La Dirección Integrada de Proyectos haciendo uso del fondo de recursos compartidos como medio de integración de la empresa en perfeccionamiento
Indice
1.
Introducción
2. Copia de dos proyectos integrados en
un proyecto principal.
3. Análisis de los proyectos que
tienen incidencia los días de máximo recursos en el
fondo de recursos compartidos.
4. Conclusiones.
5. Bibliografía.
La Dirección Integrada de Proyectos incluye
dentro de sus principales objetivos la
optimización de los recursos a partir
de la integración del trabajo por proyectos en la
empresa, lo
que constituye una necesidad y un reto que exige el entorno
competitivo actual para garantizar los requisitos del cliente y las
partes interesadas.
Los objetivos de
los proyectos responden a la misión de
la empresa y
aunque estos son diferentes, los recursos son comunes a los
mismos, por lo que si los compartimos permiten la
integración a través de un fondo de recursos
compartidos para la optimización de los recursos a partir
de tener definidas las prioridades de los proyectos.
Los recursos
humanos, equipos, materiales y
el financiamiento
constituyen la base para la formación del fondo de
recursos compartidos, sobre el que actúan comercial,
planificación, compras, contabilidad,
economía,
los talleres y los departamentos especializados de la estructura
funcional. Si se dispone de un sistema
informático capaz de facilitar la planificación y control de los
recursos sobre un fondo compartido se garantiza la
integración de la empresa en
función
de su perfeccionamiento.
La asignación de recursos en un solo proyecto no
permite hacer un buen uso de los recursos de la empresa. El
almacén
de proyectos con un fondo de recursos compartidos y la
definición de las prioridades por proyecto,
permiten un uso continuo de los recursos
humanos, la optimización de los recursos materiales y
los financieros.
El fondo de recursos compartidos es la base de la logística y el control de
ejecución de los proyectos. El MS Project 2002, su
integración con el Office 2000 y las
técnicas de almacén de
información con los sistemas de
bases de datos
como interfases, facilitan la gestión
estratégica integrada de los recursos a nivel de
empresa.
La integración de la empresa es una necesidad y un reto
actual para garantizar la competitividad. La logística es uno de los procesos
principales que requieren su incorporación a la
Dirección Estratégica Integrada de Proyectos ( DIP
) con el objetivo de
lograr un mejor uso de los recursos necesarios a los proyectos de
acuerdo con el cronograma de ejecución previsto. El fondo
de recursos compartidos es una buena solución para lograr
la integración de la empresa.
Una de las mejores formas de trabajar los recursos cuando se
manejan varios proyectos es la de crear un fondo de recursos
compartidos sobre el cual inciden todos los proyectos, de esta
forma se pueden realizar correctamente los balances, las curvas
de suministro y los pedidos para garantizar el suministro de los
recursos en función de
la programación de los proyectos.
A nivel de empresa, cuando se trabaja por proyecto, es necesario
elaborarlos individualmente con sus características y particularidades para
posteriormente hacer el análisis general, realizar el balance de
recursos y la logística en un proceso
integrado que responda a las necesidades de la empresa. [7]
Para lograr la integración de los proyectos con el
objetivo de
analizar los recursos a nivel de empresa se emplean diversos
procesos:
2. Copia de dos
proyectos integrados en un proyecto principal.
La curva sumatoria de recursos en proyectos copiados
funciona pero no es el método mas
recomendable. Las dependencias 3 entre el proyecto Balance 2 no
se corresponde con la realidad. [9]
Incorporación de subproyectos en un proyecto
principal.
Una variante muy usada es la elaboración de proyectos
independientes y posteriormente incorporarlos en un programa
principal como subproyectos. [6]
-Crear un fondo de recursos compartidos.
A continuación se expresa la forma mas recomendada de
proceder siguiendo los siguientes p
sos:
– Crear el almacén de proyectos que contienen los
recursos que serán compartidos.
– Identificar los recursos que serán compartidos con el
mismo nombre.
– Seleccionar un nuevo proyecto P1 con la fecha inicial que los
contiene.
– No poner ninguna tarea en el nuevo proyecto P1.
- Seleccionar el primer proyecto.
- Compartir los recursos.
- Repetir el proceso para
cada proyecto. - Cerrar los ficheros y comprobar los resultados con
las curvas de distribución de recursos.
Esta variante permite obtener información en el fondo de recursos para
ajustar los proyectos o estudiar algunas variaciones de acuerdo
con las capacidades máximas.
En el libro de
texto La
Dirección Integrada de Proyectos haciendo uso de las
nuevas
tecnologías de la informática y las comunicaciones
[14] se desarrolla el tema con mayor amplitud y se ilustran
ejemplos en el CD anexo al
libro.
En la ayuda del MS Project 2 002 puede encontrarse la
forma de usar el FRC y como acceder al mismo con las diferentes
variantes de acceso.
Definidos los proyectos y el fondo de recursos compartidos de los
materiales claves se presentan múltiples conflictos que
es necesario analizar y buscar las soluciones
correspondientes en el proceso de planificación, con el
objetivo de facilitar el proceso de ejecución.
El soporte informático a través de su ayuda brinda
la posibilidad de obtener la curva de distribución de recursos del fondo,
identificar los conflictos y
buscar los proyectos que pueden ser ajustados con el objetivo de
resolver los conflictos. Las posibilidades del sistema permiten
obtener la curva de distribución de recursos del fondo y
el diagrama de
barras del proyecto en estudio en una misma pantalla y proceder a
realizar los ajustes necesarios en las dos ventanas, observando
las variaciones que se producen en el fondo en un proceso
interactivo. [6]
El almacén de recursos es una herramienta para el balance
de recursos y la logística en la etapa de diseño
en el proceso de
integración de la empresa. El proceso de control de
ejecución de los proyectos, permite controlar las compras, la
disponibilidad en los almacenes y el
suministro de los proveedores.
3. Análisis de los proyectos que tienen
incidencia los días de máximo recursos en el fondo
de recursos compartidos.
En el FRC de los materiales se presentan los principales
conflictos que afectaran el proceso de ejecución y es
necesario estudiarlos y darle la debida solución. Para
resolver este problema es necesario identificar los proyectos que
inciden en el máximo y analizar las tareas que tienen
posibilidades de ser desplazados haciendo uso de las holguras,
los calendarios, las asignaciones o variando la programación.
En este caso se tomó el proyecto P3 y se
desplazó la tarea AC un día. Este efecto en el
fondo de recursos puede ser observado dividiendo la pantalla y
colocando el diagrama de
barras de P3 en la parte superior y el fondo de recursos en la
inferior. Esta herramienta ayuda en el momento de ejecutar los
ajustes con el objetivo de garantizar la mejor
distribución de los recursos. Con los sucesivos
corrimientos de las tareas en este caso, es posible observar como
se resuelve el conflicto.
[9]
Con el otro desplazamiento de la tarea AE se logra obtener el
requerimiento deseado en la curva de distribución de
recursos del fondo representativo de la programación de
los proyectos a nivel de empresa.
Esta curva es la base para proceder a realizar el suministro de
recursos en función de la capacidad del almacén y
la frecuencia de suministro.
Otra forma de proceder en el fondo de recursos es
transfiriendo la información de las curvas de
distribución de recursos de cada proyecto P1, P2 y P3 al
Excel.
El procedimiento
parte de seleccionar el proyecto de menor fecha de inicio y
transferir la curva de distribución del recurso al
Excel.
Posteriormente repetir este proceso con el resto de los
proyectos. [6]
El asistente para la exportación del fondo de recursos
compartidos del Project al Excel facilita la integración
entre el director de proyecto, planificación, economía y
compras.
En los siguientes gráficos se muestran los valores en
Project y Excel.
De igual forma se procede con el fondo de recursos.
Es posible transferir solamente el fondo de recursos ya
balanceado en el Project.
En el gráfico se muestra la curva
en Project con 10 unidades de recursos y su correspondiente curva
en Excel. Con la información en Excel se facilita la
obtención de las curvas de suministro para garantizar la
logística. [14]. El sistema Excel brinda una gran variedad
de formas de representación de la información y
puede adecuarse fácilmente a las necesidades de
información de las dependencia de la estructura
funcional de la empresa, los proveedores y
el cliente. El nivel
de información compartido contribuye con la
integración a nivel de la empresa. [9]
La curva sumatoria de los recursos se comprueba con los valores
obtenidos en el Project. El gráfico muestra las
curvas de los proyectos y la sumatoria en Excel.
El procedimiento
brinda la oportunidad de disponer de las curvas de
distribución de recursos tanto de los proyectos
individuales como del fondo de recursos compartidos representado
por la Suma en este caso. Este proceso permite balancear los
recursos a nivel de empresa o grupo de
proyectos con el objetivo de garantizar una adecuada
planificación y un aseguramiento del suministro de los
recursos en función de la programación de los
mismos y la disponibilidad de financiamiento
en la empresa para que el departamento de compras ejecute las
mismas. En ocasiones las programaciones de los proyectos
responden a sus requerimientos y cuando se obtiene la demanda de la
empresa se producen ajustes acordes a los intereses de la misma
en función de los clientes y las
prioridades de los proyectos.
La curva de distribución de recursos del fondo de recursos
compartidos de materiales es la base para determinar la curva de
suministro que será usada en la logística y
posteriormente es la herramienta de trabajo del departamento de
compras en la empresa durante el proceso de ejecución.
[7]
– Fondo de recursos compartidos. Fuerza
de trabajo.
La programación de un conjunto de proyectos requiere del
análisis y optimización de los recursos
humanos.
En este marco los recursos humanos requieren de una
distribución y organización adecuada con el objetivo de
hacer el mejor uso del mismo.
El concepto de
organización por equipos en cuadrillas o
brigadas facilita este análisis.
En las siguientes figuras se evalúan dos proyectos Q1 y Q2
con su distribución de tareas y la asignación de
las cuadrillas C1 y C2 tal y como se muestra en la curva de
distribución de recursos y el diagrama de barras.
En el proyecto Q2 se muestra la tarea ER programada para 7
días con la distribución de recursos para una
cuadrilla como capacidad máxima.
En el fichero del Fondo compartido de recursos FFF se muestra con
la distribución de los proyectos Q1 y Q2. Se refleja el
uso de los recursos C1 Y C2. [14]
En el caso de la cuadrilla C1 se aprecia que no tiene asignado
trabajo el jueves y viernes. El sábado y el domingo no se
trabaja según el calendario definido.
Con la programación de Q1 y Q2 es necesario
proceder a programar el proyecto Q3 definido con la prioridad 3.
Para este proyecto, que tiene fecha de inicio 14.02.02, es
necesario disponer de la información del uso de los
recursos C1 y C2 en Q1 y Q2. El fondo de recursos brinda esta
información.
Inicialmente se asignan los recursos C1 y C2 en proyecto Q3 de
acuerdo con los requerimientos del mismo. Se procede a incorporar
el proyecto Q3 al fondo de recursos compartidos y
automáticamente se cubren los espacios disponibles, que no
han sido usados por los proyectos anteriores Q1 y Q2.
A continuación se obtiene la curva de
distribución de recursos del fondo de recursos compartido
y se muestran las zonas de conflictos como se aprecia en
las siguientes curvas para los recursos de C1 Y C2 que parten de
considerar en este caso la asignación de una cuadrilla
como capacidad máxima.
En el fondo de recursos compartidos FFFF se aprecian los
tres proyectos Q1, Q2 y Q3 con la zona de conflicto del
recurso C1 con capacidad máxima de una cuadrilla.
[13]
Para resolver la zona de conflicto puede procederse con
diversos procedimientos.
- Incrementar la capacidad máxima a dos
cuadrillas creando espacios en blanco. - Incrementar los turnos de trabajo para la misma
cuadrilla en las correspondientes fechas. - Ajustar los calendarios.
- Contratación de nueva fuerza de
trabajo para el periodo de conflicto. - Subcontratar el trabajo a
otra entidad. - Ajuste del calendario de tarea a los espacios
disponibles y corrimientos hasta satisfacer los requerimientos
en la programación garantizando un trabajo continuo del
recurso.
Para desarrollar el último procedimiento se edita
el fichero de recursos compartidos con la programación del
proyecto Q3 con prioridad 3 en la pantalla dividida como se
muestra en la figura. Se procede al estudio de la tarea AAA
dividiéndola, haciendo uso del icons y
desplazándola hasta que permitan la utilización
continua del recurso C1 eliminando la zona de conflicto. [2] Para
este caso la programación de la fuerza de trabajo mantiene
una actividad continua en los proyectos priorizados y los que
tienen menos prioridad (3) hacen un uso discreto de la fuerza de
trabajo.
Este proceso se desarrolla por desplazamientos sucesivos
hasta alcanzar la solución de forma interactiva observando
directamente en la curva del fondo compartido los desplazamientos
realizados. Este proceso debe ser realizado con el mínimo
posible de desplazamientos para garantizar un trabajo continuo de
la fuerza de trabajo.
Puede observarse en la solución final, que la
duración total de la tarea AAA aparece representada por 15
días según el calendario en el proceso final y
tenia 8 inicialmente. Para este caso el tiempo real de
ejecución y el costo para esta
tarea permanecen constantes. El desplazamiento final es desde el
jueves 14 hasta el miércoles 27.
En el fichero del fondo de recursos compartidos puede apreciarse
la distribución de la cuadrilla C1 en los proyectos Q1, Q2
y Q3. [14]
Se destaca la división de la tarea AAA para asumir el uso
continuo de C1.
El uso del fondo de recursos compartidos de la fuerza de trabajo,
permite analizar su distribución y estudio con el objetivo
de garantizar un correcto uso de la misma en los proyectos. Esta
información debe ser publicada en la red por recursos humanos con
el objetivo de conocer la disponibilidad y restricciones de la
fuerza de trabajo en los nuevos proyectos en proceso de
planificación. [13]La información es imprescindible
para la planificación de los próximos proyectos
atendiendo a su prioridad. La evaluación
del desempeño en los cortes es también
controlada por la estructura funcional y registrada en la
base de datos
de recursos humanos. Tanto los recursos materiales como los
humanos requieren de un financiamiento.
Fondo de recursos compartidos.
Financiamiento.
Uno de los problemas
fundamentales en los ajustes de los proyectos es el control de
los recursos financieros. En el sistema es posible determinar el
costo de las
tareas y la curva de distribución de los recursos
financieros en función del tiempo y a partir
de la misma definir el flujo financiero por etapas según
los requerimientos de la programación del proyecto. En el
gráfico se muestra la curva de distribución de
recursos y las etapas de entrega de financiamiento. El flujo de caja
que brinda el sistema se corresponde con este gráfico. La
curva de la S contribuye con el control de ejecución de
los proyectos.
Definido el costo en moneda nacional para todas las
tareas y asignando la moneda en USD para aquellas tareas que
así lo requieren como un recurso, es posible obtener la
variación del recurso USD en función del tiempo con
el objetivo de definir las etapas de entrega del financiamiento
en función de la programación del proyecto.
La curva de distribución de recursos puede ser transferida
al Excel y obtener la curva de costo acumulada vs tiempo, que
utilizada como costo planificado y el cumplimiento real por
cortes, brinda una imagen
gráfica que permite caracterizar la situación del
proyecto y calificar el mismo reflejándolo en el tablero
de comando. [9]
Este gráfico puede ser editado desde el Project
como página Web
con el objetivo de facilitar el acceso de la alta gerencia al
mismo y de esta forma interpretarlo y proceder a dar las
indicaciones correspondientes para garantizar la toma de
decisiones.
En el siguiente gráfico se muestra la curva de
distribución de recursos con frecuencia diaria con sus
costos para el
recurso C1. Este análisis puede desarrollase en
planificación, se evalúa en economía y lo
ejecuta compras con el financiamiento que aporte economía
a partir de las definiciones primarias dadas en comercial.
[2]
El balance de egresos e ingresos permite
conocer el flujo de efectivo
a nivel de la empresa. La curva de costo acumulado vs tiempo
(curva de la S) facilita la planificación y el control
haciendo uso de los datos que brinda
contabilidad
en el centro de costo por proyecto. La vinculación del
Project y el Excel permiten en la etapa de ejecución del
proyecto proceder a realizar los ajustes que normalmente surgen
en la zonas de conflicto.
Desde el Project pueden transferirse los valores de
costo por tareas al Excel y proceder a buscar los valores
acumulados para obtener las curvas de costo vs tiempo como se
desee acorde con la frecuencia o etapas que se quieran cubrir de
los proyectos o de la empresa en su totalidad.
Este análisis se corresponde con el flujo de caja
por recursos que brinda el Project. El Excel permite compartir la
información con la estructura funcional que debe hacer uso
de la misma. [10]
La misión
define la razón de ser de la empresa, los proyectos son
muy diferentes con objetivos asociados a la misión, pero
los recursos de la empresa son comunes a todos los proyectos y
para lograr la adecuada integración a nivel de empresa, el
fondo de recursos compartidos a partir de un almacén de
proyectos, juega un papel decisivo
en la proyección estratégica de las empresas que
están en el proceso de perfeccionamiento en función
de la excelencia empresarial.
El FRC es una herramienta de integración que garantiza la
dirección estratégica y brinda los elementos
necesarios para la evaluación
del parámetro logístico en el tablero de comando de
los proyectos.
En el análisis intervienen todas las dependencias claves
de la estructura funcional y los directores de proyectos, para
los cuales el nivel de información en el fondo de recurso
compartido es una gran ayuda para el desarrollo de
su trabajo. La alta gerencia se
informa sistemáticamente del uso de los recursos y de las
decisiones que se toman ante los conflictos que se producen
durante el proceso de ejecución con el apoyo del tablero
de comando.
La combinación de los proyectos en el almacén y su
fondo de recursos compartido permite la optimización de
los recursos materiales y el trabajo
continuo de la fuerza de trabajo con una programación que
permite dividir las tareas que tienen menor prioridad haciendo un
uso adecuado del financiamiento.
El proceso logístico por proyecto a nivel de empresa,
requiere de un trabajo integrado de los recursos en el fondo
compartido, con el objetivo de obtener las curvas acumuladas como
base de las curvas de suministro, de acuerdo con la
programación de los proyectos haciendo uso del MS Project
2002.
5. Bibliografía.
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Informática y las Comunicaciones. Libro de texto.
Editado por CETA. ISPJAE. Cuba. 2
003.
Autor:
Dr. M Sc. Ing. Roberto Delgado Victore. Profesor
Titular.
Instituto Superior Politécnico José Antonio
Echeverría.
Asesor de la Dirección de Ciencia y
Técnica del Ministerio de Educación
Superior. MES.
Lic. Maria Antonia Vérez García.
Profesora Adjunta de la Facultad de Ingeniería
Industrial. ISPJAE