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Contabilidad Mercantil




Enviado por filtro33



    1. Concepto
    2. La informática aplicada
      a la contabilidad mercantil
    3. Libros principales y libros
      auxiliares
    4. Formalidades que deben cumplir y
      consecuencias de las mismas
    5. Errores y
      omisiones
    6. Libros diario, inventarios y
      mayor
    7. De la comunicación y
      exhibición de los libros de
      contabilidad

    1.
    CONCEPTO

    Aparte de que la contabilidad
    es una ciencia,
    jurídicamente contabilidad se considera a las anotaciones
    que el comerciante hace de las operaciones o
    negocios que
    efectúa (tanto las comerciales como las actividades), en
    libros
    especialmente destinados al efecto, con el objeto de poder conocer
    mediante los mismos, la situación de su actividad
    comercial, determinar sus resultados y precisar en cierto modo
    las causas que así lo determinaron.

    Es la contabilidad por tanto, el medio idóneo
    para que el comerciante se entere de la situación o de
    acreedor o de deudor que tengan los terceros con relación
    a su empresa; lo que
    permite detallar y comprobar los valores
    que integran su acervo patrimonial, y determinar el resultado de
    las operaciones en cada uno de los ejercicios económicos,
    indicando las ganancias obtenidas o las pérdidas sufridas
    en dichos ejercicios.

    Por lo tanto, la contabilidad entendida en esos
    términos, se constituye en un instrumento de control sobre el
    desarrollo de
    la actividad comercial del comerciante tanto en el orden interno
    como en el externo, que le posibilita en el momento que
    así lo considere oportuno, reconstruir sus relaciones
    celebradas con otros comerciantes o con terceros, y en caso de
    crisis
    económica, precisar las causas que la determinaron y
    establecer un cálculo
    aproximado sobre la consistencia de su patrimonio.

    2. LA
    INFORMÁTICA APLICADA A LA CONTABILIDAD
    MERCANTIL

    La avanzada tecnología de la
    informática constituye un extraordinario
    medio por medio del cual se puede llevar con mayor exactitud la
    contabilidad mercantil. Porque mediante la informática se
    pueden condensar esquemas técnicos de contabilidad que
    permiten visualizar de manera precisa y detallada las diferentes
    actividades que realiza el comerciante en sus respectivas
    áreas comerciales, y denotar de esa manera, una
    proyección del curso de sus negociaciones bien, en el
    ámbito interno o externo o con particular referencia ante
    el Estado en
    su carácter de contribuyente.

    La ciencia y
    la informática aplicadas a la contabilidad hacen que el
    Contador Público pueda igualmente desarrollar una mejor
    actividad profesional, al considerar esa técnica como un
    medio también de agilizar y facilitar su trabajo.

    La producción del documento informático
    que configura un sistema diferente
    al de la contabilidad común y corriente, es decir, la
    contabilidad manual, hace que
    esa contabilidad se produzca por medio de máquinas,
    que vienen a ser las intermediarias del proceso
    informativo, con resultado a la información definitiva, para dar origen de
    esa manera a los respectivos libros de contabilidad. Estos libros
    principales y auxiliares, conformados de acuerdo con la Ley, producen y
    constituyen en esos casos, los verdaderos Libros de Contabilidad
    de la
    Empresa.

    Con esta producción documental entendemos que se
    planeta allí una coexistencia del documento
    electrónico (disquete, c.d., discos duros,
    archivos
    magnéticos, etc.) con el documento papel conformador de
    los libros de contabilidad. Lo que sin lugar a duda tiene vital
    importancia probatoria para los efectos de sus relaciones entre
    los comerciantes por hechos de comercio, como
    entre no comerciantes, y entre comerciantes con el Fisco
    Nacional, pues de acuerdo con la naturaleza
    jurídica del caso planteado, se tendrá que
    considerar la valoración en sí de dichos documentos, y
    llegar a la conclusión de su posibilidad de
    admisión y análisis respectivo.

    De allí que, por ejemplo una inspección
    fiscal de
    parte del Servicio
    Nacional Integrado de Administración Tributaria (SENIAT), puede
    practicarse tanto en los libros de contabilidad propiamente
    dichos, como en los respectivos soportes informáticos o
    documentos electrónicos que existan con relación a
    dicha contabilidad, en los que se podrán observar la
    valoración misma, tanto de la información existente
    en ese documento electrónico, como de la contabilidad
    elaborada como producto de
    esa información.

    Todo ese conjunto de documentos, tienen plenos efectos
    jurídicos de carácter probatorio, pero que sin
    embargo su conservación, es obligatoria para los libros en
    sí, mas no para el soporte electrónico, pues, lo
    que importa e interesa es que los libros deben tener al mismo
    tiempo los
    respectivos soportes o comprobantes de facturación con
    base en los cuales se ha pasado esa información al
    computador, y
    éste las ha ordenado con impresión para la
    posterior elaboración del reporte original por lo que
    tiene que coincidir la facturación inicial con el
    resultado final de la información

    Esto quiere decir por tanto, que si bien es cierto que
    el documento electrónico puede formar parte de la
    contabilidad, sin embargo su existencia y conservación no
    son necesarias para la legalidad
    misma de dicha contabilidad, pues una legal contabilidad, aquella
    llevada de acuerdo con la Ley, no requiere de la
    conservación de los correspondientes soportes
    electrónicos, sino de la facturación que es la que
    tiene en definitiva que ser conservada y reflejada en los
    respectivos libros de contabilidad.

    Por estas razones el sistema electrónico a los
    efectos de la contabilidad del comerciante, debe considerarse,
    como ya se indicó, un valiosísimo medio
    técnico mediante el cual los comerciantes, por una parte,
    y los contadores por la otra, puedan agilizar y visualizar de
    manera más efectiva y rápida, sus respectivas
    actividades profesionales; los primeros, teniendo una
    información inmediata del curso de sus negociaciones, y
    los segundos, una mejor manera de elaborar sus trabajos, pero que
    al fin y al cabo, tanto los unos como los otros, deben tener la
    prudencia necesaria de no darle absoluta credibilidad a esa
    información, pues la misma está sujeta o expuesta a
    fallas técnicas o
    humanas que pueden reflejar una versión diferente a la
    verdad verdadera, lo que podría originar consecuencias
    desfavorables por tergiversación de los hechos que
    compagina la verdadera situación comercial y patrimonial
    del comerciante en ejercicio de sus actividades
    económicas.

    3. LIBROS
    PRINCIPALES Y LIBROS AUXILIARES

    El comerciante debe llevar su contabilidad de
    acuerdo con las proyecciones y naturaleza de su actividad
    comercial. Pero en todo caso, debe llevar el libro diario,
    el de inventario y el
    mayor, llamados libros principales, y además, puede llevar
    otros libros que estime conveniente para el mejor orden y
    claridad de sus operaciones, a los cuales se les califica de
    libros auxiliares.

    4. FORMALIDADES QUE
    DEBEN CUMPLIR Y CONSECUENCIAS DE LAS MISMAS.

    Tanto los libros de Contabilidad encuadernados y
    formados con hojas de asientos contables y demás
    anotaciones, producidas dichas hojas de asientos contables y
    demás anotaciones, producidas dichas hojas a través
    de procedimientos
    mecánicos y computadoras,
    como los libros principales (diario e inventario) y auxiliares,
    llevados de la manera tradicional y manual, deben ser habilitados
    para su uso por el Registro
    Mercantil o Tribunal de Comercio. En este sentido "el libro
    diario y el de inventario no pueden ponerse en uso sin que hayan
    sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil,
    en los lugares donde no existen aquellos funcionarios, a fin de
    poner en el primer folio de cada libro, nota de los que
    éste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su
    Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en
    todas las demás el Sello de la Oficina". (Art.
    33 C de C.)

    Una vez habilitados dichos libros, se prohíbe a
    los comerciantes: 1. Alterar en los asientos, el orden y la fecha
    de las operaciones descritas. 2. Dejar blancos en el cuerpo de
    los asientos o a continuación de ellos. 3. Poner asientos
    al margen y hacer interlineamientos, raspaduras o enmendaduras.
    4. Borrar los asientos o partes de ellos. 5. Arrancar hojas,
    alterar la encuadernación o foliaturas y mutilar alguna
    parte de los libros.

    Ante el incumplimiento de la obligación de la
    tenencia de dichos libros o si sus libros estuvieran incompletos
    o defectuosos, o no apareciere en ellos el verdadero estado de los
    negocios del comerciante, éste podrá ser declarado
    culpable de quiebra, en el
    supuesto caso de que la hubiere solicitado o se la hubieren
    demandado, y en el caso del estado de atraso, es posible que el
    mismo no le sea concedido por el Tribunal competente.
    También dejarán de tener el carácter
    probatorio que les señala el artículo 38 del
    Código de
    Comercio y el Comerciante está expuesto a las
    sanciones que al efecto establece la Ley de Impuesto sobre la
    Renta y su Reglamento. De estas formalidades se distinguen,
    las externas y las internas. Las primeras se refieren a las
    señaladas en el artículo 33, y las internas en el
    artículo 36 del Código
    de Comercio.

    5. ERRORES Y
    OMISIONES

    Los errores y omisiones que se cometieren al formar un
    asiento se salvarán en otro distinto en la fecha en que se
    notare la falta. Así soluciona el Código de
    Comercio, en su artículo 37, el conflicto que
    se puede presentar una vez que se cometieren errores y omisiones
    en cualquier libro de contabilidad.

    6. LIBROS
    DIARIO, INVENTARIOS Y
    MAYOR

    El libro diario es aquel en el cual el comerciante
    asienta cronológicamente todas las operaciones, activas o
    pasivas, al contado o a crédito
    que diariamente realiza, vinculadas o no con su comercio. El
    código de Comercio, en su artículo 34, establece:
    "En el libro diario se asentarán día por
    día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que
    cada partida exprese claramente quién es el acreedor y
    quien es el deudor, en la negociación a que se refiere, o se
    resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas
    operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los
    documentos que permiten comprobar tales operaciones, día
    por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir
    los que habitualmente sólo venden al detal, directamente
    al consumidor,
    cumplirán con la obligación que impone este
    artículo, con sólo asentar diariamente un resumen
    de las compras y
    ventas hechas
    al contado, y detalladamente las que se hicieran a
    crédito, y los pagos y cobros con motivo de
    éstas.

    Por su parte, el código de comercio dispones que
    todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada
    año, hará en el libro de inventarios una descripción estimatoria de todos sus
    bienes, tanto
    muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos
    vinculados o no a su comercio.

    El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta
    de ganancias y pérdidas, estas deben demostrar con
    evidencias y
    verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas.
    El libro de inventario, constituye otro documento más de
    lo que integran o constituyen la contabilidad, y en él se
    insertan los inventarios que forme el comerciante, bien el
    ordinario como el extraordinario. El inventario es una
    estimación económica de todos los bienes que tenga
    el comerciante al comenzar su giro y al fin de cada
    año.

    Finalmente el libro Mayor no está especialmente
    disciplinado en el vigente Código de Comercio, como
    sí lo estaba en el código derogado. En el libro
    mayor se abrirán las cuentas con cada
    persona y
    objeto por debe y haber y en ellas se asentarán, en orden
    cronológico, las partidas correspondientes, con referencia
    libro diario y en su caso, a los libros y documentos auxiliares
    de éste. Cuando ello convenga a la mejor ordenación
    de la contabilidad del comerciante, el libro mayor podrá
    reemplazarse por un sistema de hojas separables, en las cuales se
    llevarán las cuentas respectivas. Así podemos
    precisar que el Libro mayor no necesita la previa
    habilitación exigida para los otros libros de
    contabilidad, y además su razón radica
    fundamentalmente, en que permite el fácil manejo del libro
    diario ya que viene a ser, si así e pudiese decir, un
    reflejo esquematizado del diario.

    7. DE LA
    COMUNICACIÓN Y EXHIBICIÓN DE LOS LIBROS DE
    CONTABILIDAD.

    Desde el punto de vista doctrinario, por comunicación de los libros de comercio, se
    entiende el acto mediante el cual se pone a disposición
    del adversario, o interesado, todos los libros, tanto principales
    como auxiliares, con el objetivo de
    que por medio de ellos se indague el estado patrimonial y el
    movimiento de
    los negocios del comerciante.

    La exhibición, por su parte, es una
    institución de carácter procesal, que consiste en
    poner a disposición los libros de comercio, para que sean
    considerados solamente en el caso que se ventila y sobre la parte
    asignada previa y determinadamente. Generalmente la
    exhibición se presenta con motivo de un juicio
    determinado, en el que la ley obliga al comerciante a exhibir sus
    libros, pero no a trasladarlos fuera de su oficina mercantil,
    para lo cual, si el Juez de la causa no puede constituir en ella
    para el examen y compulsa de dichos libros, puede comisionar o
    exhortar a otro Juez mercantil o civil, para que lo haga en su
    hogar.

     

    REALIZADO POR:

    MIGUEL ALBERTO RODRIGUEZ NEGRIN

    REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

    MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

    INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DE LOS
    LLANOS

    EXTENSIÓN ALTAGRACIA DE ORITUCO ESTADO
    GUÁRICO

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