- Historia de los eventos y
organización - Planificación y
organización de eventos - Ciencias y conceptos
involucrados en el libro - Eventos: Procesos a seguir para
la organización - Creación del libro de
producción y logística de un
concierto - Conclusiones y
recomendaciones - Bibliografía
Hago este proyecto porque
este tema está en mi vida cotidiana, pues es uno de los
negocios de mi
papá, entonces yo estoy vinculado al tema varios
años y es una de las cosas que me gustaría hacer de
mi vida. También me gustan las finanzas y la
publicidad, etc.
Pues me son atractivos temas como: la publicidad del concierto o
sea todo lo que se hace como comerciales para la
televisión, radio, volantes
afiches, etc. Y en las finanzas esta todo lo de hacer presupuestos,
flujos, etc.
Y por supuesto la producción y la
logística es todo lo que se hace en un concierto desde el
detalle más pequeño hasta el más
grande.
Y lo más importante desde mi punto de vista es la
gente que va al concierto, entonces es hacer que la gente pase
bien y se divierta. Y también como estudie música me sirve para
ampliar mis conocimientos.
Voy a hacer un libro con toda
la información que pueda investigar para
trabajar.
Espero que este tipo de proyectos me
guste más de lo que me gusta con todo lo que voy aprender
de este trabajo.
HISTORIA DE LOS EVENTOS Y LA
ORGANIZACIÓN
El comienzo de los eventos y la
organización no hay un año exacto ni donde
comienzo pero los primeros eventos aparecen con los romanos y los
griegos entonces yo les voy hablar sobre ellos.
Los griegos se inventaron las olimpiadas es el primer
evento registrado para el bienestar social de la gente y los
romanos cuando les conquistaron salieron las ideas para otros
eventos como los circos romanos.
GRIEGOS
La historia de la Antigua
Grecia. Aunque
haya habido manifestaciones anteriores, los Primeros Juegos
Olímpicos se realizaron en el año 776 antes de
Cristo.
Los juegos
Olímpicos se llamaron así porque se jugaban en en
el Santuario de Olimpia, en el Peloponesio, en honor de Zeus, y
los juegos comenzaban con una ceremonia y un sacrificio al Dios
Zeus. y se disputaban en un estadio de la vecina ciudad de
Elide.
La primera edición
consistió únicamente en una carrera de 185 o
190 metros (un largo de la pista de atletismo) por
32 de ancho; y el vencedor fue Corróelo de Elide.
Posteriormente se fueron añadiendo carreras más
largas, luchas y el pentatlón, que comprendía
lanzamientos de disco y jabalina, carreras a campo traviesa,
salto de longitud y lucha libre. Después se agregaron el
boxeo, las carreras de carros, la forma de lucha violenta
conocida como pancracio, y otros deportes. Otra de las primeras
pruebas
olímpicas fueron los saltos en largo, a causa de que los
griegos acostumbraban saltar zanjas y arroyos, y estaban
entrenados en eso.
El lanzamiento de disco fue una de las primeras pruebas
de los juegos olímpicos antiguos. Estas actividades
físicas, competencias y
luchas, no sólo estaban ligadas a un sentido religioso,
puesto que los realizaban en honor a los dioses y les brindaban
sacrificios; también influenciaron en la cultura,
especialmente en la música y en las artes. Un ejemplo de
su influencia en el arte, es "El
discóbolo" de Mirón.(450 antes de
Cristo).
Los juegos olímpicos se celebraban en verano y
cada cuatro años, período que llamaban
Olimpíada.
En ese período se paralizaban los conflictos
bélicos. En honor a los Dioses y logrando la unión
de los griegos en esas ocasiones, se celebraban los juegos
antiguos. Eran cuatro: los juegos ístmicos, los
píticos, los nemeos y los olímpicos.
La Primera Maratón ocurrió cuando en 490
antes de Cristo un héroe griego: el soldado
Filípides, recorrió 40 kilómetros con
noticias de la
batalla de Maratón.
El primer premio para el ganador de los antiguos juegos
olímpicos fue una corona de olivo sagrado.
Román Pausanias escribió en el 170 la
primera programación olímpica, con motivo de
una visita que realizara a Olimpia.
La conquista de Grecia por los romanos en el siglo II
antes de Cristo trajo un paulatino decrecimiento de los
juegos.
Los juegos romanos de la antigüedad también
tuvieron carácter religioso, pero fueron perdiendo
estas características, y llevaban a esclavos y
prisioneros; con luchas a muerte
entre gladiadores.
En el año 393, el emperador Teodosio
abolió los Juegos Olímpicos. La concepción
cristiana en la época consideraba inmoral el culto del
físico
ROMANOS
La extensión del Imperio romano a
lo largo del perímetro del Mediterráneo, durante
más de cinco siglos, ha dejado en nuestro suelo restos
arqueológicos de primer orden. La romana, es la
manifestación artística más significativa de
la historia del mundo occidental, su influencia nunca se ha
dejado de percibir a lo largo de muchos siglos en toda Europa.
EL primer imperio romano que organizo eventos
sociales
Las luchas armadas entre los integrantes del segundo
triunvirato, Marco Antonio, Lépido y Octavio, produjeron
ciertas dudas sobre la eficacia de las
instituciones
republicanas para poder gobernar
los extensos territorios que rodeaban al Mar Mediterráneo.
Como consecuencia de esta situación, entre los grupos dirigentes
se empezó a pensar en la posibilidad de crear un nuevo
tipo de autoridad.
Esta incertidumbre, unida a la victoria de Octavio sobre marco
Antonio el año 31 a.C. tras la batalla de Actium,
permitió a Octavio concentrar todo el poder de Oriente y
Occidente y convertirse en el jefe máximo del estado romano.
Octavio recibió del Senado el título de Augusto,
que significa que su persona
merecía el mayor respeto y
veneración; además, obtuvo las más altas
facultades militares, políticas
y religiosas. Así comenzó el Imperio.
El emperador se propuso aminorar el malestar social por
medio de un ambicioso plan de obras
públicas con el fin de evitar la desocupación.
Además , se realizaron entregas gratuitas de
alimentos en
la ciudad de Roma, gracias al
control de la
producción excedente de Egipto, que
estaba bajo su dominio.
Para calmar los reclamos urbanos se instauró el
circo. Allí se realizaban distintos tipos de juegos como
las competencias de carros, la lucha contra fieras y las
ejecuciones de los delincuentes. Sin embargo, el
espectáculo preferido era las luchas de gladiadores o
juegos de vida o muerte. En caso de derrota el destino
dependía del humor de los espectadores. Si todos agitaban
un pañuelo, el gladiador salvaba la vida, pero si
extendían el brazo cuyo puño tuviera el pulgar
hacia abajo, se decretaba la muerte en
la arena. Los hombres que intervenían en estas sangrientas
competencias eran generalmente esclavos. Estos se
convertían en héroes para la plebe urbana y a
través de sucesivas victorias podían alcanzar la
libertad.
Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
Los circos estaban inspirados en el
hipódromo griego y estaba destinados a carreras de
caballos. La pista era rectangular, divida por un muro y con la
cabecera en forma de semicírculo. El más importante
de los circos romanos fue el circo
Máximo.
Y es la base de todos los eventos que se organizan ahora
y todavía se usan algunos conceptos como el de para el
bienestar social de la gente y para la unión de el
pueblo.
PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS
La intención de este trabajo es la de auxiliar en
todos los aspectos necesarios para la planificación, organización, ejecución y evaluación
de un evento o exposición
hacia una determinada meta; así, el éxito
depende del conocimiento
que se tenga de las diferentes técnicas o
de la combinación de sus elementos. La Dirección y Organización Integral de
Eventos es una herramienta táctica de la
Comunicación Integral de un concierto. El organizador
profesional de eventos es un profesional que crea, planifica,
gestiona, organiza y produce, acontecimientos especiales que
constituyen un campo en pleno desarrollo.
CONCEPTOS PARA LA PLANIFICACIÓN DE
EVENTOS
La realización de eventos ha constituido una
industria en
la que se invierte mucho dinero; por
ello, antes de tomar cualquier decisión sobre la
ejecución de un evento deben considerarse dos preguntas
básicas:
——¿Es el
evento el medio o recurso más apropiado para alcanzar los
objetivos
propuestos, o existe una forma más
adecuada?
– Si el
evento es el medio más adecuado, ¿Qué tipo
de evento debe considerarse?
En el desarrollo de actividades para la
realización de un evento hay que considerar los siguientes
puntos: el objetivo
principal, número de participantes, lugar a realizarse, la
duración, entre otros y las acciones del
proceso que
condicionarán el tipo de evento a realizar.
El manejo eficiente de las relaciones con los proveedores,
profesionales y prestadores de servicios,
hacen cada vez más necesaria la capacitación y especialización de
todos los que participan en el proceso de un evento. Las organizaciones
vinculan los eventos no solo a sus estrategias de
comunicación, sino también a las
comercialización y ventas.
La rentabilidad
presente y futura de la empresa es
maximizada en términos de costos y
efectividad
LOGÍSTICA.
Hoy en día el tema de la logística es un
asunto tan importante que las empresas crean
áreas específicas para su tratamiento, se ha
desarrollado a través del tiempo y es en
la actualidad un aspecto básico en la constante lucha por
ser una empresa del
primer mundo. Anteriormente la logística era solamente,
tener el producto
justo, en el sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor
costo posible,
actualmente éstas actividades aparentemente sencillas han
sido redefinidas y ahora son todo un proceso. La logística
tiene muchos significados, uno de ellos, es la encargada de la
distribución eficiente de los productos de
una determinada empresa con un
menor costo y un excelente servicio al
cliente. Por lo tanto la logística busca gerenciar
estratégicamente la adquisición, el movimiento, el
almacenamiento de
productos y el control de
inventarios, así como todo el flujo de
información asociado, a través de los cuales la
organización y su canal de distribución se encauzan
de modo tal que Ahora se reconoce como un área
estratégica. Compañías como Coca Cola y
Nike, atribuyen mucho de su éxito a sus Sistemas
Logísticos.
La gente que trabaja en esta área cada vez tiene
una función de
mayor impacto en las empresas. Con estos nuevos roles, se
requiere también cada vez más gente mejor preparada
en estos temas.
Como sabemos, antaño no existía una carrera formal
en estas áreas en las universidades, la mayoría de
la gente que me he encontrado proviene de Ingeniería
Industrial, Administración de Empresas, Ingeniería en Transporte y
Sistemas.
La logística es un área que requiere
atraer a los mejores y más brillantes, dada su
complejidad, interacción con las diferentes áreas
de la empresa, desde Mercadotecnia,
Ventas, Áreas de Finanzas, Recursos
Humanos y Sistemas.
El subdirector de logística de El Palacio de
Hierro, Carlos
Augusto Méndez, señaló: "La
logística en las empresas es como un portero de
fútbol", si el equipo gana nadie se acuerda de él,
pero si falla todos le echan la culpa.
PERFIL PROFESIONAL
La gente de logística no se hace en las
universidades se hace en el trabajo
diario, en aquella permanente insatisfacción de lo que
hace y lo obliga a innovar constantemente, a negociar a trabajar
en equipo a desarrollar una sensibilidad para enfrentar
decisiones, a ser creativo con una clara visión y
contundencia en el momento de la ejecución, agregó
Jesús Romero López, Vicepresidente de
logística de Cemex.
CIENCIAS Y CONCEPTOS INVOLUCRADOS EN EL
LIBRO
CONCEPTOS DE LAS CIENCIAS DEL
PROYECTO
MATEMATICAS: Es la ciencia que
estudia mediante el razonamiento deductivo las propiedades de los
entes abstractos, tales como los números y las figuras,
así como la relación que guardan entre
sí.
CIENCIAS SOCIALES: Es la ciencia que
estudia la evolución
del hombre dentro de la sociedad y los
cambios realizados en ella.
CONTABILIDAD: Es la ciencia que trata los
procedimientos
de llevar cuentas de una
administración en una empresa, sociedad u
organismo público; con la finalidad de establecer su
situación económica.
DISEÑO GRAFICO: Es una forma de
comunicación visual que transmite conceptos en forma
estética, agradable a la vista y
especialmente funcional
PUBLICIDAD: Es un conjunto de técnicas de
comunicación social con que se anuncia o se
da a conocer un producto o un servicio para
que se consuma o utilice.
DIBUJO TÉCNICO: Es la concepción de
un objeto en forma tridimensional, es decir largo, ancho y
altura.
VENTAS: Es una acción
de vender un producto, cesión mediante un precio
convenido; puede ser al contado o a crédito.
PARA QUE SIRVEN EN MI PROYECTO
MATEMÁTICAS: Me sirve para hacer la
planificación del concierto y los presupuestos porque en
las 2 cosas necesitan por las operaciones
(sumas, restas, multiplicaciones, divisiones,) que hay que hacer
para crear los presupuestos y las proyecciones del
concierto.
CIENCIAS SOCIALES: Es por la historia de los
primeros eventos y su organización. Y por las de Relaciones
Públicas con los proveedores y la gente que trabaja en
el concierto y la que va a1 concierto.
CONTABILIDAD: Es la que trata los procedimientos de llevar
cuentas de la
administración en el concierto y la
financiación del concierto.
DISEÑO GRAFICO: Es una forma, agradable a
la vista la publicidad del concierto y especialmente funcional
para la que la gente vaya al concierto.
PUBLICIDAD: Es anunciar o se da a conocer el
concierto para que la gente se entere y vaya al concierto por
medios y hojas
volantes, posters Gafetes, Hojas Volantes, Entradas,
etc.
DIBUJO TÉCNICO: Es para crear el
tamaño es decir (largo, ancho y altura). de las cosas que
nos van a servir para la publicidad del concierto es decir largo,
ancho y altura.
VENTAS: Es para vender la publicidad del
concierto es decir los auspiciantes con todas las cosas de la
publicidad (Posters, Hojas Volantes, Entradas)
PROCESO
A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN
FECHA
Fecha: Es definir el día exacto del
concierto y ponerle en el cronograma y es la base de todo lo que
se hace.
Definición de local: Es estudiar las
propuestas de todos los lugares que hay para hacer el concierto y
escoger el mas apropiado.
Pagos local: Es hacer el contrato con el
estadio y definir los días para hacer los
pagos.
PUBLICIDAD
Elaboración de cuñas de radio: Es
hacer dos cuños de radio para la publicidad del concierto
y fijar el tiempo de cada cuña que se usa al aire para la
publicitar el concierto.
Elaboración de cuñas de TV: Es
hacer los comerciales de TV para la publicidad del concierto y
fijar el tiempo del comercial.
Pautaje cuñas de radio venta 1: Es
hacer una planificación para pasar el comercial en
la radio hasta
una fecha fija para pasar el segundo comercial.
Pautaje cuñas de radio venta 2: Es hacer
una planificación para pasar el comercial desde la fecha
que se deja de pasar el otro comercial hasta el día del
concierto.
Pautaje cuñas de TV: Es hacer una
planificación para pasar el comercial en la tele hasta el
día del concierto.
Prensa anuncios: Es hacer un boletín de
prensa y
mandar a todos los medios para anunciar el concierto.
Definición artes gráficas: Es diseñar todas las
artes gráficas del concierto los posters, entradas,
gafetes, hojas volantes, etc.
Elaboración artes gráficas: Es
imprimir todas las artes gráficas del concierto los
posters, hojas volantes, etc. para comenzar a publicitar el
concierto.
Elaboración de boletos: Es imprimir todos
los boletos para el concierto.
AUSPICIANTES
Definición paquetes: Es hacer propuestas
diferentes (ver en el libro) para conseguir auspiciantes para el
concierto.
Búsqueda de auspiciantes: Es comenzar a
mandar las propuesta a las empresas que sean posibles
auspiciantes.
Cierre de auspicios: Es definir los auspiciantes
del concierto y firmar los contratos.
Entrega de materia
publicitario: Es entregar a las empresas auspiciantes lo
ofrecido en las propuestas.
PRODUCCIÓN
Entrega de raider técnico: Es crear el
raider técnico y entregar a las empresas que van hacer
todo lo eléctrico.
Definición de iluminación y sonido: Es
definir con que empresas se va hacer la iluminación y
sonido.
Firma contratos iluminación y sonido: Es
firmar los contratos con las empresas la iluminación y
sonido.
Personal puertas: Es contratar a la gente que va
a trabajar en las puertas en el concierto.
Coordinación transporte aéreo: Es
coordinar la llegada de la artista y su grupo de
trabajo y la salida de todo el grupo.
Aduanas tramites: Es coordinar todo lo que trae
la artista desde sus cosas hasta todo lo que usa en su
presentación para que todos las cosas entren al
país sin problema.
Llegada del grupo: Es coordinar la llegada del
grupo al país y de todo lo que van hacer en la permanencia
en nuestro país.
Salida del grupo: Es coordinar la salida del
grupo del país.
Comunicaciones handies, celulares: Es la coordinación del la forma que se va a
comunicar la producción desde el primer día hasta
el ultimo a través de celulares, handies, etc.
Definición locales de venta de boletos: Es
la coordinación de los lugares en donde se va a vender los
boletos para el concierto y firmar los contratos con los
locales.
Venta de boletos: Es comenzar a vender las
entradas para el concierto y ya en lugares definidos.
Definición seguridad: Es
hacer los contratos con la gente de seguridad y definir los
lugares que necesitan seguridad.
Presupuestos: Es hacer el presupuesto para
el concierto.
IMPUESTOS Y PERMISOS
Elaboración de cartas y
permisos: Es hacer las cartas para sacar los permisos para
realizar el concierto.
Sellaje de boletos: Es hacer que sellen los
boletos para el concierto y autoricen los boletos.
Trámites: Es comenzar hacer todos los
trámites para el concierto y sacar todos los permisos para
el conciertos.
Entrega definitiva de trámites: La entrega
de todos los trámites que se necesita para el
concierto.
Rueda de prensa: Es hacer una rueda de prensa
para lanzar el concierto y después otra para que la prensa
hable con la artista.
Remanente de boletos: Es contar todos los boletos
que no se vendieron para saber cuantos boletos se
vendieron.
Liquidación final: Para saber como nos fue
en el concierto si hay ganancia o pérdida.
ELABORACIÓN DEL LIBRO DE LOGÍSTICA Y
PRODUCCIÓN DE UN CONCIERTO
Bueno primero fue buscar información sobre como
se realiza la documentación referente a conciertos. En
una de las empresas que conozco que trabajan en la
producción de eventos, me prestaron un libro del concierto
de Gilberto Santa Rosa y Víctor Manuelle que se realizo el
14 de mayo del 2003 y con eso me guié para crear mi libro
del concierto que me invente.
EXPLICACIÓN PASO A PASO
Planificación con las empresas.
Lo primero fue planificar con que empresas voy a
trabajar y con eso hacer el índice telefónico (vea
en el libro) para saber como me puedo comunicar con la gente que
voy trabajar.
Fue coordinar las responsabilidades de cada persona en
lo que va hacer y especificar sus responsabilidades y ver con
quien le toca trabajar de las otras empresas y a quien tienen que
pedir autorización. (Vea en el libro) y también
crear las cartas para vender los auspiciantes
Después fue crear el anexo con toda la
información del libro. (Vea en el libro).
Cronograma de actividades: fue especificar todas
las cosas que hay que hacer para el concierto y ponerles
fecha.
Presupuesto: con todos los ingresos que va a
ver por las entradas y los auspiciante después van todos
los gastos uno por
uno y lo último es un punto de
equilibrio. (Vea en el libro)
Ryders: para que se entiende los ryders son
proformas con información de diferente cosa en este libro
tenemos 2 que son el del artista y el técnico como no
tengo el del artista del concierto yo me invente uno. (Vea en el
libro)
El libro voy a presentar el día de la
presentación del proyecto.
Conclusiones y recomendaciones
Conclusiones
Mi conclusión es que es uno de los trabajos
más arriesgados y tensos que pueda haber. Porque digo
esto?
Conseguí a través de amigos el poder
participar de cerca de la producción del concierto de Sin
Bandera y Alejandro Lerner.
Voy a contar como fue mi experiencia.
Todo estaba listo y existía un plan para las
pruebas finales, en las que se incluían la prueba final de
sonido de los 3 grupos a presentarse.
Por una demora de parte de los músicos de Sin
Bandera, toco cambiar el itinerario inicial del concierto, pues
la idea era que se apaguen las luces 10 min. para las 8 PM, se
presenten los comerciales, faltando 5 para las 8 PM, entre el
presentador hable hasta las 8PM , Verde 70 se presente hasta las
8:20PM, y entre Alejandro Lerner 8:35PM, para que este en el
escenario hasta las 9:15PM, y Sin Bandera cierre. Pero cambio, todo
se retrasó por más de media hora y esto causa mala
imagen ante el
público.
Ese fue el problema principal del concierto y me
enseño que en los conciertos no se ve lo que pasa
atrás del escenario pues hay problemas
entre los organizadores y los artistas contratados, pues al ser
figuras del espectáculo, algunos creen que pueden hacer
las cosas como ellos quieren, por lo que hay que tener
experiencia para manejar estas situaciones
difíciles.
Como en todo, hay que trabajar con gente responsable
especialmente en este medio porque hay mucha gente
informal.
También es un trabajo que siempre dependes de
otros para lo que estas haciendo, por lo que se debe contratar a
gente de confianza y no pensar en ahorros pues si no se hace con
los mejores, seguramente habrá más
problemas.
Otro punto es que aunque hagas un trabajo perfecto si a
la gente no le interesa puedes perder mucho dinero.
Y por eso aprendí muchas cosas que no tenia idea
hasta que decidí hacer
Mi proyecto. El trabajo duro de varias semanas se reduce
a horas y por pequeñeces se puede perder mucho, no solo
dinero sino prestigio. Además siempre hay cambios y hay
que estar atento para resolver los imprevistos.
Finalmente, al realizar este proyecto, veo que este
trabajo, con todos sus problemas y tensiones, es algo que me
gusta mucho y que podría ser algo a lo que me
podría dedicarme en el futuro.
Recomendaciones
Mis recomendaciones son:
Que esto no es difícil si tienes un buen equipo
de trabajo sabiendo un poco de Ingeniería Industrial,
Administración de Empresas,
Ingeniería en Transporte y Sistemas, Comunicaciones, etc, puedes organizar un
concierto.
Cada vez que se realice un trabajo de este tipo, se
escriba las cosas que pasaron y se haga un libro con las
novedades para la próxima vez poder saber que hacer en
caso de problemas.
Que para poder ser Productor de Eventos, ya no es
suficiente solo la experiencia sino que se han creado carreras
universitarias que se pueden seguir y aprender
científicamente como se puede llegar a ser un gran
productor.
Investigando en Internet, encontré
una carrera llamada Escenografía y Arquitectura del
Espectáculo que yo recomendaría si alguien le
interesara el tema (información en los anexos).
Libros:
Historia antigua y media de la edad de piedra a las
catedrales
Autor:
Año: 2002
Internet:
www.escuela-tai..com
; Activa el 07/6/ 2004
www.aprendamas.com
; Activa el 07/7/2004
www.gloogle.com
; Activa el 07/7/2004
Diccionarios y Enciclopedias:
Diccionario: Planeta de la lengua
española usual