Importancia de la Auditoría operativa aplicada al área de tráfico en una empresa de alimentos
- Formulación del
problema - Justificación
- Hipótesis
- Objetivos
- Método
- Teoría aplicable relativa
a la función de auditoría - Teoría fundamental
de la auditoría operativa - Análisis
integral a la operación de
tráfico - Empresas
- Caso
práctico - Conclusiones
- Bibliografía
Desde finales de los 70’s un considerable grupo de
profesionistas en contaduría pública, han venido
desarrollando trabajos de evaluación
administrativa, cuyo principal propósito es promover la
eficiencia en
las operaciones de
las empresas;
denominando a este tipo de labor como auditoría operativa.
Se encuentra en la auditoría operativa, una
herramienta de suma utilidad en la
toma de
decisiones organizacionales, ya que sus beneficios
contribuyen en el desarrollo de
empresas, no
solamente en aquellas que se ubican en una etapa de
consolidación de mercado, sino
también a aquellas que están en constante
crecimiento; ya que en gran medida dichos beneficios se
encuentran estrechamente relacionados al incremento de la
eficiencia y
eficacia en
sus procesos
productivos.
La aplicación de la auditoría operativa,
tiene como principal cualidad la flexibilidad,
refiriéndose con esto, a que se puede aplicar en cualquier
segmento dentro de la cadena productiva de las
compañías.
El presente trabajo está enfocado desde un punto
de vista operativo, a empresas de alimentos que
tienen dentro de su estructura
organizacional un departamento de tráfico, el cual
tiene como principal objetivo, el
aseguramiento de la entrega de mercancía a sus cliente, bajo las
más estrictas normas de
seguridad y
control, sin
perder de vista los costos en los que
se incurre.
Se efectuará para efectos de comparación,
un análisis de los diferentes tipos de
auditorías, así como también
de la teoría
básica de la auditoría operativa; conformando como
parte fundamental, un análisis integral de las funciones del
área de tráfico auditada, esto con la finalidad de
dar a conocer, las funciones
más importantes para su mejor comprensión y
evaluación.
Por último se desarrollará, un caso
práctico de auditoría operativa, donde se
utilizará la metodología general de la misma, pasando
por las etapas de familiarización, investigación y análisis, así
como de diagnóstico, que brindarán los
elementos suficientes para la elaboración del informe, el cual
se materializa como el producto
terminado de la labor, detallando en forma específica la
problemática encontrada en los hallazgos de la investigación, identificando el riesgo potencial,
y formulando una serie de recomendaciones, enfocadas a
incrementar la eficiencia operativa en el área de
tráfico.
En gran número de auditorías practicadas al área de
tráfico, en las empresas de alimentos, los
auditores destinan demasiado tiempo en la
metodología de la auditoría
operativa ( familiarización, investigación y
análisis, y diagnóstico), esto se debe a que desconocen
o conocen poco de cómo la estructura del
área, así como la función
que tiene en la compañía, lo cual repercute
directamente en el tiempo estimado
para la realización de la evaluación operacional, y
el tiempo restante es limitado, trayendo como consecuencia el que
no se revisen a fondo la totalidad de operaciones, como
pueden ser las tarifas, los convenios con transportistas, los
tiempos de entrega, los costos
incurridos, etc .
El área de tráfico o departamento
destinado a la transportación y entrega de productos
elaborados o comercializados por la
organización, controla costos logísticos, y
cuando éstos no son los más adecuados y
competitivos se refleja directamente en los resultados del
departamento.
¿Qué tan integrales son
las auditorías operativas que practica el contador
público en la actualidad en la operación de
tráfico, y que tan factibles son las recomendaciones
descritas en su informe?.
En la actualidad es trascendental un cambio de
cultura
organizacional que permita el
conocimiento y aplicación de herramientas
complementarias a las tradicionalmente utilizadas, ya que en
ocasiones las compañías funcionan sin saber que
obstáculos puedan surgir durante la continuidad de la
operación. A través de una adecuada
aplicación de la auditoría operacional, practicada
por personal
altamente capacitado, se estará en posibilidad de detectar
a tiempo sucesos futuros que pueden llegar a impactar de manera
negativa los resultados de la organización.
Es de suma importancia brindar un mayor empuje a la
implementación de la auditoría operacional, ya que
es una actividad que proporciona innumerables beneficios,
principalmente, el incremento en la eficiencia operativa, ya que
la serie de recomendaciones que se plantean al concluir el examen
a la operación pueden inclusive beneficiar la
operación de otras áreas
interrelacionadas.
El reporte final (Informe) en el cual se expone toda la
problemática encontrada, es de gran interés
para la
administración de compañía, la cual
puede conocer con exactitud la situación actual de su
operación o una parte de la misma y tener bases firmes y
concretas para tomar decisiones en el momento preciso.
La auditoría operativa se ha convertido en una
herramienta estratégica de toma de
decisiones para la administración de las organizaciones
que se preocupan cada vez más por el incremento en las
utilidades. Adicionalmente, cuenta con un amplio campo de
trabajo, que está en constante crecimiento, y toma cada
vez más fuerza.
Hipótesis.
Si se realiza una adecuada y completa auditoría
operativa en el departamento de tráfico, entonces se
detectarán deficiencias o se identificarán
áreas de mejora en la operación, así como
los factores que estén ocasionando un inadecuado
aprovechamiento de los recursos
disponibles y por consecuencia afectando de una manera negativa
el proceso de
toma de decisiones.
Demostrar que a través de la aplicación de
la auditoría operativa se estará en posibilidad de
detectar deficiencias operativas en el área de
tráfico; prever obstáculos a la eficiencia de la
operación, y presentar recomendaciones enfocadas a
incrementar la eficiencia , tanto en forma operacional y
financiera.
Objetivos específicos.
- Evaluar el control
interno existente y de ser necesario, proponer nuevos
controles o complementar los ya existentes a fin de garantizar
la salvaguarda de los activos de
la
organización. - Identificar posibles riesgos que
repercutan en daños económicos a la organización y proponer recomendaciones
para anticiparse a sus efectos. - Evaluar los hallazgos que deriven en una serie de
recomendaciones, enfocadas a incrementar la eficiencia
operativa.
Para la realización del proyecto , se
tomará la información necesaria de la
operación real de tráfico, en la empresa
"XXXXXX" DE MÉXICO,
S.A. DE C.V. (División alimentos).
Los instrumentos de investigación utilizados,
serán los de entrevistas
con el personal
involucrado en la operación, así como la
recopilación bibliográfica e investigación
en la Internet, ya
que es lo más adecuado para el desarrollo del
presente trabajo.
El proceso de la
operación natural de tráfico, será evaluado
desde su inicio hasta su conclusión, pasando por todas sus
etapas y deduciendo los efectos que generan en la
organización.
CAPÍTULO I
Teoría aplicable relativa a la función de
auditoría.
Concepto universal: auditoría, en su
acepción más amplia, significa verificar que
la información financiera, operacional y
administrativa que se presenta es confiable, veraz y
oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y
operaciones se den en la forma como fueron planeados; que
las políticas y lineamientos establecidos
han sido observados y respetados; que se cumple con
obligaciones fiscales, jurídicas y
reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se
administra y opera teniendo el máximo
aprovechamiento de los recursos.Es el examen, con base en pruebas
selectivas, de la evidencia que soporta las cifras de la
información financiera, operativa y administrativa
generada por la empresa
que permite emitir una opinión sobre la
razonabilidad y confiabilidad de los estados
financieros.- Que es auditoría.
Los historiadores creen que los registros
contables tuvieron su origen alrededor del año 4000
a.c., cuando las antiguas civilizaciones del lejano oriente
comenzaron a establecer gobiernos y negocios
organizados. Desde el principio los gobiernos se
preocuparon por llevar la cuenta de entradas y salidas de
dinero y
el cobro de los impuestos.
Parte integrante de esa preocupación fue el
establecimiento de controles, incluso auditorías.
Para disminuir los errores y fraudes por parte de
funcionarios incompetentes o faltos de honradez.Los más antiguos registros
contables y referencias a auditorías, en el sentido
moderno de la palabra, que se tienen en los países
de habla inglesa son los registros de los erarios de
Inglaterra y Escocia, que datan del
año 1130.En la Gran Bretaña, las primeras
auditorías eran de dos tipos, las de las ciudades y
poblaciones se hacían públicamente ante los
funcionarios del gobierno
y los ciudadanos, consistían en que los auditores
"oyeran" la
lectura de las cuentas
hecha por el tesorero. El segundo tipo de auditoría
implicaba un examen detallado de las cuentas
que llevaban los funcionarios de finanzas
de los negocios
existentes en esa época, seguido por una
declaración de auditoría, es decir un informe
verbal al dueño del negocio. - Antecedentes.
- Objetivo.
El objetivo de la
auditoría es realizar un examen a la información,
ya sea de carácter
financiero, administrativo u operativo, esto con la finalidad de
expresar una opinión imparcial e independiente sobre la
razonabilidad y confiabilidad de las cifras.
1.4. Tipos de auditoría.
1.4.1. Auditoría
interna.
Antecedentes: en sí el origen de la
auditoría
interna no es muy conocido, muchas personas están en
el supuesto de que esta actividad nació cuando las
compañías ferrocarrileras de Estados Unidos
encontraron la necesidad de adoptar la auditoría interna
para garantizar entre otros aspectos errores graves en la
contabilidad y
posibles fraudes.
Otros historiadores opinan y están convencidos
que esta actividad de la auditoría interna nació
hace 60 ó 70 años teniendo como misión
principal proteger a la compañía de fraudes,
errores graves de los registros de la información,
pérdidas que pudieran reflejar un daño
económico.
Para el escritor Juan Ramón
Santillana en su libro
Auditoría 1 comenta que los antecedentes de la
auditoría interna nace cuando el manejo de los recursos
queda en manos de terceros que aun cuando son personal
subordinado nace la inquietud de los dueños de los
negocios o de la
administración de la misma de saber hasta que grado de
honradez y eficiencia están siendo utilizados los recursos
de la organización en especial y con mayor atención los monetarios.
Así nacen los nacientes auditores internos que se
ocuparon fundamentalmente de detectar eventuales malos manejos en
el uso del dinero y del
demás patrimonio de
la organización a través de la práctica de
arqueos, toma de inventarios, y
vigilancia de los procesos de
captación de ingresos y
soportes fehacientes de los egresos. Dichos procedimientos y
filosofía de actuación se extendió hasta la
3ra.década del presente siglo.
Concepto: es una actividad independiente y
objetiva, de aseguramiento y consulta para agregar valor, y
mejorar las operaciones realizadas por una
organización.
Ayuda a una organización a cumplir con sus
objetivos,
aportando un enfoque sistemático y disciplinado, para
evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión, dirección de riesgos, control y
dirección.
Objetivo: eficientar los procesos de
operación para el logro de óptimos resultados
mediante la aplicación de técnicas y
procedimientos
de vanguardia
orientados a la salvaguarda de los activos con que
cuenta la organización.
Dentro de los principales objetos de la auditoría
interna son:
- Coordinar y controlar las operaciones de sus
divisiones, sucursales y plantas. - Protegerlas en contra de fraudes, perdidas y errores
contables. - Revisar el control
interno establecido, su ejercicio y efectividad,
determinando las exposiciones de riesgos y promoviendo su
prevención y corrección.
1.4.2. Auditoría externa.
Antecedentes: los datos fehacientes
que a través del transcurso del tiempo de la llamada
auditoría externa comúnmente (auditoría de
estados
financieros), podemos llegar a la conclusión de que la
contabilidad y
la auditoría de estados financieros que conocemos en la
actualidad nacen en año de 1934 con un acto de ley al
promulgarse la Securities Exchange Act Of. 1934 (SEA Ley sobre el
Intercambio de Valores) en
los Estados Unidos de
Norteamérica, que obliga al uso de los ahora llamados
principios de
contabilidad generalmente aceptados y las normas y
procedimientos de auditoría.
Concepto: también conocida como
auditoría independiente, es la revisión de la
información financiera (Estados financieros) efectuada o
realizada por personal Independiente, tanto en forma
económica y sin ningún tipo de relación con
la organización y a los que se les reconoce una
opinión o juicio completamente imparcial e independiente,
y se requiere revisar la información registrada en sus
libros y sus
registros contables.
Después de hacer el examen a la
información financiera reportada por la administración se presenta un reporte final
llamado dictamen el cual sustenta la información
financiera dictaminada por un socio de firma que realizó
la auditoría externa.
Objetivo: realizar un examen a la
información financiera con la finalidad de expresar una
opinión objetiva e imparcial sobre si la
información financiera fue elaborada conforme a los
principios de
contabilidad generalmente aceptados y las cifras presentadas son
adecuadas y razonables.
Los resultados de este tipo de auditoría de
estados financieros tienen una amplia gama de destinatarios como
son:
- Dueños del negocio.
- Accionistas.
- Directivos.
- Gobierno.
Estas auditorías son necesarias para todo tipo de
empresas, se consideran indispensables para un buen y confiable
funcionamiento administrativo y financiero.
1.4.3. Auditoría operacional.
Antecedentes: desde fines de los años
70´s algunos contadores públicos han venido
realizando trabajos de examen administrativo cuyo
propósito es promover la eficiencia de las entidades a
este tipo de examen se le denomina preponderantemente
auditoría operativa.
La importancia de dictar normas sobre este tipo de
trabajo fue reconocida por el Instituto Mexicano de Contadores
Públicos en diciembre de 1972 la comisión de
auditoría operacional emitió su primer
boletín con el propósito de identificar el trabajo de
la auditoría operacional realizado por el contador
público independiente y con la intención de
unificar criterios sobre el tema.
Concepto: se puede definir a la auditoría
operacional como el servicio
personal independiente realizado por el contador público
que tiene como función principal la revisión a
ciertos aspectos administrativos los cuales deben estar
estrechamente relacionados con los objetivos
primarios de la organización.
Se espera que el contador público que realice
este tipo de actividad haga una serie de observaciones objetivas
y un análisis completo de operaciones especificas, todo
relacionado y enfocado al incremento de las
utilidades.
Se resume la filosofía de la auditoría
operativa de la siguiente forma:
- Conocimiento y familiarización de las
operaciones y problemas
operativos de la organización. - Analizar, examinar y evaluar los controles que
aseguren la eficiencia de la operación ya sean de forma
general o revisando algún rubro en específico
como es caso de este trabajo el cual esta enfocado al
área de tráfico. - Informe final donde se hace mención las
principales recomendaciones y sugerencias sobre si los
controles están de acuerdo con los objetivos que
persiguen o si necesitan alguna modificación para
asegurar los resultados (utilidades).
Objetivo: en la mayoría de los trabajos de
auditoría operativa se tienen tres principales objetivos
los cuales se mencionan a continuación:
- Evaluación de desempeño. Los resultados de la
organización se comparan con las políticas, estándares y metas
establecidas por la administración u otros criterios de
la medición apropiados. - Identificación de oportunidades de
mejora. El auditor a través de evaluar el desempeño de la operación de la
compañía ya sea en forma global o
específica busca oportunidades de mejora en la
operación con el objeto de incrementar la eficiencia de
operación enfocado a la obtención de un beneficio
económico para la organización. - Recomendaciones para mejorar o anticipación
a hechos futuros. Estas son variables
que van acorde con la magnitud del problema y las oportunidades
inidentificables de mejora en algunos casos se puede llegar a
sugerir estudios adicionales y más
específicos.
1.4.4. Auditoría financiera.
Antecedentes: se practica hacia el interior de
las compañías por personal específicamente
asignado nace cuando los grandes comerciantes eligen alguno de
sus empleados para que verifiquen la situación de las
cuentas al no poder hacerlo
el dueño personalmente cuando la operación a
crecido en volumen y
complejidad.
El enfoque primario de al auditoría financiera se
enfoca hacia cuentas como caja, inventarios,
cuentas por
cobrar y cuentas por pagar.
Concepto: es el examen que se practica a los
estados financieros preparados por la administración
generalmente es practicada por personal de la misma
organización, a diferencia de la auditoría externa
que es practicada por personal independiente a la
compañía.
Objetivo: el objetivo fundamental y principal de
la auditoría financiera es el de aseverar (afirmar) la
confiabilidad de las cifras con el objeto de emitir una
opinión por el personal de la compañía, para
efectos internos sobre las cuentas o rubros examinados.
Adicionalmente serán utilizados por la
administración como una guía para futuras
decisiones financieras y administrativas.
1.4.5. Auditoría
administrativa.
Antecedentes: en el año de 1961, cuando un
ingeniero asesor en la administración llamado William P.
Leonard recoge todas las corrientes en materia de
auditoría
administrativa, más la suya, conforma un libro The
Management audit (Auditoría Administrativa) editado en
1962 en Estados Unidos. Es a partir de ese año en que los
estudiosos e investigadores consideran como el nacimiento formal
de la auditoría administrativa.
Concepto: se define como el examen a la
administración, tanto en sus políticas y
procedimientos como en sus metas y objetivos preestablecidos,
buscando la correcta distribución, organización y
utilización de los recursos disponibles.
Objetivo: consiste en evaluar el fundamento de la
administración (planeación, organización,
organización, y control) mediante la localización
de irregularidades o anomalías y el planteamiento de
posibles alternativas de solución.
1.4.6. Auditoría
informática.
Antecedentes: la auditoría informática arranca en su corta historia cuando en los
años 50’s las organizaciones
empezaron a desarrollar aplicaciones informáticas. En ese
momento, la auditoría trataba con sistemas manuales.
Posteriormente, en función de que las organizaciones
empezaron con sistemas cada vez
más complejos, se hizo necesario que parte del trabajo de
auditoría empezara a tratar con sistemas que utilizaban
sistemas informáticos.
La auditoría
informática no nace en una fecha determinada, nace con
la necesidad de conocer los diversos sistemas
informáticos, que son adquiridos y adecuados a las
operaciones de las compañías, los cuales
deberán generar y procesar la información de manera
más eficiente, y que aseguren que la información
que contienen esté libre de errores significativos que
distorsionen los resultados. Así el personal de
auditoría operativa adecua e incorpora la auditoría
informática como una herramienta que tiene
estrecha relación con la auditoría en general, los
reportes extraídos hacen que el trabajo de
auditoría en general sea cada vez más
precisa.
Concepto: es la revisión y
evaluación de los controles, sistemas y procedimientos de
informática; de los equipos de computo o de un sistema o
procedimiento
específico, adicionalmente habrá de evaluar los
sistemas de
información en general desde sus entradas,
procedimientos controles, archivos seguridad y
obtención de información.
Objetivo: a continuación se mencionan dos
principales objetivos para la auditoría
informática:
- La protección de los activos de la
compañía: el sistema
utilizado debe ser debidamente configurado y adecuado para que
permita conocer en tiempo y exactitud los rubros que se
pretenden controlar, así como la rápida respuesta
a la generación de información útil y
veraz. Con accesos debidamente asignados.
Ya que en la mayoría de los actuales casos ya
no es posible verificar manualmente y es impráctico con
las nuevas herramientas
informáticas que en la actualidad calculan, clasifican e
integran los datos, tenemos
bases confiables para hacer el trabajo más eficiente y
de mucho mayor calidad.
- Integridad de información: la
información debe ser completamente transparente
(confiable), debe estar libre de cualquier desviación o
error significativo que la distorsione. Ya que esto, si llega a
suceder, tendría elementos fuera de realidad y por
consecuencia se tomarían malas decisiones que pueden
llegar a tener un impacto negativo económico en la
organización.
1.5. Normatividad de auditoría.
Para que el ejercicio de la auditoría operativa
se desarrolle dentro de un ambiente de
orden , es muy importante que se trabaje bajo normas de
auditoría generalmente aceptadas que garanticen los
requisitos mínimos de calidad, evitando
formular juicios prematuros, basados en información
incompleta por falta de tiempo; asimismo implica orden y disciplina,
que conlleva a que se realicen auditorías operativas de
calidad y que tengan mayor aceptación por la alta
dirección.
Para la realización de este trabajo se mencionan
a continuación algunos boletines aplicables a la
auditoría de operativa.
1.5.1. Boletín 1010 – Normas de
auditoría.
Generalidades.
La auditoría es una actividad profesional. En
este sentido implica, al mismo tiempo, el ejercicio de una
técnica especializada y la aceptación de una
responsabilidad pública.
Como profesional, el auditor desempeña sus
labores mediante la aplicación de una serie de
conocimientos especializados que vienen a formar el cuerpo
técnico de su actividad; sin embargo, en el
desempeño de esa labor, el auditor adquiere responsabilidad, no solamente con la persona que
directamente contrata sus servicios,
sino con un vasto número de personas, desconocidas para el
que van a utilizar el resultado de su trabajo como base para
tomar decisiones de negocios o inversión.
El trabajo profesional de auditoría tiene una
finalidad y unos objetivos definidos que se desprenden de su
propia naturaleza. El
auditor es llamado como un técnico independiente y de
confianza para opinar sobre los estados financieros formulados
por la empresa, a
efecto de que su opinión sea una garantía de
credibilidad respecto a esos estados financieros, y para las
personas que van a usarlos como base para sus
decisiones.
En esa virtud, el trabajo de auditoría tiene una
finalidad y un objetivo que no dependen ni de la voluntad
personal del auditor ni de la voluntad personal del cliente, si no
que se desprenden de la misma naturaleza de la
actividad profesional, de la auditoría.
Esta característica obliga también a que
el trabajo profesional de auditoría se realice dentro de
determinadas normas de calidad.
Por consiguiente, la existencia de las normas de
auditoría y la naturaleza de ellas reconoce como fuente
los siguientes dos hechos:
- La auditoría es un trabajo de naturaleza
profesional. - La auditoría tiene características y finalidades propias que
le son connaturales.
Definición.
Se define a las normas de auditoría como los
requisitos mínimos de calidad, estrechamente relacionados
a la
personalidad del auditor, así como al trabajo que
desempeña y la información que proporciona como
resultado de su trabajo profesional.
Las normas de auditoría se clasifican
en:
- Normas personales.
- Normas de ejecución del trabajo.
- Normas de información.
Normas personales.
Las normas personales se refieren a las cualidades que
el auditor debe tener para poder asumir,
dentro de las exigencias que el carácter
profesional de la auditoría impone, un trabajo de este
tipo.
Dentro de estas normas existen cualidades que el auditor
debe tener preadquiridas antes de poder asumir un trabajo
profesional de auditoría y cualidades que debe mantener
durante el desarrollo de toda su actividad
profesional.
- Entrenamiento técnico y capacidad
profesional: el trabajo de auditoría, cuya
finalidad es la de rendir una opinión profesional
independiente, debe ser desempeñado por personas que
teniendo título profesional legalmente expedido y
reconocido, tengan entrenamiento
técnico adecuado y capacidad profesional como
auditores. - Cuidado y diligencia profesionales: el
auditor está obligado a ejercitar cuidado y diligencia
razonables en la realización de su examen y en la
preparación de su dictamen o informe. - Independencia: el auditor mantiene una
actitud de
independencia en la emisión de sus
juicios referente a su trabajo profesional.
Adicional a las normas personales se mencionan algunas
características comunes del auditor como son:
Curiosidad.
El auditor operativo debe de estar interesado en su
trabajo, debe ser una persona que le
guste y se apasione con su labor, ser demasiado curioso con
respecto a la operación que se revisa no conformarse con
lo más simple y sin importancia.
Siempre deberá hacerse preguntas como:
¿Porqué opera de esta manera?, ¿Existe otra
forma de hacerlo o confirmarlo?, ¿Cómo funciona
esto en la operación?, ¿Qué repercucion(es)
negativas puede llegar a tener?, ¿Cómo evitar que
vuelva a suceder?, ¿Qué sé esta haciendo
para mejorar los resultados?, ¿Se duplica el trabajo?,
etc.
Las preguntas que se hagan dentro de una revisión
de operaciones pueden aportar ideas que ayuden a eficientar las
operaciones.
Persistencia.
El auditor en general debe ser persistente, darle
seguimiento a cada punto relevante hasta quedar completamente
satisfecho de la situación evaluada. Hará todas las
pruebas
necesarias y aplicara los examenes que crea convenientes para
verificar que las cosas se realizan en la forma en que se le
explicó.
Constructivo.
Comprende que si las diferentes operaciones evaluadas no
están de acuerdo con los objetivos que persigue la
organización, debe aplicar los criterios necesarios y
promover las correcciones o sugerencias que ayuden a cumplir
positivamente los objetivos. Esto nos muestra una nueva
visión de buscar áreas de oportunidad para el logro
de los objetivos que cada vez más esta cambiando el
concepto de
buscar errores y culpables. La identificación de posibles
desviaciones se debe consideran como guías para futuras
mejoras.
Integridad.
Es la capacidad de ser honrado, en este caso, con un
sentido más amplio del que normalmente se le da, es decir,
ser honrado en las ideas y creencias en su experiencia y conocimiento
profesional, con la fuerza
suficiente para afirmar lo que piensa y sostener la verdad por
encima de todo. Por ningún motivo se debe de permitir que
la integridad el contador se ponga en tela de juicio o se llegue
a dudar por algún momento tal peculiaridad del
profesional, para esto se debe tener una integridad a prueba de
balas.
Sentido práctico en los
negocios.
Debe hacer evaluaciones objetivas e independientes
cuando evalúa una operación determinada o
específica, debe tener en cuenta la relación que
tiene con otras operaciones y ver el negocio como un todo. Todas
las áreas deben colaborar para el objetivo primario que es
la generación de riqueza ( Utilidades).
Normas de ejecución del
trabajo.
Al tratar las normas personales, se señaló
que el auditor está obligado a ejecutar su trabajo con
cuidado y diligencia.
Aun cuando es difícil definir lo que en cada
tarea puede representar un cuidado y diligencia adecuados,
existen ciertos elementos que por su importancia, deben ser
cumplidos. Estos elementos básicos, fundamentales en la
ejecución del trabajo, que constituyen la
especificación particular, por lo menos al mínimo
indispensable, de la exigencia de cuidado y diligencia, son los
que constituyen las normas denominadas de ejecución del
trabajo.
Normas de información.
El informe final es el reflejo del trabajo realizado por
el auditor de operaciones, el cual es el medio más
adecuado para enterar a los interesados la situación
actual que atraviesa la operación.
El informe refleja el trabajo realizado por el auditor,
en el cual se deposita la entera confianza de la
evaluación de operaciones y se convierte en la herramienta
estratégica de toma de decisiones, así como el
detonador para la implementación por parte de la
administración, de planes de acción que aseguren la
continuidad de operación con los resultados esperados,
además que el informe es el único documento que
queda al alcance de la misma.
1.5.2. Boletín 3050 – Estudio y
evaluación del control interno.
El principal objetivo de este boletín es el de
evaluar y estudiar el control interno existente en el área
que se va a auditar, esto con la finalidad de informar sobre las
debilidades o desviaciones encontradas en el sistema de
control.
Sistema contable.
El sistema contable consiste en los métodos y
registros contables que establece la compañía para
identificar, analizar, clasificar y repercutir contablemente las
operaciones que realiza la organización, las cuales se
verán reflejadas en la información financiera que
presente.
Procedimientos de control.
Son los procedimientos y políticas adicionales al
ambiente de
control y el sistema contable, y tienen como objetivo garantizar
de forma razonable el cumplimiento de los objetivos, dichos
procedimientos se aplican dentro de todos niveles de la
organización y pueden ser de carácter preventivo o
correctivo.
Los procedimientos de control se dirigen a cumplir con
los siguientes objetivos:
- Debida autorización de transacciones y
actividades. - Adecuada clasificación de funciones y
responsabilidades. - Documentación necesaria para el registro
correcto de operaciones.
El ambiente de control.
Están determinados por factores que afectan a las
políticas y procedimientos de la organización, los
cuales se mencionan a continuación:
- Estructura organizacional.
- Métodos para asignar autoridad
y responsabilidad. - Supervisar y dar estricto seguimiento al
cumplimiento de las políticas y procedimientos que
establece la organización. - Establecimiento de dispositivos de seguridad para
la salvaguarda de los activos.
A continuación se detallan algunos factores que
influyen de manera importante dentro del ambiente de
control.
Estructura organizacional.
Se identifica un marco general para planear, organizar,
dirigir y controlar las operaciones, y se determinan niveles
jerárquicos y áreas en las que se divide la
entidad.
Comité de auditoría.
Los comités de auditoría son nombrados por
el consejo de administración y tienen el papel
preponderante en vigilar el cumplimiento de las políticas
y prácticas contables y de información financiera
de la entidad. El comité de auditoría debe apoyar
al consejo de administración en sus responsabilidades y
ayudar a mantener una comunicación directa entre el consejo y los
auditores externos.
Métodos de asignación de autoridad y
responsabilidad.
Estos métodos
afectan la comprensión de las relaciones
jerárquicas y las responsabilidades establecidas dentro de
la entidad. Los métodos para asignar autoridad y
responsabilidad incluyen entre otros aspectos, los
siguientes:
- Políticas sobre asuntos tales como
prácticas de negocios, conflictos
de interés
y código de conducta. - Asignación de responsabilidades y
delegación de autoridad para tratar asuntos tales como
metas y objetivos de la organización funciones
operativas y requisitos legales. - Descripción de puestos de los empleados,
delineando funciones especificas, relaciones jerárquicas
y restricciones. - Documentación de los sistemas de
cómputo, indicando los procedimientos para autorizar
transacciones y aprobar cambios a los sistemas
existentes.
Métodos de control
administrativo.
Estos métodos afectan el control directo de la
administración, sobre la autoridad delegada a otros,
así como la capacidad para supervisar efectivamente las
actividades de la entidad en general. Los métodos de
control
administrativo incluyen entre otros:
- Establecimiento de sistemas de planeación y reporte de
información, que establezcan los objetivos de la
administración y los resultados del desempeño
real. Tales sistemas podrán incluir planeación
estratégica, presupuestos, pronósticos planeación de
utilidades y contabilidad por áreas de
responsabilidad. - Establecimiento de métodos que identifiquen el
desempeño real y las excepciones al desempeño
planeado, así como la
comunicación a los niveles administrativos
apropiados. - Utilización de métodos adecuados para
investigar desviaciones a las expectativas y tomar acciones
correctivas oportunas y adecuadas. - Establecimiento y vigilancia de políticas para
desarrollar y modificar los sistemas
contables y los procedimientos de control, incluyendo el
desarrollo, modificación y uso de programas de
cómputo y archivos de
datos relacionados.
1.5.3. Boletín 3060 – Evidencia
comprobatoria.
Generalidades.
El auditor debe obtener evidencia comprobatoria
suficiente y competente en el grado que requiera, para
suministrar una base objetiva que permita su
opinión.
Debe entenderse como evidencia comprobatoria, los
elementos que comprueben la autenticidad de los hechos, la
evaluación de los procedimientos contables empleados, la
razonabilidad de los juicios efectuados, etc. De ahí que
la documentación contable por si sola no
represente toda la evidencia que el auditor requiere para apoyar
su opinión profesional.
Pronunciamientos normativos.
Para obtener la evidencia comprobatoria que respalda las
aseveraciones hechas en los estados financieros por la
administración, el auditor debe establecer objetivos
específicos de auditoría que confirmen la
razonabilidad de dichas aseveraciones.
Las aseveraciones hechas en los estados financieros, que
están íntimamente relacionadas con los objetivos de
auditoría, son declaraciones de la administración
que se incluyen como parte integrante de los mismos y que por
naturaleza pueden ser explicitas o implícitas y se
refieren a lo siguiente:
- Existencia u ocurrencia: significa que los
activos y pasivos de la entidad existen a una fecha
específica y que las transacciones registradas han
ocurrido durante un cierto periodo. Por ejemplo: la
administración afirma que los inventarios de producto
terminado que figuran en el balance
general están disponibles para su venta. En
forma similar la administración afirma que las ventas en el
estado de
resultados representan el intercambio de bienes o
servicios
efectuados con clientes. - Integridad: significa que todas las
transacciones y saldos que deben presentarse en los estados
financieros se han incluido. Por ejemplo: la
administración afirma que las cuentas por pagar
mostradas en el balance
general, incluyen todas las obligaciones
de la entidad. - Derechos y obligaciones: significa que los
activos representan los derechos de la entidad, y
los pasivos las obligaciones de la misma, a una fecha
determinada. Por ejemplo: la administración afirma que
los importes capitalizados por compra de bienes en el
balance general representan los derechos de la entidad
sobre los mismos y que el correspondiente pasivo representa una
obligación de pago. - Valuación: significa que los del
activo, pasivo, capital,
ingresos y
gastos, han
sido incluidos en los estados financieros por los importes
apropiados. Por ejemplo: la administración afirma que
los inventarios incluidos en el balance general están
expresados a su valor neto
de realización. - Presentación y revelación:
significa que los renglones particulares de los estados
financieros están adecuadamente clasificados, descritos
y revelados. Ejemplo: la administración afirma que los
pasivos clasificados a largo plazo en el balance general no
vencerán dentro de 12 meses siguientes o dentro del
ciclo normal de operaciones de la empresa.
Para obtener la evidencia que soporta las aseveraciones
hechas en los estados financieros, el auditor establece objetivos
específicos de auditoría a la luz de las
aseveraciones. Al establecer los objetivos de auditoría de
un trabajo en especial, el auditor debe considerar las
circunstancias específicas de la entidad, incluyendo la
naturaleza de su actividad económica y los procedimientos
contables exclusivos de su ramo.
La evidencia comprobatoria obtenida debe ser suficiente
y competente para que el auditor pueda fundamentar sus
conclusiones sobre la validez de las aseveraciones de la
administración, contenidas en cada rubro de los estados
financieros. Se dice que la evidencia es suficiente y competente
cuando se refiere a hechos, circunstancias o criterios que
realmente tienen relevancia cualitativa dentro de lo
examinado.
Aun cuando la confiabilidad de la evidencia
comprobatoria esta en función de las circunstancias en las
que se obtiene, las siguientes generalizaciones son útiles
al evaluar hasta que punto, dicha evidencia de auditoría
es veraz.
- La evidencia comprobatoria obtenida de fuentes
independientes fuera de la entidad, proporciona mayor
seguridad que aquella obtenida dentro de la misma entidad
para propósitos de una auditoría
independiente. - La contabilidad y los estados financieros
elaborados bajo condiciones satisfactorias de control
interno, generalmente son más confiables que cuando
han sido elaboradas bajo condiciones poco
satisfactorias. - El conocimiento directo del auditor obtenido a
través de exámenes físicos, observación, cálculos e
inspección, es más conveniente que la
información obtenida indirectamente. - La evidencia en forma de documentos y
confirmaciones escritas es más confiable que las
confirmaciones verbales.
El auditor debe evaluar la evidencia comprobatoria para
determinar si se han alcanzado los objetivos específicos
de auditoría. Asimismo, el auditor debe ser cuidadoso en
la búsqueda de evidencia comprobatoria e imparcial en su
evaluación.
1.5.4. Boletín 5030 – Metodología para
el estudio y evaluación del control
interno.
Generalidades.
Estudiar y evaluar el control interno con el objeto de
cumplir con la norma de ejecución de trabajo que requiere
que: " el auditor debe efectuar un estudio y evaluación
adecuados del control interno existente".
Objetivo.
El objetivo de este boletín es señalar los
procedimientos recomendados para el estudio y evaluación
de los elementos de la estructura del
control interno.
Ambiente de control.
Se define al ambiente de control como todos los factores
que en algún momento pueden llegar a afectar las
políticas y procedimientos de una entidad afectando de
manera directa o fortaleciendo los ya existentes algunos
mencionamos a continuación:
- Actitud de la administración hacia controles
internos establecidos. - Organigrama.
- Funcionamiento del consejo de administración y
sus comités. - Métodos de control administrativo que
supervisen y se de seguimiento al cumplimiento de las
políticas y procedimientos. - Influencias externas.
Se necesita obtener una comprensión clara y
suficiente del ambiente de control para hacer una correcta
planeación de auditoría.
Con esto se busca llegar a la conclusión de que
si los controles existentes son los adecuados a los sistemas
contables y de control interno son confiables.
CAPÍTULO II
Teoría fundamental de la
auditoría operativa.
- Objetivo.
Determinar el grado de eficacia,
economía y
eficiencia de las operaciones para formular las recomendaciones
que corrijan deficiencias, o para mejorar dicho grado de
eficacia, economía y
eficiencia. Contribuir al logro de la prosperidad.
Se dice que el objetivo de la auditoría operativa
se cumple cuando el auditor presenta una serie de recomendaciones
las cuales están estrechamente relacionadas con los
objetivos primarios de la operación, enfocadas a
incrementar los esfuerzos que realizan las áreas
productivas.
De esto se desprende dos importantes niveles en los
cuales participa el auditor operativo encargado de brindar el
servicio:
- La emisión de opiniones y sugerencias sobre
el estado
actual de la operación evaluada (diagnóstico de
obstáculos a la eficiencia de
operación) - Su participación para la creación,
formulación, adecuación, diseño de procedimientos, controles,
etc.
Se hace mención que en la práctica de la
auditoría operativa el contador se circunscribirá
al primer punto, ya que el segundo punto está fuera de la
práctica de la auditoría operativa esta
obligación corresponde primordialmente a la
administración.
Lo que persigue o busca la práctica de la
auditoría operativa en nuestros días es hacerla ver
como una opción que permita a las organizaciones
identificar de una manera oportuna deficiencias y riesgos, las
cuales darán bases para proponer soluciones,
presentar recomendaciones para eficientar el trabajo e informar
sobres posibles obstáculos al cumplimiento, todo en busca
de la mejora continua.
Es el examen del flujo de transacciones, llevadas
a cabo en una o varias áreas funcionales que
constituyen la estructura de una entidad, con el
propósito de incrementar la eficiencia y la eficacia
operativas a través de proponer las recomendaciones
que se consideren necesarias.El concepto
general de la auditoría operativa es que consiste en
la evaluación de la las operaciones tanto
financieras, operativas y administrativas, de la eficiencia
de operación así como la efectividad para
lograr los objetivos y metas preestablecidas.Esto conlleva a la responsabilidad que asume el
personal de auditoría operativa, para una completa
inmersión en los ciclos que forman la
operación para comprender desde origen los factores
internos que conforman las transacciones en el proceso
operativo, así se pueden determinar algunas
desviaciones que a simple vista no son detectables, para
posteriormente identificar factores externos (ejemplos:
vías de acceso, reglamentos, tiempos, factores
tecnológicos, factores climatológicos,
disponibilidad de recursos, imprevistos, retrasos, etc.) y
así vincular de forma integral el ciclo de
operación que interviene en el área auditada
operativamente.Esta evaluación permite descubrir e
informar a la gerencia
los problemas y riesgos detectados en el trabajo
realizado, se concluye la auditoría operativa en el
momento en que se formulan una serie de recomendaciones y
sugerencias apegadas a la realidad que incrementen la
eficiencia y eficacia en la organización, las cuales
serán responsabilidad de la gerencia
al momento de su aceptación posterior,
aplicación y seguimiento.- Concepto.
- Alcance.
Afortunadamente el alcance de la auditoría es
ilimitado ya que todas las operaciones de una entidad son
susceptibles de auditarse operativamente.
Sin importar si se trata de un área operativa,
financiera o administrativa, ya que la labor que se
desempeña toma en consideración tanto factores
internos (generados dentro de la organización) como
externos (generados fuera de organización ejem:
reglamentos, servicio al
cliente, condiciones de entrega, etc.)
Este nuevo enfoque integral de auditoría
operativa nos ofrecé la alternativa de conformar equipos
multifuncionales, donde intervienen, ingenieros, administradores,
abogados, contadores, etc., pero normalmente este trabajo es
encomendado y realizado por profesionales con preparación
en auditoría.
De los puntos importantes dentro del alcance se
mencionan algunos:
- Verificación de cumplimiento a los objetivos
y metas establecidas. - Evaluación de indicadores propios de operación o
administración (ejemplo: indicadores de eficiencia, reportes plazo de
servicio, reporte de desviaciones, etc.) - Uso eficiente de recursos disponibles.
- Importancia.
La auditoría operativa en nuestros días
empieza a tomar más fuerza para las organizaciones que
contratan los servicios ya que se generan ahorros, crean valor y
están siempre en busca de áreas susceptibles de
mejora. Al difundir la auditoría operativa como
herramienta de toma de decisiones de negocio genera oportunidad
de crecimiento, con más penetración dentro de las
áreas operativas, esto compromete y obliga en mayor
instancia como auditores operativos a tomar una actitud de
involucración en la vida misma, supervivencia y desarrollo
constante de la entidad a la que presta sus servicios.
El punto central es demostrar lo importante de auditarse
operativamente ya sea en el sector
público o privado, la cobertura de acción al
examen realizado en términos de eficiencia es bastante
amplia y puede adecuarse a la operación, en busca de la
constante eficiencia y mayor generación de utilidades, el
reto es cambiar o morir.
El auditor que practica la auditoría operativa
debe enfocar parte de sus habilidades, conocimientos y
experiencia en hacer preguntas inteligentes y no esperar
respuestas inteligentes.
Un aspecto importante del auditor operacional es tener
la habilidad de inducir y ofrecer confianza al personal de la
operación, para que le expliquen el porqué de los
resultados obtenidos por la gerencia y administración, con
esto el auditor tendrá más elementos para poder
utilizar la palabra "porqué", y formulará cuantas
preguntas crea conveniente, ¿Por qué se obtuvieron
estos resultados? ¿Por qué no se mejoran?
¿Por qué el personal no tiene actitud positiva?
¿Por qué se obtienen justificaciones en vez de
propuestas? ¿Por qué……?.
Es fundamental que la operación esté bien
definida tanto en sus objetivos como en la forma en que pretende
alcanzarlos, así se tienen mayores elementos para comparar
el esfuerzo que realiza el personal operativo en el área
auditada en comparación con los objetivos y las metas
esperadas por la gerencia y dirección operativa de la
organización, con el propósito de determinar,
analizar y evaluar desviaciones, así como los riesgos de
operación, que permitan tomar medidas en tiempo y elaborar
planes de acción que corrijan las desviaciones y proponer
acciones
preventivas que ayuden a minimizar los riesgos
detectados.
El auditor operacional a través del trabajo de la
auditoría operativa, proporciona su experiencia adquirida
a través de su trayectoria laboral,
combinando su acción con las de aquellas personas que
conocen la operación de manera completa. Para ofrecer y
proporcionar el máximo provecho se deberán elaborar
estrategias
competitivas de manera que se obtengan los mejores resultados,
esto se logra con la colaboración y puntos de vista de
ambas partes.
Cuando la administración de la
compañía desconoce las causas y los motivos de
ineficiencia en la operación, necesitan algún tipo
de sistemas o alarma que alerte oportunamente problemas
potenciales que pueden repercutir de una manera negativa en los
resultados o ya están afectando la eficiencia en la
operación.
Cuando los especialistas internos intervienen y elaboran
evaluaciones a ciertos aspectos administrativos a menudo tratan a
las unidades de negocio como si fueran sus clientes y
dedican demasiado tiempo a buscar aceptación por el
personal operativo, no maneras de mejorar.
En la mayoría de las ocasiones no se recurre a
especialistas externos hasta que la unidad de negocio esta en una
situación verdaderamente crítica debido a los
problemas antes mencionados, lo cual repercute en que el personal
externo este obligado a enterarse de la situación actual
de la operación.
Se debe dar a conocer a la auditoría operativa
como una alternativa viable que se adecua a la operación
del negocio, y tiene la capacidad para impulsar la mejora en los
procesos y el lograr ahorros en los siguientes
aspectos:
- Recursos financieros, humanos,
tecnológicos. - Comunicaciones.
- Tiempo de entrega de mercancía a los
clientes.
Este valor le dará el reconocimiento y respeto que se
merece en las organizaciones que confían en el trabajo de
la auditoría operativa, haciendo notar que este tipo de
servicio es una verdadera inversión y no un gasto.
Dentro de los aspectos importantes de la
aplicación de la auditoría operativa en la empresa,
es el valor agregado que ofrece, lo podemos resumir de la
siguiente forma:
A + B = C
Donde:
A = Es el valor de organización antes de la
auditoría operativa.
B = Son las serie de recomendaciones, planes de
acción, planes preventivos, mejoras, que se en listan en
el informe.
C = Nuevo valor de la organización después
de que la administración de la empresa, implementa las
mejoras, cambios o acciones de prevención y
corrección de desviaciones así como
anticipación a riesgos posibles los cuales se detallaron
en el informe.
La auditoría operativa al ser aplicada a la
operación de la empresa genera cierto valor agregado
cuando:
- Propone medidas para disminuir tiempos en entrega
de producto en las condiciones óptimas solicitadas por
el cliente. - Cuando elabora planes efectivos de acción
que ayuden a reducir gastos. - Cuando se involucra en el control interno y detecta
algunas deficiencias de las cuales hacen recomendaciones,
para hacerlo más efectivo y convincente.
Las empresas comercializadoras de alimentos o en
su caso empresas de otra naturaleza están en
constante flujo de operaciones las cuales están
internamente ligadas con los objetivos primarios de la
organización; se actúa, procesa, distribuye,
clasifica y se vuelve a llegar al mismo punto de inicio en
la cadena de operación.Es conveniente estudiar el ciclo próximo a
evaluar operativamente el cual permite clasificar en ciclos
más pequeños o individuales la
operación esto con el objeto de su mejor
entendimiento y comprensión.Dentro de los ciclos de operación en las
empresas se generan una serie de instrucciones que
involucran cambios en la situación financiera
contable de la organización, las cuales generalmente
se denominan transacciones.Cada ciclo individual de operación
está formado por varias funciones, éstas a su
vez se forman por un conjunto de actividades relacionadas
en su propio ciclo que ayudan a reconocer, autorizar,
procesar, controlar, verificar, e informar las
transacciones que suceden dentro de un proceso que las
ordena de manera lógica y secuencial.El auditor operacional para poder realizar su
trabajo bajo los más altos estándares de
eficiencia tanto en tiempo como en costo-beneficio se apoya directamente en los
ciclos normales de operación los cuales en primera
instancia deberán identificar las actividades que
conforman una función; enseguida las funciones que
integran un ciclo de operación; y finalmente el
enlace entre los diversos ciclos para llegar al ciclo
integral de la operación.Es necesario que en todo proceso de
operación se identifiquen las transacciones que
integran el ciclo así como su efecto y
repercusión, esto con la finalidad de hacer cortes;
en caso en contrario se entraría a un proceso
operativo de revisión sin fin.El auditor operativo que revisa la
operación de la empresa debe primordialmente
identificar los diversos ciclos de operación y las
funciones que los integran, esto con la finalidad de
precisar el alcance de su trabajo; de acuerdo con las
necesidades y características de operación,
aunado con la experiencia y conocimientos del auditor
operativo se clasificarán las operaciones de acuerdo
a su naturaleza e impacto en la
operación.- Ciclos de operación.
- Metodología.
La metodología utilizada en el desarrollo del
trabajo de auditoría operativa, es sumamente flexible ya
que permite manejar diferentes recursos como son; normas de
auditoría , técnicas o
procedimientos de trabajo que se desarrollan a lo largo del
trabajo.
Cabe hacer mención que hasta el momento no
existen normas de aceptación generalizada para el trabajo
de auditoría operativa, se toman como base las normas de
auditoría generalmente aceptadas.
Si se habla propiamente de un método a
seguir por un auditor operacional como recomendación
general, podría decirse que de acuerdo a su importancia
las etapas a seguir son:
- Familiarización.
- Investigación y análisis.
- Diagnóstico.
- Informe.
- Familiarización.
También conocida como etapa preliminar, la cual
tiene como principal objetivo el de obtener toda la
información concerniente al área por auditar
operativamente, así como información a la empresa u
organismo, la cual servirá de instrumento para el
desarrollo de la actividad en etapas posteriores y para ilustración del personal de
auditoría operativa.
Dentro de esta etapa se debe recopilar la máxima
información en el menor tiempo posible en algunos aspectos
importantes como pueden ser:
- Antecedentes.
- Cambios en los objetivos iniciales.
- Información financiera reciente.
- Marco legal.
- Reglamentos.
- Convenios.
- Organigrama.
- Asignación de responsabilidades.
- Manuales de procedimientos.
- Políticas.
- Presupuestos.
- Información adicional relevante.
La etapa de familiarización presenta algunas
características que se mencionan a
continuación:
- No es una lectura
detallada de la información o manuales. - Es un proceso de recopilación de
información sin involucrarse de lleno en su contenido,
mediante algunas entrevistas con el personal
involucrado. - Si dentro de esta fase se detectan de primera vista
indicios de desviaciones o riesgos no se deberá
abundar, solamente se dejará constancia para ser
atendidos en la etapa de investigación y
análisis.
De forma generalizada los procedimientos que se deben
desarrollar durante esta fase inicial del trabajo son:
- Entrevista con el titular de la
administración ( jefe, gerente,
director, etc.) y demás empleados de importancia, para
obtener información relevante. - Visita de familiarización a las oficinas e
instalaciones de la empresa para conocer su ubicación
física, el tamaño de la
organización, plantas
centros de distribución y platicar brevemente con
los funcionarios responsables. - Clasificación y referenciacion de la
información.
A manera de resumen en esta fase de
familiarización se recopila la mayor cantidad de
información y su clasificación, se toma en cuenta
el tipo de información que se genera, ya que serán
todos los elementos que ayudaran al auditor a elaborar el trabajo
de auditoría de operativa, principalmente si se trata de
la primera.
Estudio de la gestión
administrativa.
Respecto al estudio de la gestión administrativa
de la operación por auditar, se deben tomar en cuenta
factores como:
- Planeación.
- Organización.
- Dirección.
- Control.
Dentro de esta fase el auditor evaluará su
capacidad de administración utilizando las fases de la
gestión administrativa ya mencionadas, que le
proporcionarán los elementos prácticos para poder
detectar posibles deficiencias, que en fases posteriores se
evaluarán.
Hay palabras clave que ayudarán a comprender, la
razón de muchas actividades que se llevan a cabo en la
operación natural como es el caso de la palabra "Que"
¿Qué actividades se realizan en esta
operación?, ¿Qué funciones primarias tiene
la operación?, y algunas otras de la misma naturaleza son
las que ayudan al auditor a conocer las características
propias y procedimientos vigentes.
Las preguntas "Para qué", "Dónde", pueden
ayudar para conocer tanto el propósito, como el lugar en
el que se ejecuta la operación.
Las pregunta "Cuándo" y "Quién", da una
idea de la periodicidad tanto en tiempo como en orden de las
operaciones inherentes, así como el personal involucrado y
responsable de tal o cual parte del proceso.
Las anteriores interrogantes son instrumentos que ayudan
al auditor operativo a comprender y evaluar de una manera mas
clara la operación de una empresa en
cualquiera de sus ciclos.
Una vez cubierta la etapa preliminar o de
familiarización el auditor estará en posibilidades
de elaborar un plan de trabajo y
delegar actividades así como la supervisión del trabajo por
realizar.
Es importante conocer si el área operativa a sido
auditada operativamente en el pasado ya que esto nos puede ayudar
a no repetir evaluaciones y confirmar si las propuestas y
sugerencias emitidas anteriormente fueron aplicadas.
- Investigación y
análisis.
El objetivo principal de esta etapa dentro de la
metodología es el de analizar la información
obtenida en etapas anteriores así como la
evaluación de la documentación relativa a la
operación, esto con el objeto de medir la eficiencia de
operación así como la eficacia para el logro de los
objetivos.
Para cumplir con el objetivo de esta etapa de la
auditoría, se recomienda realizar actividades como las que
se mencionan a continuación:
- Revisión analítica y detenida de la
información recopilada en fases anteriores relacionada
con la operación. - Recopilación de información
complementaria como puede ser: entrevistas, inspección
física, observación directa de operación
consulta bibliográfica especializada. - Determinación de utilidad y
confiabilidad de información para uso de la gerencia o
dirección. - Selección de la operación o ciclo de
la misma, que se considere importante para ser examinada con
mayor profundidad, sin perder de vista el tiempo estimado
para su evaluación. - Identificación de las características
de los hallazgos, para identificar de que manera
desvían los objetivos primarios del área
operativa y que resultado tienen en los objetivos de la
organización. - Formulación de conclusiones y
recomendaciones en busca de mejorar la efectividad y
eficiencia de las operaciones donde se detectaron dichos
hallazgos.
Los anteriores puntos serán la base para discutir
los resultados del trabajo de auditoría con los
principales funcionarios que nos lleven de una manera mutua a un
acuerdo sobre los mismos.
Los programas de
auditoría operativa deben ser sumamente flexibles, que
permitan desarrollar iniciativa por parte del personal de
auditoría, para alcanzar los objetivos establecidos y
mejorar el logro de las metas (efectividad), a reducir costo de
operación (economía), y establecer el óptimo
desempeño de los recursos disponibles (eficiencia). El
personal corre el riesgo de
encontrarse con circunstancias imprevistas durante el desarrollo
de la evaluación, lo cual se debe neutralizar con base en
la experiencia del auditor y tacto profesional.
Cuando se empieza a comprender la operación
auditada, el auditor debe examinar la información que se
recopiló en la etapa de familiarización esto con el
objeto de determinar y evaluar los objetivos primarios de la
operación.
Algunas actividades que se necesitan comprender para
tener una visión más clara de la operación y
del trabajo al cual se pretende llegar son:
- Desde un punto global, cuál es la misión
del departamento u operación. - Determinar si los objetivos iniciales han sufrido
modificaciones durante el transcurso del tiempo. - Cuáles son los objetivos principales para
llegar a alcanzar la misión. - Identificar las actividades que son la parte medular
del funcionamiento de la operación.
Al concluir con la comprensión de algunas
actividades de importancia, el auditor habrá adquirido un
mayor grado de conocimiento acerca de la operación en la
cual está actuando, esta le permitirá intercambiar
opiniones válidas con los principales funcionarios ya sea
de la organización o de la operación.
Dentro de esta etapa cuando se tienen todos los
elementos (evidencias) que fueron recopilados en la etapa de
familiarización, se establecen prioridades de
análisis de operaciones y seguimiento de objetivos, los
cuales son los más significativos en resultados y
repercusión financiera (económicamente hablando),
mediante la asignación con el número uno, como de
mayor importancia.
Importancia de la evidencia en la auditoría
operativa.
Se requiere hacer una recopilación de la
evidencia de operación para su posterior análisis y
evaluación y así construir un juicio y emitir una
opinión válida sustentada sobre bases
firmes.
Es muy importante mencionar que si se cometen errores al
recopilar información, el auditor no estará
actuando de forma correcta y sus sugerencias y propuestas no
tendrán validez, ya que las pruebas en las que descansa su
confianza distorsionan su capacidad de juicio, y por consecuencia
emitirá opiniones o sugerencias incorrectos.
La clasificación de las fuentes de la
evidencia son:
Evidencia Interna: es la que emana y se genera de la
operación natural y que se encuentra alrededor , se dice
interna ya que se produce dentro de la misma
organización
- Evidencia externa: es toda aquella que se genera o
produce fuera de la organización como puede ser;
información de la situación económica
del país emitida por el gobierno,
tipo de
cambio, estados de cuenta, recibos, confirmaciones,
información de la competencia, reglamentos, Internet,
etc.
Las principales cualidades de la evidencia son que sea
suficiente y competente, en cuanto a lo suficiente de la
evidencia se refiere a que sea el material necesario para
soportar la opinión, respecto a que sea competente refiere
a que las circunstancias o criterios sean realmente de
importancia en relación directa con lo examinado y que se
vuelva en una herramienta útil.
Aplicación de pruebas
selectivas.
Es un procedimiento de
selección que ayuda en la auditoría
de operaciones para llegar a conclusiones sobre las
características de un grupo grande
de transacciones homogéneas, mediante el examen a un grupo
parcial de las mismas.
Los propósitos generales para su
aplicación son los siguientes:
- Llegar a conclusiones después de evaluar una
muestra. - Obtener seguridad en la evaluación sobre el
estado
actual de las operaciones y registros contables. - Acelerar el proceso de revisión de
auditoría operativa.
Identificación y selección
de áreas críticas o débiles.
El alcance ilimitado de la auditoría operativa
enfrenta el problema de que para poder evaluar una
compañía en su totalidad se requieren muchos meses
de esfuerzo y en algunos casos rebazará el
año.
Esto obliga a que el tiempo de evaluación debe
ser reducido en base a los resultados obtenidos en las diferentes
áreas de la operación iniciando por la que obtuvo
los resultados menos deseados, en tiempos razonables tanto en
eficiencia, como en eficacia; sin perder de vista los costos en
los que se incurre con un grupo de auditores
razonable.
El hecho de que la evaluación se aplique solo a
una parte de la operación de una entidad, no significa que
se reduce su beneficio y utilidad para la compañía,
por prioridad los esfuerzos deben dirigirse al proceso o
actividad funcional dentro del área operativa donde se
identifican áreas críticas o débiles con
mayor grado de impacto en la operación, para así
enfocar el trabajo de manera correcta.
La facilidad para la identificación de
áreas críticas o débiles dependerá
mucho del grado de conocimiento que se tenga en diferentes
operaciones, la cual adquiere el auditor operativo por la
experiencia, y de las diferentes circunstancias que examine
dentro de la operación auditada.
Si se conocen indicios confiables que señalen las
áreas críticas, se puede iniciar evaluando en
control interno, esto ayuda al auditor a identificar procesos o
áreas débiles dentro de la operación, esto
resulta muy confiable ya que se vuelve el soporte de la
aseveración que presenta deficiencias comentadas por el
personal de auditoría operativa, lo cual puede repercutir
en falta de eficiencia operativa, incremento en los costos, y
falta de eficacia operacional.
Evaluación del control interno.
Para una correcta evaluación del control interno
se deben tomar en cuanto algunos factores que se mencionan a
continuación:
- Objetivos: conocer los objetivos del área
por auditar, los cuales deben estar dentro de los objetivos
primarios de la organización. - Medición de resultados: identificar los
mecanismos que determina la organización para medir
sus resultados. - Seguimiento: comprobar si se ha dado seguimiento a
problemas que surgen dentro del área, o se tienen
planes de acción para su
desactivación.
Los riesgos en la auditoría
operativa.
Se define a los riesgos como fenómenos o eventos, de los
cuales no se tiene la seguridad de que ocurran o no, pero su
presencia siempre está latente y en ocasiones pueden
dañar de una manera importante alguna etapa en el proceso
productivo en una organización y en casos extremos
pérdidas económicas a la misma. La
identificación de riesgos en el proceso de
auditoría operativa permite identificar, analizar y
solucionar eventos que se
pueden convertir en un problema y que estos se deriven en
repercusiones negativas para la organización.
El objetivo de la identificación de riesgos no es
otro que, maximizar las repercusiones positivas (oportunidades) y
minimizar las negativas (pérdidas) asociadas al riesgo de
operación en alguna entidad. Solo una política efectiva
puede asegurar un equilibrio
entre riesgo y oportunidades.
La nueva cultura de
auditoría de operaciones incorpora a sus prácticas
de evaluación de operaciones, la llamada
administración de riesgos, esto apoya identificando
posibles riesgos, para lo cual se elaboran planes que se adecuan
a la labor del auditor operativo.
Es muy importante que el equipo de auditoría
operativa se involucre más en su labor para ampliar la
visión del trabajo en equipo y se esté en
posibilidades de identificar riesgos, identificarlos es algo muy
positivo.
A continuación se mencionan seis pasos en los que
el auditor de operaciones se apoya para identificar, evaluar y
clasificar lo riesgos conforme a la magnitud de su posible
impacto económico en la empresa:
- Identificación: se dan a conocer los
riesgos de una forma clara, para que todos los integrantes
estén enterados, y sepan el tipo de riesgo potencial
que enfrentan. - Análisis y asignación de
prioridades: en esta etapa se traducen los datos del
riesgo en un formato que permite tomar decisiones (probabilidad
e impacto) y asignan prioridades conforme la magnitud
estimada del riesgo. - Planeamiento y programación: en esta etapa se
listan los riesgos con prioridades en planes de
acción, así como designar al personal
especializado en el seguimiento activo de la
acción. - Seguimiento: el seguimiento lo dará
la empresa en caso de que se apliquen las recomendaciones
propuestas por el auditor, la cual consiste en asegurar a
través de la supervisión que los planes de
acción correctivos y preventivos se estén
realizando conforme a lo previsto y acordado e informar
cualquier otra contingencia que no esté prevista
dentro del plan de
seguimiento. - Aprendizaje: ésta es la última
etapa dentro del proceso, su papel es
más estratégico, ya que se obtiene la
experiencia para el equipo de auditoría, de
cómo se identificaron riesgos, su clasificación
y de que forma se mitigaron. Así como los resultados
obtenidos que nos da la pauta para actuar anticipadamente y
no cometer los mismos errores cuando se presenten
auditoría similares en un futuro.
- Diagnóstico.
La etapa del diagnóstico tiene como objetivo
principal, evaluar los hallazgos que existen en áreas
críticas de la compañía o en su caso del
ciclo de operación que se está auditando, esto con
la finalidad de medir el grado de eficiencia, eficacia y
economía de operación, que permitan tener los
elementos de juicio suficiente que sostengan una serie de
recomendaciones para mejorar los resultados obtenidos.
Se deberán clasificar los hallazgos de mayor
impacto en el ciclo de operación para empezar a ensayar
sus posibles recomendaciones, las cuales estarán
plenamente fundamentadas con la evidencia recopilada y
analizada.
Características del hallazgo en la
auditoría operacional.
Tanto las operaciones como los ciclos están
afectados en su eficiencia, economía y eficacia por los
llamados hallazgos de auditoría operativa, los cuales
ofrecen los elementos suficientes para soportar el
diagnóstico.
Las características del hallazgo de
auditoría operacional son cuatro, las cuales se mencionan
a continuación:
– La condición.
Es la situación actual del hallazgo encontrada
por el auditor (lo que es)
– El criterio.
Está dado por unidades de medida, indicadores y
en general los parámetros que el auditor utiliza para
comparar o medir la situación actual. Puede decirse que
"el criterio" es "lo que debe de ser según el auditor",
es decir la situación ideal.
– El efecto.
Es el resultado que se genera del hallazgo, es la
comparación de la condición (lo que es) contra el
criterio, lo que debe ser (es decir la situación
ideal).
– La causa.
Es el resultado desfavorable del efecto.
Conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos de
auditoría operativa.
La conclusión es un resumen redactado lo
más objetivamente posible, de las características
del hallazgo y sus posibles efectos en la operación, para
lo cual procede a identificar la mejor solución, para
formular finalmente el diagnóstico.
La recomendación está enfocada en
propuestas por el auditor operativo para corregir o mejorar los
resultados de la operación evaluada. Las cuales
estarán orientadas a evitar que la causa de hallazgo, se
repita en un futuro.
Elaboración del borrador del
informe.
Discutir con los involucrados el borrador del informe,
persigue el doble propósito de asegurarse de que se trata
de hallazgos reales y que los funcionarios coinciden con su
existencia precisamente en la forma en que se describe en el
borrador.
Un objetivo adicional de esta discusión es
convencer a las interesados a que afronten junto con el auditor
al presentar el diagnóstico definitivo.
- Informe.
La comunicación formal se hará por
medio del informe final, el cual muestra los resultados de la
auditoría practicada a la operación, se presenta
por escrito teniendo cuidado en su redacción, la cual debe ser convincente y
constructiva, así mismo debe incluir los comentarios de
los principales funcionarios (gerente o
director) cuando sean diferentes o contrarios a los del
auditor.
El informe es el producto terminado del trabajo de
auditoría operativa y generalmente es lo único que
llega a manos de la alta dirección, en consecuencia debe
contener por lo menos algunos requisitos como los que se
mencionan a continuación:
- Importancia: que muestre aspectos o hallazgos
importantes de la operación auditada. - Utilidad y oportunidad: que adecua sus
recomendaciones a la operación y se tenga en manos de
los interesados en el momento preciso para tomar
decisiones. - Sustentación suficiente: que se cuente con
la evidencia necesaria que soporte los hallazgos de los que
se desprenden las recomendaciones. - Convicción: el contenido debe ser
interesante y convencer al lector. - Objetividad: se presenta la realidad de la
operación. - Integridad: la información presentada no ha
sido alterada o distorsionada intencionalmente. - Constructivo: su contenido se enfoca a mejorar la
eficacia y eficiencia de la operación auditada, no
crítica.
Su contenido debe enfocarse a mostrar de una manera
objetiva, los problemas detectados que afectan la eficiencia de
operación y del control interno existente establecido por
la administración, lo que concuerda con el objetivo del
examen.
El informe debe contener características de
utilidad, agilidad, claridad, orientado hacia la mejora de
operación. En la medida de lo posible debe cuantificarse
el efecto de las desviaciones, o riesgos y de los posibles
cambios.
El contenido básico del informe generalmente
incluye los siguientes elementos:
- Alcance y limitaciones.
- Situaciones que impiden el logro de los objetivos
(obstáculos a la eficiencia de
operación). - Sugerencias y recomendaciones en busca de la mejora
operativa.
Alcance y limitaciones.
Se menciona de una manera breve y se dan a conocer los
objetivos del trabajo realizado; los ciclos de operación
sujetos de examen a en su caso la parte de la operación;
el criterio de prioridades establecido; limitaciones en caso de
existir; la participación de otros profesionales si la
hubo y sus labores realizadas.
Situaciones que impiden el logro de los
objetivos.
Es recomendable presentar en forma resumida y ordenada
los hallazgos más significativos o con mayor relevancia
referenciando su impacto así como las causas y posibles
consecuencias.
Sugerencias y recomendaciones en busca de la mejora
operativa.
Es recomendable que las sugerencias se describan
después de que se señalen los riesgos o
desviaciones identificados, los cuales repercuten directamente
sobre la eficiencia de operación llámese
optimización de recursos o gastos de operación, de
una manera general o específica.
Recomendaciones prácticas para la
elaboración del informe.
- Definir el objetivo del informe.
- A quien va dirigido.
- Mencionar lo que quieren escuchar los
interesados(no decir lo que ya saben). - Utilizar índice para una mejor
ubicación (así se puede desplazar a la
sección o área de interés).
Consejos para la elaboración de un informe de
auditoría operativa.
A continuación se mencionan una serie de consejos
útiles para elaborar un informe de auditoría
operativa de calidad tanto en presentación como en
contenido:
- Recalcar los aspectos significativos que mejoren la
eficiencia operativa, así como la reducción en
los costos incurridos. - Evitar incluir hallazgos sin
relevancia. - Utilizar un lenguaje
claro en todos sus puntos. - Hacer sugerencias constructivas.
- Discutir el informe con los responsables que pueden
llegar a ser afectados por los observaciones que plantee en
su informe el auditor. - Conciliar criterios junto con los principales
funcionarios para llegar a sugerencias conjuntas. - Enviar copia al personal involucrado del informe
final, así como a la alta
administración.
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