Resultante de los diversos factores que se
interrelacionan en los procesos
productivos, surgen determinados niveles de costos para la
generación de los productos o
servicios.
Así pues bajo ciertas condiciones, y en tanto y en cuanto,
no se modifiquen aspectos fundamentales como pueden ser las
variaciones en los precios de las
materias primas, el costo salarial,
los métodos de
producción, las características del producto y las
máquinas utilizadas, entre otras, el
costo promedio en
la producción de un bien o servicio
evolucionará en el tiempo entre
ciertos límites
que expresan la capacidad del proceso de
generar output dentro de un determinado nivel de
costes.
Sí el costo de un producto es la
resultante de la combinación de factores dentro de un
marco sistémico, es pues necesario conocer cuales son esos
factores y como funciona el sistema de forma
tal de poder ejercer
un mejor control de los
procesos y de
los costos que estos originan, como así también
poder acceder
a sucesivas reducciones de costos que hagan más
competitiva a la
organización.
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Como puede observarse en el gráfico, el costo de
producción depende de una serie de factores, los cuales a
su vez son producto de otras numerosas causantes. En el esquema
se graficó sólo a título ejemplificativo
hasta un tercer nivel. Así pues el costo de un producto
depende en parte de los materiales o
insumos, a su vez estos inciden en los costos en función de
varios atributos entre los cuales se encuentran el precio, el
nivel de inventario y la
calidad, en
tanto que el precio es el
resultado del comportamiento
del mercado, las
cantidades adquiridas y las condiciones de pagos entre
otras.
De la interrelación e interacción de estos
numerosos factores surge el nivel de costo de los productos,
pero como resultado de la evolución de los procesos en el tiempo y del
hecho de estar expuestos a continuos cambios y alteraciones que
son propios del sistema los
costos sufrirán variaciones naturales (llamadas
también aleatorias) o especiales (denominadas
atribuibles).
Las variaciones atribuibles se deben a una causa
concreta, tal como las diferencias entre el rendimiento de
diversas máquinas,
operarios o materiales.
Las variaciones de este tipo no son aleatorias, y pueden conducir
a variaciones excesivas en los procesos. Si existen causas de
variaciones atribuibles en un proceso,
entonces se dice que el proceso está "fuera de
control".
Las variaciones debidas a causas atribuibles suelen ser
excesivas, y no se pueden utilizar métodos de
Control Estadístico de Procesos (CEP) para
predecirlas.
Las variaciones aleatorias surgen como consecuencia de
la interacción de una gran variedad de factores, tales
como la temperatura,
la presión
atmosférica y la tolerancia normal
de operación de la maquinaria. Estas variaciones son
aleatorias, en general pequeñas, y no se pueden atribuir a
ninguna causa concreta. Se dice que un proceso es "estable" o que
está "dentro de control" si la variabilidad del proceso es
consecuencia únicamente de variaciones
aleatorias.
Distinguir entre un tipo de variación y otro,
resulta de fundamental importancia a la hora de adoptar
decisiones. Las decisiones correctas son ajustar el proceso
cuando está fuera de control, y dejarlo solo cuando
está bajo control. El riesgo de ajustar
innecesariamente un proceso bajo control equivale a un error
tipo I; si no se corrige un proceso que esté fuera de
control, es un error tipo II. La aplicación
correcta del control estadístico del proceso reduce al
mínimo estos riesgos.
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Aún queda por definir que es el control
estadístico de procesos (CEP). La misma es una
técnica estadística para asegurar que los procesos
cumplen con los estándares. Como se dijo anteriormente
todos los procesos están sujetos a ciertos grados de
variabilidad, por tal motivo es necesario distinguir entre las
variaciones por causas naturales y por causas imputables,
desarrollando una herramienta simple pero eficaz para separarlas:
el gráfico de control.
Las variaciones naturales afectan a todos los procesos
de producción, y siempre son de esperar. Este tipo de
variaciones son las diferentes fuentes de
variación de un proceso que está bajo control
estadístico. Se comportan como un sistema constante de
causas aleatorias. Aunque sus valores
individuales sean todos diferentes, como grupo forman
una muestra que puede
describirse a través de una distribución. Cuando estas distribuciones
son normales, se caracterizan por dos parámetros. Estos
parámetros son: la media de la tendencia central y la
desviación estándar.
Mientras los costos evolucionen dentro de los límites de
control, se dice que el proceso está "bajo control", y se
toleran pequeñas variaciones.
Los procedimientos
para establecer un control estadístico del comportamiento
de los costos implica:
- establecer la "capacidad del proceso";
- crear un gráfico de control;
- recoger datos
periódicos y representarlos
gráficamente; - identificar desviaciones;
- identificar las causas de las
desviaciones; - perpetuar los efectos positivos y corregir las causas
de los negativos.
Sobre la base de un período, cuya amplitud
está en función de
las características del proceso y del bien o
servicio) se
procede a calcular el Promedio, el cual pasa a ser el Costo Medio
del Proceso (CMP) y los respectivos Límites de Control
Superior (LCS) e Inferior (LCI). Se determina el Costo
Máximo Aceptable (CMA) que no es otra cosa que el Coste
Objetivo, al
cual se pretende llegar para lograr una determinada rentabilidad
dado un precio de mercado. Se
procede a calcular la Capacidad del Proceso (CP) que es igual al
CMA dividido el LCS.
En cada oportunidad que se produce un cambio
estructural o significativo sea por decisión de la empresa
(cambio en el
tipo de material, variaciones de diseño,
nueva maquinaria, cambio de proveedor),o por razones ajenas
(cambios de precios de la
materia prima,
variación en el costo de los combustibles o energía
eléctrica) se debe proceder a efectuar el
recálculo del CMP y de los LCS, LCI, CMA y CP.
Objetivo fundamental de la dirección de la empresa es
reducir el CMP y las variaciones de manera tal de alejar el LCS
del CMA permitiendo una mayor CP.
Cuanto más cortos sean los períodos de
tiempo para los cuales se efectúan los cálculos de
los costes, más rápido podrán adoptarse
medidas correctivas para tener bajo control los
procesos.
El seguimiento mediante el sistema de CEP (SPC en sus
siglas en inglés)
para otras variables
tanto financieras, como de calidad, productividad,
plazos o tiempos de entrega o procesamientos y niveles de
satisfacción de los usuarios, permiten tener un cuadro
de mando integral (CMI) que sirve para comprender mejor el
comportamiento de los costos y la íntima
interrelación entre los diversos factores.
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Mediante la utilización de las diversas herramientas
de gestión, los Círculos de Calidad y
los
Equipos de Mejora procederán a analizar las
variaciones graficadas en los CEP procediendo a
estandarizar el proceso en primer lugar (ponerlo bajo
"control estadístico") para luego proceder
a mejorar los estándares, logrando mayores
niveles de productividad,
mejores niveles de cali_
dad, menores niveles de inventario,
mejores plazos de respuestas y menores niveles de
costos
(Costo Medio del Proceso para los productos o servicios
comercializados).
En este proceso cobra fundamental importancia la rueda
de Deming,
consistente en el proceso
de Planificar – Realizar – Evaluar
– Actuar (PREA).
En muchas organizaciones
los elementos de PREA están presentes, sólo que se
encuentran di_
vididos en departamentos individuales. Así
tenemos que un grupo o
departamento planifica,
otro se encarga de la realización, un tercero
mide o juzga el avance y un cuarto grupo interpreta
los resultados y decide qué acciones se
requieren. Esta fragmentación hace casi imposible el
gi_ ro de la rueda PREA, y produce poco o ningún avance.
El ciclo PREA no será eficaz si no se
convierte en la actitud
fundamental de todos los empleados, los departamentos y funciones.
Cuando todos los trabajadores se compenetren en los
cuatro elementos de la rueda, comenzarán
a sentirse verdaderamente facultados para mejorar su
desempeño, lo mismo que los productos
y
servicios que ofrecen a los clientes.
PREA, y el método
científico en general, requieren necesariamente nuevas
ideas acerca de
cómo hacer que las cosas funcionen mejor. Sin
ellas no se logra el mejoramiento.
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Interpretación de patrones en las gráficas de control
Cuando un proceso se encuentra bajo control
estadístico, los puntos en una gráfica de
control
deben fluctuar aleatoriamente entre los límites
de control sin patrón o comportamiento que se
pueda identificar. La siguiente lista de
comprobación muestra un
conjunto de reglas generales
para examinar un proceso y determinar si está
bajo control:
- No hay puntos fuera de los límites de
control - El número de puntos arriba y abajo del eje
central es aproximadamente igual - Los puntos parecen caer al azar arriba y abajo del
eje central - La mayor parte de los puntos, pero no todos, se
encuentran cerca del eje central, y sólo unos pocos
cerca de los límites de control..
La hipótesis que apoya esas reglas es que la
distribución de los promedios muestrales
(en este caso los costes medios de
producción para un período, lote o producto
específico (ej. la construcción de un barco) tiende a una
distribución normal a medida que aumenta el tamaño
de la muestra (o para este caso de los costos incurridos). Todo
ello es válido siempre que el promedio y la variancia de
los datos originales
no hayan cambiado durante el tiempo en que se recopilaron los
datos; es decir, el proceso es estable.
Además de los puntos fuera de los límites
de control (superior e inferior) deberá prestarse especial
atención a los siguientes casos a los
efectos de detectar cambios en el comportamiento del
proceso.
- Seis o más puntos consecutivos aumentan o
disminuyen de manera constante (una "tendencia").
(a) - Ocho o más puntos consecutivos en el mismo
lado de la línea central. (b) - Catorce o más hacia arriba y hacia abajo
alternativamente. (c) - Dos puntos consecutivos cerca del límite
superior o del inferior. (d)
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Fórmulas utilizadas
Correspondientes a mediciones individuales
Gráfico de Media
CMP = S Coste Medio ¸ n
LCS = CMP + (3 ¸ d2) ´ Amplitud Media
LCS = CMP – (3 ¸ d2) ´ Amplitud Media
CP = CMA ¸ LCS
Gráfico de Mediana
CMP = S Coste Medio ¸ n
LCS = CMP + (3,14 ´ Mediana de las Amplitudes)
LCS = CMP – (3,14 ´ Mediana de las
Amplitudes)
CP = CMA ¸ LCS
Ejemplo:
Tomando los datos correspondientes a los costos
unitarios del producto "x" entre los meses de Enero-99 y
Agosto-99 tenemos un Coste Medio del Proceso de $ 10,39 con un
Límite de Control Superior (LCS) de $ 10,64 y un
Límite de Control Inferior de $ 10,14. El Costo
Máximo Aceptado es de $ 12. La Capacidad del Proceso es de
1,13. En el mes de Noviembre-99 se registra un costo unitario de
$ 10,70 el cual supera el LCS siendo por lo tanto una
variación debida a una causa especial (no natural o
aleatoria) la misma se debía a problemas en
el suministro de energía
eléctrica recepcionada por la planta industrial. Se
decide adoptar diversas medidas a los efectos de la
reducción de los costes. Por un lado se reducen los
tiempos de preparación lo cual trae aparejado una
reducción tanto en el coste del producto, como
también una disminución en los costos financieros
por reducción de inventario. Por otro lado se cambia de
proveedor a los efectos de mejorar la calidad de los insumos
recibidos, se mejoran ciertas herramientas
tanto a los efectos de mejorar la calidad de
manufacturación, como de disminuir los tiempos de paradas
por averías.
Los nuevos procedimientos
comienzan a ponerse en práctica a partir de Junio-00, pero
recién en Agosto-00 no sólo se completa su
instalación, sino que comienzan a verse los resultados.
Por tal razón procede a calcularse la media (CMP) del
período Agosto-00 a Febrero-00, obteniéndose un
Coste Medio de Proceso del orden de $ 9,38, LCS de $ 9,88 y LCI
de $ 8,87; siendo la nueva Capacidad de Proceso del orden de
1,11. El Costo Máximo Aceptado se fijo en el orden de los
$ 11. Ello implica una reducción del orden del 9.72% en el
Coste Medio de Proceso. De fijarse el Costo Máximo
Aceptado en $ 11,50 la capacidad del proceso sería de
1.16.
Entre Septiembre-99 y Mayo-00 se procedió a
estandarizar el proceso de forma de asegurar su correcto
funcionamiento, lo que anteriormente vimos como EREA
(Estandarizar-Realizar-Evaluar-Actuar), procediendo luego a
aplicar el proceso llamado PREA
(Planificar-Realizar-Evaluar-Actual), proceso con el cual retamos
los estándares establecidos fijando nuevas metas en
materia de
costos.
Del desarrollo de
los concepto vertidos
puede observarse el enorme potencial que posee la
utilización del Control Estadístico de Proceso como
instrumento y herramienta destinada a un mejor control en la
evolución de los costos, una forma
más eficaz de tomar decisiones en cuanto a ajustes, un
método muy
eficiente de fijar metas y un excepcional medio de verificar el
comportamiento del sistema en su conjunto mediante la
interrelación de los indicadores de
costos, productividad, calidad, indicadores
financieros, satisfacción de los usuarios y empleados
/ obreros, y los períodos o tiempos de los diversos
ciclos.
Muchos son los que por desconocimiento de la forma en
que funcionan los procesos tienden a efectuar prolongados y
obstinados análisis en la búsqueda de las
razones que dieron lugar a la variación de los costos en
relación a los estándares o a los registrados en el
período anterior, cometiendo el error de adoptar medidas
de ajuste, cuando en realidad las variaciones respondían a
la naturaleza
misma del proceso, por lo que los ajustes dan origen a mayores
diferencias en el futuro.
Las empresas que no
adopten esta nueva metodología sufrirán el choque
frente a empresas de
categoría mundial que lo aplican en forma
metódica.
La aplicación del CEP a los costos es la
antesala de una nueva disciplina que
provocará un fuerte shock en la evolución de la
Gestión
de Empresas, siendo esta nuevo avance la
Costometría.
Ortueta, Lucas. Organización Científica de las
Empresas. Limusa. 1980.
Berenson, M. L. y Levine D. M. Estadística para Administración y Economía. McGraw
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Bierman Jr., Harold. Temas de Contabilidad de
Costos y Toma de
Decisiones. Fondo de Cultura
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Donoso Anes, José A. y Donoso Anes,
Rafael. Cuestiones actuales de contabilidad
de Costes. "La importancia de la casualidad en el control de las
desviaciones sobre costes estándares".
McGraw Hill – ACODI. 1993
Lefcovich, Mauricio. Reducción de Costos
– Coste Kaizen.
www.gestiopolis.com
. Septiembre/03.
Autor:
Mauricio León Lefcovich
Consultor en Administración de Operaciones, Calidad,
Productividad, Mejora Continua, Reingeniería, Logística, y Control y Reducción de
Costes.
Especialista en Kaizen, Seis
Sigma y Calitividad. Investigador en Estadística
Aplicada y Comportamiento
Organizacional.