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Importancia de la Auditoría operativa aplicada al área de tráfico en una empresa de alimentos (página 2)




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    CAPÍTULO III

    Análisis integral a la operación de
    tráfico.

    3.1. Evolución.

    Desde el XVII y hasta nuestros días, a pesar de
    la falta de gobiernos centrales que se preocupen por los caminos,
    siguen haciéndose esfuerzos por mejorar los ya existentes.
    La industrialización de algunas regiones contribuye a
    aumentar el uso de las vías terrestres de comunicación. La carretera fue introducida
    en América
    durante el Siglo XVI por el español
    Sebastián de Aparicio, él construyó la nueva
    carretera del nuevo mundo entre México y
    Veracruz aproximadamente entre 1540 y 1550. Más tarde
    construyó la carretera entre México y
    Zacatecas.

    De 1837 a 1876, el ferrocarril progresa, se desarrolla y
    se coloca a la vanguardia de
    los medios de
    transporte,
    haciendo que los caminos terrestres queden relegados a un segundo
    término.

    Con la aparición del vehículo de motor y por la
    tendencia a su uso privado, se fueron incrementando los problemas de
    tránsito urbano, debido a que paralelamente surgieron los
    vehículos de transporte
    público y de carga.

    Las ultimas décadas del Siglo XIX ven la
    aparición del automóvil con motor a gasolina
    y renace el deseo de conservar en buen estado los
    caminos que habían sido abandonados.

    3.2. Objetivo.

    Asegurar que la entrega y el manejo de
    mercancías, se haga en forma eficiente con los más
    altos niveles de calidad tanto en
    servicio como
    en presentación sin perder de vista los costos en los que
    se incurren.

    Eficientar y agilizar los procesos de
    operación identificando posibles riesgos que
    afecten directamente los resultados, anticiparse a hechos
    futuros, identificar áreas de oportunidad.

    Se mencionan a continuación los objetivos de
    la
    administración de tráfico:

    • Incrementar la eficiencia de
      operación.
    • Proponer nuevos controles o complementar los ya
      existentes que garanticen la salvaguarda de los activos.
    • Identificar posibles riesgos que
      repercutan en daños económicos a la
      compañía.
    • Implementar programas de
      trabajo junto con el departamento de auditoría
      interna, enfocados a la detección y
      prevención de fraudes.
    • Implementar procesos
      consistentes en busca de reducción de costos y mejora
      continua.
    1. . Función.

    El transporte es el movimiento de
    personas y mercancías por los medios que se
    utilizan para ese fin. Para muchos el transporte de pasajeros es
    el de mayor importancia, especialmente en zonas urbanas; pero el
    transporte de mercancías, o sea el transporte de carga, es
    quizá de mayor importancia para el funcionamiento adecuado
    y económico de nuestra sociedad, ambos
    se deben considerar esenciales en el crecimiento de un
    país.

    Dentro la función
    que desempeña en la empresa, es la
    de ofrecer un servicio de
    calidad que
    cumpla con amplios estándares de calidad en servicio al
    cliente y eficiencia de
    operación, definiendo canales de
    distribución encaminados al desarrollo y
    competitividad
    ante los nuevos retos que surgen día con día,
    monitoreando constantemente, los costos los cuales deberán
    mantenerse dentro de los objetivos de
    ahorro y
    competencia.

    Algunas de las principales funciones del
    departamento de tráfico se mencionan a
    continuación:

    • Desarrollo de nuevos proveedores de transporte que garanticen un
      servicio futuro adecuado a las necesidades de la
      organización.
    • Generación de información de calidad que sirva a la
      gerencia
      de una manera útil y oportuna para la toma de
      decisiones.
    • Capacitar al personal de
      tráfico en todos los conocimientos necesarios para el
      máximo y mejor aprovechamiento de la información generada.
    • Revisión a los procesos de operación
      en los casos donde las necesidades de entrega son distintas a
      las de operación natural.
    • Asegurar que la carga de mercancía se
      realice en una forma eficiente y controlada.
    • Consolidación de rutas en una secuencia
      lógica que evite retrasos en la
      entrega.
    • Monitoreo de los costos incurridos en la
      operación y estar en constante búsqueda de
      ahorros.
    1. Aspectos básicos de
      tráfico.

    3.4.1. Definición.

    Según el libro
    tráfico internacional se define como el conjunto de
    actividades que tienen por objeto la planeación
    y control del
    movimiento de
    los inventarios,
    protección y almacenamiento de
    materia prima,
    productos
    semi-manufacturados y terminados en una línea de
    fabricación. Esto incluye transportación, manejo de
    materiales, empaquetado industrial, almacenamiento,
    control de
    inventarios y la
    comunicación adecuada para una administración eficaz.

    Definición Personal:
    conjunto de actividades destinadas al manejo, distribución y entrega de mercancía
    a los distintos clientes ya sea
    en una forma local, foránea y en su caso entrega
    internacional; para efectos de este trabajo se tomará esta
    definición ya que se enfoca a tráfico desde un
    punto de vista operativo.

    3.4.2. Importancia.

    Los transportes desempeñan un papel esencial
    en la vida moderna, difícilmente se puede concebir una
    sociedad
    futura en la que no continúen siendo de primordial
    importancia. La eficiencia de un sistema de
    transportación es un índice de desarrollo
    económico del país.

    La función que desempeña la
    administración de tráfico ha cobrado
    importancia en las empresas donde ha
    sido creada, para su participación en el logro de los
    objetivos.

    En algunas compañías ya sean
    pequeñas, medianas o grandes, la administración enfoca esfuerzos para
    identificar los canales de
    distribución más adecuados para la entrega de
    sus productos, la
    necesidad de crear departamentos o áreas de tráfico
    está tomando cada vez más importancia dentro de las
    organizaciones, que se preocupan por cubrir los
    altos estándares de servicio al cliente tanto en
    condiciones de venta como de
    entrega de producto.

    Dos aspectos importantes por mencionar que han ayudado
    al desarrollo
    inicial de dicha administración son:

    1. Se empieza a tomar importancia cuando las grandes
      empresas
      comienzan a tener movimientos masivos de mercancía y
      su gasto de transportación eleva considerablemente el
      costo de
      los artículos.
    2. Se empiezan a desarrollar distintas vías de
      transportación las cuales tienen características distintas para efectos
      de la empresa la
      administración de tráfico evaluará la
      más adecuada para el manejo de sus productos, ya que
      en un inicio la mayoría de los movimientos se
      hacían por medio del ferrocarril.

    La administración de tráfico es
    responsable de la planeación, organización, dirección, selección
    y compra de los servicios de
    transportación las cuales deben ser los más
    adecuados para el tipo de producto
    siempre teniendo como prioridad los costos.

    Todo departamento de tráfico es responsable de
    recopilar la información suficiente de todos y cada uno de
    sus proveedores de
    servicio de transporte, que le permitan determinar las tendencias
    de movimiento de mercancía masiva en función
    de:

    • Alto nivel de servicio.
    • Velocidad de respuesta.
    • Sociedad y convenio con transportistas.
    • Especialización de rutas y tipo de
      carga.
    • Tarifas por kilómetro o a la
      distancia.

    Como factor esencial de integración y coordinación en la actual sociedad
    industrializada, el transporte tiene gran importancia para la
    distribución de mercancías. Estas
    carecen de valor a menos
    que sean útiles; el transporte es útil en dos
    aspectos: utilidad de lugar
    y utilidad de
    tiempo, esto
    significa sencillamente, contar con las mercancías en el
    lugar y en el momento adecuado.

    3.4.3. Tráfico y
    transportación.

    En estos días de competencia entre
    las grandes compañías por ser cada vez mejores y
    más eficientes es necesario trazar objetivos más
    firmes apegados a lo que la empresa
    espera, buscando constantemente el posicionamiento
    en calidad de
    servicio a nuestros clientes y
    valores
    agregados a nuestros objetivos.

    Se necesita contar con vehículos más
    rápidos y seguros con mayor
    capacidad para el transporte de carga y unidades más
    pequeñas y flexibles para el transporte urbano, se
    requieren mejores carreteras para soportar mayores cargas y
    proporcionar la posibilidad de una capacidad mayor.

    Existen problemas de
    dinámica de carreteras y vehículos,
    contaminación, sistemas de
    rastreo todos ellos en el campo de las necesidades básicas
    de seguridad,
    confiabilidad y economía de
    transporte.

    A continuación se mencionan puntos importante que
    se deben tomar en cuenta para la transportación de
    mercancías:

    • Rutas: esta es una actividad que implica
      el
      conocimiento desde la localización de nuestro
      cliente
      hasta la contratación del transporte más
      adecuado para realizar el servicio siempre teniendo como
      prioridad tiempo de
      entrega, número de repartos, distancias entre clientes
      así como condiciones óptimas del producto y
      precio
      pactado por el servicio.
    • Negociación de fletes: esta es una
      actividad que representa algunas variantes pero sus
      resultados pueden llegar a ser muy satisfactorios ya que
      tenemos la opción a reclutar transporte bajo
      condiciones que la compañía establece,
      así como la tarifa más conveniente para mejorar
      los costos de transporte.

    Se inicia por la
    entrevista a diferentes proveedores de transporte
    analizando su cotización ya sea por distancia, por tipo
    de unidad, o en su caso por kilómetro
    recorrido.

    Teniendo todos los elementos en nuestro poder
    elegimos al mejor proveedor de transporte para cubrir nuestras
    necesidades.

    • Operaciones de transportación: el
      departamento de tráfico es responsable de la
      planeación de rutas, monitoreo de costos,
      contratación de transporte, consolidación de
      carga, recuperación de facturas firmadas y selladas
      por el cliente de conformidad, etc.

    La mayor preocupación es nuestros días
    para algunas compañías es la de comprar o pagar
    por servicio de transporte.

    Este tipo de decisión corresponde
    principalmente a la gerencia de
    tráfico, la nueva cultura
    empresarial exige a las nuevas gerencias detectar mejores
    prácticas de negocio, es conveniente realizar análisis muy minuciosos y
    analíticos de la situación actual de su
    operación.

    Se debe conocer de forma global a la empresa y verla
    como un todo, como un solo sistema.

    Cuando se tiene que tomar la decisión de
    sí comprar activo fijo (Transporte) para el manejo de
    nuestras mercancías, debemos analizar todo el proyecto
    teniendo en cuenta vida útil de la unidad, inversión inicial, capacidad de
    almacenaje, personal, etc.

    Además se deben evaluar otras opciones como
    pagar el servicio de transporte o en caso inverso, contratar un
    operador logístico el cual tiene capacidad suficiente
    para almacenar, controlar y distribuir nuestros
    productos.

    • Desviación de rutas: cuando se
      contratan líneas de transporte se deben asegurar que
      cumplan con ciertas características de calidad que permitan
      actuar de una manera rápida y eficiente para atender
      cualquier cambio en
      la entrega del producto.

    A que se refiere lo anterior, a que en ocasiones por
    circunstancias ajenas a la
    organización y a nuestro proveedor de servicio de
    transporte, los horarios, los destinos sufren modificaciones
    las cuales se atienden a la brevedad para poder
    concretar lo más importante para la entidad, la
    venta,

    por tal motivo al contratar proveedores de servicio de
    transporte, se debe exigir requisitos mínimos como
    equipo de radio comunicación, personal con el suficiente
    entrenamiento
    para actuar de manera positiva para concretar la entrega de
    mercancía al enfrentar alguna contingencia que pudiera
    presentarse, equipo de transporte con el mantenimiento
    preventivo adecuado, reemplazo de unidades en caso de que
    se requiera, aclaraciones los 365 días del año
    las 24hrs del día, suficientes unidades que soporten
    cualquier volumen de
    carga.

    Estas son solo características mínimas
    que deben cumplir los proveedores de servicio de transporte
    para el logro de los objetivos de la administración de
    tráfico.

    • Demora y retraso: para evitar en la medida
      de lo posible retrasos en las entregas de producto, se
      hará una correcta planeación y
      consolidación de carga. Factores como el
      climatológico, el estado
      de las unidades, la capacidad de almacenaje por parte de los
      clientes muchas veces no esta prevista y esto se refleja
      directamente en los costos de transporte reportados por la
      administración de tráfico, ya que son
      movimientos en falso y lo más probable es que se tenga
      que repetir el evento, el resultado es que no se está
      llegando en tiempo y el plazo de entrega se empieza a
      incrementar, así como los resultados a nivel
      departamento y organización, los cuales comienzan a
      cuestionarse por parte de la alta dirección.

    Si se pretende minimizar, las demoras y retrasos es
    muy recomendable conocer y asegurarse que los elementos que
    intervienen en el ciclo normal de operación como son
    horarios de entregas, mantenimiento de las unidades, rutas de acceso,
    etc., estén perfectamente identificados ya que de lo
    contrario el costo no por
    llegar en hora y tiempo puede repercutirse directamente en los
    costos de transporte.

    3.5. Los sistemas de
    transportación.

    Los beneficios y los buenos resultados juegan un
    papel
    trascendental en la manera que se elige la forma de manejar la
    mercancía, hoy en día existen muchas opciones para
    este rubro, pero ¿Cuál es la más adecuada
    para el logro de los objetivos como gerente y
    responsable del departamento de tráfico?. Son preguntas
    que se hace la administración.

    Se debe tener en cuenta que las entregas deben ser
    ágiles, oportunas, cubriendo los más altos
    estándares de calidad y servicio, sin perder de vista los
    costos de transporte.

    Entre las consideraciones que se debé hacer para
    elegir el sistema adecuado de transporte están:

    • Precio de mercancía o valor de
      venta.
    • Peso (kilos, toneladas).
    • Volumen (m3).
    • Condiciones climatológicas.
    • Distancias (kilómetros).
    • Tarifas del pago al transporte ($).

    En los siguientes puntos se abundará en los
    diversos tipos de medios de transporte, utilizados en la
    actualidad.

    3.5.1. Autotransporte de carga.

    En México, de conformidad con la Ley de
    Vías Generales de Comunicación y su reglamento, le
    corresponde a la Secretaría de Comunicaciones
    y Transportes la planeación, concesión, coordinación, autorización y
    control de los
    servicios de
    autotransporte. La legislación mexicana en materia de
    transportes por carretera establece que las empresas
    transportistas están controladas por mexicanos y por ende,
    las concesiones y permisos de transporte público federal
    solamente se otorgan a los nacionales.

    El autotransporte de carga, es aquel movimiento masivo
    de mercancía que se hace vía terrestre en todas las
    carreteras nacionales o internacionales. Cabe mencionar que para
    efectos de fletes algunas compañías tienen su
    propia flotilla de unidades encargadas de la entrega de
    mercancías, otras compañías realizan sus
    entregas a través de terceros (proveedores de transporte),
    a los cuales solo se les paga por realizar un servicio de flete,
    sin embargo, si se decide que todo esto es algo arriesgado y
    complejo de administrar y organizar, se puede pensar en el
    concepto
    "distribuidor logístico" el cual almacena, controla y
    entrega el producto a los clientes por el mismo precio que
    integra todo el servicio.

    Para efectos de este trabajo se analiza el
    tráfico terrestre que realiza una empresa de
    alimentos, ya
    que para su operación es el óptimo en servicio y
    costo.

    El servicio de entrega de mercancía lo realizan
    proveedores externos a la compañía, ya que no se
    cuenta con equipo propio por así convenir a los intereses
    de la misma.

    Se tienen varias ventajas de contratar líneas
    transportistas las cuales se mencionan a
    continuación:

    • Amplia cobertura geográfica que nos permite
      llegar a cualquier destino dentro del territorio nacional y
      más haya de nuestras fronteras.
    • No se ve afectado por fenómenos de
      estacionalidad en el año.
    • Se ve poco afectado por fenómenos
      meteorológicos.
    • Permite desplazar carga sobredimensionada y con
      exceso de peso.
    • Es un tipo de transporte relativamente
      flexible.
    • Costo por tonelada relativamente bajo.

    Esta es la manera de transportación que la
    mayoría de las compañías utilizan y
    desarrollan por ser el método
    más accesible y adecuado para el logro de sus objetivos,
    pero también tiene mínimas desventajas se mencionan
    a continuación:

    • Sólo permite mover mercancías a donde
      haya camino adecuado.
    • Es altamente susceptible de robos, asaltos y
      siniestros.
    • El costo de las pólizas de seguros es
      alto.
    • En ocasiones la empresa absorbe pérdidas por
      daños o mermas.

    3.5.2. Transporte aéreo.

    En México se cuenta actualmente con un amplio
    servicio de transporte aéreo que por su rapidez y los
    lugares que conecta, permite tenerlo en cuenta como un medio
    eficaz para exportar diversos productos, particularmente aquella
    empresas que requieren un envío rápido, y que por
    sus características económicas pueden absorber
    fletes aéreos, que aun cuando son elevados, tienden a
    reducirse día con día.

    Es obvio que si el exportador emplea el servicio
    aéreo reduce la manipulación de carga y por
    consecuencia los riesgos de robos y pérdidas,
    además este método de
    transporte proporciona facilidades para realizar entrega puerta a
    puerta.

    El avión es uno de los inventos del
    Siglo XX, su aparición revoluciona el tiempo para
    transportar mercancías de un lugar a otro y se estimula de
    gran manera el comercio
    internacional, haciendo accesibles en ciertos lugares el
    consumo de
    productos perecederos.

    La existencia de tarifas especiales para ciertos
    productos y rutas, a permitido que el transporte aéreo sea
    competitivo y este un proceso de
    crecimiento notable.

    Las mercancías que tradicionalmente se
    transportan vía aérea son:

    • Productos perecederos.
    • Órganos humanos.
    • Animales vivos.
    • Valores.
    • Obras de arte.
    • Piedras preciosas.
    • Refacciones urgentes.
    • Medicamentos.

    El transporte aéreo internacional esta regulado y
    reglamentado por la IATA por sus siglas en ingles(International
    Air Transport Association), que es un organismo mundial que
    agrupa a la mayor parte de los transportistas aéreos; sus
    objetivos primarios son los siguientes:

    • Desarrollar el comercio
      vía aérea.
    • Promover el transporte aéreo seguro.
    • Promover la cooperación entre empresas (
      acuerdos internacionales).

    A continuación mencionamos algunas ventajas que
    ofrece el utilizar este medio de transporte:

    • Ideal para la transportación de productos
      con un valor económicamente alto.
    • Es el medio de transporte mas seguro en la
      actualidad.
    • El tiempo de tránsito es muy
      bajo.
    • Velocidad de respuesta alta.

    Entre las desventajas que encontramos en el transporte
    aéreo mencionamos las siguientes:

    • Es costo por tonelada es alto.
    • Solo permite manejar carga en dimensiones y peso
      moderado.
    • Se ve afectado por fenómenos
      meteorológicos.

    El transporte aéreo nos permite una rápida
    y muy eficiente entrega de mercancía, pero debemos tomar
    en cuenta que el costo de transportación es relativamente
    alto.

    3.5.3. Transporte marítimo.

    El transporte marítimo es uno de los más
    antiguos que conocemos, pero en la actualidad aproximadamente el
    85% del comercio
    internacional se transporta vía
    marítima.

    El desarrollo de marina mercante mexicana esta
    condicionado al impulso que se le dé al comercio
    exterior, en consecuencia el comercio con
    el exterior dependerá del desarrollo en el sistema de
    transporte marítimo mexicano.

    El transporte marítimo en México, es
    relativamente moderno el cual está en constante
    expansión, sin embargo, por las dimensiones que maneja,
    los itinerarios de llegadas y salidas, no se pueden establecer de
    una manera fija, ya que por lo regular están en constante
    cambio.

    El transporte marítimo de mercancías se
    clasifica en dos grandes segmentos, el llamado tráfico de
    altura que es el que se encarga de recorrer y atravesar
    océanos partiendo de un continente y llegando a otro en
    cualquier parte del mundo, y el de cabotaje este también
    puede llegar a ser internacional pero tiene la
    característica que en sus recorridos va tocando puertos
    sobre una misma costa.

    Las compañías dedicadas a la
    transportación marítima estan agrupadas de la
    siguiente manera:

    1. En conferencia:
    • Con itinerarios fijos.
    • Sin itinerarios fijos.
    1. Fuera de conferencia:
    • Sin itinerarios fijos.

    Las conferencias marítimas son agrupaciones o
    asociaciones de transportes marítimos, las cuales tienen
    como principal función la de establecer tarifas
    mínimas por la prestación del servicio, evitando
    así una guerra de
    precios que
    repercuta directamente en la quiebra de
    alguna compañía.

    Así se obliga a que las conferencias estén
    en constante lucha por mejorar su calidad en el
    servicio y no el costo de sus fletes.

    Se dice que las empresas que contratan el servicio
    marítimo en forma constante están en conferencia y
    así las empresas marítimas le ofrecen descuentos
    que ellos les llaman de fidelidad; las empresas que se proponen
    en algún momento exportar por primera vez lo más
    probable es que se tengan que adecuar al precio mínimo de
    transporte de mercancía que le imponga la empresa
    marítima el cual por lo general es alto.

    Las ventajas del transporte marítimo entre otras
    son:

    • Permite manejar volúmenes grandes de carga y
      peso, a enormes distancias.
    • No se ve afectado por fenómenos de
      estacionalidad.
    • Costo por tonelada bajo.

    Las desventajas que encontramos son las
    siguientes:

    3.5.4. Transporte ferroviario.

    El irregular tipo de terreno en México, la poca
    flexibilidad de este medio de transporte de carga, aunado con los
    largos tiempos de tránsito, desmotivan cada vez más
    a potenciales inversionistas, el poco interés en
    la renovación tecnológica a hecho que este tipo de
    transporte sea llamado obsoleto en México.

    Cabe hacer mención que el parque ferroviario con
    el que se cuenta es viejo y la gran mayoría se encuentra
    en muy mal estado, el
    ancho de las vías ferroviarias en las distintas rutas no
    es uniforme y en algunas rutas se requiere cambiarlas en su
    totalidad.

    Lo cual se refleja en el hecho de que solo dos rutas en
    México han sido concesionadas a la iniciativa privada, las
    cuales llevan a puertos de gran movimiento como son el puerto de
    Veracruz y el Puerto de Manzanillo.

    A continuación se mencionan algunas ventajas del
    transporte ferroviario:

    • Se manejan grandes cargas en dimensión y
      peso a grandes distancias.
    • El costo por tonelada es relativamente
      bajo.
    • No se ve afectado por fenómenos de
      estacionalidad.

    Principales desventajas de utilizar este medio de
    transporte de carga:

    • Medio de transporte muy inflexible (solo puede
      recorrer caminos donde haya rieles).
    • Velocidad de respuesta baja.
    • Tiempo de tránsito relativamente
      alto.
    • Parque vehicular muy viejo, infraestructura
      obsoleta.

    3.5.5. Transporte multimodal.

    Se conoce como transporte multimodal a la nueva manera
    de transportar la mercancía a grandes distancias
    acompañada de enormes volúmenes, el transporte
    multimodal es el traslado de mercancía utilizando mas de
    un tipo de transporte.

    (Ejem: transporte terrestre transporte marítimo
    transporte férreo) desde su origen hasta su destino que
    puede llegar a ser en cualquier parte del mundo.

    Si el punto de partida es distinto del país de
    entrega se le denomina transporte multimodal
    internacional.

    Lo más importante y dinámico de este medio
    de transportación no es simplemente la combinación
    de varios medios de transporte, sino que éste sea
    realizado como una solo operación amparada con un
    documento único de embarque y bajo una sola responsabilidad directa que monitorea la
    mercancía durante todo el trayecto.

    Son muchas las ventajas que nos ofrece el transporte
    multimodal como son:

    • Facilita el movimiento de mercancías,
      reduciendo el costo total de transporte mediante una mayor
      eficiencia, bajo una sola responsabilidad a cargo del operador de
      transporte multimodal.
    • Se tiene la alternativa de combinar varios medios
      de transporte con el objeto de que la mercancía llegue
      a su destinatario con el menor riesgo de
      pérdida o daño, en el menor tiempo
      posible.
    • Permite manejar carga de grandes dimensiones y
      pesos a enormes distancias.
    • Costo por tonelada relativamente bajo.
    • No se ve afectado por fenómenos de
      estacionalidad.

    Las desventajas son mínimas mencionamos algunas a
    continuación:

    • Velocidad de respuesta baja.
    • Moderadamente susceptible de pérdidas o
      robos.
    • Tiempo de tránsito relativamente
      alto.
      1. Importancia de la clasificación de
        mercancía para pago flete.
    1. Clasificación de mercancías para
      efectos de Fletes.

    El departamento de tráfico es el responsable de
    clasificar las líneas de producto (tipo de
    mercancía) ya sea por tamaño, volumen o valor
    económico.

    Esto con el objeto de tener identificado el producto que
    requiera manejo delicado por el beneficio que representa su venta
    para la organización. Cuando se está en la
    necesidad de embarcar algún pedido al cliente lo
    más conveniente es que sea de manera uniforme a que se
    refiere esto, a evitar la mezcla de productos en un mismo viaje
    que puedan en dado momento contaminar a los demás ya que
    puedan cambiar su consistencia ya sea en olor o sabor.

    La comparación entre el pago de flete y el monto
    de lo manejado para poder decir que el costo es óptimo, el
    monto total de la venta neta no debe exceder el 3% como pago de
    servicio por transporte, si el resultado es positivo se dice que
    el departamento de tráfico se preocupa por dar muy buenos
    resultados, y sé está dentro de los
    estándares de medición adecuados para el logro de los
    objetivos.

    Es fundamental tener transporte especializado en todos
    los aspectos, que ofrezcan un servicio de confianza cumpliendo
    los más altos estándares en servicio al
    cliente y precio de transportación
    (tarifa).

    3.6.2. Tarifas y cálculos de
    fletes.

    La palabra tarifa viene de la palabra "tarifia", que era
    el nombre de un puerto cerca de Gibraltar, en las costas de
    África; donde se pagaba tributo a los corsarios
    moriscos.

    Tarifa en su concepto
    más amplio es el pago por la prestación de un
    servicio recibido por parte de un tercero. En el caso de pago por
    concepto de flete este se liquidará en tiempo de
    vencimiento, por un importe acordado con anterioridad.

    En ocasiones la tarifa sufre modificaciones a la alza,
    éstas surgen comúnmente en la operación
    diaria, cuando la mercancía ya esta en tránsito, o
    llega a su destino.

    La tarifa comprende la especificación y
    cuantificación en términos monetarios, es decir la
    característica de carga hasta su entrega con el cliente y
    la cuota correspondiente pactada por la prestación del
    servicio. Es necesario desglosar los conceptos como se integra la
    tarifa, ya sea por distancia, por clase de servicio, otros,
    etc.

    La gerencia de tráfico para poder estructurar de
    una manera óptima sus tarifas y en particular el estudio
    de sus costos de transporte presenta una serie de variantes, ya
    que son tres los factores que influyen directamente como
    son:

    • Peso transportado (toneladas).
    • Volumen reflejado en (m3).
    • Valor económico del producto
      transportado($).

    Se clasifican las tarifas por el tipo de transporte que
    se utiliza para el envío de la mercancía, como
    puede ser: tarifa para movimiento por autotransporte de carga,
    tráfico aéreo, marítimo, multimodal,
    ferroviario.

    Para hacer un adecuado cálculo
    para el pago de flete, el cual debe ser competitivo en servicio y
    costo se debe considerar los siguientes factores:

      1. Clase o tipo de mercancía.
      2. Fin o uso de artículo.
      3. Estado de la mercancía(Ej. Producto
        terminado, materia
        prima, producto para destrucción,
        caducado).
    1. Descripción de la mercancía.

      1. Peso por caja.
      2. Tamaño de la caja.
      3. Entarimado o a granel.
    2. Tamaño y peso.

      1. Algún punto dentro de la
        Républica Mexicana.
      2. Entrega en varios clientes a
        destinos.
      3. Algún lugar en el
        extranjero.
    3. Destino.

    3.7. Sistemas inteligentes de
    transporte.

    No es novedad que la incorporación de las
    telecomunicaciones y la informática en los sistemas de transporte
    han revolucionado su gestión, sean de carga o no. La integración de diversas soluciones ha
    dado lugar a los promocionados sistemas inteligentes de
    transporte ( SIT o ITS por sus siglas en inglés).

    Se espera que mediante la aplicación de
    tecnologías de proceso de
    información, comunicaciones, control y electrónica, los SIT creen caminos, uso de
    vehículos y usuarios más inteligentes. Se
    prevé también que la aplicación de estas
    tecnologías mejore la operación y seguridad de los
    sistemas de transporte al proveer rutas más eficientes y
    mecanismos de advertencia de colisión o
    volcadura.

    Se encuentra en estos nuevos sistemas de
    transportación una muy eficiente manera de transportar
    productos, ya que están encaminados a incrementar la
    seguridad, aceleran las entregas, se anticipan a incidentes que
    pueden repercutir en daño económico para la
    empresa, reducen costos de operación e interactúan
    con otros sistemas de
    control que pueden implementarse en las empresas.

    Es conveniente evaluar el actual sistema de transporte,
    y empezar a incorporar empresas de transporte que presten este
    tipo de servicio bajo convenios atractivos para ambas partes, ya
    que esto nos ayuda como área de tráfico a mejorar
    nuestros procesos de trabajo, servicio al cliente y lo más
    importante a mejorar nuestros costos de transporte.

    3.8. Contratos y
    convenios.

    El establecimiento de convenios mantiene un lazo de
    servicio de cumplimientos mutuos entre la empresa y el
    transportista.

    Los puntos de acuerdo entre la gerencia de
    tráfico y transportes consideran:

    • Duración del contrato:
      cancelación y renovación.
    • Especificaciones del nivel de servicio: normas de
      estiva, limpieza de unidades, temperaturas controladas dentro
      de las unidades.
    • Establecimiento del programa de
      transporte: volumen de carga, frecuencia, disponibilidad de
      vehículos.
    • Acuerdos sobre fletes: descuentos por volumen,
      condiciones de pago, días de pago.

    La asignación de responsabilidades por las dos
    partes involucradas evita conflictos
    legales que puedan repercutir en escándalos para la
    compañía y pérdidas o daños a la
    carga asignada al transporte.

    Adicionalmente pueden existir acuerdos sobre servicios
    complementarios relativos a:

    • Maniobras de carga y descarga.
    • Recuperación de evidencia que garantice la
      entrega de la mercancía.
    • Atención de reclamaciones.
    • Tipo de unidad.

    3.8.1. Contratos
    comerciales.

    Están representados básicamente a las
    tarifas pactadas, puntos de carga y destino de entrega,
    distancias básicamente en kilómetros y
    ubicación geográfica, este tipo de convenios
    generalmente es entre la empresa que contrata los servicios de
    transporte y el prestador de servicio.

    Cuando se tiene la necesidad de hacer responsables a las
    dos partes es fundamental crear los contratos comerciales
    necesarios que aseguren el buen desempeño por parte de los proveedores de
    transporte.

    Este tipo de contrato se
    refiere a la responsabilidad que cae en el proveedor de
    transporte que contratamos en lo que se refiere a:

    • Responsabilidad civil de su operador y/o
      línea transportista.
    • Responsabilidad en el uso de
      transporte.
    • Caminos transitados.
    • Legalidad de su transporte.
    • Uso de materiales
      peligrosos.
    • Manejo del producto.
    • Maniobras.

    3.8.2. Contratos legales.

    Los contratos legales están respaldados por
    notario público y establecen cláusulas legales,
    estatutos, fechas, acuerdos, convenios y juntas, y los
    representantes legales de las dos partes se registran ante las
    autoridades oficiales.

    Este tipo de contrato es muy importante ya que la
    empresa tiene metas, objetivos, presupuestos
    que respetar, cuidando siempre los costos en los que se incurre
    cuando el proveedor de transporte no esta dando su mejor servicio
    puedes obligarlo a cumplir con lo establecido. Al no existir
    convenios legales el transporte puede en dado momento abandonar
    el servicio.

    3.9. Entregas en días
    preestablecidos.

    El departamento de tráfico esta obligado a
    identificar áreas de oportunidad ya sea en forma operativa
    o directamente en los costos de operación, para lo cual se
    han desarrollado técnicas
    de programación de entregas.

    Primero se vio como una técnica de
    reducción de costos para la empresa, hoy redundan en
    ventajas para los clientes y la administración de
    tráfico, el cual reduce posibles cargos extras por fletes.
    Algunas de estas formas han sido muy creativas; han permitido
    nivelar las cargas de trabajo en los almacenes y las
    actividades de servicio al cliente, con lo que se obtienen
    importantes ahorros.

    Con la programación de entregas en días
    preestablecidos se manejan en forma eficiente las cargas de
    trabajo así como la consolidación de carga,
    agilizando en forma considerable los pedidos normales y urgentes
    sin caer en demoras o retrasos que se reflejan directamente en
    los resultados como departamento.

    Los siguientes elementos son los requerimientos
    mínimos, para anticipación a la entrega ya
    confirmada:

    • Cantidades de producto.
    • Fecha de recibo por parte del cliente.
    • Hora de recibo ( en algunos casos números de
      confirmación).

    Conociendo estos aspectos mínimos se encuentran
    algunas ventajas en la operación natural como pueden
    ser:

    • Planear un nivel óptimo de stock de inventario,
      esto en caso de no tener el suficiente producto disponible
      que se requiere para la venta.
    • Preparar pedidos con menor grado de
      importancia.
    • Optimizar espacios de almacén que nos permitan agilizar el
      flujo de mercancías.
    • Asignar en forma anticipada a la línea
      transportista encargada de llevar el producto con el cliente,
      lo cual evitará retrasos.

    Los beneficios son mutuos entre el área de
    almacén
    y tráfico, ya que este tipo de mecanismo de
    planeación nos proporciona las siguientes
    ventajas:

    • Disminuye tiempos de entrega.
    • Disponibilidad anticipada de unidades.
    • Planeación adecuada de rutas de
      entrega.
    • Disminución de costos de
      transporte.
    1. Operadores logísticos.

    3.10.1. Definición general.

    Es la empresa que lleva a cabo la planificación implementación y
    control del eficiente y efectivo flujo y almacenamiento de
    mercancías, servicios, e información asociada,
    desde un punto de origen hasta el punto de consumo, con
    el objeto de satisfacer los requerimientos del
    cliente.

    Un operador logístico también puede ser la
    compañía que ofrece servicios integrales
    especializada en uno o varios eslabones que integran toda un
    cadena logística.

    3.10.2. Objetivo.

    El principal objetivo de los operadores
    logísticos es ofrecer servicios integrales de
    toda la cadena logística, relacionadas con la
    adquisición y distribución de bienes y
    servicios que requiere o produce una empresa,
    conociendo las necesidades de los clientes desde el momento mismo
    que el cliente piensa en el producto hasta el momento que lo
    recibe en las puertas de su negocio.

    3.10.3. Funciones.

    Entre otras las principales funciones del operador
    logístico en general están, el transporte de
    mercancías, almacenaje y distribución física,
    recepción y preparación de pedidos, gestión
    de stock de producto disponible, elaboración de rutas,
    así como la elaboración de información
    comercial generada por los ciclos normales de operación,
    dichas actividades están perfectamente especializadas y
    correctamente interrelacionadas.

    3.10.4. Centros de distribución y
    transporte.

    Antes de tomar la decisión de establecer un
    centro de distribución, se deben tomar en cuenta algunos
    factores en la red de distribución
    actual y planear el diseño
    considerando los siguientes puntos:

    • De inicio documentar la red actual.
    • Identificar los requerimientos de los
      clientes.
    • Actualizar la base de datos
      actual de nuestros clientes.
    • Diseñar redes de
      distribución alternas.
    • Proyección de reducción de costos
      anuales.
    • Evaluar todas las alternativas
      propuestas.
    • Especificar el plan a seguir
      para la implementación, incluyendo fechas compromiso
      así como principales responsables.

    Una vez realizado el análisis de la red de distribución
    los diferentes alternativas puede llegar a considerar un centro
    de distribución maestro y los necesarios centros de
    distribución regionales.

    El lugar a definir para el establecimiento de un centro
    de distribución implica infinidad de factores a analizar
    antes de tomar la decisión, algunos de ellos
    serian:

    • Características del producto.
    • Localización relativa a la planta (en caso
      de pertenecer a la industria
      de la transformación de alimentos).
    • Localización de mercados.
    • Características del cliente.
    • Oferta disponible de servicios de transporte y
      logística.
    • Disponibilidad de terrenos.
    • Accesibilidad de infraestructura de transporte y
      telecomunicaciones.

    Cuando tomamos en cuenta factores que intervienen en la
    apertura de una nueva unidad de negocio, y actuamos de manera
    preventiva ante riesgos posibles obtenemos ventajas competitivas,
    las cuales se traducen en beneficios para la organización
    como pueden ser:

    • Mayor velocidad
      de entrega.
    • Consistencia en las entregas.
    • Disponibilidad de producto.
    • Inventarios óptimos.
    • Mejor acompañamiento de las necesidades de
      cliente.

    3.11. Seguridad en las cargas.

    El resguardo de nuestras mercancías es parte
    fundamental del éxito
    por parte del área de tráfico, en cada embarque
    juega el factor riesgo el cual
    esta latente en cada movimiento de mercancía que se
    realiza, ya que en casos de siniestro las pérdidas son
    absorbidas en parte por la compañía, lo que se
    refleja directamente como un cargo en el estado de
    resultados.

    La prevención de siniestros esta marcando la
    diferencia, ya que estos días la seguridad en las cargas
    durante el trayecto entre los almacenes y el
    cliente se ve expuesto debido a la proliferación de hechos
    delictivos y accidentes no
    intencionados. La contratación de un seguro adecuado en
    todos los casos, es altamente recomendable, ninguna empresa desea
    que su mercancía sufra siniestros, por ello es importante
    anticiparse a los hechos.

    Algunas empresas se han empezado a implementar políticas
    de creación de reservas, aplicando provisiones mensuales
    que mitigarán en un futuro el monto de los siniestros que
    las compañías aseguradoras no cubren, esto con el
    objeto de no incrementar en una sola exhibición los rubros
    de gastos por
    pérdidas en siniestros que en dando momento pulverizan la
    utilidad generada, este tipo de operación esta siendo muy
    favorable.

    En el transporte internacional el principal riesgo tiene
    que ver con el daño que puede sufrir la mercancía
    durante su manejo, en el caso que la mercancía sufra
    daños durante el traslado, resulta sencillo delimitar
    responsabilidades y actuar en contra quien corresponda. Solo en
    los casos de robo a mano armada la empresa transportista no puede
    ser culpada de la pérdida.

    Por esta razón es muy recomendable la
    contratación de un seguro que cubra todo tipo de riesgos
    en entregas internacionales, incluyendo daños mayores a
    nuestra mercancía.

    3.12. Custodias.

    La intención de asegurar la mercancía no
    es para que sufra siniestros, lo ideal es tomar todas las medidas
    preventivas necesarias para evitar daños
    económicos.

    Algunas compañías de seguros exigen al
    contratante custodias en el manejo externo de mercancías,
    ya que el índice de siniestralidad con custodia se
    disminuye moderadamente.

    Existen 2 tipos de custodias para el resguardo de la
    mercancía:

    • Custodia por seguimiento.
    • Custodia satelital.

    La custodia por seguimiento se realiza en un
    vehículo con agentes armados que sigue a la unidad desde
    el punto de embarque hasta su destino final.

    En la custodia satelital sé monitoréa la trayectoria de la unidad desde
    su punto de embarque, siguiendo una ruta antes establecida y
    cualquier desvío de la ruta programada da luz verde al
    aviso e intervención de las autoridades.

    La custodia más efectiva es la que se realiza en
    forma de seguimiento de unidad, ya que el poder de
    disuasión en caso de un intento de robo es de manera
    inmediata.

    Los factores a cargo del transporte deben ser revisados
    y monitoreados periódicamente por parte del personal de
    tráfico ya que deben contar con requisitos mínimos
    que eviten problemas y retrasos en la entrega de nuestra
    mercancía, los cuales pueden ser:

    • Todo personal externo que labore dentro de las
      instalaciones de la empresa debe contar como mínimo
      afiliación al IMSS.
    • Operadores hábiles en el manejo de unidades
      (comprobar con exámenes).
    • Unidades con comprobantes de mantenimiento
      (preventivo-correctivo).
    • Operadores con vestimenta adecuada labores de carga
      (zapatos de seguridad, guantes, fajas etc.).

    De los requisitos que deben ser obligatorios para el
    transporte son:

    • Llantas de refacción, gatos,
      herramienta.
    • Radiocomunicaciones, celular, localizador
      etc.
    • Cinturones de seguridad.
    • Atlas de carreteras, y guía de las
      principales ciudades.
    • Custodia.

    Un factor importante para el personal de auditoría operativa es evaluar el sistema
    de seguridad que se utiliza en la empresa, el cual debe ir
    acorde con los objetivos establecidos por la
    compañía teniendo principal atención en evitar daños
    económicos y incremento en los costos de
    transporte.

    CAPÍTULO IV

    Empresas.

    1. En México el avance económico y
      tecnológico del país esta íntimamente
      ligado a la industria, entre ellas la alimenticia, ya
      que por los empleos que genera anualmente y las
      aportaciones con las que contribuye al gobierno
      federal se ha convertido en uno de los pilares del crecimiento
      económico.

      Las compañías de alimentos en
      México, están en constante desarrollo y
      mejora continua de nuevos productos de consumo, para lo
      cual invierten cantidades considerables de dinero
      que coadyuvan a satisfacer las necesidades de nutrición y
      calidad que la población exige.

      El entorno comercial de México, en cuanto
      al segmento de alimentos cuenta con una amplia
      aceptación comercial, segura y flexible, que es
      capaz de adaptarse a los cambios y responder a las
      exigencias de la población que consumen sus
      productos.

      Todos estos factores crean condiciones de
      crecimiento rápido, y por el momento no registran
      síntomas de rechazo por parte de los consumidores
      que son los que deciden.

      Las importaciones han sido parte de la gran
      competencia que se vive día con día, ha
      llevado a muchas empresas a recortar drásticamente
      sus gasto de operación, así como
      también la nómina de empleados, ya que los
      productos en ocasiones son de mayor calidad y se compran a
      bajo costo, cabe hacer mención que esto no siempre
      es verdad.

    2. Introducción.
    3. Concepto de empresa.

    Es un ente en el que a través de la
    administración de recursos materiales,
    humanos y financieros produce bienes o
    servicios que buscan la satisfacción de las necesidades de
    la comunidad.

    Cabe hacer mención que algunas de las empresas
    pueden ser sin fines de lucro, pero la mayoría de ellas
    persigue un beneficio económico (utilidades).

    También se puede definir como el ente
    económico que enfoca y coordina sus esfuerzos de una
    manera generalizada, que busca como consecuencia un fin
    específico, dicho ente ejecuta una serie de operaciones las
    cuales están determinadas por el tipo de naturaleza del
    negocio, como pueden ser financieras, de transformación,
    comerciales o de servicios y que tienen como principal recurso el
    humano.

    Empresa: es una organización, que cuenta
    con recursos
    financieros, materiales, que enfoca su actividad primordial a la
    compra de materia prima
    y mediante la intervención de la mano de obra y la
    tecnología
    se transforman en un producto terminado para su posterior venta y
    consumo por parte de la población.

    Factores de riesgo que afectan a las
    empresas.

    Los factores que se mencionan a continuación son
    parte de los riesgos que las empresas enfrentan:

    • Desaceleración: está se relaciona por
      los cambios en el nivel de ingresos de
      la población, así como su poder real de
      compra.
    • Por disminuciones en el ritmo de crecimiento de la
      economía nacional, o por el comportamiento de la economía de
      nuestro vecino del norte.
    • El nivel de desempleo en
      el país, el cual obliga a las familias a administrar
      sus ingresos de
      distinta forma.
    • El nivel de inflación que en los
      últimos años a superado lo estimado por el
      gobierno
      federal.
    • La competencia, ya que en los últimos
      años, han penetrado insumos provenientes del
      extranjero principalmente de países
      asiáticos.

    El sector de alimentos en general ha enfrentado y
    seguirá enfrentando cambios en el entorno del negocio como
    son:

    1. Cambiante demanda y
      preocupación por la calidad en alimentos.
    2. Estrategias de la competencia así como el
      lanzamiento de nuevos productos.
    3. Regulaciones por parte del gobierno a la
      elaboración y venta de alimentos.
    4. Nuevas tecnologías.
    5. Desarrollo e identificación de nuevos
      canales de distribución y tráfico.
      1. Tamaño de las
        empresas.
    1. Clasificación de las
      empresas.

    Son muchos los criterios que se utilizan para medir el
    tamaño de una empresa, uno de los principales es el de
    micro, pequeña, mediana o grande. Pero existen otros
    términos que se pueden utilizar para medir la magnitud o
    tamaño, los cuales se mencionan a
    continuación:

    • El tamaño de la empresa se puede clasificar
      sobre la base de las aportaciones realizadas por los
      accionistas conocido como capital
      social.
    • Otro manera de clasificar la magnitud de la
      compañía es sobre la base de sus empleados, la
      micro empresa es aquella donde laboran menos de diez
      empleados, la pequeña es en la que laboran menos de
      250 empleados, la empresa mediana es donde laboran entre 250
      y 1,000 empleados y una empresa donde laboran más de
      1,000 empleados la pueden considerar dentro del rubro de las
      grandes compañías.
    • También se puede clasificar a las empresas
      sobre la base de sus ventas
      según este criterio las empresas pequeñas
      concretan sus ventas a
      un nivel local, las empresas medianas realizan sus ventas ya
      a un nivel nacional y las grandes compañías
      cubren mercados
      tanto nacionales como internacionales.

    Para la Cámara Nacional de la industria y la
    Conserva de Alimentos la clasificación y
    distribución del mercado de
    empresas alimenticias en México es el
    siguiente:

    Para ver el gráfico seleccione la
    opción "Descargar" del menú superior

     • El 52% son grandes (hasta 250 empleados o
    más, con ventas anuales netas superiores a los $ 20
    millones de pesos).

    • El 37% son medianas (hasta 100 empleados y ventas
    anuales netas de hasta $ 9 millones de pesos).

    • El 11% son pequeñas (hasta 15 empleados,
    con ventas anuales netas de hasta $ 900 mil pesos).

    1. Clasificación por actividad o
      giro.

    Las empresas privadas se clasifican en tres grandes
    grupos
    conforme a la actividad que realizan, las cuales mencionamos a
    continuación:

    Comerciales.

    Su actividad primordial es la de ser un intermediario
    entre los productores y el consumidor final,
    teniendo como primordial actividad la compra-venta de los
    insumos. Estas empresas pueden clasificarse en tres tipos las
    cuales son:

    1. Mayoristas: son organizaciones que efectúan ventas
      considerables superiores a los 100 millones de pesos anuales,
      o que su capacidad instalada, permite desplazar cantidades
      mayores a 500 toneladas al año.
    2. Minoristas o detallistas: son las empresas que
      venden productos al menudeo o en pequeñas cantidades
      principalmente al consumidor.
    3. Comisionistas: se dedican a vender la
      mercancía o el producto que las empresas, les dan a
      consignación obteniendo por esta actividad una
      retribución económica.

    Servicios.

    Se consideran empresas de servicios aquellas que
    desarrollan actividades especializadas en diversas áreas
    en favor de empresas, o con el público en general y que
    persiguen fines de lucro.

    A personas: estas son las que cobran por ofrecer un
    servicio, para el cual ellos generalmente establecen el monto del
    pago por ejemplo: taxistas, profesores independientes,
    técnicos, etc.

    A empresas y con el público en general: este tipo
    de empresas son las que ofrecen de una manera formal sus
    servicios como por ejemplo: bancos, sociedades de
    inversión, hospitales, empresas de consultoría, casas de bolsa, empresas de
    publicidad
    etc.

    En resumen que son compañías cuya misión es
    la de comercializar servicios profesionales o de cualquier otro
    tipo.

    Industriales.

    Las empresas industriales tiene como primordial
    actividad la de producir bienes o productos mediante la
    utilización de materias primas, mano de obra y tecnología, dentro de
    las cuales podemos clasificar a las siguientes:

    • Extractivas: son las que tienen como principal
      objetivo, explotar los recursos
      naturales ya sean renovables o no renovables algunos
      ejemplos: empresas pesqueras, madereras, mineras y de
      extracción de petróleo.
    • Manufactureras: son las empresas que toman la
      materia prima y la transforman en producto terminado y pueden
      dividirse en dos grupos como
      son, las empresas que producen bienes de consumo final, o
      empresas que producen bienes necesarios para ser utilizados y
      en otra etapa llegar al consumo final, Por ejemplo:
      materiales de construcción, productos
      químicos, electrónica etc.
    1. Tipos de empresa.

    Podemos clasificar a las empresas en dos grandes
    grupos:

    1. Empresas públicas.
    2. Empresas privadas.

    Empresas Públicas: son aquellas que son creadas
    por el gobierno, para prestar servicios a la comunidad, su
    principal finalidad es la de satisfacer necesidades de carácter
    social.

    Las principales características de las empresas
    de públicas se mencionan a continuación:

    • Son empresas creadas por el gobierno cuyo capital
      pertenece al estado y tienen como principal objetivo
      satisfacer necesidades de carácter público.
    • Es uno de los medios más eficaces que el
      gobierno utiliza para intervenir en la economía del
      país.
    • Tienen importancia económica relevante por
      el volumen de negocios
      que maneja, personal empleado, así también por
      su presencia en sectores productivos
      estratégicos.
    • No busca la maximización de sus beneficios,
      si no que enfoca más sus esfuerzos al mayor interés de la sociedad a la que va
      dirigido.

    Empresas privadas: son aquellas en las que su capital es
    proporcionado meramente por particulares ya sea aportaciones de
    ciudadanos mexicanos o desde el extranjero y su primordial
    objetivo es el de obtener un beneficio económico mediante
    la satisfacción de alguna necesidad con el público
    en general.

    Las principales características de las empresas
    privadas son.

    • El capital con el que cuentan estas empresas fue de
      aportaciones de inversionistas privados, los cuales buscan
      con esto obtener un beneficio económico, como
      contraprestación a las aportaciones que
      realizaron.
    • Las empresas desempeñan su actividad
      económica dentro del sector privado.
    • Asumen todos riesgos inherentes al giro de su
      actividad económica.
    1. Industria de la transformación en
      alimentos.

    Dentro de la industrial de la transformación se
    encuentran las empresas de alimentos, en los últimos
    años en nuestro país, ha readaptado sus estrategias de
    negocio para seguir posicionado dentro del mercado nacional
    y poco a poco ir ganando mayor terreno ante sus adversarios los
    grandes consorcios globales.

    Este proceso ha encaminado algunas industrias
    nacionales a fortalecer su estructura
    "hacia dentro", a través de la adquisición de
    empresas pequeñas o medianas dentro del territorio
    nacional, como lo han hecho grupos como, Herdez, LaLa etc. Pero
    otras compañías han arriesgado "hacia fuera",
    identificando empresas en otros países y
    adquiriéndolas ya sea parcialmente o en su totalidad como
    lo han hecho empresas como, Bimbo y Maseca.

    Cuando se habla de empresas de alimentos el panorama es
    amplio ya que la industria de alimentos abarca todo el consumo
    humano, solo por mencionar algunas, ya que la lista es sumamente
    grande, tenemos los siguientes:

    • Bebidas y jugos.
    • Legumbres, chiles, frutas.
    • Mayonesas, mostazas y aderezos.
    • Salsas, condimentos, alimentos relacionados con el
      tomate.
    • Productos del mar.
    • Sopas, cremas y consomés.
    • Pastas, harinas.

    Nuestro país tiene evidentes ventajas
    competitivas en la producción de alimentos pero requiere de
    profesionales comprometidos, que con lleven al crecimiento
    sostenido de esta compleja y extraordinaria industria.

    Las empresas de alimentos están adquiriendo una
    mayor conciencia por
    garantizar la calidad y seguridad en cada uno de los productos
    que elaboran, estos factores generan confianza en los
    consumidores y generan un crecimiento en las marcas de los
    productos, que cumplen con todas las normas de
    seguridad e
    higiene, respetando el medio
    ambiente.

    Las empresas de transformación operan dentro de
    un ciclo, que se resume a continuación; al cual se unen
    las empresas de alimentos tema del presente trabajo.
     

    5. Caso
    práctico.

    Antecedentes de la empresa.

    Esta organización surge en Holanda en los
    años de 1930, como resultado de la fusión de
    la compañía "Margari" y el fabricante de
    jabón "XXX Brothers". Entre las dos empresas tenían
    presencia importante en más de diez
    países.

    Sus profundas raíces internacionales,
    espíritu emprendedor y buenas relaciones sociales, tanto
    con sus empleados como con las comunidades en donde operan,
    siguen formando el negocio actual que ahora se
    conforma.

    La entidad inicia operaciones en
    nuestro país en la década de los años
    setentas cuando adquirió diferentes empresas, hoy en
    día es una de las organizaciones más importantes en
    México en el sector de alimentos, cuenta con tres grandes
    divisiones como son:

    • Alimentos.
    • Hogar y cuidado personal.
    • Helados.

    Al cierre del primer semestre del 2003, "XXX de
    México, S. A. De C.V." cuenta con dos oficinas
    corporativas en D.F. y en el estado de
    México, siendo el corporativo en el estado de
    México el domicilio fiscal de
    dicha organización.

    Actualmente cuenta con seis centros de
    distribución en la República Mexicana,
    perfectamente ubicados y siendo el de la ciudad de México
    el almacén maestro, esto les permite hacer llegar sus
    productos prácticamente a todo el país, las
    ubicaciones se mencionan a continuación:

    • Chihuahua.
    • Guadalajara.
    • Mérida.
    • Ciudad de México (Centro de
      distribución maestro).
    • Monterrey.
    • Tijuana.

    Memorando

    Para: Ing. José Aurelio García.
    De: Román Castillo Ruiz.

    Gerente
    central de tráfico. Gerente de auditoría.

    Ubicación: Centro de distribución
    México. Fecha: 13 de octubre de 2003.

    Asunto: Revisión de operaciones en el
    área de tráfico.

    Por medio del presente te informo que el personal de
    auditor operativa, estará el próximo 20 de
    octubre del presente en el centro de distribución
    México revisando la operación actual en el
    área de tráfico.

    1. Evaluar la operación natural del
      departamento de tráfico así como la
      relación con los proveedores actuales de servicio de
      transporte.

    2. Objetivo.
    3. Alcance.

    Observación y evaluación de los ciclos naturales de
    operación en rubros como: estándares de servicio,
    embarque de producto, manuales de
    políticas y procedimientos,
    reexpedición de facturas foráneas,
    contratación de fletes, recepción de facturas
    retornadas por los clientes, pago de fletes y cuentas por
    pagar.

    El tiempo estimado para su conclusión
    será de no mayor a dos semanas.

    Sin más por el momento, quedo a tus
    órdenes para cualquier duda o comentario que requieras
    con relación al contenido del presente.

    Atentamente,

    Familiarización.

    Para la elaboración de productos de alimentos,
    cuenta con dos plantas una en la
    ciudad de Aguascalientes, donde principalmente se elabora
    mayonesa y aceite vegetal; y la siguiente en Lerma, Toluca donde
    se elaboran jugos, se procesa el maíz y se
    elaboran productos provenientes del pollo.

    La planta para la elaboración de productos
    congelados se encuentra en el estado de México.

    El auditor visitó el centro de
    distribución en la ciudad de México, el cual opera
    al norte de la ciudad, en la zona Industrial de Vallejo, cuenta
    con un volumen de almacenamiento de aproximadamente veinte mil
    metros cuadrados, con trece cortinas de despacho de producto,
    así como otras cuatro cortinas para la recepción
    del producto proveniente de las plantas.

    En este almacén solo se resguarda producto
    terminado listo para su venta en la presentación seco y
    caja cerrada, los dos departamentos que intervienen en el proceso
    de administración y servicio al cliente son
    dos:

    1. Departamento de Tráfico: es el encargado de
      la planeación y abastecimiento de producto a centros
      de distribución foráneos vía
      transferencia, entregas a los diversos clientes en el
      Distrito Federal y en diversos estados de la República
      Mexicana como: Puebla, Veracruz, Querétaro, Toluca,
      Michoacán, Chiapas, Oaxaca, Morelos y
      Guerrero.
    2. Departamento de inventarios:
      es responsable del resguardo y valuación del inventario
      físico, así como de los conteos y
      aclaración de diferencias generadas por la naturaleza de
      la operación.

    La ubicación del departamento de tráfico
    dentro del organigrama de la
    compañía, se muestra a
    continuación:

    Se recopiló información generada por el
    funcionamiento natural de operación como son:

    • Reporte de pedidos al mes de octubre de
      2003.
    • Reportes emitidos por el sistema R/3 de Sap
      (Sistema integral de registro de
      operaciones, que realiza un ente económico en
      términos monetarios), de la consolidación de
      carga al mes de octubre de 2003.
    • Lista de tarifas autorizadas vigentes.
    • Relación de líneas de transporte que
      trabajan actualmente para la
      compañía.
    • Relación de embarques pendientes al 31 de
      octubre de 2003.
    • Reporte de evidencias pendientes de turnar al
      departamento de crédito y cobranza.
    • Relación de pagos pendientes de realizar a
      proveedores de transporte.
    • Indicadores establecidos por la
      compañía (comparativos respecto a otros centros
      de distribución, indicadores de gastos por
      fletes locales, foráneos y de transferencias de
      producto).
    • Manual de políticas.

    Adicional a esta información se
    proporcionó organigrama
    actual, así como descripción del puesto de los involucrados,
    el área cuenta principalmente con un gerente, un
    coordinador, un jefe de tráfico y tres
    analistas.

     Investigación y
    análisis.

    Se realizaron diversas entrevistas
    con el personal involucrado de tráfico principalmente con
    el gerente a cargo, jefe de tráfico y dos coordinadores,
    los cuales explicaron las actividades que realiza el personal a
    su cargo así como la función que desempeña
    dentro de su organización.

    El auditor realizó una observación directa de las operaciones a
    cargo del personal de tráfico, como son:

    • Consolidación de carga, observando factores
      importantes tanto en peso del producto, volumen
      m3, unidades disponibles, personal en
      turno.
    • Entrega de documentación al
      transporte.
    • Condiciones de unidades.
    • Horarios de entrega.
    • Conteo y acomodo de la
      mercancía.
    • Asignación de custodias para el envió
      del producto.

    Estándares de servicio.

    La única documentación que se tiene para la medición de resultados son los indicadores
    proporcionados por el departamento de servicio al cliente, ya que
    el área de tráfico está en proceso de
    implantación de los mismos.

    • Los siguientes indicadores nos fueron
      proporcionados por el departamento de servicio al cliente los
      cuales no son validados por la gerencia de
      tráfico.

    A tiempo y pedido completo / nivel de servicio
    centro de distribución México
    2003.

    Densidad.

    Cajas
    manejadas.

    Pedidos compl.

    A tiempo.

    Pedidos.

    Facturas.

    %

    Pedidas.

    Surtidas.

    %

    Pedidos.

    %

    Pedidos.

    %

    Sep-03

    6,907

    4,058

    59%

    347,895

    285,045

    82%

    2,370

    58%

    1,805

    44%

    Oct-03

    6,396

    4,804

    75%

    455,230

    360,185

    79%

    2,744

    57%

    1,869

    39%

    13,303

    8,862

    67%

    803,125

    645,230

    80%

    5,114

    58%

    3,674

    41%

    Dichos indicadores no son los necesarios y
    adecuados
    , para la evaluación
    de una manera integral, los resultados del
    área.

    Embarque de producto.

    Se observaron unidades con piso roto, llantas lisas,
    lonas perforadas y rotas, cajas sucias ejemplos:

    Fecha.

    Consolidado de carga
    No.

    1. Destino.

    Tipo de unidad.

    Línea de
    transporte.

    Observaciones.

    Sep-03

    17375

    Tapachula-Chiapas.

    Trailer.

    Águilas del
    Caribe.

    llantas lisas y caja
    sucia.

    Sep-03

    17384

    Córdova-Veracruz.

    Trailer.

    Trans.Gutiérrez.

    llantas lisas.

    Se realizaron algunas entrevistas al
    personal de tráfico con preguntas como:

     

    Entrevistador: Entrevistado:

    ¿ Se tiene algún procedimiento
    para el embarque de mercancía?

    ¿En base a qué documento se prepara la
    mercancía para ser cargada y quién proporciona
    dicha información?

    ¿En base a qué indicador
    (m3, toneladas, peso), se asigna la unidad
    adecuada y porqué?

    ¿Existe algún cliente, al cual se
    entrega el producto de forma especial o bajo ciertas
    especificaciones?

    ¿Quién asigna las custodias y bajo que
    criterio, son suficientes las unidades ?

    ¿Se tienen horarios de entrega especificados
    y quién los proporciona, están
    actualizados?

    ¿Se realizan inspecciones físicas a
    las unidades para verificar su óptimo estado, que
    evite daños al producto o retrasos en las
    entregas?

    Necesitan mejorar los procesos de embarque de
    producto.

    Manuales de políticas y procedimientos.

    Al revisar las carpetas de las políticas de
    tráfico se detectó que no están actualizadas
    desde 1998, el personal no conoce las políticas de la
    tráfico, solo se entera por comentarios
    informales.

    Se identificó que no hay de manera formal
    procedimientos de trabajo, todo se realiza por experiencia que
    obtiene por el tiempo en el que ha trabajado.

    La actualización de políticas no se
    está dando constantemente, necesitan
    mejorar.

    Reexpedición de facturas
    foráneas.

    El personal de tráfico proporcionó un
    reporte emitido por el sistema Sap, el cual
    integra, los consolidados de carga que tienen destino final
    poblaciones fuera de su jurisdicción (Estados de la
    República que no entran en su planeación de
    entrega) , al investigar con el personal de tráfico se
    comento que el sistema al momento de facturar en cualquier centro
    de distribución foráneo y no encontrar el
    suficiente disponible de producto, en automático se
    redirecciona a México por ser el centro de
    distribución de mayor capacidad y con mayor inventario,
    esto obliga a que la factura se
    emita en México y se mande el producto al almacén
    donde se debió emitir dicha factura,
    quedando la responsabilidad en México a recuperar la
    factura que el cliente firma de conformidad , esto afecta
    directamente al almacén emisor en el resultado de facturas
    pendientes por recuperar, dicho reporte es constantemente
    monitoreado por el área de crédito
    y cobranza.

    A continuación se mencionan algunos
    casos:

    Fecha.

    Centro distribución
    foráneo.

    Consolidado de carga
    No.

    Jul-03

    Mérida

    16910

    Dic-02

    Tijuana

    11134

    Mzo-03

    Guadalajara

    17955

    Se necesita mejorar dichos procesos,
    no han sido los necesarios y/o adecuados.

    Contratación de fletes.

    Al solicitar el expediente de todos los transportistas,
    se evidenció que no existen contratos por escrito donde se
    tenga obligación de ambas partes
    (compañía-transporte), a cumplir acuerdos
    satisfactorios.

    Dicho archivo de
    expedientes no está actualizado y los datos ahí
    presentados nunca fueron validados a través de alguna
    vista domiciliaria, ya que no se tiene la costumbre de validar
    dicha información.

    La contratación de transportistas por parte del
    área de tráfico no ha establecido controles
    necesarios
    que aseguren una correcta y acertada
    contratación.

    Pago de fletes.

    La política de la
    compañía obliga al gerente de tráfico a
    firmar todas las facturas a favor del transporte para su
    trámite de cobro, al solicitar la relación de las
    facturas a revisión para el pago al transporte se
    evidenció que algunas facturas no habían sido
    autorizadas por un nivel gerencial, se mencionan a
    continuación algunos ejemplos:

    Fecha.

    Transporte.

    Factura.

    Consolidado No.

    05-Mar-03

    Transportes
    García.

    253

    17023

    17-Ago-03

    Ana Nolasco.

    602

    16034

    09-Ago-03

    Ana Nolasco.

    596

    16257

     

     

     

     

     

     Al solicitar las tarifas de cada transporte al
    jefe de trafico, se observó de que no hay una
    estandarización de precios por
    servicios de las mismas características.

    Respecto al pago de maniobras no existe un tabulador que
    establezca el importe correcto conforme a las
    características del servicio, el personal no gerencial
    autoriza pagos por concepto de maniobras sin tener un soporte
    confiable.

    En este punto los controles existentes no son los
    necesarios.

    Recepción de facturas firmadas y selladas de
    conformidad con el cliente.

    Se solicitó al jefe de tráfico el reporte
    de facturas emitidas por el centro de distribución, las
    cuales deben ser turnadas en su totalidad al departamento de
    crédito y cobranzas, evidenciamos que se tienen facturas
    con más de un mes de atraso y que el personal recibe las
    facturas con cualquier firma o sello de recibido por parte del
    cliente, no se tiene un manual formal que
    oriente al analista de tráfico a verificar la autenticidad
    de sellos y firmas.

    El control de las evidencias por parte del área
    de tráfico que soportan la entrega de mercancía al
    cliente, y que su convierte en un derecho de cobro a favor de la
    organización, necesita mejorar o replantear el
    control actual .

    Cuentas por pagar.

    Se revisó el reporte de acreedores diversos
    asignados al centro de distribución México,
    detectando algunos saldos a cargo de transportistas por concepto
    de faltantes y producto dañado , al 30 de octubre de 2003
    no habían sido cobrados o descontados de su pago
    inmediato, a continuación se mencionan algunos
    casos:

    Transportista.

    Pago $ .

    Saldo x cobrar al
    transportista $.

    Antonio Doroteo.

    128,799.20

    12,813.63

    Florida Vázquez.

    110,874.80

    12,543.40

    Aguilas del caribe.

    70,316.52

    18,654.50

    Se informó al gerente de tráfico y al
    encargado de cuentas por
    pagar, para su seguimiento y aplicación, se tiene un
    control ineficiente para recuperar saldos a favor de la
    organización, los controles no son los necesarios y/o
    adecuados.

    Diagnóstico.

    Como resultado de la auditoría operativa aplicada
    al área de tráfico, en el centro de
    distribución México, se determina de que los
    controles existentes no son los necesarios y/o adecuados, para el
    cumplimiento de las políticas vigentes, así como
    los objetivos establecidos por la organización, tanto para
    la salvaguarda de los activos de la
    empresa, así como la reputación de la misma, por lo
    tanto se requieren mejoras en los procesos, así como la
    elaboración de los procedimientos y actualización
    de las políticas de manera inmediata.

    Tipos de opinión.

    A continuación se muestra los tipos
    de opinión existentes para evaluar los controles del
    proceso revisado, en la fase de investigación y análisis.

    • Bajo control : se emite la opinión
      bajo control, cuando los controles internos establecidos
      aseguran que la operación funciona de manera
      adecuada.
    • Necesitan mejorar : se emite esta
      opinión en aquellos casos en que los controles
      internos de la operación, funcionan bajo algunas
      deficiencias.
    • No son los necesarios: se emite esta
      opinión cuando los controles existentes son
      insuficientes para el correcto funcionamiento de la
      operación.
    • Fuera de control: se emite esta
      opinión cuando no existe ningún tipo de control
      y la operación esta trabajando de manera
      ineficiente.

    Para determinar la opinión se considera el
    cumplimiento de:

    1. Controles básicos que salvaguarden los
      activos de la empresa.
    2. Controles para evitar daños
      económicos y de reputación a al
      empresa.
    3. Políticas corporativas.

    Informe de auditoría
    operativa.

    Para: Ing. José Aurelio
    García.

    Gerente central de tráfico.

    REF: Centro de distribución
    México.

    No.Informe:
    01-2003

    Departamento: Tráfico.

    Fecha inicio: 20-10-2003

    Unidad de Negocio: Alimentos
    secos.

    Fecha inicio: 31-10-2003

     

     

     

     

    Estatus de controles y manejo
    gerencial.

    En base a los hallazgos descritos a continuación
    se determinó que los controles existentes no son los
    necesarios y/o adecuados para el cumplimiento de las
    políticas y objetivos de la compañía, para
    lo cual se propone implementar mejoras de manera
    inmediata.

    Aspectos Generales.

    Alcance:

    Nuestra revisión fue realizada de acuerdo con a
    la carta
    enviada el pasado 13 de octubre del presente
    año.

    Hallazgos y recomendaciones.

    Estándares de servicio.

    Hallazgos:

    • La gerencia está en proceso de implementar
      indicadores de desempeño internos, por lo que a la
      fecha de nuestra visita observamos lo siguiente:
    • No se evidenció un sistema para el monitoreo
      o seguimiento de los objetivos logrados por el
      área.
    • No se encontraron planes de acción para la
      pronta implantación de indicadores de
      desempeño.

    Riesgo:

    La falta de seguimiento a los indicadores de
    desempeño por parte de la gerencia incrementa el riesgo de
    daños económicos.

    Recomendaciones:

    • Finalizar de manera inmediata la
      implementación de los indicadores de desempeño
      internos y generar los planes de acción
      necesarios.
    • Validar y conciliar los indicadores proporcionados
      por de departamento de servicio al cliente.

    Embarque de producto.

    Hallazgos:

    • No existe una herramienta confiable que garantice
      la autenticidad del operador previo al embarque; de tal forma
      existe el riesgo de utilizar chóferes de líneas
      no autorizadas para cargar producto.
    • No se hacen inspecciones físicas de las
      unidades para validar el buen estado
      físico.

    Riesgo:

    Utilizar chóferes falsos, daños
    considerables en los productos embarcados en unidades
    inadecuadas, faltantes en inventarios a consecuencia del robo
    hormiga y afectación a los indicadores de desempeño
    en especial a los reportes a tiempo y pedido completo, por lo
    tanto daños económicos a la
    compañía.

    Recomendaciones:

    • Establecer un mecanismo confiable que garantice la
      autenticidad del operador así como un historial
      limpio.
    • Establecer de manera formal y obligatoria, las
      inspecciones físicas a todas las unidades que
      pretendan carga producto de la
      compañía.
    • Instalación de jaulas en cada puerta del
      anden de carga, logrando así un mayor control y
      aseguramiento del producto ante un error de carga, ya que la
      cercanía entre una cortina de despacho y otro es muy
      poca.

    Manuales de Políticas y
    Procedimientos.

    Hallazgos:

    • Las políticas no están actualizadas,
      la última actualización se realizó en
      marzo de 1998.
    • No se evidenció algún manual donde
      se especifiquen los procedimientos de trabajo.

    Riesgo:

    No se trabaja bajo esquemas definidos, el personal
    realiza su trabajo en base a la experiencia adquirida, por
    consecuencia se pueden tomar malas decisiones.

    Recomendaciones:

    • Cambiar las políticas o actualizar las ya
      existentes que garanticen el correcto apego a las mismas y el
      buen funcionamiento de la operación.
    • Elaborar de manera inmediata los manuales de
      procedimientos de trabajo y darlos a conocer al personal
      involucrado.

    Reexpedición de facturas foráneas
    (Cruce de anden).

    Hallazgos:

    Cuando el producto se encuentra agotado en los centros
    de distribución foráneos, el producto es facturado
    y enviado desde México; la entrega es a través del
    centro foráneo, dejando la responsabilidad de la
    recuperación de la evidencia de cobro en el centro de
    distribución México. La aplicación de del
    mecanismo de cruce de anden (consiste en hacer un movimiento en
    el sistema R/3 de Sap para cargar la factura al centro de
    distribución foráneo y cancelar

    el movimiento del centro emisor).

    Riesgo:

    Ineficiencia en la operación y retrazo en la
    recuperación de la evidencia lista para el cobro a favor
    de la empresa.

    Recomendaciones:

    • Implementar de manera inmediata los controles
      necesarios para asegurar la eficiencia en este tipo de
      operación, siendo una alternativa llevar a cabo los
      movimientos en el sistema llamados, cruce de anden o bien
      planear de manera adecuada el abastecimiento de producto en
      forma oportuna a centros de distribución
      foráneos.

    Contratación de fletes.

    Hallazgos:

    • No existe un procedimiento
      escrito para el criterio de selección y contratación de
      líneas de transporte, estas actividades son realizadas
      a criterio del responsable del área de
      tráfico.
    • No existen contratos con la línea de
      transporte.
    • El proceso de selección y asignación
      de rutas es de manera informal, no existe evidencia por
      escrito donde se asegure que la línea de transporte se
      compromete a la entrega de producto en tiempo, bajo las
      condiciones que el cliente solicite.
    • No existe un procedimiento formal para monitorear
      el desempeño de las líneas de transporte,
      así como los siniestros en los que ha
      incurrido.

    Riesgo:

    Deficiencias en el servicio, malas prácticas en
    la asignación de carga a las líneas transportistas
    y por lo tanto posibles daños económicos para la
    organización.

    Recomendaciones:

    • Elaborar procedimientos para la selección y
      contratación de líneas de
      transporte.
    • Contratar los servicios de un tercero para validar
      la información proporcionada por primera vez de los
      representantes y/o dueños de líneas de
      transporte.
    • Establecer contratos de servicio de transporte con
      las líneas de transporte con el objeto de obtener
      mejores respuestas de servicio y fijando compromisos por
      escrito entre ambas partes.
    • Establecer los reportes necesarios para medir el
      desempeño de las líneas transportistas,
      así como para el monitoreo constante de los robos o
      accidentes
      en que incurrieron.

    Pago de fletes.

    Hallazgos:

    • La revisión y autorización del pago
      al transportista es realizada por un nivel no
      gerencial.
    • No existe unificación de tarifas con los
      diferentes transportistas para la prestación de un
      mismo servicio.
    • Se detectó por lo menos un caso en el cual
      se pago un flete Aguascalientes-México a transportes
      perla por un importe de $5,500, no obstante existen
      cotizaciones de otras líneas con costos inferiores
      Transportes Easo $5,000.
    • No existe un procedimiento para autorización
      de pagos extras por maniobras y tarifas no negociadas,
      éstas son negociadas por un nivel no
      gerencial.

    Riesgo:

    Autorizar pago de tarifas no negociadas o tarifas mal
    calculadas ocasionando un daño económico para la
    organización.

    Recomendaciones:

    • Establecer un control de manera inmediata para la
      revisión y validación del pago a
      transportistas, así como el envió y
      recepción de la documentación a cuentas por
      pagar.
    • Estandarizar las tarifas para pago a
      transportistas.
    • Elaborar procedimiento y apegarse al mismo para la
      autorización de maniobras y tarifas no
      negociadas.

    Recepción de facturas firmadas y selladas de
    conformidad por el cliente.

    Hallazgos:

    • No existe un catálogo de requisitos que
      deben reunir las evidencias retornadas por el chofer de
      acuerdo con los diferentes tipos de cliente,

    notamos que el personal de tráfico que recibe
    dicha documentación las conoce mediante la experiencia
    que da la práctica.

    Riesgo:

    Recepción de evidencias que no cumplan con los
    requisitos que señalan los clientes y/o recibir
    documentación falsa, asímismo perder el control en
    el proceso de recuperación de facturas que por
    consiguiente imposibiliten el cobro de las mismas.

    Recomendaciones:

    • Capacitar formalmente al personal responsable en la
      recepción de facturas retornadas por cliente donde
      firman o sellan de conformidad, así como la
      elaboración de un "catálogo de facturas que
      incluya los requisitos que el cliente solicita para su pago",
      y que sea de uso obligatorio para dicho personal.

    Cuentas por pagar.

    Hallazgos:

    • El área de cuentas por pagar realizó
      el pago a los transportistas el día 25 de octubre del
      2003, sin tomar en cuenta que algunos transportistas tienen
      saldo pendiente por pagar a la
      compañía.

    Riesgo:

    No recuperar del saldo por cobrar a transportistas, en
    caso de que dejen de prestar sus servicios a la
    compañía ocasionando un daño
    económico.

    Recomendaciones:

    • Realizar el cargo de manera inmediata de los saldos
      deudores generados por transportistas.
    • Establecer un monitoreo semanal de los saldos
      pendientes de cobro, para que sean aplicados contra el pago
      inmediato posterior al transportista.

    El personal de auditoría operativa agradece la
    cooperación recibida durante nuestra visita por parte
    del equipo de tráfico ubicado en el centro de
    distribución México.

    Román Castillo Ruiz.

    Gerente de auditoría operativa.

    c.p.p. ING. Alberto López-Director de
    distribución.

    C.P. Arturo López –Gerente de contabilidad.

    CONCLUSIONES

    La nueva cultura
    empresarial aunada a la consolidación de mercados
    globalizados, exige a las compañías el mejoramiento
    de sus procesos productivos, y entrar en un ciclo de eficiencia y
    eficacia
    operativa, identificando áreas susceptibles al
    fortalecimiento de controles con la ayuda de la innovación tecnológica y de una
    adecuada administración.

    El gran impulso que en la actualidad se le ha dado a la
    aplicación de la auditoría operativa, está
    marcando la diferencia entre los buenos resultados y los no
    deseados; dicha aplicación se hace necesaria si lo que se
    pretende lograr es un cambio de cultura
    organizacional que culmine con la obtención eficiencia
    y eficacia
    operativa, lo cual no debe representar un imposible, ya que todo
    ciclo productivo esta inmerso en un constante proceso de cambio.
    Adicionalmente, no se deben pasar por alto los enormes beneficios
    que conlleva una adecuada aplicación de la
    auditoría operativa, tales como:

    • Identificación de desviaciones e ineficiencias
      operativas.
    • Eliminación de procesos de trabajo obsoletos o
      inadecuados.
    • Identificación de riesgos.

    Sin lugar a dudas el factor determinante para el logro
    de los objetivos de la auditoría, lo constituye el
    desempeño del auditor operativo, el cual debe involucrarse
    en las áreas analizadas, a tal grado, que se convierta en
    un verdadero experto de las operaciones evaluadas, obteniendo
    así los suficientes elementos que le permitan aplicar sus
    conocimientos, experiencia y capacidad profesional, abarcando no
    solamente áreas como las de tráfico y
    distribución, objeto del presente trabajo, sino
    desempeñando también su labor en el amplio campo de
    acción que conforman por la totalidad de áreas
    operativas de una organización.

    Asímismo, no se debe perder de vista que el mejor
    indicador de un correcto trabajo de auditoría , se
    hará constar a través del incremento en la
    eficiencia operativa y de un mejor aprovechamiento de los
    recursos materiales y humanos, esto como resultado de la
    implementación de las sugerencias propuestas en el
    informe de
    auditoría, y más aún si las acciones
    emprendidas se ven reflejadas en ahorros o beneficios
    económicos para la organización.

    Dado el entorno de alta competitividad
    que en la actualidad se presenta, los programas de
    reducción de gastos en las organizaciones son mucho
    más frecuentes, se buscan ahorros en prácticamente
    todas las áreas de la organización, lo cual es un
    factor de impulso determinante para que el auditor operativo
    continué realizando su trabajo bajo los más altos
    estándares de calidad, tanto de oportunidad de
    información como de utilidad de
    recomendaciones.

    Las compañías productoras y distribuidoras
    de bienes, comienzan a dar una mayor importancia a sus
    departamentos de tráfico, los cuales, deberán
    desarrollar nuevos enfoques en la cadena logística a
    futuro para ser realmente competitivos, el escenario más
    conservador será:

    • Proceso de globalización.
    • Avances tecnológicos.
    • Incremento en la competencia.
    • Reducción de costos
      logísticos.
    • Justo a tiempo.

    Se debe tener en cuenta que gran parte del éxito
    del área de tráfico, recae en la
    coordinación y comunicación con sus proveedores de
    servicios, principalmente los relacionados con el autotransporte
    o transportistas; el auditor encargado del mejoramiento en la
    eficiencia operativa en esta área, deberá evaluar
    minuciosamente las características propias de los
    servicios que prestan a la organización, ya que
    será la parte medular en el desarrollo de su trabajo de
    auditoría.

    En resumen, la cerrada competencia entre las empresas de
    alimentos, obliga a pensar que solo aquellas que implementen
    estrategias
    innovadoras en transportación de sus productos y que se
    preocupen por adoptar políticas de revisión y
    evaluación de operaciones, tendrán la delantera y
    con ello asegurar el éxito.

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    Cualquier duda o comentario favor de escribir
    a:

     Roman Castillo Ruiz

    México D.F.

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