Las 5 S Plus
- Seiri – "Cuando menos es
más" - Seiton – "Un lugar para
cada cosa y cada cosa en su lugar" - Seiso
- Las tres K
- Seiketsu
- Shitsuke
- Conclusiones
- Bibliografía
El movimiento de
5 S (housekeeping) toma su nombre de cinco palabras japonesas que
principian con s: seiri, seiton, seiso, seiketsu y
shitsuke.
El movimiento en
cuestión a cobrado un gran auge en las empresas
occidentales a partir del bajísimo costo que implica
su puesta en marcha, el ahorro en
costos y recursos, la
reducción de accidentes, el
incremento en la
motivación del personal, y los
incrementos en calidad y
productividad
entre muchos otros.
Así pues las empresas
occidentales han adaptado la terminología llamando a
dichas campañas por sus siglas en inglés
como Campaña de las 5 S; por Sort (separar), Straighten
(ordenar), Scrub (limpiar), Systematize (sistematizar) y
Standardize (estandarizar); o bien como la Campaña de las
5 C; por Clear out (limpiar), Configure (configurar), Clean and
check (limpiar y verificar), Conform (ajustar) y Custom and
practice (costumbre y práctica).
Las 5 S conjuntamente con la estandarización
(documentación de la mejor forma de realizar
el trabajo) y
la eliminación del muda (desperdicio en japonés)
constituyen los pilares fundamentales para la práctica del
gemba kaizen (mejora
continua en el lugar de acción).
La razón de ser del "Plus" es que dichas
prácticas han sido enriquecidas partiendo tanto de las
experiencias como de las nuevas técnicas
en boga como las del coaching. Siempre
guiados por la filosofía del kaizen pero
sumándole esas nuevas técnicas
se obtienen métodos
que permiten altos niveles de rendimiento y productividad
tanto en empresas industriales como de servicios.
2. Seiri –
"Cuando menos es más"
Ejecutar el seiri significa diferencias entre los
elementos necesarios de aquellos que no lo son, procediendo a
descartar estos últimos.
Ello implica una clasificación de los elementos
existentes en el lugar de trabajo entre necesarios e
innecesarios. Para ello se establece un límite a los que
son necesarios. Un método
práctico para ello consiste en retirar cualquier cosa que
no se vaya a utilizar en los próximos treinta
días.
El otro método
hace uso de una de las herramientas
de gestión
"el diagrama de
Pareto", en función de
ello habría que separar los pocos vitales de los muchos
triviales. Ello significa que como promedio aproximadamente entre
un 20% y un 30% de los elementos son utilizados entre el 80% y
70% de las oportunidades, mientras que entre un 80% y 70% de los
restantes elementos sólo se utilizan entre el 20% y 30% de
las veces.
Así pues queda en claro que en el trabajo
diario sólo se necesita un número pequeño de
los numerosísimos elementos existentes en el gemba (lugar
de trabajo). El gemba está lleno de máquinas
sin uso, cribas, troqueles y herramientas,
productos
defectuosos, trabajo en proceso,
materias primas, suministros y partes, repuestos, anaqueles,
contenedores, escritorios, bancos de
trabajo, archivos de
documentos,
estantes, tarimas, formularios,
entre otros.
Poner en práctica el seiri implica otorgar
poder a los
empleados y obreros (empowerment) para
que ellos determinen cuales son aquellos elementos o componentes
necesarios, siguiendo los postulados generales dictados por la
dirección.
La colocación de etiquetas rojas de un
tamaño ostensible (sobre los elementos innecesarios)
permite visualizar luego de la selección
la importante cantidad de elementos sobrantes o innecesarios en
el lugar de trabajo. Surge luego que hacer con tales elementos,
de tratarse de documentación deberá
asignársele un código
y proceder a su archivo (de tal
forma en caso de ser necesario hacer uso de ellos se
podrán encontrar fácilmente los mismos evitando la
pérdida de tiempo o el
extravío de los mismos). En el caso de máquinas o
herramientas podrán ser destinadas a sectores que
necesiten de ellas o bien ubicarlas en un área que permita
su utilización por diversos sectores (siempre claro
está de que se trate de máquinas y herramientas de
muy escaso uso, que no justifique la pérdida de espacio
físico), en el caso de formularios si
están fuera de uso deberán utilizarse de ser
posible para otros fines (utilizando la cara no impresa) y de no
ser posible ello proceder a su destrucción. Es importante
evitar por tal motivo la impresión de formularios en
tandas, siendo mejor su impresión "justo a tiempo".
Para el caso de los insumos y materiales
existentes en exceso, los mismos deberán ir al sector
anterior en el proceso,
adoptándose todas las medidas necesarias para dentro de la
filosofía del JIT evitar la recurrencia de excesos de
inventarios y
sobreproducciones de materiales y
productos en
proceso, debido a los ingentes recursos que se
ven desperdiciados por tal motivo (manipulación de
materiales, destrucción, accidentes,
uso de espacios, costos
financieros, seguros,
pérdida de valor).
Es fundamental que tanto los empleados, como los
supervisores, analistas y directivos recorran los lugares luego
de las colocaciones de las etiquetas antes mencionadas para tomar
conciencia y
analizar las causas de tanto derroche.
Destinar media hora diaria durante una semana para poner
en orden los papeles, componentes y herramientas entre otros
permitirá sorprenderse de la cantidad de elementos
inútiles que se han acumulado. Acabar con el caos es una
terapia increíble, que genera una enorme cantidad de
energía.
En las empresas que no practican la disciplina de
las 5 S, el caos que rodea a sus empleados absorbe sus
energías. En noventa por ciento del tiempo viven en
medio del desorden, aunque este no sea visible. El liberarse del
caos otorga la suficiente energía y claridad para producir
más y mejores ideas.
La eliminación de ítems innecesarios deja
espacio libre, lo que incrementa la flexibilidad en el uso del
área de trabajo, porque una vez descartados los
ítems innecesarios, sólo queda lo que se
necesita.
Cabe mencionar como ejemplo la forma de comportamiento
en el área administrativo de un importante grupo
económico que en lugar de capacitar al personal para
eliminar todo formulario innecesario y debido a anteriores
extravíos de documentación, impusieron como norma
que todo formulario sea este un documento comercial o meramente
una publicidad del
proveedor fuera archivado en el legajo junto con las facturas,
remitos y recibos. Podrá imaginarse desde ya que buena
parte del trabajo de archivar consistía en guardar
papelería inútil, desperdiciándose
además un gran volumen de
legajos y de espacio físico. Todo ello por no tomarse el
trabajo de capacitar debidamente al personal y otorgarle un
mínimo de poder de
decisión.
En muchas empresas del Japón
se suele ver a los Jefes de Departamento con batas y guantes
especiales clasificando los materiales desechados en pilas de
materiales similares, procediendo luego a analizar con cuidado
los componentes de cada pila para decidir de dónde
proceden, y la razón por la que utilizaron tantos recursos
en hacer elementos que luego han de desecharse. Procediendo con
posterioridad a adoptar métodos
para evitar ese derroche, lo cual no sólo mejora los
productos y procesos, sino
que también elimina la necesidad de gastar un tiempo
excesivo en el mantenimiento
de las instalaciones.
3. Seiton –
"Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar"
El seiton implica disponer en forma ordenada todos los
elementos esenciales que quedan luego de practicado el seiri, de
manera que se tenga fácil acceso a éstos. Significa
también suministrar un lugar conveniente, seguro y ordenado
a cada cosa y mantener cada cosa allí.
Clasificar los diversos elementos por su uso y
disponerlos como corresponde para minimizar el tiempo de
búsqueda y el esfuerzo, requiere que cada elemento
disponga de una ubicación, un nombre y un volumen
designados. Debe especificarse no sólo la
ubicación, sino también el número
máximo de ítems que se permite en el
gemba.
Los elementos que queden en el gemba deben colocarse en
el área designada. Cada pared debe estar numerada,
utilizando nombres como Pared A-1 y Pared B-2. La
colocación de las diversas herramientas, suministros y
trabajos en procesos deben
estar ubicadas de acuerdo a las señales o marcas
especiales. Las marcas en el piso
o en las estaciones de trabajo indican las ubicaciones apropiadas
para el trabajo en proceso, herramientas, etc. Al pintar un
rectángulo en el piso para delinear el área para
las cajas que contienen trabajo en proceso, por ejemplo, se crea
un espacio suficiente para almacenar el volumen máximo de
ítems. Al mismo tiempo, cualquier desviación del
número de cajas señalado se hace evidente
instantáneamente. Las herramientas deben colocarse al
alcance de la mano y deben ser fáciles de recoger y
regresar a su sitio. Sus siluetas podrían pintarse en la
superficie donde se supone que deben almacenarse. Esto facilita
saber cuándo se encuentran en uso.
El pasadizo también debe señalizarse
claramente con pintura, al
igual que otros espacios designados para suministros y trabajo en
proceso, siendo el destino del pasadizo el de transito no
debiendo dejarse nada allí.
Esta fase del housekeeping esta íntimamente
relacionada con el poka-yoke (método de prevención
de fallas o errores), así pues la colocación de los
objetos en sus respectivos lugares implicará poder
encontrar los mismos con facilidad, evitar su extravío, e
impedir posibles accidentes.
Es muy común en áreas administrativas el
extravío de documentación, contratos y otro
tipo de documentación por falta del debido ordenamiento,
lo cual trae aparejado importante pérdida de tiempo, como
también la ausencia de documentación de importancia
en momentos claves, y la mala imagen que queda
de la empresa ante
los ojos de clientes internos
o externos.
Seiso significa limpiar el entorno de trabajo, incluidas
máquinas y herramientas, lo mismo que pisos, paredes y
otras áreas del lugar de trabajo. También se la
considera como una actividad fundamental a los efectos de
verificar. Un operador que limpia una máquina puede
descubrir muchos defectos de funcionamiento; por tal razón
el seiso es fundamental a los efectos del mantenimiento
de máquinas e instalaciones. Cuando la máquina
está cubierta de aceite, hollín y polvo, es
difícil identificar cualquier problema que se pueda estar
formando. Así pues mientras se procede a la limpieza de la
máquina podemos detectar con facilidad la fuga de aceite,
una grieta que se esté formando en la cubierta, o tuercas
y tornillos flojos. Una vez reconocidos estos problemas,
pueden solucionarse con facilidad.
Se dice que la mayor parte de las averías en las
máquinas comienza con vibraciones (debido a tuercas y
tornillos flojos), con la introducción de partículas
extrañas como polvo (como resultado de grietas en el
techo, por ejemplo), o con una lubricación o engrase
inadecuados. Por esta razón, seiso constituye una gran
experiencia de aprendizaje para
los operadores, ya que pueden hacer muchos descubrimientos
útiles mientras limpian las máquinas.
La labor de limpieza con un espacio físico
reluciente es una importante fuente de motivación
para los empleados.
Pero cuando de limpieza se trata no menos importancia
tiene la limpieza del aire, fundamental
para el personal, como para clientes,
funcionamiento de máquinas, calidad de los
productos, descomposición de materiales entre muchos
otros. Cantidades no controladas de polvo y otras impurezas en la
atmósfera
pueden volverla insalubre y aun peligrosa. El aire respirable
en los edificios resulta seriamente afectado por las funciones
corporales y las actividades de sus ocupantes; ocurren
concentraciones de dióxido de carbono y
vapor de agua debido a
la exhalación del aire de los pulmones, impregnado siempre
de bacterias cuyo
origen es la propia respiración, o debido a estornudos y tos.
El organismo despide impurezas orgánicas según el
grado de limpieza habitual de cada persona. Se
además se fuma o hay llamas al descubierto, obviamente el
producto de la
combustión causará mayor contaminación. Ésta aumenta
considerablemente cuando, por algún proceso industrial, se
produzcan humos, gases o polvo.
Por todo ello es fundamental evitar la emanación de
componentes que produzcan el enrarecimiento del aire, pero
además contar con sistemas de
aireación propicios.
Recientemente la ventilación ha sido accidental,
mas no planeada; su necesidad no ha sido comprendida del todo.
Los efectos nocivos derivados de la falta de ventilación
tampoco se han valorado en debida forma. Un aire limpio
permitirá detectar a tiempo perdida de gases,
químicos o combustibles.
Es un hecho que solamente los empresarios de gran
visión hacia el futuro comprendieron que al instalarse
sistemas
adecuados de ventilación no sólo se lograba mayor
comodidad para los trabajadores, sino muchos otros beneficios
recíprocos. Es indudable que al proporcionar mejores
condiciones se obtienen dividendos cuyos resultados son
satisfactorios para el personal y, por tanto, suele lograrse un
incremento notable en la productividad.
Una buena ventilación implica abastecimiento de
aire, el remover contaminación y calor, y
movimientos o cambios de aire para refrescar el ambiente
contrarrestando incomodidades debidas a humedad. El subestimar
los requerimientos de ventilación podría tener
serias repercusiones, independientemente de significar
incomodidades para los trabajadores. Los humos corrosivos
encerrados dentro del edificio o planta atacarán
indudablemente su estructura,
con resultados desastrosos.
Tienen estas que ver con las palabras japonesas kiken
(peligroso), kitanai (sucio) y kitsui (estresante), todo lo cual
se opone al gemba como lugar donde se agrega valor
real.
No sólo la limpieza de máquinas, pisos,
techos y del aire son importantes, también lo es la
luz, el
color, el
calor y la
acústica. Así un suministro adecuado de luz debe ser el
primer objetivo,
puesto que la luz es el requisito esencial para ver. La luz es el
elemento más importante para proporcionar un ambiente
adecuado; se conoce bien el efecto reconfortante de la luz solar
después de condiciones atmosféricas adversas del
mismo modo que la sensación de bienestar que se tiene al
pasar de un lugar de trabajo oscuro a uno bien iluminado,
recién pintado y con paredes de colores
agradables. Los colores claros de
las paredes son tan importantes como la luz que refleja, debido a
que el negro y los colores oscuros absorben la luz y tienden a
crear un ambiente lóbrego y deprimente.
El componente más importante de la luz es el
color, porque
cuando los colores se usan en forma adecuada puede lograrse no
sólo un ambiente agradable, sino que también ayudan
a obtener mayor visibilidad, a dirigir o enfocar la atención donde se requiera y a comunicar
advertencias visuales de riesgo. Al
seleccionar colores para una industria o
cualquier otro lugar de trabajo, se debe pensar en la seguridad y en
el estado de
ánimo que pueda lograrse en las personas que lo ocupan,
así como en las condiciones de trabajo que conduzcan a
incrementar la eficiencia del
trabajo. Al pintar una fábrica o un taller, no deben
elegirse los colores por su apariencia o efecto decorativo, lo
importante y racional es elegir los colores en primer lugar por
su valor funcional inherente a un propósito
específico, como lo es reflejar la luz sin brillo, mejorar
la visibilidad reduciendo en forma notable las sombras, dar
relieve a las
áreas de trabajo, concentrar el alumbrado en las zonas de
peligro y de riesgo,
identificar y localizar fácilmente el equipo contra
incendio, el de primeros
auxilios, así como las diferentes tuberías de
servicio,
ductos de alambrado eléctrico, etc.
Si el color se usa de manera racional, se logrará
un mejor y más seguro ambiente,
en el cual se reduzcan las posibilidades de accidentes y de
ausentismo, y evitar un estado de
ánimo negativo en los trabajadores. Los colores mal
aplicados no sólo pueden ser motivos de distracción
sino también de riesgo, debido a detalles poco importantes
que estén demasiado alumbrados en perjuicio del
señalamiento de riesgos de mayor
importancia.
En cuanto al alumbrado el mismo debe tener prioridad, y
es especialmente importante en lugares donde el nivel de ruido es alto
y se tenga que depender de la vista más que del oído para
darse cuenta de un riesgo cercano.
Es obvio que sin los requerimientos fundamentales para
un alumbrado adecuado no se puede llevar a cabo ningún
trabajo visual en forma fácil, correcta y rápida,
ni tampoco en forma segura. Por otra parte, la luz misma puede
representar un riesgo o peligro si se le emplea indebidamente.
Entre las fallas de alumbrado más importante se tienen: el
alumbrado insuficiente, las sombras, el deslumbramiento
incapacitante, el deslumbramiento molesto y el deslumbramiento
reflejante.
En cuanto a los problemas
acústicos y de vibraciones, los mismos deben tenerse
especialmente en cuenta por los efectos que ellos producen en
materia de
seguridad,
incapacidades, e improductividades. Una exposición
excesiva al ruido causa
lesiones al sistema auditivo,
causa molestias y, en ocasiones, interrumpe el curso del diálogo.
El
conocimiento sobre la sordera ocupacional y su
relación con el ruido ha avanzado en la última
década. En la actualidad, es posible valorar con bastante
precisión el riesgo resultante de prácticamente
cualquier ruido en la industria en
general.
En todo lo visto en este apartado cobra fundamental
importancia el accionar de la Dirección y su Staff a los efectos de
proveer las mejores condiciones laborales que hagan posible la
excelencia en el servicio al
cliente externo mediante la calidad, los costos, la
flexibilidad y la entrega. Algo que sólo será
factible mediante un ámbito de trabajo apropiado. Debe
igualmente subrayarse la importancia que el kaizen le da como
principio filosófico fundamental al respeto por el
ser humano, y respetar al ser humano implica el compromiso de
eliminar la suciedad, los peligros y el estrés en
el gemba.
Seiketsu significa mantener la limpieza de la persona por medio
del uso de ropa de trabajo adecuada, lentes, guantes, cascos,
caretas y zapatos de seguridad, así como mantener un
entorno de trabajo saludable y limpio. Esto está
directamente relacionado con el punto anterior sobre las Tres
K.
En relación a la protección de los ojos es
posible contar actualmente con lentes para cada tipo de riesgo
posible; pero el problema más grande es que muchos
operarios no aceptan usar siempre el equipo de seguridad para
proteger sus ojos. Es acá donde la disciplina
toma importancia fundamental, brindándole la información para que el empleado sea en
todo momento consciente de los riesgos, y
mentalizándolo para actuar conforme a las normativas de
seguridad de la empresa.
En lo atinente al cuidado de la piel en la
industria moderna, además de las causas conocidas de
problemas de la piel, cada
día surgen nuevos problemas. Es riesgo de dermatitis se da
casi en todas las áreas industriales. Las resinas
actuales, enfriadores, solventes y sustancias químicas,
presentan un riesgo creciente para las personas que tratan de
controlar los padecimientos de la piel. Para la mejor
protección en lo relativo a este ítem se requiere
adoptar las siguientes precauciones: a) Orden y limpieza
adecuados. La importancia de un ambiente limpio y seguro, no
pueden dejarse a un lado. Si una persona está trabajando
en un ambiente sucio y descuidado, puede pensarse que no tiene
mucho cuidado en su higiene personal.
b) Consulta y prevención. El modo más sencillo de
tener limpieza es hacer que los obreros participen en juntas o
charlas sobre trabajo, en comités de seguridad o
círculos de control de
calidad, a los efectos tanto de conocer tanto los riesgos,
como de adoptar planes preventivos, y c) Equipo de
protección. Guantes, mascarillas y delantales, contribuyen
mucho a reducir el contacto y son muy útiles contra los
riesgos físicos y mecánicos de la piel; pero el
mejor equipo de protección es inútil si no se
mantiene limpio. Para personas que están expuestas a
irritantes de la piel que tienen antecedentes de riesgos de
dermatitis, debe haber provisiones de crema apropiada para el
trabajo. Selección,
protección, higiene personal
esmerada, buena limpieza en la fábrica y un buen programa de
educación
continua son medidas muy útiles para eliminar los casos de
enfermedades de
la piel en cualquier industria.
La gerencia debe
diseñar sistemas y procedimientos
que aseguren la continuidad de seiri, seiton y seiso; lo cual es
el otro significado del seiketsu (sistematizar).
Si las máquinas e instalaciones son importantes,
no lo es menos el trabajador, el ser humano que día a
día agrega valor en los procesos productivos. Por tal
motivo el implantar descansos y ejercicios físicos
livianos son fundamentales pues el tiempo que en ello se utiliza
se ve compensado con creces al disminuir las ausencias por
enfermedades,
evitar el agotamiento físico y los accidentes, mejorando
los aspectos generales tanto de la locomoción como
mentales, de manera tal de aumentar sensiblemente los niveles de
productividad. De igual forma es cuidado de la vista tanto con
buenos sistemas de iluminación, protectores especiales en
monitores, y
aún la existencia de gotas especiales para el descanso
visual en los lugares de trabajo resultan fundamentales tanto los
talleres como en las áreas administrativas.
Shitsuke implica autodisciplina. Las 5 S pueden
considerarse como una filosofía, una forma de vida en
nuestro trabajo diario. La esencia de las 5 S es seguir lo que se
ha acordado. En este punto entra el tema de que tan fácil
resulta la implantación de las 5 S en una organización. Implantarlo implica quebrar
la tendencia a la acumulación de elementos innecesarios,
al no realizar una limpieza continua y a no mantener en su debido
orden los elementos y componentes. También implica cumplir
con los principios de
higiene y cuidados personales. Vencida la resistencia al
cambio, por medio de la información, la capacitación y brindándole los
elementos necesarios, se hace fundamental la autodisciplina para
mantener y mejorar día a día el nuevo orden
establecido.
Las 5 S no son una moda, ni el
programa del
mes, sino una conducta de vida
diaria. Como kaizen hace frente a la resistencia de
las personas al cambio, el
primer paso consiste en preparar mentalmente a los empleados para
que acepten las 5 S antes de dar comienzo a la campaña.
Como un aspecto preliminar al esfuerzo de las 5 S, debe asignarse
un tiempo para analizar la filosofía implícita en
las 5 S y sus beneficios:
- Creando ambientes de trabajo limpios,
higiénicos, agradables y seguros. - Revitalizando el gemba y mejorando sustancialmente
el estado de
ánimo, la moral y
la
motivación de los empleados. - Eliminando las diversas clases de mudas
(desperdicios), minimizando la necesidad de buscar
herramientas, haciendo más fácil el trabajo de
los operadores, reduciendo el trabajo físicamente
agotador y liberando espacio.
La gerencia
también debe comprender los muchos beneficios de las 5 S
en el gemba para la totalidad de la
empresa:
- Ayuda a los empleados a adquirir
autodisciplina - Destaca los muchos y diversos tipos de
mudas - Ayuda a detectar productos defectuosos y excedentes
de inventario - Reduce el movimiento innecesario y el trabajo
agotador - Facilita identificar visualmente los problemas
relacionados con escasez de materiales, líneas
desbalanceadas, averías en las máquinas y demoras
de entrega. - Resuelve de manera simple problemas de logística en el gemba.
- Hace visible los problemas de calidad.
- Mejora la eficiencia en
el trabajo y reduce los costos de operación - Reduce los accidentes y enfermedades de
trabajo - Mejora la relación de la empresa con los
consumidores y la comunidad.
Imai Masaaki – Kaizen – CECSA –
1989
Imai Masaaki – Cómo implementar el Kaizen
en el sitio de trabajo – McGraw Hill –
1988
Miedaner Talane – Coaching para el
éxito
– Urano – 2000
Handley William – Manual de
Seguridad
Industrial – McGraw Hill – 1977
Autor:
Mauricio León Lefcovich
Consultor en Administración Operativa
Especialista en Kaizen y Seis Sigma