Proyecto Mapa Digital Predial de Valorización

2. Resumen
4. Planteamiento del
   problema
5. Justificación
6. Objetivos
7. Etapa de
   planeación
8. Etapa de
   ejecución
9. Etapa de
   monitoreo
10. Recomendaciones
11. Conclusiones
12. Bibliografía

RESUMEN

Dentro de las potencialidades técnicas y
de recurso humano del Instituto de Desarbolo Urbano se creo el
Proyecto Mapa
Digital Predial de Valorización, como solución al
problema de manejo de información espacial, donde se
ofreció como alternativa de gestión
para los diferentes procesos
inherentes a la Valorización, la implementación de
una herramienta sistemática que tiene como valor agregado
la disminución de costos operativos
y el mejoramiento del flujo de datos que
directamente afectara a la ciudadanía de Bogota
D.C.

De tal manera se planifico y ejecuto este proyecto con la
participación de funcionarios del Instituto en los
procesos
gerenciales, administrativos y de soporte técnico, y de
estudiantes de Ingeniería Topográfica y tecnología en
Topografía en los procesos
operativos.

Teniendo en cuenta lo anterior, se realizo análisis gerencial del proyecto Mapa
Digital predial de Valorización, enmarcado en las etapas
determinadas en el proceso de
planificación, que llevaron a la
creación de un producto final
presentado a la Subdirección Técnica de Operaciones.

Para su desarrollo se
determinaron las siguientes etapas de seguimiento:

– Etapa de planeación

– Etapa de ejecución

– Etapa de monitoreo.

Teniendo en cuenta lo anterior se realizo la evaluación, análisis y consolidación de
resultados de las diferentes actividades realizadas, y a su vez
el análisis del impacto que género la
implementación de las diferentes herramientas
para los usuarios del Mapa Digital Predial de Valorización
al interior del Instituto.

Este documento en su primera parte desarrolla el marco
de referencia del proyecto, posteriormente en su segunda parte
presenta el análisis de las diferentes etapas del proyecto
desde la visión gerencial gestada, y finalmente y tercera
parte se entregan los resultados finales del Proyecto mapa
Digital Predial de Valorización en su puesta a producción.

SUMMARY

Within the tecnicas potentialities and of human resource
of the Institute of Urban Desarrolo I am created the Project
Digital Map Predial de Valorizacion, as solution to the problem
of handling of space information, where like alternative of
management for the different inherent processes from the
Valuation, the implementation of a sistematica tool that has like
added value the diminution of operative costs and the improvement
of the data flow that directly affected people of Bogota
D.C.

Of such way I plan and I
execute east project with the participation of civil employees of
the Institute in the managemental processes, administrative and
of tecnico support, and students of Ingenieria Topografica and
technology in Topografia in the operative processes.

Considering the anteriror, I am made managemental
analisis of the project Digital Map predial of Valuation, framed
in the stages determined in the planning process, that took to
the creation of a presented/displayed end item to the Subdivision
Tecnica de
Operaciones.

For their development the following stages of pursuit
were determined:

– Stage of planning

– Stage of execution

– Stage of monitoreo.

Considering the previous thing I am made the evaluation,
analysis and consolidation of results of the different made
activities, and as well the analysis of the impact that I
generate the implementation of the different tools for the users
from the Digital Map Predial de Valorizacion from the interior of
the Institute.

This document in his first part develops the frame of
reference of the project, posteriormente in his second part
presents/displays the analisis of the different stages from the
project from vision managemental developed, and finally and third
part gives to the final results of the Project Digital map
Predial de Valorizacion in their putting to
production.

INTRODUCCION

El Mapa Digital Predial de Valorización, se
estructura
como el desarrollo de
un proyecto encaminado a automatizar y sistematizar algunos
procedimientos
adelantados en torno a la
atención al contribuyente,
elaboración de censos, consultas jurídicas y para
nuevos procesos de Valorización. Procesos estos,
adelantados por el Instituto de Desarrollo Urbano (IDU) en varias
de sus dependencias y que implican la integración de información espacial (mapas) con
información alfanumérica.

Debido a los diferentes procesos censales y a la
naturaleza del
cobro de Valorización, el cual es un gravamen real que se
asigna a cada inmueble beneficiado por un conjunto de obras, con
base a unas variables
asignadas en un momento dado, es necesario unificar la base
predial de Valorización Local del Acuerdo 25 de 1995 del
Instituto de Desarrollo Urbano (IDU) tanto en sus registros
alfanuméricos como gráficos, siendo el sistema de
información el que se encarga de administrar los
datos de
Valorización, específicamente en los procedimientos
para liquidar y generar el gravamen de esta contribución a
una base predial determinada técnica y
jurídicamente, con la base predial del Departamento
Administrativo de Castro Distrital (DACD) creando el enlace de
información georeferenciada a la base Cartográfica
Digital Predial, y a su vez realizar la digitalización de
la información cartográfica (Física) de soporte de
los censos prediales realizados para la asignación del
gravamen de los ejes de Valorización por Beneficio
Local.

El presente proyecto es la propuesta para la
realización del análisis gerencial al proyecto mapa
digital predial de valorización, el Ingeniero
Topográfico aplica los conocimientos adquiridos a lo largo
del proceso
académico de formación profesional, a fin de
realizar el análisis conceptual y técnico de las
diferentes etapas propuestas y ejecutadas, tales como el
planteamiento de los objetivos,
diagnóstico preliminar, proceso de planeación, control de las
actividades llevadas a cabo, control de
tiempos en el cronograma de actividades ,gestión
empresarial para adquirir los recursos
necesarios del proyecto, análisis de resultados e impacto
en los procesos internos y externos, para la creación del
Mapa Digital Predial de Valorización (MDPV) que
será una herramienta fundamental para el manejo de
información de la base de datos de
Valorización, de tal manera que los procesos de
identificación, homologación y consultas de esta
información resulte ágil, confiable y eficiente
para el personal del IDU
involucrado con dicho gravamen y en general con la comunidad de
Bogotá D.C., con resultados prácticos medibles que
estarán a la altura de las expectativas de las directivas
del Instituto.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente el proceso de atención al contribuyente y
específicamente los procedimientos adelantados para
confrontar y verificar la información contenida en la
base de datos
de Valorización y la información espacial se
adelantan de manera manual. Como
resultados de lo anterior, se diagnosticaron los siguientes
inconvenientes:

– El proceso de atención al contribuyente es
lento y dispendioso, tanto para el contribuyente como para los
funcionarios del IDU. Este proceso, hace referencia
exclusivamente a los procedimientos adelantados entorno a la
consulta, actualización y verificación de la
información correspondiente a ubicación predial
para definir su estado de
cuenta de Valorización.

– La información gráfica espacial que
reposa en la Subdirección Técnica de Operaciones
(sede IDU calle 20), se almacena en carpetas de papel, esto
repercute negativamente en aspectos de seguridad
consultas ineficientes e integridad de la información,
lentitud del proceso y deterioro diario de esta
información.

– La información espacial, contenida en las
carpetas anteriormente mencionadas, no presenta ningún
valor agregado
en términos de la posible utilización optima de
esta información por otras dependencias del
Instituto.

– El tiempo de
atención de consultas en la mayoría de los casos
supera los tres (3) días ocasionando contratiempos entre
los funcionarios de las ventanillas y los usuarios (propietarios
y/o poseedores de inmuebles), debido a la dispersión de
información a nivel Distrital.

– Los costos de los
recursos
operativos ocasionados por no tener este proceso automatizado son
altos para el Instituto.

– Actualmente la Subdirección Técnica de
Operaciones adelanta el proceso de unificación de la Base
de datos, a fin de consolidar y reestructurar la
información contenida en el servidor del
Instituto y lograr aplicar nuevas tecnología en cuanto
a Software se
refiere, esto implica la depuración de información
existente.

2. JUSTIFICACIÓN

La realización de este análisis se basa
principalmente en tres niveles de requerimientos, de los usuarios
externo e internos del sistema de
información de Valorización, a fin de mejorar los
procesos que actualmente se realizan. Los términos y
definiciones del presente documento son conceptos que se
utilizarán en el mismo para hacer descripciones técnicas
de los requerimientos, sin que estos constituyan definiciones
legales de los mismos.

2.1 Niveles de requerimientos

Este documento presentará los requerimientos
basados en las necesidades que debe satisfacer el Mapa Digital
Predial de Valorización en tres niveles jerárquicos
diferentes:

2.1.1 Requerimientos normativos

Son todos aquellos a los que el Mapa Digital Predial de
Valorización junto con el sistema de
información debe responder ante las imposiciones de
normas legales
que rigen la contribución de Valorización.
Igualmente, dentro de estos requerimientos se encuentran aquellos
que rigen un plan de
Valorización específica según lo establecido
por el IDU, ya sea mediante un resolución de
Autorización, Procedimientos, Aprobación de Junta
de Vigilancia, Aprobación de Memoria
Técnica o Asignación, y los plasmados en la Memoria
Técnica que acompaña dicha
Asignación.

2.1.2 Requerimientos según Políticas
Directivas

Son todos aquellos que dependen de las políticas
administrativas y de organización del proceso de
liquidación, generadas por los directivos del IDU y que
permiten un mejor funcionamiento del proceso, sin que vayan en
contra de los requerimientos normativos.

2.1.3 Requerimientos de Usuario

Son todos aquellos que surgen por las necesidades de los
usuarios al momento de funcionar el sistema. Estos
requerimientos tienen mucho que ver con la presentación y
forma en que se ingresa y se presenta la información del
sistema, de tal manera que los insumos y los resultados cumplan
con el objetivo del
proceso de generación del gravamen. Estos requerimientos
estarán sometidos a su compatibilidad con los
requerimientos normativos y de políticas explicados
anteriormente.

3. OBJETIVOS DEL
PROYECTO

3.1 Objetivo
general

Realizar el análisis gerencial del proyecto Mapa
Digital Predial de Valorización, a fin de obtener un
producto con
un alto nivel de calidad, aplicado
como herramienta de innovación para los diferentes procesos
inherentes a la Valorización en el Instituto de Desarrollo
Urbano.

3.2 Objetivos específicos

– Determinar el manejo actual en control de
información.

– Realizar la auditoria de procesos, medición de tiempos y cálculo
de costos.

– Evaluar la gestión de servicio
interno y externo así como las cualidades y aptitudes
personales para determinadas actividades del
proyecto.

– Especificar los responsables de todos los
movimientos, validaciones y aprobaciones en manejo de
información.

– Controlar las adecuadas auditorias
sistémicas de operación.

– Elaborar MACRODIAGRAMA de flujo genérico de
procedimientos, para la Subdirección Técnica de
operaciones, dependencia donde se implementara el sistema de
información georeferenciada, especificando
requerimientos lógicos o de intervención humana.
( términos económicos y de tiempo)

– Analizar los resultados de homologación y
empalme cartográfico. (Memoria
Técnica)

– Fijar políticas de trabajo para el equipo
involucrado en el proyecto.

– Realizar el informe
final del análisis gerencial del proyecto mapa digital
predial de Valorización.

Como resultado obtenido del desarrollo del proyecto, se
plantea una metodología de trabajo que permite a la
totalidad de los funcionarios del Instituto, adecuar por medio
del prototipo, su información referente a predios con la
información de la base de datos de Valorización,
junto con el Mapa Digital, en su nivel de predios.

4. ETAPA DE
PLANEACION

4.1 Conceptualización del
proyecto

4.1.1 Definiciones y conceptos

– "Proyecto es un conjunto de actividades
sincronizadas con el fin de solucionar problemas".

– "Es la búsqueda de una solución
inteligente al planteamiento de un problema de necesidades
humanas."

– "Es un conglomerado de actividades reunidas sobre
unos objetivos, que tiene un principio y un final determinado,
que requiere de recursos y de equipos
multifuncionales."

– "Una tarea única, no repetitiva, con inicio y
fin bien determinados, formalmente organizado y que congrega y
emplea recursos, buscando resultados
preestablecidos."

4.1.2 Parámetros del proyecto

Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior

4.1.3 Objetivos

La definición e interpretación de
objetivos es fundamental, para la gestión de todos los
proyectos,
toda vez que ellos cumplen los siguientes requisitos:

– Direccionan el trabajo a
ser realizado, por cada grupo o
persona
integrante del equipo, en aras de alcanzar la meta del
proyecto.

– Concentran los esfuerzos sobre los aspectos
críticos o prioritarios.

– Facilitan el proceso de comunicación entre el gerente, su
equipo, la gerencia y
los usuarios.

– Son un parámetro básico para la
resolución de conflictos.

– Descomponen la meta en una
serie de tareas específicas, indican a cada uno
qué hacer, cuándo hacerlo y cómo evaluar
el progreso y el desempeño de las personas y de las
actividades, a través de indicadores de
gestión.

– Forman de manera integral la meta del
proyecto.

Entretanto, no obstante ser reconocida su importancia,
pocos gerentes saben cómo definirlos y controlarlos. Por
desconocimiento, pueden fallar en la
comunicación interpersonal con el equipo que
tendrá a su cargo cumplir con los objetivos planteados,
generando innumerables problemas para
sí mismos y para sus equipos.

Los objetivos en los proyectos se
caracterizan por ser:

a. Finitos

b. Realistas

c. Claros

d. Mensurables

e. Concertados

f. Costeados.

Los errores más comunes en la definición
de objetivos son:

– Confundir intenciones y deseos con objetivos. Por
ejemplo la frase "Debemos aumentar nuestra productividad",
no es un objetivo, y sí un simple deseo, o
declaración de buenas intenciones.

– Utilización de palabras abstractas, ambiguas o
vagas. "Debemos aumentar nuestros ingresos brutos
en 15%". Esta frase, podría generar algunas dudas, pues
esto puede ser conseguido de diversas formas:

– Aumentando los ingresos y
manteniendo los gastos
estables.

– Manteniendo ingresos estables y disminuyendo los
gastos.

– Aumentando los ingresos y los gastos, de forma
desproporcionada.

– Vendiendo activos de
la
empresa.

En verdad, cada una de estas situaciones implica una
estrategia
diferente y, por consiguiente, el objetivo no está bien
definido, pudiendo generar esfuerzos en direcciones
contrarias.

– Objetivos irreales. La dificultad de un objetivo
solamente es motivadora si existen posibilidades reales de
solucionarla. Los objetivos considerados imposibles
serán abandonados o relegados a un plano
secundario.

– Objetivos conflictivos. Cuando los objetivos son
conflictivos, los esfuerzos para el cumplimiento de uno de
ellos podrían perjudicar el cumplimiento de otros. Por
ejemplo: El área de Ventas, para
cumplir su cuota anual, acepta pedidos de pequeños y
variados lotes, que acaban por dificultar las metas de producción y de productividad
de Manufactura.

– Cambios. Los objetivos solamente deben ser
abandonados en dos situaciones: bien sea, cuando ya fueron
alcanzados o, bien cuando las condiciones que los motivaron se
alteran significativamente.

– El frecuente cambio de
objetivos. Acarrea una pérdida de credibilidad en los
mismos y, de esta forma, son abandonados.

– Fines/ Medios. La
concentración, en los fines y en los medios puede
entorpecer la creatividad
y, de esta forma impedir que un objetivo sea alcanzado.
"Debemos aumentar las ganancias disminuyendo nuestros gastos".
Ejemplo: Si los gastos que se requieren reducir están
orientados a rubros prioritarios es probable que no se alcance
el objetivo. Como por ejemplo, publicidad,
promoción
de ventas, entrenamiento
de personal,
materiales,….,etc.

Para tener en cuenta:

a. Los objetivos son similares a las metas, pero se
concentran en las partes del proyecto. Así, la meta que
tiene las mismas características de los objetivos, es una
META INTELIGENTE.

b. El proceso de definir objetivos, generalmente se
conoce con el nombre de:

4.2 La estructura de
división del trabajo

4.2.1 Tiempo (t) – Plazo

Plazo es el "Tiempo" que nos permite conocer la
duración de la actividad, los días en que se puede
comenzar y terminar la misma y/o el proyecto en
general.

4.2.2 Tiempo (Duración) Optimista
(to)

Es el tiempo más corto en que se puede realizar
la actividad si no se presentan dificultades o
imprevistos.

Dentro de este tiempo optimista, se completa solamente
el 1% de los proyectos similares.

4.2.3 Tiempo (Duración) más Probable
™

Es el "tiempo más probable" que necesita la
actividad para su ejecución.

4.2.4 Tiempo (Duración) Pesimista
(tp)

Es el mayor tiempo, dentro del cual se completa el
99.73% de los proyectos similares. También se define como,
el tiempo que se necesita para efectuar la actividad si se
presentan dificultades o complicaciones imprevistas.

4.2.5 Tiempo (Duración) Esperada
(te)

Es el "tiempo estimado" de duración de la
actividad calculado mediante la siguiente
fórmula:

Te = (to + 4*tm + tp)/6

Te = ( 5 + 4(6) + 8)/6 = ( 5+24+8 )/6 = 6.1 meses
para el proyecto mapa digital predial de
Valorización.

– Esta misma ecuación es utilizada para estimar
Tiempos-Costos.

– Desviación estándar ( = (tp –to) /
6)

– La duración esperada o "tiempo estimado" es
una variable aleatoria.

4.2.6 Estimativos

– Dentro del rango de + 1 de la desviación
estándar, el trabajo se
terminará el 68.26% de las veces.

– Dentro del rango de + 2 de las desviaciones
estándar, el trabajo se terminará el 95.44% de las
veces.

– Dentro del rango de + 3 de las desviaciones
estándar, el trabajo se terminará el 99.73 de las
veces.

La función de
asignar los tiempos de duración de cada actividad dentro
de un proyecto, se llama "Estimación de Tiempos". La
estimación puede ser determinística o
probabilística.

Estimación Determinística: Ocurre cuando
la estimación del tiempo de duración se supone con
certeza, sin riesgo de
equivocación, es cierta en un 100%; la probabilidad de
cumplir con la fecha es igual a 1, que equivale al 100% de
certeza.

Estimación Probabilística: Ocurre cuando
el tiempo de duración estimado conlleva un grado de
inseguridad o
de probabilidad, es
decir, no podemos asegurar una fecha única de
terminación del proyecto.

4.2.7 Tiempo más temprano o Tiempo más
pronto.

Es la fecha más temprana posible de comenzar un
evento. Al primer evento se le asigna el tiempo más
temprano igual a cero (0).

4.2.8 Tiempo más tarde.

Es la fecha más tarde permisible para terminar un
evento.

Para determinar el tiempo de comienzo más
temprano y más tarde para cada actividad, existen los
siguientes métodos:

– Diagrama de
GANTT.

– PERT: Project
Evaluation and Review Technique.

– CPM: Critical Path Method.

– ADM: Arrow Diagramming Method.

– PDM: Precedence Diagramming Method.

9. El diagrama
   de Gantt es una barra horizontal que muestra
   gráficamente la relación del tiempo entre las
   actividades de un proyecto. Muestra
   la secuencia del flujo de las actividades, así como
   las que se puedan llevar a cabo al mismo tiempo.

   El diagrama de Gantt terminado mostrará el
   tiempo mínimo para ejecutar el proyecto, la
   secuencia apropiada para las actividades y qué
   actividades pueden ejecutarse al mismo tiempo. Puede
   también, mostrar las actividades críticas,
   que son aquellas que pueden atrasar el proyecto y, las no
   críticas, aquellas que pueden retardarse en un
   "cierto tiempo", sin que el tiempo total del proyecto sea
   atrasado. Ese "cierto tiempo" recibe el nombre de "holgura
   o márgen" de una actividad para su
   realización.

   

10. Diagrama de GANTT
11. Diagrama PERT

Es conocido como (Técnica de Evaluación
y Control de Proyectos), surgió como una aplicación
práctica de las matemáticas y la estadística en los programas de
investigación y desarrollo. Este diagrama
constituye una forma más sofisticada de la planificación, que el diagrama de Gannt, y
es más apropiado para los proyectos que tienen muchas
actividades interactivas.

Está formado por los "eventos",
representados generalmente mediante círculos;
"actividades", representadas por flechas que conectan los
eventos; y,
las "no actividades", o Tiempo Muerto, representa una dependencia
entre dos eventos que no requieren ningún trabajo. Se
indican mediante flechas discontinuas.

El PERT se hace
más útil si muestra el tiempo planificado para
terminar una actividad en la línea de actividades. Algunas
veces, muestran dos números para los tiempos estimados: un
estimado tardío y un estimado temprano. Este diagrama no
solo muestra la relación entre los diferentes actividades
en un proyecto, sino que también sirve para calcular la
ruta crítica, que es el camino más largo a
través de la red; además,
identifica las actividades que deben terminarse a tiempo para
evitar retrasos en la finalización del
proyecto.

1. ADM: Arrow Diagramming Method

Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior

 Esta técnica también se denomina
"actividad sobre flecha" y está orientada a las
actividades, y se aplica en la industria de
la construcción, en la que de forma habitual
el tiempo de cada actividad es muy controlable. Las actividades
se representan con flechas que se conectan con nodos para mostrar
las dependencias.

9. PDM: Precedence Diagramming
   Method.

Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior

Esta técnica también se denomina
"actividad sobre nodo", y se basa en la utilización de
una red en la que
figuran las actividades en los nodos y los arcos representan
demoras de tiempo entre los puntos (comienzo o fin de nodo) que
unen, a la vez que muestran las dependencias. Permiten reflejar
distintas relaciones de precedencia entre tareas.

4.2.13 Recurso – Costos

Los componentes del Costo se dividen
en Directos e Indirectos.

4.2.13.1 Directos

Son todos aquellos costos que tienen una incidencia
directa sobre el valor del proyecto, tales como:

– Mano de obra: sueldos y prestaciones
sociales del personal vinculado al proyecto, incluyendo personal
administrativo de la oficinas de dedicación exclusiva al
mismo o las instaladas en el terreno para la ayuda logística requerida. También se
consideran los viáticos, viajes,
transportes y servicios
profesionales.

– Equipos

– Materiales y
transporte.

4.2.13.2 Indirectos

Son costos porcentuales calculados sobre los valores
anteriores, comúnmente conocidos como (A.I.U) son
clasificados como:

– Administración

– Imprevistos

– Utilidades

Administración. Corresponde a gastos que componen
la infraestructura operativa del proyecto y de la empresa, tales
como: Sueldos y prestaciones
sociales del personal administrativo (Gerencia,
administración general, secretaria,
contador, conductores, celadores, mensajero, aseadoras) y,
arriendo, dotación, operación y mantenimiento
de las oficinas principales.

Imprevistos. Son ciertos valores que se
asignan para ejecutar algunas actividades no contempladas dentro
del análisis de los costos directos, pero que pueden tener
ocurrencia. Se consideran como una holgura o "un colchón
de seguridad".

Utilidad. Se genera cuando los costos de
ejecución del proyecto son menores que el valor
contratado. Pero ésta debe ser calculada, reconocida y
aceptada por el contratante.

El campo de batalla para enfrentar la competencia se
encuentra definido por el tiempo, la velocidad con
que se llegue al mercado
(implementación), la alta calidad, el
servicio
óptimo al cliente y el
manejo adecuado de los presupuestos
escasos y estrechos de las organizaciones.
Lograr una ventaja competitiva para mantenerse como actor en esta
nueva carrera, significa que se deben concentrar energías
en hacer innovaciones y a la par mantener las más altas
normas de
calidad para lograr que el trabajo se haga rápidamente y
con un adecuado control de inversión .

Para hacer frente a este nuevo reto gerencial, se debe
empezar por desempeñarse como líderes de proyectos
y de equipo de trabajo y no como los tradicionales gerentes
funcionales, por lo tanto es necesario tener una visión
creativa del trabajo orientado al proyecto con las siguientes
características.

– Un enfoque único.

– Un resultado final específico.

– Un comienzo y un final.

– Un cronograma para llevarlo a cabo.

– Un trabajo con un grupo de
personas adhoc y de manera interinstitucional.

– Recursos limitados.

– Una secuencia de actividades
interdependientes.

– Un determinado usuario (cliente) de los
resultados.

El resultado del trabajo debe hacerse dentro de los
límites
de tiempos y de presupuesto,
según las normas de calidad deseada.

4.3 Ingeniería del Proyecto

(El segmento 2.3, fue extractado del texto
"Administración y Dirección de Proyectos" – Un enfoque
Integrado. Del autor: Pedro Briceño L. Editorial Mc
Graw-Hill, 1996.)

La Ingeniería del proyecto se entiende como el
arte de
aplicar el conocimiento
científico-técnico para desarrollar los medios
de obtener y hacer uso eficiente de los recursos, en la
materialización del objetivo de un proyecto.

El desarrollo secuencial de la ingeniería de
proyectos puede darse así: en el primer nivel aparece la
Ingeniería Conceptual; en el segundo, la Ingeniería
Básica; posteriormente, la Ingeniería de Detalle,
y, en el cuarto nivel se encuentra la Ingeniería de
Terreno.

4.4 Ingeniería Conceptual

En el ámbito de su campo de análisis,
está orientada a apoyar la decisión de inversión o su desistimiento, y a
establecer orientaciones generales para la planificación y
organización de la implementación.
Incluyendo, por consiguiente, los desarrollos siguientes de la
ingeniería del proyecto.

La ingeniería conceptual debe formular
apreciaciones conducentes a definir los grupos
técnicos participantes, su respectiva responsabilidad por el desarrollo de las
especialidades, y las fórmulas propuestas para su coordinación. Habitualmente de aquí
se deduce el alcance de los servicios del
ingeniero Gerente del
proyecto, y su grado de responsabilidad en la coordinación de los demás grupos de
ingeniería y en la implementación total del
proyecto.

Este criterio asigna a la ingeniería conceptual
tres funciones,
así : La primera, crea un nivel más, agregado de la
ingeniería al proyecto, aportando elementos para la
decisión final de inversión; La segunda, le asigna
la responsabilidad de formular apreciaciones sobre una serie de
tópicos, contribuyendo a perfeccionar el perfil y la
factibilidad
técnica, y, La tercera, cumpliendo el rol de nexo entre
las fases de estudio de la inversión, la decisión y
su ejecución.

a) Tiene la posibilidad de producir los criterios
más relevantes del proyecto-síntesis, orientados a maximizar su
relación de valor. En etapas posteriores del diseño, la "maximización parcial"
de las diferentes especialidades puede terminar por
suboptimizar las concepciones iniciales del
conjunto.

b) Entrega definiciones "marco" del proyecto sobre las
cuales se sustenten los estudios multidisciplinarios de
prefactibilidad y factibilidad
del proyecto.

c) Especifica lineamientos preliminares para programar
y organizar los desarrollos posteriores de la ingeniería
del proyecto, en sus diferentes niveles y
disciplinas.

d) En macroproyectos aporta conceptos concretos, tanto
para el complejo desarrollo del estudio, como para fijar marcos
de referencia y criterios útiles para la
administración del proyecto.

e) En razón a que durante la fase de
análisis se acrecienta significativamente el
conocimiento general del proyecto, sus objetivos
estratégicos, su alcance, y su concepción, surgen
algunos aspectos críticos del mismo, siendo posible
anticipar medidas en situaciones que de otra manera no
habrían sido previstas.

Normalmente, la intervención de la
ingeniería "conceptual" se inicia mucho antes que la
decisión de inversión esté tomada en firme,
con la participación de un grupo de especialistas en el
área. Como a menudo este grupo no es el mismo que
continúa con las responsabilidades por la
materialización de la inversión, es posible que
valiosa información y conclusiones prácticas se
pierdan, si no se toman las medidas del caso por parte de la
dirección del proyecto.

El desarrollo de la ingeniería con sus diferentes
niveles de detalle o profundidad, tiene también un
comportamiento
secuencial durante el proyecto, debiendo generar un efecto
"cascada" en la contribución de las etapas anteriores a
las siguientes. La ingeniería conceptual también
está ligada cronológicamente al desarrollo de la
información técnica que respalda la decisión
de inversión del propietario.

4.5 Ingeniería Básica

Tomando las referencias derivadas de la
ingeniería conceptual, se inicia el desarrollo de la
Ingeniería Básica, algunas veces llamada
"ingeniería de escritorio". Ella tiene por objetivos
definir con precisión los criterios tecnológicos
del diseño;
proveer la diagramación general del Lay-out y flujos del
proceso; entregar especificaciones técnicas de los equipos
principales para fines de cotización y compra de los
mismos; afinar los presupuestos
de costos directos del proyecto, y mejorar la estimación
de tiempos de la programación cualitativa o Plan
Maestro.

Las precisiones de los criterios de diseño del
proyecto son a su vez desagregadas por los ingenieros
especialistas de cada área, para aplicarlas como
orientaciones específicas de diseño a las
diferentes áreas del proceso y disciplinas bajo su
responsabilidad.

4.6 Ingeniería de Detalle

Esta por su parte, debe producir todas las
especificaciones técnicas de diseño adicionales,
planos, listados de equipos, cantidades de materiales y de obra
con el fin de programar las respectivas adquisiciones.
Además, en algún momento (ojalá lo
más temprano posible), durante el desarrollo de la
ingeniería de detalle, se deberá contar con la
información necesaria para establecer la programación cuantitativa o
analítica de la ejecución, conjuntamente con el
cronograma de actividades y requerimiento de recursos, de donde
se derivará el presupuesto
"definitivo" del proyecto.

4.7 Ingeniería de Terreno

La ingeniería de terreno deberá
complementar a la ingeniería de detalle en todas aquellas
situaciones de deficiencias en los planos de diseño o
cambios obligados durante la construcción, registrando a la vez los
planos "as built".

4.8 Planificación de la
ingeniería

Al igual que en cualquier otro escenario, la
planificación y organización de la
ingeniería significa, primeramente, establecer alcances,
objetivos y criterios, que son posteriormente traducidos en metas
precisas, necesidad de recursos y ordenamientos secuenciales
aportados por la programación.

La formulación del plan de ingeniería
descansa básicamente en los siguientes
elementos:

– Apropiadas definiciones conceptuales del proyecto en
sus variables
más importantes (objetivos, capacidad,
tecnología, fórmula de ejecución,
etc.).

– Definición de los alcances de los servicios
de ingeniería en general, y en particular para las
diferentes áreas y disciplinas que estén
involucradas.

– Adecuada modulación y clara definición de
fronteras de los "paquetes" parciales de servicios,
considerando la interrelación de las disciplinas,
centralización de responsabilidades,
minimización de interfases, esfuerzo de
coordinación, etc.

– Dimensionamiento de la magnitud de los trabajos
involucrados, por áreas y especialidades, rendimientos
medios razonables, recursos necesarios, y similares.

– Asignación de los paquetes o contratos de
servicios optimizando los criterios de experiencia probada en
proyectos similares, know-how del medio y prácticas
locales, costos de los honorarios involucrados, capacidad
técnica y de gestión, y otros.

– Clara definición de criterios de control de
calidad, y parámetros para controlar el avance de
los trabajos.

4.9 Proyecto = Negocio Pequeño

Los proyectos y los negocios
pequeños

– Consumen recursos.

-Factor humano.

-Equipos.

-Instalaciones.

– Tienen equipos de interlocutores, que:

-Aportan capital.

-Definen objetivos.

-Demandan capital de
retorno.

– Tienen factores críticos de éxito.

-Costo.

-Calidad.

-Tiempo.

– Tienen objetivos financieros para:

-Trabajar dentro del presupuesto.

-Control de costos.

-Generar ingresos y ganancias.

-Asegurar flujos de caja positivos.

-Trabajar dentro del presupuesto.

-Control de costos.

-Generar ingresos y ganancias.

-Asegurar flujos de caja positivos.

4.10 Etapas para la elaboración de un
proyecto

– Identificar los actores del proyecto.

– Conocer el valor "NETO" de estos actores.

Necesidades

Expectativas

Temores

Opciones.

– Determinar qué problema se quiere
resolver

– Dar un nombre al proyecto

– Dar un horizonte al proyecto

– Iniciación

– Finalización

– Determinar fechas de evaluación

– Escoger el líder
del proyecto

– Prever qué ocurrirá si se aplazara el
proyecto

– Determinar el impacto ambiental
generado por el proyecto

– Determinar las oportunidades del proyecto

– Determinar la fortalezas del proyecto

– Determinar las debilidades del proyecto

– Determinar las amenazas del proyecto

– Determinar los recursos a utilizar para el desarrollo
del proyecto

– Determinar las innovaciones del proyecto

– Definir los costos de proyecto

– Definir los beneficios para los actores

– Diseñar los Indicadores de
Gestión

– Determinar cómo se realizará el control
del proyecto

– Proyectar los planes de contingencia

– Gestionar el programa de
Salud
Ocupacional

– Gestionar el programa de
seguridad Industrial

– Gestionar el programa de Aseguramiento de
Calidad

– Gestionar el programa de Manejo y Protección
Ambiental

– Realizar retroalimentación con nuevos
proyectos

4.11 Análisis de resultados etapa de
planeacion

4.11.1 Objetivos del proyecto Mapa digital Predial
de Valorización (MDPV)

4.11.1.1 General

Disponer en la Intranet la
información de Valorización (gráfica y
alfanumérica), validada y depurada con el Mapa predial
actualizado del DACD; con el fin de optimizar los procesos
inherentes a la valorización.

4.11.1.2 Especificos

Unificar e integrar por medio del proceso de
validación, la información contenida en las
Bases de Datos
del I D U (Sistema de Valorización) y el D A C
D.

Relacionar, organizar y sistematizar la
información catastral de los predios ubicados dentro del
perímetro de Bogotá. (Bases de Datos
IDU-DACD)

Personalizar las herramientas
que proporcione el mejoramiento en la consulta de la Base de
Datos.

Agilizar la búsqueda cartográfica con base
en estas aplicaciones.

Brindar una atención efectiva, eficiente y eficaz
en cuanto a procesos y tiempos de atención se
refiere.

Reducir la pérdida de información
cartográfica relacionada con la Base de Datos del Sistema
de Valorización.

Implementar un sistema de protección y de
seguridad a la información básica del Instituto, en
particular a la de la Subdirección Técnica de
Operaciones. (Censos y Planos)

Optimizar la Base de Datos para realizar proyectos
institucionales de mejoramiento de procesos tales como: Censos,
Liquidaciones, Afectaciones

Viales, Venta y
Administración de Predios, Recuperación de Cartera,
Aplicación de Estrategias,
entre otros.

4.11.2 Escenario del proyecto MDPV

Tenemos entonces, a los contribuyentes y demás
clientes del
Instituto, clientes
relacionados con consultas, verificaciones o actualizaciones de
información correspondiente a predios; bajo esquemas de
atención desactualizados y poco eficientes. Además
de lo anterior, el Instituto esta perdiendo el valor agregado que
representa poseer su información sistematizada y
disponible por medios automatizados de consultas y
actualización.

4.11.3 Antecedentes del proyecto MDPV

Al interior del proyecto, en primera instancia, se
desarrolló un prototipo que permite por medio de la
utilización de Arcview , consultar,
simultáneamente, tanto la información
gráfica digital de los predios (Mapa Digital, nivel de
predios), información alfanumérica alojada en la
Base de Datos de Valorización y la información
gráfica proveniente de los diferentes levantamientos
adelantados por el Instituto.

4.11.4 Valores
Agregados del proyecto MDPV

Como valor agregado obtenido del desarrollo del
proyecto, se plantea una metodología de trabajo que permite, a la
totalidad de los funcionarios del Instituto, adecuar, por medio
del prototipo, su información referente a predios, con la
información de la base de datos de Valorización,
junto con el Mapa Digital, en su nivel de predios.

En segunda instancia, se obtendrá como resultado
el mejoramiento del servicio al contribuyente, donde el tiempo de
atención se estimará en 5 minutos para la
localización de predios ubicados en la zonas ejes viales
de la contribución por Benéfico Local, de esta
manera se obtendrá un mejoramiento de la relación
costo beneficio para el instituto, donde se reducirán los
costos operacionales en cuanto al optimizando la herramienta de
consulta.

El proyecto ha desarrollado y documentado una serie de
pasos metodológicos que permitieron ponderar, con un alto
grado de aproximación, los costos necesarios para
adelantar la validación o verificación entre la
información relativa a predios de tipo alfanumérico
contenida en la base de datos de valorización junto con la
información gráfica de predios archivada en
carpetas, y el Mapa Digital, en su nivel de predios; para toda la
ciudad. Es decir, si los funcionarios que manejan
información referente a predios, codifican esta
información de la manera estándar utilizada por el
Departamento Administrativo de Catastro Distrital (DACD) ,
obtendrán, eventualmente, una llave de enlace entre su
información local y las bases de datos tanto del DACD y
valorización.

Además de lo anterior, el prototipo ofrece la
incorporación de las ortofotografías. Este insumo
ofrece un gran valor agregado para los funcionarios que adelantan
los procedimientos de ubicación predial, ya que por medio
de la imagen, el
funcionario puede incorporar nuevas manzanas y lotes, los que
posteriormente pueden ser enviados al DACD, para su
validación e incorporación oficial en el Mapa
Digital de Bogotá. Como también, sirve de
herramienta para facilitar la localización de los
predios.

Los anteriores pasos, se desarrollaron para 6 sectores
de la ciudad de Bogotá, los que corresponden a los
siguientes barrios:

• Bosque Popular.

• La Cabaña.

• Normandía.

• Normandía Occidental.

• El Encanto.

• Jardín Botánico.

Los anteriores 6 sectores (barrios), contienen, 251
manzanas, 5608 lotes y 8765 unidades prediales. Estos sectores,
fueron definidos como el área piloto de trabajo e
implementación y corresponden a los sectores
aledaños a la Calle 63 y Avenida el Dorado, desde la
Avenida 68 o Avenida del Congreso Eucarístico, hasta la
Avenida Ciudad de Cali; Estas divisiones, corresponden al
área de afectación de la futura ampliación
de la Calle 63 o Avenida José Celestino Mutis (ver plano
adjunto), la base de información predial
correspondió al censo que se utilizó para notificar
la última valorización por beneficio
local.

4.11.5 Adaptación a las necesidades
de otras dependencias internas del proyecto MDPV

Dentro de las potencialidades adicionales que presenta
el prototipo, tenemos la capacidad de adaptación que
ofrece la programación, es decir, se puede, con algunos
pequeños cambios, adaptar el programa para automatizar
algunos otros procedimientos, tal como:

La ubicación y distribución de la cartera correspondiente
a la contribución por valorización que en la
actualidad adquiere gran importancia como mecanismo para
fortalecer las arcas del Instituto.

Definición automatizada de áreas de
influencia, determinada por obras que pretenda adelantar el
Instituto dentro del esquema de contribución por
valorización.

Venta y administración de predios, pertenecientes
al Instituto.

Adquisición de predios.

4.11.6 Desarrollo del proyecto MDPV

Gran parte de los valores
agregados arrojados por el desarrollo del proyecto, se encuentran
en las interdependencias configuradas para estructurarlo. Es
decir, el problema que se acerca a resolver el proyecto, es un
problema del proceso de atención al
cliente o al contribuyente, en los aspectos relativos a la
información sobre predios, al desarrollo de consultas,
almacenamiento de
información, generación de reportes, centralización y adecuación de la
información al interior del Instituto. Este proceso, se
desarrolla, especialmente, en la Dirección Técnica
Financiera – Subdirección Técnica de Operaciones y
en el comité de Predios. Cabe anotar aquí, la
variedad de fuentes de
información y apoyo para desarrollar el
proyecto.

En primera instancia, tenemos la base de datos de
valorización, administrada por la Subdirección
Técnica de Sistemas (STS).
Reposan también en esta oficina, los
conocimientos en estructuras de
bases de datos, programación y administración de
bases de datos Cabe resaltar aquí, que esta base de datos,
Muchas veces a superado el número de predios y lotes
registrados en el catastro de la ciudad; por lo cual, se hace
necesario adelantar procesos de retroalimentación interinstitucional de
información referente a predios, con el fin de unificar
criterios y redundar en la optimización del manejo y
actualización de este tipo de
información.

En segunda instancia, y no por ello menos importante,
tenemos el Mapa Digital, en su nivel predial. Este insumo, es
administrado por la Subdirección Técnica de
Sistemas
(STS). Este grupo, cuenta además con el conocimiento
de la potencialidad del programa Arcview y SDE; junto con la
experiencia en estructuración de bases de datos
Geográficas y administración de información
espacial. La STS, tiene a cargo las relaciones
interinstitucionales con el DACD, lo cual provee tanto el Mapa
Digital como sus actualizaciones, de nuevo, insumo importante
para el desarrollo del proyecto.

Los siguientes niveles de información
están en el instituto:

Cobertura predial.

Cobertura de Manzanas.

Cobertura de Nomenclatura.

Cobertura de Sectores o Barrios.

Ortofotografía: Este insumo, corresponde a una
fotografía
aérea tomada desde un avión, posteriormente
digitalizada y corregida. Esta imagen, aporta al
procedimiento
de ubicación predial un alto grado de validación,
ya que se constituye en una corroboración de la
ubicación y determinación predial en el espacio
real de la ciudad.

Como tercer insumo, contamos con la información,
relacionada con predios, levantada por el Instituto, derivada de
los diferentes censos y trabajos de campo. Esta
información, se haya en carpetas y diversos papeles, en la
Subdirección Técnica de Operaciones. Esta
información, se constituyó en insumo de respaldo
para desarrollar el proceso de verificación de
información proveniente del DACD con la base de datos de
Valorización propiedad del
IDU.

4.11.7 Requerimientos del proyecto
MDPV

Para realizar este proyecto se ha determinado un
requerimiento de 35 técnicos, para realizar el proceso de
validación predial de las bases de datos.

Para este fin se solicito en la Universidad
Distrital en la Facultad del Medio Ambiente
y Recursos
Naturales, la disponibilidad de 35 estudiante en calidad de
pasantes, que desarrollaran este proyecto.

El perfil de los estudiantes se refirió a la
aplicación de la ciencia
topográfica en las diferentes actividades catastrales que
son necesarias para el óptimo desempeño del proyecto.

Teniendo en cuenta lo anterior, obtendremos mano de obra
calificada a un bajo costo para el Instituto.

4.11.8 Cuadro de perfiles para el proyecto
MDPV

4.11.8.1 Técnicos
Validación

Objetivo Unificar e integrar por medio del
proceso de validación y depuración, la
información contenida en las Bases de Datos del IDU
(Sistema de Valorización) y el Mapa Digital del
DACD.

Experiencia

NO REQUERIDA

Formación

Estudiantes último semestre de Ingeniería
Topográfica.

Intereses

Realizar pasantías.

Labores

Verificar la información contenida en la Base de
Datos del Instituto de Desarrollo Urbano (Gráfica,
Alfanumérica), para que mediante un proceso de
validación sea relacionada, organizada y
sistematizada.

Requeridos

35 pasantes.

Lugar

Subdirección Técnica de Operaciones –
Grupo Atención al
Cliente- Localización de Predios.

4.11.8.2 Descripción de las actividades
generales para el proceso de validación
predial

CUADRO 1

STOP- Subdirección Técnica de
Operaciones

STS- Subdirección Técnica de
Sistemas

STRF- Subdirección Técnica de Recursos
Físicos

PSTES- Pasantes

CTRA- Contratistas.

4.11.9 Clasificación del proyecto
MDPV

El Mapa Digital Predial de Valorización
está clasificado como un proyecto de desarrollo
Institucional, sirviendo de soporte informático para las
bases de datos que maneja el Instituto de Desarrollo Urbano en el
tema de valorización, teniendo en cuenta que el Proyecto
busca incidir en la efectividad de la institución en
cuanto procesos de cambio de
mentalidad organizacional, modernización
tecnológica y optimización de procesos
rutinarios.

Para asegurar la gestión exitosa de este proyecto
no solo se debe asegurar el retorno de la inversión y el
mejoramiento de los indicadores
sociales, sino que se debe mostrar un ejecutor de proyecto
sólido al cual se le puedan encomendar nuevos desarrollos
teniendo en cuenta:

– Desarrollo del proyecto en el tiempo
estimado

– Presentar un nivel apropiado de rendimiento con
garantía de cumplimiento de las
especificaciones

– Costo final dentro del costo presupuestado

– Que no ocasiona alteración en el
desempeño de la
organización ni deterioro de su trabajo
principal

– La generación de aprendizaje en
la
organización y mejoramiento de la cultura
corporativa.

4.11.10 Diagrama de Gantt del proyecto
MDPV

Para determinar el manejo de tiempos y costos aplicados
al proceso operativo se diseño el diagrama de gantt. ( Ver
anexo A)

4.11.11 Diagrama de Pert del proyecto
MDPV

Para determinar el manejo de tiempos y costos aplicados
al proceso operativo se diseño el diagrama de pert. ( Ver
anexo B)

12. Disponibilidad presupuestal para el proyecto
    MDPV

Para la realización del proyecto se contó
con la partida presupuestal numero xxxxx del rublo de
Valorización (Ver anexo C.)

4.11.13Presupuesto para el
proyecto MDPV

Para la realización de este proyecto se
destinaron los recursos de la siguiente manera para la
contratación del personal técnico y elementos de
oficina:

a)- Convenio 035-2002 Universidad
Distrital y profesionales A.

b)- Elementos de Oficina.

c)- Sistemas.

d)- Consolidado de Costeo final.

TOTAL COSTO DIRECTOS: CIENTO TREINTA Y CUATRO
MILLONES SEISCIENTOS DOCE MIL CUATROCIENTOS VEINTINUEVE PESOS
MCTE.

Para la asignación del valor total del proyecto
se tramito la disponibilidad presupuestal con la
Subdirección Técnica de Presupuesto, del punto de
inversión de Valorización según Acuerdo 9 de
1998.