precisa acorde con las características de la empresa con
el concepto de traje a la medida.
Definida la integración de los sistemas es
necesario determinar para cada dependencia de la estructura
funcional las necesidades de capacitación atendiendo a sus
objetivos parciales en la estructura de desagregación del
proyecto y la base normalizativa necesaria para el éxito
de su trabajo. Con estas definiciones se determina la estrategia
de capacitación para cada dependencia funcional de la
empresa. El uso de los sistemas personalizados de
capacitación montados en sistemas informáticos que
brindan la posibilidad de acceso a la información en forma
discreta atendiendo a las posibilidades de capacitación
del especialista desde su puesto de trabajo permiten la
capacitación personalizada con mediciones del impacto en
función de la secuencia de los proyectos que ejecuta en el
tiempo.
Se cuenta con un CD en formato
electrónico con el objetivo de facilitar el estudio a
distancia o a través de su montaje en la red
informática de la empresa para su uso discreto
personalizado en función de la disponibilidad de tiempo de
los especialistas para su capacitación.
La DIC toma en cuenta y garantiza la gestión
ambiental. En el libro de DIP
haciendo uso de las NTIC se hace énfasis en este tema.
[14].
La Dirección Estratégica Integrada de la
empresa constituye la base del proceso de perfeccionamiento y
requiere de la integración de la Dirección
Integrada de Proyectos y la Dirección de la Calidad con el
objetivo de lograr el éxito de los proyectos.
El uso del MS Project 2 002 permite la
integración de la DIP y la DIC, en un sistema
informático único con la evaluación de los
criterios de medida asociados a las tolerancias de las magnitudes
por cortes, para la toma de decisiones en apoyo de la gerencia
empresarial haciendo uso del tablero de comandos.[13]
Para la implantación de un sistema de DIC es
imprescindible el análisis conceptual de las normas,
procedimientos y la metrología como un sistema. que parte
de la base normalizativa donde se precisa la forma en que deben
desarrollarse las tareas. La metrología determina la forma
en que se mide la ejecución de las tareas haciendo uso de
los criterios de medida apoyados por los laboratorios y los
medios de
medición. La gestión de la calidad integra todo el
sistema en función de los requerimientos del cliente en el
marco del presupuesto previsto, apoyado por las Nuevas
Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones.
En el seguimiento por cortes durante el control de
ejecución de los proyectos los sistemas de costo y la
logística del proyecto facilitan la integración con
la calidad apoyados por el Project.
Los cursos a
distancia o a la disponibilidad de los especialistas en la red
informática del centro garantizan su capacitación
continua en función de una estrategia de formación
del personal desarrollada por la empresa. Los objetivos
propuestos en el proceso de cambio, requieren del uso de las
tecnologías informáticas para garantizar su
formación discreta, de acuerdo con las oportunidades de
tiempo disponible por los especialistas, accediendo a la red y
tomando la información necesaria a través de un
sistema informático, apoyado por un modelo
pedagógico que permita su superación y
evaluación del impacto, a través del progreso en
los proyectos en los que participa. Los resultados de las
evaluaciones en los cortes contribuyen con el análisis del
desempeño de los participantes en la DIP..
- 1 Resolución económica del V Congreso
del Partido Comunista de Cuba,
1997. - 2 Bakert. B. Alta dirección de I + D. National
Aeronautics and Space Administration. US.1997. - 3 Delgado, R. Vérez, M. Un sistema informativo
para la dirección de proyectos. Project Management.
Universidad
98. ISPJAE. 1998. - 4 Microsoft
Project para Windows 95.
McGraw-Hill. Madrid. 1998. - 5 Project Management Institute. A guide to the
project management. Body of kowledge. PMBOCK Guide 2000
Edition. - 6 R. Delgado; M. Vérez; Dr. K Roehric, U.
Humboldt. La Dirección Integrada de Proyectos ( Project
Management ) haciendo uso de las Nuevas Tecnologías de
la Informática y las comunicaciones aplicadas al CGLALE.
Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001. pag. 99
–108. ISBN-No 392603-95-0. - 7. R. Delgado; Dr. Michael Fritsch, LGF,
Agrarinformatik, LGF, Berlin. U. Humboldt. Estudio Logistico de
proyectos. Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001.
pag. 89 – 98. ISBN-No 392603-95-0. - 8 R. Delgado. M. Montes. M. Torres. La
Dirección Integrada de Proyectos apoyada por las bases
de datos.
Ponencia. Forum de Ciencia y
Tecnica.
Junio/2003. - 9 Delgado, R. La Normalización y la
introducción de los resultados de la Ciencia y
la Técnica. XX Convención Internacional de la
UPADI. Palacio de Convenciones. Oct./ 88. - 10. ISO 9000. Sistemas de gestión de la
calidad —Fundamentos y vocabulario. - 11.- ISO 9001. Sistemas de gestión de la
calidad —Requisitos. - 12.- ISO 9004. Sistemas de gestión de la
calidad —Directrices para la mejora del
desempeño - 13.- R. Delgado. M. Verez. La Dirección
Integrada de Proyectos haciendo uso de las tecnologías
de la informática y las comunicaciones en el marco del
perfeccionamiento empresarial. Monografías.com Internet.
2003. - 14.- R. Delgado. La Dirección Integrada de
Proyectos haciendo uso de las tecnologías de la
informática y las comunicaciones. Libro publicado por el
CETA Instituto Superior Politécnico José Antonio
Echeverría. ISPJAE. 2003.
Resumen.
La Dirección Estratégica Integrada de la empresa,
en su proceso de perfeccionamiento, requiere de la
integración de la Dirección Integrada de Proyectos
(DIP) y la Dirección Integrada de la Calidad (DIC) con el
objetivo de lograr el éxito de los proyectos. La necesidad
de integración de la DIP y la DIC en un sistema
informático único se logra a partir de la
programación estructurada de tareas y subproyectos que
brinda el MS Project 2 002 con el objetivo de garantizar la
evaluación por cortes de los proyectos en función
de la toma de decisiones de la gerencia empresarial haciendo uso
del tablero de comandos..
La Dirección Integrada de la Calidad constituye
un sistema que parte de la base normalizativa donde se precisa la
forma en que deben desarrollarse las tareas. La metrología
determina la forma en que se mide la ejecución de las
tareas haciendo uso de los criterios de medida, los laboratorios
y los medios de medición. La gestión de la calidad
integra todo el sistema en función de los requerimientos
del cliente en el marco del presupuesto previsto apoyado por las
Nuevas Tecnologías de la Informática y las
Comunicaciones.
Los sistemas de costo y la logística del proyecto
requieren de la integración con la calidad en
función de las evaluaciones en el proceso de seguimiento
de los proyectos por cortes.
La capacitación continua de los especialistas en
función de una estrategia de formación del
personal, atendiendo a los objetivos propuestos en el proceso de
cambio en la empresa, requiere del uso de las tecnologías
informáticas para garantizar su formación discreta,
de acuerdo con las oportunidades de tiempo disponible por los
especialistas, accediendo a la red y tomando la
información necesaria a través de un sistema
informático, apoyado por un modelo pedagógico que
permita su superación y evaluación del impacto, a
través del progreso en los proyectos en los que participa
y la evaluación favorable en su
desempeño.
Autor:
Dr. M Sc. Ing. Roberto Delgado Victore. Profesor Titular.
Instituto Superior Politécnico José Antonio
Echeverría.
Asesor de la Dirección de Ciencia y Técnica del
Ministerio de Educación
Superior.
Lic. Maria A. Verez. Profesora Adjunta de la Facultad de Ingeniería
Industrial. ISPJAE