La Dirección Integrada por Proyectos ( Project Management ) en el marco de la Ciencia y la Innovación Tecnológica
Indice
1.
Introducción
2. Visión de la Dirección
Estratégica Integrada para los proyectos de
investigaciones.
4. Diseño del
proyecto.
5. Ejecución del
proyecto.
6. Uso de las redes informáticas
en el trabajo en equipo
7. Cierre del
proyecto.
8. Consideraciones
finales.
9. Bibliografía.
Es un reto imprescindible para la Ciencia y
Técnica la utilización de los sistemas
informáticos profesionales mas actualizados en gestión
de proyectos
haciendo uso de las NTIC en función de
la efectividad del sistema. La
política
de tomar el proyecto como la
unidad básica del sistema y el
medio para lograr la integración de la estructura
funcional conduce al éxito
de la institución. El proyecto en
formato electrónico está siendo empleado por
especialistas en diversos centros y se pretende en un corto plazo
brindarle la oportunidad al resto de los especialistas el uso de
estas tecnologías apoyadas por las redes informáticas
existentes, la Intranet o
Internet. En el
contenido del tema se desarrolla una síntesis
de la metodología empleada para la planificación y control de los
proyectos de investigaciones y
se destaca el uso de las herramientas
informáticas para dar solución a los problemas
profesionales tomando como base en el análisis los sistemas como el
Microsoft
Project 2002 y el Web Central,
así como su integración con los componentes
básicos del Microsoft
Office
2000.
Tomando como base las necesidades del entorno y el
desarrollo
alcanzado en la aplicación de la DIP se hace necesario el
uso de una herramienta que permita la instrumentación de la misma. En el
contenido se desarrolla un procedimiento
donde se integra estratégicamente, la dirección por objetivos, la
planificación con enfoque sistémico,
la dirección de la calidad, el uso
de sistemas de costos avanzados,
la contabilidad,
la aplicación de las NTIC y la logística tomando como base un sistema
informático único ( MS Project 2 002 ) capaz de
garantizar la gerencia por
proyectos y potenciar su uso en las empresas. En el
contenido se analiza la secuencia de ejecución, tomando
como base el método de
redes, apoyado en
un sistema informático que permite la aplicación de
los algoritmos de
optimización, evaluación
de variantes, análisis de costo y tiempo. Se
obtiene el diagrama de
barras, la curva de distribución de recursos, los
balances, el fondo de recursos
compartidos y el estudio logístico para garantizar el
suministro en función de
la programación y alcanzar los objetivos
previstos en el marco del presupuesto,
acortando los plazos de ejecución con la calidad requerida
por el cliente. En el
proceso del
control de
ejecución, se desarrolla la evaluación
del proyecto, con técnicas
de diagnóstico y pronóstico que brindan
elementos para la toma de
decisiones y una gestión
de proyecto efectiva a nivel de la institución,
integrando la estructura
funcional en apoyo al logro de los objetivos de los proyectos de
investigaciones.
El sistema de cortes haciendo uso de los hitos, las
líneas de progreso y las tablas de seguimiento con la
vinculación en Excel y los
complementos del Office, permiten
evaluar el comportamiento
del proyecto, todo lo cual garantiza la correcta dirección
del mismo a partir de tomar las decisiones en función del
cumplimiento de los objetivos y la satisfacción del
cliente haciendo
uso del correo
electrónico, el Outlook, los servidores y las
páginas
Web. Las bases de datos de
proyectos en ejecución y terminados brindan un sistema de
conocimientos en función de la mejora continua de la
calidad de los proyectos de investigaciones.
El desarrollo
acelerado de la Ciencia y
la Técnica, el desarrollo de la capacidad
científica del hombre, la
política
de organización por proyectos, las NTIC y las
tecnologías de avanzada crean la condiciones necesarias
para la aplicación de la Dirección Integrada por
Proyectos (DIP) con el apoyo de las Tecnologías de la
Informática y las Comunicaciones
(TIC). El reto actual al que se enfrenta la Ciencia y la
Técnica hacen cada día mas necesaria la
aplicación de técnicas
de organización y dirección acordes con
el entorno, creando las condiciones para lograr proyectos de alta
calidad en función de las necesidades del cliente. El
entorno actual requiere de un desarrollo armónico entre
las tecnologías, los recursos y los sistemas integrales de
dirección con el objetivo de
obtener proyectos competitivos de alta calidad con el
propósito de dar cumplimiento a los objetivos en los
plazos de tiempo
programados, en el marco del presupuesto y con
la calidad requerida en los proyectos de
investigaciones.
El Proceso de ( I
+ D ) está presente de una u otra forma en todas las
empresas de
producción y/o servicio y es
el motor impulsor de
las aplicaciones y generalizaciones que mantienen la imagen, la
competitividad
y la lucha por la excelencia. La introducción de la Ciencia y la
Técnica en la empresa
requiere de una adecuación a sus propias características y es lo que
comúnmente se denomina traje a la medida. Por tanto la
transferencia de tecnología o
generalización de resultados requieren de una
adecuación que en ocasiones se apoya en la investigación. En ocasiones cuando las
transformaciones son importantes y el riesgo es
apreciable, se requiere del apoyo de una investigación básica o aplicada para
garantizar el éxito.
Estos trabajos se ejecutan regularmente con la cooperación
de las Universidades o Centros de Investigaciones.
La Ciencia y la Técnica es un proceso en el que
participan un conjunto de áreas de la estructura funcional
que requieren de una integración del sistema para
garantizar su éxito, haciendo uso del proyecto como medio
de lograrla. La Ciencia y la Técnica tienen como objetivo
brindar las soluciones a
las necesidades del desarrollo
social, tomando como unidad básica organizativa el
proyecto. La determinación de, qué es necesario
hacer, pasa por un proceso de evaluación colectiva, la
participación de expertos, la selección
del director del proyecto y su equipo. La Integración de
las áreas de Investigaciones, Posgrado, Relaciones
Internacionales, el Consejo Científico, Economía y Computación, en los centros en un proceso
que tiene como objetivo lograr el éxito del proyecto y el
desarrollo del centro.
Para lograr este propósito se hace necesario
integrar en el proyecto la dirección estratégica,
la dirección de la calidad, los sistemas de costos avanzados,
la contabilidad y
la logística, [12] apoyados por las TIC en
función de la Ciencia y la Técnica.
El uso de las TIC, con un enfoque sistémico, permite
establecer un sistema de Dirección por Proyectos capaz de
garantizar su desarrollo desde la etapa de Concepción,
Planificación y Programación hasta el Control de la
Ejecución, haciendo uso de técnicas de diagnóstico y pronósticos con el uso de los sistemas
informáticos profesionales y los complementos del
Office.
El tema desarrollado tiene como objetivo la aplicación de
una metodología para la
organización y dirección de proyectos en el
sistema de Ciencia e Innovación Tecnológica.
En la metodología propuesta se analizan las
etapas fundamentales de la elaboración de proyectos
tomando como base el método de
redes apoyado por los sistemas informáticos profesionales
más actualizados como el Microsoft Project 2002 y los
complementos básicos del Office 2000. Se desarrolla la
aplicación de los algoritmos de
optimización, evaluación de variantes y
análisis de costo y tiempo.
Se obtiene el cronograma de ejecución y la curva de
distribución de los recursos claves en
función de la programación. En el proceso del
control de ejecución, se desarrolla la evaluación
del proyecto o conjunto de proyectos, con técnicas de
diagnóstico y pronóstico sobre la base de una
visión estratégica que brindan los elementos
necesarios para la toma de
decisiones en el marco de la DIP apoyada por el uso de las
redes informáticas, los servidores y el
correo
electrónico.
2. Visión de la
Dirección Estratégica Integrada para los proyectos
de investigaciones.
Para formular los objetivos mencionados anteriormente,
se hace necesario desarrollar la visión a partir de la
evaluación de los modelos de
pronósticos del entorno para el
próximo quinquenio que estarán asociados a los
siguientes aspectos:
- Se desarrolla con éxito la estrategia de
fortalecimiento e integración del proceso de Ciencia y
Técnica tomando como unidad básica organizativa
el PROYECTO. - El proyecto es la unidad básica organizativa
en la que se materializa la integración de las
fortalezas científicas en función de un resultado
promisorio. Las tareas de los proyectos constituyen la unidad
mínima de control. - La concepción de los proyectos
multidisciplinarios se elabora por equipos de expertos
seleccionando el director del proyecto y su equipo. Se estimula
el desarrollo de la SINERGIA. El
director con su equipo ejecuta lo aprobado por el colectivo de
expertos. - La integración, coordinación y cooperación entre
las universidades y centros de investigaciones se facilita con
la
comunicación a distancia para garantizar la
continuidad de los proyectos. El uso de los recursos
compartidos a distancia en los proyectos permite un uso
racional de los mismos. - Las teleconferencias, colaboratorios y comunicaciones a distancia se facilitan si se
dispone de los proyectos actualizados en formato
electrónico. - Se hace uso del fondo de recursos compartidos en el
proceso de planificación y control de
ejecución. - El proyecto es una de las principales vías
para la búsqueda de financiamiento tanto nacional como
internacional. El formato electrónico y las TIC
facilitan este proceso. - El área de computación garantiza la logística
informática para la actualización
de las bases de datos, la
publicación de los resultados y el tráfico
informático de proyectos a través de las
redes - El Consejo Científico elabora la
política de Ciencia y Técnica y se apoya en las
TIC para verificar el cumplimiento de la misma. - Todos los proyectos elaboran su fase de
concepción y una vez aprobados por el nivel
correspondiente se procede a su inscripción y
depósito en la red para su
publicación en la base de datos
de proyectos en ejecución. - El proyecto se lleva a un formato electrónico
para facilitar su publicación en la red y el acceso de las
partes interesadas, tanto a la concepción como a su
control de ejecución. - El proceso de comercialización de los resultados de la
Ciencia y la Técnica, se materializa en proyectos. Se
identifica el negocio con el proyecto. Se define el flujo de
caja, TIR, VAN y el Periodo de Recuperación con el
apoyo de las TIC. - La dirección de Economía publica
toda la información necesaria (tasas, normas de
producción y consumo,
bases de datos
de proveedores
de productos y
fichas de
costo entre otras) para facilitar la elaboración de los
presupuestos
y contratos. - Las relaciones contractuales juegan un papel
importante en la negociación y en el éxito de los
proyectos. - El proyecto en formato electrónico facilita la
comunicación, su actualización a
distancia, contribuye con la calidad del mismo y eleva las
posibilidades de éxito en los procesos de
licitación en busca de financiamiento. - La producción científico
técnica, asociada a tareas y resultados del proyecto, es
publicada en la red a través de los proyectos. Se
facilita a los investigadores el acceso a la producción
científica a través de la red. - Los resultados de los proyectos retroalimentan los
procesos
docentes de pregrado y postgrado. - Los postgrados contribuyen con la
generalización de los resultados de Ciencia y
Técnica. Las plataformas informáticas y los
modelos
pedagógicos facilitan el trabajo
de capacitación personalizada en el proceso
de aplicación y generalización de los
resultados. - Se desarrollan las asesorías,
consultorías y cursos
necesarios para garantizar la capacitación y generalización de
la gerencia por
proyectos. - Se garantiza el apoyo de publicaciones, libros y
CD para
facilitar la capacitación. - Los doctorados forman parte esencial de los
proyectos, se representan como subproyectos, se benefician del
financiamiento y contribuyen con sus resultados. - La Dirección de Relaciones
Internacionales facilita la colaboración por
proyecto y se informa, apoyado por las TIC, del cumplimiento de
los compromisos internacionales, salidas internacionales como
necesidades de los proyectos y del uso del financiamiento
internacional. - Las direcciones y departamentos de computación
apoyan al director del proyecto y partes interesadas en las
publicaciones y administración de la información a través de las
TIC. - La actualización del proyecto se ejecuta por
cortes en función del avance físico en el
cronograma de ejecución - El Web Central, MS
Project 2 002 y el Outlook facilitan la aplicación de
las técnicas de trabajo en
equipo. - El almacén
de recursos compartidos aplicando las técnicas de
Data
Warehouse y Data Mining facilitan la integración y
acceso de la estructura funcional a la información de
los proyectos en la red. - Se incorpora periódicamente la
producción científica, premios y distinciones
obtenidos en el proyecto. - En el control de los proyectos se valora el
cumplimiento de los indicadores
de publicaciones por especialista, entrada por investigador y
patentes entre otros. - En cada evaluación del proyecto se genera
información en base de datos
que alimenta y actualiza las bases del centro. - Los investigadores se benefician con el uso de las
bases de datos, las
consultas de la producción científica ejecutada y
establecen los nexos de intercambio de información a
distancia en beneficio del cumplimiento de los objetivos de los
proyectos y programas. - Desde la base de datos central de proyectos en
ejecución es posible identificar los conflictos,
acceder a la base del centro y desde ella directamente al
proyecto actualizado para acceder al cronograma de
ejecución, con sus costos, contabilidad (centro de costo
por proyecto), resultados parciales y producción
científica alcanzada entre otros. - El sistema, una vez configurado para los cortes
previstos, brinda reportes de información personalizados
a los departamentos, facultades, divisiones, centros,
direcciones centrales y partes interesadas. Las bases de datos
a través de consultas permite obtener información
complementaria. Las publicaciones de tablas y proyectos
permiten acceder a sitios y servidores en busca de
información complementaria, como pueden ser informes de
resultados parciales, publicaciones y contratos entre
otros. El sistema facilita el flujo de información entre
las partes interesadas. - La Dirección de Economía tiene
información del flujo financiero, la logística y
contabilidad de los proyectos. Publica la entrada al almacén
de los recursos planificados por los proyectos. - Se estimulan los encuentros de generalización
con los clientes con el
objetivo de promover los proyectos de
generalización. - Los proyectos de generalización forman parte
de los programas de
generalización de los organismos usuarios de los
resultados. - Al cierre del proyecto se cuenta con toda la
información necesaria para evaluar sus resultados y el
desempeño de los participantes en
función de los indicadores.
Se cuenta con la información de Economía,
Postgrado, Consejo Científico, Relaciones
Internacionales y las demás áreas de la
estructura funcional sobre el proyecto. - Antes de proceder al cierre del proyecto, el equipo
de expertos evalúa el cumplimiento de los objetivos, el
contrato,
los resultados y la satisfacción del
cliente. - Los proyectos terminados con todos sus resultados y
producción científica son almacenados
convenientemente en base de datos de proyectos concluidos para
ser consultados oportunamente. Constituye una base para la
gestión
del conocimiento de los proyectos y su aplicación en
los nuevos proyectos. Se generan módulos del comportamiento que facilitan el diseño de los nuevos
proyectos. - La estructura funcional del centro, tiene la
necesidad y las habilidades necesarias, para acceder a las
bases de datos por proyectos y obtener la información
que les compete para informarse, ejercer el control y
contribuir con el buen funcionamiento del proyecto acorde con
sus objetivos. - Las bases centrales se alimentan de las bases de los
centros. - Las bases de datos centrales alimentan las de otros
organismos y partes interesados.
Para garantizar la visión planteada es necesario
generar los objetivos y estrategias a
todos los niveles para desarrollar un conjunto de acciones entre
las que se encuentran.
- Desarrollar un proyecto que recoja el proceso de
integración de las áreas claves de la estructura
funcional con el objetivo de garantizar el éxito de los
proyectos de investigaciones. - Garantizar el cumplimiento de las estrategias de
fortalecimiento de la política de integración
tomando el proyecto como unidad básica organizativa del
sistema. - Desarrollar sistemas informáticos a distancia
o de fácil acceso en las redes de los centros para
garantizar la capacitación personalizada de los
participantes en el proceso de dirección por proyecto. (
DIP ). - Elaborar una base de información en
publicaciones, libros, base
de datos de proyectos concluidos y CD que
permitan la mejora continua del uso de la dirección por
proyecto. - Contribuir con el desarrollo de una política
tendiente a elevar el nivel cultural informático de los
participantes en el proceso de dirección por
proyectos. - Estudiar los principales logros obtenidos en los
centros y proceder a su divulgación y
generalización. - Hacer uso del proyecto multidisciplinario como un
medio de integración de las fortalezas
científicas en función de las necesidades
principales del desarrollo
social.
La concepción del proyecto parte de una idea,
necesidad y solicitud de un cliente entre otras diversas fuentes. En
este marco un colectivo evalúa la solicitud, define que
hay que hacer, genera los objetivos, su alcance,
configuración, requerimientos y restricciones con la
participación del director del proyecto. Con esta
información se realiza el análisis de factibilidad y
propuesta de presupuesto, se elaboran los contratos y se procede
a su evaluación. El colectivo determina un grafo donde se
refleje la secuencia de ejecución aproximada de las tareas
resumen a ejecutar aplicando las técnicas de sistema. Las
metodologías para la elaboración de los proyectos
deben ser usadas en función del formato solicitado por el
cliente o el financista.
Definida la necesidad y el resultado a aplicar con sus
correspondientes adecuaciones es necesario proceder a la
elaboración de un proyecto que permita la
evaluación de sus objetivos, los recursos necesarios, el
alcance, el costo, el plazo de tiempo y la calidad con un
análisis adecuado de factibilidad con
los beneficios cuantificados.
Cada proyecto debe tener su concepción y
factibilidad. El director de la empresa puede
tener un conjunto de proyectos y de acuerdo con su
evaluación, las necesidades de la empresa y la
disponibilidad de financiamiento establecer una estrategia de
aprobación en función de los resultados del
análisis de factibilidad como son los indicadores del TIR,
VAN, costo beneficio y periodo de recuperación entre
otros. La generalización puede y debe ser a través
de un proyecto.
Base de datos de proyectos en
ejecución.
En la medida que se desarrollan los proyectos en formato
electrónico se hace imprescindible la elaboración
de la base de datos de proyectos en ejecución con el
objetivo de facilitar la información primaria a las partes
interesadas con el concepto del
tablero de comando operativo para los proyectos. Desde la base de
datos es posible acceder al proyecto en Project y obtener mayor
información sobre el avance y el detalle del control de
ejecución por cortes en los proyectos.
4. Diseño
del proyecto.
En el proceso de diseño y planificación de
los proyectos se utilizará la programación
estructurada, los hitos, las tareas resumen, módulos
tareas y los subproyectos en los casos que se requieran. Dicha
programación pasará a formar parte de una base de
datos, haciéndose uso del correo electrónico, los
disquetes, la Intranet y los
recursos compartidos de la red local. Los almacenes de
datos pueden brindar una buena solución.
Un proyecto bien planificado, con estudio de alternativas,
evaluaciones, con una buena programación, definiciones de
calidad y presupuesto, viabiliza la etapa de
ejecución.
Las características de los proyectos de
investigaciones se diferencian del resto por su flexibilidad en
el desarrollo de los mismos. En múltiples ocasiones no es
posible definir que sucederá y es necesario intercalar
alguna decisión lógica
en el diagrama de
bloques descriptivo y en la programación estructurada, que
permita escoger el camino en función del resultado
obtenido.
Es posible estudiar un material con diferentes
composiciones granulométricas o elementos físicos y
en dependencia del resultado de la caracterización del
material se ejecutará la preparación de la muestra siguiendo
una norma o procedimiento
previsto reflejado en el vínculo de la tarea, para ser
ensayada a fricción. Las distintas formulaciones o
procedimientos
para la preparación de la muestra pueden
ser variables y
estar definidas en subproyectos. En el proyecto puede
establecerse el camino mas probable a través de A1 a
partir de estudios anteriormente realizados, dejando las
variantes de A2 y A3 previstas por si no ocurre lo mas probable,
hacer uso de una de las dos variantes previstas en el caso que
sea factible su aplicación. Si no es posible ninguna de
las previstas será necesario implementar una nueva
variante. En la programación se establece la dependencia
con relación a la secuencia de mayor probabilidad y en
el caso de ajuste solo se cambia la dependencia reflejada con el
4.
El objetivo central es expresar que en investigaciones
la secuencia de ejecución no se rige por un proceso
determinista sino que está supeditado en algunos casos a
los resultados parciales que sobre la marcha se van obteniendo
con una definición precisa del objetivo final. No obstante
el criterio de desarrollar una investigación tomando como
base un diseño lógico del mismo es totalmente
válido. En este caso se procede a realizar tantos ajustes
como sean necesarios. El sistema informático responde a
las necesidades, ajuste y flexibilidad que requiere el sistema de
investigaciones. De igual forma pueden ser agregados nuevas
tareas no previstas, ajustes en las duraciones, los recursos y
obtener rápidamente el proyecto ajustado en una
representación gráfica muy fácil de
interpretar. Recoger los ajustes de los proyectos redactando las
tareas con los cambios necesarios es una forma engorrosa de
trabajo y difícil interpretación. La
representación gráfica en soporte
informático viabiliza la ejecución de los ajustes y
su interpretación. El proyecto de investigaciones
requiere, para ser llevado a un formato electrónico, de
sistemas de programas profesionales que garanticen la
flexibilidad requerida. El MS Project 2 002 con los complementos
del Office puede ser una buena selección.
El control de ejecución del proyecto se planifica
de acuerdo con los puntos críticos del proyecto
materializados en hitos línea de progreso y cortes, en los
que se conjugan el control del costo, tiempo, calidad y la
logística. [12]
En las etapas de desarrollo del proyecto, la
ejecución constituye una de las más importantes por
su complejidad y por la importancia en la toma de las decisiones
necesarias para lograr los objetivos del mismo en el menor plazo
de tiempo posible, en el marco del presupuesto y con la calidad
requerida.
En los cortes y en el cierre del proyecto es necesario
evaluar la producción científico técnica
reflejada en el contenido del proyecto en formato
electrónico y que tiene como contenido las publicaciones
nacionales e internacionales, publicaciones en revistas de alto
impacto, monografías, libros, solicitudes y aprobaciones
de patentes, participación en eventos
científicos nacionales e internacionales, premios en
eventos,
certificados de calidad, registros,
protección industrial; resultados de los doctorados,
maestrías y diplomados; resultados del trabajo
científico estudiantil, diplomas estudiantiles, normas, procedimientos,
instructivos técnicos, premios en todos los niveles y
presentaciones en eventos cientificos. Los indicadores que
reflejan el impacto de la Ciencia y la Técnica toman como
base la producción científico técnica. Como
la base de la evaluación del proyecto es la
información sobre los resultados obtenidos depositados en
la red, resulta de interés
para los participantes en el proyecto la actualización del
mismo acorde con los resultados obtenidos.
6. Uso de las redes
informáticas en el trabajo en
equipo
En el proceso de integración del proyecto se
define su estructura, equipo de trabajo, los métodos de
comunicaciones, sistemas de
control y medios de
trabajo. En el proceso de trabajo en la medida en que el director
perfecciona sus relaciones, el grupo pasa a
trabajar como un equipo integrado en el que las caracterizaciones
de los problemas, el
diagnóstico, las evaluaciones y propuestas de decisiones
se implementan de forma eficaz.
El equipo de trabajo evalúa opciones acerca del
método de comunicación con sus integrantes de acuerdo
con los medios
disponibles. Las opciones pueden ser:
- Informes escritos.
- Disquetes.
- Correo electrónico
- Servidores. Web Central.
Las técnicas de comunicaciones y las redes
informáticas bien utilizadas evitan el papeleo y las
reuniones superfluas. Los informes
escritos y el papeleo entorpecen el trabajo fundamental del
director del proyecto.
Los directores de proyectos se quejan de la cantidad de
informes y diversidad de jefes y partes interesadas en la
ejecución del proyecto que solicitan informes muy variados
y diversos. Una buena solución al problema es depositar el
proyecto en formato electrónico en la red y mantener
actualizada su ejecución por cortes, configurando el
sistema para hacerle llegar mediante páginas
Web la información que requieren las partes
interesadas a partir de una información primaria
actualizada del proyecto. Por otra parte es posible darle acceso
al servidor a las
partes interesadas para que puedan buscar ó ampliar el
nivel de información desde las páginas
Web.
Un sistema de equipos de
trabajo mediante correo electrónico, especialmente si
se integra a la aplicación Microsoft Outlook ofrece la
posibilidad de comunicar información básica sobre
el proyecto, incluyendo información de asignación
de tareas y actualización de tareas. Las reglas de
mensajes pueden hacer que la actualización del archivo de
proyecto se realice de manera más rápida y
fácil.
La combinación del Project, Outlook y Web Central
permiten lograr lo siguiente:
- Los miembros del equipo de trabajo pueden ver las
tareas de todos sus proyectos al mismo tiempo. También
pueden ver las tareas en un Diagrama de Gantt, pueden agrupar,
ordenar y filtrar dichas tareas. 
- Los miembros del equipo de trabajo pueden ver la
información más reciente para el proyecto
completo, tiene acceso a sus tareas asignadas a
discreción del administrador
de Microsoft Project Central que facilita los accesos
necesarios. - Pueden crear nuevas tareas y enviárselas para
incorporarlas al archivo de
proyecto.
El sistema se deposita en un servidor donde
cada director de proyecto puede inicialmente depositar su
documentación y posteriormente la
actualizará desde el lugar de origen a través del
correo electrónico, disquetes o directamente en el
servidor, de acuerdo con los cortes programados para informar del
cumplimiento de los objetivos asociados a los criterios de
medida.
En este proceso el correo electrónico puede ser
usado con grandes ventajas. Los ajustes del sistema deben ser
enviados a los integrantes del equipo de trabajo para garantizar
un buen cumplimiento de las metas en el próximo
corte.
A las partes interesadas se les puede seleccionar la
información de su interés y
enviarles a través del correo electrónico la misma.
[11].
El correo electrónico es también empleado
en el trabajo del equipo de dirección a través de
la transferencia de información entre las partes
interesadas en los proyectos. Pueden ser enviados diagramas de
barras con la programación, tablas y gráficos representativos del avance del
proyecto, curvas de costo y tiempo planificadas con su
cumplimiento y otras muchas mas en dependencia de las
características del proyecto y las necesidades de
información de la gerencia en el corte programado. Las
páginas web son una herramienta muy empleada por las
facilidades que brindan para la interpretación de los
resultados en gráficos y tablas.
El uso de las páginas Web con sus vinculaciones
permite establecer la
comunicación necesaria con la gerencia de la empresa y las
partes interesadas. Las páginas Web con la
información de las disponibilidades en los almacenes de
recursos garantizan una mejor gestión de la
logística en los proyectos.
El proyecto en soporte informático brinda las
posibilidades de garantizar en el proceso de control de
ejecución por cortes la información a las partes
interesadas a través de páginas Web o entrada al
servidor donde se encuentra la información actualizada.
Facilita la comunicación entre los especialistas
interesados en los resultados de las tareas anteriores para dar
una continuidad consecuente con los mismos, independientemente
del lugar o país donde se encuentren. Permite una
información personalizada al cliente o financista en
función del avance del proyecto. Todas estas ventajas son
elementos importantes a tomar en cuenta por los que aprueban los
proyectos en los procesos de licitaciones.
Como se observa en el esquema existen múltiples
áreas que deben interactuar con la base de proyectos
almacenada en un servidor central como por ejemplo, la
Dirección de Relaciones Internacionales puede gestionar y
negociar el financiamiento de los proyectos y controlar la
ejecución de los contratados en función de cumplir
con los compromisos internacionales. Esto no es posible, si no se
dispone de una herramienta como la que se presenta. Otro tanto
sucede con las estructuras
gerenciales de carácter
científico (Comisiones, Secciones y Consejos
Científicos).
Una de las funciones
principales de la Dirección de Relaciones Internacionales
es el establecimiento de las relaciones con las instituciones
o piases que tengan las posibilidades de aportar financiamiento
para el desarrollo de los proyectos conjuntos de
investigaciones.
Con tal motivo se establecen un conjunto de estrategias
con el objetivo de fortalecer estas relaciones y búsqueda
de los nichos que tienen posibilidades de brindar financiamiento
para la ejecución de proyectos como pueden ser las Redes,
las Organizaciones
Internacionales y becas entre otras.
El proyecto es una de las principales vías para
lograr financiamiento y el estudio de concepción y
diseño del proyecto haciendo uso de sistemas
informáticos aportan un valor agregado
al mismo que eleva las probabilidades de aprobación de los
proyectos en los procesos de licitaciones tanto nacionales como
internacionales.
En el diseño de los proyectos deben estar previstas las
salidas internacionales propias del trabajo científico que
desarrollan los especialistas asociadas a las distintas tareas o
la salida puede ser también considerada como una tarea en
el proyecto.
Una Dirección Integrada de Proyectos existirá
cuando los procesos de concepción, planificación,
control, evaluación, pronóstico y cierre
estén integrados a los procesos que se realizan en las
áreas estratégicas de la estructura
funcional.
En la planificación el informe final de
la salida depende de los resultados de la patente y éste
está programado varios días después del
regreso de la salida internacional. La programación puede
ajustarse a las necesidades del proyecto y facilitar el trabajo
de relaciones internacionales ya que en un momento determinado
puede rastrear los proyectos con un motor de
búsqueda y encontrar las salidas planificadas para el
próximo periodo y organizar de mejor forma su trabajo. El
informe aparece
en Word vinculado al Project para desde el mismo sistema
acceder a su contenido en caso necesario por las partes
interesadas. Esta misma imagen puede ser
obtenida en página Web
o como imagen.gif desde el Project. Lo importante es definir un
cronograma de ejecución e informarlo a las partes
interesadas para después controlarlo y proceder a los
ajustes necesarios. En ocasiones es mas importante mantener la
información actualizada con resultados de calidad que el
cumplimiento en tiempo. En el proceso de Ciencia e
Innovación Tecnológica lo primario es el
cumplimiento de los objetivos con calidad
En el
caso de proyectos con compromisos internacionales en los que la
dirección está comprometida es posible monitorear a
distancia el cumplimiento de los compromisos. Cuando es necesario
obtener el balance de trabajo con alguna institución
internacional es posible también rastrear los proyectos
con sus compromisos y cumplimientos sin molestar a los
especialistas y conocer de los avances de los mismos.
La tarea 20 ejecuta la determinación en España y
tanto el MES como el ISPJAE están al tanto de la
determinación para ejecutar sus tareas. Si se dispone de
un servidor y comunicación con Internet, desde España es
posible depositar el informe final de la determinación
para que las tareas siguientes puedan continuar con la
ejecución del proyecto. La vinculación a
través de los servidores facilita la comunicación
entre los especialistas. Si no se dispone del servidor es posible
emplear el correo electrónico o el traslado de la
información haciendo uso de los disquetes. El sistema
facilita la integración a distancia brindando la
información necesaria para garantizar la correcta
continuidad del proyecto.
En los
proyectos que tienen financiamiento internacional es importante
conocer en un corte del proyecto si se ha gastado mas o menos de
lo presupuestado. La vinculación con contabilidad cuando
se tiene el centro de costo por proyecto es importante como medio
de garantizar la confiabilidad del uso del financiamiento. Las
tareas de capacitación establecen un vínculo
importante con el proceso de Posgrado.
Educación de Posgrado. La actividad de posgrado
está muy relacionada con Ciencia y Técnica en el
ciclo de formación de la fuerza de
trabajo para garantizar la introducción de los resultados, la calidad
de los contenidos del posgrado, el uso de los estudiantes de
posgrado en el desarrollo de los proyectos de investigaciones y
el desarrollo de los doctorados, maestrías, especialidad y
diplomados en función de las direcciones principales del
desarrollo del país. El proyecto es una vía
importante de integración de la investigación y el
posgrado.
Los doctorados pueden ser programados como subproyectos con
tareas que responden al diseño del proyecto con su
producción científica definida. En este marco
cooperativo, el proyecto tiene tareas que brindan soluciones al
doctorado y éste a su vez brinda información a
otras tareas del proyecto. La generalización de los
resultados requiere en la mayor parte de los casos de un proceso
de capacitación a través de los estudios de
postgrado.
Los doctorados que se desarrollan en el extranjero pueden estar
contenidos como subproyectos en la programación
estructurada garantizando el intercambio de información a
distancia a partir del proyecto en formato
electronico.
El postgrado es un proceso consustancial al proceso de
investigación. El proyecto de
investigación cuando su resultado está asociado
a un producto o
servicio debe
ser diseñado a ciclo completo y en el mismo debe estar
concebida la formación del hombre que es
el ejecutor principal del proyecto y los resultados
obtenidos.
La integración del doctorado, maestría o diplomado
como resultados de los estudiantes vinculados al proceso, permite
hacer uso del financiamiento del proyecto en función de la
formación del personal. En
ocasiones se dificulta la obtención de financiamiento
externo para la ejecución de doctorados y en estos casos
cuando se integra con un proyecto se facilita la obtención
del financiamiento.
En este marco el proyecto tiene tareas que brindan
soluciones al doctorado y éste a su vez brinda
información a otras tareas del proyecto estableciendo un
proceso continuo integrado de trabajo científico.
El proceso de capacitación está presente en la ( I
+ D ) integrado a la aplicación de la DIP sin el cual no
es posible garantizar que los especialistas y trabajadores
estén preparados para el proceso de cambio y la
implantación de los sistemas informáticos de
avanzada, con el objetivo de lograr el proyecto de
investigación en formato electrónico.
El proceso de cambio
requiere de un estudio detallado de las condiciones objetivas de
la empresa, análisis de los procesos claves por
prioridades, selección de los lideres de procesos,
capacitación de los lideres, un sistema de
información y formación montado en una
plataforma informática que permita a todos los
trabajadores hacer uso de la misma de acuerdo con sus
posibilidades de tiempo y motivación. La medición del impacto de la
capacitación en función de las transformaciones en
el proceso de cambio, brindan los criterios necesarios para
evaluar su proceso de ejecución.
La Dirección Económica resulta un punto importante
en el proceso ya que es la encargada de la adquisición de
los recursos, así como de las inversiones.
Para ella resulta interesante y casi indispensable el concepto de Fondo
de Recursos Compartidos y el análisis de las Curvas de
Distribución de Recursos claves las cuales se pueden
obtener en Excel de los
datos provenientes del Project. La determinación de las
compras a partir
de los recursos programados, la entrada y salida en almacenes
publicada en páginas Web y el apoyo de la contabilidad a
partir de definir el centro de costo por proyecto puede brindar
la información necesaria en los cortes y proceder a la
toma de decisiones. La curva de la S de costo acumulado contra
tiempo planificada con los puntos de control por cortes, permite
conocer con el apoyo de la contabilidad, la evolución del proyecto con el objetivo de
tomar las decisiones que corresponden en cada corte donde se
dispone del SPI y el CPI como indicadores de tiempo y costo [ 8
]. En el caso que los dos sean positivos la evaluación es
excelente 5 puntos, si son negativos es mal 2 puntos y para
evaluaciones intermedias se alcanzan las evaluaciones de 3 y 4
según corresponda. Esta evaluación se refleja como
información del tablero de comando operativo del proyecto
en la base de datos de proyectos en ejecución del la cual
es posible acceder al proyecto directamente o a través de
una página
Web. El análisis del resultado comparado con la
línea base permite determinar la evaluación del
proyecto atendiendo a los criterios anteriormente
expresados.
Cuando se dispone de una herramienta como la que se
presenta, la información a distancia y el control por la
estructura funcional se facilita.
El Concepto de Normalización, Metrología
y Gestión de la Calidad forman parte del proceso de ( I
+ D ). La primera etapa es preguntarse si el resultado que se
obtiene es mejor que lo que se ejecuta en la actualidad. El nuevo
procedimiento es superior al que se ejecuta actualmente? En que
medida es superior? Genera una nueva norma para la empresa que
garantiza un paso superior en el desarrollo? El otro aspecto es
la forma en que se miden los parámetros o indicadores para
poder
compararlos y sacar las conclusiones. La Ciencia comienza cuando
se empieza a medir bien. El equipamiento asociado al proceso debe
responder a los parámetros exigidos para garantizar la
calidad del mismo. Lo nuevo sustituye a lo viejo cuando se
demuestra científicamente que es superior. [5]
En la etapa final de cierre del proyecto es
imprescindible evaluar el cumplimiento de los objetivos. De no
cumplirse los criterios de medida antes de pasar al cierre es
necesario proceder al reajuste de la ejecución hasta tanto
estos estén cumplidos.
Base de datos de proyectos terminados.
En los sistemas nacionales, donde se genera información en
los diversos lugares del país es necesario crear sistemas
de bases de datos territoriales y enviarlas a una base de datos
central donde pueden ser publicados los resultados para un uso
compartido del sistema de conocimientos de los proyectos. Este
proceso contribuye con la integración y la
cooperación entre los participantes en el proceso de
Ciencia y Técnica. [13].
En la medida que los proyectos concluyen con el cumplimiento de
los objetivos previstos en formato electrónico, se hace
imprescindible su incorporación a la base de datos de
proyectos terminados con los siguientes objetivos:
- Almacenamiento de la experiencia de proyectos en un
formato de fácil acceso para los usuarios. - Para el desarrollo de nuevos proyectos es necesario
revisar los proyectos terminados y tomar los módulos de
éxito ya diseñados para copiarlos y pegarlos en
los nuevos proyectos con el objetivo de hacer uso del conocimiento
ya elaborado y aplicado con los ajustes que la práctica
determinó. Ejemplos de módulos pueden ser los
procedimientos repetitivos, normas, instructivos, proformas de
contratos, procesamientos estadísticos,
evaluación de calidad, determinaciones o
caracterizaciones en laboratorios especializados y planos en
AutoCad
entre otros. - Es una base de información de conocimiento
para todos los directores de proyectos. - Permite analizar la información, estudiar las
regularidades y ganar en calidad en los próximos
proyectos. - El área de Planificación puede analizar
como se cumplieron los cronogramas y detectar las regularidades
con el objetivo de facilitar el trabajo de los directores de
proyectos y evaluar el impacto de los mismos. - Capacitación puede desarrollar programas
ajustados a las necesidades reales a partir de los resultados
de los proyectos ejecutados. Permite medir el impacto del
cambio en el centro y definir la estrategia de
capacitación. - Comercial y Economía pueden acceder a los
proyectos ejecutados y precisar o enriquecer sus procedimientos
con los módulos e indicadores globales. Permite
perfeccionar los precios y
las ofertas en las próximas licitaciones. El sistema de
bases de datos permite la evaluación del comportamiento
de los proveedores
con el objetivo de definir la estrategia logística con
los próximos proyectos. - El Dpto de Calidad debe verificar el cumplimiento de
los procedimientos desarrollados en tareas y realizar los
ajustes necesarios. - La dirección puede contar con una herramienta
de fácil uso para el acceso a los proyectos terminados
con el objetivo de mantener una mejora continua en
función del éxito de la empresa.
[13].
Los proyectos terminados deben tener referenciada toda
la producción científica alcanzada durante su
período de ejecución. La evaluación final de
los indicadores deberá desarrollare sobre la base de la
información recogida en los proyectos terminados.
La producción científica alcanzada en los proyectos
terminados estará a la disposición del resto de los
investigadores y constituye una base para la gestión del
conocimiento de los nuevos proyectos.
Para lograr estos objetivos es necesario:
- Los jefes de proyectos deben revisar los proyectos
terminados agregándoles todos los detalles con los
éxitos y los conflictos
para almacenarlos adecuadamente en la red. Debe hacer uso de
Archivo, propiedades para la entrada de la información
básica y facilitar su recuperación. - Informática debe definir el lugar de
almacenaje en la red como solo lectura para
propiciar el uso de la información. - Informática debe diseñar las bases de
datos con vínculo a los proyectos y garantizar el
mantenimiento necesario a las
mismas. - Es necesaria una capacitación general a jefes
de proyectos y partes interesadas para el uso y
explotación de las bases de datos.
El proyecto en formato electrónico está
siendo empleado por especialistas en diversos centros y se
pretende en un corto plazo brindarle la oportunidad al resto de
los especialistas el uso de estas tecnologías apoyadas por
las redes informáticas existentes, la Intranet o Internet.
En el contenido del tema se desarrolla una síntesis
de la metodología empleada para la planificación y
control de los proyectos de investigaciones y se destaca el uso
de las herramientas
informáticas para dar solución a los problemas
profesionales tomando como base en el análisis los
sistemas como el Microsoft Project 2002 y el Web Central,
así como su integración con los componentes
básicos del Microsoft Office 2000.
Un proyecto bien planificado, con estudio de
alternativas, evaluaciones, con una buena programación
estructurada, definiciones de calidad y presupuesto, facilita la
tarea de dirección en la etapa de
ejecución.
La etapa de control de ejecución de proyectos es
la más compleja del proceso y debe ser abordada con fechas
de corte en función del cumplimiento de los objetivos
parciales, representados en la programación estructurada
por los hitos donde se reflejan los criterios de medida asociados
al control del costo, el tiempo, la calidad y la
logística. [12]
En la ejecución es necesario desarrollar un
trabajo de dirección en equipo donde el papel del
director de proyectos como líder
es decisivo. En este proceso el concepto de mapa
informático facilita la interpretación grafica de
los controles por cortes que se ejecutan en el sistema apoyado
por las páginas Web. La caracterización de los
problemas, con el análisis de la información
requerida, permite hacer un diagnóstico con el objetivo de
realizar un control de ejecución del proyecto y evaluar el
desempeño en los distintos niveles de la
estructura.
Las facilidades que brinda el sistema de enviar a
través del correo electrónico todo el proyecto o
una parte del mismo como un módulo a los interesados para
que analicen la parte que les corresponde y tomar las medidas
pertinentes para acometer las tareas que le competen, de acuerdo
con los resultados obtenidos por los antecesores, permite
desarrollar el trabajo conjunto y las valoraciones integrales que
garantizan una dirección eficaz del proyecto desarrollando
la creatividad y
la innovación con participación activa del equipo
de dirección, permitiendo la racionalización de los
informes y reuniones superfluas que generan pérdidas de
tiempo innecesarias.
La combinación del control del tiempo y el costo,
tomando las incidencias de la calidad y la logística, [12]
el empleo de un
sistema de costos eficiente que le permite evaluar alternativas y
hacer uso del flujo de caja,
permiten desarrollar los conceptos de gerencia por proyectos
acorde con las exigencias actuales del entorno en costo, calidad
y tiempo.
El uso del Project integrado con el Word, Outlook,
Excel y Access; el
envío del proyecto a través de la mensajería
electrónica; desarrollan de manera integral
en los especialistas e investigadores las habilidades en la
aplicación de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, las cuales permiten su
actualización permanente a distancia. Actualmente, la
mayoría de las instituciones
de científicas, docentes y de producción cuentan
con una red donde se
soportan al menos los servicios de
mensajería electrónica y Web atendidas por personal
informático competente y capaz de garantizar un mayor
tráfico de la información de proyectos.
La integración del sistema de Ciencia y
Técnica tomando como unidad básica el proyecto y la
unidad mínima de control la tarea resumen estructurada en
el proyecto, apoyándose en la TIC para garantizar la
publicación y comunicación entre las partes
interesadas y permiten organizar la estructura matricial de DIP
con la integración del área de
investigación, postgrado, relaciones internacionales,
computación, el consejo científico y
economía en los centros.
La metodología garantiza un sistema único
de documentación de proyectos sobre una base
informática de fácil acceso a los integrantes del
proceso de Ciencia y Técnica, garantizando la
comunicación entre los participantes y la
interpretación de los resultados en los cortes programados
en el sistema.
El desarrollo educacional, cultural e informático
actual y perspectivo y su vinculación con la
investigación requiere de un cambio de estilo en la
dirección de la Ciencia y la Técnica, creando las
condiciones necesarias para el éxito de la
aplicación de la Dirección Integrada por Proyectos
haciendo uso de las NTIC con el objetivo de lograr una correcta
correspondencia entre la alta calificación del personal
científico y las tecnologías de avanzada en el
campo de la investigación con la Dirección de este
importante proceso para el desarrollo del país.[6] Dr. R
Delgado. rdelgado[arroba]reduniv.edu.cu
9. Bibliografía.
- 1 Antil, M James. Critical path method in contruction
practice. 1968 - 2 Martino. Método del camino crítico.
1973. - 3 Delgado, R. Organización del diseño
de un problema de investigación científico.
Evento 250 Aniversario Universidad
de la Habana. Dic./77. - 4 Leonovich, I. Delgado R. El perfeccionamiento del
proceso docente en la especialidad de carreteras mediante la
utilización de la computación. V Escuela
Internacional de Verano sobre la aplicación de la
computación en la Educación
Superior. 1986 - 5 Delgado, R. La Normalización y la introducción de
los resultados de la Ciencia y la Técnica. XX
Convención Internacional de la UPADI. Palacio de
Convenciones. Oct./ 88. - 6 Resolución económica del V Congreso
del Partido Comunista de Cuba,
1997. - 7 Bakert. B. Alta dirección de I + D. National
Aeronautics and Space Administration. US.1997. - 8 Delgado, R. Vérez, M. Un sistema informativo
para la dirección de proyectos. Project Management.
Universidad
98. ISPJAE. 1998. - 9 Microsoft Project para Windows 95.
McGraw-Hill. Madrid. 1998. - 10 Project Management Institute. A guide to the
project management. Body of knowledge. PMBOCK Guide 2000
Edition. - 11 R. Delgado; M. Vérez; Dr. K Roehric, U.
Humboldt. La Dirección Integrada de Proyectos ( Project
Management ) haciendo uso de las Nuevas
Tecnologías de la Informática y las
comunicaciones aplicadas al CGLALE. Kologische Hefte der
wirstschaft. Helf 1 b / 2 001. pag. 99 –108. ISBN-No
392603-95-0. - 12. R. Delgado; Dr. Michael Fritsch, LGF,
Agrarinformatik, LGF, Berlin. U. Humboldt. Estudio Logistico de
proyectos. Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001.
pag. 89 – 98. ISBN-No 392603-95-0. - 13 R. Delgado. M. Montes. M. Torres. La Direccion
Integrada de Proyectos apoyada por las bases de datos.
Ponencia. Forum de Ciencia y Tecnica.
Junio/2003.
Autor:
Dr. M Sc. Ing. Roberto Delgado Victore
Profesor Titular.
Instituto Superior Politécnico José Antonio
Echeverría.
Asesor de la Dirección de Ciencia y Técnica del
Ministerio de Educación Superior.
MES.
Lic. Maria Antonia Vérez García. Profesora Adjunta
de la Facultad de Ingeniería
Industrial. ISPJAE.