Artículo: Resistencia al
Cambio y DSS de las PYMES
Hoy en día los sistemas de
información han ido ganando terreno que ha favorecido
el éxito
de las empresas, el uso
de estos sistemas permite
mantener un mejor control de las
principales operaciones de la
misma como planeación, organización, dirección y control, ya que la adecuada
administración de las mismas conlleva a
poder tomar
mejores decisiones que beneficien a la empresa y a
los objetivos de
la misma.
La toma de
decisiones en una empresa es un
proceso
complejo que conlleva responsabilidades y riesgos que
hay que asumir, por lo que es necesario contar con tecnología de punta y
estar a la vanguardia
para adaptar las nuevas técnicas
que vayan surgiendo. Actualmente las empresas grandes cuentan con
tecnologías y sistemas de punta que les permiten tomar
decisiones de una manera más sencilla que les ahorra
tiempo y que
les permite evaluar distintos escenarios y de ahí tomar la
mejor decisión de acuerdo a sus necesidades u
objetivos.
Lamentablemente en lo que se refiere a las
pequeñas y medianas empresas (PYMES) la
situación no es igual, ya que éstas se manejan con
técnicas y procedimientos
que han utilizado desde muchos años atrás, por lo
que la implantación de nuevas
tecnologías por sobre éstas, resulta bastante
difícil, además de que se han ido adaptando muy
lentamente; es necesario adoptar una nueva cultura que
adopte a las nuevas tecnologías en éste terreno, ya
que las PYMES son un punto muy importante para el desarrollo y
beneficio no sólo de las mismas sino en general del
país mismo.
A su vez se ha reflejado factores como el estancamiento
o negación al cambio y a una
nueva cultura empresarial que no permiten la integración de nuevas tecnologías de
información y en particular de los Sistemas
de soporte a la decisión.
Palabras Clave: Resistencia al
Cambio, DSS, Tecnologías de Información, Cambio,
PYMES
En la actualidad son muchos los beneficios que ofrecen
las computadoras
en casi todas las áreas o campos de trabajo, en el
ámbito empresarial o de negocios son
indispensables ya que éstas ayudan en el proceso de toma
de decisiones, estadísticas, análisis, conocimiento
de objetivos, pruebas,
simulaciones, son parte de este proceso de Toma de
Decisiones.
Un DSS (Decision Support System) es una importante
tecnología
de información para el gerente, que
puede ser usada para proveerle datos y
análisis oportunos que soporten sus decisiones,
basándose ya no en el simple juicio o intuición,
sino en información generada a través de métodos
deductivos y analíticos. [6]
La implantación de un Sistema de
Soporte a la Decisión requiere de un proceso de cambio
dentro de la misma, especialmente un cambio en los
administradores. El destino de una empresa
está conformado en base a las decisiones que toma el
administrador
y que mejor manera de asegurar un futuro prometedor que con una
herramienta de apoyo a la toma de decisiones tan poderosa como lo
es un DSS.
Algunos de los beneficios que se esperan obtener
por parte de una Pyme al
implementar un DSS: una alta calidad en la
toma de decisiones, mayor comunicación, reducción de costos, mayor
productividad,
ahorro de
tiempo, satisfacción de clientes y
empleados
Todo lo anterior suena muy lógico y hasta
se podría decir que cualquier administrador lo pudiera
llevar a cabo utilizado su sentido común, pero las Pymes
se enfrentan a grandes barreras que les impiden poder implementar
DSS a fin de ser más competitivas y mantenerse con vida.
La principal de estas barreras es indudablemente la falta de
información que tienen los administradores de las Pymes
que en su mayoría cuentan con más buenas
intenciones que preparación para la dirección de un
negocio. La resistencia al cambio es otra de estas barreras que
se requiere sean vencidas por las Pymes, ya que la
implementación de un DSS requiere cambios radicales en los
procesos que
se llevan a cabo en la empresa, desde el administrador al tomar
la decisión, hasta los operativos que serán los
encargados de acumular la información con la cual se
alimentará el DSS. [10]
Existen varias formas de incluir cualquier tipo
de tecnología dentro de una organización. Se puede
hacer a través de cambios evolutivos, revolucionarios o
sistemáticos. En el primer caso, el cambio evolutivo, se
trata de ir variando el estado
actual de las cosas, gradualmente. Por su parte, el cambio
revolucionario, busca el cambio total pero de manera precipitada
e inadecuada. Mientras que el cambio sistemático, pretende
hacer un cambio total, pero poco a poco. [3]
Por lo anterior, un cambio revolucionario origina un
fenómeno denominado "resistencia al cambio ", que se
produce por la incertidumbre que se genera en la gente, incluso a
nivel administrativo, al percibir un cierto grado de amenaza en
la nueva forma de hacer las cosas, o incluso por la incomodidad
al tener que cambiar la forma convencional de
hacerlas.
Como cualquier tipo de tecnología, la
inclusión de un sistema de soporte a la decisión en
la
organización puede provocar una resistencia al
cambio.
Una forma de disminuir el impacto negativo del cambio en
una organización, es a través de su gestión. Para lograrlo, se puede recurrir a
4 recursos: la
gente (a través del desarrollo
personal, la formación permanente y la armonía
hombre-trabajo), el
conocimiento (a través de la gestión de la
tecnología y manejo de los riesgos y oportunidades), la
información (compartida, útil, con manejo de una
planificación visible y compartida) y
liderazgo (con
la articulación de la visión, la convicción
personal, la
participación y el reconocimiento de los
logros).
Algunas metodologías que pueden facilitar el
manejo del cambio en la organización se basan en el
desarrollo de equipos de
trabajo de alto desempeño, el manejo de las mejores
prácticas, y la minimización de la resistencia al
cambio mediante la participación, comunicación y
capacitación.
El proceso de cambio debe ser una actividad consensada, es decir,
que cuente con la participación activa de todos los
interesados, ya que se ha demostrado que el cambio totalmente
controlado o paralizado no funciona. Ningún cambio puede
darse exitosamente sin la participación de todos los
interesados. [2]
La primera parte de esta capacitación se refiere
a informar sobre el cambio y la segunda considera el desarrollo
de habilidades que permitirán crear nuevos hábitos
que patrocinen la aceptación del cambio.
Ya que el cambio es producido en la gente, se debe poner
especial cuidado en los niveles de tolerancia al
estrés que
este cambio produce, ya que rebasar alguno de esos niveles puede
provocar un daño
tanto físico como psicológico en los individuos.
[1]
El cambio es fomentado por un "agente " quien es de
suponerse no se opone a él, antes de tratar de eliminar la
resistencia al cambio en los destinatarios (en este caso los
administradores), es necesario determinar el nivel de resistencia
de los propios agentes del cambio. Ya que, la resistencia de los
destinatarios actúa a partir de los puntos de resistencia
del agente. De esta forma se sugiere que se implemente una
estrategia que
comience con el equipo agente para luego dirigirse a los
destinatarios del cambio. [5]
Otro aspecto muy importante a considerar es la
adaptación a una nueva Cultura Empresarial que es lo que
identifica la forma de ser de un empresa y se manifiesta en las
formas de actuación ante los problemas y
oportunidades de gestión y adaptación a los cambios
y requerimientos de orden exterior e interior, que son
interiorizados en forma de creencias y talantes colectivos que se
trasmiten y se enseñan a los nuevos miembros como una
manera de pensar, vivir y actuar. [8] A partir de estas creencias
básicas con sus compromisos y talantes, conforman la
cultura empresarial, e impulsadas y conducidas desde el liderazgo
definen la identidad
perseguida y operan como factores de adaptación y
transformación del entorno exterior y el desarrollo de los
mecanismos internos para enfocar la gestión de forma
propia y diferencial de otras empresas
Por todo lo anterior se requiere hacer un uso creativo
de las Tecnologías de Información, y resulta
necesario que las empresas no teman implantar nuevas ideas. Las
PYME’s por ser empresa en crecimiento siempre tienen miedo
o ven como un gasto a la tecnología o simplemente no le
tienen considerado su respectivo presupuesto. El
problema que se genera es que no se dan cuenta que con este tipo
de sistemas los productos y
servicios que
ofrecen empiezan a dejar de ser competitivos. Necesitan siempre
estar en un proceso de aprendizaje
constante, y ese aprendizaje se puede dar a través de las
computadoras y de las nuevas herramientas
tecnológicas.
Un Sistema de Soporte a la Decisión
todavía no es capaz de tomar decisiones, simplemente ayuda
a los administradores y directores a poder desarrollar mejores
estrategias, e
incluso simular que podría pasar en un futuro con las
decisiones tomadas. Lo que si es un hecho es que un DSS es un
complemento único que mayor cantidad de empresas
deberían de estar adoptando, en especial las PYME’s
que son las empresas que tienen que lidiar con competencia y
saber siempre tomar el mejor rumbo y desarrollo de sus productos
y servicios. [8]
Las tecnologías de información dentro de
las PYME’s han tenido gran impacto y juegan un papel muy
importante ya que el proceso de Toma de Decisiones está
muy ligado con estas tecnologías y afectan diariamente a
miles de personas y organizaciones
que basan sus objetivos y metas en base a la información
que ingresan en sus sistemas. Básicamente los sistemas de
soporte a la decisión permite y promueven la
manipulación de datos a fin de poder relacionarlos con
distintos criterios y presentar esta información de forma
tal que permita rápidamente visualizar tendencias,
posiciones y ubicaciones con respecto a una planeación
original, con el fin de tener los elementos para tomar una
decisión
En la actualidad es de vital importancia que las PYMES
integren estas tecnologías, esto traería consigo
además de beneficios particulares, beneficios en
términos generales (del país), por lo que se ha
estado
estudiando la manera de promover su integración y de
acabar con ciertas dificultades (factores económicos,
financieros, humanos, paradigmas,
etc.) que impiden la implantación de estos sistemas,
especialmente la resistencia al cambio que es la barrera
más influyente y la causante de que muchas pequeñas
y medianas empresas estén rezagadas en lo referente a
tecnología. Esta resistencia al cambio incluye diferentes
aspectos, tales como: el temor al uso de alguna tecnología
por parte de los trabajadores, los errores en el uso de la nueva
tecnología, el cambio de cultura y comportamiento
(dejar viejas prácticas para incorporar nuevas) y la
escasa participación de los usuarios finales en el
levantamiento de los requerimientos, diseño
y desarrollo de las aplicaciones [11
Considerando lo expuesto anteriormente, puede concluirse
que es necesario que se establezca un cambio que considere todos
los factores que serán involucrados en el mismo como: la
velocidad de
cambio, innovación de nuevos modelos de
negocio, porque si una organización quiere estar a la
altura para enfrentar nuevos y duros retos que le plantea un
mundo en proceso de cambio, debe hallarse preparada y lista para
aprovechar su flexibilidad en cambiar, cualidad que las empresas
grandes no poseen.
Las PYME’s son empresas en pleno crecimiento, pero
que encuentran dificultades al querer implantar este tipo de
sistemas. Puede ser difícil al principio, pero no
imposible, simplemente se requiere de un cambio de paradigma que
les permita adaptarse a las condiciones del mercado y
competir con empresas grandes y extranjeras.
[1] Aguado, R.J. Premisas del Cambio
Organizacional. Tomado el 1 de Marzo de 2001. World Wide
Web: http://spin.com.mx/~rjaguado/premis.html
[2] Capacitar para aceptar el cambio. Mercadeo en
Línea. Tomado el 1 de Marzo de 2001. World Wide Web:
http://www.mercadeo.com/02_cambio.html
[3] Díaz, Gustavo: Como operacionalizar el cambio
vía reingeniería, Revista Acta
Académica, Universidad
Autónoma de Centro América, Número 22, pp [2326], ISSN
10177507, Mayo 1998. World Wide Web:
http://www.uaca.ac.cr/acta/1998may/gdiaz.htm
[4] Introducción para el usuario orientado a
los sistemas de soporte a la decisión. Tomado el 28 de
Febrero de 2001. World Wide Web:
http://darwin.ccm.itesm.mx/iis/profesores/lsainz/DSS/DSS1.htm
[5] Marolla, Julio. 1993. ¿Quién se opone al
cambio?. El manejo del componente humano en la
introducción de nuevas tecnologías. Management y
Gestión. Septiembre 1993. Tomado el 28 de Febrero de 2001.
World Wide Web: http://www.marolla.com.ar/articulos/5.htm
[6] Power, D.J. Decision Support Systems Web Tour. Versión
4.1. Tomado el 2 de Marzo de 2001. World Wide Web:
http://dssresources.com/tour
[7] Torres, Maritza: El cambio en las organizaciones.
Equipo Sinergia.
Tomado el 2 de Marzo de 2001. World Wide
Web:http://www.equiposinergia.com/cambio.htm
[8] Manu: "La Cultura Empresarial", Ultima
modificación: 15 de enero de 2004
http://personales.jet.es/amozarrain/Cultura_Empresarial.htm
[9] Juan Alonso Valenzuela Rodríguez: "Las
tecnologías de información en las pequeñas y
medianas empresas (PYME’s)". Tomado el 10 de junio de
2004,
http://www.monografias.com/trabajos13/artpymes/artpymes#CONCL
[10] Ing. Jorge W. Palazuelos : "Sistemas De
Soporte A La Decisión: Tecnología Al Alcance De Las
Pymes", tomado el 10 de Junio de 2004,
http://www.gestiopolis.com/canales2/gerencia/1/ssd.htm
[11] Enfoques. ¿Qué les pasa a las
PYME’s con las TI?
http://www.intec.cl/revista/art1%20(Pyme%20y%20TI).htm
María de los Reyes García
López
MAESTRIA DE ADMINISTRACION EN TECNOLOGIAS DE
INFORMACION
ITESM Campus Laguna
Torreón Coahuila