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Matriz de control interno




Enviado por mlefcovich



    Indice
    1.
    Introducción

    2. ¿Qué es la Matriz de
    Control Interno

    3. ¿Cómo es y funciona dicha
    Matriz?

    4. Conclusiones
    5. Anexos

    1.
    Introducción

    La Matriz de
    Control
    Interno es una herramienta surgida de la imperiosa necesidad
    de accionar proactivamente a los efectos de suprimir y / o
    disminuir significativamente la multitud de riesgos a las
    cuales se hayan afectadas los distintos tipos de organizaciones,
    sean estos privados o públicos, con o sin fines de lucro.
    Las numerosísimas normas y
    reglamentaciones, sean éstas de carácter
    impositivas, laborales, ecológicas, de consumidores,
    contables, bancarias, societarias, bursátiles entre otras,
    provenientes de organismos nacionales (federales), provinciales
    (estaduales) y municipales, obligan a las administraciones de las
    organizaciones a mantenerse muy alerta ante los riesgos que la
    falta de cumplimiento de las mismas significan para sus
    patrimonios. A ellos deben sumarse la necesidad de constatar el
    cumplimiento tanto de las normativas internas, como de diversas
    normas en materia de
    seguridad y
    control interno, como así también verificar la
    sujeción de las diversas áreas o sectores a las
    políticas de la
    empresa.

    Como puede apreciarse de lo antes expuesto y a pesar de
    no haberse hecho mención detallada de todas las
    normativas, los riesgos a los cuales están expuestas las
    empresas son
    muchos y los mismos deben imperiosamente ponerse bajo
    control.

    El constante avance que en los diversos países
    hace la burocracia
    estatal y para-estatal sobre los entes privados, a llevado a
    éstos a la búsqueda de herramientas o
    instrumentos que permitan, como se expreso al inicio, "suprimir y
    / o disminuir significativamente los riesgos a los cuales se
    encuentran expuestos".

    Una empresa esta
    expuesta por un lado a errores internos de buena fe, pero
    también a acciones que
    de manera accidental o no exponen a la misma a pérdidas.
    Si tomamos como ejemplo una entidad bancaria, ésta se
    encuentra expuesta al accionar de mala fe de su personal, como
    así también del de sus clientes y
    proveedores,
    la posibilidad de cometer incumplimientos de normativas legales,
    el accionar de estafadores o ladrones, la falta de previsiones en
    materia de seguridad interna (como pueden ser incendios, o
    las pérdidas de archivos en el
    sistema
    informático). Cualquiera de estos sucesos originan para la
    entidad pérdidas económicas. Pérdidas que en
    muchos casos pueden poner en riesgo la
    continuidad misma de la empresa. Pensemos en lo que implica la
    sustracción de fórmulas o planos concernientes a
    procesos
    fabriles o productos, o
    bien la venta ilegal de
    base de datos
    de clientes a la competencia.

    No menos importante son las pérdidas que por
    defectos en los procesos productivos afectan la calidad de los
    productos y servicios, y
    con ello los costos
    (reprocesamiento, garantías, desperdicios) como así
    también la degradación en la reputación de
    la empresa.

    Muy pocas empresas tienen políticas, planes y
    metodologías sistemáticamente conformadas para
    evitar los riesgos antes comentados. Generalmente accionan por
    experiencia, intuición o planifican de manera
    parcializada.

    Hoy en día ninguna empresa seria, que aspire o no
    a la excelencia, puede continuar operando de tal forma. Una de
    las gravísimas falencias de las auditorías externas está justamente
    en no controlar y evaluar apropiadamente los controles internos
    en su totalidad, como así tampoco evaluar desde un punto
    de vista sistémico a las empresas auditadas. Pensemos al
    respectos en los efectos que en el valor
    económico de una empresa tiene
    pérdida de información ultraconfidencial como
    podría ser el desarrollo de
    un producto
    farmacéutico aún no patentado.

    Por tales razones ésta herramienta de control es
    también de gran utilidad para las
    auditorías externas.

    2. ¿Qué es la
    Matriz de Control Interno?

    La misma es una forma de pensar, de planificar, de
    delegar, de adoptar decisiones y resolver problemas, y
    de ver la
    organización en su totalidad.

    Es una forma de pensar, porque analizando la
    interrelación de los diversos productos, servicios y
    áreas de la empresa con las disposiciones normativas
    externas e internas, como así también con los
    principios de
    control interno y seguridad, lleva tanto a los funcionarios, como
    a los auditores internos (o externos) y a las gerencias de las
    diversas áreas a preguntarse de que manera afectan, si es
    que lo hacen, las diversas normativas a sus procesos y
    actividades, o bien indagar acerca de la existencia o no de
    normas que se relacionen con las mismas.

    Cabría preguntarse cuantas veces las
    organizaciones son pasibles de sanciones pecuniarias por
    incumplimiento de deberes formales sólo por el hecho de no
    haber realizado las indagaciones o bien de no tener planificados
    los controles y las respectivas acciones.

    Es una manera de planificar por cuanto los funcionarios
    de la organización establecen cantidad de
    controles a ejecutar por período de tiempo, con que
    elementos o recursos se van a
    contar, que cuestionarios se han de utilizar y quienes los
    elaborarán. Por medio de la delegación se asigna
    por un lado quienes son los responsables de realizar los
    controles.

    Como el sistema matricial hace uso de puntajes de
    eficacia, los
    aspectos o áreas de mayor riesgos, los cuales surgen de
    los puntajes más bajos, son aquellos en los cuales se han
    de priorizar los ajustes y correcciones, además a
    través del análisis de las razones de los bajos
    puntajes se logra saber los motivos que los originan y de tal
    forma adoptar las mejores acciones tendientes a su
    resolución.

    3. ¿Cómo es y
    funciona dicha Matriz?

    En dicha Matriz tenemos que en las columnas se registran
    las Normativas Externas e Internas, como así
    también los Principios y Políticas cuya
    aplicación debe verificarse.

    Por el lado de las filas tenemos los Productos,
    Servicios, Áreas / Sectores – Actividades / Procesos
    que tienen lugar en la compañía.

    Así pues, una vez colocados los títulos de
    las columnas y filas, corresponde interrelacionar los mismos
    (Ejemplo: Ventas /
    Impuestos
    Nacionales "Punto 1.1") en función de
    las normativas y principios a los cuales deberán dar
    cumplimiento las áreas, actividades y productos. En caso
    de no existir interrelación entre el ítem de la
    fila con el de la columna, dicho espacio se anula (sombreado)
    (Ejemplo: Investigación y Desarrollo no tiene norma
    de aplicación del Banco
    Central).

    Los puntos asignados a cada casillero corresponden a los
    cuestionarios de control aplicables y al Manual de
    Auditoría, así también
    servirán para asignar recursos en el presupuesto de
    control, como también para establecer cantidad de
    controles por períodos y delegar responsabilidad del control respectivo.

    NORMAS Y PRINCIPIOS A VERIFICAR

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    10

    11

    12

    13

    14

    AREAS – PRODUCTOS – ACTIVIDADES

    IMP.NACIONALES

    IMP. PROVINCIALES

    IMP.LOCALES

    LABORALES (Nac. – Pciales. – Locales)

    LEYES DE SEGUROS

    CONTABLES

    ISO 9000 ISO
    14000

    PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

    PRINCIPIOS Y NORMAS DE SEGURIDAD

    BANCO CENTRAL

    NORMAS INTERNAS

    POLITICA ORGANIZACIONAL

    SOCIETARIAS

    REGISTRO PROPIEDAD

    1

    VENTAS

    1,1

    1,2

    1,3

    1,4

    1,5

    1,6

    1,7

    1,8

    1,9

    1,11

    1,12

    2

    COMPRAS

    2,1

    2,2

    2,3

    2,4

    2,5

    2,6

    2,7

    2,8

    2,9

    2,11

    2,12

    3

    RR.HH.

    3,1

    3,2

    3,3

    3,4

    3,5

    3,6

    3,7

    3,8

    3,9

    3,11

    3,12

    4

    COMPUTOS

    4,1

    4,2

    4,3

    4,4

    4,5

    4,6

    4,7

    4,8

    4,9

    4,11

    4,12

    4,13

    4,14

    5

    CONTABLE

    5,1

    5,2

    5,3

    5,4

    5,5

    5,6

    5,7

    5,8

    5,9

    5,10

    5,11

    5,12

    5,13

    5,14

    6

    PRODUCCION

    6,1

    6,2

    6,3

    6,4

    6,5

    6,6

    6,7

    6,8

    6,9

    6,11

    6,12

    6,14

    7

    I & D

    7,6

    7,7

    7,8

    7,9

    7,11

    7,12

    7,14

    8

    CRED. Y COBR.

    8,1

    8,2

    8,3

    8,5

    8,6

    8,7

    8,8

    8,9

    8,11

    8,12

    9

    FINANZAS

    9,1

    9,2

    9,3

    9,4

    9,5

    9,6

    9,7

    9,8

    9,9

    9,10

    9,11

    9,12

    9,13

    9,14

    10

    DISTRIBUCION

    10,1

    10,2

    10,3

    10,4

    10,5

    10,6

    10,7

    10,8

    10,9

    10,11

    10,12

    11

    MARKETING

    11,6

    11,7

    11,8

    11,9

    11,11

    11,12

    11,14

    12

    SERVICIOS

    12,1

    12,2

    12,3

    12,4

    12,5

    12,6

    12,7

    12,8

    12,9

    12,11

    12,12

    Partiendo de esta matriz se procede a desagregar dichos
    puntos. En el caso de las Ventas, éstas están
    sujetas a disposiciones impositivas nacionales, teniendo por un
    lado las vinculadas a las normativas sobre facturación y
    por otro lado las relativas a percepciones, impuesto al valor
    agregado y las atinentes a documentación correspondientes a los
    clientes. Luego en función de ello se conformarán
    los cuestionarios para verificar que los diversos puntos de la
    matriz están siendo debidamente cumplimentados.

    Los cuestionarios tienen una primer columna
    correspondiente al número de la pregunta en
    cuestión, una segunda con la respectiva pregunta, y las
    tercera y cuarta corresponden a SI o NO. (Ver Anexo). La cantidad
    de SI de cada cuestionario
    se divide por el total de preguntas del cuestionario y se
    multiplica por 100, lográndose un porcentaje de
    cumplimiento o efectividad, el cual se aplicará sobre una
    base de 10 para así obtener el puntaje por
    cuestionario.

    Ejemplo: Si un cuestionario posee 8 preguntas de las
    cuales tienen 5 SI, el porcentaje es de 62,50%, en tanto que el
    puntaje es de 6,25 puntos. De igual forma si otro cuestionario
    tuviera 10 preguntas de las cuales 5 fueran sí, el
    porcentaje sería de 50% y el puntaje de 5. De ésta
    forma se logra un análisis bastante objetivo. Pero
    no todas las preguntas tienen igual importancia, razón por
    la que puede mejorarse el sistema otorgándole una
    ponderación. De tal forma a aspectos menores se le
    daría un puntaje de 1 punto, a aspecto de nivel medio 2
    puntos y a cuestiones fundamentales 3 puntos. Ejemplo: Para un
    cuestionario de 10 preguntas, con 3 de valor 1, cuatro de valor 2
    y 3 de valor tres, el puntaje máximo sería de 20
    puntos. Si las respuestas positivas fueron 2 de un punto, 2 de
    dos puntos y 1 de tres puntos, lo obtenido asciende a 9 puntos,
    con lo que se tiene un porcentaje de efectividad del 45% y un
    puntaje de 4,5.

    Los puntajes en lugar de uno, dos y tres, podrían
    ser de uno, tres y cinco, para hacer más sensible el
    puntaje final a los aspectos más importantes.

    Se aplica el mismo razonamiento para obtener el puntaje
    correspondiente a cada punto de la matriz, así si de
    contar un determinado punto de la matriz con cuatro cuestionarios
    cuyo puntaje máximo de responderse a todas las preguntas
    positivamente sería de 40 puntos y se obtuvo un total de
    35 puntos, el porcentaje de efectividad es del 87,05% y el
    puntaje de 8,71 puntos.

    Por último y dado que no todas las áreas
    – actividades o productos están sujetos a las mismas
    cantidades de puntos de control, se multiplica por 10 todos los
    puntos de control obteniéndose el puntaje máximo
    posible, se suman los puntos obtenidos de acuerdo al párrafo
    anterior y se divide por dicho máximo obteniéndose
    el puntaje de efectividad por área. Veamos: el área
    o actividad "Ventas" de un total de 14 casilleros, tiene 11
    puntos de control. Sí multiplicamos 11 por diez tenemos un
    puntaje máximo de 110 puntos. Supongamos que de los
    controles realizados surge un puntaje máximo de 80
    puntos, el porcentaje de efectividad es de 72,72%, o sea un
    puntaje de 7,27.

    Igual criterio es aplicable a las columnas, así
    tenemos que "Registro de la
    Propiedad"
    tiene seis casilleros puntuables de un total de 12, por lo que el
    puntaje máximo es de 60 puntos. Si el puntaje obtenido es
    de 60 puntos tendremos un 100% de efectividad y un puntaje de
    10.

    En función de los totales por fila (áreas,
    actividades / procesos, productos / servicios), de los totales
    por columna, y de los puntos por casillero, se ordena el nivel de
    prioridades para el análisis y resolución de los
    problemas.

    Así un bajo puntaje en los casilleros de
    productos y servicios en relación a las normas ISO
    9000 e ISO 14000 nos
    estaría indicando problemas en materia de controles de
    calidad, a los cuales debería prestarse atención inmediata.

    Cabe apuntar que el total de columnas volcadas en la
    Matriz es a título de ejemplo, dependiendo la cantidad y
    contenido de las mismas a las normativas propias de cada lugar o
    país, como de la actividades que la empresa objeto de
    control desarrolle. Así por ejemplo podría
    agregarse según el caso las normas referentes al
    suministro de información a las entidades oficiales de
    Estadística Industrial.

    NORMAS Y PRINCIPIOS A VERIFICAR

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    10

    11

    12

    13

    14

    AREAS – PRODUCTOS – ACTIVIDADES

    IMP.NACIONALES

    IMP. PROVINCIALES

    IMP.LOCALES

    LABORALES (Nac. – Pciales. – Locales)

    LEYES DE SEGUROS

    CONTABLES

    ISO 9000 ISO 14000

    PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

    PRINCIPIOS Y NORMAS DE SEGURIDAD

    BANCO CENTRAL

    NORMAS INTERNAS

    POLITICA ORGANIZACIONAL

    SOCIETARIAS

    REGISTRO PROPIEDAD

    1

    VENTAS

    7,10

    6,50

    6,30

    7,00

    6,20

    8,00

    8,00

    7,00

    8,50

    8,00

    7,40

    7,27

    2

    COMPRAS

    6,50

    6,10

    5,00

    6,50

    6,30

    9,10

    6,00

    6,00

    7,00

    7,00

    6,25

    5,93

    3

    RR.HH.

    5,50

    7,15

    6,15

    8,34

    7,12

    7,22

    5,00

    6,10

    6,00

    6,85

    6,42

    6,03

    4

    COMPUTOS

    8,00

    8,50

    7,32

    6,22

    6,05

    5,77

    6,80

    5,90

    5,50

    7,22

    7,00

    7,10

    10,00

    6,41

    5

    CONTABLE

    7,15

    7,00

    6,80

    7,55

    6,98

    8,00

    5,50

    7,20

    6,70

    5,60

    7,00

    6,55

    6,70

    10,00

    6,54

    6

    PRODUCCION

    8,00

    6,40

    6,00

    5,80

    6,60

    8,20

    6,00

    8,30

    5,80

    6,00

    6,90

    10,00

    6,33

    7

    I & D

    8,20

    5,80

    6,00

    7,00

    8,10

    8,15

    10,00

    7,61

    8

    CRED. Y COBR.

    8,00

    8,00

    6,00

    7,30

    6,20

    6,00

    8,00

    6,80

    7,80

    8,00

    6,41

    9

    FINANZAS

    7,00

    7,10

    6,75

    7,00

    6,90

    7,15

    4,00

    7,00

    6,00

    6,00

    7,12

    8,53

    7,00

    10,00

    6,47

    10

    DISTRIBUCION

    8,00

    7,00

    6,00

    7,00

    6,90

    7,50

    5,75

    6,00

    7,00

    6,12

    8,00

    6,12

    11

    MARKETING

    6,80

    6,25

    7,00

    6,00

    6,50

    5,50

    10,00

    6,86

    12

    SERVICIOS

    7,00

    8,00

    7,00

    6,50

    7,00

    6,80

    6,40

    8,00

    5,80

    6,70

    7,18

    6,31

    7,23

    7,18

    6,33

    6,88

    6,74

    7,41

    5,96

    6,88

    6,51

    5,80

    7,03

    7,16

    6,93

    10,00

    Así de los puntajes totales observados en
    ésta Matriz se observan problemas en el área de
    Compras (producto
    de un muy ineficaz cumplimiento de las disposiciones impositivas,
    de calidad y de control interno), por el lado normativo se
    observa un bajo desempeño en materia de cumplimiento a las
    disposiciones a las Normativa ISO 9000 / ISO
    14000 y en las correspondientes a las disposiciones del Banco
    Central (conformación de carpetas crediticias e
    informaciones especiales exigidas por el organismo de contralor
    para acceder a la financiación bancaria; lo cual
    podría traer como consecuencia un corte en la
    líneas crediticias, o bien un incremento en la tasa de
    interés).

    4.
    Conclusiones

    De ésta forma tenemos que la Alta Gerencia puede
    verificar por medio de la Matriz de Control que se esté
    dando cumplimiento a todos los controles, quienes están a
    cargo de dichas verificaciones, cuando fue la última vez
    que realizaron los controles para cada punto y con que
    frecuencia. En función de la importancia relativa de los
    distintos puntos y de los problemas que los mismos tienen se le
    dará la prioridad de control y
    corrección.

    Los encargados de Áreas, y los responsables del
    control, sean auditores internos o externos pueden verificar y
    razonar sobre la base de la matriz (razonamiento matricial) el
    cumplimiento de las distintas disposiciones.

    La matriz contempla el 100% de los factores de riesgo
    siendo de tal forma un vehículo formidable para evitar o
    corregir defectos que perjudiquen patrimonial y
    económicamente a la entidad.

    La Matriz de Control le da tanta importancia al
    cumplimiento de las disposiciones fiscales, como al control para
    evitar fraudes, o resguardar la calidad de los productos y
    servicios, como así también proteger los recursos
    humanos entre otros. Por tal motivo una rápida
    visión de dicha matriz, impresa o por monitor, por
    parte de los Directivos le permiten saber las áreas que
    comprometen a la empresa, y proceder a analizar las causas o
    motivos, para luego aplicar las correspondientes medidas de
    ajuste.

    La Matriz es en último término un
    generador de utilidades por cuanto tiene por objetivo eliminar o
    disminuir las pérdidas ocasionadas por los fraudes, la
    falta de seguros contra
    riesgos, los bajos niveles de calidad, la falta de cumplimiento
    de disposiciones legales, la carencia de información
    óptima entre otras.

    Como dicen los norteamericanos: "los partidos de
    basketball
    comienzan ganándose con una buena defensa". De nada sirve
    encestar muchos puntos si los contrarios nos convierten
    más. De igual forma de poco servirá trabajar con
    ahínco y generar ventas, si buena parte de está son
    absorbidas por perdidas ocasionadas en descuidos, despilfarros y
    carencias de controles.

    Cada sector o punto de control de la Matriz representa
    el eslabón de una cadena, y una cadena es tan fuerte como
    su eslabón más débil, de ahí la
    importancia de verificar preventivamente el cumplimiento de
    diversos aspectos concernientes a la empresa, corrigiendo luego
    de los controles los aspectos, áreas, procesos,
    actividades, normas y principios con menores o insatisfactorios
    niveles de eficacia.

    5. Anexos

    Anexo 1 – Modelo de
    Cuestionario

    PUNTO 3.4 – Créditos / Control Interno

    F.de Ctrol.

    20/05/2003

    PREGUNTA DE VERIFICACION

    SI

    NO

    Aclaración – Observaciones

    1

    Existe un Sector Creditos dependiente de Area
    Financiera?

    X

    2

    Hay normas escritas actualizadas sobre
    composición de

    carpeta crediticia correspondiente a los
    clientes?

    X

    3

    Se cuenta con información computarizada
    acerca de la

    X

    actualización de las carpetas?

    4

    El Sector Crediticio efectúa la
    calificación y análisis de los

    X

    clientes?

    5

    Se verifican los títulos de propiedad de
    las empresas o

    X

    Existe norma, pero no se cumple

    garantes?

    6

    Se encuentran actualizadas las carpetas
    crediticias?

    X

    Existe norma, pero no se cumple

    7

    Hay disposiciones escritas sobre los niveles
    crediticios?

    X

    8

    Se cuenta con información del nivel de
    deuda confiable y

    X

    Los sistemas
    de cómputos no funcio-

    actualizada?

    nan correctamente

    9

    Se mantienen datos
    actualizados de los clientes en cuanto

    X

    a su situación
    económico-financiera-patrimonial y legal
    ?

    10

    No se realizan ventas a crédito sin el visto bueno del
    Sector

    X

    Creditos?

    11

    El Responsable y demás personal del Sector
    cuenta con ca_

    X

    Sólo el responsable del Sector
    cuenta

    pacidad para realizar las tareas?

    con conocimientos técnicos

    12

    El personal del Sector actualiza sus conocimientos
    períodica_

    X

    Hace más de dos años que no
    actua_

    mente? (por lo menos dos veces por
    año)

    lizan o perfeccionan sus conocimien_

    tos.

    13

    Existe normativa sobre indicadores o índices mínimos
    a anali_

    zar de los clientes?

    X

    14

    Las carpetas están correctamente
    analizadas?

    X

    Hay una incorrecta interpretación
    de

    algunos indicadores.

    PUNTAJE TOTAL

    6

    8

    4,29 PUNTOS

    Aclaración: Debe verificarse la existencia
    de la normativa, como del cumplimiento de ésta. De
    existir la norma o sistema, pero no

    aplicarse o funcionar correctamente, deberá
    aplicarse la columna del NO.

    Control realizado por: Martín
    Martínez Gonçalves

    El puntaje implica un problema en el área,
    producto o actividad, pero no implica que las personas de
    dicho sector o proceso
    sean

    siempre responsables de los problemas que puedan
    observarse. Debe tenerse en cuenta la regla del 85/15 (J.
    Juran) según la cual

    el 85% de los problemas no son atinentes a los
    empleados u obreros, sino al sistema, y por lo tanto es
    responsabilidad de la Dirección

    su corrección.

    Anexo 2 – Informe por
    Excepción

    CUESTIONARIO PUNTO 3.4 Créditos /
    Ctrol.Interno

    Fecha Ctrol. 20/05/03

    OBSERVACION

    IMPLICANCIA

    RIESGO

    No se verifican los títulos de propiedad de
    las empresas y sus

    Se carece de constatación actualizada de
    las

    Elevado

    garantes

    propiedades

    No se encuentra actualizadas las carpetas
    crediticias

    Se carece de información que respalde el
    nivel

    Elevado

    crediticio

    El sistema matricial de control puede realizarse
    manualmente, como en forma automática mediante software programado al
    efecto. Con ello se logrará no sólo el cálculo
    automático de los puntajes tanto por cuestionario, como
    por casillero de la matriz y por área o normativa /
    principio, sino además el informe por excepción
    será automático. Sí para cada respuesta
    negativa se indica en el programa la
    correspondiente observación y sus implicancias y riesgos,
    una vez efectuado el control y colocada la marca ("X") en la
    columna "NO" del cuestionario, el informe se efectúa de
    manera automática. Con ello se logra estandarizar los
    informes,
    reducir el papeleo y tareas burocráticas, permitir un
    rápido informe para los funcionarios respectivos y mayor
    uniformidad en los criterios de información.

     

     

    Autor:

    Mauricio León Lefcovich

    Consultor en Administración de Operaciones
    Especialista en: Calidad – Productividad
    – Mejora Continua – Reducción de Costos
    – Kaizen –
    Seis Sigma.
    Trabajo finalizado el 05/11/03

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