Diseño e implantación de sistemas de información y procesamiento de datos para empresa

Indice
1. Parte
I: Análisis y diseño de
sistemas
2. Parte II: Selección del equipo e
implantación del
sistema

1. Parte I: Análisis y diseño
de sistema

Introducción
Con el fin de implantar un sistema de
información comercial, es necesario llevar a cabo un
estudio de
factibilidad. El primer paso del estudio es hacer un análisis del sistema actual
(es decir un Análisis de
sistemas). Este primer paso culmina en un informe de
investigación exploratoria que es revisado
por la alta gerencia para
determinar si es factible o no el llevar a cabo el proyecto de
sistema.
Diseños de sistemas es el
segundo paso y el mas creativo en la realización del
estudio de factibilidad,
comprende la determinación de los requerimientos del nuevo
sistema, esto incluye el trabajar con las personas y resolver los
problemas de
las áreas.
El tercer y ultimo paso del estudio de
factibilidad es la selección
del equipo una ves que el equipo ha pasado a formar parte
integral del nuevo sistema de información de la empresa, al a
que se le conoce como implantación de sistemas, se le
debe revisar periódicamente con el objeto de hacer
mejoras.
El propósito de este trabajo es estudiar los pasos que se
siguen en un estudio de factibilidad y la
implantación del proyecto de un
sistema.

En el estudio de factibilidad se siguen estos pasos
principales:

1. Análisis del sistema, incluyendo un informe de
   investigación exploratoria.
2. Diseño de sistemas.
3. Selección del equipo.

El primer paso se enfoca en el análisis de
sistemas que es una revisión completa y comprensiva
del sistema actual; este análisis le permite al comite de
estudio de factibilidad hacer comparaciones validas entre el
sistema actual y las muchas alternativas de sistemas factibles,
proporcionando con ello una base para la preparación del
informe de investigación exploratoria dirigido a la alta
gerencia. Una
vez que se ha tomado la decisión de implantar un nuevo
sistema de
información para el negocio, se especifican los
detalles del sistema.
El segundo paso del estudio del factibilidad es el diseño
del sistema en esta fase son necesarias la imaginación y
la creatividad;
de otra manera algunas de las debilidades básicas y de los
problemas
relacionados del sistema existente serán duplicados
inconscientemente por el grupo de
procesamiento de datos.

Propósito Del Estudio De Factibilidad
El propósito principal de un estudio de factibilidad, es
determinar la factibilidad o no factibilidad de aplicar
nuevos
procedimientos
de procesamiento de
datos y/o equipo a áreas funcionales seleccionadas de
una organización. En general se comienza el
proyecto de un sistema como una respuesta a algún
problema.
Estos problemas pueden conducir a un estudio de sistemas que a su
vez lleva a la modificación del sistema actual o al
desarrollo de
uno nuevo.

Después de hacer un análisis completo de
todos los hechos que afectan al (los) problema (s), el grupo del
estudio de factibilidad puede llegar a una de dos conclusiones;
una de ellas radica en que el sistema de procesamiento de
datos actual
del negocio es superior a cualesquiera de los nuevos sistemas
estudiados. La otra conclusión puede ser en que uno o mas
sistemas nuevos una vez hechas las debidas consideraciones al
aspecto financiero, parecer ser superiores al sistema
actual.

Nunca sale sobrando insistir en la importancia de hacer
un trabajo completo; es en extremo esencial para el bienestar
futuro de una organización que este proceso que
lleva tiempo sea
realizado de la manera mas metódica y precisa. Un intento
a medias con frecuencia llevara a la
organización a una conclusión prematura acerca
del nuevo sistema. Solo después de la instalación
se hacen evidentes los hechos reales, que con frecuencia resultan
en problemas grandes y/o costos mas altos
de procesamiento de datos. Entonces la necesidad de realizar una
búsqueda sistemática cuidadosa es una
obligación si se desea instalar un sistema de información comercial eficiente.

Establecimiento Del Comite De Estudio De
Factibilidad
Para iniciar el proyecto de estudio de sistemas la alta gerencia
debe de formar un grupo que haga el estudio de factibilidad.
Normalmente, se forma un comité ejecutivo que da dirección a este grupo. Muchas veces entre
los miembros de un comité ejecutivo se encuentran unos o
mas de los siguientes:

• Presidente del consejo de administración.
• Presidente ejecutivo.
• Vice-presidentes, etc.

Estos comités de alto nivel no solo supervisan lo
que hacen el comite de estudio de factibilidad, si no que
también acrecientan las oportunidades de éxito
debido a su rango y estatus.

Una vez establecida la membresía de estas
personas, la tarea inicial de este comité ejecutivo
consiste en emitir una declaración escrita en la cual se
establezca que se ha formado un comité de estudio de
factibilidad. Esta declaración debe establecer que ajustes
en el personal y en los
trabajos pueden ser requeridos para hacer el cambio.

Una acción concurrente con la preparación
del memorando escrito por parte del comite ejecutivo es la
selección del comité de estudio de
factibilidad. Este ultimo comite tendrá la autoridad y la
responsabilidad para evaluar y posiblemente
implantar un nuevo sistema de información para el negocio,
el comité a su vez deberá dar cuenta de sus
acciones.

La cantidad de los participantes dependerá de
varios factores; los siguientes son los mas
importantes:

• El tamaño de la
  organización.
• La cantidad de divisiones y
  departamentos.
• El grado de centralización y descentralización.
• La cantidad de funciones
  comerciales consideradas para las nuevas aplicaciones del
  procesamiento de datos.
• Las habilidades y aptitudes del personal de
  organización.
• Las restricciones del presupuesto.
• Las consideraciones de tiempo.

Si un sistema de información abarca a la
organización completa se seleccionara a un miembro de cada
una de las áreas funcionales; de ahí que es
necesario que dentro del estudio de factibilidad haya personas
con experiencia en computación y programación, quienes por lo general
desconocen los métodos y
procedimientos
de la organización.
Se recomienda que al menos una persona le
dedique todo su tiempo al estudio de factibilidad; este individuo
encabezara al grupo y dirigirá el estudio de manera que
conserve su impulso inicial.

Definición Del Alcance Del Estudio De
Factibilidad
La determinación de quienes serán los que integren
los dos comités (el comite ejecutivo y el de estudio de
factibilidad) conduce a la interrogante de:

¿Cuales serán los asuntos que se
incluirán en el estudio de factibilidad?
Corresponde al comité ejecutivo definir el alcance del
estudio del procesamiento de datos.
Una vez que el comité ejecutivo a fijado el alcance el
comité de estudio de factibilidad lleva a cabo las
siguientes etapas de la investigación exploratoria, estos
pasos son los siguientes:

1. Selección de los objetivos
   deseados.
2. Definición del problema.
3. Determinación de un programa de
   avance realista.

Selección de los objetivos
deseados
La formulación de los objetivos es el punto de
unión de los esfuerzos del comite ejecutivo y del
comité del estudio de factibilidad los objetivos no solo
obligan a la alta gerencia a pensar con seriedad acerca del
futuro de la organización si no que también realzan
problemas pequeños que se pudieron haber pasado por
alto.
La experiencia indica que un estudio de factibilidad se lleva a
cabo con mucha mas "suavidad" cuando se han definido con mayor
claridad los objetivos.
Los objetivos deseados por la gerencia pueden tomar muchas
direcciones; Estos se pueden centrar alrededor de un criterio
de
ahorro de
costos; en tales
casos se debe de dar consideración a los beneficios
tangibles e intangibles con el fin de que la evaluación
sea completa y realista.
Otros objetivos pueden ser enfatizados en la obtención de
una información mas oportuna y rápida para las
decisiones administrativas; en realidad este criterio esta
dirigido a la reducción de costos así como a
proporcionar un servicio mas
rápido a los clientes en forma
ideal, un sistema nuevos es aquel que puede cubrir tantos
objetivos como sea posible y al mismo tiempo, reducir los costos
de la organización.
La alta gerencia pueden considerar otros objetivos tales como la
eliminación de los servicios
conflictivos y superpuestos de la organización. Un
objetivo muy
importante consiste en que se pueden hacer verificaciones y
obtener saldos conforme a los datos se procesan con los que se
elimina la necesidad de la verificación manual, esto
será parte del control
interno del nuevo sistema.

Sin importar cuales sean los objetivos que se incluyan
como marco de referencia un objetivo
importante de cualquier estudio de factibilidad es lograr que la
compañía obtenga un ingreso neto mayor
después de considerar todos los factores tangibles e
intangibles e intangibles que intervienen.

Es preciso recordar que los objetivos deseados pueden
modificarse con posterioridad si se encuentran que no son
realistas.

Definición del problema
Una vez determinados los objetivos el comité de estudio de
factibilidad, se define el problema con una mayor
precisión. Corresponde al equipo de estudio especificar
las áreas que serán determinadas en detalle; al
hacer esto el grupo debe de asegurarse de que el alcance del
estudio de factibilidad es compatible con los
objetivos.

Definido el problema de la manera mas precisa posible
dentro del alcance del estudio, el equipo de estudio
tendrá pocas dudas acerca de las áreas que
serán cubiertas por la investigación.

Determinación de un programa de
avance realista
La siguiente etapa en la investigación exploratoria es la
preparación de un programa de avance para el estudio
completo de sistemas. Un estudio tal se llevara a cabo durante un
largo periodo de tiempo, que puede comprender desde muchos meses
hasta varios años.
Para que un estudio tenga éxito
se debe de realizar con la suficiente profundidad y estar
planeado cuidadosamente. Esto significa que el factor tiempo es
de importancia secundaria.
Cuando se desarrolla un programa de avance, el comite del estudio
de factibilidad determina la cantidad de trabajo necesario para
cada etapa del cambio de
sistemas y cuales son los recursos en
términos de personal y habilidades que se necesitaran. De
igual manera se debe de prestar consideración a las
siguientes áreas:

• Entrenamiento.
• Programación.
• Depuración.
• Puesta a punto de programas.
• Entrega del equipo.
• Requerimientos físicos del equipo y su
  instalación.
• Desarrollo de archivos.
• Entrega de nuevas formas y suministros.
• Actividades de conversión.

Partes principales del proyecto de sistemas
El periodo de tiempo requerido para la implantación del
sistema comprende cerca de dos tercios del esfuerzo total
requerido para un cambio de sistema.

Retroalimentación en el proyecto del sistema
El grupo de estudio responsable de la programación no solo debe preparar un
programa realista, si no que también debe de estar en
posición todo el tiempo de informar si el estudio va
adelante, atrasado o de acuerdo a lo programado.

El comité del estudio de factibilidad
emitirá informes
periódicos al comite ejecutivo sobre la marcha del
proyecto. En estos se incluye información que es decisiva
para el estudio como cuales son las áreas-problema y las
demoras ocurridas. Es necesario, para controlar el proyecto, la
utilización del "principio de excepción" en los
informes de
avance.

Análisis De Sistemas: Investigación
Detallada Del Sistema Actual
La investigación detallada del sistema actual, a la que
comúnmente se hace referencia como análisis de
sistemas es el siguiente trabajo de los diversos grupos de estudio
o analistas de sistemas del comité de estudio de
factibilidad.

El análisis de sistema comprende la
recopilación, organización y evaluación
de los hechos acerca del sistema actual y del ambiente en el
cual opera. Por lo general los equipos de estudio dedican todo su
tiempo a llevar a cabo esta tarea debido a que consume mucho
tiempo.

La investigación de las entradas existentes, de
los métodos y
procedimientos, del flujo de los datos, de las salidas, archivos y del
control interno,
para nombrar solo las mas importantes, nunca deben de ser
casuales. Es precisa una revisión intensiva con el fin de
comprender en su totalidad al sistema actual y los problemas
relacionados con el. No se excluye ningún área a
menos que no tenga relación con el alcance del estudio en
términos de los objetivos deseados y de la
definición del problema por lo tanto, la búsqueda o
análisis será integral e incluirá las
siguientes áreas:

Diagrama de flujo del sistema actual
El mejor método
para organizar los hechos obtenidos en la investigación
anterior consiste en utilizar alguna forma de diagrama de
flujo.
El diagrama de
flujo del sistema permite localizar el origen de los datos de
entrada determinar su paso a través de cada fase de
proceso y de comunicación hasta ser archivados y
finalmente señala como y cuales son los archivos de salida
deseados, muchos de ellos en forma de informes.

El diagrama de flujo
de las operaciones
actuales no solo organizan los hechos, si no que también
ayuda a determinar las lagunas y duplicaciones en los datos
obtenidos.

Esencialmente, el diagrama de
flujo permite reunir los daros actualizados en una
relación significativa para los miembros del comité
de estudio de factibilidad.

Costos y beneficios del sistema actual
Una de las razones principales para revisar las operaciones
actuales es determinar su costo. El
costo se
analiza por departamentos ya que esta es la base mas común
para los informes y proporciona un medio excelente de comparar
los costos del nuevo sistema. Se deben de establecer los
beneficios del sistema actual con el objeto de compararlos en una
fecha posterior con cada una de las alternativas
propuestas.

Muchos de estos beneficios se miden en forma precisa
mientras que otros son intangibles por su misma naturaleza y
requieren de un evaluación final del sistema actual y de
las alternativas propuestas, primero se comparan los costos y los
beneficios tangibles. Si el sistema alternativo propuesto
satisface la tasa de rendimiento sobre la inversión establecida por la
organización, no hay problema.

Estudios de costos que abarquen cinco años
La proyecciones de costos normales para el sistema propuesto en
un estudio de factibilidad cubren un periodo de 5 años,
comenzando con la implantación del nuevos sistema. La
razón de esta: si se selecciona una computadora se
debe de considerar que a partir de la fecha de la
selección del equipo (paso final en el estudio de
factibilidad) y por cerca de un año no estar procesando
sobre una base diaria. Así mismo el equipo debe de ser
capaz de manejar la carga de trabajo de la organización de
al menos tres años hasta cerca de cinco años. Por
lo tanto una proyección de costos que abarque cinco y que
comience después de la terminación del estudio de
factibilidad es un criterio realista para la presentación
y propuesta de los sistemas.

Alternativas Al Sistema Propuesto
Una vez que se ha tenido analizado cuidadosamente cada una de las
áreas funcionales importantes para el estudio del sistema
actual, se desarrolla un conjunto de alternativas de
procesamiento con el fin de seleccionar la mejor.
Cada una de las alternativas no será desarrollada con la
misma profundidad que el estudio del sistema actual. De otra
manera un esfuerzo tal incrementaría los requisitos de
mano de obra y de tiempo del estudio mas allá de su
alcance y presupuesto.
Antes de que se pueda desarrollar las alternativas factibles del
sistema se definen con claridad las especificaciones del sistema
propuesto; estas especificaciones se determinan a partir del
planteamiento de los objetivos deseados.
Las siguientes son algunas de las especificaciones requeridas
para el sistema, mismas que se definen con claridad y de
conformidad con los objetivos del estudio:

• Los datos de entrada de los documentos
  fuentes
  originales que van a ser procesados por el sistema.
• Los métodos y procedimientos que muestren las
  relaciones de los datos de entrada con los archivos y de los
  archivos con las salidas originadas por los datos procesados
  por el sistema.
• Las salidas que se van a producir, haciendo gran
  énfasis en los informes gerenciales que utilicen el
  "principio de excepción".
• Los volúmenes de trabajo y las consideraciones
  de tiempo para los períodos presentes y futuros,
  incluyendo los períodos pico.

Un punto de partida para compilar las especificaciones
mencionadas con anterioridad es desarrollar primero las salidas;
después que se han determinado las salidas, es posible
inferir cuales son las entradas y los archivos requeridos y
cuales son los métodos y procedimientos a ser empleados.
Las cargas futuras del nuevos sistema se definen para las
entradas, los archivos y las salidas en términos de cargas
promedio y pico, ciclos y tendencias.

La función
del asesor en el desarrollo y
selección de una alternativa al sistema
El punto de partida para desarrollar alternativas factibles al
sistema es una comprensión clara de los requisitos del
nuevo sistema. La experiencia del asesor externo resulta de gran
valor para el
grupo de estudio.
El
conocimiento del asesor puede ayudar en gran medida a reducir
la cantidad de soluciones
prometedoras. Asimismo el asesor puede hacer notar las
desventajas de un cierto enfoque que pudiera haber sido impulsado
fuertemente por algunas personas.
La objetividad del asesor aumenta las posibilidades de la
organización de desarrollar alternativas variables del
sistema y de seleccionar la optima cuando se juzgan los meritos y
desventajas de un sistema nuevo.

Costos y beneficios tangibles de cada alternativa de
sistema
Después de desarrollar las alternativas factibles al
sistema el siguiente paso es determinar los ahorros anticipados y
los costos para cada una de las alternativas. Los costos se
dividen en dos categorías, a saber:

1. Costos en los que se incurren una vez.
2. Costos de operación habituales.

Los costos principales en los que se incurren una vez
son aquellos relativos al estudio de factibilidad, entrenamiento de
personal de programación y de operación,
diagramación detallada de todas las aplicaciones
consideradas en el estudio de factibilidad, programación y
verificación de los programas para el
sistema nuevo, operaciones en paralelo en las cuales el nuevo y
el antiguo sistema operan en forma concurrente, conversión
de archivos, preparación del lugar, actividades de
conversión del sistema actual al sistema nuevo, y
suministros y equipos diversos.

De manera semejante los costos de operación
habituales incluyen la renta mensual o depreciación de la computadora
y el equipo relacionado con ella, el mantenimiento
de equipo, la sala de procesamiento de datos, el mantenimiento de
los programas, suministros y formas de la computadora
y del equipo relacionado y costos adicionales
diversos.

Beneficios intangibles por cada alternativa al
sistema
Pueden quedar al descubierto ciertos números de beneficios
intangibles o factores cualitativos al estudiar las
contribuciones potenciales del nuevo sistema a las actividades y
problemas de la organización.
Un sistema nuevo afecta no solo en los externo sino que
también el lo interno en términos de informes de
resultados mas rápidos y frecuentes además de la
presión, la velocidad y la
flexibilidad del equipo automático de procesamiento de
datos le permite a la
administración tener mas tiempo para planear y
organizar las actividades y a su dirigir y controlar de acuerdo
con el plan
original.

Comparaciones entre los sistemas alternativos y el
sistema actual
El comité de estudio de factibilidad esta en
posición de comparar las alternativas al sistema con el
existente a través del análisis hecho de los
factores importantes.
Hay dos criterios para evaluar las alternativas:

• Identificar y enlistar los beneficios y costos
  importantes (tangibles e intangibles)
• Utilizar técnicas
  de simulación de la investigación de operaciones para
  determinar los posibles resultados de los sistemas
  alternativos.

Informe De La Investigación Exploratoria Para La
Alta Gerencia
A la conclusión de los estudios anteriores se ha acumulado
una amplia información que permite hacer recomendaciones
finales a la alta gerencia. El informe de la investigación
exploratoria, cuyos autores son el comité del estudio de
factibilidad es un informe firmado para el comite ejecutivo. El
informe estará orientado a las finanzas ya
que estas comprenden grandes sumas de dinero. Se
incluye la información importante que tiene una
relación directa o indirecta con finanzas.
El contenido de este informe debe ser tan objetivo como sea
posible de manera que se seleccione el mejor sistema de
información comercial. El equipo deberá de
satisfacer las necesidades del sistema que se ha desarrollado en
lugar de que el sistema sea alterado para satisfacer las
necesidades de un cierto equipo.

Factibilidad (o no factibilidad) de aplicar el
procesamiento de datos
Cuando se dispone de numerosas alternativas es difícil
determinar la factibilidad de implantar un sistema nuevo. La
comparación de los muchos sistemas propuestos es una tarea
de gran envergadura.
Cuando se presta a consideración a los beneficios
tangibles e intangibles se establece la factibilidad de implantar
un nuevos equipo y técnicas
de procesamiento de datos, entonces la pregunta que surge a
continuación se relaciona con cual de las proposiciones es
la mejor cuando se evalúan todos los factores
críticos. Puesto que el trabajo
principal del comité consiste en seleccionar la mejor
alternativa factible la ponderación de los factores
cuantitativos y cualitativos haciendo énfasis en el futuro
de la organización (patrones de crecimiento y problemas
relacionados) ayuda a resolver el dilema.

Cuando se ha llegado a la concordancia en el grupo
acerca de las alternativas particular al sistema, se prepara un
informe completo que establezca sus recomendaciones. El informe
le da a la gerencia una oportunidad de examinar los datos y de
estimar su validez y merito, también le proporciona una
base sólida para realizar una critica constructiva del
proyecto de sistema.

Un gasto considerable de tiempo, esfuerzo y costo en la
investigación exploratoria puede resultar en la no
factibilidad de aplicar un nuevo equipo y técnica de
proceso de datos. Se puede llegar a esta conclusión si se
limita inicialmente el alcance del estudio. En lugar de extender
la definición del problema a muchas áreas de la
organización; el estudio se restringe a áreas en
donde el progreso en términos de nuevas mejoras
técnicas ha sido lento o no existente y por lo tanto, el
área no se presta para instalar un nuevos equipo de
procesamiento de datos o por alguna otra razón.

Esta situación se puede evitar con la ayuda de
los asesores externos o de personal de la compañía
que conozca el procesamiento de datos y sea capaz de sugerir
áreas fértiles para el estudio de factibilidad.
Comenzar a ciegas la investigación exploratoria sin
ninguna idea de los resultados solo da como resultado un
desperdicio de esfuerzos y pone en duda la capacidad de la alta
gerencia.

Diseño de sistemas: determinación de los
requerimientos del nuevo sistema
Aun cuando en el informe de la investigación exploratoria
se ha establecido una alternativa al sistema, dentro del esquema
de trabajo del diseñador de sistemas hay innumerables
criterios disponibles. Estos criterios pueden ser adaptados a
partir de la experiencia pasada así como de un conocimiento
amplio de los enfoques que han tenido éxito en otras
instalaciones.

La diversidad casi infinita de los diseños
alternativos hace de la tarea un desafió, usualmente los
participantes en el informe de la investigación
exploratoria a la gerencia son los que llevan a cabo el
diseño de la alternativa recomendada. si los
diseñadores del sistema no forman parte del grupo, se les
contrata o se les lleva a el.

También se necesita personal adicional que
represente los diversos departamentos afectados por los cambios
en el sistema. Esto es muy necesario debido a que la
participación y la cooperación de todas las
áreas funcionales, representadas por su personal
departamental, es la clave para implantar un nuevo sistema
exitosamente.

Requerimientos del nuevo sistema
Después que el diseñador de sistemas ha revisado
los datos del sistema actual y la información contenida en
el informe de la investigación exploratoria, en particular
la recomendación del sistema se determinan los
requerimientos del nuevos sistema.

Entre los requisitos principales se incluyen:

Es preciso observar que se debe diseñar al nuevo
sistema en términos generales. El diseñar un
sistema considerando solo un proveedor de equipo es restrictivo,
reduce el potencial del sistema y con frecuencia también
reduce el éxito final del sistema proyectado.

Factores humanos
Los requisitos anteriores del nuevo sistema no quedan completos
hasta que se consideren los factores humanos en la
codificación y la representación de los datos.
Los diseñadores de sistemas deben de considerar el
elemento humano así como los procedimientos, datos y
maquinas antes de que finalicen cualquier diseño. Cuando
resulta ser necesario hacer un trueque ,se le da preferencia al
elemento humano sobre las maquinas.

Es preciso identificar los errores sistemáticos,
hasta el grado en que se puedan detectar. Todavía mas
también debe de diseñarse un sistema de manera que
sirva como interfaz para cualquiera que desee estar en contacto
con sus resultados. Este requisitos e aplica igualmente a las
necesidades así como a las de los clientes.

Diseño Del Nuevo Sistema
La determinación de los requerimientos anteriores se
realiza concurrentemente con el diseño del nuevo sistema;
después de todo un sistema no es nada mas que el total de
sus partes. El diseño de un sistema implica tomar
decisiones acerca de cada una de sus partes; entradas planeadas,
archivos a ser mantenidos, salidas deseadas y métodos y
procedimientos de procesamiento de datos que eslabonen las
entradas con las salidas.

Pasos del diseño de sistemas

1. Determinar las entradas, los archivos y las salidas
   de información.
2. Diseñar muchas posibilidades de diseño de
   sistemas a través de un criterio de bloques o
   modular.
3. Preparar los diagramas de
   flujo que muestren las relaciones modulares.
4. Seleccionar las alternativas mas
   adecuadas.
5. Comparar los beneficios tangible e
   intangibles.
6. Seleccionar el diseño que mejor satisfaga los
   requisitos.
7. Preparar los diagramas de
   flujo y las tablas de decisión.
8. Documentar el diseño final para el concurso de
   proveedores.

En las dos primeras etapas de ellas se determina y se
diseña el nuevo sistema; en las etapas restantes se
presenta un método de
resolver el diseño final de sistemas. Básicamente,
se dibujan diagramas de
flujo con el objeto de apreciar los meritos de las muchas
alternativas al sistema modular junto con el personal adecuado de
la compañía. Después de considerar tantos
diseños de sistemas como sea posible, se hace evidente que
algunos de ellos son mas atractivos que otros. Mientras mas
prometedores a la alternativa, mas se les debe de
investigar.

Es preciso observar que antes de seleccionar el sistema
final se pueden evaluar los diseños alternativos del
sistema observados que no están cubiertos en el informe de
la investigación original.

Diagramas de flujo y documentación del nuevo sistema
Un paso importante, es la preparación de los diagramas de
flujo del sistema final para el sistema nuevos recomendado. Estos
diagramas de flujo se dibujan sin especificar el equipo que se
ordenara. La precisión, la sencillez y facilidad de
comprensión son los componentes esenciales ya que personal
no técnico los revisara y los evaluara.

Concepto modular o construcción por bloques
Se debe de enfocar el diseño del nuevo sistema
considerando el concepto de
modular o construcción de bloques; esto implica el
identificar todos los requisitos del sistema mencionados
anteriormente cada una de estas funciones
individuales aplicando el proceso de manera iterativa de arriba
hacia abajo. El análisis resultante se representa por un
diagrama de árbol invertido en donde las funciones
principales que se encuentran en la parte superior se descomponen
en forma sucesiva en funciones individuales de procesos de
datos en las ramas mas bajas del árbol.

2. Parte II:
Selección del equipo e implantación del
sistema

Introducción
Con la terminación de las dos primeras etapas del estudio
de factibilidad, o sea el análisis de sistemas y el
diseño de
sistemas, el comité del estudio de factibilidad esta
listo para llevar a cabo la última etapa principal del
estudio de factibilidad, la cual consiste en la selección
del equipo de procesamiento de datos la selección final
del equipo mas adecuado con toda probabilidad
requerirá que se hagan algunas modificaciones a los
sistemas. En efecto el informe de la investigación
exploratoria dirigido a la alta gerencia puede tener que ser
modificado durante esta etapa.

Es posible que estas modificaciones sean importantes
pero comúnmente no los son. Esta es la razón para
incluir la selección del equipo dentro del esquema de
trabajo del estudio de factibilidad o no factibilidad de la
aplicación de un nuevo equipo de procesamiento de datos no
se establece completamente si no hasta que se coloca las ordenes
con los fabricantes respectivos.
Además se examinan los factores significativos que
intervienen en la selección del equipo de procesamiento de
datos así como datos importantes para la
implantación del sistema la revisión
periódica del nuevo sistema en busca de posibles
mejoras.

Criterios Para Selección Del Equipo
Para una conclusión exitosa del estudio el criterio de
selección del equipo que adopte el comité de
estudio de factibilidad es importante si bien se emplea dos
métodos básicos en las selección del equipo
solo uno de ellos se recomienda.

Criterio recomendado
El criterio recomendado consiste en presentar a cada uno de los
proveedores
fabricantes diagramas de flujo y tablas de decisión en
donde se delineen las especificaciones del nuevos sistema. Esta
información incluye: Información general acerca de
la compañía, sus planes futuros de procesamiento, y
una lista de las especificaciones del nuevos sistema. Las
particularidades que se refieren a esta especificaciones
serán cubiertas en las secciones subsecuentes.

Criterio alterno
El segundo criterio es ilógico desde sus fundamentos
puesto que pasa por alto, los datos compilados por el estudio de
factibilidad a la fecha y le solicita a los proveedores
fabricantes del equipo que hagan una investigación propia,
en pocas palabras, los proveedores fabricantes llevan a la
compañía su propio personal de sistemas para
estudiar el sistema actual y diseñan un nuevo sistema
ajustado o su propio equipo. Sobre esta base se determina el
tiempo de la operaciones y los ahorros de costos.

El problema del tiempo es otro factor importante ya que
cada proveedor fabricante debe de conducir una larga
revisión de sistemas. Por ejemplo supóngase que hay
cinco proveedores compitiendo y que cada uno se toma un mes
revisando el sistema actual. Esto significa casi medio año
de tiempo perdido mas las interrupciones continua en las
operaciones corrientes.

Debido a la capacidad del proveedor de reunir todos los
hechos pertinentes en el tiempo asignado sus recomendaciones son
deficientes y muchas veces se sugieren sistemas
imprácticos por lo tanto, es obvio que este segundo
criterio debe de ser descartado en definitivo.

Selección Del Equipo
La selección del equipo la realiza el grupo de estudio al
terminar el diseño de sistemas. Sus etapas básicas
incluyen:

1. Determinar quienes serán los proveedores
   fabricantes del equipo.
2. Convocar a concurso a los proveedores fabricantes del
   equipo.
3. Evaluar las propuestas de los proveedores
   fabricantes.
4. Seleccionar al proveedor fabricante del
   equipo.

Determinación De Los Proveedores Fabricantes Del
Equipo

Antes de presentar los datos necesarios del equipo, se
entra en contacto con su representantes y se le invita a una
reunión de orientación acerca del sistema
propuesto; durante el curso de la reunión se les instruye
acerca de las áreas a ser convertidas al del nuevo
sistema; acerca de los problemas generales que encontraran de los
volúmenes aproximados (presentes y futuros) y de otros
datos importantes.

Hecho esto, cada fabricante indicará por escrito
si desea o no recibir una invitación a concurso. La
razón para este enfoque es obvia. No hay necesidades de
preparar un paquete de especificaciones, diagramas de flujo,
tablas de decisión, y material similar si el proveedor no
tiene interés en
concursar con respecto al nuevo sistema
diseñado.

La mayoría de las organización que
están llevando a cabo un proyecto de sistemas de
procesamiento de datos, han considerado algún tipo de
equipo basándose en el informe de la investigación
exploratoria.

Convocatoria A Concurso Para Los Proveedores
Fabricantes
Ya que los proveedores, fabricantes del equipo han enviado
carta
manifestando su interés la
compañía hace una convocatoria a concurso y la
dirige a los proveedores interesados.
Gran parte del material necesario para hacer la convocatoria a
concurso se toma directamente de los datos contenidos en el
informe de investigación exploratoria y de los
desarrollados durante el diseños de sistemas. El contenido
de la convocatoria incluye las siguientes
áreas:

• Información general acerca de la
  compañía.
• Planes futuros para el procesamiento de
  datos.
• Especificaciones del nuevo sistema.
• Diagramas de flujo del nuevo sistema.
• Datos a ser adelantados por cada proveedor
  fabricante.

Evaluación De Propuestas De Los Fabricantes
Proveedores
Es necesario darles a los proveedores fabricantes un tiempo
razonable para que preparen sus propuestas, en la mayoría
de los casos lo adecuado seria 60 días aproximadamente
aunque en los sistemas grandes y avanzados talvez sean necesarios
algunos meses mas.

Es posible desarrollar muchos criterios para evaluar las
propuestas de los fabricantes proveedores. Entre estos
tenemos:

Selección De Los Proveedores Fabricantes Del
Equipo
La selección de los proveedores fabricantes del equipo es
una tarea difícil para el comité del estudio de
factibilidad. El proceso de selección es mucho mas
fácil si el equipo propuesto es idéntico al que se
tiene en todos sus propósitos prácticos.

Tabla de decisión para el proceso de
evaluación
Uno de los métodos para evaluar el equipo es la
utilización de una tabla de decisión. El empleo de una
tabla de decisión para hacer la evaluación final no
solo define los criterios importantes en una notación
compacta, si no que también que se haga una
evaluación objetiva ya que los valores se
han de determinar antes de recibir las propuestas del proveedor
fabricante.

Método de ponderación para el proceso de
evaluación
Un criterio alternativo para seleccionar el equipo es el
método de ponderación que consiste en asignar
diferentes valores de
peso a cada uno de los criterios.
A cada proveedor fabricantes se le da una evaluación para
cada factor de ponderación en la mayoría de los
casos la calificación es menor que el valor absoluto
del factor de ponderación.

Firma del contrato para el
equipo
La firma del contrato de para el equipo por un ejecutivo de alto
nivel que ha estado en
contacto con los dos comités lleva el estudio de
factibilidad a su termino formal, sin embargo antes de que se
firme oficialmente el contrato, el ejecutivo haría bien en
presentar el contrato al abogado para que lo interprete y le
añada los addendums necesarios para proteger al
usuario.

El análisis de sistemas, el diseño de
sistemas y la selección del equipo que son los pasos
principales comprenden aproximadamente un tercio del tiempo total
usado en el proyecto de sistemas. En el periodo que sigue no solo
se empleara mas tiempo que en el estudio de factibilidad si no
que también habrá una mayor ingerencia de los
recursos de la
organización en términos de sus operaciones y
personal. El problema de cómo controlar y coordinar las
actividades durante el ínterin es un tanto difícil
de resolver, aun para el gerente de
procesamiento de datos mas experimentado.

Cuadro De Implantación De Sistemas

Autor:

Héctor Alejandro Sánchez
Rodríguez

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