Sigo, la proveeduría, S.A. .Gerencia de inventarios. Gestión de inventarios y almacenes
- Objetivo.
Alcance - Conceptos
básicos - Modelo de inventario para
demanda independiente - Modelo de demanda
dependiente para producción - Codificación,
clasificación y organización de
almacenes - Bibliografía
consultada
El objetivo de
este taller, además de alentar a la capacitación técnica, en la materia de
controles de inventarios y almacenaje, busca profundizar en la
concientizacion de los entes y factores que intervienen en
la
administración y manejo de
materiales en la empresa, de
manera que entiendan el carácter de importancia crucial, que esto
representa en la cultura
corporativa de la empresa y su
búsqueda de la excelencia mundial, a fin de ser mas y
mejores competitivos dentro del mercado, tanto
nacional como internacionalmente.
ALCANCE.
Este curso esta dirigido especialmente a todo el
personal
involucrado en el manejo y administración de materiales en
la empresa.
Inventario, una palabra que no nos es desconocida del
todo, aunque solo sea referencialmente, pero que no la conocemos
tan a fondo, como para temerle o desafiarle, sin embargo sabemos
que en estos tiempos modernos, la palabra inventario ha
alcanzado una notoriedad muy alta, hemos escuchado que debemos
mantener niveles óptimos de inventarios, pero ¿Que
es eso?; ¿Cuanto inventario se deber mantener? Si se
mantienen inventarios demasiado altos, el costo
podría llevar a una empresa a
tener problemas de
liquidez financiera, esto ocurre porque un inventario "parado"
inmoviliza recursos que
podrían ser mejor utilizados en funciones mas
productivas de la
organización. Además, el inventario "parado"
tiende a tornarse obsoleto, a quedar fuera de uso y corre el
riesgo de
dañarse. Por otro lado, si se mantiene un nivel
insuficiente de inventario, podría no atenderse a los
clientes de forma
satisfactoria, lo cual genera reducción de ganancias y
perdida de mercado, al no afirmar la confiabilidad de los
clientes en la capacidad de reacción de la empresa, ante
las fluctuaciones del mercado.
El manejo de inventarios ha llegado a la cumbre de los
problemas de la administración de empresas debido a que es
un componente fundamental de la productividad. La
empresa de hoy tiene que ser productiva para sobrevivir y
prosperar. En mercados
altamente competitivos, las empresas trabajan
con inventarios cada vez más bajos y con niveles de
servicios cada
vez más altos. Un ejemplo es el desarrollo del
sistema JUST IN TIME en
la industria
automovilística
La necesidad de mejorar la productividad viene del mundo
de la competencia entre
las empresas. Cuando un mercado permanece estable, las empresas
pueden sobrevivir sin manejar sus activos con
eficiencia, es
decir se pueden "dar el lujo" de malgastar recursos o
subutilizarlos, ya que hay pocos competidores que ofrezcan
mejores productos a
precios mas
accesibles a los clientes. Pero la creciente inestabilidad
nacional e internacional de los mercados, además del
creciente numero de empresas multinacionales que se están
abriendo paso en los mercados internos y externos, de la cual
Venezuela no
es una excepción y que constituye buenas noticias para
el consumidor
venezolano, también constituye oportunidades y amenazas
para las empresas nacionales, que tienen que ser obligatoriamente
mas productivas para mantenerse competitivas.
A través de este curso lo que se pretende, es
convertirnos en herramientas
eficaces para el mejoramiento de la productividad, con una
visión más técnica y científica del
asunto, aprovechar nuestra experiencia, muy venezolana, para
evolucionar hacia el cambio de
mentalidad corporativa que requieren estos tiempos modernos,
suerte y que le aproveche.
José Luis Pulido C.
PRIMERA PARTE.
CONCEPTOS BÁSICOS
GESTION DE INVENTARIOS.
Se entiende por Gestión de Inventarios, todo lo
relativo al control y manejo
de las existencias de determinados bienes, en la
cual se aplican métodos y
estrategias que
pueden hacer rentable y productivo la tenencia de estos bienes y
a la vez sirve para evaluar los procedimientos de
entradas y salidas de dichos productos.
En la Gestión de Inventarios están
involucradas tres (3) actividades básicas a
saber:
1.- Determinación de las
existencias: La cual se refiere a todos los procesos
necesarios para consolidar la información referente a las existencias
físicas de los productos a controlar y podemos detallar
estos procesos como:
- Toma física de
inventarios - Auditoria de Existencias
- Evaluación a los procedimientos de
recepción y ventas
(entradas y salidas) - Conteos cíclicos
2.- Análisis de inventarios: La
cual esta referida a todos los análisis estadísticos que se
realicen para establecer si las existencias que fueron
previamente determinadas son las que deberíamos tener en
nuestra planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra y
nada falta", pensando siempre en la rentabilidad
que pueden producir estas existencias. Algunas
metodologías aplicables para lograr este fin
son:
- Formula de Wilson (máximos y
mínimos) - Just in Time (justo a
tiempo)
3.- Control de producción: La
cual se refiere a la evaluación de todos los procesos de
manufactura
realizados en el departamento a controlar, es decir donde hay
transformación de materia
prima en productos terminados para su comercialización, los métodos mas
utilizados para lograr este fin son:
- MRP (planeación de recursos de
manufactura) - MPS (plan maestro
de producción)
¿QUE SON LOS INVENTARIOS?
Inventarios o Stocks son la cantidad de bienes o
activos fijos
que una empresa mantiene en existencia en un momento determinado,
el cual pertenece al patrimonio
productivo de la empresa.
TIPOS DE INVENTARIOS.
Los inventarios de acuerdo a las características
físicas de los objetos a contar, pueden ser de los
siguientes tipos:
- Inventarios de materia prima o insumos: Son
aquellos en los cuales se contabilizan todos aquellos
materiales que no han sido modificados por el proceso
productivo de las empresa. - Inventarios de materia semielaborada o productos
en proceso: Como su propio nombre lo indica, son aquellos
materiales que han sido modificados por el proceso productivo
de la empresa, pero que todavía no son aptos para la
venta. - Inventarios de productos terminados: Son
aquellos donde se contabilizan todos los productos que van a
ser ofrecidos a los clientes, es decir que se encuentran aptos
para la venta. - Inventarios de materiales para soporte de las
operaciones,
o piezas y repuestos: son aquellos donde se contabilizan
los productos que aunque no forman parte directa del proceso
productivo de la empresa, es decir no serán colocados a
la venta, hacen posible las operaciones productivas de la
misma, estos productos pueden ser: maquinarias, repuestos,
artículos de oficinas, etc.
De acuerdo a la naturaleza de
la empresa, se hará más énfasis en algunos
de estos inventarios. Una empresa distribuidora, por ejemplo,
solo tendrá inventarios de productos terminados y de
piezas y repuestos; mientras que una empresa manufacturera que
posea unos veinte artículos de materia prima, pudiera
tener mas de diez mil tipos diferentes de piezas y repuestos
así como de productos terminados y productos en
proceso.
Existe otra clasificación de inventarios que se
refiere a la concepción logística del mismo, los cuales son los
siguientes:
- Inventarios cíclicos o de lote: Se
generan al producir en lotes no de manera continua. Por ejemplo
cuando un tornero acumula piezas hasta completar un lote que
será enviado al fresado o al siguiente proceso. Estos
inventarios facilitan las operaciones en sistemas
clásicos de producción, porque permiten que el
sistema productivo no se detenga. - Inventarios estacionales (por
estación): Son aquellos donde se contabilizan
aquellos productos que poseen demandas que depende de alguna
estación o periodo de tiempo
específico. Un ejemplo de estos pueden ser: los
paraguas, los juguetes y
los artículos de moda. - Inventarios de seguridad: Se generan para amortiguar
variaciones en la demanda o
para cubrir errores en la estimación de la misma. Estos
inventarios derivan del hecho de que la demanda de un bien o
servicio
proviene usualmente de estudios de mercado que
difícilmente ofrecen una precisión
total. - Inventarios especulativos: Estos se derivan
cuando se espera un aumento de precios superior a los costos de
acumulación de inventarios, por ejemplo, si las tasas de
interés son negativas o inferiores a la
inflación.
SIGNIFICADO ECONÓMICO DE LOS
INVENTARIOS.
La gestión de inventarios implica dos costos
básicos:
Costos de penalización por inexistencia de los
materiales: Estos costos son proporcionales a las ventas
perdidas por inexistencia del producto.
Frecuentemente, no es cuantificable si la carencia del material
produce problemas de perdida de imagen, como es
el caso de empresas de distribución, en las que se produce una
degradación de disponibilidad o seguridad, como
consecuencia de la falta de productos a ofrecer en el
mercado.
Costos de almacenamiento: Estos representan costos tanto
en capital
inmovilizado como en costos de gestión física y
administrativa de estos inventarios. Los costos de
acumulación de inventarios pueden ser muy importantes
dentro del capital de inversión de una empresa, veamos algunos
ejemplos:
EE.UU.: en una empresa común, los inventarios
representan el 34% del valor de los
activos y el 90% del capital circulante (es decir dinero en
efectivo). A escala nacional
casi la quinta parte del PTB (1.100 millardos en 1993
según Economic Report of the President of the United
States, 1993).
España: En 1981, los inventarios representaron el
19% de los activos de las empresas.
CONSUMO.
Es la cantidad de unidades de un artículo que son
retiradas del almacén en
un periodo de tiempo determinado. Por ejemplo, si el inventario
de determinado articulo al comienzo del mes era de 20 unidades y
al finalizar el mes es de 15, el consumo es de
5 unidades por mes.
DEMANDA.
Se refiere a la cantidad de unidades solicitadas a la
empresa. Si existe suficiente inventario, el consumo será
igual a la demanda, ya que cada unidad solicitada fue despachada.
Si se presenta una ruptura de inventario y durante ese periodo se
requieren materiales, la demanda será superior al consumo.
En este caso puede ocurrir que el cliente decida
retirar la demanda (caso más común en el comercio) o
que el cliente solicite que la demanda no satisfecha, le sea
atendida al ocurrir la próxima
recepción.
TIEMPO DE REPOSICIÓN.
El tiempo de reposición es el tiempo comprendido
entre la detección de la necesidad de adquirir una cierta
cantidad de un material y el momento en que este llega
físicamente a nuestro almacén.
Como hemos podido ver, administrar inventarios es
encontrar un equilibrio
razonable entre mantener mucho o poco inventario y los costos que
ambos extremos suponen.
La calidad de la
gestión de inventarios puede ser medida con una figura
llamada factor de servicio o índice de atención, que es la relación que
existe entre la cantidad de renglones debidamente atendidos y la
cantidad de los mismos que fueron requeridos.
SEGUNDA PARTE.
MODELO DE
INVENTARIO PARA DEMANDA INDEPENDIENTE.
El modelo de demanda independiente, se refiere al caso
en que la demanda de productos no este sincronizada con los
planes de producción, este modelo de gestión de
inventario usualmente se combina con el modelo de cantidad
óptima de compra, también conocido como modelo de
cantidad de pedido fijo o formula de Wilson. El cual consiste en
establecer un punto de pedido y cada vez que las existencias
llegan a este punto colocar pedido por una cantidad que se estima
como optima, de acuerdo a un estudio de demanda
preestablecido.
Antes de demostrar matemáticamente como funciona
este modelo, vamos a ilustrar un ejemplo practico, para hacer mas
fácil su comprensión: Supongamos a un ama de casa
que vive en un lugar lejano donde la única manera de
conseguir harina es encargarla por correo. La Sra. observa que
consume en promedio una bolsa de harina por semana, y que el
pedido tarda cuatro semanas en llegar, entonces ella calcula que
si coloca el pedido cuando el inventario se encuentra en cuatro
bolsas de harina, estas serán suficientes mientras llega
el pedido, es decir serán repuestas justamente cuando el
inventario se encuentre en cero.
PUNTO DE PEDIDO.
Teóricamente, el punto de pedido será
igual a la esperanza matemática
de demanda en el tiempo de reposición
MÁXIMOS Y MÍNIMOS.
Consiste en establecer niveles máximos y
mínimos de inventario y un periodo fijo de revisión
de sus niveles. El inventario se revisa solo en estas ocasiones y
se ordena o se pide la diferencia entre el máximo y la
existencia total (cantidad existente mas cantidad en transito).
Solo en casos especiales se colocaran pedido fuera de las fechas
de revisión cuando por una demanda anormalmente alta la
existencia llegue al punto mínimo antes de la
revisión. En sistemas automatizados estas fechas no se
preestablecen, sino que se calculan los puntos de revisión
y el sistema avisa cual es el mejor momento de efectuar la compra
y la cantidad a solicitar.
El ejemplo que dimos anteriormente, es el más
básico en el modelo de demanda independiente, pero para su
mas eficaz aplicación debe tenerse en cuenta una variable
conocida como existencia de seguridad o "colchón", la cual
será igual al punto mínimo de
inventario.
FORMULAS MATEMÁTICAS.
Pp = Punto de pedido
Tr = Tiempo de reposición de inventario (en
días)
Cp = Consumo promedio (diario)
CM = Consumo máximo (diario)
Cm = Consumo mínimo (diario)
EM = Existencia máxima
Em = Existencia mínima (o de
seguridad)
CP = Cantidad de pedido
E = Existencia actual
Pp = Cp x Tr + Em ; EM = CM x Tr + Em ; Em = Cm x
Tr
CP = EM – E
Ejemplo practico:
Digamos que queremos calcular los niveles óptimos
de inventario del refresco Poca-Cola, entonces tenemos que el
tiempo de reposición (Tr), es decir las veces que viene el
camión a nuestra planta es de cada 5 días, y que de
acuerdo a nuestra estadística de venta anual, el día
de mayor consumo fue de 100 cajas; el de menor consumo fue de 45
cajas y que en promedio la venta diaria fue de 70 cajas,
además en el momento de hacer estas consideraciones la
existencia en nuestro deposito era de 350 cajas, entonces
calculamos:
Em = 45 x 5 => Em = 225 cajas
EM = 100 x 5 + 225 => EM = 725 cajas
Pp = 70 x 5 +225 => Pp = 575 cajas
CP = 725 – 350 => CP = 375 cajas
Ver ilustración grafica a
continuación.
CANTIDAD OPTIMA DE PEDIDO = 375 CAJAS.
TERCERA PARTE. MODELO DE DEMANDA DEPENDIENTE
PARA PRODUCCIÓN.
En la última década, han cobrado un gran
auge dos políticas
de aplicación particularmente importante en procesos de
manufactura, que representan maneras diferentes de entender la
gestión de inventarios y de producción. Se trata
del JIT, Just In Time o Justo a Tiempo, y del MRP, Materials
requirement Planning o Planificación de los Requerimientos de
Materiales.
El MRP representa una filosofía diferente a los
sistemas de demanda independiente tradicionales. Bajo este
sistema, se integran la programación de la producción y el
control de los inventarios de materiales. Requiere para su
aplicación conocer los programas de
producción y una relación arborizada de los
componentes que se necesitan para ensamblar los productos,
conocida como BOM (Bill of Materials o Lista de materiales,
Recetas). El MRP integra esta información y presenta los
requerimientos de materiales necesarios para cubrir un cierto
programa de
producción.
PLANIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
MATERIALES.
En muchos sistemas de
producción la demanda de materiales es determinista
pero no constante. Esto quiere decir que aunque pueda predecirse
con exactitud, varía de periodo a periodo. Por ejemplo, la
demanda de muslos de pollo en una carnicería es
determinista, ya que el plan de producción determina
exactamente la cantidad de pollos requeridos para producir, pero
no es constante ya que variara de manera proporcional a los
volúmenes de venta. El modelo tradicional de tamaño
óptimo de lote no funciona muy bien en condiciones de
demanda variable, pero podemos hacer uso de las
características planificadas de la demanda para introducir
un concepto
diferente llamado "sistemas de demanda dependiente", es decir,
dependiente de un proceso de producción planificado, en
contraposición a los sistemas de demanda
independiente.
El proceso de planificación se materializa en
planes anuales, conocidos como planificación agregada, que
es una estimación no detallada a escala de producto
individual (es decir, agregada) de las capacidades de
producción y de las demandas esperadas. De esta manera, si
por ejemplo se espera un aumento de demanda estacional en
temporada alta, puede preverse la contratación de personal
adicional o la subcontratación de un porcentaje de la
producción.
Los planes agregados se convierten, finalmente en
programas detallados de producción, conocidos como
Programas Maestros de Producción (MPS o Master Production
Schedule) utilizando MRP o sistemas similares.
GRAFICA DEL PROCESO GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DE PRODUCCIÓN.
PLANIFICACIÓN A LARGO PLAZO
ESTRATÉGICO
* Predicción de mercado (5 años o
más)
* Análisis de capacidad
PLANIFICACIÓN AGREGADA TÁCTICO
(1 año)
PROGRAMACIÓN OPERACIONAL
Ajuste necesidad-disponibilidad de recursos
(mes-semana)
CONTROL
Evaluación
GRAFICA DEL PROCESO DETALLADO DE PROGRAMACIÓN
DE PRODUCCIÓN.
Disponibilidad de recursos à PROGRAMA MAESTRO
ß Pronósticos, ordenes
(MPS)
â
BOM y rutas à M R P ß Inventario
â
Plan de capacidad ß
—————————-à Plan de ordenes
y materiales de trabajo
â â
Ordenes de compra Órdenes de trabajo
JUSTO A TIEMPO.
A principios de los
años ochenta, los Estados Unidos
despertaron a una dura realidad: ya no eran los lideres mundiales
en producción, Dos eventos ayudaron
a este despertar: en el mundo académico, la
publicación, en 1983, de un articulo de David Garvin
(Quality on the Line) mostraba que los fabricantes japoneses de
aires acondicionados lograban productos de calidad quinientas a
mil veces superior a sus equivalentes norteamericanos: y el otro
evento fue la aparición en un programa de televisión
de la cadena CBS, llamado Sixty Minutes (Sesenta Minutos), de un
anciano desconocido hasta ese entonces llamado W. E. Deming, quien
explicaba como la adopción
de técnicas originales de los Estados Unidos
(pero no utilizadas allí) había permitido a los
japoneses desarrollar importantes ventajas en manufactura.
Así comienza un proceso de aproximadamente diez
años en el que diferentes técnicas son
desarrolladas y se conocerán colectivamente como Just in
Time (JIT) Justo a Tiempo, las cuales son percibidas como una
panacea a los males de la industria manufacturera y a la
gestión de inventarios.
Los sistemas JIT forman parte de un conjunto de
tecnologías de proceso conocido como "tecnologías
blandas", ya que pone mas énfasis en la tecnología
organizacional que en la de la maquina. Sin embargo, más
que un método de
reducción de inventarios, el JIT representa una
filosofía o forma de entender la producción. El
espíritu del JIT, desarrollado en Japón
hace unos 20 años en la Toyota, y divulgado por Ohno,
vicepresidente de esta empresa, es que los inventarios
representan gasto o desperdicio, ya que son el resultado de
nuestra incapacidad de crear un flujo uniforme de materiales, por
lo que no se requeriría de "colchones" para cubrir
nuestros errores de pronósticos o de planificación.
El interés
despertado por el JIT es considerable; sin embargo, en muchos
países en desarrollo, como el nuestro, su
aplicación se complica por la poca confiabilidad de los
proveedores
nacionales y la lejanía de los proveedores
internacionales.
CUARTA PARTE.
CODIFICACIÓN, CLASIFICACIÓN DE MATERIALES Y
ORGANIZACIÓN DE ALMACENES.
CODIFICACIÓN DE MATERIALES.
El problema de la codificación surge de las posibles maneras
de llamar a un mismo material. Un ejemplo son los rodamientos,
frecuentemente llamados en la práctica, cojinetes,
molineras o chumaceras, a pesar de ser en realidad cosas
distintas.
Un buen sistema de codificación debe presentar
las siguientes características:
- Los materiales deben ser identificados
rápidamente y sin ambigüedades. - Los materiales equivalentes deben ser identificados
mediante referencias cruzadas. - El código debe tener la longitud
mínima que permita clasificar todos los artículos
existentes y previstos. - En lo posible, el código debe ser arborizado
de manera de facilitar la agrupación de los materiales y
su búsqueda. - En general, los códigos puramente
numéricos facilitan la automatización y son preferidos por los
usuarios, aunque esto no es limitativo. - El código debe ir siempre acompañado de
una descripción de longitud limitada y de
formato preestablecido, así como de una
indicación clara de la unidad de medida que se
emplea.
CLASIFICACIÓN DE MATERIALES POR PARETO O
"ABC".
Pareto fue un economista italiano quien hacia 1897,
afirmo que el 20% de las personas poseen el 80% de las riquezas.
Este principio puede aplicarse a muchas cosas y conforma un
estilo de gerencia. En gestión de inventario, el principio
de Pareto significa que unos pocos materiales representan la
mayor parte del valor de uso de los mismos; entendiendo por valor
de uso, el producto del consumo de un articulo en un periodo
determinado (usualmente un año) por el precio
promedio del mismo.
Ejemplo:
Consumo precio valor de uso
Articulo 1 100 100 10.000
Articulo 2 1 1.000 1.000
Articulo 3 1.000 0.1 100
Es fácil ver como el artículo que
representa el mayor flujo de dinero en el periodo determinado, no
es ni el más costoso, ni el de mayor uso. Por tanto, el
interés de realizar una buena gestión de
inventarios debería centrarse en el Artículo
1.
Los gráficos de Pareto, suelen representarse de
la siguiente manera:
Los artículos de tipo "A" son aquellos que, aun
siendo pocos, representan un porcentaje importante del total del
valor de uso, los de tipo "B" son intermedios y los "C" son una
gran cantidad de artículos que tan solo representan un
pequeño porcentaje del total del valor de uso. Aquí
los porcentajes mencionados son solo indicativos, ya que
varían según el tipo de sistema. Lo que es
realmente importante es el concepto de que el mayor esfuerzo en
la
realización e la gestión de inventario
debe ser hecho sobre una cantidad pequeña de materiales,
que son los "A" y sobre un porcentaje importante de
artículos, que son lo "C"; es aceptable realizar una
gestión menos rigurosa y por tanto, mas
económica.
Una manera sencilla de realizar una clasificación
de Pareto es la siguiente, la cual puede hacerse con la ayuda de
tarjetas de
cartón, una por artículo o más
fácilmente con la ayuda de una computadora
(hoja de calculo Excel):
1.- Obtener para cada articulo el precio promedio y el
consumo real en un periodo de, preferiblemente, un
año.
2.- Multiplicar ambos valores.
3.- Colocar en orden, de mayo a menor.
4.- Sumar todos los valores y
dividir cada uno entre el total de la suma.
5.- Sumar estos valores hasta llegar a 0,80.
6.- Colocar "A" a estos materiales.
7.- Repetir hasta 0,95 para "B" y hasta 1,0 para
"C".
CLASIFICACIÓN DE MATERIALES POR
CRITICIDAD.
Un factor adicional que se debe tomar en cuenta a la
hora de diseñar un sistema de gestión de
inventarios es la criticidad de los materiales, el impacto que
produce la carencia del producto sobre el nivel de ventas de una
empresa. El asignar a cada producto un orden de prioridades
permitirá:
- Fijar altos factores de servicio deseados solo a
productos críticos, compensando los altos costos que
esto conlleva y fijar factores de servicio más bajos a
productos menos críticos. - Hacer matrices de
valor de uso-criticidad, de manera de obtener elementos de
decisión a la hora de escoger las políticas
más adecuadas en gestión de
inventarios.
DISEÑO DE ALMACENES.
El diseño
de almacenes es una actividad especializada, sobre la que
ofrecemos algunos comentarios generales:
- El uso de planos arquitectónicos permite
visualizar los almacenes, lo cual facilita su
diseño. - Los almacenes deben ser diseñados en
términos de metros cúbicos y no de metros
cuadrados, ya que el espacio vertical puede ser
convenientemente utilizado de manera de aumentar al
máximo el volumen de
almacenamiento sin aumentar la superficie
requerida. - El almacén debe planificarse de manera que el
ambiente de
trabajo
resulte agradable y se facilite el crecimiento
futuro. - La buena iluminación agiliza la
localización de materiales, evita robos y reduce
accidentes. - La perdida de los inventarios puede ser fatal para
una empresa. Un buen sistema de detección y
extinción de incendios
protege los inventarios.
MOVIMIENTO DE MATERIALES.
El movimiento de
materiales es el proceso que estos siguen desde su llegada a los
almacenes hasta su despacho.
Los materiales deben tener localizaciones físicas
específicas que permitan las actividades normales de
almacén, como son la entrada y salida de inventario y la
realización de inventarios físicos, para permitir
un adecuado movimiento de materiales es aconsejable:
- Planificar, siempre que sea posible, un flujo de
materiales en línea recta (recepción,
almacenamiento, despacho). - Separar las áreas de recepción y
despacho de materiales. - Considerar áreas separadas físicamente
para materiales dañados, reparables o no, que esperan
ser enviados a reparar o que acaban de ser
reparados. - Ubicar los materiales que requieren condiciones
especiales de almacenamiento en áreas especialmente
acondicionadas para tal fin. - Diseñar los pasillos de circulación
(aunque no sean espacios productivos) lo suficientemente anchos
para permitir la circulación de montacargas y otros
vehículos. Todos los pasillos secundarios deben fluir a
un pasillo principal. - Indicar claramente el sentido y las velocidades
máximas de circulación en los pasillos, a fin de
reducir el riesgo de accidentes. Un buen sistema de
señalización es una excelente
inversión. - Establecer áreas especialmente protegidas para
materiales valiosos. - Construir las plataformas de descarga a la altura de
los vehículos de transporte
típicos. - Las puertas de acceso y salida de los almacenes deben
ser fácilmente manipulables por los operadores de los
vehículos de movimiento de materiales. - Disponer de suficiente espacio en el área de
recepción de materiales para el control de
calidad.
ALMACENAMIENTO DE MATERIALES.
Existen distintas posibilidades, según las
características de los materiales que van a ser
almacenados. La mas empleada es la estantería, que puede
ser obtenida en variedad de tamaños: cerradas (para
protección adicional, pero con dificultades de acceso),
con entrepaños para la colocación de materiales de
volumen intermedio, con vigas horizontales para paletas, con
vigas inclinadas para elementos cilíndricos, solo con
laterales para perfiles y elementos longitudinales,
etc.
La ubicación física de los materiales en
los almacenes debe ser establecida de manera que permita la
localización rápida y sin errores de los
materiales.
SEGURIDAD EN ALMACENES.
Además del problema de protección de
incendios, deberá prestársele atención
especial al problema de los hurtos, considerado junto a la
obsolescencia, el principal elemento en los costos de
almacenamiento. Algunas reglas simples que ayudan a reducir este
problema son las siguientes:
- Diseñar con la seguridad en mente:
asegurarse de que las áreas de almacenes estén
cercadas o protegidas, de manera de minimizar la presencia de
intrusos; iluminar adecuadamente las áreas de almacenes;
no permitir la entrada de usuarios y empleados que no tengan
que ver con el movimiento de materiales o inventario de los
mismos al área de almacenes. - Crear controles de acceso: contratar o
conformar un cuerpo de vigilancia; verificar los
vehículos que entren y salgan; realizar inspecciones no
anunciadas de los casilleros, escritorios y vehículos
del personal. - Hacer inventarios periódicos o permanentes
para verificar las perdidas de material. - Involucrar al personal en el control de los
materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el
problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados
de los inventarios, en lo que a perdidas se refiere y sobre
todo, hacerle sentirse parte importante de la organización.
INVENTARIOS FÍSICOS.
Debido a que aun en los mejores sistemas existen
discrepancias entre lo que existe físicamente y lo que
el kardex o el sistema computarizado indica, es necesario
efectuar inventarios físicos a fin de comparar ambas
cantidades. Estos son de dos tipos: puntuales y permanentes.
Los inventarios puntuales, los mas tradicionales, se
efectúan generalmente una vez por año y
usualmente es necesario restringir el movimiento de materiales
durante ese proceso. Se efectúa un conteo ítem
por ítem y se compara contra lo que anuncia el kardex.
Las diferencias son cuidadosamente anotadas y sometidas a un
análisis posterior.
Los inventarios continuos, llamados también
cíclicos o permanentes, se efectúan a lo largo
del año sobre cantidades pequeñas de producto.
Este tipo de inventario permite repartir la carga de trabajo de
manera mas uniforme, no causa tantas interrupciones a las
actividades del almacén y permite disponer de
información mas precisa sobre las
existencias.
UTILIZACIÓN DE TECNOLOGÍA DE
CÓDIGOS DE BARRA.
Los códigos de barra son una serie impresa de
barras y espacios entre ellas, que forman una estructura
única que se traduce en caracteres alfanuméricos
que representan cierta información. Esta
tecnología permite alta precisión y velocidad en
la captura de data. En almacenes, facilita la
consignación de entrada y salida de materiales y la toma
física de inventarios.
Díaz Matalobos, Angel. GERENCIA DE
INVENTARIOS
Caracas: Ediciones IESA, 1999.
Ballot, R. GERENCIA DE MATERIALES
American Management Association, 1971.
Diaz, R. COMO GESTIONAR LOS STOCKS
Instituto de la Pequeña y Mediana Empresa
Español, 1985.
Graves, S. LOGÍSTICAS DE PRODUCCIÓN e
INVENTARIO
North-Holland, Ámsterdam, 1993.
Orlicky, J. PLANIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
MATERIALES (MRP)
McGraw-Hill, 1975.
JOSE PULIDO
Isla de Margarita, Venezuela