Actualmente nos encontramos en una economía global y
competitiva, por lo cual es indispensable que los administradores
de las empresas
desarrollen estrategias que
les ayuden a satisfacer las necesidades de clientes quienes
son cada vez más exigentes; anticipándose a sus
requerimientos y dándoles un trato personalizado a cada
uno de ellos. En la actualidad, las compañías
buscan implementar sistemas para que
manejen todas las áreas del negocio de tal forma que
estén integrados. Muchas han buscado nuevas herramientas
tecnológicas para poder
optimizar los procesos
operativos internos para así ahorrar costos y ser
más eficientes, lo que tiene como consecuencia un mejor
posicionamiento y la atracción o bien
conservación de clientes. Los
sistemas de ERP forman
parte fundamental de las estrategias de
las grandes empresas
actuales.
Es importante que las empresas identifiquen cuales son
sus necesidades, para así saber que sistema
implementar; así se evitará elegir un sistema muy
sofisticado para una pequeña empresa, lo que
provocará que no se recupere la inversión; o bien elegir un sistema muy
simple para sus necesidades, lo que implicará
rediseñar en un futuro, para lo que se requiere una nueva
inversión.
Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), integra
los procesos
relevantes de una empresa. Las
transacciones quedan registradas desde su captura en una sola
base de datos,
en la cual se puede consultar en línea la información relevante. El sistema consta de
varias aplicaciones cuya integración soporta la
administración de la cadena de suministro y las
operaciones
día con día. Las ventajas que ofrece la
implementación de un sistema ERP son: Control de la
operación, eficiencia
administrativa, productividad,
servicio a
clientes, ahorros en costos
operativos, visibilidad de las operaciones,
soporte a toma de
decisiones, preparación para e-business,
diferenciación, entre otras; apoyando a distintas
áreas de la
organización como: compras, recursos
humanos, almacenes,
finanzas,
mercadotecnia,
etc… El procedimiento de
implementación cuenta con 6 etapas las cuales son:
Definición, entrenamiento,
modelación, configuración, puesta en vivo y
refinación.
La implementación de un sistema de ERP por lo
general es largo y complejo ya que implica rediseñar los
esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que
envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo
considerable de desarrollo,
además de inversión de tiempo. En la
mayoría de las empresas, se requiere remplazar la
infraestructura existente, lo que implica inversión de
capital
adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar
el negocio temporalmente para la implementación: por otra
parte es importante señalar que el grado de experiencia de
los proveedores es
un factor importante para el buen funcionamiento del
sistema.
Después de la implementación es importante
asegurarse de la calidad y en la
mejora del desempeño, para que así el sistema
funcione correctamente a largo plazo. También se debe
analizar constantemente el retorno de inversión y aspectos
clave como la optimización (El proceso de la
optimización es una herramienta para mostrar los
beneficios de la implementación del sistema de ERP y
alcanzar la esperada eficiencia
organizacional), la cual proporciona ideas que no fueron
consideradas durante la implementación como por ejemplo la
expansión del software implementado; es
importante ver a la optimización como un proceso de
mejora continua.
El éxito
de la implementación del sistema depende de la habilidad
de la empresa para
integrar y consolidar la funcionalidad del sistema de ERP. Si
una empresa
tiene bien estructurada y con una metodología bien definida la
implementación de un sistema de ERP, y logra progresar
desde la etapa de selección
hasta la etapa de operación, puede reducir el grado de
riesgo y
mejorar la probabilidad de
que dicha implementación sea un éxito.
Un estudio en Israel
encontró que diferentes compañías de
manufactura
ganaron beneficios diferentes también de las otras
empresas en la implementación del mismo sistema de ERP (1.
La mayoría de las implementaciones fueron adiciones al
sistema actuales o expansiones a módulos actuales para
soportar otras funciones o
tareas que fueran únicas para esa empresa.
"Neumáticos Goodyear" , fundada en 1898,
actualmente se extiende en seis continentes en donde produce
anualmente casi 150 millones de cubiertas de todos los tipos;
vende sus productos en
185 países, los fabrica en 77 plantas
distribuidas en 27 de ellos y ocupa un total de 88.000 personas;
cuenta con reconocimientos como: la certificación del
cumplimiento de las normas
internacionales de calidad ISO 9002, la
certificación QS 9000 para proveedores de
la industria
automotríz y la certificación ISO 14000
referida al cuidado y protección del medio
ambiente.
Esta empresa definió como objetivo para
toda la región, contar con sistemas y procesos comunes e
integrados con el fin de contar con información consolidada en toda la
región, fortaleciendo así las actividades de la
corporación en América
Latina, por lo que se implemento un sistema ERP, proyecto que
comenzó en el mes de abril de 1998 y constó de dos
etapas iniciadas simultáneamente en abril de 1998. En 1998
entraron en producción el proceso de Gestión
Comercial, que abarcó desde la carga de un pedido hasta el
pago de los clientes y al mismo tiempo, la
gestión
de compras,
proponiéndose el desafío de establecer la
implementación en forma conjunta como un mismo proceso
encadenado.
Cuando los administradores de una empresa se deciden a
invertir una gran cantidad de capital en una
implementación de un sistema de ERP hay un cambio total
de cómo opera la empresa,
comparado con la manera tradicional. Las organizaciones
que pueden adaptarse armoniosamente a un sistema de ERP pueden
aprovechar al 100% las ventajas y colocarse delante de las
demás, creando una ventaja competitiva
Un problema de empresas que han ido creciendo con el
paso de los años, es que éstas han ido adquiriendo
diversas compañías, las cuales manejan sistemas
transaccionales más pequeños unidos por otro ERP, y
en muchos casos diseñado especialmente a las necesidades
de cada compañía, por lo que se tiene que hacer una
gran inversión para la adaptación de éstos
sistemas.
La clave principal del proyecto de la
compañía Neumáticos Goodyear fue el trabajo en equipo
en el que debieron integrarse profesionales de distintas
compañías provenientes de los diferentes
proveedores de los sistemas elegidos sumados a la gente de
Neumáticos Goodyear.
En una economía global,
muchas veces el éxito de una compañía
depende de las inversiones
que ésta haga en tecnología. La
implementación de un sistema de ERP es un reto actual para
las compañías; y si se logra su buena
implementación y mejora continua puede significar el
éxito en la misma.
Bibliografía
- (1)Ahituv, N.(2002). A system development methodology
for ERP systems. http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?cual=bases:17 - The ABCs of ERP. CIO Magazine.8/10/02
http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html
- Nestlé's ERP Odyssey. CIO Magazine. 8/10/02
http://www.cio.com/archive/051502/nestle.html - Evolution of manufacturing planning and control
systems. 8/10/02. http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?cual=bases:17 - Grupo ASSA.
http://www.grupoassa.com/Espanol/clientes/casos.asp
- Sánchez Agustín, Los sistemas de
Información, un valor
estratégico para la empresa.
http://www.estrategia.net/estrategia/cs21/ana.htm
Autor:
Atte. Carolina Sánchez De Los
Ríos
Estudiante 5to Sem. LCPF
ITESM, Campus Guadalajara