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Importancia de los sistemas de información para ejecutivos como apoyo a la toma de decisiones en las organizaciones




Enviado por felipetirado



    1. Desarrollo
    2. Conclusiones
    3. Bibliografía

    INTRODUCCION

    En estos tiempos, las necesidades de las empresas son
    definidas por el entorno global en que coexisten, este ambiente es
    muy competitivo; es indudable que el gran número de
    empresas existentes en todos los países y la gran competitividad
    existente entres ellas; ya sea por materias primas,
    optimización de sus recursos,
    ingresar a nuevos mercados, entre
    otros; exige a las organizaciones de
    nuestro tiempo un
    óptimo funcionamiento, esto con el propósito de
    lograr una ventaja competitiva sobre sus
    contrincantes.

    Por lo anteriormente expuesto, es importante mencionar
    que la toma de decisiones que se lleva acabo dentro de las
    organizaciones debe cumplir con ciertas características
    como son: ser rápida, oportuna, fundamentada en información concreta, que permita tomar
    decisiones eficientes, efectivas y con un bajo costo para
    la empresa;
    pues de ello dependerá el éxito o
    fracaso de una organización.

    Dadas las características anteriormente descritas
    que debe cumplir el ejecutivo en la toma de decisiones, hace que
    sus requerimientos para el análisis de información sean muy
    exigentes; pues el número de alternativas disponibles es
    mayor, el costo de los errores administrativos puede ser muy
    grande, el acceso a la información necesaria para la toma
    de decisiones puede ser compleja, además; que el ejecutivo
    tiene que realizar una infinidad de operaciones para
    acceder a esta. Es aquí donde surge la necesidad del
    soporte de sistemas como una
    herramienta para la toma de decisiones acorde a los objetivos
    estratégicos planteados por la
    organización.

    El presente artículo pretende explicar sobre
    importancia e impacto que tienen los Sistemas de
    Información para Ejecutivos en las organizaciones. Cabe
    mencionar que los Sistemas de Información para Ejecutivos
    son solo un tipo de sistemas que apoyan la toma de decisiones,
    que existen otros tipos de sistemas que también a ayudan
    en la toma de decisiones como son: Sistemas de Soporte a la toma
    de Decisiones, Sistemas para la toma de Decisiones en Grupo,
    Sistema
    Expertos; dependerá de las necesidades de cada
    organización el uso de uno o varios tipos de estos
    sistemas.

    DESARROLLO

    Los Sistemas de Información para
    Ejecutivos
    (EIS: Executive Information Systems), están
    dirigidos a apoyar el proceso de
    toma de decisiones de los altos ejecutivos de una
    organización, presentando información relevante y
    usando recursos visuales y de fácil interpretación, con el objetivo de
    mantenerlos informados.

    Las principales características de los Sistemas
    de Información para Ejecutivos (EIS) son las
    siguientes:

    • Están diseñados para cubrir las
      necesidades específicas y particulares de la alta
      administración de la empresa. Esto
      implica que ejecutivos diferentes pueden requerir
      información o formatos de presentación distintos
      para trabajar en una compañía en particular. Lo
      anterior se debe a que los factores críticos del
      éxito pueden variar de un ejecutivo a otro.
    • Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a
      información crítica del negocio. El sistema debe
      contar con capacidad de manejar información que proviene
      de los Sistemas Transaccionales de la empresa y/o de fuentes
      externas de información. Esta información externa
      puede provenir de bases de datos
      externas, periódicos y cartas
      electrónicas de la industria,
      entre otros; todo esto en temas tales como nuevas
      tecnologías, clientes,
      mercados y competencia,
      por mencionar algunos.
    • Implica que los ejecutivos puedan interactuar en
      forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de
      intermediarios. Esto puede representar un reto importante, ya
      que muchos ejecutivos se resisten a utilizar en forma directa
      los recursos computacionales por el temor a
      cambiar.
    • Es un sistema desarrollado con altos
      estándares en sus interfases hombre-máquina, caracterizado por
      gráficas de alta calidad,
      información tabular y en forma de texto. El
      protocolo de
      comunicación entre el ejecutivo y el
      sistema permite interactuar sin un entrenamiento
      previo.
    • Pueden acceder a información que se encuentra
      en línea, extrayéndose en forma directa de las
      bases de datos de la
      organización. Esta característica del EIS permite
      al ejecutivo penetrar en diferentes niveles de
      información. Por ejemplo, puede conocer las ventas por
      país, por zona geográfica, por cliente y por
      línea de producto,
      penetrando a su gusto en los niveles internos y más
      detallados de la información en caso
      necesario.
    • El sistema esta soportado por elementos
      especializados de hardware, tales
      como monitores o
      videos de alta resolución y sensibles a; tacto,
      ratón e impresoras
      con tecnología avanzada.
    • Es importante señalar que en muchas ocasiones
      los términos Sistemas de Información para
      Ejecutivos (EIS) y Sistemas de Soporte para Ejecutivos (ESS:
      Executive Support Systems) son utilizados como
      sinónimos. Sin embargo, las siguientes
      características adicionales deben estar presentes para
      considerar a un EIS:
    • Contempla las facilidades de comunicación
      electrónica, tales como correo
      electrónico de voz y datos, teleconferencia y
      procesadores de
      texto.
    • Capacidades de análisis de datos, tales como
      hoja electrónica de cálculo,
      lenguajes especializados de consulta que utilicen comandos como
      el SELECT, JOIN y PROJECT. Esta capacidad puede extenderse a
      tener interfases con los típicos DSS.
    • Herramientas para la organización personal del
      ejecutivo, tales como calendario, agenda y tarjetero
      electrónico.

    Como podemos observar, los EIS poseen múltiples
    características, estas han permitido elevar el nivel de
    confianza en la toma de decisiones, esto gracias a que los EIS
    permiten obtener una visión desde diferentes
    ángulos de los datos, reduciendo con ello en gran medida
    la incertidumbre en el proceso de toma de decisiones.

    Un cuestionamiento muy frecuente es: ¿Cómo
    logran los EIS mejorar la toma de decisiones? Este mejoramiento
    se logra al optimizar la información de los reportes
    corporativos o divisionales de la organización, esta
    optimización se hace a través de:

    • La redefinición los métodos
      de recopilación de la información, esto permite
      que quien este encargado de tomar decisiones no se involucre en
      la obtención de los datos de manera directa, sino que se
      enfoque sus energías al análisis de la
      información.
    • El mejoramiento la certidumbre de los
      datos.
    • Haciendo más rápido el proceso de
      obtención de la información.
    • Mediante la realización de cambios en la
      manera de presentar la información, haciendo uso de
      nuevas técnicas
      de presentación como: gráficas, histogramas,
      dibujos y
      animaciones.
    • El rediseño de los sistemas actuales de
      reportes, mediante los cuales se les da mayor importancia a los
      factores críticos que permitirán tener un mejor
      rendimiento de la organización.

    Los EIS contribuyen de manera importante ha apoyar la
    toma de decisiones al permitir redefinir y reorientar algunas de
    las fases del ciclo administrativo de una organización,
    principalmente a la planeación
    y control. Esto
    permite a la organización optimizar en la
    asignación de recursos, tanto cuantitativos como
    cualitativos; además de mejorar sus procesos y por
    ende aumentar sus utilidades.

    El grafico siguiente muestra los pasos
    que sigue un EIS para llevar la información hasta el
    usuario final.

     Para ver el
    gráfico seleccione la opción "Descargar" del
    menú superior

    Los agentes que permiten llevar acabo una nueva
    conceptualización y una manera diferente de hacer los
    procesos de planeación y control son:

    • Las actividades de los negocios hoy
      día se realizan de manera más rápida lo
      cual implica que la manera tradicionalista de ver la
      planeación en periodos mas largos de tiempo cambie,
      anteriormente se consideraban periodos trimestrales e incluso
      semestrales y anuales, en estos tiempos existe una alta
      necesidad de contar con información semanal e incluso
      diaria; esto permite que las organizaciones realicen los
      ajustes necesarios a las condiciones de los
      mercados.
    • El contar con nuevas maneras de hacer las cosas,
      tales como factores críticos para alcanzar el
      éxito.
    • El vertiginoso cambio tanto
      del hardware y software.
    • Las modificaciones en los procesos de
      planeación y pronósticos. Los EIS vigoriza los
      procesos de planeación y pronósticos mediante las
      siguientes maneras:
      • Mecanizando el proceso de planeación de la
        organización.
      • Estableciendo nuevas metodologías de
        planeación estratégica y análisis
        competitivos, estas se mejoran teniendo una
        comunicación adecuada y acceso a las bases de
        datos.
      • Haciendo que los encargados de tomar las
        decisiones hagan uso del sistema para realizar una
        planeación técnica con aplicaciones que
        anteriormente se consideraban para control
        administrativo.
      • Logrando que los ejecutivos sean diestros al
        realizar análisis específicos haciendo uso de
        la información que se encuentra en las bases de
        datos.

    Hoy día los EIS están progresando muy
    rápido, y es muy posible que en un tiempo muy cercano
    estos sistemas sean muy diferentes. Las tendencias de cambio son
    las siguientes:

    • Una mejor integración con otras
      aplicaciones.
    • Mejor software comercial para el desarrollo
      de EIS.
    • Mejores interfases sistema-usuario.

    CONCLUSIONES

    Como podemos observar, actualmente el contexto global en
    que se desenvuelven las organizaciones, necesita cada vez
    más de los sistemas que apoyen la toma de decisiones, es
    aquí donde radica la importancia que tienen los Sistemas
    de Información para Ejecutivos (EIS: Executive Information
    Systems) pues coadyuvan junto a los ejecutivos y/o
    administradores de las organizaciones con información
    veraz, oportuna, estructurada y confiable; esta les permite
    realizar análisis de información más
    correctos lo cual les permite reducir costos, mejorar
    los procesos de las organizaciones, entre otros; esto por ende
    permite obtener una ventaja competitiva en el mercado.

    Así mismo, es importante destacar EIS deben
    adaptarse rápidamente a los cambios y a las necesidades,
    cada vez más crecientes; de las organizaciones ya que
    estas se encuentran en un constante cambio al mismo tiempo que
    esta variando el ambiente en que coexisten.

    Finalmente es importante destacar que EIS son solo una
    herramienta que apoya la toma de decisiones, que no pueden pensar
    o razonar, en último lugar quien interpreta y toma la
    decisión es el usuario.

    BIBLIOGRAFIA:

    1. Turban, E. y Aronson, J.(2001). Decision Support
      Systems and Intelligent Systems. United States of America:
      Prentice Halll.
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      Consultado en Junio, 08, 2003 en
      http://www.intranettotal.com/referencia/quepublicar.htm
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    3. Benavides, Rafael (2001). Factores de éxito en
      su implementación. Consultado en Junio, 07, 2004
      en
      http://www.netmedia.info/netmedia/articulos.php?id_sec=32&id_art=2252
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    4. PC WORD (2004).
      Aplicaciones EIS con Forest & Trees 3.1b Sistemas de
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      2004 en http://www.idg.es/pcworld/articulo.asp?idart=32283.
    5. Podmoguilnye, Marcelo Gustavo (1999). SISTEMAS
      INTEGRADOS DE INFORMACION. Consultado en Junio, 04, 2004
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    6. Ana Lidia (1999). LOS SISTEMAS DE
      INFORMACION. Consultado en Junio, 08, 2004 en
      http://members.fortunecity.com/analidia/lidia.htm.

     

    LSC. Luis Felipe Flores Tirado

    egresado de la Universidad de
    Occidente, en este momento me encuentro estudiando la
    Maestría en Administración de Tecnologías de
    Información en el Instituto Tecnológico de
    Monterrey.

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