Sistema de control administrativo en la Unidad de Contraloría interna de INVITRAP

1. Resumen
3. El problema
4. Marco
   teórico
5. Metodología
6. Análisis
   de los resultados
7. La
   propuesta
8. Conclusiones y
   recomendaciones
9. Referencia
   bibliográficas
10. Anexos

RESUMEN

El estudio tiene como objetivo
proponer un Sistema de
Control
Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna del
Instituto de Vialidad y Transporte del
Estado
Portuguesa (INVITRAP). El estudio esta fundamentado bajo la
modalidad de proyecto
factible, apoyado en la investigación
de campo de tipo descriptivo, sustentado con las bases
teóricas y legales, además de los antecedentes
sobre estudios similares anteriormente realizados. El mismo esta
desarrollado en tres (3) fases: en la fase I: el diagnostico, el
contexto población esta conformado por nueve (9)
empleados adscritos a la Unidad de Contraloría Interna de
INVITRAP, siendo estos objetos de aplicación de un
cuestionario,
el cual consta de nueve (9) preguntas con respuestas
dicotómicas de forma cerrada, previamente validado
mediante el juicio de tres (3) expertos; dos (2) en administración y uno (1) en metodología, los cuales determinaron su
confiabilidad en una prueba piloto con cinco (5) sujetos con
características similares a la población en
estudio, sometidos a una prueba de confiabilidad (KR20), donde se
reporta un coeficiente altamente confiable de 0,98. Fase II:
diseño
de la propuesta, sujetos participantes son el Contralor Interno
de la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, el tutor
y los autores del proyecto; se aplicó el torbellino de
ideas en la técnica e instrumento de recolección
de datos. Fase III: trata de la factibilidad de
la propuesta, los sujetos participantes son los individuos que se
relacionan directamente con la Unidad y los resultados de la
factibilidad de la propuesta fueron técnica, operativa,
social y económicamente. Los datos recabados
hasta el momento permiten concluir que en la Unidad de
Contraloría Interna de INVITRAP, existe la necesidad de un
Sistema de Control Administrativo que garantice la efectividad,
eficacia y
legalidad de
los procesos y
operaciones
institucionales. Recomendando establecer una planificación organizacional de los
gastos que
promuevan la actualización permanente de los procesos
administrativos.

INTRODUCCIÓN

El Sistema de Control Administrativo comprende el
plan de
organización, las políticas,
normas,
así como los métodos y
procedimientos
adoptados para la autorización, procesamiento,
clasificación, registro,
verificación, evaluación, seguridad y
protección físicas de los activos,
incorporados en los procesos administrativos y operativos para
alcanzar los objetivos
generales del organismo.

El Sistema de Control Administrativo es un proceso
organizacional que constituye una fortaleza a la
planificación y acciones que
ejecuta el personal que
labora en la empresa que
utilice este sistema. En este sentido, la situación
desfavorable que se presenta en la Unidad de Contraloría
Interna de INVITRAP, se debe a la falta de un sistema de control
administrativo que le permita optimizar las funciones y
desarrollar con eficiencia las
actividades según cargos desempeñados.

El propósito de esta investigación permite enfocar una
visión especifica de lo que se quiere alcanzar, para
mejorar las funciones del proceso
administrativo y funciones de cada empleado que labora en la
Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP, con la
finalidad de eliminar esta debilidad en la Unidad
investigada.

Desde esta perspectiva el objeto de estudio
permitió verificar con sus objetivos, los medios
accionarios para las estrategias en
función
a la esquematización de la propuesta preestablecida en el
proceso investigativo.

En otro orden de ideas, la metodología aplicada
en este estudio hace referencia a un modelo
operativo que va a permitir solventar la situación
desfavorable encontrada en el funcionamiento de la Unidad de
Contraloría Interna de INVITRAP, apoyándose
también en una investigación de campo de tipo
descriptivo. Se aplicó un instrumento de tipo
dicotómico para recopilar la información referida al estudio.

A tal efecto, el siguiente proyecto se estructuró
en los siguientes capítulos:

Capítulo I: describe el planteamiento del
problema, los objetivos generales y específicos y el
alcance de la investigación.

Capítulo II: constituido por el marco referencial
en el cual se exponen las bases teóricas, los antecedentes
relacionados con el estudio, la operacionalización y la
matriz de
variable del instrumento.

Capítulo III: corresponde al marco
metodológico en el cual se describe el tipo de estudio, la
fase diagnostico, la fase del diseño de la propuesta y la
fase de la factibilidad de la misma.

Capítulo IV: presenta el análisis de los resultados obtenidos, las
factibilidades técnica, operativa, económica y
social.

Capítulo V: describe la propuesta a través
de la presentación, fundamentación y estructura la
propuesta.

Capítulo VI: presenta las conclusiones y
recomendaciones de la investigación. Finalmente las
referencias bibliográficas y los anexos del trabajo.

CAPÍTULO I

EL
PROBLEMA

Este capítulo presenta el planteamiento del
problema donde se explica detalladamente los síntomas del
problema existente en la Unidad de Contraloría Interna del
Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Portuguesa
(INVITRAP), los objetivos generales y específicos de la
investigación. La investigación donde hará
énfasis en el propósito por el cual se
realizará la misma y el alcance donde se
especificará la ubicación y la actividad que
realiza la institución en estudio.

Planteamiento del Problema

El Control
Interno Administrativo lo conforman las normas,
procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administración, manejo y disponibilidad del
patrimonio
público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse
en la autorización de las transacciones presupuestarias y
financieras.

En su concepción más sencilla,
según Chiavenato (2001) definen que el control "es la
función administrativa que trata de garantizar que lo
planeado, organizado y dirigido, cumpla realmente los objetivos
previstos". (p.394).

Desde esta perspectiva lo expuesto por el autor permite
enfocar que un control debe ser objeto para que una
organización establezca su planeación
efectiva en cuanto al manejo de los recursos
presupuestarios y los utilizados durante el proceso de
administración.

Por otro lado, en el Reglamento sobre la
Organización del Control Interno en la Administración
Pública Nacional (1997), plantea que el Sistema de
Control Interno tiene por objetivo promover el acatamiento de las
normas legales, salvaguardar los recursos, verificar la exactitud
y veracidad de la información financiera y administrativa
a fin de hacerla útil, confiable y oportuna, promover la
eficiencia de las operaciones, estimular el acatamiento de las
decisiones adaptadas y lograr el cumplimiento de sus planes,
programas y
presupuesto, en
concordancia con las políticas prescritas y con los
objetivos y metas propuestas.

Por consiguiente, en la Unidad de Contraloría
Interna de INVITRAP, no se lleva un control de los gastos
emitidos por la institución; es decir, no existe un
control de las ordenes de pago emitidas por la Gerencia de
Administración y Finanzas con
sus respectivos soportes, tales como: bauches, ordenes de compra,
ordenes de servicio;
dependiendo cual sea el caso. Esto no garantiza la exactitud,
cabalidad y veracidad de la información presupuestaria,
financiera y administrativa de la institución.

Lo anteriormente expuesto, permite establecer que las
políticas para el control interno no son manejadas con
efectividad, dado que se evidencia la poca receptividad de los
ingresos y
egresos, según los servicios que
presta esta organización, lo que va a constituir una
problemática por la falta de una planeación
organizada en la cual se establezcan directrices para prevenir
todo los elementos preestablecidos en un control
interno.

De continuar esta situación, la Unidad de
Contraloría Interna de INVITRAP no podrá establecer
los medios estratégicos que le permitan generar nuevas
acciones que influyan positivamente en el sistema de control, lo
cual constituye un factor fundamental para que esta empresa se
oriente hacia la realidad y relevancia de sus
funciones.

De allí que la siguiente investigación
propone un medio estratégico que va a contribuir a
fortalecer la organización en la Unidad de
Contraloría Interna, es decir, el proyecto brindará
una propuesta de un Sistema de Control Administrativo en la
Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP

Por otro lado y haciendo referencia a la
problemática planteada surgen las siguientes
interrogantes:

¿Cómo se propondrá el Sistema de
Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna
de INVITRAP?

¿Cuál es la situación actual de la
Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP?

¿Cuál es la necesidad de implantar un
Sistema de Control Administrativo en la Unidad de
Contraloría Interna de INVITRAP?

¿Cuál será el diseño del
Sistema de Control Administrativo en la Unidad de
Contraloría Interna de INVITRAP?

¿Cuál será la factibilidad de
implantar un Sistema de Control Administrativo en la Unidad de
Contraloría Interna de INVITRAP?

Objetivo General

Proponer un Sistema de Control Administrativo en la
Unidad de Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y
Transporte del Estado Portuguesa (INVITRAP).

Objetivos Específicos

-Diagnosticar la situación actual de la Unidad de
Contraloría Interna del Instituto de Vialidad y Transporte
del Estado Portuguesa (INVITRAP), en relación al control
administrativo.

-Diagnosticar la necesidad de implantar un Sistema de
Control Administrativo en la Unidad de Contraloría Interna
de INVITRAP.

-Diseñar un Sistema de Control Administrativo en
la Unidad de Contraloría Interna de INVITRAP en el
área financiera, para garantizar la exactitud, cabalidad,
veracidad y oportunidad de la información presupuestaria,
financiera y administrativa.

-Determinar la factibilidad de implantación del
Sistema de Control Administrativo en la Unidad de
Contraloría Interna de INVITRAP.

Justificación

La formulación de la propuesta de un Sistema de
Control Administrativo para la Unidad de Contraloría
Interna de INVITRAP, surge por la necesidad de brindar a esta
organización un medio estratégico que contribuya al
desarrollo
efectivo de la planeación organizacional, permitiendo con
ello esquematizar cada factor que influya posiblemente para que
la organización pueda optimizar sus funciones.

A tal efecto, la relevancia de este estudio permite
esquematizar la promoción de estrategias que contribuyan un
proceso interactivo entre cada empleado de la Unidad de
Contraloría Interna de INVITRAP y la propuesta que se
establecerá en esta investigación. Lo que se quiere
afirmar con esto, es que la investigación ofrecerá
soluciones
para mejorar el Control Interno.

Por otro lado, es de gran relevancia hacer notar que el
Sistema de Control Administrativo que se establecerá en la
propuesta, va a ser objeto de fortalecimiento para que la
institución disponga de otra herramienta que le permita
desarrollar su planeación tomando en cuenta los factores
que constituyen la misma, según sea las funciones que
ejerce cada empleado apoyándose para ello también
en la propuesta.

A este respecto, la investigación servirá
de apoyo para que otras investigaciones
desarrollen su proceso metodológico apoyándose en
este estudio.

Alcances

La investigación se desarrolla en un Instituto
Autónomo Estadal, adscrito a la Gobernación del
Estado Portuguesa. El mismo se realizará en el primer
trimestre del año en curso (2004). Dicha
investigación es en la Unidad de Contraloría
Interna del Instituto de Vialidad y Transporte del Estado
Portuguesa (INVITRAP), y consistirá en
diseñar un Sistema de Control Administrativo, para obtener
información de una forma clara, rápida y precisa
como medio para ampliar el
conocimiento que lo rodea, creando y manteniendo permanente
información exacta y actualizada de la disponibilidad
administrativa, presupuestaria y financiera.

De tal modo que el alcance inmediato de este estudio es
pretender lograr la eficacia, la efectividad y la legalidad de
los procesos en la Unidad de Contraloría Interna de
INVITRAP, para que de esta manera se pueda lograr los
objetivos propuestos en la Institución.

CAPÍTULO II

MARCO REFERENCIAL

Este Capítulo comprende las bases teóricas
que sustentan la investigación y los antecedentes del
mismo, matriz de operacionalización de los objetivos e
instrumentos, tal como lo señala la Universidad
Pedagógica Experimental Libertador, Vicerrectorado de
Investigación y Postgrado. (2002). Manual de
Trabajos de Grado de Especialización, Maestría y
Tesis
Doctórales. "Comprende una revisión de los trabajo
previos realizados sobre el problema en estudio y (o) de la
realidad contextual en la que se ubica. Dependiendo de la
naturaleza del
Trabajo o la Tesis, el marco referencial, puede comprender
aspectos teóricos, conceptuales, legales, situacionales de
la realidad objeto de la investigación u otros,
según convenga el caso". (p.16).

Bases Teóricas

Todo elemento de investigación se enfoca en
diferentes bases conceptuales, las cuales constituyen una
fortaleza al estudio.

Control

En este sentido, Cepeda (1999), establece que "el
control es una comprobación, intervención o
inspección. El propósito final del control es, en
esencia, preservar la existencia de cualquier organización
y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los
resultados esperados". (p.3)

Por otro lado, el autor antes mencionado define el
control interno como:

El conjunto de planes, métodos y procedimientos
adoptados por una organización con el fin de asegurar
que los activos estén debidamente protegidos, que los
registros
contables sean fidedignos y que la entidad se desarrolla
eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la
gerencia, en atención a las metas y los objetivos
previstos. (p.4).

De igual manera, Cepeda (1999), establece que "debe
tenerse en cuenta que el sistema de control interno no es una
oficina, es
una aptitud, un compromiso de todas y cada una de la personas de
la organización, desde la gerencia hasta un nivel
organizacional más bajo". (p.4).

Seguidamente el mismo autor define que el sistema de
control interno:

Es un mecanismo de apoyo o gerencial, orientado hacia
una meta o fin; pero no es objetivo o un fin en si mismo.
Provee una garantía razonable del logro de los objetivos
y las metas organizacionales, no una garantía absoluta.
Un adecuado sistema de control interno, podrá alertar
oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una
gestión, pero no podrá transformar
o convertir una administración destacada. En este
sentido, el control interno es solo uno de los componentes
básicos de la labor gerencial. (p.4).

Por consiguiente, lo anteriormente expuesto, permite
señalar que el control en el proceso administrativo,
contribuye a que la organización establezca con
efectividad sus medios de acciones estratégicas en la
planeación de cada proceso administrativo ejecutado por la
institución.

En este mismo sentido, refleja que existen seis tipos
de controles: "el gerencial, el contable, el operativo de
gestión, el presupuestario el de informática y el administrativo u
operativo". (p.29).

Control Gerencial: está orientado a las
personas con el objeto de influir en los en los individuos para
que las acciones y comportamientos sean conscientes con los
objetivos de la organización.

Control Contable: comprende todas las normas y
procedimientos contables establecidos, como todos los
métodos y procedimientos que tiene que ver o están
relacionados directamente con la protección de los
bienes y
fondos y la confiabilidad de los registros contables.

Control Operativo de Gestión: esta
orientado a procesos y tareas ya ejecutadas. Comprende el
conjunto de planes, políticas, procedimientos y
métodos que se necesitan para alcanzar los objetivos de la
organización.

Control Presupuestario: es una herramienta
técnica, en la que se apoya el control de
gestión, basado en la dirección u objetivos. Consistente en
confrontar periódicamente el presupuesto frente a los
resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin de
poner en evidencia las desviaciones.

Control Informático: esta orientado a
lograr el uso de la tecnología y la
informática como herramienta de control; su objetivo
será mantener controles automáticos efectivos y
operativos sobre las operaciones.

Con relación al presente estudio, el control
administrativo u operativo "se relacionan con normas y
procedimientos relativos a la eficiencia operativa y la
adhesión a las políticas prescritas por la
administración". (p.29).

Por otra parte, el autor Catacora (1999), también
establece que existen dos tipos de control, el control
preventivo (previo) y el control de detección (posterior)"
(p.238).

El control preventivo "son aquellos que se
ejecutan antes de la ejecución de un proceso, ejemplo: el
inventario,
revisión y aprobación de los comprobantes de
diario". (p.238).

En cambio, el
control de detección:

Se aplica durante o después de un proceso; la
eficiencia de este dependerá principalmente del
intervalo de tiempo
transcurrido entre la ejecución del proceso y la
ejecución del control. Algunos ejemplos son:
conciliaciones de cuentas de
auxiliares vs mayores; emisión de listado de
excepciones; cuadre de totales de débitos y créditos al grabar comprobantes
contables. (p.238).

El mismo autor clasifica el control interno
administrativo, de acuerdo a su naturaleza: controles internos
administrativos y controles internos contables.

Los controles internos administrativos, "el cual
trata el presente trabajo de investigación, generalmente
no tienen relación directamente con las cifras de lo
estados
financieros, pero tienen como objetivo básico
establecer lo siguiente:

-Plan de organización.

-Métodos y procedimientos relacionados con la
eficiencia de las operaciones.

-Adhesión a la políticas gerenciales".
(p.238).

El control Interno: es un sistema que comprende
el plan de organización, las políticas, normas,
así como los métodos y procedimientos adoptados
dentro de una empresa y
lograr el cumplimiento de su misión,
objetivos y metas.

A tal efecto, los tipos de controles expuestos, permiten
establecer estrategias para definir el control de mayor
efectividad en congruencia con el trabajo que
realiza cada empleado en el proceso administrativo de la
organización.

En este orden de ideas, Chiavenato (2001) en su libro de
introducción a la teoría
general de la administración, dice que:

La administración es interpretar los objetivos
propuestos por la organización y transformarlos en
acción organizacional a través de
la planificación, organización, dirección
y control de todos sus esfuerzos realizados en todas las
áreas y niveles de la organización, con el fin de
alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la
situación. (p.394)

De igual manera, establece que el proceso administrativo
"está constituido por las cuatros funciones
administrativas: planificación, organización,
dirección y control. Es un proceso dinámico e
interactivo". (p.24)

Planificación: es la función
administrativa que determina por anticipado que debe hacerse, y
cuales objetivos debe alcanzarse.

Organización: función
administrativa que se ocupa de agrupar todas las actividades
necesarias para ejecutar lo que se planeo.

Dirección: función administrativa
que indica el comportamiento
de los individuos hacia los objetivos que deben
alcanzarse.

Control: es la función administrativa que
trata de garantizar que lo planeado, organizado y dirigido,
cumpla realmente los objetivos previstos.

Además, Valenzuela (2003). Seminario sobre
la Nueva Visión del Control Previo, Establece y define lo
siguiente:

El Sistema de Control Administrativo Interno comprende
el plan de organización, las políticas, normas,
así como los métodos y procedimientos adoptados
para la autorización, procesamiento,
clasificación, registro, verificación,
evaluación, seguridad y protección físicas
de los activos, incorporados en los procesos administrativos y
operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo
o entidad. (p.3).

Por consiguiente, un sistema de control administrativo
va a contribuir a que la institución fortalezca los
procedimientos aplicados para administrar y ejercer funciones de
acuerdo a cada rango que tenga el empleado. Lo que se quiere
afirmar con esto es que el sistema de control es un paradigma para
que el instituto optimice sus funciones.

Razones para implantar un Sistema de Control
Interno

-Vigilancia de la legalidad administrativa.

-Defensa y protección del patrimonio
público.

-La evaluación de la gestión
administrativa.

-Defensa de la ética y
probidad administrativa y pública.

Elementos del Sistema de Control
Interno

-Un plan lógico y claro de las funciones de
organización que establezca líneas claras de
autoridad y
responsabilidad tanto para las unidades de
organización, como para los empleados individualmente y
que segregue las funciones operativas, de registro y de
custodia.

-Un sistema adecuado para la autorización de
transacciones y operaciones; y procedimientos seguros para
registrar sus resultados en términos
financieros.

-Prácticas sanas y seguras para la
ejecución de las funciones y obligaciones
de cada unidad y persona, dentro
de la organización.

-Personal, en todos los niveles, con la aptitud,
capacitación y experiencia requeridas para
cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.

-Normas de calidad y
ejecución claramente definidas y comunicadas al
personal.

-Una efectiva y profesional unidad de auditoria interna
independiente, hasta donde sea factible, de las operaciones
examinadas. (p.4).

Requisitos de un Sistema de Control
Interno

-Debe ser integral e integrado.

-Legal.

-Comprensible.

-Debe adaptarse a la forma de la
organización.

-Debe registrar rápidamente las desviaciones y
tender a la acción correctiva.

-Flexible.

-Conocido.

-Debe incluir elementos de control previo, posterior y
auditoria interna.

-Fundamentado en principios de:
eficacia, eficiencia y economía.
(p.4)

Aspectos que debe abarcar el Sistema de Control
Interno

-Presupuestario.

-Económicos.

-Financieros.

-Patrimoniales.

-Normativos.

-De gestión.

-Evaluación de programas y proyectos.

Según el artículo 131 de la Ley
Orgánica de la Administración Financiara del
Sector
Público (2003), establece lo siguiente:

Objetivos del Sistema de Control
Interno

-Promover y asegurar el acatamiento de las normas
legales.

-Salvaguardar los recursos y bienes que integran el
patrimonio público.

-Asegurar la obtención de información
administrativa, financiera y operativa útil, confiable y
oportuna para la toma de
decisiones.

-Lograr el cumplimiento de los planes, programas,
presupuestos,
en concordancia con las políticas prescritas y con los
objetivos y metas propuestas.

-Garantizar razonablemente la rendición de
cuentas. (p.4)

Cabe considerar que Haynes y otros citados por
Chiavenato (2001), en su libro de introducción a la
teoría general de la administración, expresan que
lo esencial en cualquier sistema de control es:

-Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una
línea de acción, un estándar, una norma, una
regla decisoria, un criterio, una unidad de medida.

-Un medio por la actividad desarrollada.

-Un procedimiento
para comparar la actividad con el criterio fijado.

-Algún mecánico que corrija la actividad
en curso, para alcanzar los resultados deseados.

Desde esta perspectiva, los objetivos de un sistema de
control brindaran a la organización, la visión y
misión que va a contribuir a la eficiencia en la
ejecución de los mecanismos de control administrativo,
teniendo en cuenta cada elemento que contribuya a la eficacia del
trabajo según la función asignada.

Por otra parte, Likert citado por Chivavenato (2001),
establecen lo siguiente:

El Sistema es un: "todo organizado o complejo. Un
conjunto o combinación de cosas o partes que forman un
todo complejo o unitario" (p.771).

Así mismo establece que la esencia en cualquier
sistema es: "Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una
línea de acción, un estándar, una norma, una
regla decisoria, un criterio, una unidad de mando".
(p.776)

Desde esta visión Chiavenato (2001) establece que
el control es un proceso cíclico, compuesto de cuatro
fases:

-Establecimiento de estándares y
criterios: los estándares representan el desempeño deseado; los criterios
representan las normas que guían las decisiones. El
control implica una comparación con estándares
establecidos previamente para poner en marcha la acción
correctiva cuando se presenta un desvío
inaceptable.

–Observación del Desempeño: la
observación o verificación del desempeño o
del resultado busca obtener información precisa de lo que
se controla. La eficiencia de un sistema de control depende de la
información inmediata sobre los resultados anteriores,
transmitidos a quienes tienen el poder para
introducir cambios.

-Comparación del desempeño con el
Estándar establecido: la comparación no
sólo busca localizar las variaciones, erróneas o
desvíos, sino también predecir otros resultados
futuros.

-Acción correctiva: el objetivo del
control es indicar cuándo, cuánta, cómo y
dónde debe ejecutarse la corrección.
(p.767).

En otro sentido Chiavenato (2001), expresa la
Clasificación del Sistema Administrativo, de la siguiente
manera:

-Sistema 1. Autoritario coercitivo: es un
sistema administrativo autoritario y fuerte, coercitivo y
notoriamente arbitrario que controla rígidamente todo lo
que ocurre dentro de la organización. Es el sistema
más estricto y cerrado. Se encuentra generalmente en
empresas que
utilizan mano de obra intensiva y tecnología
rudimentaria en las cuales el nivel intelectual del personal
empleado es extremadamente bajo, como ocurre en el área
de las empresas de construcción civil o construcción
industrial (construcción hidroeléctrica,
pavimentación de autopistas).

-Sistema 2. Autoritario benevolente: es un
sistema administrativo autoritario que constituye una
variación atenuada del sistema 1. En el fondo es un
Sistema 1, pero condescendiente y menos rígido. Se
encuentra frecuentemente en empresas industriales que utilizan
una tecnología más avanzada y mano de obra
más especializada pero que mantiene todavía forma
de coerción, para no perder el control sobre el
comportamiento de las personas. (en el área de producción y montaje de empresas
industriales y en las oficinas de ciertas
fábricas).

-Sistema 3. Consultivo: es un sistema que se
inclina más hacia la participación que hacia la
autocracia y la imposición como ocurría en los
dos sistemas
anteriores. En el, la arbitrariedad organizacionales se va
suavizando gradualmente. Por lo general en las empresas de
servicios (Bancos e
Instituciones Financieras, por ejemplo) en
ciertas áreas administrativas de empresas industriales,
más organizadas y avanzadas en términos de
relación con sus empleados.

-Sistema 4. Participativo: es el sistema
administrativo democrático por excelencia. Es el
más abierto de todos los sistemas propuestos por Likert
y Chivavenato. Se encuentra poco en la práctica, se ha
localizado en empresas que utilizan tecnología
sofisticada y personal muy especializado y desarrollado
(empresas de servicios y de publicidad, de
consultoría e ingeniería y en administración, en
las cuales los profesionales realizan actividades complejas.
(p.96)

En la clasificación de los sistemas de
control administrativos, permiten señalar que cada uno
de ellos pueden ser aplicables a una empresa, dado que
permitirán enfocar una nueva organización del
proceso administrativo ejecutado por la empresa, de esta manera
optimizar la productividad de
la organización empresarial.

Por otra parte Mediante la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal (2001),
establece lo siguiente:

–El Control Externo, comprende la vigilancia,
inspección y fiscalización ejercida por los
órganos competentes del control fiscal externo sobre las
operaciones de las entidades gubernamentales. Son
órganos competentes para ejercer el control fiscal
externo: la Contraloría General de la República y
las Contralorías de los Estados, Municipios, Distritos y
Distritos Metropolitanos.

–El control Interno, es un sistema que
comprende el plan de organización, las políticas,
normas, así como los métodos y procedimientos
adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta ley, para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad
de su información financiera y administrativa, promover
la eficiencia economía y calidad en sus operaciones,
estimular la observancia de las políticas prescritas y
lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y
metas.(p.64)

Así mismo en las Normas Generales del Control
Interno (1997), define lo siguiente:

El Control Interno Administrativo, lo conforman
las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos
de administración, manejo y disposición del
patrimonio público y los requisitos y condiciones que
deben cumplirse en la autorización de las transacciones
presupuestarias y financieras.

El Control Interno contable, comprende las
normas, procedimientos y mecanismos, concernientes a la
protección de los recursos y la confiabilidad de los
registros de las operaciones presupuestaria y financieras,
así como a la producción de información
atinente a las mismas.

Antecedentes

Graterol, A. (2002), Guanare, estudiante del Instituto
Universitario de Tecnología para la Informática
"IUTEPI", en su trabajo especial de grado titulado "Diseño
de un Sistema de Control Administrativo para Pagos de Personal
Eventual en la Unidad de Nomina de la Empresa ELEOCCIDENTE, C.A.
Zona Portuguesa", donde el objetivo principal es Diseñar
un Sistema de Control Administrativo. La presente
investigación esta enmarcado en la modalidad del proyecto
factible. La población del estudio esta conformada por 8
personas que desempeñan funciones en la Unidad de Nomina
del Departamento de Recursos
Humanos de la ELEOCCIDENTE Zona Portuguesa; el autor en
primer lugar solicito la debida autorización de la
gerencia de la empresa para realizar el estudio de la misma,
realizó una exhaustiva revisión
bibliográfica, se selecciono la técnica e
instrumento de recolección de datos siendo esta la
técnica de la encuesta y
como instrumento el cuestionario, luego se identifica los sujetos
que conforman la población en estudio, seguidamente se
elabora y se aplica el instrumento quedando conformado por ocho
(8) ítems de tipo dicotómico cerrado, se analizaron
los datos obtenidos los cuales sustentan el diagnostico,
así mismo se elaboró el diseño de la
propuesta. Llega a la conclusión de que en el estudio
investigado posee posibilidades de ser implantado en los aspectos
operativos, técnicos, financieros y sociales, el cual
permitirá medir, comparar, verificar y corregir las
acciones concernientes al personal eventual que labora en la
empresa. Finalmente el autor recomienda dirigir al personal que
labora en la Unidad de Nómina,
acciones que proporcionen una mayor preparación la
aplicación del proceso del control; supervisar el
cumplimiento de los diversos procedimientos que se ejecuten en
dicha unidad en cuanto al personal eventual; incentivar al
personal eventual para gestionar el cambio de los procedimiento
que se llevan en la actualidad; presentar al Departamento de
Recursos Humanos la propuesta de un sistema de control para que
de tal forma ésta se implante en el menor lapso posible;
incluir la nomina del personal eventual al sistema de nomina de
la empresa (SINOM).

Jiménez, G. y Rodríguez, R., (2002),
Guanare, estudiantes del Instituto Universitario de
Tecnología del Estado Portuguesa "IUTEP", realizaron el
trabajo especial de grado que se titula "Sistema de Control
Presupuestario para la Asociación Civil de Productores,
Consumidores y Servicios "Las Americas" del Municipio Guanare
Estado Portuguesa. Tiene por objetivo proponer un sistema de
control presupuestario para la Asociación Civil de
Productores, Consumidores y Servicios "Las Americas" del
Municipio Guanare Estado Portuguesa. La propuesta planteada es en
la modalidad de proyecto factible sustentada en una
investigación descriptiva de campo. Se consideraron como
sujetos participantes a 6 personas que se desempeñan en el
área administrativa y gerencial de la empresa, lo cuales
conforman la población u objeto de estudio. Para la
elaboración del Estudio, en primer lugar se determinan los
sujeto participantes la población en estudio,
posteriormente se selecciono la técnica e instrumento
adecuado a los requerimientos del estudio, resultando la encuesta
como técnica y el cuestionario como instrumento. Se aplica
el instrumento a la población en estudio. Y finalmente se
analizan los datos recabados en la aplicación del
instrumento. Los autores llegan a la conclusión que el
sistema de control presupuestario permite la detección de
necesidades en las diversas actividades del proceso
presupuestario que se realiza en la empresa. Una vez detectada la
necesidades el sistema de control canaliza la aplicación
de correctivos para el mejoramiento de la funciones de los
procesos de control presupuestario. Recomendando de esta manera
promover efectivos y eficientes sistemas de control
presupuestario para organizaciones y
empresas de misión y razón de tipo social sin fines
de lucro. Seguidamente recomiendan desarrollar procedimientos de
control sobre los procesos de control presupuestario que se
desarrollan en la empresa y por ultimo, implantar la propuesta de
un Sistema de Control Presupuestario en la Asociación
Civil de Productores, Consumidores y Servicios Las América
del Municipio Guanare, Estado Portuguesa.

Lacruz, Y. y Pérez, M., (2001), Guanare,
estudiantes del Instituto Universitario de Tecnología para
la Informática "IUTEPI", realizan un estudio para su
trabajo especial de grado que titula: "Propuesta para el
Diseño de un Sistema de Control Administrativo en la
Unidad de Transporte de la Empresa ELEOCCIDENTE Filial de CADAFE
Zona Portuguesa"; la presente investigación tiene como
objetivo principal Proponer el Diseño de un Sistema de
Control Administrativo en la Unidad de Transporte que permita
mejorar los procesos. Esta investigación se encuentra
pautada bajo los criterios de una investigación de campo y
descriptiva, dentro de la modalidad de proyecto factible. Para la
ejecución de la investigación se aplico en primer
lugar la auditoria de lo procedimientos que se encuentran dentro
de la unidad. Se empleo la
técnica de observación directa para visualizar la
situación existente. Seguidamente se realizo una
valuación de lo procedimientos. Luego de los pasos
anteriores, se logro dichos procedimientos y como ultimo paso, se
analizaron tanto los procedimientos como también la
información recabada a través de la técnica
empleada. Los autores de la presente investigación llegan
a la conclusión, que la unidad de transporte requiere para
optar medidas y procedimientos de control que le permitan mejorar
y agilizar todos los términos administrativos aplicados
dentro de los mismos, la necesidad de proponer el diseño
de un sistema de control administrativo para que pueda ser
establecido y garantice de que las medidas de control
serán aplicadas en todas las funciones durante su
ejercicio y después de desarrollarlo, de manera que
actué a tiempo para prevenir y corregir la fallas que
puedan surgir y así facilitar el logro de los objetivos y
meritos previstos a alcanzar. Según los autores de esta
investigación es recomendable hacer necesaria la
aplicación y desarrollo del instrumento del control
administrativo dentro de esta unidad, ejecutado y evaluado por un
profesional especialista en auditoria. Aplicar el sistema en el
menor tiempo posible y por el tiempo que sea necesario. Emplear
todos y cada uno de las medidas y procedimientos establecidos
dentro del sistema. Y por ultimo, recomiendan crear una oficina
de control interno dentro de la unidad de estudio con el
propósito de desarrollar y perfeccionar el sistema de
control administrativo.

Estos estudios establecen una concordancia con la
presente investigación, dado que constituyen aportes
valiosos teóricos y prácticos para la
formulación del estudio. Además, establecen
similitudes con los resultados, ya que constituyen a la
formulación de un modelo operativo viable a solventar un
problema.

Cuadro N° 1. Operacionalización del
Objetivo

Fuente: Durán, Gómez, Montaña
(2004)

Cuadro N° 2. Matriz de Operacionalización
del Instrumento

Fuente: Durán, Gómez, Montaña
(2004)