Organizaciones Virtuales

1. Resumen
3. Cuerpo del
   texto
4. Características de una
   Organizaciones Virtual
5. Actitudes y
   Comportamiento
6. Conclusiones
7. Bibliografía

Resumen

Este trabajo trata sobre las Organizaciones
Virtuales. El porque se dan este nuevo tipo de organizaciones,
que son y como funcionan. Los factores que las diferencian y como
están compuestas. También trataremos las herramientas
que las facilitan y las hacen posibles.

Palabras Clave: organización virutal, core competences,
freelance, e-lance, equipos virutales, teletrabajo,
oficina
virtual, groupware.

Introducción

La revolución
de la información y el Internet han permitido que
se lleven cambios en la forma en que las organizaciones e
individuos se relacionan. Sin embargo muchas veces los medios o las
herramientas
se confunden con los objetivos. El
Internet y todas
la tecnología
de la información son herramientas no son el objetivo en
si. Mucha gente envuelta en la fiebre de la Internet a perdido
vista de los cambios mas grandes que están sucediendo a
nuestro alrededor. La forma en que los individuos y las
organizaciones se relacionan esta cambiando. Esto cambios son
forzados por fenómenos como la
globalización, le economía del conocimiento y
la competencia. A
estos factores les llamaremos fenómenos estructurales. Los
individuos y las organizaciones responden a estos
fenómenos estructurales implementando estrategias que
les permitan competir en el nuevo entorno. Las estrategias que
se pueden implementar están limitadas a la tecnología
disponible. Aquí es donde entra la tecnología
de la información. Todas estas tecnologías nos
permiten comunicarnos y relacionarnos de manera distinta lo que
potencialisa nuevas estrategias.

En este articulo trataremos el nuevo tipo de organización que esta surgiendo debido a
los fenómenos estructurales y potencializada por la
tecnología
de la información, la
Organización Virtual.

Cuerpo del
texto

Organizaciones Virtuales

Las organizaciones de negocios son
básicamente en esencia mecanismos para la coordinación. Existen para guiar el flujo
del trabajo, materiales,
ideas y dinero. La
forma en que se organizan esta determinada en gran parte por las
tecnologías de coordinación disponibles. Cuando es mas
barato realizar transacciones internamente dentro de las
fronteras de la
organización, las organizaciones crecen pero cuando es
mas barato realizar estas transacciones externamente en el
mercado, con
organizaciones independientes, entonces las organizaciones
permanecen pequeñas o reducen su tamaño.

Las tecnologías de coordinación de la era
industrial el tren, el telégrafo, el carro, el teléfono, la computadora
tipo mainframe, la fotocopiadora y el fax
hacían que las transacciones internas fueran posibles y
ventajosas. Las compañías eran capaces de
administrar grandes organizaciones centralmente, logrando
economías de escala en la
manufactura,
mercadeo,
distribución y administración. En esta situación
era lógico y aconsejable controlar gran cantidad de
funciones y
operaciones
directamente. Las empresas
centralizaban la mayoría de las operaciones
realizaban el mayor numero de tareas posibles y contrataban a
grandes cantidades de gente para realizarlas. Ser grande es
bueno.

La llegada de poderosas computadoras
personales, amplias redes electrónicas y
nuevas aplicaciones de software son las nuevas
tecnologías de coordinación. Esto cambia el
paradigma de
las organizaciones. Debido a que la información puede ser
compartida instantáneamente a un bajo costo por mucha
gente en ubicaciones distantes el valor de la
centralización y la burocracia
disminuye. Los individuos se pueden administrar a si mismos,
coordinando su trabajo por medios
electrónicos con otros individuos. Ahora se pequeño
es bueno.

Las tecnologías de coordinación permiten
de una forma regresar a las organizaciones previas a la era
industrial. Organizaciones pequeñas autónomas
realizando transacciones con otras organizaciones pequeñas
en el mercado. Pero hay
un diferencia crucial entre, ahora gracias a las rede
electrónicas las micro organizaciones pueden conectarse a
grandes bancos de
información, tecnología y mercados
financieros antes solo disponibles para las grandes
organizaciones. Las organizaciones pequeñas gozan de
muchos de los beneficios de las grandes sin perder la
flexibilidad, enfoque y creatividad.

Esto le puede parecer una historia de ciencia
ficción o fantasía pero el mundo de los negocios nos
muestra varios
ejemplos donde se ve que esta tendencia ya esta aquí y
llego para quedarse. Durante los años 1920´s y
1940´s la industria del
cine era
controlada por grandes estudios como MGM y Columbia. Estos
estudios empleaban actores , directores , escritores, publicistas
e infinidad de otro personal. Los
estudios cinematográficos eran el modelo de la
gran organización industrial. Pero para los años
1950´s el este modelo se
empezó a desintegrar y el poder cambio
gradualmente de los grandes estudios a los individuos. Actores,
directores y escritores se volvieron independientes
"freelancers", ellos decidían en que proyecto
trabajar, la duración del proyecto y su
remuneración. En la actualidad productores independientes
inician proyectos
cinematográficos, contratan, financian y forman equipos de
"freelancers" para trabajar juntos temporalmente. Una ves el
proyecto se finaliza la organización desaparece, pero sus
miembros se vuelven a unir en otros proyectos. El
cambio en la
industria del
cine de
organizaciones grande y permanentes a organizaciones
pequeñas y temporales demuestra como toda una industria
puede cambiar de un paradigma de
organizaciones jerárquicas, grandes y centralizadas a uno
de redes,
pequeñas y ágiles. Estos cambios no se limitan a
Hollywood, grandes organizaciones manufactureras están
implementando estrategias radicales de "outsourcing" y
dejando que agentes externos realicen muchas de sus actividades
tradicionales. (Zillur Arman, S K Bhattachryya, Singapore
Managment Review, 2002).

Un ejemplo extremo de esta tendencia es la empresa Topsy
Tail que fabrica accesorios para la industria de la moda. Esta
empresa
actualmente genera ingresos por US$
80 millones pero solo cuenta con tres empleados y nunca toca el
producto en
todo el proceso de
manufactura o
distribución. La empresa
contrata a empresas
manufactureras para que fabriquen sus productos,
agencias de diseño
para que diseñen los productos y
empaques y una red independiente de
almacenadotas, distribuidores y representantes de ventas se
encargan de distribuir y vender. (Zillur Arman, S K Bhattachryya,
Singapore Managment Review, 2002).

El entorno competitivo esta forzando a que cada
día mas empresas dejen atrás el viejo paradigma de
tratar de dominar todas las disciplinas necesarias para producir
y mercadear bienes y
servicios, en
su lugar están contratando agentes externos que pueden
realizar estas tareas de una manera mejor. Administrar esta
intrincada red de socios, contratistas
y "freelancers" se esta volviendo tan importante como administrar
las operaciones internas. El viejo modelo de negocio que se
apoyaba en activos fijos,
capital
financiero y economías de escala es
vulnerable a organizaciones mas pequeñas que utilizan
nuevas
tecnologías de coordinación para ser mas
ágiles, reducir costos y ser
expertos en sus "core competences".

A este nuevo modelo de negocio, la organización
del nuevo siglo se le llama Organización Virtual. Virtual
se define como algo que no existe en la realidad. Así que
una definición típica de organización
virtual es "una red temporal de agentes
independientes enlazados por tecnología para compartir
conocimientos, costos y acceso a
los mercados". Otras
definiciones se enfocan hacia organizaciones que no posee un
lugar físico fijo "una organización distribuida
geográficamente y cuyo trabajo es coordinado por medio de
comunicación electrónica.

Características de una Organizaciones
Virtual

• Los individuos tienen una visión o meta
  compartida y un protocolo
  para la colaboración.
• Agrupan actividades de acuerdo a sus "core
  competences".
• Trabajan juntos en equipos con el fin de aportar sus
  "core competences" a la cadena de
  valor.
• Procesan y distribuyen la información en
  tiempo real
  a través de toda la red. Lo que les permite
  tomar decisiones y coordinar acciones de
  manera rápida.
• Se agregan miembros a la red, según sean
  necesarias nuevas "core competences".

Beneficios de las Organizaciones
Virtuales

Los principales beneficiados de esta nueva tendencia son
los individuos y organizaciones que se enfoquen en ser
sobresalientes en sus áreas de conocimiento o
"core competence". Las organizaciones o individuos que no se
pueden distinguir o posean habilidades sobresalientes
serán los mayores perjudicados.

Estas nuevas tendencias impulsara a las empresas a
buscar nichos de mercado donde puedan sobresalir, concentraran su
esfuerzos en explotar sus mejores habilidades y se especializaran
en algunas de las actividades del proceso
productivo. Las empresas que mayores beneficios económicos
obtendrán serán aquellas que puedan crear marcas, las
demás actividades como manufactura, control de
calidad y distribución será delegada a agentes
externos. Como ejemplo de lo anterior tenemos a la unidad de
negocio de pantallas para PC de la empresa Nokia.
Myyar Moragjhi logro desarrollar esta nueva unidad de negocio
contra fuerte competencia de
empresas de USA. En 1992 Moragihi invirtió los US$ 100,000
con los que contaba en mercadeo y
brochures de información. En la actualidad la empresa
tiene el 6% del mercado de pantallas de 17 pulgadas en USA con
ventas de US$
160 millones. Todo esto con un personal de cinco
personas. Moraihi y un asistente controlan la marca y las
actividades de mercadeo mientras Moraihi y dos especialistas
financieros administran los asuntos financieros. Socios locales
con amplio conocimiento del mercado se encargan de atender a los
clientes en USA,
servicio al
cliente es realizado por técnicos independientes en
Raleigh, Carolina del Norte, la logística la realiza una empresa
subcontratada en Charleston, Carolina del Sur, la promoción y publicidad son
llevadas a cabo por otra empresa en Montanview, California y la
manufactura se lleva a cabo en Salo, Finlandia (Fulk, J and
DeSanctics, G, Electronic groups at work, Organizational Science,
1995).

El proceso de ser una organización multinacional
consistía en establecer oficinas con personal de la
empresa en distintos países. Esto usualmente
requería trabajo legal, supervisión financiera y
movilización de personal. Para poder
administrar estas operaciones era necesario coordinar y
consolidar información lo cual requería de personal
calificado en las oficinas centrales y usualmente llevaba
tiempo. Este
costo
representaba una barrera de entrada para nuevos participantes. El
Internet y la
comunicación electrónica permite tener acceso a comunicaciones
a bajo costo. Una portal de Internet puede recibir visitas de
personas de todo el mundo y tomar pedidos directamente del
consumidor. Se
pueden hacer contactos globales y ser multinacional en pocas
semanas. Las tecnologías emergentes de comercio
electrónico están democratizando las
oportunidades de negocio. Individuos y pequeñas
organizaciones pueden operar internacionalmente por medio de una
computadora
personal desde su propia casa.

Actitudes y
Comportamiento

Esta nueva de estructura de
negocio y nueva manera de interacción y
coordinación llamada Organización Virtual requiere
de cambios por parte de los empleados y administradores. La
tecnología con todos sus avances no puede remplazar la
necesidad básica de tener metas claras, un liderazgo
efectivo y relacione humanas adecuadas. La tecnología es
una herramienta un facilitador que nos permite realizar
actividades de manera distinta y mas rápidamente, pero el
contenido y la dirección, los que hacen la diferencia
entre el éxito y
el fracaso, todavía esta determinado por los seres
humanos. Por esta razón son necesarias ciertas actitudes y
comportamientos para garantizar el éxito
de las organizaciones virtuales. Zillur Arman, S K Bhattachryya,
Singapore Managment Review, 2002). La confianza es esencial para
lograr un trabajo coolaborativo y cooperativo. También son
necesarios un espíritu emprendedor y tolerancia al
riesgo y un
compromiso con la excelencia.

Otros temas que se deben abordar por las Oganizaciones
Virtuales son: identificar las "core competences" actuales de la
empresa y las "core competences" deseadas, proveer de la
infraestructura tecnológica que permita la
colaboración y comunicación de equipos
geográficamente dispersos, medir las mejoras del servicio al
cliente,
estimular el aprendizaje,
cambiar el antiguo sistema de
remuneración basado en el tiempo de la era industrial a un
nuevo sistema de
remuneración basado en desempeño acorde a la era de la
información.

El concepto de
Organización Virtual esta estrechamente relacionado con
otros cuatro conceptos: groupware, equipos virtuales, teletrabajo y
oficina
virtual. A continuación exploraremos cada uno de
ellos.

Groupware se utiliza para englobar la tecnología
electrónica, tecnología
de información y procesos de
grupos que
soportan a las organizaciones y equipos (O´hara Devereaux
and Johansen, 1994, p.78). Se pueden subdividir en tres rubros:
cara a cara, convencionales y basados en Internet. Aunque
la
comunicación cara a cara no sea a través de un
medio electrónico, los expertos citan que es la manera mas
eficiente de establecer relaciones personales las cuales son
esenciales para el trabajo de
equipos virtuales. Según los expertos la
comunicación cara a cara da la oportunidad de comprender
las motivaciones y estilos de comunicación del individuo
haciendo mas fácil posteriormente la comunicación
electrónica. Por lo tanto se le considera parte del
groupware. Los medios convencionales de groupware son el fax, el
teléfono o la carta. Los
expertos resaltan el uso del teléfono como un medio para
facilitar las relaciones personales. Usualmente las llamadas
telefónicas se utilizan cuando se forman los equipos para
conocer a los demás participantes o "romper el hielo".
Algunas personas argumentan que el alto costo de las llamadas
hacen del teléfono un medio de comunicación
obsoleto. Sin embargo la experiencia señala que el alto
costo inicial de establecer relaciones personales evita malos
entendidos posteriormente que pueden ser mucho mas caros. El
groupware basado en Internet es: el correo
electrónico, el mensaje instantáneo o chat, los
grupos de
discusión, portales de Internet y la tele conferencia. Los
estudios han demostrado que el correo
electrónico es el canal de comunicación virtual
mas usado. En algunos casos debido a limitaciones financieras es
el unico medio disponible. Sus ventajas incluyen la velocidad,
bajo costo, accesibilidad y la facilidad te mandar archivos
attachments. Para asegurar una buena comunicación a
través del email es necesario establecer un protocolo de
comunicación. Este protocolo debe establecer reglas claras
como tiempo de respuesta, un titulo por email, un mensaje por
email, una idea por email, El software de mensajes
instantáneos facilita la comunicación informal y la
creación de relaciones mas estrechas. Anteriormente las
video
conferencias estaban limitadas debido a su alto costo. El
Internet a hecho posible que mas personas puedan acceder a este
servicio a un
menor costo.

Los equipos virtuales son un fenómeno
relativamente nuevo. Usualmente se definen como equipos de
trabajo temporales, con diversidad cultural, dispersos
geográficamente que se comunican electrónicamente
(Jarvenpaa and Leidner 1999). Los equipos virtuales se pueden
comunicar sincrónicamente o asincrónicamente por
medio de tecnologías como el email, grupos de
discusión, conferencias de audio/video/data,
votación electrónica y trabajo colaborativo.
Algunos de los beneficios de los equipos virtuales es que
facilitan el compartir información y conocimientos sin el
costo de tener que viajar. Según el Departamento del
Trabajo del Gobierno de los
Estados Unidos
de Norte America entre 13 y 19 millones de personas trabajan
actualmente desde lugares alejados de su oficina.

El teletrabajo es la actividad profesional desarrollada
por personas – teletrabajadores-, que no están
presentes físicamente en la empresa para la que trabajan.
Esto exige además de una calificación profesional,
un dominio nuevas
tecnologías (computadoras,
módem, fax, teléfono, Internet y todo el software
que apoya el funcionamiento de estos) ya que éstas
serán sus herramientas de trabajo. Las ventajas del
teletrbajo son. Autonomía, ser uno "su propio jefe", 
los teletrabajadores desempeñarán sus funciones sin
moverse de casa disponiendo y organizando su tiempo, con lo que
podrán realizarse en otros campos (familiar, aficiones,
relaciones). También es posible el desarrollo de
la actividad profesional en otros lugares, no necesariamente el
hogar. Las empresas consideran que este sistema conlleva un
ahorro de
costes y espacio. Ahorro de
tiempo y dinero en
desplazamientos. Menor contaminación
ambiental.

Por otro lado están las desventajas: Necesidad de
grandes dosis de autodisciplina, el teletrabajador deberá
orientar su actividad hacia la prestación efectiva de
servicios, por
los que aquellos que carezcan de poder de autoorganización
o autodisciplina tendrán una gran desventaja competitiva.
Problemas de
tipo psicológico o relacional, ya que puede producir
sensación de aislamiento en el teletrabajador. Dificultad
para motivar a los trabajadores a distancia y hacerles
partícipes de los objetivos de
la compañía lo que puede llevar a que ésta
pierda parte de su fuerza
corporativa. En la mayor parte de países, especialmente
las naciones en desarrollo, no
hay un marco legal que regule el teletrabajo. La empresas deben
poner especial énfasis en la seguridad de la
información, tanto a nivel físico como a nivel de
redes.

La oficina virtual es esencialmente el "outsourcing" de
los servicios de secretariales. Esto incluye usualmente
recepción de mensajes, contestar el teléfono,
preparar correo pero también puede incluir otros servicios
como llevar los libros
contables, coordinar la agenda, preparar itinerarios y
reservaciones de viaje. Todos estos servicios pueden ser
mercadeados bajo infinidad de nombres, últimamente los
nombres teletrabajo y asistentes virtuales parecen ser los mas de
moda. La
ventaja de estos servicios es el ahorro en costos fijos. Se
estima que en los Estados Unidos de
Norte América
se obtienen ahorros por cada trabajador que trabaja desde su casa
de US$ 5,000 anuales solo por concepto de
rentas y los aumentos en productividad y
disminución de ausentismo logran ahorros por otros US$
10,000 anuales por trabajador.

Conclusiones

La tecnología
de información esta transformando la manera en que nos
relacionamos y trabajamos. Ya no es necesario un centro de
reunión donde se concentren las personas y la
información de las empresas. Las personas y organizaciones
pueden colaborar y compartir información desde puntos
distantes. El reto para la empresas es transformar esta nueva
herramienta en algo que agregué valor a su
producto o
servicio y maximizar los beneficios de esta nueva
posibilidad.

Las nuevas organizaciones o Organizaciones Virtuales
serán redes de individuos que se reúnan a realizar
actividades con objetivos muy específicos y se comunicaran
a través de medios electrónicos. Estas
organizaciones se dedicaran a actividades especificas en las que
su grado de conocimiento les permita diferenciarse de la
competencia. Muy pocas organizaciones trataran de administrar
toda la cadena productiva. Las organizaciones se concentraran en
aquellas actividades donde puedan agregar el mayor valor al
proceso y dejaran las demás actividades a otros
expertos.

Estas organizaciones virtuales estarán formadas
por individuos altamente móviles con relaciones
laborales muy flexibles. Que trabajaran usualmente en grupos
virtuales. Este nuevo modo de trabajo será posible por
herramientas de groupware.

Bibliografía

Ing. Omar A. Osoy Penados