Resumen de Experiencias de Gestión Hospitalaria. Organización y Desarrollo de Sistemas Administrativos

2. Antecedentes
3. Planteamiento del
   problema
4. Objetivos de la
   experiencia
6. Resultados
   observados
7. Beneficios
8. Duración
9. Costos y Recursos
   empleados
10. Conclusiones

1.AREA

Clínica

2.TITULO

Desarrollo de una estructura
organizativa y administrativa moderna y eficiente para la
Clínica entre 2001 y 2004.

3.ANTECEDENTES:

La Clínica comenzó su actividad como
Centro Medico en el año 1,990, con los servicios de
Consulta Externa, Consultorio Dental, Laboratorio,
Radiología y ecografía, en aquella época el
área administrativa solo contaba con 5 personas, que
estaban conformados de la siguiente manera:

1990

1. Gerente
2. Director medico
3. Secretaria
4. Contador
5. Analista programador

Este grupo de
trabajo administrativo se basaba en:

1. Delegación de tareas.
2. Administración por metas.
3. Centralización de funciones.

Para tener una visión definida de la evolución de puestos en el área
administrativa vemos el siguiente cuadro:

1990 1999 2001 2003

1.Gerente 1.Gerente 1.Gerente 1.Gerente

2.D. medica 2.D. Medica 2.D.
Medica 2.D.Medica

3.Secretaria 3.Sec.-Sistemas 3.Secretaria 3.Sistemas

4.Contador
4.Contador 4.Contador(1) 4.Secretaria

5.Anal.prog.
5.Asist.contable(1) 5.Contador(2) 5.Contador

6.Asist.contable(2) 6.Asist.contable(1) 6.Asist.contable(1)

7.Administrador
7.Asist.contable(2) 7.Asist.contable(2)

8.P.Marketing
(1). 8.P.Marketing
(1). 8.Enc. Marketing

9.P.Marketing (2). 9.P.Marketing
(2). 9.Pract.Marketing

10.Enc.Finanzas 10.Enc.Finanzas 10.Enc.Finanzas

11.Administrador 11.Administrador

12.Auditor Medico 12.Auditor medico

13.Sistemas 13.Logística

14.Personal.

15.Pptos/Facturación.

 A partir del año 1,999 se empieza la
implementación y ampliación de la Clínica,
en la cual se incluía la ampliación de consultorios
de 10 a 27, del Servicio de
Farmacia y de los servicios de
Emergencia, Hospitalización y Centro Quirúrgico, lo
que implicaba una serie de cambio
estructural tanto a nivel de atención medica, como Administrativa, se
planteaba una reestructuración del área puesto que
surgirían nuevas actividades y funciones. Es en
ese escenario que se propone la reestructuración
administrativa y un cambio de
funciones coherente y de acuerdo al crecimiento de las atenciones
de la Clínica.

4.PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA

En síntesis
el problema radica en el crecimiento vertiginoso de la
organización de Centro Medico a Clínica en los
años 2,001 y 2,004, en función de
una estructura
administrativa deficiente en función
del crecimiento de la
organización.

Las principales interrogantes que se plantearon fueron
las siguientes:

1.Como enfrentar el crecimiento de nuestra organización manteniendo la racionalidad en
las funciones y generando un equipo de profesionales de alto
nivel, que sean lideres en sus áreas
profesionales.

2.De que forma había que implementar una
infraestructura adecuada para el trabajo que
se genere considerando el aumento de actividades y funciones y el
crecimiento de la organización.

Considerando las perspectivas y el proyecto integral
de remodelación e implementación de servicios de la
Clínica, era imprescindible que la estructura organizativa
sufra cambios e incremente sus actividades y funciones, debido a
que el área administrativa es el soporte de las
actividades operativas y de producción de la Clínica de manera
que era de suma importancia de que el área administrativa
este debidamente preparada para brindar el soporte adecuado a la
nueva estructura de producción de servicios
médicos.

5.OBJETIVOS DE
LA EXPERIENCIA

Los objetivos que
se propusieron son los siguientes:

• Definir una estructura
  organizacional capaz de soportar y desarrollar las
  actividades y funciones existentes y futuras, conformado por
  áreas y unidades funcionales mínimas definidas en
  función de un análisis integral de la
  organización.
• Reestructurar procesos
  administrativos internos que faciliten el funcionamiento de
  área administrativa y el soporte necesario a las
  demás áreas y servicios de la
  Clínica.
• Disponer de Personal con
  experiencia y especializado en cada una de las áreas y
  unidades orgánicas, básicamente profesionales y
  con actitud
  altamente preactiva.

6.METODOLOGÍA

De acuerdo a los objetivos planteados por la Gerencia
General de la Clínica, se estructuro el siguiente proceso para
llegar a las metas dispuestas, se debe tomar en cuenta que el
proyecto
incluía 2 etapas, la primera de diagnostico y
levantamiento de información y la segunda de
implementación de la nueva estructura de Administración.

I. Etapa:

1. En el proceso
   de ejecución del proyecto de remodelación e
   implementación de la Clínica, debía
   desarrollarse paralelamente los cambios en la estructura
   administrativa debido a que era previsible el aumento de
   actividades administrativas en función de que los
   servicios y el volumen
   de atenciones se tendrían que incrementar, por ello
   en el año 1,999 se plantea el crecimiento de la
   Clínica a Nivel de la Gerencia.

2. Determinación de necesidades
   organizativas futuras a nivel institucional.
3. Determinación de
   objetivos.

Los objetivos planteados para el estudio correspondiente
son los siguientes:

• Definir una estructura
  organizacional capaz de soportar y desarrollar las
  actividades y funciones existentes y futuras, conformado por
  áreas y unidades funcionales mínimas definidas en
  función de un análisis integral de la
  organización.
• Reestructurar procesos
  administrativos internos que faciliten el funcionamiento de
  área administrativa y el soporte necesario a las
  demás áreas y servicios de la
  Clínica.
• Disponer de Personal con experiencia y especializado
  en cada una de las áreas y unidades orgánicas,
  básicamente profesionales y con actitud
  altamente proactiva.

Estos objetivos implican además consideraciones
especiales tales como:

• Soporte en infraestructura adecuada para el
  trabajo.
• Soporte en hardware y
  software
  especial para los fines de Gestión.
• Capacitación para las áreas
  implicadas.

Considerando los objetivos y las consideraciones
mencionadas se preparo un listado de requerimientos referentes y
necesarios para el funcionamiento del área.

1. Recolección, Clasificación y
   Ordenamiento de información

Para la recolección de información se solicito a las áreas
implicadas incluyendo La Gerencia General y Dirección Medica, de manera que pudieran
definir sus funciones generales, especificas y metas de sus
respectivas áreas, asimismo sus actividades rutinarias y
los procesos que
realizan, para ello se utilizo el esquema de informe de
funciones (ver anexo N° ), el informe se
solicito a las siguientes:

• Gerencia General.
• Dirección Medica.
• Administración
• Contabilidad
• Finanzas
• Sistemas
• Marketing
• Auditoria medica

El plazo para la entrega de los informes es de
1 mes luego del cual se programa una
reunión de gestión en la que se determina luego de
una análisis
FODA, las funciones que deberían de descentralizarse y
delegarse de manera que se prevee que las área nuevas
serian:

1. Personal
2. Logística
3. Presupuestos y facturación.

De esa manera a través de reuniones del
área administrativa se clasifica y organiza la
información de los informes
además de las conclusión de la la reunión de
gestión con Gerencia, de manera que construye el nuevo
organigrama de la
Clínica (ver anexo).

Además se definen nuevos procesos de trabajo
interno y se forman comisiones para establecer solución de
problemas
rutinarios.

Se promueve trabajos en equipo referente utilizando
"Tormenta de ideas", de manera que se plantean problemas
referentes a atención de pacientes, clima
organizacional, Lanzamientos de programas
médicos, puesto que el grupo de
profesionales es de experiencia en administración de
clínicas.

Se determinan metas precisas para el año 2,004
institucionales y por área, se preparan presupuestos
en forma conjunta con todas las áreas.

1. Determinación de nuevas
   funciones.

Con la información recogida de los informes se
estructuran las funciones de las nuevas áreas como
son:

Personal:

Elaboración y formulación de una
política
de administración de personal. Controla de
desempeño laboral, Es la
responsable de mediar problemas relativos al Clima
organizacional y Es la encarga de programar y organizar
actividades de Capacitación y entrenamiento.

Logística:

Administrar el proceso de adquisiciones y
contratación de bienes y
servicios referidos por unidades organizacionales, cautelando
que estos se lleven a cabo en un marco de economía y
oportunidad.

Facturación y Presupuestos:

Generar presupuestos y Elaboración de
liquidaciones de las atenciones en hospitalización y
Quirúrgicas

5. Determinación de necesidades de nuevas
   unidades de trabajo.

Se determina que la ubicación jerárquica
de las 3 unidades seria de la siguiente manera:

Unidad área

Logística y Personal –
Administración

Facturación y Pptos – Contabilidad-Finanzas

Se determina de acuerdo a las funciones designadas que
estarán a cargo de una persona por
área, las mismas que deberán de contar con personas
de experiencia.

6.7. Capacitación
de personal en las nuevas funciones y en la nueva
filosofía de la Clínica.

Luego de determinar y distribuir las nuevas funciones
del todo el personal administrativo teníamos que trabajar
en la orientación al servicio del
pacientes, es decir el personal de administración
debía comprender que todo el trabajo que se hace en a
clínica finaliza y es percibido por los pacientes por
tanto debía de acabar la concepción de que el
trabajo administrativo solo debe de estar orientado al publico
interno.

Por tanto nuestras decisiones debían de
reorientarse hacia los paciente como eje de esfuerzo y trabajo
colectivo. para ello la nueva área de personal
debía de generar un programa de
capacitación orientado al nuevo objetivo.

Es así que se consideraron 3 objetivos en cuanto
a personal en la organización:

6.7.1.Cultura
organizacional orientada a la vocación de
servicio.

6.7.2.Desarrollo
organizacional.

6.7.3.Empowerment.

6.8. La nueva organización "Trabajo por
objetivos".

Entonces se determina que todo el trabajo administrativo
deberá estar orientado a:

• Brindar servicios de calidad.
• Mejorar los sistemas de control de
  gestión y médicos.
• Interrelacionar las nuevas áreas de manera
  sistémica.

6.9. Orientación a la calidad.

El trabajo medico deberá de orientarse a
obtención de mejores indicadores
médicos, al mejor registro de
atenciones medicas, a determinación de protocolos y
desarrollo de
programas de
médicos.

El trabajo Administrativo deberá de orientarse a
determinación de procesos en toda la organización
al logro de la acreditación ante el Ministerio de Salud.

6. RESULTADOS
   OBSERVADOS.

Los cambios observados en la estructura administrativa
en referencia con el año 1,996 son notorios no solo en
función de la cantidad de personal si no en el aumento de
funciones.

Es así que la estructura administrativa se
conforma de la siguiente manera:

Gerencia General:

Órganos de apoyo : Secretaria

Asesoria Legal

Órganos de Línea:

Dirección Medica Administración
Finanzas-Contabilidad

Enfermería Logística Contabilidad

Consulta externa Sistemas Finanzas

Emergencia Personal Caja

Hospitalización Marketing Facturación
y Pptos.

Centro quirúrgico

Clínica Dental

8.
BENEFICIOS

La nueva estructura apoyada en los equipos que se
conforman constantemente para la resolución de problemas,
además esta nueva estructura se caracteriza por lo
siguiente:

• Descentralización en las
  decisiones.
• Mejor comunicación
• Mejora de Clima
  Organizacional.
• Dinamismo.
• Mejora en la resolución de
  problemas.

9.
DURACIÓN.

El proceso de Reestructuración de la área
administrativa ha tenido una duración de 1 año
incluyendo capacitación e implementación de
infraestructura.

10. COSTOS Y RECURSOS
EMPLEADOS.

El presupuesto
aproximado expresado en US$ esta compuesta por:

Presupuesto operativo de Reestructuración
Administrativa

Duración 1 año

______________________________________

Descripción US$

______________________________________

Recursos Humanos 19,000.00

Recursos Materiales e
insumos 9,000.00

Capacitación 9,000.00

Equipos de computo y software 28,000.00

Otros 7,000.00

______________________________________

Total en us$ 72,000.00

==================================

CONCLUSIONES:

• La Clínica logro hacer un cambio cuantitativo
  y cualitavo en e l área organizativa dando como
  resultado un mejor funcionamiento.
• La Clínica logro mantener un numero reducido
  de personal de forma racional y estructurada dando como
  resultado menor nivel de gastos del
  esperado y en comparación con otras
  clínicas.
• Se delego funciones, responsabilidad y se descentralizo las
  decisiones lo cual permite que reaccione rápidamente al
  entorna de la organización.

Dante Rafael Olortegui Yzú