Gestión de Almacenes

Enviado por pamelamorante

Para la reducción de Costos en
Empresas
Distribuidoras

Protocolo de
investigación
Características de
los almacenes
Marco teórico de
reducción de costos
Almacenes de
distribución
Control de
inventarios

CAPÍTULO
I

PROTOCOLO DE INVESTIGACIÓN

"GESTIÓN DE ALMACENES
PARA LA REDUCCIÓN DE COSTOS EN EMPRESAS
DISTRIBUIDORAS"
TÍTULO
1. La gestión de almacenes para
  empresas que se dedican a producir alimentos, insumos y productos de higiene de consumo masivo, es importante por ser el
  lugar donde se manipula, guarda y conserva antes que
  llegue al cliente.
  El movimiento de productos terminados
  destinados para la alimentación y el consumo cobra
  mayor importancia en un almacén. Ya que cualquier defecto
  en su presentación inmediatamente es
  rechazado.
  Así mismo, en el almacén se detiene a
  realizar un control de las existencias como tenemos:
  cantidad, vencimiento, adecuada rotación,
  clasificación, etc.
  Y por último, el almacenamiento propiamente dicho debe
  ser el as adecuado para realizar una rápida
  identificación y colocación del producto. Contando para ello con los
  medios de almacenamiento más
  modernos.
  Por esta razón resulta importante que el
  almacenamiento, el control y el manejo de tan
  importantes elementos vayan al nivel de la tecnología.
2. PROBLEMÁTICA DEL ESTUDIO
  Sólo, considerando las operaciones de recepción, en l
  actualidad los costos referentes a las descargas son
  S/. 16,500 anuales, dependiendo del tonelaje
  transportado.
  La cantidad recibida de unidades de transporte son de 17 unidades por mes en
  promedio y el tiempo de las operaciones son de 2 – 5
  horas por unidad de transporte como promedio.
  Según la cantidad a transportar, así
  como de la variedad de productos (cajas, latas,
  baldes…) y la distancia a recorrer para el
  almacenamiento, los costos y tiempo de descarga pueden
  variar.
  "La eficiencia de la cantidad transportada
  es mayor cuando las ventas son mayores y el costo de la cantidad a descargar es
  menor".
  La falta de planeación en la cantidad de
  unidades recibidas indica un desbalance con las horas
  trabajadas.
  "Existen días donde hay mas unidades que
  decepcionar y otros con menos unidades".
  "Mientras las ventas crezcan y el inventario disminuya, la eficiencia
  será mayor".
  Otro problema importante es la falta de una adecuada
  ubicación de la mercadería al momento de
  despachar, ocasionando demora hasta inadecuada
  rotación. Esto ocasiona productos vencidos que
  pueden tener valores de S/. 3,000 como promedio por
  mes.
  Entonces, el problema a resolver es reducir o hasta
  eliminar estos costos. Una vez definido el problema,
  podemos preguntarnos:
  ¿Cómo reducir los costos de
  operación en el almacén de productos de
  consumo masivo analizando los factores de tiempo de
  atención, manipulación y
  distancia recorrida del material?
3. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
4. JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO
El presente estudio se justifica por la importancia que
cumple el concepto de
calidad
en la actualidad, pues trasciende el área productiva
y abarca otras áreas como distribución, ventas y
almacén.
El estudio es necesario para mejorar la eficiencia en
sus operaciones, reduciendo sus costos;
beneficiándose el cliente y la
empresa.
PROBLEMÁTICA, DEFINICIÓN DEL PROBLEMA Y
JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO
HIPÓTESIS DEL
TRABAJO

Los motivos por los que se presentan actividades de
almacenamiento inadecuadas son:

El personal
asignado es escaso.
Se realiza una larga manipulación de materiales.
El tiempo empleado en las operaciones no es el
adecuado.
No se utilizan medios físicos de
almacenamiento.
Los costos incurridos en los puntos anteriores hacen que
los precios se
inflen.

1. Reducir los costos de operación de un
  almacén de productos de consumo masivo.
2. OBJETIVO GENERAL
3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
OBJETIVOS

Reducir los tiempos de demora de atención al cliente.
Redistribución de la zona de almacenaje.
Reducir las distancias recorridas por el manipuleo de
productos en almacén.
Disminuir los costos logísticos.
Usar medios físicos de almacenamiento para
realizar las actividades del área.
Mejorar el control de
inventarios.

1. Costo: desde el punto de vista
  económico, la aplicación de la
  Gestión de Almacenes disminuirá los
  costos en inventarios, manipulación de
  inventarios, personal, entre otros.
  Tiempo: con la aplicación de
  Gestión de Almacenes, los tiempos de
  abastecimiento, recepción y entrega
  disminuirán considerablemente, lo que se
  traducirá en reducción de costos, calidad
  y mejora en la atención al cliente.
  Cantidad: la cantidad de materiales y / o
  productos en inventario deberá ser la
  idónea para no incurrir en costos de
  manutención de inventarios o en todo caso de
  obsolescencia de los productos.
2. VARIABLE DEPENDIENTE
3. VARIABLES INDEPENDIENTES
Manipulación De Materiales: Son todos los
tiempos empleados para apilamiento y colocación del
producto. Con la mejora en la manipulación de
inventarios, reducirá los costos de los mismos,
además, el tiempo empleado en minutos para manipular
los materiales se reducirá.
Personal: Personas encargadas que laboran en le
área de almacén, con el número
adecuado de personal encargado de administrar los
inventarios, los costos en inventarios disminuirán,
sobretodo, los tiempos de recepción y entrega de
materiales reducirán.
Tiempo De Operación: Son el tiempo de
operación de las actividades en almacén.
Aplicando la reducción de costos en dichas empresas,
los costos en inventarios disminuirán y los tiempos
de recepción y entrega de materiales
reducirán.
Medios Físicos De Almacenamiento: Son las
paletas, transportes y armarios que se utilizan, aplicando
esta teoría, se usarán los medios
físicos más recomendables por los distintos
productos, los productos no se verán afectados en su
calidad ni vencimiento, por tanto, los costos
disminuirán. Además, encontrándose los
productos en distintos medios de almacenamiento,
será más fácil ubicarlos a la hora de
recepción y entrega, así el tiempo de estas
actividades bajará, provocando aumento en las
utilidades.
ANÁLISIS DE LAS VARIABLES
LIMITACIONES DEL ESTUDIO

El presente estudio servirá para elaborar herramientas
para la toma de
decisiones a la hora de aplicar la gestión de
inventarios, en este sentido sus alcances y limitaciones
estarán dados por la
administración del almacén. Se
requerirá además de al buena disposición
de éstos para la base de
datos fidedignas, estructura
primordial para la certeza del modelo.

Poca información sobre datos de
recepción, almacenamiento y despacho de los
productos.
Difícil acceso a la información de primera
mano.
Difícil manejo de gran variedad de productos del
almacén.
Demanda variables
por cada tipo de producto.

TIEMPO LISTADO DE ACTIVIDADES	SEM 1	SEM 2	SEM 3	SEM 4	SEM 5
Elección y aceptación de la Organización
Obtener información sobre las actividades logísticas (entrevistas y observación).
Detectar las actividades repetitivas y costosas para corregirlas y/o mejorarlas.
Determinar la organización logística.
Determinar la manipulación y transporte de materiales.
Analizar la función de almacenes y la zona misma de almacenaje.
Determinar el inventario y su administración.
Procesar la información obtenida.
Presentación y Sustentación.

Nota:
algunas actividades se realizarán
simultáneamente, por lo que el número de
días podrá estar sujeto a cambios.

CRONOGRAMA DEL ESTUDIO
PRESUPUESTO

Se acordó un presupuesto
de:

Elección y aceptación de la Organización S/. 20.00
Búsqueda de la Información S/.
40.00
Definición de Elementos a Estudiar S/.
35.00
Elaboración del Plan de
Aplicación de la Gestión S/. 75.00

De Almacenes.

Prueba del Plan S/. 25.00
Información de Terceros (internet.
Libros…) S/. 25.00
Pago a Ejecutores del Proyecto S/. 150.00

Otros Gastos
S/. 20.00

S/. 390.00

BIBLIOGRAFÍA

Gerencia Estratégica de Costos – Ing.
Horacio Barreda Tamayo.
Logística Empresarial – Ing. Alfrso Paisano
Constantini.
Dirección y Administración de la Producción y Operaciones – Chase y
Aquilano.
Administración Logística – Armando
Valdez Palacios.
Almacenes, Planeación, Organización y
Control – Alfonso García Cantú.
Enfoque Práctico para la Planeación y
Control de Inventarios – Alfonso García
Cantú.
Investigación de Operaciones – Hamdy
Taha.
Contabilidad para la Gestión de Toma de
Decisiones – Graham Mott.
Manual de Aseguramiento de la Calidad – Folletos
Varios.
Distribución Comercial.

CAPÍTULO
II

CARACTERÍSTICAS DE LOS
ALMACENES

Entre los elementos que forman la estructura del
sistema
logístico, en las empresas industriales o
comerciales, el almacén es una de las funciones
que actúa en las dos etapas del flujo de materiales,
el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una de las
actividades importantes para el funcionamiento de al
empresa;
sin embargo, muchas veces fue olvidada por
considerársele como la bodega o depósito
donde se guardaban los materiales que producción o
ventas requería.
Su dependencia de los elementos mencionados, se
basaba en la necesidad de contar con los materiales y pro
eso se destinaba a trabajar en él personal de
confianza de los dirigentes.
ALMACÉN
El almacén es una unidad de servicio
en la estructura orgánica y funcional de una
empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y
productos.
FUNCIÓN DE ALMACENES Y SU
ORGANIZACIÓN
FUNCIONES DEL ALMACÉN

La manera de organizar u administrar el departamento
de almacenes depende de varios factores tales como el
tamaño y el plano de organización de la empresa,
el grado de descentralización deseado, a variedad de
productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y
facilidades de manufactura
y de al programación de la producción. Sin
embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las
siguientes funciones son comunes a todo tipo de
almacenes:

Recepción de Materiales
Registro de entradas y salidas del
Almacén.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de
almacén.
Despacho de materiales.
Coordinación del almacén con los
departamentos de control de inventarios y contabilidad.

PRINCIPIOS BÁSICOS DEL
ALMACÉN

El almacén es un lugar especialmente
estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar
los bienes de
activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos
para al administración, la producción o al
venta de
artículos o mercancías.

Todo almacén puede considerarse redituable para
un negocio según el apoyo que preste a las funciones
productoras de utilidades: producción y
ventas.

Es importante hacer hincapié en que lo
almacenado debe tener un movimiento rápido de entrad y
salida, o sea una rápida rotación.

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos
es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle
valor,
razón por la cual se debe conservar el mínimo de
existencias con el mínimo de riesgo de
faltantes y al menor costo posible de
operación.

Los siguientes principios son
básicos para todo tipo de almacén:

La custodia fiel y eficiente de los materiales o
productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en
cada almacén.
El personal de cada almacén debe ser
asignado a funciones especializadas de recepción,
almacenamiento, registro,
revisión, despacho y ayuda en el control de
inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de
entrada y otra de salida (ambas con su debido
control).
Hay que llevar un registro al día de todas
las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y
contabilidad todos los movimientos del almacén
(entradas y salidas) y a programación de y control de
producción sobre las existencias.
Se debe asignar una identificación a cada
producto y unificarla por el nombre común y conocido
de compras,
control de inventario y producción.
La identificación debe estar
codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar
según su clasificación e identificación
en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
ubicación. Esta misma localización debe
marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
Los inventarios físicos deben hacerse
únicamente pro personal ajeno al
almacén.
Toda operación de entrada o salida del
almacén requiriere documentación autorizada según
sistemas
existentes.
La entrada al almacén debe estar prohibida a
toda persona que no esté asignada a él, y
estará restringida al personal autorizado por la
gerencia o
departamento de control de inventarios.
La disposición del almacén
deberá ser lo más flexible posible para
poder
realizar modificaciones pertinentes con mínima
inversión.
Los materiales almacenados deberá ser
fáciles de ubicar.
La disposición del almacén
deberá facilitar el control de los
materiales.
El área ocupada por los pasillos respecto de
la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser
tan pequeña como lo permitan las condiciones de
operación.

TIPOS DE ALMACÉN

El almacén puede ser una empresa manufacturera,
distribuidora, o una tienda de productos de consumo.

Los almacenes se pueden diferenciar
según:

Los almacenes pueden estar centralizados o
descentralizados. Se da el primer caso cuando del
establecimiento (fábrica) reúne en su propia
sede todos los almacenes, mientras que se presenta el
segundo caso cuando hay sectores del almacén
situados en otros lugares.
En cuanto a la conformación interna, los
almacenes pueden estar constituidos por locales
únicos o por una serie de locales separados o
secciones comunicadas. La disponibilidad de un local
único obliga a tener reunidos todos los materiales,
por lo que su control se hace más difícil,
especialmente si tal local resulta muy grande y contiene
columnas o estanterías que dificultan la
visibilidad.
Organización:
Desde el punto de vista del movimiento de los
materiales podemos distinguir almacenes con transporte
mecanizado (fijo, semi-fijo, móviles) mas o menos
elevado y almacenes sin mecanización.
Movimiento de Material
El Techo

Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin
necesidad alguna de protección y para los cuales no
hay duda alguna sobre su resistencia a las inclemencias del
tiempo.
Los que pueden estar a la intemperie con la
condición de que la estancia sea durante corto tiempo,
y bajo particulares sistemas de
protección.
Los que tienen que ser puestos a cubierto (y
aquí se distinguen aún en condiciones de
conservación.)

Según las Operaciones

Para el ejercicio racional del almacenaje, existen en
general, locales para las siguientes exigencias:

Recepción de los materiales, los cuales
pueden ser a su vez distribuidos en locales de llegada y
estancia eventual ( a veces incluso bajo la responsabilidad
del suministrador), en espera de ser registrados
contablemente e ingresados en el propio local de
recepción donde tienen lugar las operaciones de
desembalaje y control (numérico y de
control)
Espera de las mercancías, antes de la
conformidad de la verificación.
Desembalaje de los productos, hay casos en que es
conveniente destinar locales separados a tal
exigencia.
Almacenamiento propiamente dicho.

Tipo de Material

La mercancía que resguarda, custodia, controla
y abastece un almacén puede ser la siguiente:

Almacén de Materia
Prima y Partes Componentes:

Este almacén tiene como función
principal el abastecimiento oportuno de materias primas o
partes componentes a los departamentos de
producción.

Almacén de Materias
Auxiliares:

Los materiales auxiliares o también llamados
indirectos son todos aquellos que no son componentes de un
producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo.
Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible,
etiquetas, envases, etc.

Almacén de Productos en Proceso:

Si los materiales en proceso o artículos
semi-terminados son guardados bajo custodia y control,
intencionalmente previstos por la programación, se puede
decir que están en un almacén de materiales en
proceso.

Almacén de Productos
Terminados:

El almacén de productos terminados presta
servicio al departamento de ventas guardando y controlando las
existencias hasta el momento de despachar los productos a los
clientes.

Almacén de Herramientas:

Un almacén de herramientas y equipo, bajo la
custodia de un encargado especializado para el control de esas
herramientas, equipo y útiles que se prestan a los
distintos departamentos y operarios de producción o de
mantenimiento. Cabe mencionar: brocas,
machuelos, piezas de esmeril, etc.

Almacén de Materiales de
Desperdicio:

Los productos partes o materiales rechazados por el
departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o
reparación, deben tener un control separado; este queda
por lo general, bajo el cuidado del departamento
mismo.

Almacén de Materiales
Obsoletos:

Los materiales obsoletos son los que han sido
descontinuados en la programación de la
producción por falta de ventas, por deterioro, por
descomposición o por haberse vencido el plazo de
caducidad. La razón de tener un almacén especial
para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no
deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de
consumo actual.

Almacén de Devoluciones:

Aquí llegan las devoluciones de los clientes,
en el se separan y clasifican los productos para reproceso,
desperdicio y/o entrada a almacén.

LAS ÀREAS DEL
ALMACÉN

Normalmente una planta manufacturera o una empresa
comercializadora debe tener tres áreas en el
almacén, como base de su planeación:

Recepción.
Almacenamiento.
Entrega.

El tamaño y distribución de estas tres
áreas depende del volumen de
operaciones y de la organización de cada empresa en lo
particular. Estas pueden estar completamente separadas e
independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo
local.

Área de Recepción:

El flujo rápido del material que entra, para
que esté libre de toda congestión o demora,
requiere de la correcta planeación del área de
recepción y de su óptima
utilización.

Las condiciones que impiden el flujo rápido
son:

Espacio de Maniobra Restringido o
Inadecuado.
Medios de Manejo de
Materiales Deficiente.
Demoras en la Inspección y
Documentación de Entrada.

El espacio necesario para el área de
recepción depende del volumen máximo de
mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia
en ella.

El tiempo de permanencia de las mercancías en
el área de recepción debe ser lo más corta
posible, pues el espacio y el costo de operación depende
de la fluidez con que estas se pasan del vehículo del
proveedor al almacén.

Todo estancamiento innecesario eleva el costo del
producto.

Área de Almacenamiento:

En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que
se requiere para cumplir con las finalidades del
almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que
forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es
indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda
actuar organizadamente, sin inconvenientes ni
tropiezos.

Características de la Zona de
Almacenamiento:

El estudio que se haga para elegir una zona de
almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que
realizarse en función de tres factores:

Entidad a la cual se va servir.
El espacio de que se dispone.
Los artículos que en él se van a
guardar.

Para determinar en relación a ellos, las
características que debe reunir.

Principios Básicos en el Área de
Almacenamiento:

Primera entrada, primera salida para evitar que los
artículos permanezcan mucho tiempo en almacén
sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas
condenan a las existencias antiguas a continuar en
almacén mientras las nuevas son
despachadas.
Colocar los artículos de mayor demanda
más al alcance de las puertas de recepción y
entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.
Reducir las distancias que recorren los
artículos así como el personal. Esta es una
manera de reducir los costos de la mano de obra.
Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se
mueve una mercancía hay una ocasión más
para estropearla.
Prohibir la entrada al área del
almacén a personal extraño a el. Solo se
permitirá ingreso al personal autorizado.
Controlar las salidas de mercancía del
área de almacenamiento a través de
documentación adecuada.
Llevar registros de
existencias al día.
Eliminar el papeleo superfluo.
Reducir el desperdicio de espacio, diseñando
la estantería con divisiones a la medida de lo que se
almacena.
El área ocupada por los pasillos respecto a
la totalidad del área de almacenamiento, debe
representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las
condiciones de operación.
El pasillo principal debe recorrer a lo largo del
almacén. Los transversales perpendiculares al
principal, deben permitir el fácil acceso a los
casilleros, bastidores o pilas
independientes de artículos.
El punto de recepción debe estar ubicado en
el extremo del pasillo principal y el punto de
distribución en el opuesto.

Si el espacio es muy limitado o crítico por el
crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo
siguiente:

Una mejor ubicación de los medios de
almacenamiento: estantes, tarimas, etc.
Un nuevo diseño de estantería, de tipo
flexible, que aproveche mejor el espacio
existente.
Una distribución y colocación de la
mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema
de almacenamiento diversificado.
Un aprovechamiento del espacio cúbico con el
diseño de entre pisos o estantería de varios
niveles sobrepuestos.
Reducción de pasillos con la
utilización de sistemas de estanterías movibles
o en bloques.
Eliminación del almacenamiento de cosas
obsoletas o extrañas al almacén.
Reducción de existencias por medio de los
sistemas y fórmulas en el estudio de control de
inventarios.

Área de Entrega:

La mercancía que ha sido tomada del área
de almacenamiento y llevada al área de entrega
debe:

Ser trasladada con el medio mecánico
más adecuado.
Ser acompañada de un documento de salida,
una nota de remisión o una factura.
Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el
cotejo de la mercancía con el documento de
salida.

Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa
disponibilidad de locales, o el hecho de que estos sean
poco racionales o inadecuados a las exigencias de la
empresa.
Para los almacenes de productos terminados y de
materiales son igualmente válidas análogas
consideraciones.
PROBLEMAS EN LOS ALMACENES
El llenado excesivo de los locales puede causar
daño a los materiales y aumentar la
eventualidad de reclamos y devoluciones por parte de los
clientes. Puede hacer difícil la rotación de
los materiales, favoreciendo la acumulación de
mercancías superadas y de difícil venta.
Puede también ser inoportuna la atención de
los pedidos, lo creará dificultades a la
organización de las ventas.
El Espacio y el Personal es insuficiente.
Muchas veces se deja que se vaya acumulando
trabajo con el fin de liquidarlo en un momento determinado;
la plantilla del personal se dispone en función de
estas necesidades extremas, con lo cual lo único que
se consigue es que en los momentos de menos trabajo se
produzca una situación de bajo rendimiento que
ocasiona costos y gastos perfectamente
evitables.
El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento.
Con demasiada frecuencia hay que recorrer
trayectos y pasillos trazados sin obedecer ningún
tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los
pedidos recogiendo de manera memorista o según el
parecer del operario. Así se originan trayectos
largo se inútiles además de la necesidad de
mayor tiempo de aprendizaje
para acostumbrarse a esta carencia
sistemática.
El Almacén está mal localizado o existe
una mala distribución.
En el almacén se espera demasiado tiempo,
se espera pro ejemplo con los documentos relacionados con los pedidos y
que tiene que venir de las oficinas, esperan los medios de
transporte, la carga y entrega de los productos
solicitados. Estos tiempos prueban una mala
organización.
Deficiente colocación de la
mercadería que dificulta la localización
rápida para acomodar y/o surtir la
demanda.
Equipo de Almacenamiento Inadecuado,
obsoleto o en mal estado.
Equipo de Manejo de Materiales
Insuficiente o Inadecuado.

CAPÍTULO
III

MARCO TEÓRICO DE REDUCCIÓN DE
COSTOS

En términos generales, existen dos tipos
principales de contabilidad que normalmente, son conocidas
como "Contabilidad
Financiera" y "Contabilidad de Gestión", que
además abarcan el cálculo de costos.
La Contabilidad Financiera se concentra en el
registro de todas las transacciones financieras, de todos
los cobros y pagos de tesorería y del seguimiento de
los dineros adeudados. Todo ello culmina con la
elaboración de estados
financieros globales tales como los Estados de
Ganancias y Pérdidas, el Balance de
Situación, Valor Añadido y los
Orígenes y Aplicaciones de los Fondos. Estos estados
son globales en el sentido en que se refieren tanto a la
empresa en su totalidad como a algunas áreas
autónomas dentro de ella.
La Contabilidad de Gestión y el Cálculo
de Costes sin embargo, conciernen en un análisis más detallado de los
costos e ingresos
que figuran en los estados de Ganancias y Pérdidas.
Este análisis detallado se utiliza para facilitar
las funciones de planificación, de control y de toma
de decisiones de los directivos respecto a los recursos, los departamentos, productos y
actividades.
Los costos logísticos pertenecen a la
Contabilidad de Gestión, pues la toma de decisiones
debe ser a través de los costos operativos propios
del área y no por los costos históricos y
financieros de la empresa.
1. 1. Un "costo" es cualquier gasto que puede ser
    atribuido a un ítem o actividad particular y
    que puede estar relacionado con acontecimientos del
    pasado o con actividades presupuestadas.
    Una "unidad de costo" es un producto o servicio
    al cual se pueden cargar costes. El término
    no se restringe sólo al producto o servicio
    final suministrado a los clientes, sino que incluye
    también a los productos y servicios intermedios transferidos
    internamente en la empresa.
    Un "centro de costo", por otro lado, no es una
    unidad de output (salida) sino una
    localización física en una
    organización, a saber un departamento o
    sección, o incluso una pieza de equipo.
    Estas localizaciones se identifican por tener un
    único número en el sistema de
    codificación.
    Los centros de costos y las unidades de costo, a
    veces se asemejan en que los costos en los centros
    de costo son todos cargados, de algún modo,
    a las unidades de costo a efectos de control, la
    fijación de precios y la toma de
    decisiones.
  2. UNIDADES DE COSTO Y CENTRO DE COSTO
  3. CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS
2. GESTIÓN DE COSTOS
3. De acuerdo a la Función
  Administrativa:
DFDSGINTRODUCCIÓN

Costos de Producción: son aquellos costos
que asociados con la actividad de fabricación, se
relacionan con la producción de un
artículo.
Costos de Distribución y Ventas: son los
que se incurren en el área que se encarga de llevar el
producto desde la empresa hasta el último consumidor, citamos por ejemplo la publicidad, el transporte, las comisiones,
etc.
Costos de Administración: son los que se
originan en el área administrativa como son por
ejemplo los sueldos del gerente,
personal de oficina,
etc.
Costos Financieros: se relacionan con la
obtención de fondos para la operación de la
empresa, tenemos por ejemplo el costo de intereses que la
empresa paga pro préstamos, costos de
otorgación de créditos a los clientes, etc.

De acuerdo con el Grado de Medida:

Costo Total: es el valor de los bienes y servicios
consumidos para fabricar un conjunto de unidades de
productos.
Costo Unitario: el es valor de los bienes y
servicios consumidos para fabricar una unidad de producto.
Este costo es obtenido dividiendo el costo total de
artículos manufacturados entre el número de
unidades producidas. Los costos unitarios facilitan el
cálculo del inventario y el costo de productos
vendidos.

De acuerdo con su Facultad de
Atribución:

Costos Directos: son aquellos que se pueden
atribuir directamente al producto, la mano de obra pro
ejemplo.
Costos Indirectos: son aquellos que prestan
algún grado de dificultad para atribuir directamente
en el producto, el salario de
los supervisores, alquileres, por ejemplo.

De acuerdo con su comportamiento con el Nivel de
Actividad:

Costos Variables: son aquellos en los cuales el
costo total cambia en proporción directa a los cambios
en el volumen de producción, mientras que el costo
unitario permanece constante. Tenemos por ejemplo la materia
prima, las comisiones de venta, etc.
Costos Fijos: son aquellos en los cales se
mantiene fija la cantidad asignada de dinero sea
cual sea la cantidad producida. Por ejemplo tenemos los
alquileres, los salarios
administrativos, etc.
Costos Mixtos: estos costos contienen
características de ambos componentes.

De acuerdo con el Tipo de Costo Incurrido:

Costos Desembolsables: son aquellos que implican
una salida de efectivo, dichos costos se convertirán
las tarde en costos históricos. (la mano de
obra).
Costos de Oportunidad: son aquellos que se
originan al tomar una determinada decisión para
adecuarse a una alternativa abandonando los beneficios de
otras opciones, por ejemplo cuando consideramos la
decisión de producir más unidades o adquirir
maquinaria para reducir costos en un determinado
porcentaje.

A continuación se describen los diferentes tipos
de costos que guardan relación con las actividades
logísticas y que deben ser conocidos por los
ejecutivos del área para poder analizarlos,
controlarlos y evaluarlos en pro de una mejor
administración de aquellos insumos, materiales que
maneja el área de logística.
ELEMENTOS DEL COSTO LOGÍSTICO
Costo Unitario: se refiere al precio
de compra, más los gastos relacionados con los
fletes, aduanas,
transporte a destino, etc, en los materiales importados con
que se abastece a producción o ventas. En el caso de
los materiales nacionales, se considera como un costo
unitario al precio de los artículos puestos en los
almacenes de la empresa.
Gastos de Ordenar: es la suma de todos los gastos
efectuados desde la preparación de la
requisición hasta la emisión de la orden de
compra y su envío al proveedor.
Gastos de Seguimiento: corresponde a la suma de
todos los gastos efectuados para lograr que el proveedor
cumpla con remitir la mercadería oportunamente en la
fecha ofrecida.
Costo de Renovación: también llamado
precio de adquisición. Es la suma de todos los
gastos inherentes al abastecimiento de materiales en un
lapso determinado (un año normalmente) dividido
entre el número de órdenes de compra emitidos
en el mismo periodo de tiempo. Los gastos que se
efectúan para la renovación de las
existencias o para su adquisición se pueden
clasificar en:
Costo de Capital: corresponden a este
rubro los intereses sobre el capital
invertido en las existencias. El
dinero produce intereses y cuando no se tiene cuesta
conseguirlo. Los inventarios forman gran parte del capital de
trabajo de una empresa, que la transformarse en
materiales no produce intereses mientras no tiene
movimiento. Es como mantener dinero ocioso que al estar
convertido en materiales no puede invertirse en otras
actividades productivas.
Por este motivo, muchas empresas se encuentran faltas
de liquidez pero con enormes cantidades de stocks.
Costo de Seguros: tenr materiales implica el
riesgo de perderlos por robo, incendio, deterioro, etc, y
por ello las empresas aseguran sus existencias; el valor de
la prima del seguro que
toma la empresa es un gasto que corresponde al costo de
poseer materiales en almacenes y que generalmente es fijado
como un porcentaje sobre el valor promedio del
inventario.
Costo de Almacenamiento: tener materiales en los
almacenes exige cuidarlos, ubicándolos en un
determinado espacio y mantenerlos para evitar su deterioro,
así como controlarlos para eliminar los
desperdicios, la obsolescencia y la acumulación de
materiales sin movimiento. Esto origina horas hombre
para el control y cuidado de todos y cada uno de los
artículos almacenados, que lógicamente, es
mayor cuanto mayor es el volumen y la variedad de los
materiales con que cuenta la empresa.
Costos de Posesión o Almacenaje:
contar con las existencia cuesta a la empresa una fuerte
cantidad de dinero en las diversas actividades relacionadas
con el mantenimiento y el control de los materiales que
almacena, por ello es que a mayor cantidad almacenada es
mayor el costo anual de poseer materiales. Estos costos se
expresan como un porcentaje del promedio anual del valor del
inventario, en el cual se consideran gastos de caja y costos
intangibles pero reales en que se incurren por tener
existencias, los costos de posesión se clasifican
en:
Costo de faltantes o rotura de stock: la
no existencia de un artículo o materia prima necesaria
par ala empresa, cuando esta lo necesita, tiene un costo que
en algunos casos llega a ser de consideración, por
cuanto la falta de este material puede interrumpir las
operaciones de la industria,
generando mano de obra y equipo ociosa, elevando el costo de
fabricación o a veces realizar compras de
"último momento" a un mayor precio que el que pudo
obtenerse de haber tenido existencias en almacén.
OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE COSTOS

La gestión de costos proporciona información
para la gerencia, entre los objetivos a cumplir se
encuentran:

Determinar los costos para precios de valorización
de inventarios y mediar las utilidades.
Determinar el costo de
producción, costo de productos fabricados y costo
de productos vendidos.
Determinar el valor de los inventarios iniciales y
finales de las materias primas, los productos en proceso y
los productos acabados.
Ofrecer información a la gerencia para el planeamiento
y control sistemático de las operaciones y actividades
de rutina de la empresa.
Análisis del comportamiento de costo.
Determinación del punto de
equilibrio.
Determinación del volumen de
producción.
Determinación del precio.
Evaluación del desempeño.

GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTO

Es una perspectiva a largo plazo, para reducir los costos de
un producto. Reducir costos en el presente para desarrollar en
el futuro comprende:

Análisis Financiero.
Análisis de la Cadena de
Valor.
Posicionamiento Estratégico.
Análisis de Direccionadores de Costo.

REDUCCIÓN DE COSTOS

Durante más de una década se ha hecho
hincapié en la reducción de costos, esta, se
impulsa por varios factores:

Es necesario reducir los costos por unidad a fin de ser
competitivo tanto en el mercado
interno, frente a las importaciones, como en el mercado
exterior.
El personal es muy costoso.
En épocas de recesión, hay escasas
perspectivas de crecimiento del mercado, por lo que se hace
hincapié en las ganancias mejorando los resultados
contables mediante la reducción de costos.

La reducción de costos siempre resulta atractiva para
la administración, en general, es un área de
escaso riesgo y el costo ahorrado se traduce en un aumento
inmediato de las ganancias que los ingresos provenientes de
nuevos negocios.

En todos los negocios se busca la forma de reducir costos.
Si en el proceso de producción se reduce el espesor de
una lámina de acero de 25
cm a 5 cm, los costos de mano de obra se reducirían a la
mitad y la energía en un 30%.

Las organizaciones
engordan gracias a los buenos tiempos, por lo que la
reducción de costos produce, al principio, grandes
beneficios. Pero los beneficios disminuyen mas y mas a medida
que se eliminan esta gordura fácil Los beneficios
competitivos de la reducción de costos aparecen temprano
si sus principales competidores reducen sus costos lentamente,
pero tan pronto como estos comiencen a mantener el ritmo
desaparecerá la ventaja competitiva. En consecuencia, la
reducción de costos como ejercicio periódico y el control de costos como
actitud
permanente darán buenos resultados inmediatos, pero los
beneficios no serán continuos. La estrategia no
es suficiente.

La reducción de costos tiene el mismo peligro que la
eficiencia, existe el riesgo de olvidar el futuro y reducir
tanto lso costos que se ponga en peligro el futuro desarrollo.
Algunas actividades no se pueden justificar con juicio en el
presente, sino que necesitan una potencial
redistribución en el futuro. Si se abandonan tales
actividades, el balance mejra momentáneamente, pero no
hay nada que alimente el futuro. Se postergan los proyectos sino
pueden justificar inmediatamente sus costos. Por ejemplo la
adquisición de un montacargas.

Esta permanente actitud de conciencia
de los costos puede conducir con facilidad a una peligrosa
mezquindad.

No se trata solo de optar por renunciar al beneficio sino
justifica el costo. Se trata de hallar maneras de obtener el
mismo beneficio a menor costo.

¿Qué es mejor: controlar los costos en todo
momento o realizar ejercicios periódicos de
reducción de costos? La respuesta es sencilla, debemos
optar por ambas cosas.

La respuesta real depende de la naturaleza
de la empresa. Si se necesita escaso riesgo, sería
preferible un estricto control de costos a fin de evitar su
desviación. Pero si la empresa sí exige riesgos
puede ser conveniente los ejercicios periódicos de
reducción de costos, ya que el control de costos
podría inhibir nuevos riesgos.

SISTEMAS Y TÉCNICAS PARA REDUCIR
COSTOS

ACTITUD D EMEJORAR LOS COSTOS:
PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO DE COSTOS:
EVITAR COSTOS:
REDUCCIÓN DE COSTOS:
CONTROL DE COSTOS:

Costos Estandarizados: se establecen
estándares para controlar los costos de las
actividades.
Control Presupuestal: implica que cada parte de la
organización prepare su presupuesto de ingreso y/o
gastos para el siguiente periodo.
Control de Pérdidas: implementar procedimientos precautorios que incluyan
auditorías y sistemas de
control de inventarios. Para minimizar el robo y
extravío de bienes, materiales, herramientas, tiempo
de trabajo, llamadas telefónicas, dinero, etc,
cometidos por el personal interno, de servicios, o externo a
la organización.

EFECTIVIDAD DE COSTOS: un gasto que genere un
ahorro.

Inversiones de Capital: considerar alternativas
que generen cambios estructurales en el proceso de
producción y que a mediano y largo plazo produce
beneficios económicos.
Análisis de Costo Beneficio: evalúa
oportunidades de inversión potenciales para establecer
prioridades entre ellas.
Informática, Mecanización y Automatización: de ser necesario
para reducir los costos después de su
aplicación.

CAPITULO IV

ALMACENES DE DISTRIBUCION

El almacén es responsable de guardar los
materiales, conservándolos en condiciones optimas
para su utilización. Existen almacenes de materias
primas, artículos en proceso y productos terminados;
así como almacenes externos ubicados en otras
áreas, incluyendo también los almacenes de
las empresas distribuidoras.
Se consideran como elemento del sistema logístico
a todos los tipos de almacenes, esté considera al
almacén como un elemento que actúa en las dos
etapas del flujo de materiales y este comprende: desde su
origen o fuente (Abastecimiento), hasta la entrega del
ultimo usuario (Distribución), constituyendo una de
las actividades importantes para el funcionamiento de fa
empresa.
La función de almacenaje es compleja y es por
ello que debe ser estudiada analíticamente. La
dirección de la empresa tiene que
examinar el problema del almacenaje según dos
aspectos esenciales.
INTRODUCCION
El que se refiere a su estructuración, lo que se
refiere a fijar su emplazamiento, sus dependencias, e
identificar las exigencias de coordinación con los distintos
sectores de la empresa.
Nosotros nos fijaremos en el segundo punto por ser el
área donde podremos realizar aportes y poder tomar
decisiones; lo que no se podría hacer respecto al
primero que determina la ubicación y la
jerarquía que corresponde a la empresa en
general.
La finalidad del presente capitulo es mostrar cada una
de las actividades que se realizan para el almacenamiento
de productos terminados, teniendo en cuenta especialmente
que se almacenan productos alimenticios.
El que atañe a la organización de su
funcionamiento, que se centra en la fijación de las
normas
practicas para la marcha del almacén.
1. En la organización es muy importante la
  identificación de la misión del almacén.
  El área de distribución tiene la
  misión siguiente para todos sus almacenes:
  "Complacer a nuestros clientes
  con productos y servicios de excelente calidad en
  tiempo oportuno y a un bajo costo".
2. MISION
3. ACTIVIDADES
ORGANIZACIÓN

En la organización de la empresa tiene que
observarse el reparto de las actividades en funciones,
designando estas a los correspondientes órganos.
También se puede confiar, varias actividades a la misma
persona; en el caso que la empresa sea de condiciones
limitadas.

Las actividades que realiza almacenes son:

Recepción de artículos.
Estiba de artículos
Inspección de artículos
Ubicación de artículos
Manipulación de artículos
Despacho de mercadería
Control de inventarios
Mantenimiento de almacén

Todas estas actividades están a cargo del jefe de
almacén quien verifica que los obreros o estibadores
realicen correctamente su trabajo.

FUNCIONES DEL PERSONAL

a) Jefe de Almacén: Se encarga de

Controlar el manipuleo, transporte de materiales.
Controlar el ingreso y salida de productos al
almacén
Controlar la rotación de los productos con mayor
vencimiento
Contratar los servicios de transporte para despacho.
Controlar la labor del personal de almacén

b) Despachador

Apoyar al jefe del almacén en la labor de despacho
y recepción.
Controlar las cantidades y calidades de los
productos.

c) Estibadores

Despachar los productos a los distribuidores
Manipular los productos que ingresan y salen del
almacén
Recepción de los productos y luego ubicarlos en su
lugar de almacenamiento.
Realizar el mantenimiento y limpieza del
almacén.

d) Personal de vigilancia

Controlar el ingreso de personas al almacén
Vigilar el ingreso de las unidades al almacén

La organización del almacén debe ser
armonizada con el sector productivo y comercial ,
adecuándose a sus respectivas exigencias,
especialmente con ventas.

Así la variedad de artículos y las
promociones con ofertas que realiza ventas; hace que se
realice un control de inventarios mayor. Tenemos un total
de 24 productos y 519 items.

TABLA N° 4.1

VARIEDAD DE PRODUCTOS EN
ALMACEN

PRODUCTOS	ÍTEMS	PRODUCTOS	ÍTEMS
Tomates	4	Basic nutritional	5
Mayonesa	14	Cooking ingredients	11
Mostaza	1	Other beverages( Ade's)	9
Dry soups	6	Aceites	12
Flavored carbohidrates	3	Margarina	31
Manteca	2	productos higiénicos	13
Bebidas filtrantes	47	Jabón de lavar	11
Detergente	40	Jabón de tocador	46
Cremas corporales	8	Dentrificos	41
Champúes	92	Talco	4
Reacondicionador	19	Desodorante	70
Cremas humectantes	21	Cremas limpiadoras	9

Fuente: Reporte de Saldos de
Almacén

Los almacenes regionales conocen cual es la cuota que
se tiene que cumplir en ventas, y cuenta con los
artículos que requiere. Cada mes el objetivo
mensual varia de acuerdo a la demanda, ver anexo al final
el objetivo mensual de cada producto.

Durante la recepción se mantiene en comunicación con Lima, a
través del teléfono o correo
electrónico. Se conoce de la fecha de llegada
del transportista, que en algunos casos no se cumple por
demora del transportista, ver como anexo al final.

Durante el despacho existen ocasiones que por la
falta de coordinación entre administración
ocasiona una demora el la emisión de las facturas de
venta, habiendo casos que el camión cargado tiene
que espera.

MEDIOS Y MATERIALES

Los medios y materiales son los que ayudan al personal a
cumplir con sus funciones (recepción almacenamiento
y despacho). Se consideran los locales, las
estanterías, los medios de transporte interno y
equipo de almacenaje.

El almacén propiamente dicho es de forma
rectangular, techado de concreto
y calaminas, con paredes de sillar, se detallara en el
punto 4.3 "Análisis de la zona de almacenaje".

Los estantes son de madera
del tipo abierto, se encuentran en el modulo 7. Los
estantes se usan para productos de poco peso y
pequeñas dimensiones. En los demás
módulos se usan parihuelas o palets para guardar los
productos.

El palet o parihuela es un dispositivo móvil
constituido por dos pisos unidos entre si, cuya altura esta
reducida al mínimo y compatible con la
manipulación por medio de carretillas elevadoras con
horquillas.

El uso de parihuelas debe ser obligatorio, por razones
técnicas, Los palets o parihuelas
debe reunir las condiciones adecuadas para que puedan ser
utilizadas con seguridad para el producto.

La parihuela debe tener la siguientes medidas:

Largo: 1.20 mt.

Ancho: 1.10 mt

Espesor:0.15 mt

En el almacén se cuenta con 913 parihuelas pero
con dimensiones diferentes, desgastadas y astilladas por el
uso.

Los transportes internos son cinco carretas de 4 ruedas
y dos carretillas de 2 ruedas de jebe; para realizar
desplazamientos para transportar materiales en cajas y de
poco peso.

Existe una carretilla hidráulica para levantar
las parihuelas o palets y hacer desplazamientos, carga
bolsas, baldes, latas es decir para materiales pesados.

TABLA N° 4.2

TIPO Y PESO DE CARRETAS

Para ver el gráfico
seleccione la opción "Descargar" del menú
superior

Fuente: Elaboración
Propia

El equipo de almacenaje que se cuenta además
son: escalera movible, mantas térmicas, cartones,
bolsas, etc.

COORDINACIÓN
DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

A. RECEPCIÓN DEL PRODUCTO

Se recibe productos terminados procedente de fabricas y
almacenes, estos se recepcionan en forma apilada en el
camión de transporte.
Los estibadores preparan los medios de trasporte para
empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de
productos.
El responsable de ingreso al almacén verifica que
la documentación este conforme para autorizar el
ingreso de los productos.
El jefe de almacén verificara la disponibilidad de
espacio en módulos y designara la zona donde se
depositan los productos, de acuerdo a las áreas
demarcadas para cada línea de producto.
Los productos procedentes de planta y almacenes ,vienen
estibados con separadores de cartón entre "cama" y
"cama". Y algunos cubiertos con mantas térmicas. La
manipulación de los productos se realiza según
Anexo A.

B. DESCARGA

La descarga se realiza con 4 operarios. La descarga
empieza con uno alcanzando los productos y los otros dos
apilando.
Durante la descarga se inspecciona visualmente el
producto para seleccionar los que estuvieran defectuosos,
indicando brevemente el tipo de defecto juego se
procede a su selección y recuperación ver
(Anexo B).
La documentación correspondiente para verificar
las cantidades es a través de la Guía de
Remisión para el caso de transferencia de plantas o
almacenes.
Los diversos tipos de transporte, hacen que en ocasiones
se empiece descargando a veces por el centro y no por la
plataforma de descarga. E incluso algunos productos se lanzan
por encima del camión debido a que si se abre la
puerta los productos se caerían.
No existe el espacio adecuado entre la orilla del
camión y las cargas estibadas para evitar que inicie
la descarga pisando los productos.
Luego de finalizada la descarga el jefe del
almacén ingresa al sistema con el numero de documento
interno y hace el parte de recepción y se coteja con
la guía de remisión y se archiva. En caso de
haber diferencias debe anotar la observación
respectiva en la guía e informar al jefe
administrativo y el responsable del envió.

C. ESTIBA

Conforme se va descargando el producto este se debe
apilar en las paletas o parihuelas, cuidando que no exceda la
altura máxima determinada en el Patrón de
estiba de productos terminados (Anexo C ). Asimismo, se debe
seguir las instrucciones, respecto al sentido de apilamiento
de las mismas.
Si son pesados(aceites) y en mayor cantidad(margarinas)
los productos se colocan de frente en la paleta, si son
ligeros y poca cantidad( productos de limpieza) se apilan en
los transportes; y se llevan a su lugar.
Los estibadores aseguran que la primera "cama" este bien
colocada sobre la parihuela o transporte, cuidando que los
productos no sobresalgan de las orillas de la palet .
Terminada la estiba, previa verificación de las
disponibilidad de espacio y designación del
área dentro de los módulos donde se depositan
los productos, los encargados del transporte (estibadores)
procederán al traslado de la mercadería desde
la zona de recepción hasta la zona de almacenaje.

D. ALMACENAMIENTO

Los productos almacenados se encuentran distribuidos por
línea de producto en módulos de acuerdo al
Plano de Distribución en:

Modulo 1: Aceites en balde y lata

Modulo 2: Aceites en caja y manteca

Modulo 3: Margarinas y otros

Modulo 4: Bebidas filtrantes y otros

Modulo 5: Detergente y jabón de lavar

Modulo 6: Champúes y jabones de tocador

Modulo 7: Desodorantes

Modulo 8: Productos de desecho

Durante el almacenamiento, el principal factor que se
considera es la rotación de los productos. Los
productos de mayor rotación se almacenan cerca de la
salida de los módulos. Incluso los productos con fecha
de vencimiento reciente se ponen cerca de la vista y los de
mayor vencimiento atrás.
La rotación de productos terminados debe seguir el
Método FIFO — Primeras entradas
primeras salidas, para ello se deben utilizar adecuadamente
los tableros de identificación .
Cada unidad paletizada tiene identificada con un letrero
adherido que indique fecha de recepción ,tipo de
producto y encargado de unidad de transporte, se usa como un
control
interno.
Los productos no se almacenan en cámaras de
conservación, las condiciones ambientales del lugar
permite conservar los productos. (Anexo D).Los productos se
encuentran almacenados sobre parihuelas y no sobre el piso,
para protegerlos de la humedad, de los derrames de liquido y
de la suciedad.
Los productos se apilan de acuerdo a la experiencia,
siguiendo un patrón de colocación o sentido de
colocación de los productos. Según la
Paletización de Productos. Ver Anexo E.
La ubicación exacta se da a través del tipo
de productos en los módulos y luego por el nombre y
código. En caso de productos de
rápido vencimiento además de los datos
anteriores se busca por el código de vencimiento.
La búsqueda de los productos se realiza de acuerdo
a la experiencia del despachador y en algunos casos a la
búsqueda de palet caja por caja.

D. REPOCISION DE PRODUCTOS

Realizado el despacho, el sistema descarga los productos
faltantes. Indica la cantidad existente. Y al final de la
jornada se coteja con el reporte diario de existencias.
Se realiza un control diario, especialmente con los
productos con mayor vencimiento, al finalizar el día
de trabajo.
Se realizan envíos desde el almacén central
hasta cumplir la cuota de venta. En el almacén siempre
se cuenta 40% de la cuota para cubrir la demanda hasta la
llegada del envió.

F. DESPACHO

SALIDA A STOCKISTA PROVINCIAL

El despacho se inicia con una orden de venta del vendedor
de la empresa por pedido del distribuidor.
El jefe de almacén se contacta con el
transportistas disponible o con transportistas para la zona
para llevar la carga.
El sistema emite una orden de despacho por transportista,
y con este documento se despacha las cantidades.
De acuerdo a la cantidad y al tipo de producto se cargan
los productos en el transporte o se levantan con el pato
hidráulico y se llevan a la zona de despacho.
Se despachan productos que estén en buen estado.
En caso de detectarse productos defectuosos, se separaran de
la carga y se procederá de acuerdo al anexo
selección y recuperación de productos
defectuosos (anexo B). El encargado del despacho debe llevar
el control de los productos defectuosos detectados en el
despacho y comunicar al administrador.
La estiba en los vehículos de transporte debe
realizase cumpliendo las disposiciones de los instructivos de
manipulación y según el patrón de estiba
correspondiente, respetando los niveles de altura
máxima .
El transportista debe verificar la cantidad y calidad que
se carga, para evitar los reclamos del cliente.
La carga es protegida con toldos o mantas. Si la carga
incluye margarinas, el camión debe proteger el
producto con mantas térmicas.
La carga en las unidades de transporte se realiza con 3 o
también 4 operarios. Mientras uno coloca los productos
los otros 2 alcanzan al camión.
La documentación debe estar conforme con la
Guía de Remisión, Factura o con las facturas
respectivas.

SALIDAS LOCALES

El despacho se inicia con una orden de venta que ingresa
al sistema el vendedor por demanda del distribuidor
local.
El sistema emite una orden de despacho por transportista,
y con este documento se despacha las cantidades.
El transporte se encuentra ya disponible en el
almacén, el distribuidor llega con su unidad y
estibadores( 4 o 5 como mínimo).
El transportista de turno estará en la
obligación de presentar su unidad con todos los
requisitos que exige el formato de check List vehicular el
cual se realizara todos los días lunes antes del
inicio de actividades.
Para despachos locales cada unidad trabaja con su
personal de estibaje totalmente independiente uno del otro
con el fin de evitar malos entendidos
El personal de vigilancia es el encargado de verificar si
se cumple este requisito, de lo contrario no podrán
ingresar a las instalaciones del almacén.
La documentación debe estar conforme con la
Guía de Remisión, Factura o con las facturas
respectivas por ser un despacho local.

G. DEVOLUCIONES

Las devoluciones se presentan generalmente en la zona
local y se presenta por los motivos siguientes:
El transportista regresa con los productos no aceptados,
por vencimiento o por calidad del producto. Ver Anexo F.
El jefe de almacén los acepta y los coloca en el
almacén de productos vencidos. Aquellos recuperables
se trata de venderlos y se les coloca en el almacén
normal.
Aprovechando un transporte hacia Lima se despachan los
productos vencidos.

A continuación se presenta los procedimientos en el
ciclo de almacenamiento.

ANÁLISIS DE LA ZONA DE ALMACENAJE

El espacio que se dispone para almacenar propiamente ha sido
dividido. Los distintos materiales a almacenar se han agrupado
según sus características en distintos almacenes
llamados módulos, distinguiéndose los
siguientes:

Modulo 1: Lugar donde se almacena todos los aceites en
latas, y baldes.
Modulo 2: Se almacenan aceites en caja y mantecas.
Modulo 3 y 4:Se almacenan margarinas, mayonesa, mostaza,
maicena las infusiones de hierbas, cremas, puré,
ingredientes para la cocina.
Modulo 5: Se almacenan los detergentes y jabones de
lavar.
Modulo 6: En este modulo se almacenan los productos de
limpieza personal como: champúes jaboncillos,
dentrificos.

Modulo 7: Se almacenan en estantes desodorantes, talcos,
cremas.

La forma física del almacén es
de forma rectangular de 40 metros de largo y 35
metros de ancho ; con un área total de
1400 m2. Las operaciones se realizan en un
único piso, utilizando parihuelas para
colocarlas y guardarlas cierta cantidad formando
una pila o ruma constituyendo una unidad de
carga.
No se pueden colocar demasiado productos
encima de otro, porque dañaría al
que esta mas abajo. Por eso no se usa la altura
del almacén y porque no tiene los medios
para alcanzarlos.
Por tratarse de productos perecibles con
ciertas condiciones especiales de almacenamiento.
No se requiere equipo especial de
conservación, las condiciones ambientales
de la ciudad hace que los artículos se
conserven.
En el almacén existen pasillos por
donde se realiza el transito y movimiento de
materiales. Existen pasillos de 1.50 mts.
considerados principales y pasillos secundarios o
laterales de 1.20 mts.
Para permitir mejor circulación del
aire, facilitar la limpieza y un
mejor control de insectos y roedores, se debe
dejar los espacios correspondientes entre paredes
y rumas (0.50-0.80 mts.).
Por ello se realiza una labor de Limpieza y
Sanatización( Anexo G). Igualmente debe
haber espacio entre fila de rumas (0.20-0.30
mts.),y entre la ultima cama y techo de los
módulos (1.5-2.0 mts.).
El almacén cuenta con iluminación de luz blanca con fluorescente. En
cada modulo así como en oficinas las
instalaciones eléctricas
están protegidas para evitar accidentes.
El tema de seguridad esta implementado a
través de un plano de seguridad con la
ubicación de los extintores,
botiquín para emergencias, cilindros de
aserrín en caso de derrame de aceite.
La elaboración de un reporte de
actividades inseguras por los estibadores,
aseguran un mejoramiento tanto para los
artículos y el personal. Ver Anexo H.
Modulo 1
Ubicada a la entrada de recepción, en
el se guardan aceites de lata y aceite en baldes.
la distribución de las parihuelas es
perpendicular a la entrada de los
vehículos por recepción. Su techo
es de dos aguas, con calamina y sus columnas son
reforzadas con acero, para protegerlas de los
vehículos cuando ingresan para cargar o
descargar. El piso es de cemento cubierto con una capa de
brea.
En esta área también se
encuentra la zona de recuperación de
baldes dañados.
Modulo 2 – 3 y 4
Es el modulo mas grande del almacén,
existe un pasillo principal de 1.60 mt de ancho
que recorre el lado horizontal del modulo; dos
pasillos segundario que se juntan al principal de
1.20 mts. Las parihuelas están dispuestas
en forma perpendicular al pasillo principal
asegurando un aprovechamiento máximo del
espacio. Su techo es de concreto y piso de
cemento y esta señalado con letras de
A-Z.
Modulo 5
Ubicado al costado de las oficinas de
administración, aquí se guardan los
detergentes y jabones de lavar, al igual que el
modulo 1, tiene techo de dos aguas con soportes
de madera, un pasillo de 1.60 mts de ancho que
pasa el modulo. Las parihuelas están
distribuidas perpendicular al pasillo. Tiene dos
salidas una por el modulo 2 y otra por el modulo
1.
Modulo 6
Se encuentra al lado del parqueo del
almacén, es el modulo de los productos de
limpieza y cuidado personal, por eso tiene techo
de concreto y piso de cemento. Tiene 2 pasillos
de 1.50 mts de ancho a lo largo del modulo.
Tiene una puerta de 2 mts para la entrada y
salida, por donde se realizan las operaciones de
almacén.
Modulo 7
Ubicado a lado de la oficina de
almacén, su área de 21 m2, contiene
productos pequeños y de poco peso,
colocados en estantes de madera y
metálicos.
Modulo 8
En este modulo al lado del patio y parqueo del
almacén guarda los productos vencidos o
que sus características físicas
están dañadas y no se pueden
recuperar. Igualmente guarda las promociones de
algunos productos como baldes, bolsas,
expendedores, etc.
A continuación se muestra la capacidad física
y en toneladas de cada módulo del
almacén y su distribución
física:
TABLA N° 4.3
CAPACIDAD DE MODULOS EN ALMACEN
Modulo
9
2-3-4
5
6
Capacidad en palets
75
689
91
58
Existencia en palets
–
–
–
–
Capacidad promedio
(TN)
94.5
434
114.66
73.08
Existencia promedio (
TN)
–
–
–
–
Área del modulo
(m2)
110.25
608.0
133.77
85.26
Fuente: Archivos de
Almacén
DISTRIBUCIÓN FÍSICA DEL
ALMACÉN
ZONA DE RECEPCIÓN Y
DESPACHO

Para la recepción se reciben 3 camiones
de 30 TN a la semana procedente del almacén
central en Lima. Como promedio se envía 25 TN
. a continuación se muestra el cuadro de
envíos con su peso:

TABLA N°4.4
COSTO DE TRASPORTE POR PESO

Flete(S/.)	Peso( Kg)
2,626.08	29,179.00
2,515.27	27, 947.00
2,426.21	26, 958.00
2,647.28	29,420.00
2,822.82	31, 365.00
258.78	2,875.00
2,144.90	23, 832.00
2,509.66	27, 885.00
1,700.14	18, 890.00
2,653.44	29,483.00
2,534.99	28,167.00
2,667.93	29, 644.00
2,463.39	27,371.00
2,499.25	27,769.00

Fuente: Parte de
Recepción

El despacho se realiza con una frecuencia de 2
camiones a la semana. Las zonas mas importantes y la
cantidad despachada se muestran a
continuación.

TABLA N° 4.5

ZONAS DE DISTRIBUCIÓN

Distribuidor	Zona	Flete	Despachado TN
Hispánica EIRL	Arequipa	S1.15	80
Makisur	Camana y Mollendo	S/.42	20
Importadora J. Luis	Tacna	S1.75	20
Tecnología Importaciones Juliaca	Juliaca	S/.70	40

Fuente: Elaboración
Propia

Los envíos se realizan a clientes
especiales( clientes que compran en cantidad) y a
stockistas( distribuidores) ubicados en la zona.
Cuando se realiza la venta el transportista regresa
con la factura(s) para su liquidación

El tiempo de operaciones para la descarga y
despacho así como su costo es:

TABLA N° 4.6

COSTO DE CARGA Y DESCARGA

Operación

Costo

S/
TN

Trans

porte

X
mes

Promedio

(TN)

mensual

Tiempo

(Hora)x

camión

Operarios

Mensual

Anual

Carga

3.00

600.0

7200.0

Descarga

3.00

3-4

1350.0

16200.0

Fuente: Elaboración
Propia

Para la recepción y despacho y las
operaciones de carga y descarga se realizan por una
plataforma de 8.50 mts de largo y 1.20 de alto que
permite realizar las labores sin levantar los
artículos, lo laborioso es llevarlas al final
de la unidad de transporte porque las carretas no
entran ; debido a que la plataforma no alcanza la
altura de la unidad.

Igualmente no existe un área definida
para revisión, esta se hace en forma visual, y
se realiza al momento de cargar y descargar.

Siendo estas zonas los lugares donde se reciben
los artículos se necesita grandes espacios que
permita la llegada y salida de los transportes
externos, y se pueda maniobrar perfectamente y que no
ocasione demoras. El despacho y recepción
cuenta con un área de 108 mts y, sólo
existe una puerta de salida e ingreso para las
unidades de transporte de 6 metros. Las columnas en
el área de recepción están
reforzadas y protegidas con varas de acero para
evitar su deterioro.

La oficina de control del almacén esta a
8mts a la zona de despacho y recepción que a
la vez funciona como oficina del jefe de
almacén, donde se realizan los reportes y
registro de inventario.

CONCLUSIONES

Modulo 8: Productos de desecho y de caducidad, como los
provenientes por devolución.

No existe un sistema de ubicación para los
almacenes, lo que origina que la búsqueda de los
materiales en almacén sea lenta, originando demoras y
retraso en la atención de los clientes.
La presencia de ciertos materiales defectuosos producto
de su tratamiento y condiciones ambientales.
No existe un equilibrio
en la carga de trabajo , ya que unos días las tareas
son mas pesadas que otras, debido a variación de la
demanda
El despacho de los artículos podría
mejorarse con un desnivel que llegue hasta la altura de la
plataforma del vehículo.
Existe una acumulación inadecuada de las paletas
no utilizadas, dificultando en transito y ocupación de
espacio.
Se presentan demoras en el conteo de artículos en
la descarga y despacho, y se cometen errores por terminar
rápido.
Por lo observado la mayoría de los pisos
están dañados. ocasionado mayor esfuerzo y
dañando las unidades de transporte.
El movimiento de entrada y salida de los materiales se
realiza por una sola puerta. Así mismo el área
de recepción y despacho es reducido.
Poco control con los productos con mayor vencimiento, ya
que el sistema no los controla.

CAPITULO V

CONTROL DE
INVENTARIOS

Se denominan existencias o inventarios a la variedad de
materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan
en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o
consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su
trabajo sin que se vean afectados por la falta de
continuidad en la fabricación o por la demora en la
entrega por parte del proveedor.
Los inventarios varían en razón de su
consumo o la venta de cada articulo que los componen, lo
que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos
de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los
usuarios, produciendo la rotación de los materiales
y la generación de utilidades en función de
dicha rotación.
El movimiento que se produce en los almacenes, de cada
articulo en existencia, obliga a mantener en ellos una
cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de
acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo,
así como el lapso en que se renueva, es decir la
demora que se produce desde que se revisa la existencia
para emitir la requisición, hasta que los materiales
estén disponibles en el almacén para
satisfacer las necesidades de los usuarios o
consumidores.
INTRODUCCIÓN
Cada empresa debe analizar sus existencias en
relación a su variedad y cantidad, para
clasificarlas de acuerdo a las características que
cada articulo o grupo de
artículos presenta, de manera de facilitar el
control.
También estar al tanto de su movimiento o
detención, y lograr renovaciones adecuadas en
relación a la necesidad que se tenga de cada
articulo, así como variedades que se pueden
reducirse.
1. ANÁLISIS DE INVENTARIOS
CONTROL DE INVENTARIOS

El control de los artículos es a través del
Sistema. TNVT plus ( Ver Anexo 1).
Los formatos que utiliza para controlar el almacén
son: Reporte de Ordenes en Transito.

Parte de Recepción.

Orden de Pedido.

Orden de Venta.

Valoración del Inventario (saldos). Ver Anexos J
— N.

Existe un formato interno en los palets de mayor
vencimiento (margarinas), como control personal del jefe de
almacén, tipo kardex, que proporciona los siguientes
datos:

Nombre del articulo

Código del artículo

Código de vencimiento

Fecha de ingreso y de salida

Cantidad de salidas e ingresos

Transportista que entrega la mercadería

Saldos

La información que presenta no es actualizada ya
que se realiza ocasionalmente cuando llega el producto y solo
es para los productos de rápido vencimiento. Este tipo
de control interno es para detectar reclamos o quejas del
cliente.( Ver Anexo O)
No existe un lugar físico que se dedique al
control de inventarios, todos los controles los hace el jefe
de almacén, descuidando en ocasiones el control de las
existencias por estar pendiente de ventas.
Se realizan inventarios diarios y mensuales.

Inventarios diarios: Al finalizar el día el sistema
emite un reporte de saldos, haciendo una comparación con
las unidades físicas reales y los despachos realizados
en el día, verificando cantidades.

Inventarios mensuales: Se realizan al termino del mes cuando
el almacén ha terminado de recibir todos los
artículos.

CLASIFICACION DE EXISTENCIAS

El almacén regional trabaja con productos terminados
destinados al consumo de la población, por tanto los clasifica
según:

Según su uso y movimiento
Según el proceso productivo
Según su obtención

Según su uso y movimiento

El inventario normal o activo; son materiales de uso cierto
y constante que deben existir permanentemente en los almacenes
y cuya renovación se regula en función del
consumo y el tiempo de demora en contar con ellos. El sistema
los clasifica como A1

Existen productos con ofertas promociones que por su
condición especial necesitan ser controlados, el sistema
los clasifica como A4

Hay también inventarios obsoleto, formado por
materiales declarados fuera de uso, que no tienen movimiento o
posibilidades de consumo, por haberse dejado de utilizar en la
empresa. Su permanencia en los almacenes causan gastos y
perdidas a la empresa por los espacios que ocupan. El sistema
los clasifica como N1

Según el proceso productivo

Son productos que provienen de planta, en general son los
artículos que salen de la línea de
producción; es decir son los productos que fabrica la
empresa.

Según su obtención

Son artículos adquiridas en el extranjero y productos
nacionales por subcontratación. Los países de
donde se importa son: Argentina, Chile, Ecuador.

PLANEAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS

El sistema que cuenta la empresa clasifica los
artículos por módulos y grupos, esto
es según tipo de productos.
Así mismo el sistema clasifica los productos por
valor, según el costo de producción. No utiliza
la clasificación ABC.
Existe una cuota determinada por los consumos mensuales,
la cual se renueva cada vez.
Los planes de la empresa son de tratar de cumplir la
cuota de cada producto. Por tanto se llena el almacén
hasta completar la cuota .
Se recibe la cantidad de artículos que
según los planes de ventas se demandan. La
reposición se realiza dentro de las primeras dos
semanas hasta cumplir la cuota.
Con el consumo mensual se calcula la cuota pero no se
mide niveles de máximos y mínimos de los
artículos, el punto de pedido, la cantidad a pedir, el
numero de envíos.
Hay planes de crecimiento de ventas, considerando que
nunca se cumplirá con la demanda. Por lo cual se
recibe la cantidad pedida independiente que si almacén
dispone del producto, incrementándose la cuota para el
siguiente mes.
La cantidad pedida ( envió de la cuota) se
podría considerar constante con pequeñas
diferencias por la variación del consumo.
Un adecuado plan con los proveedores de transporte y buenas relaciones
asegura tener los mejores costos de transporte.
Un plan de mantenimiento y mejora de las instalaciones
permite reducir los accidentes, mejorar la eficiencia, a
través del reporte de los operarios en el quehacer de
sus operaciones.
La gran diversificación de productos así
como la comercialización de productos con
oferta por
temporadas, hace mas costoso el control.
No se consideran los costos de almacenamiento y
mantenimiento. Y lo mas importante el costo por
faltantes.
Hay artículos que varían de temporada y se
dejan de producir. 0 también productos que cambian en
su presentación o composición. Que originan
rezagos en algunos productos pero que no rotan en el
almacén.
La frecuencia de faltantes es alta, especialmente con los
productos de vencimiento rápido.
La frecuencia de rotación no se conoce. Pero por
la experiencia la salida de productos es la cuotas de cada
producto. ( Ver Anexo P)

PROCEDIMIENTOS

A. INVENTARIO MENSUAL:

Para realizar el inventario el sistema emite un documento
llamado control de etiquetas. Contiene el código del
producto, nombre del producto y su ubicación.( Ver
Anexo Q).
Es en forma manual y se
realiza a fin de mes. Se empieza en el modulo 1 y se cuenta
la pila existente en la palet o parihuela.
El responsable de llevar a cabo el inventario es el jefe
del almacén con el administrador del almacén.
Se elige un día de poco movimiento y disponibilidad de
tiempo. Ambos realizan un conteo de los productos
Al final del inventario se cotejan las cantidades
registradas en la etiquetas, con las encontradas
físicamente. Después se digita las cantidades
encontradas al sistema; emitiendo luego las diferencias; y en
caso erróneo se vuelve a realizar el conteo del
inventario.

B. RENOVACIÓN DE EXISTENCIAS

Para renovar las existencias no se compran los productos,
existe una cuota que se envía del almacén
central.
La cuota es la cantidad que será demandada en un
mes. Pero en ocasiones se envía un 50% mas de acuerdo
a la demanda histórica.
La renovación de la cuota completa o solo una
parte, porque el producto no se dispone o porque han
priorizado otros almacenes.
El control de las existencias para renovación se
encargan en el almacén central en Lima, a
través del sistema que controla la demanda del
producto ( El almacén regional no emite un pedido de
renovación).
El jefe de almacén solo verifica la cantidad de
productos que faltan para completar la cuota. Por tal motivo
se procura contar siempre, de acuerdo a la experiencia y al
conocimiento del mercado, con 40% del objetivo
mensual evitando rotura de stocks.
Este porcentaje de seguridad, en ocasiones falla porque
no se envía la cuota porque el programa de
producción ha paralizado, o porque se envía a
otro almacén.

C. ROTACIÓN DE EXISTENCIAS

La mercadería se encuentra ubicada de acuerdo al
orden de llegada y a los códigos de productos.
La mercadería se encuentra identificada en los
módulos y en los palets y/o estantes de acuerdo a la
experiencia en el manejo de almacén.
La salida de los productos terminados se realiza de
acuerdo al formato interno para los de mayor vencimiento y la
siguiente secuencia:

Primero el producto con fecha de vencimiento mas cercana
a la fecha actual.
Luego se prosigue con las identificadas con la siguiente
fecha hasta agotarlas. Del mismo modo se debe proceder para
los productos con menor vencimiento. Concluido este ciclo ,se
identificarán nuevamente con el formato interno las
rumas con las fechas de vencimiento.

El encargado de los Módulos del almacén es
el responsable de efectuar una ubicación e
identificación de los productos recién
ingresados para una adecuada rotación.
El Administrador del almacén debe verificar
periódicamente que se aplique adecuadamente la
rotación de los productos para asegurar el
cumplimiento del sistema de Rotación basada en el
Método FIFO.

Almacenar productos o materiales obliga al personal a
conocer en cualquier momento el lugar donde se encuentra
cada uno de lo artículos sin tener para ello, que
recurrir a la
memoria o a recordar donde se puso cada articulo cuando
ingresó.
Sin embargo se recurre a la memoria
especialmente de los productos pequeños y con mayor
variedad recordando donde se puso cada articulo cuando
ingresa al almacén.
En el capitulo de almacenes dijimos, que esta
distribuido en módulos y en él existen
parihuelas o palets que constituyen una unidad de carga de
un determinado peso o tamaño donde se colocan de una
manera especial sobre su base.
UBICACION DE LA EXITENCIAS
CODIGO DE UBICACIÓN

La codificación es indispensable para la buena
administración de un almacén de materiales
así como de productos terminados listos para la venta.
Todo articulo debe tener un nombre y un numero que sirve de
identificación en todos las áreas.

Existen dos codificaciones:

El código del producto que lo tienen todos los
productos y
El código de producción que poseen las
margarinas, detergentes, aceites. es decir los de vencimiento
rápido

El código del producto sirve para identificar a los
productos y el código de producción o vencimiento
sirve; para realizar la rotación de la mercadería
y evitar su deterioro. Ver vida útil de productos
terminados Anexo R.

Todas las operaciones en el sistema de
información se realizan por el código del
producto. Por esto algunos productos, debido a su variedad,
llegan con el código en sus empaques, especialmente si
son importados para evitar confusiones en el almacenamiento y
en la entrega al cliente.

El código de vencimiento esta formada de la siguiente
manera

AA MM DD—T
o
VENCE: AA MM DD – T

Donde: AA: Últimos dígitos del año
de fabricación o vencimiento

MM: Dígitos del mes de fabricación o
vencimiento

DD: Dígitos del día de fabricación o
vencimiento

T: Turno de producción

El código del producto esta formada por dos campos el
primero tendrá las 3 primeras letras del nombre del
producto; el segundo un número progresivo de 4 cifras,
de la siguiente manera:

DAN 07642 Margarina La Danesa 24 x 50 GR

DOR 5864 Margarita Dorina clásica 30 x 250 GR

CIL 5124 Aceite Cii x 12 Litros Botella

CONCLUSIONES

No hay manera de establecer con exactitud el
requerimiento de artículos. ya que se envían
según cuota ya establecida.
La verificación y control de los artículos
se resumen únicamente a cantidades realizando un
control visual de artículos dañados.
Igualmente el
conocimiento de las fechas de vencimiento de los
productos se realiza en forma visual, no habiendo un
documento que lo indique.
No se aprovecha el espacio total, el desorden que
existente por la mala colocación de los productos,
habiendo perdido de tiempo.
La planificación y control de inventarios
constituye una pieza clave para el funcionamiento correcto de
la dependencia logística.

Pamela Morante Cárdenas

Modulo	9	2-3-4	5	6
Capacidad en palets	75	689	91	58
Existencia en palets	–	–	–	–
Capacidad promedio (TN)	94.5	434	114.66	73.08
Existencia promedio ( TN)	–	–	–	–
Área del modulo (m2)	110.25	608.0	133.77	85.26