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Diseño de un manual de procedimientos administrativos de entradas y salidas de materiales importados




Enviado por karina_21hamm



    en la empresa
    National Oilwell de Venezuela C.A.
    Anaco edo. Anzoategui

    1. Resumen
    2. El problema
    3. Bases
      teóricas
    4. Marco
      metodológico
    5. Resultados de la
      investigación
    6. Conclusiones
    7. Recomendaciones
    8. Referencias
      Bibliográficas

    RESUMEN

    EL Diseño
    de un Manual de
    Procedimientos Administrativos de entradas y salidas de
    materiales importados en la empresa National
    Oilwell de Venezuela C.A. Para llevar de manera secuencial y
    lógica
    los pasos de cada procedimiento
    mediante un documento formal.. Este trabajo
    requirió de una investigación de tipo descriptiva mientras
    que el diseño fue de campo; ya que se estuvo en el lugar
    de los hechos. Para el mismo se utilizaron las técnicas e
    instrumentos apropiados para esta investigación; Las
    técnicas aplicadas fueron la observación directa y la entrevista
    no estructurada. Los instrumentos usados fueron las fichas,
    lápices, hoja y grabadora. Los aportes principales que
    genera el siguiente trabajo es que permitirá evitar
    perdidas y fugas de materiales a la hora de realizar las entradas
    y salidas de los mismos Se concluye que para la empresa la
    perdida y fuga de materiales importados ha generado
    pérdida de dinero y
    retraso, etc. por la carencia de un manual de procedimientos
    administrativos de entradas y salidas de materiales importados.
    Se recomienda al departamento de almacén la
    implementación del mencionado manual de procedimientos
    administrativos.

    INTRODUCCIÒN

    Entre los elementos más eficaces para la toma de
    decisiones en la
    administración, se destaca lo relativo a los manuales
    administrativos, ya que facilitan el aprendizaje al
    personal,
    proporcionan la orientación precisa que requiere la
    acción
    humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el
    ámbito operativo o de ejecución, pues son una
    fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos
    de un empleado, para lograr la realización de las tareas
    que se le han encomendado. Los manuales son probados en la
    practica como puntos de referencia para la instrucción del
    nuevo personal.

    Los manuales representan una herramienta indispensable
    para toda empresa u organización, ya que les permite cumplir
    con sus funciones y
    procesos de
    una manera clara y sencilla.

    Por lo tanto en el siguiente trabajo especial de grado
    se pretende Diseñar un manual de procedimientos
    administrativos de entradas y salidas de materiales importados en
    la empresa National Oilwell de Venezuela C.A. Anaco Estado
    Anzoategui.

    El desarrollo del
    mismo se estructuró de la siguiente manera:

    El Primer Capitulo; Se describe en forma global
    el problema la carencia de un manual de procedimientos
    administrativos objeto a estudio, el objetivo
    general y los objetivos
    específicos que se establecen para llevar a cabo de manera
    idónea de este trabajo. Por otra parte se destaca la
    delimitación y justificación de la
    investigación.

    El Segundo Capitulo; Busca familiarizar al lector
    con la estructura y
    composición referente a los antecedentes de
    investigación que aportan la información precisa, con respecto al
    marco
    teórico, donde se hace una breve descripción de los conceptos bases
    correspondientes a los manuales, procedimientos, manuales de
    procedimientos y procedimientos administrativos son conocimientos
    mencionados a enfocar primordialmente con el problema a resolver.
    Por ultimo un listado de términos básicos que
    complementan la información.

    El Tercer Capitulo; Es definido por medio de una
    metodología en el cual se evalúan y
    explican los métodos
    que se utilizaron a través de un lenguaje
    sencillo; El tipo de investigación utilizado fue
    "Descriptivo", y el diseño de investigación fue de
    "Campo"; Las técnicas que se aplicaron fueron la
    observación directa y la entrevista no
    estructurada. Por otro lado los instrumentos que se utilizaron
    fueron las fichas, lápices, hoja y grabadora entre
    otros.

    El cuarto Capitulo; Corresponde al capitulo
    más importante porque en el se obtiene los resultados de
    la investigación a través de los distintos recursos
    utilizados para recopilar la información necesaria, y por
    lo tanto se obtiene de manera clara y sencilla el diseño
    del manual de procedimientos administrativos. Para finalizar se
    reseña las conclusiones, recomendaciones, referencia
    bibliografica y anexos relativos que contemplan el desarrollo de
    este Trabajo Especial de Grado.

    CAPITULO I

    EL
    PROBLEMA

    1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

    A escala mundial
    los procedimientos administrativos y tecnológicos vienen a
    transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van
    modificando con el desempeño mismo de las tareas cotidianas,
    el creciente grado de especialización, como consecuencia
    de la división del trabajo, hace necesario el uso de una
    herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de
    cada actividad dentro de una estructura
    organizacional. Así pues los manuales administrativos
    representan una alternativa para este problema, ya que son de
    gran utilidad en la
    reducción de errores, en la observancia de las políticas
    del organismo, facilitando la capacitación de nuevos empleados,
    proporcionando una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos
    puesto.

    En este sentido las organizaciones
    con visión futurista, están en la búsqueda
    constante de mejorar cada día los procedimientos que
    ayudan a la completa realización de funciones a cabalidad
    y dentro de estas herramientas
    se cuenta con uno de los mas utilizados como son los
    manuales.

    Según Catacora F. (1996); Afirma que:

    Los manuales son por excelencia los documentos
    organizativos y herramienta gerenciales utilizados para comunicar
    y documentar los procedimientos contables y no contables.
    Consiste en la
    organización lógica y ordenada de todos los
    procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de
    libro
    actualizable ( p.74).

    La finalidad de los manuales es que permiten plasmar la
    información clara, sencilla y concreta. A través de
    esta herramienta se orienta y facilita el acceso de
    información a los miembros de la organización,
    mediante cursos de acción cumpliendo estrictamente los
    pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos
    resultados para la misma.

    En Venezuela para las empresas es una
    necesidad establecer manuales administrativos; Ya que las
    organizaciones han progresado con el hecho de simplificar con
    esta herramienta de control la manera
    de realizar sus labores.

    La empresa National Oilwell de Venezuela C.A. se
    encuentra ubicada en la carretera negra Km 68 vía anaquito
    Anaco Edo- Anzoategui. Dedica a la distribución, servicios y
    venta de
    materiales, equipos, productos y
    repuestos nacionales e importados para la industria
    petrolera y petroquímica. Y la cual lleva
    aproximadamente 10 años sirviéndole a la comunidad
    anaquense.

    Esta empresa actualmente presenta una
    problemática relacionada en el área de
    almacén debido a la fuga de materiales al momento de la
    recepción y despacho de materiales importados, lo que
    genera el retraso en los mismos. Ya que no se cuenta con un
    documento formal que le indique las actividades de los
    procedimientos de entradas y salidas de dichos materiales
    importados.

    La problemática anteriormente descrita genera lo
    siguiente:

    .- Desconocimiento de las funciones o
    actividades, ya que, el departamento de almacén no cuenta
    con un documento formal que le permita llevar la secuencia
    lógica de las actividades en cada uno de los pasos que
    conforman el procedimiento de entrada y salida de materiales
    importados.

    .- Perdida en existencias en su inventario por la
    falta de información acerca de cómo proceden las
    entradas y salidas de materiales importados.

    .- Perdida de dinero para la empresa por la fuga
    y falta de materiales con respecto a las entradas y salidas de
    materiales importados.

    .- Perdida de tiempo al realizar la
    recepción y despacho de materiales importados.

    De esta manera se evidenció a través de
    una entrevista con el almacenista, quien es la persona encargada
    de llevar anteriormente el manejo de las entradas y salidas de
    materiales, lo cual se realizaba de forma empírica tanto
    así que se presentó fugas de materiales al momento
    de la recepción y despacho de los mismos, no registrando
    en sus reportes la información necesaria para sustentar la
    operación. Generando en su inventario perdidas de
    faltantes y sobrantes de materiales.

    A raíz de la problemática se enfocan las
    siguientes interrogantes:

    ¿ Que diagnostico se detecta en el departamento
    de almacén con la implantación del manual de
    procedimiento administrativo de entradas y salidas de
    materiales importados?

    ¿ Conoce el departamento de almacén los
    pasos que deben ser realizados en la recepción y
    despacho de materiales importados?

    1.2 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

    El presente trabajo Especial de Grado se refiere al
    Diseño de un Manual de Procedimientos Administrativos de
    entradas y salidas de materiales importados;
    específicamente en el departamento de almacén en la
    empresa National Oilwell de Venezuela C.A con la finalidad de
    llevar la secuencia lógica de las actividades de los
    procedimientos.

    La empresa National Oilwell se encuentra ubicada en la
    Carretera negra Km 68 Campo National Oilwell Vía Anaquito.
    Anaco Edo. – Anzoategui. Él # teléfono: 4255329 / 4255015; El telefax:
    (0282) 422 /18/54.

    El periodo para la realización de este Trabajo
    fue desde 05/11/03 hasta 06/02/04.

    1.3 OBJETIVOS DE LA
    INVESTIGACIÓN

    1.3.1 Objetivo General

    .- Diseñar un Manual de Procedimientos
    Administrativos de entradas y salidas de materiales importados en
    la empresa National Oilwell de Venezuela C.A. para llevar la
    secuencia lógica de las actividades de los
    procedimientos..

    1.3.2 Objetivos Específicos

    .- Diagnosticar la situación actual del
    departamento de almacén en la empresa National Oilwell de
    Venezuela C.A.

    .- Identificar los pasos a seguir para las
    entradas y salidas de materiales importados en la empresa
    National Oilwell de Venezuela C.A.

    .- Preparar el Diseño del manual de
    procedimientos administrativos de entradas y salidas de
    materiales importados en la empresa National Oilwell de Venezuela
    C.A.

    1.4 JUSTIFICACION DEL PROBLEMA

    La importancia de los manuales de procedimientos
    administrativos a través de una mirada retrospectiva a la
    administración permite llevar a las
    empresas u organizaciones a desarrollar las funciones del
    proceso
    administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar
    de una manera más eficaz las actividades que se designa a
    cada uno de los miembros de la organización. Este conjunto
    de actividades responde a la esencia del procedimiento
    administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las
    labores o actividades para estandarizar la operatividad de la
    misma.

    Lo interesante del siguiente manual de procedimientos
    administrativos de entradas y salidas de materiales importados,
    Es que se busca a que contribuya a mejorar la eficacia y
    eficiencia en
    la recepción y despacho de los mismos para salvaguardar la
    operatividad de la empresa

    Así mismo, para el departamento de almacén
    es indispensable, ya que le permitirá contar con una
    herramienta para obtener información rápida y
    oportuna ya que con el mismo se lleva el control en cada uno de
    los procedimientos de las entradas y salidas de materiales
    importados.

    Igualmente; para el almacenista resulta beneficioso
    porque le permite mejorar sus funciones para tratar de
    realizarlas eficazmente las entradas y salidas de los materiales
    importados. Conociendo cada uno de los pasos ejecutados al
    momento de recibir y despachar mercancía.

    De este modo, se espera que para los nuevos empleados
    con la implantación de este manual de procedimiento no
    surjan inconvenientes ni deficiencias internas en el departamento
    de almacén. El cual también facilitará la
    información clara y sencilla de las actividades a la hora
    de realizar la entrada y salida de materiales
    importado.

    CAPITULO II

    MARCO TEORICO

    2.1. ANTECEDENTES DE LA
    INVESTIGACIÓN

    Para el desarrollo de la investigación se
    consultaron los siguientes Trabajos Especiales de Grado, en el
    Instituto Universitario de Tecnología de
    Administración Industrial
    (I.U.T.A):

    .- Br. Arévalo Trinidad, Marvelis. (Abril
    2002), lleva por titulo "Diseño de un procedimiento
    administrativo de egreso de materiales por ventas en la
    empresa AB Industries de Venezuela, C.A".

    El cual tiene como objetivo "Diseñar un
    procedimiento administrativo de egreso de materiales en la
    empresa AB Industries de Venezuela, C.A para evitar las fallas en
    el departamento de ventas".

    Concluyendo de esta manera que en el departamento de
    ventas de la empresa AB Industries de Venezuela, C.A. No existe
    un procedimiento adecuado para el egreso de materiales; Por lo
    cual ocurren errores, fallas u omisiones al momento de realizar
    una venta y esto a afectado negativamente a la empresa. Es por
    ello que los pasos del procedimiento administrativo propuesto
    ordena en forma lógica y secuencial las acciones a
    realizar por el personal en el departamento de ventas.

    .- Br. Yánez G. Anali. (Agosto 2001), se
    titula "Diseño de un manual de normas y
    procedimientos para el control de materiales y equipos
    dañados o extraviados propiedad del
    cliente de la
    empresa PDVSA BARIVE S.A".

    Este trabajo de investigación tiene como objetivo
    "Diseñar un manual de normas y procedimientos para el
    control de materiales y equipos dañados o extraviados
    propiedad del cliente de la empresa PDVSA BARIVEN S.A. Anaco
    – Estado Anzoategui con la finalidad de mejorar el proceso de
    almacenamiento y
    control de materiales".

    Esta manera concluye que su aplicación los
    empleados pueden orientarse para llevar de manera secuencial y
    ordenada los procesos de control de materiales y equipos
    dañados o extraviados de igual modo con ello se designa la
    responsabilidad que tiene cada empleado en cuanto
    a las actividades que debe llevar a cabo.

    .- Br. Ríos Yolimar. (Marzo 2002) El cual se
    titula "Rediseño del formulario y procedimiento de
    compras primas
    requeridas (CPR-2) en la Planta Eléctrica Alfredo Salazar
    CADAFE" Anaco. Estado- Anzoategui.

    Este trabajo se realiza con el siguiente objetivo
    "Rediseñar el formulario y procedimientos de compras
    primas requeridas (CPR-2) en la Planta Eléctrica Alfredo
    Salazar CADAFE para registrar adecuadamente la información
    requerida en esa actividad".

    Concluye de esta manera que para el rediseño del
    formulario (CPR-2) se contó con todo el apoyo de todo el
    personal que labora en el departamento de administración
    de la empresa

    1. BASES TEORICAS
    1. DEFINICIÓN DEL MANUAL.

    Documento elaborado sistemáticamente en el cual
    se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de
    un organismo y la forma en que las mismas deberán ser
    realizadas, ya sea conjunta ó separadamente. Con el
    propósito de ampliar y dar claridad a la
    definición, citamos algunos conceptos de diferentes
    autores.

    Duhat Kizatus Miguel A. en www.gooegle.com
    Lo define como: " Un documento que contiene, en forma
    ordenada y sistemática, información y/o
    instrucciones sobre historia,
    organización, política y
    procedimientos de una empresa,
    que se consideran necesarios para la menor ejecución del
    trabajo".

    Continolo G en www.gooegle.com
    . Lo conceptualiza como: " Una expresión formal de
    todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar
    en un determinado sector; es una guía que permite
    encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del
    personal operativo".

    2.2.2. OBJETIVOS DE LOS MANUALES.

    Considerando que los manuales administrativos son un
    medio de comunicación de las políticas,
    decisiones y estrategias de
    los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo
    del grado de especialización del manual.

    Para González M. a través de la
    www.gooegle.com.
    Define los siguientes objetivos:

    .- Presentar una visión de conjunto de la
    organización (manual de
    organización).

    .- Precisar las funciones de cada unidad
    administrativa (manual de organización)

    .-Presentar una visión integral de
    cómo opera la organización (manual de
    procedimientos).

    .-Precisar la secuencia lógica de las
    actividades de cada procedimiento (manual de
    procedimientos).

    .-Precisar la responsabilidad operativa del
    personal en cada unidad administrativa (Manual de
    procedimientos)

    .-Precisar funciones, actividades y
    responsabilidades para un área específica (manual
    por función
    específica).

    .-Servir como medio de integración y orientación al
    personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al
    organismo (manuales administrativos).

    .-Proporcionar el mejor aprovechamiento de los
    recursos
    humanos y materiales ( manuales administrativos).

    1. TÉCNICAS DE ELABORACIÓN DE LOS
      MANUALES.

    Existen tres técnicas para la elaboración
    de los manuales, los cuales son descritos a

    continuación:

    .- Verificar los puntos o asuntos que
    serán abordados:

    En este punto se especifica en si los asuntos o puntos
    de mayor relevancia que debe contar el manual.

    .- Detallar cada uno de los
    asuntos:

    En esta parte permite recopilar los datos sobre los
    asuntos que se va a tratar mediante el hecho de observar como se
    realiza el trabajo
    aclarando la forma en que el servicio es
    realizado.

    .- Elaborar una norma de servicio que
    deberá ser incluida en el manual:

    Esta ultima técnica deberá explicar
    él porque, el cómo, quien lo hace, para qué
    deberá ser redactado en forma clara y sencilla.

    2.2.4. TIPOS DE MANUALES.

    .- Manual de Organización.- El manual de
    organización describe la organización formal,
    mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo,
    funciones, autoridad
    y responsabilidad. 

    .- Manual de Políticas.- El manual de
    políticas contiene los principios
    básicos que regirán el accionar de los ejecutivos
    en la toma de decisiones

    .- Manual de procedimientos y normas.- El manual de
    procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que
    integran los procedimientos las normas a cumplir por los miembros
    de la organización compatibles con dichos procedimientos
    administrativos en el orden secuencial de su
    ejecución

    .- Manual del especialista.- El manual para
    especialistas contiene normas o indicaciones referidas
    exclusivamente a determinado tipo de actividades u
    oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la
    actuación de los empleados que cumplen iguales
    funciones.

    .- Manual del empleado.- El manual del empleado
    contiene aquella información que resulta de interés
    para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas
    que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega
    en el momento de la incorporación. Dichos temas se
    refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla,
    planes de incentivación y programación de carrera de empleados,
    derechos y
    obligaciones,
    etc.

    .- Manual de Propósito múltiple.- El
    manual de propósitos múltiples reemplaza total o
    parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos
    en los que la dimensión de la empresa o el volumen de
    actividades no justifique su confección y mantenimiento.

    2.2.5 CARACTERÍSTICAS DE LOS
    MANUALES

    Por su contenido

    -         
    Manual de historia del organismo.

    -         
    Manual de organización.

    -         
    Manual de políticas.

    -         
    Manual de procedimientos.

    -         
    Manual de contenido múltiple ( cuando trata de dos
    contenidos, por ejemplo políticas y
    procedimientos; historia y
    organización).

    -         
    Manual de adiestramiento o instructivo.

    -         
    Manual técnico.

    Por función específica

    -         
    Manual de producción.

    -         
    Manual de compras.

    -         
    Manual de ventas.

    -         
    Manual de finanzas.

    -         
    Manual de contabilidad.

    -         
    Manual de crédito y cobranza.

    -         
    Manual de personal.

    -         
    Manuales generales (los que se ocupan de dos o más
    funciones operaciones.)

     

     

     

     

     

     

    Según González H. En www.google.com
    clasifica a los manuales administrativos en dos grupos; por su
    contenido y por su función específica, en el
    siguiente cuadro se describen cada una de estas
    agrupaciones:

    1. VENTAJAS DE LOS MANUALES

    Entre las principales ventajas de los manuales se
    encuentran las siguientes:

    .- Son un compendio de la totalidad de funciones
    y procedimientos que se desarrolla en una organización,
    elementos éstos que  por otro lado sería
    difícil reunir.

     .- La gestión
    administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
    improvisaciones  o criterios personales del funcionario
    actuante en cada momento.

    .- Clarifican la acción a seguir o la
    responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que
    pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe
    actuar o a que nivel  alcanza la decisión o
    ejecución. 

    .- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la
    ejecución de la gestión administrativa y evitan La
    formulación de la excusa del desconocimiento de las normas
    vigentes. 

    .- Sirven para ayudar a que la
    organización se aproxime al cumplimiento de las
    condiciones que configuran un sistema

    .- Son un elemento cuyo contenido se ha ido
    enriqueciendo con el transcurso del tiempo. 

    .- Facilitan el control por parte de los
    supervisores   de las tareas delegadas al
    existir

    2.2.7. LIMITACIONES AL NO UTILIZAR
    MANUALES.

    .- Existe un costo en su
    redacción y confección que,
    indudablemente, debe afrontarse. 

    .- Exigen una permanente actualización,
    dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su
    total inutilidad.

    .- No incorporan los elementos propios de la
    organización informal, la que evidentemente existe pero no
    es reconocida en los manuales.   

    2.2.8. ESTRUCTURA DE UN MANUAL.

    Su estructura comprende tres partes primordiales que
    son:

    1. Encabezamiento.
    2. Cuerpo.
    3. Glosario.

    2.2.8.1. Encabezamiento.- Este debe tener la
    siguiente información:

    .- Nombre de la empresa u
    organización.

    .- Departamento, sección o dependencia en
    las cuales se llevan a cabo los procedimientos descritos. Titulo
    bastante bueno, pero que de idea clara y precisa de su
    contenido.

    .- Índice o tabla de contenido de un
    criterio de relación de los elementos que contiene el
    manual.

    2.2.8.2. El Cuerpo del Manual.- Este debe
    contener la siguiente información:

    .- Descripción de cada uno de los
    términos o actividades que conforman el procedimiento, con
    indicaciones de cómo y cuando desarrollar las actividades.

    1. Glosario de Términos.- Al final del
      manual se debe incluir los siguientes datos:

    .- Anexos o apéndices como complementos
    explicativos de aquellos aspectos del manual que lo
    ameriten.

    .- Fecha de emisión del procedimiento para
    determinar su vigencia.

    .- Nombre de la entidad responsable de la
    elaboración del manual y su contenido.

    2.2.9. BENEFICIOS DE LOS MANUALES.

    .- Flujo de información
    administrativa.

    .- Guía de trabajo a ejecutar.

    .- Coordinación de actividades.

    .- Uniformidad en la interpretación y aplicación de
    normas.

    .- Revisión constante y mejoramiento de
    las normas, procedimientos y controles.

    .- Simplifica el trabajo como análisis de tiempo.

    2.2.10. PROCEDIMIENTOS

    Se definen que son planes en cuanto establecen un
    método
    habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos
    guías de acción mas bien que de pensamiento,
    que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades
    deben cumplirse.

    Según Melinkoff, R(1990), "Los procedimientos
    consiste en describir detalladamente cada una de las actividades
    a seguir en un proceso laboral, por
    medio del cual se garantiza la disminución de errores".(p.
    28)

    2.2.11. OBJETIVOS DE LOS
    PROCEDIMIENTOS

    Gómez F. (1993) señala que: " El principal
    objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de
    llevar a cabo una actividad, considerando los factores del
    tiempo, esfuerzo y dinero". (p.61).

    1. IMPORTANCIA DE LOS
      PROCEDIMIENTOS

    El hecho importante es que los procedimientos existen a
    todo lo largo de una organización, aunque, como seria de
    esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles
    bajos, mas que todo por la necesidad de un control riguroso para
    detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a
    tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo
    modo.

    Según Biegler J. (1980) " Los procedimientos
    representan la empresa de forma ordenada de proceder a realizar
    los trabajos administrativos para su mejor función en
    cuanto a las actividades dentro de la
    organización".(p.54)

    2.2.13 CARACTERÍSTICAS DE LOS
    PROCEDIMIENTOS

    Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes
    características de procedimientos:

    .- No son de aplicación general, sino que
    su aplicación va a depender de cada situación en
    particular.

    .-Son de gran aplicación en los trabajos
    que se repiten, de manera que facilita la aplicación
    continua y sistemática.

    .-Son flexibles y elásticos, pueden
    adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

    Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en
    las siguientes s características de
    procedimientos

    .-Por no ser un sistema; ya que un conjunto de
    procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un
    sistema.

    .- Por no ser un método individual de
    trabajo. El método se refiere específicamente a
    como un empleado ejecuta una determinada actividad en su
    trabajo.

    .- Por no ser una actividad especifica. Una
    actividad especifica es la que realiza un empleado como parte de
    su trabajo en su puesto. (p.53)

    2.2.14. BENEFICIOS DE LOS
    PROCEDIMIENTOS

    Para Melinkoff, (op.cit) conceptualiza que: "El
    aumento del rendimiento laboral, permite adaptar las mejores
    soluciones
    para los problemas y
    contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de
    la organización".(p.30)

    2.2 15. ESTRUCTURA DE LOS
    PROCEDIMIENTOS

    Los procedimientos se estructuran de la siguiente
    manera:

    .- Identificación.

    Este titulo contiene la siguiente
    información:

    .- Logotipo de la organización

    .- Denominación y extensión
    (general o especifico) de corresponder a una unidad en particular
    debe anotarse el nombre de la misma.

    .- Lugar y fecha de
    elaboración.

    .- Numero de revisión.

    .- Unidades responsables de su revisión
    y/o autorización

    .- Índice o contenido

    Relación de los capítulos que forman
    parte del documento.

    .- Introducción

    Exposición sobre el documento, su contenido,
    objeto, área de aplicación e importancia de su
    revisión y actualización.

    .- Objetivos de los procedimientos

    Explicación del propósito que se pretende
    cumplir con los procedimientos.

    .- Áreas de aplicación o alcance de
    los procedimientos.

    .- Responsables

    Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en
    los procedimientos en cualquiera de sus fases.

    .- Políticas o normas de
    operación

    En esta sección se incluyen los criterios o
    lineamientos generales de acción que se determinan para
    facilitar la cobertura de responsabilidades que participan en los
    procedimientos.

    2.2.16. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

    Munich G. Y Martínez G.(1979) Consideran que los
    procedimientos administrativos: "Permiten establecer la secuencia
    para efectuar las actividades rutinarias y especificas". (p.
    99)

    Desde otra perspectiva Terry & Franklin (1993)
    definen que los procedimientos administrativos son: "Una serie de
    tareas relacionadas que forman la secuencia establecida en
    ejecutar el trabajo que va a desempeñar" (p.32)

    Ante lo relacionado en las citas del párrafo
    anterior se puede conceptuar el procedimiento administrativo como
    un instrumento administrativo que apoya la realización del
    que hacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma
    metódica las operaciones de las funciones.

    La importancia de los procedimientos administrativos
    estriba en que los mismos:

    .- Establecer el orden lógico que deben
    seguir las actividades.

    .- Promueven la eficiencia y la
    optimización.

    .- Fijar la manera como deben ejecutarse las
    actividades, quién debe ejecutarlas y
    cuándo.

    2.2.17. BENEFICIOS DE LOS
    PROCEDIMIENTOS

    Según Pino, A.(1998) en su Trabajo de Grado
    describe los siguientes beneficios que consisten en:

    .- Aumento del rendimiento laboral.

    .- Permite adaptar las mejores soluciones a los
    problemas.

    .- Contribuye a llevar una buena
    coordinación y orden en las actividades de la
    organización.

    2.2.18 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

    Para Gómez.(Op.cit) define que: "Son
    documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la
    información básica referente al funcionamiento de
    las unidades administrativas; Además facilitan la
    actuación de los elementos humanos que colaboran en la
    obtención de los objetivos y el desarrollo de las
    funciones".(p.125)

    2.2 19. OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE
    PROCEDIMIENTOS

    Según Gómez.(op.cit) los manuales
    de procedimientos en su calidad de
    instrumento administrativo tienen como objetivo:

    .- Uniformar y controlar el cumplimiento de las
    rutinas de trabajo y evitar su alteración
    arbitraria.

    .- Determinar en forma más sencilla las
    responsabilidades por fallas o errores.

    .- Facilitar las labores de auditoria, la
    evaluación del control
    interno y su vigilancia.

    .- Aumentar la eficiencia de los empleados,
    indicándoles lo que deben hacer y como deben
    hacerlo.

    .- Ayudar en la coordinación del trabajo y
    evitar duplicaciones.

    2.3.DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
    BÁSICOS

    Administrativo (va): Relativo a la
    administración resolución administrativa persona
    que tiene por oficio administrar.

    Despacho: Acción de despachar, lugar donde
    se despachan mercancías.

    Entrada: Acción de entrar, sitio por donde
    se entra: la entrada a un almacenamiento.

    Importación: Introducción de
    bienes y
    servicios extranjero, o conjunto de cosas importadas.

    Materiales: Son bienes o activos que se
    adquieren para remplazar la escasez de las
    mercancías.

    Recepción: Recibir o entregar el material
    o cosa que sea de útil acceso para la empresa en este caso
    el departamento de almacén

    Registro: Formato donde se describen los pasos
    para llevar a cabo una actividad administrativa y facilitar la
    operatividad de la misma.

    Reporte: son documentos que sirven de soporte
    para sustentar la actividad que ha sido realizada.

    Salida: posibilidad de venta de
    mercancías. Despacho por medio de transporte las
    mercancías fuera de lugar donde se encontraban.

    CAPITULO III

    MARCO METODOLOGICO

    El marco metodológico esta referido al momento
    que alude al conjunto de procedimientos lógicos y
    operacionales implícitos en todo proceso de
    investigación. En otras palabras, el fin esencial del
    marco metodológico es el que se sitúa a
    través de un lenguaje claro y sencillo los métodos
    e instrumentos que se emplearon así como el tipo y
    diseño de la investigación.

    De acuerdo a lo que afirma Hurtado J.(2000): "La
    metodología es el área del conocimiento
    que estudia los métodos generales de las disciplinas
    científicas. La metodología incluye los
    métodos, las técnicas, las estrategias y los
    procedimientos que utilizara el investigador para lograr los
    objetivos".( p. 75)

    3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

    El tipo de investigación que se aplico fue
    "Descriptivo", ya que se describe la problemática
    presentada en el departamento de almacén por la carencia
    de un manual de procedimientos administrativos de entradas y
    salidas de materiales importados para llegar a la
    comprensión y entendimiento del mismo.

    Según Tamayo y Tamayo (1997) Dice que: " La
    investigación descriptiva trabaja sobre realidades de
    hechos y su característica fundamental es la de
    presentarnos una interpretación correcta"(p.
    54)

    3.2 DISEÑO DE
    INVESTIGACIÓN

    El diseño de esta investigación fue de
    campo; en vista de que se pudo recopilar directamente la
    información detallada y exacta específicamente en
    el departamento de almacén en la empresa National Oilwell
    de Venezuela por la falta de un manual de procedimientos
    administrativos.

    Según Arias F.(1999) Expresa que: "El
    diseño de campo consiste en la recolección
    de datos directamente de la realidad donde ocurren los
    hechos, sin manipular o controlar alguna variable". ( p.
    48)

    3.3 TÉCNICAS Y/O INSTRUMENTOS DE RECOLECCION
    DE DATOS

    3.3.1. Técnicas

    Para todo proceso de investigación se requiere
    del uso de diversas técnicas que le permitan al
    investigador obtener toda la información o datos que
    requiere para el desarrollo del mismo.

    De acuerdo a lo antes señalado las
    técnicas utilizadas para el desarrollo del siguiente
    Trabajo Especial de Grado fueron las siguientes:

    .- La observación directa:

    Para este trabajo de investigación se aplico la
    técnica de la observación directa ya que el
    investigador pudo evidenciar y visualizar de cerca la
    problemática que acarrea al departamento de
    almacén, debido al hecho de la carencia de un manual de
    procedimientos administrativos.

    Según Sabino, C.(1997), Señala que: "La
    observación directa es aquella a través de la cual
    se puedan conocer los hechos y situaciones de la realidad
    social". (p. 134).

    .- La entrevista no estructurada:

    Otra de las técnicas utilizadas fue la entrevista
    no estructurada en la empresa National Oilwell; en donde se
    llevaron a cabo conversaciones abiertas con todo el personal
    interno que labora en el departamento de almacén como el
    almacenista, el gerente de
    almacén y la supervisora administrativa. Esto con el fin
    de conocer y estudiar la información obtenida y poder
    canalizar y detectar todo lo referente a las entradas y salidas
    de materiales importados

    Según Ander E. (1982) Dice que: " La entrevista
    no estructurada son preguntas abiertas las cuales se responden
    dentro de una conversación, la persona interrogada da una
    respuesta, con sus propios términos, de una cuadro de
    referencia a la cuestión que se le ha
    formulado".(p.227)

    3.3.2. Instrumentos de la recolección de
    datos

    Según Acuña R. (1982) Señala que:
    "Consiste en un medio utilizado para registrar la
    información que se obtiene durante el proceso de
    recolección. (p.307).

    Tales anotaciones pueden ser hechas utilizando
    diferentes instrumentos, Entre los cuales citaremos:

    .- Fichas: Este instrumento fue utilizado
    por el investigador para clasificar y anotar, las distintas
    informaciones que eran necesarias para apoyar la
    realización del Trabajo especial de Grado.

    .- Hoja: Es otro de los instrumentos aplicados
    por el investigador para anotar las respuestas dadas por los
    empleados del departamento de almacén.

    .- Lápiz.- Instrumento que se uso para
    redactar las opiniones de los trabajadores, en las respectivas
    entrevistas.

    .-Grabadora.- Este instrumento fue de gran ayuda
    para guardar la información suministrada por los
    trabajadores, en las entrevistas realizadas a cada uno de
    ellos.

    CAPITULO IV

    RESULTADOS DE LA INVESTIGACION

    4.1 DIAGNOSTICAR LA SITUACIÓN ACTUAL EN EL
    DEPARTAMENTO DE ALMACÉN EN LA EMPRESA NATIONAL
    OILWELL.

    En la empresa National Oilwell de Venezuela C.A.
    específicamente en el departamento de almacén, la
    carencia por un manual de procedimientos administrativos dentro
    de su estructura organizativa ha impedido realizar a cabalidad
    las actividades de las entradas y salidas de materiales
    importados; Ya que ahí se van ingresando en orden
    secuencial todos los materiales ya sean nacionales e
    importados.

    No obstante las debilidades representadas en dicho
    departamento han tenido inconvenientes entre los que se pueden
    mencionar:

    .- Las personas no autorizadas retiran
    materiales, sin que el almacenista registre en sus reportes de
    entradas y salidas de materiales.

    .- Su inventario en stock se ve afectada por no
    registrar en su sistema Macola; las entradas y salidas de
    materiales importados.

    .-Se ha generado perdida de materiales por no
    llevar un control en las entradas y salidas de materiales
    importados

    .-Se desconocen en parte los pasos llevados a
    cabo al momento de realizar la recepción y despacho de los
    materiales importados.

    Así mismo, se espera que la empresa pueda mejorar
    la perdida de tiempo y de dinero; Con la disposición de
    este manual de procedimientos administrativos.

    4.2. IDENTIFICAR LOS PASOS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
    MATERIALES IMPORTADOS.

    A continuación se presentan los pasos llevados a
    cabo en el departamento de almacén para la entrada y
    salida de materiales importados. Es importante señalar que
    dichos pasos son efectuados de forma empírica y en algunos
    casos se omiten algunos de ellos:

    Primero: El gerente de almacén y/o
    materiales Prepara el listado de material en stock (packin list),
    Verifica por vía telefónica o e-mail si hay
    material en la NOI.

    Evalúa y elabora la orden de compra.

    Segundo: El Gerente de nuevos negocios,
    Revisar y firmar la orden de compra.

    Tercero: El Transportista contratado, Entrega la
    nota de entrega al almacenista previo a la recepción del
    material. Después este revisa la entrega de material al
    almacenista.

    Cuarto: Almacenista, Es responsable de recibir el
    material con la nota de entrega o factura del
    proveedor. Formula el reporte de entrada de almacén.
    Fotocopia de la documentación (1original y 2
    copias).

    Quinto: Supervisora Administrativa, Procede a
    elaborar la entrada a almacén por el sistema Macola para
    asignarle un costo de los gastos aduaneros,
    FOB, fletes.

    Así mismo se presentan los pasos realizados al
    momento de llevar a cabo la salida de materiales
    importados:

    Primero: El vendedor, verifica el material en
    stock espera la aceptación del cliente y elabora la nota
    de entrega.

    Segundo: Almacenista, revisa la nota de entrega
    firma la nota de entrega y después despacha el material al
    cliente.

    Tercero: Supervisora administrativa, registra la
    salida de materiales con la nota de entrega contra la
    factura.

     

    National Oilwell de
    Venezuela

    Carretera negra Km 68 Vía
    anaquito Anaco Edo.- Anzoategui

    Teléfono: (0282)
    4255329/4255015

     

    Departamento:

    Almacén

     

    Manual de
    Procedimiento

    Administrativo
    de entradas

    y salidas de
    materiales importados

    Fecha de

    emisión:
    Feb.2004

    Pág.
    2/14

     Pág.

    Introducción…………………………….3

    2.
    Objetivos…………………………………4

    3.
    Importancia………………………………6

    4.
    Finalidad………………………………….7

    5.
    Alcance……………………………………8

    6.
    Responsable…………………………….9

    7. Glosario………………………………….10

    8. Procedimiento de la entrada de

    materiales
    importados……………….11

    9. Flujograma de la
    entrada……………12

    10. Procedimiento de la salida de

    materiales
    importados……………….13

    11. Flujograma de la
    salida……………..14

     

    Elaborado por: Karina
    Hamm

    Revisado por

    Aprobado por

     

    Firma

    Firma

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    Fecha

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    Fecha

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    Venezuela

    Carretera negra Km 68 Vía
    anaquito Anaco Edo.- Anzoategui

    Teléfono: (0282)
    4255329/4255015

     

    Departamento:

    Almacén

     

    Manual de
    Procedimiento

    Administrativo
    de entradas

    y salidas de
    materiales importados

    Fecha de

    emisión:
    Feb.2004

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    3/14

    El siguiente manual de procedimiento
    administrativo es indispensable para la empresa, ya que
    facilita el buen desempeño de los empleados,
    permitiendo así el control en las actividades a
    realizar dentro del departamento de
    almacén.

    De este modo se espera mejorar mediante este
    escrito formal, las actividades de las entradas y salidas
    de los materiales importados. Permitiendo llevar así
    un manejo adecuado de los mismos

    Elaborado por: Karina
    Hamm

    Revisado por:

    Aprobado por:

     

    Firma

    Firma

    Firma

    Fecha

    Fecha

    Fecha

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    Carretera negra Km. 68 Vía
    anaquito Anaco Edo.- Anzoategui

    Teléfono: (0282)
    4255329/4255015

     

    Departamento:

    Almacén

     

    Manual de
    Procedimiento

    Administrativo
    de entradas

    y salidas de
    materiales importados

    Fecha de

    emisión:
    Feb.2004

    Pág.
    5/14

    • Describir en forma clara y precisa los
      procedimientos para garantizar la uniformidad de las
      operaciones que se aplica en el departamento de
      almacén.
    • Proporciona de alguna manera una guía o
      base de consultas para el asesoramiento del personal,
      análisis y modificaciones para mejorar los
      procedimientos.
    • Definir las responsabilidades y limitaciones de
      las distintas tareas a través de la
      identificación de los pasos a seguir en las
      actividades.

     

     

     

    Elaborado por: Karina
    Hamm

    Revisado por

    Aprobado por

     

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    Fecha

    Fecha

    Fecha

    Para
    ver los demás gráficos seleccione la opción
    "Descargar" del menú superior

    CONCLUSIONES

    Al finalizar este trabajo especial de grado se mencionan
    las siguientes conclusiones:

    .- La situación evidenciada en particular
    en el departamento de almacén se refiere a que los
    empleados realizan los pasos de manera empírica, pues no
    existe un manual de procedimientos que oriente al desarrollo de
    las actividades de manera efectiva.

    .- Se ha generado perdida y fuga de materiales en
    vista de que no se llevan controles para la entrada y salida en
    los mismos.

    .- Se desconocen pasos en la realización
    de las actividades de entradas y salidas de materiales
    importados.

    .- No hay ningún mecanismo o herramienta
    que sirva de instrucción u orientación al
    personal.

    RECOMENDACIONES

    Tomando en cuenta lo anteriormente descrito en las
    conclusiones se desea precisar las siguientes
    recomendaciones:

    • Es por consiguiente, que se elaboró el manual
      de procedimientos administrativos de entradas y salidas de
      materiales importados, ya que se pueden estandarizar sus
      operatividades correspondientes.
    • Con la aplicación del mencionado manual los
      empleados pueden orientarse y ejecutar de manera secuencial y
      ordenada tales procedimientos con el fin de garantizar su fiel
      aplicación. Así mismo evitar perdidas o fuga de
      materiales.
    • El siguiente manual permitió fijar pautas a
      seguir para los procedimientos de entradas y salidas de
      materiales importados, cuya aplicación también
      constituye un material informativo que instruya a los empleados
      y al nuevo personal en cuanto al desarrollo del
      mismo.
    • Actualizar periódicamente el contenido del
      manual para mayor efectividad, con el propósito de
      establecer los correctivos pertinentes para su mejor
      aplicación.

    REFERENCIA BIBLIOGRAFICA

    Acuña Rolando (1982) Técnicas de
    Documentación e Investigación 2, 4ta Edición. Caracas Venezuela Universidad
    Nacional Abierta.

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    Social, Buenos Aires:
    Editorial Humanista.

    Arias, Fidias (1999) El Proyecto de
    Investigación, Caracas: Editorial
    Episteme.

    Arévalo Trinidad, Marvelis. (Abril 2002),
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    materiales por ventas en la empresa AB Industries de Venezuela
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    Sabino Carlos (1997), Metodología de la
    investigación, Caracas: Editorial Panapo.

    Tamayo y Tamayo, Mario (1997), El proceso de la
    investigación científica. Limusa Noriega
    Edito

    Trabajo Especial de Grado presentado como requisitito
    parcial para optar al Titulo de Técnico Superior
    Universitario en la especialidad de Administración de Empresas.

    DEDICATORIA

    Este trabajo es la recompensa de todo mi empeño,
    dedicación y esfuerzo; Va dedicado a quienes me brindaron
    todo su apoyo.

    A mi Madre, por enseñarme todo lo bueno y malo de
    la vida con su amor y
    confianza.

    A mi Hermano, por cuidarme y brindarme su apoyo en todos
    los momentos que lo necesite.

    A mi Abuelo, que me ayudo con su cariño y apoyo,
    siendo para mí la persona más importante en mi
    vida.

    A mis Dios Budista que me dio sabiduría e
    inteligencia
    para captar todos los conocimientos necesarios en mis estudios
    realizados.

    Por otra parte a todos mis familiares tíos (as),
    primos (as), que por circunstancias de la vida se encuentran
    lejos de mí, en mi país natal; Que siempre me
    brindaron su cariño y apoyo para surgir en la vida y poder
    cumplir con mis metas.

    A mis amigas Rossy y Naibel que en todo momento me
    apoyaron y me dieron fuerza para
    salir adelante.

    Todo esto no hubiera sido posible sin la ayuda y la
    comprensión de ustedes de entender que cumplir con todas
    mis metas hasta alcanzarlos es gratificante ya que es realizado
    con todo con mi empeño, esfuerzo y esmero.

    Gracias

    Los quiero

    AGRADECIMIENTO

    A mi Dios Budista por darme las fuerzas necesarias para
    llevar este trabajo adelante.

    A todos los profesores, que desde el principio me
    brindaron apoyo a través de sus enseñanzas,
    conocimientos y experiencias que permitieron poder adquirir
    nociones que ayudaron así el logro de mi meta.

    A la comunidad Iutense, que gracias a esta
    institución he aprendido cosas nuevas en el área de
    administración.

    A mi tutor Académico, Licenciada Nilda Arcia que
    me apoyo y ayudo en todo momento Gracias.

    A la empresa National Oilwell por darme la oportunidad
    de realizar este trabajo; Y en especial a mi tutor industrial
    Dinorath Duerto por su apoyo y enseñarme parte de sus
    conocimientos para hacer posible el logro de este
    trabajo.

    Gracias

     

     

    Karina Hamm

    INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

    DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

    IUTA SEDE NACIONAL – ANACO

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