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Importancia de la Auditoría operativa aplicada al área de tráfico en una empresa de alimentos




Enviado por castilloroman_1



Partes: 1, 2

    1. Formulación del
      problema
    2. Justificación
    3. Hipótesis
    4. Objetivos
    5. Método
    6. Teoría aplicable relativa
      a la función de auditoría
    7. Teoría fundamental
      de la auditoría operativa
    8. Análisis
      integral a la operación de
      tráfico
    9. Empresas
    10. Caso
      práctico
    11. Conclusiones
    12. Bibliografía

    Introducción.

    Desde finales de los 70’s un considerable grupo de
    profesionistas en contaduría pública, han venido
    desarrollando trabajos de evaluación
    administrativa, cuyo principal propósito es promover la
    eficiencia en
    las operaciones de
    las empresas;
    denominando a este tipo de labor como auditoría operativa.

    Se encuentra en la auditoría operativa, una
    herramienta de suma utilidad en la
    toma de
    decisiones organizacionales, ya que sus beneficios
    contribuyen en el desarrollo de
    empresas, no
    solamente en aquellas que se ubican en una etapa de
    consolidación de mercado, sino
    también a aquellas que están en constante
    crecimiento; ya que en gran medida dichos beneficios se
    encuentran estrechamente relacionados al incremento de la
    eficiencia y
    eficacia en
    sus procesos
    productivos.

    La aplicación de la auditoría operativa,
    tiene como principal cualidad la flexibilidad,
    refiriéndose con esto, a que se puede aplicar en cualquier
    segmento dentro de la cadena productiva de las
    compañías.

    El presente trabajo está enfocado desde un punto
    de vista operativo, a empresas de alimentos que
    tienen dentro de su estructura
    organizacional un departamento de tráfico, el cual
    tiene como principal objetivo, el
    aseguramiento de la entrega de mercancía a sus cliente, bajo las
    más estrictas normas de
    seguridad y
    control, sin
    perder de vista los costos en los que
    se incurre.

    Se efectuará para efectos de comparación,
    un análisis de los diferentes tipos de
    auditorías, así como también
    de la teoría
    básica de la auditoría operativa; conformando como
    parte fundamental, un análisis integral de las funciones del
    área de tráfico auditada, esto con la finalidad de
    dar a conocer, las funciones
    más importantes para su mejor comprensión y
    evaluación.

    Por último se desarrollará, un caso
    práctico de auditoría operativa, donde se
    utilizará la metodología general de la misma, pasando
    por las etapas de familiarización, investigación y análisis, así
    como de diagnóstico, que brindarán los
    elementos suficientes para la elaboración del informe, el cual
    se materializa como el producto
    terminado de la labor, detallando en forma específica la
    problemática encontrada en los hallazgos de la investigación, identificando el riesgo potencial,
    y formulando una serie de recomendaciones, enfocadas a
    incrementar la eficiencia operativa en el área de
    tráfico.

    Formulación
    del problema.

    En gran número de auditorías practicadas al área de
    tráfico, en las empresas de alimentos, los
    auditores destinan demasiado tiempo en la
    metodología de la auditoría
    operativa ( familiarización, investigación y
    análisis, y diagnóstico), esto se debe a que desconocen
    o conocen poco de cómo la estructura del
    área, así como la función
    que tiene en la compañía, lo cual repercute
    directamente en el tiempo estimado
    para la realización de la evaluación operacional, y
    el tiempo restante es limitado, trayendo como consecuencia el que
    no se revisen a fondo la totalidad de operaciones, como
    pueden ser las tarifas, los convenios con transportistas, los
    tiempos de entrega, los costos
    incurridos, etc .

    El área de tráfico o departamento
    destinado a la transportación y entrega de productos
    elaborados o comercializados por la
    organización, controla costos logísticos, y
    cuando éstos no son los más adecuados y
    competitivos se refleja directamente en los resultados del
    departamento.

    ¿Qué tan integrales son
    las auditorías operativas que practica el contador
    público en la actualidad en la operación de
    tráfico, y que tan factibles son las recomendaciones
    descritas en su informe?.

    Justificación.

    En la actualidad es trascendental un cambio de
    cultura
    organizacional que permita el
    conocimiento y aplicación de herramientas
    complementarias a las tradicionalmente utilizadas, ya que en
    ocasiones las compañías funcionan sin saber que
    obstáculos puedan surgir durante la continuidad de la
    operación. A través de una adecuada
    aplicación de la auditoría operacional, practicada
    por personal
    altamente capacitado, se estará en posibilidad de detectar
    a tiempo sucesos futuros que pueden llegar a impactar de manera
    negativa los resultados de la organización.

    Es de suma importancia brindar un mayor empuje a la
    implementación de la auditoría operacional, ya que
    es una actividad que proporciona innumerables beneficios,
    principalmente, el incremento en la eficiencia operativa, ya que
    la serie de recomendaciones que se plantean al concluir el examen
    a la operación pueden inclusive beneficiar la
    operación de otras áreas
    interrelacionadas.

    El reporte final (Informe) en el cual se expone toda la
    problemática encontrada, es de gran interés
    para la
    administración de compañía, la cual
    puede conocer con exactitud la situación actual de su
    operación o una parte de la misma y tener bases firmes y
    concretas para tomar decisiones en el momento preciso.

    La auditoría operativa se ha convertido en una
    herramienta estratégica de toma de
    decisiones para la administración de las organizaciones
    que se preocupan cada vez más por el incremento en las
    utilidades. Adicionalmente, cuenta con un amplio campo de
    trabajo, que está en constante crecimiento, y toma cada
    vez más fuerza.

    Hipótesis.

    Si se realiza una adecuada y completa auditoría
    operativa en el departamento de tráfico, entonces se
    detectarán deficiencias o se identificarán
    áreas de mejora en la operación, así como
    los factores que estén ocasionando un inadecuado
    aprovechamiento de los recursos
    disponibles y por consecuencia afectando de una manera negativa
    el proceso de
    toma de decisiones.

    Objetivo
    general.

    Demostrar que a través de la aplicación de
    la auditoría operativa se estará en posibilidad de
    detectar deficiencias operativas en el área de
    tráfico; prever obstáculos a la eficiencia de la
    operación, y presentar recomendaciones enfocadas a
    incrementar la eficiencia , tanto en forma operacional y
    financiera.

    Objetivos específicos.

    • Evaluar el control
      interno existente y de ser necesario, proponer nuevos
      controles o complementar los ya existentes a fin de garantizar
      la salvaguarda de los activos de
      la
      organización.
    • Identificar posibles riesgos que
      repercutan en daños económicos a la organización y proponer recomendaciones
      para anticiparse a sus efectos.
    • Evaluar los hallazgos que deriven en una serie de
      recomendaciones, enfocadas a incrementar la eficiencia
      operativa.

    Método.

    Para la realización del proyecto , se
    tomará la información necesaria de la
    operación real de tráfico, en la empresa
    "XXXXXX" DE MÉXICO,
    S.A. DE C.V. (División alimentos).

    Los instrumentos de investigación utilizados,
    serán los de entrevistas
    con el personal
    involucrado en la operación, así como la
    recopilación bibliográfica e investigación
    en la Internet, ya
    que es lo más adecuado para el desarrollo del
    presente trabajo.

    El proceso de la
    operación natural de tráfico, será evaluado
    desde su inicio hasta su conclusión, pasando por todas sus
    etapas y deduciendo los efectos que generan en la
    organización.

    CAPÍTULO I

    Teoría aplicable relativa a la función de
    auditoría.

    1. Concepto universal: auditoría, en su
      acepción más amplia, significa verificar que
      la información financiera, operacional y
      administrativa que se presenta es confiable, veraz y
      oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y
      operaciones se den en la forma como fueron planeados; que
      las políticas y lineamientos establecidos
      han sido observados y respetados; que se cumple con
      obligaciones fiscales, jurídicas y
      reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se
      administra y opera teniendo el máximo
      aprovechamiento de los recursos.

      Es el examen, con base en pruebas
      selectivas, de la evidencia que soporta las cifras de la
      información financiera, operativa y administrativa
      generada por la empresa
      que permite emitir una opinión sobre la
      razonabilidad y confiabilidad de los estados
      financieros.

    2. Que es auditoría.

      Los historiadores creen que los registros
      contables tuvieron su origen alrededor del año 4000
      a.c., cuando las antiguas civilizaciones del lejano oriente
      comenzaron a establecer gobiernos y negocios
      organizados. Desde el principio los gobiernos se
      preocuparon por llevar la cuenta de entradas y salidas de
      dinero y
      el cobro de los impuestos.
      Parte integrante de esa preocupación fue el
      establecimiento de controles, incluso auditorías.
      Para disminuir los errores y fraudes por parte de
      funcionarios incompetentes o faltos de honradez.

      Los más antiguos registros
      contables y referencias a auditorías, en el sentido
      moderno de la palabra, que se tienen en los países
      de habla inglesa son los registros de los erarios de
      Inglaterra y Escocia, que datan del
      año 1130.

      En la Gran Bretaña, las primeras
      auditorías eran de dos tipos, las de las ciudades y
      poblaciones se hacían públicamente ante los
      funcionarios del gobierno
      y los ciudadanos, consistían en que los auditores
      "oyeran" la
      lectura de las cuentas
      hecha por el tesorero. El segundo tipo de auditoría
      implicaba un examen detallado de las cuentas
      que llevaban los funcionarios de finanzas
      de los negocios
      existentes en esa época, seguido por una
      declaración de auditoría, es decir un informe
      verbal al dueño del negocio.

    3. Antecedentes.
    4. Objetivo.

    El objetivo de la
    auditoría es realizar un examen a la información,
    ya sea de carácter
    financiero, administrativo u operativo, esto con la finalidad de
    expresar una opinión imparcial e independiente sobre la
    razonabilidad y confiabilidad de las cifras.

    1.4. Tipos de auditoría.

    1.4.1. Auditoría
    interna.

    Antecedentes: en sí el origen de la
    auditoría
    interna no es muy conocido, muchas personas están en
    el supuesto de que esta actividad nació cuando las
    compañías ferrocarrileras de Estados Unidos
    encontraron la necesidad de adoptar la auditoría interna
    para garantizar entre otros aspectos errores graves en la
    contabilidad y
    posibles fraudes.

    Otros historiadores opinan y están convencidos
    que esta actividad de la auditoría interna nació
    hace 60 ó 70 años teniendo como misión
    principal proteger a la compañía de fraudes,
    errores graves de los registros de la información,
    pérdidas que pudieran reflejar un daño
    económico.

    Para el escritor Juan Ramón
    Santillana en su libro
    Auditoría 1 comenta que los antecedentes de la
    auditoría interna nace cuando el manejo de los recursos
    queda en manos de terceros que aun cuando son personal
    subordinado nace la inquietud de los dueños de los
    negocios o de la
    administración de la misma de saber hasta que grado de
    honradez y eficiencia están siendo utilizados los recursos
    de la organización en especial y con mayor atención los monetarios.

    Así nacen los nacientes auditores internos que se
    ocuparon fundamentalmente de detectar eventuales malos manejos en
    el uso del dinero y del
    demás patrimonio de
    la organización a través de la práctica de
    arqueos, toma de inventarios, y
    vigilancia de los procesos de
    captación de ingresos y
    soportes fehacientes de los egresos. Dichos procedimientos y
    filosofía de actuación se extendió hasta la
    3ra.década del presente siglo.

    Concepto: es una actividad independiente y
    objetiva, de aseguramiento y consulta para agregar valor, y
    mejorar las operaciones realizadas por una
    organización.

    Ayuda a una organización a cumplir con sus
    objetivos,
    aportando un enfoque sistemático y disciplinado, para
    evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión, dirección de riesgos, control y
    dirección.

    Objetivo: eficientar los procesos de
    operación para el logro de óptimos resultados
    mediante la aplicación de técnicas y
    procedimientos
    de vanguardia
    orientados a la salvaguarda de los activos con que
    cuenta la organización.

    Dentro de los principales objetos de la auditoría
    interna son:

    • Coordinar y controlar las operaciones de sus
      divisiones, sucursales y plantas.
    • Protegerlas en contra de fraudes, perdidas y errores
      contables.
    • Revisar el control
      interno establecido, su ejercicio y efectividad,
      determinando las exposiciones de riesgos y promoviendo su
      prevención y corrección.

    1.4.2. Auditoría externa.

    Antecedentes: los datos fehacientes
    que a través del transcurso del tiempo de la llamada
    auditoría externa comúnmente (auditoría de
    estados
    financieros), podemos llegar a la conclusión de que la
    contabilidad y
    la auditoría de estados financieros que conocemos en la
    actualidad nacen en año de 1934 con un acto de ley al
    promulgarse la Securities Exchange Act Of. 1934 (SEA Ley sobre el
    Intercambio de Valores) en
    los Estados Unidos de
    Norteamérica, que obliga al uso de los ahora llamados
    principios de
    contabilidad generalmente aceptados y las normas y
    procedimientos de auditoría.

    Concepto: también conocida como
    auditoría independiente, es la revisión de la
    información financiera (Estados financieros) efectuada o
    realizada por personal Independiente, tanto en forma
    económica y sin ningún tipo de relación con
    la organización y a los que se les reconoce una
    opinión o juicio completamente imparcial e independiente,
    y se requiere revisar la información registrada en sus
    libros y sus
    registros contables.

    Después de hacer el examen a la
    información financiera reportada por la administración se presenta un reporte final
    llamado dictamen el cual sustenta la información
    financiera dictaminada por un socio de firma que realizó
    la auditoría externa.

    Objetivo: realizar un examen a la
    información financiera con la finalidad de expresar una
    opinión objetiva e imparcial sobre si la
    información financiera fue elaborada conforme a los
    principios de
    contabilidad generalmente aceptados y las cifras presentadas son
    adecuadas y razonables.

    Los resultados de este tipo de auditoría de
    estados financieros tienen una amplia gama de destinatarios como
    son:

    • Dueños del negocio.
    • Accionistas.
    • Directivos.
    • Gobierno.

    Estas auditorías son necesarias para todo tipo de
    empresas, se consideran indispensables para un buen y confiable
    funcionamiento administrativo y financiero.

    1.4.3. Auditoría operacional.

    Antecedentes: desde fines de los años
    70´s algunos contadores públicos han venido
    realizando trabajos de examen administrativo cuyo
    propósito es promover la eficiencia de las entidades a
    este tipo de examen se le denomina preponderantemente
    auditoría operativa.

    La importancia de dictar normas sobre este tipo de
    trabajo fue reconocida por el Instituto Mexicano de Contadores
    Públicos en diciembre de 1972 la comisión de
    auditoría operacional emitió su primer
    boletín con el propósito de identificar el trabajo de
    la auditoría operacional realizado por el contador
    público independiente y con la intención de
    unificar criterios sobre el tema.

    Concepto: se puede definir a la auditoría
    operacional como el servicio
    personal independiente realizado por el contador público
    que tiene como función principal la revisión a
    ciertos aspectos administrativos los cuales deben estar
    estrechamente relacionados con los objetivos
    primarios de la organización.

    Se espera que el contador público que realice
    este tipo de actividad haga una serie de observaciones objetivas
    y un análisis completo de operaciones especificas, todo
    relacionado y enfocado al incremento de las
    utilidades.

    Se resume la filosofía de la auditoría
    operativa de la siguiente forma:

    • Conocimiento y familiarización de las
      operaciones y problemas
      operativos de la organización.
    • Analizar, examinar y evaluar los controles que
      aseguren la eficiencia de la operación ya sean de forma
      general o revisando algún rubro en específico
      como es caso de este trabajo el cual esta enfocado al
      área de tráfico.
    • Informe final donde se hace mención las
      principales recomendaciones y sugerencias sobre si los
      controles están de acuerdo con los objetivos que
      persiguen o si necesitan alguna modificación para
      asegurar los resultados (utilidades).

    Objetivo: en la mayoría de los trabajos de
    auditoría operativa se tienen tres principales objetivos
    los cuales se mencionan a continuación:

    1. Evaluación de desempeño. Los resultados de la
      organización se comparan con las políticas, estándares y metas
      establecidas por la administración u otros criterios de
      la medición apropiados.
    2. Identificación de oportunidades de
      mejora.
      El auditor a través de evaluar el desempeño de la operación de la
      compañía ya sea en forma global o
      específica busca oportunidades de mejora en la
      operación con el objeto de incrementar la eficiencia de
      operación enfocado a la obtención de un beneficio
      económico para la organización.
    3. Recomendaciones para mejorar o anticipación
      a hechos futuros.
      Estas son variables
      que van acorde con la magnitud del problema y las oportunidades
      inidentificables de mejora en algunos casos se puede llegar a
      sugerir estudios adicionales y más
      específicos.

    1.4.4. Auditoría financiera.

    Antecedentes: se practica hacia el interior de
    las compañías por personal específicamente
    asignado nace cuando los grandes comerciantes eligen alguno de
    sus empleados para que verifiquen la situación de las
    cuentas al no poder hacerlo
    el dueño personalmente cuando la operación a
    crecido en volumen y
    complejidad.

    El enfoque primario de al auditoría financiera se
    enfoca hacia cuentas como caja, inventarios,
    cuentas por
    cobrar y cuentas por pagar.

    Concepto: es el examen que se practica a los
    estados financieros preparados por la administración
    generalmente es practicada por personal de la misma
    organización, a diferencia de la auditoría externa
    que es practicada por personal independiente a la
    compañía.

    Objetivo: el objetivo fundamental y principal de
    la auditoría financiera es el de aseverar (afirmar) la
    confiabilidad de las cifras con el objeto de emitir una
    opinión por el personal de la compañía, para
    efectos internos sobre las cuentas o rubros examinados.
    Adicionalmente serán utilizados por la
    administración como una guía para futuras
    decisiones financieras y administrativas.

    1.4.5. Auditoría
    administrativa.

    Antecedentes: en el año de 1961, cuando un
    ingeniero asesor en la administración llamado William P.
    Leonard recoge todas las corrientes en materia de
    auditoría
    administrativa, más la suya, conforma un libro The
    Management audit (Auditoría Administrativa) editado en
    1962 en Estados Unidos. Es a partir de ese año en que los
    estudiosos e investigadores consideran como el nacimiento formal
    de la auditoría administrativa.

    Concepto: se define como el examen a la
    administración, tanto en sus políticas y
    procedimientos como en sus metas y objetivos preestablecidos,
    buscando la correcta distribución, organización y
    utilización de los recursos disponibles.

    Objetivo: consiste en evaluar el fundamento de la
    administración (planeación, organización,
    organización, y control) mediante la localización
    de irregularidades o anomalías y el planteamiento de
    posibles alternativas de solución.

    1.4.6. Auditoría
    informática.

    Antecedentes: la auditoría informática arranca en su corta historia cuando en los
    años 50’s las organizaciones
    empezaron a desarrollar aplicaciones informáticas. En ese
    momento, la auditoría trataba con sistemas manuales.
    Posteriormente, en función de que las organizaciones
    empezaron con sistemas cada vez
    más complejos, se hizo necesario que parte del trabajo de
    auditoría empezara a tratar con sistemas que utilizaban
    sistemas informáticos.

    La auditoría
    informática no nace en una fecha determinada, nace con
    la necesidad de conocer los diversos sistemas
    informáticos, que son adquiridos y adecuados a las
    operaciones de las compañías, los cuales
    deberán generar y procesar la información de manera
    más eficiente, y que aseguren que la información
    que contienen esté libre de errores significativos que
    distorsionen los resultados. Así el personal de
    auditoría operativa adecua e incorpora la auditoría
    informática como una herramienta que tiene
    estrecha relación con la auditoría en general, los
    reportes extraídos hacen que el trabajo de
    auditoría en general sea cada vez más
    precisa.

    Concepto: es la revisión y
    evaluación de los controles, sistemas y procedimientos de
    informática; de los equipos de computo o de un sistema o
    procedimiento
    específico, adicionalmente habrá de evaluar los
    sistemas de
    información en general desde sus entradas,
    procedimientos controles, archivos seguridad y
    obtención de información.

    Objetivo: a continuación se mencionan dos
    principales objetivos para la auditoría
    informática:

    • La protección de los activos de la
      compañía:
      el sistema
      utilizado debe ser debidamente configurado y adecuado para que
      permita conocer en tiempo y exactitud los rubros que se
      pretenden controlar, así como la rápida respuesta
      a la generación de información útil y
      veraz. Con accesos debidamente asignados.

    Ya que en la mayoría de los actuales casos ya
    no es posible verificar manualmente y es impráctico con
    las nuevas herramientas
    informáticas que en la actualidad calculan, clasifican e
    integran los datos, tenemos
    bases confiables para hacer el trabajo más eficiente y
    de mucho mayor calidad.

    • Integridad de información: la
      información debe ser completamente transparente
      (confiable), debe estar libre de cualquier desviación o
      error significativo que la distorsione. Ya que esto, si llega a
      suceder, tendría elementos fuera de realidad y por
      consecuencia se tomarían malas decisiones que pueden
      llegar a tener un impacto negativo económico en la
      organización.

    1.5. Normatividad de auditoría.

    Para que el ejercicio de la auditoría operativa
    se desarrolle dentro de un ambiente de
    orden , es muy importante que se trabaje bajo normas de
    auditoría generalmente aceptadas que garanticen los
    requisitos mínimos de calidad, evitando
    formular juicios prematuros, basados en información
    incompleta por falta de tiempo; asimismo implica orden y disciplina,
    que conlleva a que se realicen auditorías operativas de
    calidad y que tengan mayor aceptación por la alta
    dirección.

    Para la realización de este trabajo se mencionan
    a continuación algunos boletines aplicables a la
    auditoría de operativa.

    1.5.1. Boletín 1010 – Normas de
    auditoría.

    Generalidades.

    La auditoría es una actividad profesional. En
    este sentido implica, al mismo tiempo, el ejercicio de una
    técnica especializada y la aceptación de una
    responsabilidad pública.

    Como profesional, el auditor desempeña sus
    labores mediante la aplicación de una serie de
    conocimientos especializados que vienen a formar el cuerpo
    técnico de su actividad; sin embargo, en el
    desempeño de esa labor, el auditor adquiere responsabilidad, no solamente con la persona que
    directamente contrata sus servicios,
    sino con un vasto número de personas, desconocidas para el
    que van a utilizar el resultado de su trabajo como base para
    tomar decisiones de negocios o inversión.

    El trabajo profesional de auditoría tiene una
    finalidad y unos objetivos definidos que se desprenden de su
    propia naturaleza. El
    auditor es llamado como un técnico independiente y de
    confianza para opinar sobre los estados financieros formulados
    por la empresa, a
    efecto de que su opinión sea una garantía de
    credibilidad respecto a esos estados financieros, y para las
    personas que van a usarlos como base para sus
    decisiones.

    En esa virtud, el trabajo de auditoría tiene una
    finalidad y un objetivo que no dependen ni de la voluntad
    personal del auditor ni de la voluntad personal del cliente, si no
    que se desprenden de la misma naturaleza de la
    actividad profesional, de la auditoría.

    Esta característica obliga también a que
    el trabajo profesional de auditoría se realice dentro de
    determinadas normas de calidad.

    Por consiguiente, la existencia de las normas de
    auditoría y la naturaleza de ellas reconoce como fuente
    los siguientes dos hechos:

    • La auditoría es un trabajo de naturaleza
      profesional.
    • La auditoría tiene características y finalidades propias que
      le son connaturales.

    Definición.

    Se define a las normas de auditoría como los
    requisitos mínimos de calidad, estrechamente relacionados
    a la
    personalidad del auditor, así como al trabajo que
    desempeña y la información que proporciona como
    resultado de su trabajo profesional.

    Las normas de auditoría se clasifican
    en:

    • Normas personales.
    • Normas de ejecución del trabajo.
    • Normas de información.

    Normas personales.

    Las normas personales se refieren a las cualidades que
    el auditor debe tener para poder asumir,
    dentro de las exigencias que el carácter
    profesional de la auditoría impone, un trabajo de este
    tipo.

    Dentro de estas normas existen cualidades que el auditor
    debe tener preadquiridas antes de poder asumir un trabajo
    profesional de auditoría y cualidades que debe mantener
    durante el desarrollo de toda su actividad
    profesional.

    • Entrenamiento técnico y capacidad
      profesional:
      el trabajo de auditoría, cuya
      finalidad es la de rendir una opinión profesional
      independiente, debe ser desempeñado por personas que
      teniendo título profesional legalmente expedido y
      reconocido, tengan entrenamiento
      técnico adecuado y capacidad profesional como
      auditores.
    • Cuidado y diligencia profesionales: el
      auditor está obligado a ejercitar cuidado y diligencia
      razonables en la realización de su examen y en la
      preparación de su dictamen o informe.
    • Independencia: el auditor mantiene una
      actitud de
      independencia en la emisión de sus
      juicios referente a su trabajo profesional.

    Adicional a las normas personales se mencionan algunas
    características comunes del auditor como son:

    Curiosidad.

    El auditor operativo debe de estar interesado en su
    trabajo, debe ser una persona que le
    guste y se apasione con su labor, ser demasiado curioso con
    respecto a la operación que se revisa no conformarse con
    lo más simple y sin importancia.

    Siempre deberá hacerse preguntas como:
    ¿Porqué opera de esta manera?, ¿Existe otra
    forma de hacerlo o confirmarlo?, ¿Cómo funciona
    esto en la operación?, ¿Qué repercucion(es)
    negativas puede llegar a tener?, ¿Cómo evitar que
    vuelva a suceder?, ¿Qué sé esta haciendo
    para mejorar los resultados?, ¿Se duplica el trabajo?,
    etc.

    Las preguntas que se hagan dentro de una revisión
    de operaciones pueden aportar ideas que ayuden a eficientar las
    operaciones.

    Persistencia.

    El auditor en general debe ser persistente, darle
    seguimiento a cada punto relevante hasta quedar completamente
    satisfecho de la situación evaluada. Hará todas las
    pruebas
    necesarias y aplicara los examenes que crea convenientes para
    verificar que las cosas se realizan en la forma en que se le
    explicó.

    Constructivo.

    Comprende que si las diferentes operaciones evaluadas no
    están de acuerdo con los objetivos que persigue la
    organización, debe aplicar los criterios necesarios y
    promover las correcciones o sugerencias que ayuden a cumplir
    positivamente los objetivos. Esto nos muestra una nueva
    visión de buscar áreas de oportunidad para el logro
    de los objetivos que cada vez más esta cambiando el
    concepto de
    buscar errores y culpables. La identificación de posibles
    desviaciones se debe consideran como guías para futuras
    mejoras.

    Integridad.

    Es la capacidad de ser honrado, en este caso, con un
    sentido más amplio del que normalmente se le da, es decir,
    ser honrado en las ideas y creencias en su experiencia y conocimiento
    profesional, con la fuerza
    suficiente para afirmar lo que piensa y sostener la verdad por
    encima de todo. Por ningún motivo se debe de permitir que
    la integridad el contador se ponga en tela de juicio o se llegue
    a dudar por algún momento tal peculiaridad del
    profesional, para esto se debe tener una integridad a prueba de
    balas.

    Sentido práctico en los
    negocios.

    Debe hacer evaluaciones objetivas e independientes
    cuando evalúa una operación determinada o
    específica, debe tener en cuenta la relación que
    tiene con otras operaciones y ver el negocio como un todo. Todas
    las áreas deben colaborar para el objetivo primario que es
    la generación de riqueza ( Utilidades).

    Normas de ejecución del
    trabajo.

    Al tratar las normas personales, se señaló
    que el auditor está obligado a ejecutar su trabajo con
    cuidado y diligencia.

    Aun cuando es difícil definir lo que en cada
    tarea puede representar un cuidado y diligencia adecuados,
    existen ciertos elementos que por su importancia, deben ser
    cumplidos. Estos elementos básicos, fundamentales en la
    ejecución del trabajo, que constituyen la
    especificación particular, por lo menos al mínimo
    indispensable, de la exigencia de cuidado y diligencia, son los
    que constituyen las normas denominadas de ejecución del
    trabajo.

    Normas de información.

    El informe final es el reflejo del trabajo realizado por
    el auditor de operaciones, el cual es el medio más
    adecuado para enterar a los interesados la situación
    actual que atraviesa la operación.

    El informe refleja el trabajo realizado por el auditor,
    en el cual se deposita la entera confianza de la
    evaluación de operaciones y se convierte en la herramienta
    estratégica de toma de decisiones, así como el
    detonador para la implementación por parte de la
    administración, de planes de acción que aseguren la
    continuidad de operación con los resultados esperados,
    además que el informe es el único documento que
    queda al alcance de la misma.

    1.5.2. Boletín 3050 – Estudio y
    evaluación del control interno.

    El principal objetivo de este boletín es el de
    evaluar y estudiar el control interno existente en el área
    que se va a auditar, esto con la finalidad de informar sobre las
    debilidades o desviaciones encontradas en el sistema de
    control.

    Sistema contable.

    El sistema contable consiste en los métodos y
    registros contables que establece la compañía para
    identificar, analizar, clasificar y repercutir contablemente las
    operaciones que realiza la organización, las cuales se
    verán reflejadas en la información financiera que
    presente.

    Procedimientos de control.

    Son los procedimientos y políticas adicionales al
    ambiente de
    control y el sistema contable, y tienen como objetivo garantizar
    de forma razonable el cumplimiento de los objetivos, dichos
    procedimientos se aplican dentro de todos niveles de la
    organización y pueden ser de carácter preventivo o
    correctivo.

    Los procedimientos de control se dirigen a cumplir con
    los siguientes objetivos:

    • Debida autorización de transacciones y
      actividades.
    • Adecuada clasificación de funciones y
      responsabilidades.
    • Documentación necesaria para el registro
      correcto de operaciones.

    El ambiente de control.

    Están determinados por factores que afectan a las
    políticas y procedimientos de la organización, los
    cuales se mencionan a continuación:

    • Estructura organizacional.
    • Métodos para asignar autoridad
      y responsabilidad.
    • Supervisar y dar estricto seguimiento al
      cumplimiento de las políticas y procedimientos que
      establece la organización.
    • Establecimiento de dispositivos de seguridad para
      la salvaguarda de los activos.

    A continuación se detallan algunos factores que
    influyen de manera importante dentro del ambiente de
    control.

    Estructura organizacional.

    Se identifica un marco general para planear, organizar,
    dirigir y controlar las operaciones, y se determinan niveles
    jerárquicos y áreas en las que se divide la
    entidad.

    Comité de auditoría.

    Los comités de auditoría son nombrados por
    el consejo de administración y tienen el papel
    preponderante en vigilar el cumplimiento de las políticas
    y prácticas contables y de información financiera
    de la entidad. El comité de auditoría debe apoyar
    al consejo de administración en sus responsabilidades y
    ayudar a mantener una comunicación directa entre el consejo y los
    auditores externos.

    Métodos de asignación de autoridad y
    responsabilidad.

    Estos métodos
    afectan la comprensión de las relaciones
    jerárquicas y las responsabilidades establecidas dentro de
    la entidad. Los métodos para asignar autoridad y
    responsabilidad incluyen entre otros aspectos, los
    siguientes:

    • Políticas sobre asuntos tales como
      prácticas de negocios, conflictos
      de interés
      y código de conducta.
    • Asignación de responsabilidades y
      delegación de autoridad para tratar asuntos tales como
      metas y objetivos de la organización funciones
      operativas y requisitos legales.
    • Descripción de puestos de los empleados,
      delineando funciones especificas, relaciones jerárquicas
      y restricciones.
    • Documentación de los sistemas de
      cómputo, indicando los procedimientos para autorizar
      transacciones y aprobar cambios a los sistemas
      existentes.

    Métodos de control
    administrativo.

    Estos métodos afectan el control directo de la
    administración, sobre la autoridad delegada a otros,
    así como la capacidad para supervisar efectivamente las
    actividades de la entidad en general. Los métodos de
    control
    administrativo incluyen entre otros:

    • Establecimiento de sistemas de planeación y reporte de
      información, que establezcan los objetivos de la
      administración y los resultados del desempeño
      real. Tales sistemas podrán incluir planeación
      estratégica, presupuestos, pronósticos planeación de
      utilidades y contabilidad por áreas de
      responsabilidad.
    • Establecimiento de métodos que identifiquen el
      desempeño real y las excepciones al desempeño
      planeado, así como la
      comunicación a los niveles administrativos
      apropiados.
    • Utilización de métodos adecuados para
      investigar desviaciones a las expectativas y tomar acciones
      correctivas oportunas y adecuadas.
    • Establecimiento y vigilancia de políticas para
      desarrollar y modificar los sistemas
      contables y los procedimientos de control, incluyendo el
      desarrollo, modificación y uso de programas de
      cómputo y archivos de
      datos relacionados.

    1.5.3. Boletín 3060 – Evidencia
    comprobatoria.

    Generalidades.

    El auditor debe obtener evidencia comprobatoria
    suficiente y competente en el grado que requiera, para
    suministrar una base objetiva que permita su
    opinión.

    Debe entenderse como evidencia comprobatoria, los
    elementos que comprueben la autenticidad de los hechos, la
    evaluación de los procedimientos contables empleados, la
    razonabilidad de los juicios efectuados, etc. De ahí que
    la documentación contable por si sola no
    represente toda la evidencia que el auditor requiere para apoyar
    su opinión profesional.

    Pronunciamientos normativos.

    Para obtener la evidencia comprobatoria que respalda las
    aseveraciones hechas en los estados financieros por la
    administración, el auditor debe establecer objetivos
    específicos de auditoría que confirmen la
    razonabilidad de dichas aseveraciones.

    Las aseveraciones hechas en los estados financieros, que
    están íntimamente relacionadas con los objetivos de
    auditoría, son declaraciones de la administración
    que se incluyen como parte integrante de los mismos y que por
    naturaleza pueden ser explicitas o implícitas y se
    refieren a lo siguiente:

    • Existencia u ocurrencia: significa que los
      activos y pasivos de la entidad existen a una fecha
      específica y que las transacciones registradas han
      ocurrido durante un cierto periodo. Por ejemplo: la
      administración afirma que los inventarios de producto
      terminado que figuran en el balance
      general están disponibles para su venta. En
      forma similar la administración afirma que las ventas en el
      estado de
      resultados representan el intercambio de bienes o
      servicios
      efectuados con clientes.
    • Integridad: significa que todas las
      transacciones y saldos que deben presentarse en los estados
      financieros se han incluido. Por ejemplo: la
      administración afirma que las cuentas por pagar
      mostradas en el balance
      general, incluyen todas las obligaciones
      de la entidad.
    • Derechos y obligaciones: significa que los
      activos representan los derechos de la entidad, y
      los pasivos las obligaciones de la misma, a una fecha
      determinada. Por ejemplo: la administración afirma que
      los importes capitalizados por compra de bienes en el
      balance general representan los derechos de la entidad
      sobre los mismos y que el correspondiente pasivo representa una
      obligación de pago.
    • Valuación: significa que los del
      activo, pasivo, capital,
      ingresos y
      gastos, han
      sido incluidos en los estados financieros por los importes
      apropiados. Por ejemplo: la administración afirma que
      los inventarios incluidos en el balance general están
      expresados a su valor neto
      de realización.
    • Presentación y revelación:
      significa que los renglones particulares de los estados
      financieros están adecuadamente clasificados, descritos
      y revelados. Ejemplo: la administración afirma que los
      pasivos clasificados a largo plazo en el balance general no
      vencerán dentro de 12 meses siguientes o dentro del
      ciclo normal de operaciones de la empresa.

    Para obtener la evidencia que soporta las aseveraciones
    hechas en los estados financieros, el auditor establece objetivos
    específicos de auditoría a la luz de las
    aseveraciones. Al establecer los objetivos de auditoría de
    un trabajo en especial, el auditor debe considerar las
    circunstancias específicas de la entidad, incluyendo la
    naturaleza de su actividad económica y los procedimientos
    contables exclusivos de su ramo.

    La evidencia comprobatoria obtenida debe ser suficiente
    y competente para que el auditor pueda fundamentar sus
    conclusiones sobre la validez de las aseveraciones de la
    administración, contenidas en cada rubro de los estados
    financieros. Se dice que la evidencia es suficiente y competente
    cuando se refiere a hechos, circunstancias o criterios que
    realmente tienen relevancia cualitativa dentro de lo
    examinado.

    Aun cuando la confiabilidad de la evidencia
    comprobatoria esta en función de las circunstancias en las
    que se obtiene, las siguientes generalizaciones son útiles
    al evaluar hasta que punto, dicha evidencia de auditoría
    es veraz.

    1. La evidencia comprobatoria obtenida de fuentes
      independientes fuera de la entidad, proporciona mayor
      seguridad que aquella obtenida dentro de la misma entidad
      para propósitos de una auditoría
      independiente.
    2. La contabilidad y los estados financieros
      elaborados bajo condiciones satisfactorias de control
      interno, generalmente son más confiables que cuando
      han sido elaboradas bajo condiciones poco
      satisfactorias.
    3. El conocimiento directo del auditor obtenido a
      través de exámenes físicos, observación, cálculos e
      inspección, es más conveniente que la
      información obtenida indirectamente.
    4. La evidencia en forma de documentos y
      confirmaciones escritas es más confiable que las
      confirmaciones verbales.

    El auditor debe evaluar la evidencia comprobatoria para
    determinar si se han alcanzado los objetivos específicos
    de auditoría. Asimismo, el auditor debe ser cuidadoso en
    la búsqueda de evidencia comprobatoria e imparcial en su
    evaluación.

    1.5.4. Boletín 5030 – Metodología para
    el estudio y evaluación del control
    interno.

    Generalidades.

    Estudiar y evaluar el control interno con el objeto de
    cumplir con la norma de ejecución de trabajo que requiere
    que: " el auditor debe efectuar un estudio y evaluación
    adecuados del control interno existente".

    Objetivo.

    El objetivo de este boletín es señalar los
    procedimientos recomendados para el estudio y evaluación
    de los elementos de la estructura del
    control interno.

    Ambiente de control.

    Se define al ambiente de control como todos los factores
    que en algún momento pueden llegar a afectar las
    políticas y procedimientos de una entidad afectando de
    manera directa o fortaleciendo los ya existentes algunos
    mencionamos a continuación:

    • Actitud de la administración hacia controles
      internos establecidos.
    • Organigrama.
    • Funcionamiento del consejo de administración y
      sus comités.
    • Métodos de control administrativo que
      supervisen y se de seguimiento al cumplimiento de las
      políticas y procedimientos.
    • Influencias externas.

    Se necesita obtener una comprensión clara y
    suficiente del ambiente de control para hacer una correcta
    planeación de auditoría.

    Con esto se busca llegar a la conclusión de que
    si los controles existentes son los adecuados a los sistemas
    contables y de control interno son confiables.

    CAPÍTULO II

    Teoría fundamental de la
    auditoría operativa.

    1. Objetivo.

    Determinar el grado de eficacia,
    economía y
    eficiencia de las operaciones para formular las recomendaciones
    que corrijan deficiencias, o para mejorar dicho grado de
    eficacia, economía y
    eficiencia. Contribuir al logro de la prosperidad.

    Se dice que el objetivo de la auditoría operativa
    se cumple cuando el auditor presenta una serie de recomendaciones
    las cuales están estrechamente relacionadas con los
    objetivos primarios de la operación, enfocadas a
    incrementar los esfuerzos que realizan las áreas
    productivas.

    De esto se desprende dos importantes niveles en los
    cuales participa el auditor operativo encargado de brindar el
    servicio:

    1. La emisión de opiniones y sugerencias sobre
      el estado
      actual de la operación evaluada (diagnóstico de
      obstáculos a la eficiencia de
      operación)
    2. Su participación para la creación,
      formulación, adecuación, diseño de procedimientos, controles,
      etc.

    Se hace mención que en la práctica de la
    auditoría operativa el contador se circunscribirá
    al primer punto, ya que el segundo punto está fuera de la
    práctica de la auditoría operativa esta
    obligación corresponde primordialmente a la
    administración.

    Lo que persigue o busca la práctica de la
    auditoría operativa en nuestros días es hacerla ver
    como una opción que permita a las organizaciones
    identificar de una manera oportuna deficiencias y riesgos, las
    cuales darán bases para proponer soluciones,
    presentar recomendaciones para eficientar el trabajo e informar
    sobres posibles obstáculos al cumplimiento, todo en busca
    de la mejora continua.

    1. Es el examen del flujo de transacciones, llevadas
      a cabo en una o varias áreas funcionales que
      constituyen la estructura de una entidad, con el
      propósito de incrementar la eficiencia y la eficacia
      operativas a través de proponer las recomendaciones
      que se consideren necesarias.

      El concepto
      general de la auditoría operativa es que consiste en
      la evaluación de la las operaciones tanto
      financieras, operativas y administrativas, de la eficiencia
      de operación así como la efectividad para
      lograr los objetivos y metas preestablecidas.

      Esto conlleva a la responsabilidad que asume el
      personal de auditoría operativa, para una completa
      inmersión en los ciclos que forman la
      operación para comprender desde origen los factores
      internos que conforman las transacciones en el proceso
      operativo, así se pueden determinar algunas
      desviaciones que a simple vista no son detectables, para
      posteriormente identificar factores externos (ejemplos:
      vías de acceso, reglamentos, tiempos, factores
      tecnológicos, factores climatológicos,
      disponibilidad de recursos, imprevistos, retrasos, etc.) y
      así vincular de forma integral el ciclo de
      operación que interviene en el área auditada
      operativamente.

      Esta evaluación permite descubrir e
      informar a la gerencia
      los problemas y riesgos detectados en el trabajo
      realizado, se concluye la auditoría operativa en el
      momento en que se formulan una serie de recomendaciones y
      sugerencias apegadas a la realidad que incrementen la
      eficiencia y eficacia en la organización, las cuales
      serán responsabilidad de la gerencia
      al momento de su aceptación posterior,
      aplicación y seguimiento.

    2. Concepto.
    3. Alcance.

    Afortunadamente el alcance de la auditoría es
    ilimitado ya que todas las operaciones de una entidad son
    susceptibles de auditarse operativamente.

    Sin importar si se trata de un área operativa,
    financiera o administrativa, ya que la labor que se
    desempeña toma en consideración tanto factores
    internos (generados dentro de la organización) como
    externos (generados fuera de organización ejem:
    reglamentos, servicio al
    cliente, condiciones de entrega, etc.)

    Este nuevo enfoque integral de auditoría
    operativa nos ofrecé la alternativa de conformar equipos
    multifuncionales, donde intervienen, ingenieros, administradores,
    abogados, contadores, etc., pero normalmente este trabajo es
    encomendado y realizado por profesionales con preparación
    en auditoría.

    De los puntos importantes dentro del alcance se
    mencionan algunos:

    • Verificación de cumplimiento a los objetivos
      y metas establecidas.
    • Evaluación de indicadores propios de operación o
      administración (ejemplo: indicadores de eficiencia, reportes plazo de
      servicio, reporte de desviaciones, etc.)
    • Uso eficiente de recursos disponibles.
    1. Importancia.

    La auditoría operativa en nuestros días
    empieza a tomar más fuerza para las organizaciones que
    contratan los servicios ya que se generan ahorros, crean valor y
    están siempre en busca de áreas susceptibles de
    mejora. Al difundir la auditoría operativa como
    herramienta de toma de decisiones de negocio genera oportunidad
    de crecimiento, con más penetración dentro de las
    áreas operativas, esto compromete y obliga en mayor
    instancia como auditores operativos a tomar una actitud de
    involucración en la vida misma, supervivencia y desarrollo
    constante de la entidad a la que presta sus servicios.

    El punto central es demostrar lo importante de auditarse
    operativamente ya sea en el sector
    público o privado, la cobertura de acción al
    examen realizado en términos de eficiencia es bastante
    amplia y puede adecuarse a la operación, en busca de la
    constante eficiencia y mayor generación de utilidades, el
    reto es cambiar o morir.

    El auditor que practica la auditoría operativa
    debe enfocar parte de sus habilidades, conocimientos y
    experiencia en hacer preguntas inteligentes y no esperar
    respuestas inteligentes.

    Un aspecto importante del auditor operacional es tener
    la habilidad de inducir y ofrecer confianza al personal de la
    operación, para que le expliquen el porqué de los
    resultados obtenidos por la gerencia y administración, con
    esto el auditor tendrá más elementos para poder
    utilizar la palabra "porqué", y formulará cuantas
    preguntas crea conveniente, ¿Por qué se obtuvieron
    estos resultados? ¿Por qué no se mejoran?
    ¿Por qué el personal no tiene actitud positiva?
    ¿Por qué se obtienen justificaciones en vez de
    propuestas? ¿Por qué……?.

    Es fundamental que la operación esté bien
    definida tanto en sus objetivos como en la forma en que pretende
    alcanzarlos, así se tienen mayores elementos para comparar
    el esfuerzo que realiza el personal operativo en el área
    auditada en comparación con los objetivos y las metas
    esperadas por la gerencia y dirección operativa de la
    organización, con el propósito de determinar,
    analizar y evaluar desviaciones, así como los riesgos de
    operación, que permitan tomar medidas en tiempo y elaborar
    planes de acción que corrijan las desviaciones y proponer
    acciones
    preventivas que ayuden a minimizar los riesgos
    detectados.

    El auditor operacional a través del trabajo de la
    auditoría operativa, proporciona su experiencia adquirida
    a través de su trayectoria laboral,
    combinando su acción con las de aquellas personas que
    conocen la operación de manera completa. Para ofrecer y
    proporcionar el máximo provecho se deberán elaborar
    estrategias
    competitivas de manera que se obtengan los mejores resultados,
    esto se logra con la colaboración y puntos de vista de
    ambas partes.

    Cuando la administración de la
    compañía desconoce las causas y los motivos de
    ineficiencia en la operación, necesitan algún tipo
    de sistemas o alarma que alerte oportunamente problemas
    potenciales que pueden repercutir de una manera negativa en los
    resultados o ya están afectando la eficiencia en la
    operación.

    Cuando los especialistas internos intervienen y elaboran
    evaluaciones a ciertos aspectos administrativos a menudo tratan a
    las unidades de negocio como si fueran sus clientes y
    dedican demasiado tiempo a buscar aceptación por el
    personal operativo, no maneras de mejorar.

    En la mayoría de las ocasiones no se recurre a
    especialistas externos hasta que la unidad de negocio esta en una
    situación verdaderamente crítica debido a los
    problemas antes mencionados, lo cual repercute en que el personal
    externo este obligado a enterarse de la situación actual
    de la operación.

    Se debe dar a conocer a la auditoría operativa
    como una alternativa viable que se adecua a la operación
    del negocio, y tiene la capacidad para impulsar la mejora en los
    procesos y el lograr ahorros en los siguientes
    aspectos:

    • Recursos financieros, humanos,
      tecnológicos.
    • Comunicaciones.
    • Tiempo de entrega de mercancía a los
      clientes.

    Este valor le dará el reconocimiento y respeto que se
    merece en las organizaciones que confían en el trabajo de
    la auditoría operativa, haciendo notar que este tipo de
    servicio es una verdadera inversión y no un gasto.

    Dentro de los aspectos importantes de la
    aplicación de la auditoría operativa en la empresa,
    es el valor agregado que ofrece, lo podemos resumir de la
    siguiente forma:

    A + B = C

    Donde:

    A = Es el valor de organización antes de la
    auditoría operativa.

    B = Son las serie de recomendaciones, planes de
    acción, planes preventivos, mejoras, que se en listan en
    el informe.

    C = Nuevo valor de la organización después
    de que la administración de la empresa, implementa las
    mejoras, cambios o acciones de prevención y
    corrección de desviaciones así como
    anticipación a riesgos posibles los cuales se detallaron
    en el informe.

    La auditoría operativa al ser aplicada a la
    operación de la empresa genera cierto valor agregado
    cuando:

    • Propone medidas para disminuir tiempos en entrega
      de producto en las condiciones óptimas solicitadas por
      el cliente.
    • Cuando elabora planes efectivos de acción
      que ayuden a reducir gastos.
    • Cuando se involucra en el control interno y detecta
      algunas deficiencias de las cuales hacen recomendaciones,
      para hacerlo más efectivo y convincente.
    1. Las empresas comercializadoras de alimentos o en
      su caso empresas de otra naturaleza están en
      constante flujo de operaciones las cuales están
      internamente ligadas con los objetivos primarios de la
      organización; se actúa, procesa, distribuye,
      clasifica y se vuelve a llegar al mismo punto de inicio en
      la cadena de operación.

      Es conveniente estudiar el ciclo próximo a
      evaluar operativamente el cual permite clasificar en ciclos
      más pequeños o individuales la
      operación esto con el objeto de su mejor
      entendimiento y comprensión.

      Dentro de los ciclos de operación en las
      empresas se generan una serie de instrucciones que
      involucran cambios en la situación financiera
      contable de la organización, las cuales generalmente
      se denominan transacciones.

      Cada ciclo individual de operación
      está formado por varias funciones, éstas a su
      vez se forman por un conjunto de actividades relacionadas
      en su propio ciclo que ayudan a reconocer, autorizar,
      procesar, controlar, verificar, e informar las
      transacciones que suceden dentro de un proceso que las
      ordena de manera lógica y secuencial.

      El auditor operacional para poder realizar su
      trabajo bajo los más altos estándares de
      eficiencia tanto en tiempo como en costo-beneficio se apoya directamente en los
      ciclos normales de operación los cuales en primera
      instancia deberán identificar las actividades que
      conforman una función; enseguida las funciones que
      integran un ciclo de operación; y finalmente el
      enlace entre los diversos ciclos para llegar al ciclo
      integral de la operación.

      Es necesario que en todo proceso de
      operación se identifiquen las transacciones que
      integran el ciclo así como su efecto y
      repercusión, esto con la finalidad de hacer cortes;
      en caso en contrario se entraría a un proceso
      operativo de revisión sin fin.

      El auditor operativo que revisa la
      operación de la empresa debe primordialmente
      identificar los diversos ciclos de operación y las
      funciones que los integran, esto con la finalidad de
      precisar el alcance de su trabajo; de acuerdo con las
      necesidades y características de operación,
      aunado con la experiencia y conocimientos del auditor
      operativo se clasificarán las operaciones de acuerdo
      a su naturaleza e impacto en la
      operación.

    2. Ciclos de operación.
    3. Metodología.

    La metodología utilizada en el desarrollo del
    trabajo de auditoría operativa, es sumamente flexible ya
    que permite manejar diferentes recursos como son; normas de
    auditoría , técnicas o
    procedimientos de trabajo que se desarrollan a lo largo del
    trabajo.

    Cabe hacer mención que hasta el momento no
    existen normas de aceptación generalizada para el trabajo
    de auditoría operativa, se toman como base las normas de
    auditoría generalmente aceptadas.

    Si se habla propiamente de un método a
    seguir por un auditor operacional como recomendación
    general, podría decirse que de acuerdo a su importancia
    las etapas a seguir son:

    • Familiarización.
    • Investigación y análisis.
    • Diagnóstico.
    • Informe.
    1. Familiarización.

    También conocida como etapa preliminar, la cual
    tiene como principal objetivo el de obtener toda la
    información concerniente al área por auditar
    operativamente, así como información a la empresa u
    organismo, la cual servirá de instrumento para el
    desarrollo de la actividad en etapas posteriores y para ilustración del personal de
    auditoría operativa.

    Dentro de esta etapa se debe recopilar la máxima
    información en el menor tiempo posible en algunos aspectos
    importantes como pueden ser:

    • Antecedentes.
    • Cambios en los objetivos iniciales.
    • Información financiera reciente.
    • Marco legal.
    • Reglamentos.
    • Convenios.
    • Organigrama.
    • Asignación de responsabilidades.
    • Manuales de procedimientos.
    • Políticas.
    • Presupuestos.
    • Información adicional relevante.

    La etapa de familiarización presenta algunas
    características que se mencionan a
    continuación:

    • No es una lectura
      detallada de la información o manuales.
    • Es un proceso de recopilación de
      información sin involucrarse de lleno en su contenido,
      mediante algunas entrevistas con el personal
      involucrado.
    • Si dentro de esta fase se detectan de primera vista
      indicios de desviaciones o riesgos no se deberá
      abundar, solamente se dejará constancia para ser
      atendidos en la etapa de investigación y
      análisis.

    De forma generalizada los procedimientos que se deben
    desarrollar durante esta fase inicial del trabajo son:

    • Entrevista con el titular de la
      administración ( jefe, gerente,
      director, etc.) y demás empleados de importancia, para
      obtener información relevante.
    • Visita de familiarización a las oficinas e
      instalaciones de la empresa para conocer su ubicación
      física, el tamaño de la
      organización, plantas
      centros de distribución y platicar brevemente con
      los funcionarios responsables.
    • Clasificación y referenciacion de la
      información.

    A manera de resumen en esta fase de
    familiarización se recopila la mayor cantidad de
    información y su clasificación, se toma en cuenta
    el tipo de información que se genera, ya que serán
    todos los elementos que ayudaran al auditor a elaborar el trabajo
    de auditoría de operativa, principalmente si se trata de
    la primera.

    Estudio de la gestión
    administrativa.

    Respecto al estudio de la gestión administrativa
    de la operación por auditar, se deben tomar en cuenta
    factores como:

    • Planeación.
    • Organización.
    • Dirección.
    • Control.

    Dentro de esta fase el auditor evaluará su
    capacidad de administración utilizando las fases de la
    gestión administrativa ya mencionadas, que le
    proporcionarán los elementos prácticos para poder
    detectar posibles deficiencias, que en fases posteriores se
    evaluarán.

    Hay palabras clave que ayudarán a comprender, la
    razón de muchas actividades que se llevan a cabo en la
    operación natural como es el caso de la palabra "Que"
    ¿Qué actividades se realizan en esta
    operación?, ¿Qué funciones primarias tiene
    la operación?, y algunas otras de la misma naturaleza son
    las que ayudan al auditor a conocer las características
    propias y procedimientos vigentes.

    Las preguntas "Para qué", "Dónde", pueden
    ayudar para conocer tanto el propósito, como el lugar en
    el que se ejecuta la operación.

    Las pregunta "Cuándo" y "Quién", da una
    idea de la periodicidad tanto en tiempo como en orden de las
    operaciones inherentes, así como el personal involucrado y
    responsable de tal o cual parte del proceso.

    Las anteriores interrogantes son instrumentos que ayudan
    al auditor operativo a comprender y evaluar de una manera mas
    clara la operación de una empresa en
    cualquiera de sus ciclos.

    Una vez cubierta la etapa preliminar o de
    familiarización el auditor estará en posibilidades
    de elaborar un plan de trabajo y
    delegar actividades así como la supervisión del trabajo por
    realizar.

    Es importante conocer si el área operativa a sido
    auditada operativamente en el pasado ya que esto nos puede ayudar
    a no repetir evaluaciones y confirmar si las propuestas y
    sugerencias emitidas anteriormente fueron aplicadas.

    1. Investigación y
      análisis.

    El objetivo principal de esta etapa dentro de la
    metodología es el de analizar la información
    obtenida en etapas anteriores así como la
    evaluación de la documentación relativa a la
    operación, esto con el objeto de medir la eficiencia de
    operación así como la eficacia para el logro de los
    objetivos.

    Para cumplir con el objetivo de esta etapa de la
    auditoría, se recomienda realizar actividades como las que
    se mencionan a continuación:

    • Revisión analítica y detenida de la
      información recopilada en fases anteriores relacionada
      con la operación.
    • Recopilación de información
      complementaria como puede ser: entrevistas, inspección
      física, observación directa de operación
      consulta bibliográfica especializada.
    • Determinación de utilidad y
      confiabilidad de información para uso de la gerencia o
      dirección.
    • Selección de la operación o ciclo de
      la misma, que se considere importante para ser examinada con
      mayor profundidad, sin perder de vista el tiempo estimado
      para su evaluación.
    • Identificación de las características
      de los hallazgos, para identificar de que manera
      desvían los objetivos primarios del área
      operativa y que resultado tienen en los objetivos de la
      organización.
    • Formulación de conclusiones y
      recomendaciones en busca de mejorar la efectividad y
      eficiencia de las operaciones donde se detectaron dichos
      hallazgos.

    Los anteriores puntos serán la base para discutir
    los resultados del trabajo de auditoría con los
    principales funcionarios que nos lleven de una manera mutua a un
    acuerdo sobre los mismos.

    Los programas de
    auditoría operativa deben ser sumamente flexibles, que
    permitan desarrollar iniciativa por parte del personal de
    auditoría, para alcanzar los objetivos establecidos y
    mejorar el logro de las metas (efectividad), a reducir costo de
    operación (economía), y establecer el óptimo
    desempeño de los recursos disponibles (eficiencia). El
    personal corre el riesgo de
    encontrarse con circunstancias imprevistas durante el desarrollo
    de la evaluación, lo cual se debe neutralizar con base en
    la experiencia del auditor y tacto profesional.

    Cuando se empieza a comprender la operación
    auditada, el auditor debe examinar la información que se
    recopiló en la etapa de familiarización esto con el
    objeto de determinar y evaluar los objetivos primarios de la
    operación.

    Algunas actividades que se necesitan comprender para
    tener una visión más clara de la operación y
    del trabajo al cual se pretende llegar son:

    • Desde un punto global, cuál es la misión
      del departamento u operación.
    • Determinar si los objetivos iniciales han sufrido
      modificaciones durante el transcurso del tiempo.
    • Cuáles son los objetivos principales para
      llegar a alcanzar la misión.
    • Identificar las actividades que son la parte medular
      del funcionamiento de la operación.

    Al concluir con la comprensión de algunas
    actividades de importancia, el auditor habrá adquirido un
    mayor grado de conocimiento acerca de la operación en la
    cual está actuando, esta le permitirá intercambiar
    opiniones válidas con los principales funcionarios ya sea
    de la organización o de la operación.

    Dentro de esta etapa cuando se tienen todos los
    elementos (evidencias) que fueron recopilados en la etapa de
    familiarización, se establecen prioridades de
    análisis de operaciones y seguimiento de objetivos, los
    cuales son los más significativos en resultados y
    repercusión financiera (económicamente hablando),
    mediante la asignación con el número uno, como de
    mayor importancia.

    Importancia de la evidencia en la auditoría
    operativa.

    Se requiere hacer una recopilación de la
    evidencia de operación para su posterior análisis y
    evaluación y así construir un juicio y emitir una
    opinión válida sustentada sobre bases
    firmes.

    Es muy importante mencionar que si se cometen errores al
    recopilar información, el auditor no estará
    actuando de forma correcta y sus sugerencias y propuestas no
    tendrán validez, ya que las pruebas en las que descansa su
    confianza distorsionan su capacidad de juicio, y por consecuencia
    emitirá opiniones o sugerencias incorrectos.

    La clasificación de las fuentes de la
    evidencia son:

    Evidencia Interna: es la que emana y se genera de la
    operación natural y que se encuentra alrededor , se dice
    interna ya que se produce dentro de la misma
    organización

    1. Evidencia externa: es toda aquella que se genera o
      produce fuera de la organización como puede ser;
      información de la situación económica
      del país emitida por el gobierno,
      tipo de
      cambio, estados de cuenta, recibos, confirmaciones,
      información de la competencia, reglamentos, Internet,
      etc.

    Las principales cualidades de la evidencia son que sea
    suficiente y competente, en cuanto a lo suficiente de la
    evidencia se refiere a que sea el material necesario para
    soportar la opinión, respecto a que sea competente refiere
    a que las circunstancias o criterios sean realmente de
    importancia en relación directa con lo examinado y que se
    vuelva en una herramienta útil.

    Aplicación de pruebas
    selectivas.

    Es un procedimiento de
    selección que ayuda en la auditoría
    de operaciones para llegar a conclusiones sobre las
    características de un grupo grande
    de transacciones homogéneas, mediante el examen a un grupo
    parcial de las mismas.

    Los propósitos generales para su
    aplicación son los siguientes:

    • Llegar a conclusiones después de evaluar una
      muestra.
    • Obtener seguridad en la evaluación sobre el
      estado
      actual de las operaciones y registros contables.
    • Acelerar el proceso de revisión de
      auditoría operativa.

    Identificación y selección
    de áreas críticas o débiles.

    El alcance ilimitado de la auditoría operativa
    enfrenta el problema de que para poder evaluar una
    compañía en su totalidad se requieren muchos meses
    de esfuerzo y en algunos casos rebazará el
    año.

    Esto obliga a que el tiempo de evaluación debe
    ser reducido en base a los resultados obtenidos en las diferentes
    áreas de la operación iniciando por la que obtuvo
    los resultados menos deseados, en tiempos razonables tanto en
    eficiencia, como en eficacia; sin perder de vista los costos en
    los que se incurre con un grupo de auditores
    razonable.

    El hecho de que la evaluación se aplique solo a
    una parte de la operación de una entidad, no significa que
    se reduce su beneficio y utilidad para la compañía,
    por prioridad los esfuerzos deben dirigirse al proceso o
    actividad funcional dentro del área operativa donde se
    identifican áreas críticas o débiles con
    mayor grado de impacto en la operación, para así
    enfocar el trabajo de manera correcta.

    La facilidad para la identificación de
    áreas críticas o débiles dependerá
    mucho del grado de conocimiento que se tenga en diferentes
    operaciones, la cual adquiere el auditor operativo por la
    experiencia, y de las diferentes circunstancias que examine
    dentro de la operación auditada.

    Si se conocen indicios confiables que señalen las
    áreas críticas, se puede iniciar evaluando en
    control interno, esto ayuda al auditor a identificar procesos o
    áreas débiles dentro de la operación, esto
    resulta muy confiable ya que se vuelve el soporte de la
    aseveración que presenta deficiencias comentadas por el
    personal de auditoría operativa, lo cual puede repercutir
    en falta de eficiencia operativa, incremento en los costos, y
    falta de eficacia operacional.

    Evaluación del control interno.

    Para una correcta evaluación del control interno
    se deben tomar en cuanto algunos factores que se mencionan a
    continuación:

    • Objetivos: conocer los objetivos del área
      por auditar, los cuales deben estar dentro de los objetivos
      primarios de la organización.
    • Medición de resultados: identificar los
      mecanismos que determina la organización para medir
      sus resultados.
    • Seguimiento: comprobar si se ha dado seguimiento a
      problemas que surgen dentro del área, o se tienen
      planes de acción para su
      desactivación.

    Los riesgos en la auditoría
    operativa.

    Se define a los riesgos como fenómenos o eventos, de los
    cuales no se tiene la seguridad de que ocurran o no, pero su
    presencia siempre está latente y en ocasiones pueden
    dañar de una manera importante alguna etapa en el proceso
    productivo en una organización y en casos extremos
    pérdidas económicas a la misma. La
    identificación de riesgos en el proceso de
    auditoría operativa permite identificar, analizar y
    solucionar eventos que se
    pueden convertir en un problema y que estos se deriven en
    repercusiones negativas para la organización.

    El objetivo de la identificación de riesgos no es
    otro que, maximizar las repercusiones positivas (oportunidades) y
    minimizar las negativas (pérdidas) asociadas al riesgo de
    operación en alguna entidad. Solo una política efectiva
    puede asegurar un equilibrio
    entre riesgo y oportunidades.

    La nueva cultura de
    auditoría de operaciones incorpora a sus prácticas
    de evaluación de operaciones, la llamada
    administración de riesgos, esto apoya identificando
    posibles riesgos, para lo cual se elaboran planes que se adecuan
    a la labor del auditor operativo.

    Es muy importante que el equipo de auditoría
    operativa se involucre más en su labor para ampliar la
    visión del trabajo en equipo y se esté en
    posibilidades de identificar riesgos, identificarlos es algo muy
    positivo.

    A continuación se mencionan seis pasos en los que
    el auditor de operaciones se apoya para identificar, evaluar y
    clasificar lo riesgos conforme a la magnitud de su posible
    impacto económico en la empresa:

    1. Identificación: se dan a conocer los
      riesgos de una forma clara, para que todos los integrantes
      estén enterados, y sepan el tipo de riesgo potencial
      que enfrentan.
    2. Análisis y asignación de
      prioridades:
      en esta etapa se traducen los datos del
      riesgo en un formato que permite tomar decisiones (probabilidad
      e impacto) y asignan prioridades conforme la magnitud
      estimada del riesgo.
    3. Planeamiento y programación: en esta etapa se
      listan los riesgos con prioridades en planes de
      acción, así como designar al personal
      especializado en el seguimiento activo de la
      acción.
    4. Seguimiento: el seguimiento lo dará
      la empresa en caso de que se apliquen las recomendaciones
      propuestas por el auditor, la cual consiste en asegurar a
      través de la supervisión que los planes de
      acción correctivos y preventivos se estén
      realizando conforme a lo previsto y acordado e informar
      cualquier otra contingencia que no esté prevista
      dentro del plan de
      seguimiento.
    5. Aprendizaje: ésta es la última
      etapa dentro del proceso, su papel es
      más estratégico, ya que se obtiene la
      experiencia para el equipo de auditoría, de
      cómo se identificaron riesgos, su clasificación
      y de que forma se mitigaron. Así como los resultados
      obtenidos que nos da la pauta para actuar anticipadamente y
      no cometer los mismos errores cuando se presenten
      auditoría similares en un futuro.
    1. Diagnóstico.

    La etapa del diagnóstico tiene como objetivo
    principal, evaluar los hallazgos que existen en áreas
    críticas de la compañía o en su caso del
    ciclo de operación que se está auditando, esto con
    la finalidad de medir el grado de eficiencia, eficacia y
    economía de operación, que permitan tener los
    elementos de juicio suficiente que sostengan una serie de
    recomendaciones para mejorar los resultados obtenidos.

    Se deberán clasificar los hallazgos de mayor
    impacto en el ciclo de operación para empezar a ensayar
    sus posibles recomendaciones, las cuales estarán
    plenamente fundamentadas con la evidencia recopilada y
    analizada.

    Características del hallazgo en la
    auditoría operacional.

    Tanto las operaciones como los ciclos están
    afectados en su eficiencia, economía y eficacia por los
    llamados hallazgos de auditoría operativa, los cuales
    ofrecen los elementos suficientes para soportar el
    diagnóstico.

    Las características del hallazgo de
    auditoría operacional son cuatro, las cuales se mencionan
    a continuación:

    – La condición.

    Es la situación actual del hallazgo encontrada
    por el auditor (lo que es)

    – El criterio.

    Está dado por unidades de medida, indicadores y
    en general los parámetros que el auditor utiliza para
    comparar o medir la situación actual. Puede decirse que
    "el criterio" es "lo que debe de ser según el auditor",
    es decir la situación ideal.

    – El efecto.

    Es el resultado que se genera del hallazgo, es la
    comparación de la condición (lo que es) contra el
    criterio, lo que debe ser (es decir la situación
    ideal).

    – La causa.

    Es el resultado desfavorable del efecto.

    Conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos de
    auditoría operativa.

    La conclusión es un resumen redactado lo
    más objetivamente posible, de las características
    del hallazgo y sus posibles efectos en la operación, para
    lo cual procede a identificar la mejor solución, para
    formular finalmente el diagnóstico.

    La recomendación está enfocada en
    propuestas por el auditor operativo para corregir o mejorar los
    resultados de la operación evaluada. Las cuales
    estarán orientadas a evitar que la causa de hallazgo, se
    repita en un futuro.

    Elaboración del borrador del
    informe.

    Discutir con los involucrados el borrador del informe,
    persigue el doble propósito de asegurarse de que se trata
    de hallazgos reales y que los funcionarios coinciden con su
    existencia precisamente en la forma en que se describe en el
    borrador.

    Un objetivo adicional de esta discusión es
    convencer a las interesados a que afronten junto con el auditor
    al presentar el diagnóstico definitivo.

    1. Informe.

    La comunicación formal se hará por
    medio del informe final, el cual muestra los resultados de la
    auditoría practicada a la operación, se presenta
    por escrito teniendo cuidado en su redacción, la cual debe ser convincente y
    constructiva, así mismo debe incluir los comentarios de
    los principales funcionarios (gerente o
    director) cuando sean diferentes o contrarios a los del
    auditor.

    El informe es el producto terminado del trabajo de
    auditoría operativa y generalmente es lo único que
    llega a manos de la alta dirección, en consecuencia debe
    contener por lo menos algunos requisitos como los que se
    mencionan a continuación:

    • Importancia: que muestre aspectos o hallazgos
      importantes de la operación auditada.
    • Utilidad y oportunidad: que adecua sus
      recomendaciones a la operación y se tenga en manos de
      los interesados en el momento preciso para tomar
      decisiones.
    • Sustentación suficiente: que se cuente con
      la evidencia necesaria que soporte los hallazgos de los que
      se desprenden las recomendaciones.
    • Convicción: el contenido debe ser
      interesante y convencer al lector.
    • Objetividad: se presenta la realidad de la
      operación.
    • Integridad: la información presentada no ha
      sido alterada o distorsionada intencionalmente.
    • Constructivo: su contenido se enfoca a mejorar la
      eficacia y eficiencia de la operación auditada, no
      crítica.

    Su contenido debe enfocarse a mostrar de una manera
    objetiva, los problemas detectados que afectan la eficiencia de
    operación y del control interno existente establecido por
    la administración, lo que concuerda con el objetivo del
    examen.

    El informe debe contener características de
    utilidad, agilidad, claridad, orientado hacia la mejora de
    operación. En la medida de lo posible debe cuantificarse
    el efecto de las desviaciones, o riesgos y de los posibles
    cambios.

    El contenido básico del informe generalmente
    incluye los siguientes elementos:

    1. Alcance y limitaciones.
    2. Situaciones que impiden el logro de los objetivos
      (obstáculos a la eficiencia de
      operación).
    3. Sugerencias y recomendaciones en busca de la mejora
      operativa.

    Alcance y limitaciones.

    Se menciona de una manera breve y se dan a conocer los
    objetivos del trabajo realizado; los ciclos de operación
    sujetos de examen a en su caso la parte de la operación;
    el criterio de prioridades establecido; limitaciones en caso de
    existir; la participación de otros profesionales si la
    hubo y sus labores realizadas.

    Situaciones que impiden el logro de los
    objetivos.

    Es recomendable presentar en forma resumida y ordenada
    los hallazgos más significativos o con mayor relevancia
    referenciando su impacto así como las causas y posibles
    consecuencias.

    Sugerencias y recomendaciones en busca de la mejora
    operativa.

    Es recomendable que las sugerencias se describan
    después de que se señalen los riesgos o
    desviaciones identificados, los cuales repercuten directamente
    sobre la eficiencia de operación llámese
    optimización de recursos o gastos de operación, de
    una manera general o específica.

    Recomendaciones prácticas para la
    elaboración del informe.

    • Definir el objetivo del informe.
    • A quien va dirigido.
    • Mencionar lo que quieren escuchar los
      interesados(no decir lo que ya saben).
    • Utilizar índice para una mejor
      ubicación (así se puede desplazar a la
      sección o área de interés).

    Consejos para la elaboración de un informe de
    auditoría operativa.

    A continuación se mencionan una serie de consejos
    útiles para elaborar un informe de auditoría
    operativa de calidad tanto en presentación como en
    contenido:

    1. Recalcar los aspectos significativos que mejoren la
      eficiencia operativa, así como la reducción en
      los costos incurridos.
    2. Evitar incluir hallazgos sin
      relevancia.
    3. Utilizar un lenguaje
      claro en todos sus puntos.
    4. Hacer sugerencias constructivas.
    5. Discutir el informe con los responsables que pueden
      llegar a ser afectados por los observaciones que plantee en
      su informe el auditor.
    6. Conciliar criterios junto con los principales
      funcionarios para llegar a sugerencias conjuntas.
    7. Enviar copia al personal involucrado del informe
      final, así como a la alta
      administración.

     

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