- Resumen
- Tecnologías de
Información en las PyME’s - Opciones
- Cómo implementar las
tecnologías de información en las
PyME’s - Conclusiones
- Referencias
En este artículo se busca dar una perspectiva
amplia de lo que las tecnologías pueden hacer por las
pequeñas y medianas empresas. Se
explican algunos de los beneficios y los retos que hay que
afrontar. Así también, se hace una breve descripción de las opciones en el mercado que
pueden facilitar el proceso de la
implementación. Se concluye que las PyME’s deben de
comenzar a implementar las tecnologías de
información puesto que ofrecen muchos beneficios y son
algo que es necesario incorporar a la empresa para
poder seguir
el desarrollo de
los negocios.
Palabras Clave: Pequeñas y Medianas
Empresas, Tecnologías de Información
Anteriormente, las pequeñas y medianas empresas
eran una forma de buscar un medio de supervivencia a causa de un
recorte en la nómina
de las grandes empresas, ahora la mentalidad de los hombres de
negocio está cambiando. Podemos ver que las
pequeñas empresas son una forma de generación de
empleos y de estímulo a la compañía,
según Ramon Ray(Ray, 1999), y ésto ya lo
están viendo los negocios orientados a vender
tecnologías de información.
Las tecnologías de información se tratan
de implementar en grandes compañías como una
estrategia de
negocio, pero las PyME’s son más difíciles de
convencer debido a los costos que esto
representa, o al menos, lo que ellos piensan. Los negocios
pequeños son administrados generalmente por sus
dueños y el tomar una decisión sobre
tecnologías, cuando éste no es su negocio, entonces
no puede entender todos los beneficios que representa este
cambio.
Además del desconocimiento de los costos y los
beneficios, tampoco se conocen las opciones disponibles o
cómo elegir mejor el hardware y software necesario para cada
empresa, en
especial cuando no se cuenta con un departamento o al menos una
persona dentro
de la empresa dedicada exclusivamente a este rubro. El e-commerce y el
internet no son
la única forma de incorporar TI’s a un negocio por
grande o pequeño que éste sea.
Evitar virus, tener una
mejor comunicación y un mejor control, son
algunas de las posibilidades que brindan las tecnologías
de información. En algunos casos las TI’s
sólo se ven como una posible ventaja competitiva a futuro,
pero en otros, son un arma para que sus competidores no saquen
del mercado a las pequeñas empresas.
2.
Tecnologías de Información en las
PyME’s
En la comunidad global
en la que vivimos, las pequeñas y medianas empresas
requieren adentrarse en las tecnologías de
información para poderlos desarrollar. El problema es que
hay una gran diversidad de empresas, por ejemplo, las que venden
al consumidor final,
o las que venden materias primas o productos
sofisticados. Para cualquier tipo de empresa, existen muchos
beneficios, pero también retos que afrontar. Lo más
importante es primero identificarlos para estar conscientes de lo
que significan las tecnologías de información y ver
la manera en la que éstas se alinean con la estrategia del
negocio.
2.1 Beneficios
A continuación se enlistan las principales
ventajas que se pueden obtener de las tecnologías de
información para cualquier tipo de empresa, especialmente
las pequeñas y medianas.
2.1.1 Rapidez en los procesos
Las TI pueden ayudar a eficientizar los tiempos de
respuesta de los diferentes tipos de procesos que
se involucran en la elaboración de algún bien o
servicio.
Desde que se seleccionan las materias primas, pasando por el
proceso de transformación, inspección de calidad, ventas,
logística, y pago, el sistema puede dar
información sobre el proceso. Al detectar las fallas
dentro de la cadena productiva, se pueden corregir
rápidamente, o incluso predecir los posibles problemas que
se pueden presentar. En el caso de las pequeñas y medianas
empresas, estos sistemas pueden
crear la posibilidad de que se agilicen los tiempos de espera, de
entrega y los de respuesta por parte del cliente. Entre
más pronto el cliente o la empresa sepa las fallas que
tienen, será mejor la respuesta.
2.1.2 Reducción de costos
La meta de
cualquier negocio es incrementar utilidades, lo cual se puede
lograr mediante el aumento de ventas y/o la reducción de
costos. Un buen sistema puede permitir a la empresa ver de manera
global y al mismo tiempo
detallada, el resumen de las operaciones que
se efectúan dentro de un plazo determinado, esto permite
al dueño analizar y encontrar las posibles áreas de
oportunidad para hacer las mismas actividades con menores insumos
o costos operativos más bajos. Los sistemas de
información tienen la gran ventaja de poder tener
registros
de
3. Mejor servicio
"Una razón por la que las empresas más
pequeñas están invirtiendo en TI’s ahora es
para mejorar la cadena de
suministro y las tecnologías de comunicación
que los conectan con las compañías más
grandes que ellos proveen" (Bentley, 2003). El servicio no
sólo se mejora de esta forma, también puede ser
que la rapidez con la que se desarrollan los procesos mejore el
tiempo de entrega o de respuesta en general hacia el cliente,
esto se convierte automáticamente en una ventaja
competitiva que puede ayudar al negocio a competir con otras
empresas más grandes.
4. Publicidad
En publicidad se
puede uno gastar unos 10,000 pesos anuales por un anuncio en la
Sección Amarilla, ó $450 pesos por un anuncio
pequeño en la sección de Avisos de Ocasión
de un periódico durante el fin de semana (3
días), incluso anunciarse por radio cuesta
alrededor de $400 pesos por mención de 30 segundos. Una
página de Internet puede costar desde $100 pesos por
mes, lo cual puede aumentar dependiendo de la difusión
que se quiera en la red, por medio de
banners, o apariciones en directorios muy consultados de
la red, según Bricklin (2004). La Internet es una muy
buena opción para darse a conocer, es un servicio el que
los clientes
potenciales puedan accesar a la información sobre la
empresa con el fin de establecer un contacto que puede resultar
en aumento de ventas.
5. Aumento de Ventaja Competitiva
Las tecnologías de información pueden
proveer al negocio con una ventaja competitiva frente a sus
rivales ya que provee los beneficios antes descritos que se
pueden traducir en mejor servicio al
cliente. Incluso hay ocasiones en que el mercado obliga a las
pequeñas empresas a incorporar TI en sus negocios para no
tener una diferencia tan grande en la misma industria. Si
un competidor que tiene una cadena de minisúper, que
maneja código
de barras, se instala frente a otro minisúper que no
cuenta con esta tecnología, tal vez
pueda representar una barrera para que los clientes lo prefieran.
Aunque hay que recordar, y es muy importante, que la
tecnología no lo es todo, si bien puede traer grandes
beneficios, también necesita ir acompañada de un
buen trato al cliente. Si por ejemplo, el minisúper con
código de barras es más rápido que el otro,
pero trata como números a los clientes y no les
proporciona el trato que ellos se merecen, es muy probable que no
les importe perder unos minutos más en otro
establecimiento.
2.2 Retos
Las tecnologías de información en las
pequeñas y medianas empresas tienen muchos beneficios pero
también representan retos que hay que enfrentar. Algunos
de estos retos son los costos de inversión y operación, la actitud de los
empresarios y el miedo al cambio por parte de la
organización,
2.2.1 Costos de inversión y
operación
Para hacer una inversión inteligente, Ramon Ray
(1999; 2004) propone que el primer paso es tener una plan formal de
tecnología y calcular el retorno sobre la inversión
que tendrá el proyecto por
desarrollar. El reto estriba en que "los empresarios que saben
que necesitan nueva tecnología, son particularmente
sensibles al costo"(Guth,
2004) de invertir en ella, ya que ése dinero
saldrá de sus propios bolsillos. Según Orlando
Ayala, el Vicepresidente Senior de Microsoft,
espera que sus ventas a PyME’s alcanzarán los $10
billones de dólares para el año 2014 (Guth,
2004).
2.2.2 Actitud y Miedo al cambio
Muchas veces las tecnologías de
información se vuelven una especie de moda, en vez de
una convicción, donde los pequeños y medianos
empresarios deciden adoptar las TI que adquieren sus competidores
o colegas, pero no las utilizan de la forma que deberían.
Ahora bien, este punto de vista se puede explicar parcialmente
con las condiciones de nuestro sistema socio-económico,
donde las IT’s se visualizan como costos muy significantes
y se puede percibir que no hay una seguridad de los
resultados. Un ejemplo de esto, son las compañías
que invirtieron y entraron de lleno al e-commerce e inundaron el
ciberespacio de empresas "punto-com", pero que después de
poco tiempo se fueron a la quiebra (Beckett, 2003).
"Una fuerza para el
cambio puede ser el incrementado nivel de alfabetización y
expectación en las tecnologías de
información dentro de la fuerza laboral"
(Beckett, 2003).
2.2.3 Desconocimiento de los sistemas de
información
Los directores de las pequeñas y medianas
empresas normalmente se muestran indiferentes ante el gran
potencial que ofrecen las tecnologías de
información. Aún cuando a ellos les gustaría
contar con estas herramientas
dentro de sus unidades de negocio, no existe un claro
entendimiento de cómo podría o debería ser
usada dicha tecnología para su empresa, o bien, con
qué propósito.
Esto propicia que haya una falta de liderazgo
ejecutivo ya que se crea un círculo vicioso entre no saber
sobre un sistema en específico, y no querer aprender,
sumado a que todo nuevo proyecto tiene un costo, nunca se
implementa ninguna tecnología, lo que vuelve a hacer que
se aparte la empresa de las tecnologías y cada vez se haga
más grande la ignorancia al respecto.
2.2.4 Infraestructura
La falta de las instalaciones adecuadas, servicios e
infraestructura, puede convertirse en una gran limitante para el
desarrollo propicio de una comunidad empresarial. Muchos
pequeños o medianos empresarios tratarán de
invertir en otras necesidades primarias de infraestructura, como
un nuevo local o aumentar sus activos con la
contratación de más personal, que en
tecnología, la cual pueden poner en segundo
término. Incluso hay que invertir en personal capacitado
en el uso de las tecnologías para que se pueda sacar el
máximo provecho, todo va de la mano. Una vez que se ha
decidido en invertir en ciertas tecnologías, debe de
tenerse la capacidad de entrenar a los usuarios de dicho sistema,
que posteriormente sirvan como herramientas de análisis, detección y
solución de problemas.
Para que nos podamos dar idea del equipo con el que se
cuenta en nuestro país, podemos observar la tabla 1, en
donde vemos los establecimientos con equipo informático.
De las pequeñas empresas en el área de servicios,
sólo el 21% cuentan con equipo, mientras que el 95% de las
grandes empresas en ese mismo sector sí cuentan con
él (INEGI, 1998).
Tabla 1. Establecimientos que cuentan con equipo
de cómputo por sector de actividad económica
según tamaño del establecimiento, 1998. Fuente:
Encuesta
Nacional sobre la Conversión Informática Año 2000 en el Sector
Privado No Financiero, 1998 (primera etapa).
Dentro de las opciones que se tienen para implantar en
las pequeñas y medianas empresas, están servicios
como consultoría, renta de servicios y equipo, y
diferentes tipos de software
y hardware.
3.1 Consultoría
Una buena opción para los pequeños
negocios, es contratar consultores de tecnologías de
información. Esto es, porque los dueños de
pequeños negocios no están muy enterados de los
usos y posibilidades de las tecnologías, no entienden
lenguajes técnicos si sus negocios no están muy
enfocados a este mercado. Cuando estos emprendedores se acercan a
una tienda de computadoras,
se encuentran con los extremos: o lenguajes muy técnicos o
soporte nulo dado que el establecimiento está atendido por
vendedores generales que no saben exactamente lo que están
vendiendo, mucho menos lo que necesita el cliente.
El acudir a un consultor que sea intermediario entre el
vendedor y el usuario final tiene dos posibles enfoques: el
primero de ellos es percibir a la consultoría como una
inversión en tecnología; mientras que el segundo
consiste en verla como un gasto extra a la inversión en
software y hardware. El primer enfoque puede ser el más
atinado ya que evita que el propietario de la pequeña o
mediana empresa efectúe gastos
innecesarios en el desarrollo de sus sistemas de
información.
3.2 Renta de servicios y equipo
No necesitas estar físicamente en la empresa para
conocer los movimientos que han surgido, o consultar
información necesaria en un viaje de negocios puesto que
se puede accesar el sistema desde internet. Desde 1999, Ramon Ray
pronosticaba que la renta de aplicaciones podría competir
con la compra de éstas en un futuro no muy lejano, no
obstante esta situación se podría convertir en un
tema de controversia para las compañías que se
dedican a vender y a utilizar el software (Ray, 1999).
Además de la renta de software, también se
puede encontrar en la actualidad que hay renta de servicios de
almacenamiento
para pequeños negocios que no tienen la capacidad o la
infraestructura necesaria para llevar a cabo respaldos continuos
de la información. Ningún negocio por más
grande o pequeño que éste sea, está exento
del riesgo de sufrir
eventualidades, como desastres
naturales, errores humanos, fallas del equipo o virus.
Según Ohlhorst, "la clave para que los dueños de
los negocios adquieran estos servicios… [radica en estar
conciente]… de las pérdidas que puede significar la
avería en términos de servicio al cliente",
disponibilidad de las bases de datos e
información clave de la empresa (Ohlhorst, 2004). Cuando
la información no está debidamente respaldada, al
momento de ocurrir un accidente, su recuperación
sería no sólo sumamente difícil, sino
imposible.
Incluso hay servicios de outsourcing para
almacenamiento de los buzones de correo
electrónico o para detectar cualquier intruso en la
red (Anónimo, 2003b), esto no es tanto para alcanzar una
ventaja competitiva, sino para reducir los costos de contar con
el equipo y personal necesario para hacer estas
tareas.
3.3 Software y Hardware
Una de las opciones para respaldo de la
información, son los discos duros
para replicar la información almacenada en los discos y
evitar la pérdida de ésta en caso de que el sistema
falle. Otro tipo de discos duros de respaldo, son los
portátiles, que dan la facilidad al usuario de conectarse
a otro sistema y tener el mismo acceso a la información
que antes del accidente, lo cual representa un tiempo de
restablecimiento de minutos.
Otra alternativa es el disco duro de
respaldo en cinta, lo cual permite grandes cantidades de
información almacenada, incluso de Terabytes y hay algunos
que cuentan con respaldos automáticos cada cierto tiempo.
Esto es de suma importancia porque en empresas donde no se cuenta
con personal específico para el área de
informática, los encargados tienden a olvidar hacer el
respaldo ya que no es su prioridad, haciendo inútil el
respaldo de información. No hay que olvidar que los
respaldos son de gran utilidad, pero es
más seguro si se
almacenan en una ubicación ajena al negocio.
4. Cómo
implementar las tecnologías de información en las
PyME’s
Hay que hacer una planeación
de uno a cinco años (Deans, 2001) para poder hacer una
estrategia de negocio, en muchas empresas, principalmente en
México,
las pequeñas empresas se forman como una manera de
subsistir en un ambiente
altamente competitivo y de desempleo, no
consideran una planeación, mucho menos estratégica
y ni hablar de incorporación de tecnologías de
información, como lo menciona también Stephen
Burgess (Anónimo, 2003a).
Según Baillie (2003), las seis tecnologías
esenciales en un negocio pequeño, como los que se llevan a
cabo desde el mismo hogar del emprendedor, son las que a
continuación se discuten. Se requiere un computadora
que sea sólo para uso en actividades propias del negocio
para que la información esté segura, también
se debe contar con una conexión de rápido acceso
para poder trabajar sin tener que hacer largas esperas para
descargar el correo electrónico con información
clave para un negocio. Otra herramienta necesaria es un
router, el cual puede actuar como firewall e
impedir que desde afuera puedan ver la información que
está en la
computadora, una máquina "todo en uno" también
puede ser útil, para que pueda tener el servicio de
escáner, impresora,
copiadora y fax sin ocupar
mucho espacio y a la mano. Cuando se requiere información
de una computadora que está en otra locación, se
puede ocupar un acceso remoto o montar una red virtual privada para
poder compartir estos datos hasta con
cincuenta personas. Los sistemas de seguridad no pueden faltar
porque su ausencia podría provocar pérdidas graves
de información o de inactividad del equipo, obstaculizando
el trabajo
cotidiano.
En sí, no hay una regla que necesite ser
utilizada para definir una estrategia de implementación,
lo que hay que tomar en cuenta es primero identificar las
necesidades de la empresa y hacer la planeación principal,
pero siempre teniendo en cuenta los beneficios que las
tecnologías de información pueden traer.
Generalmente el problema no son las tecnologías,
sino el miedo al cambio. Las presiones para este cambio pueden
surgir por parte de los proveedores y
clientes, no sólo por parte de los competidores. Cuando se
tienen grandes proveedores o clientes, con tecnologías ya
integradas, la compañía tiene que adoptarlas para
hacer más eficientes las transacciones y la
comunicación.
A pesar de la idea que se tiene sobre la poca
oportunidad que tienen las pequeñas firmas de contar con
tecnologías de información, la mentalidad
está cambiando y se espera un aumento en las ventas de
éstos productos para el 2006. Afortunadamente, las
empresas dedicadas a desarrollar estas tecnologías, se han
dado cuenta de que las pequeñas empresas también
necesitan evolucionar y contar con opciones para cada giro y
presupuesto.
Antes de adquirir un producto de
tecnología
de información, se necesita tener la
información sobre el producto y de ser posible, asesorarse
con un experto, ya sea interno a la compañía o un
consultor. Aunque lo primero que se debe hacer es pensar
exactamente lo que se busca y cómo beneficiará al
negocio para no comprar algo que no se utilizará. las
PyME’s deben de comenzar a implementar las
tecnologías de información puesto que ofrecen
muchos beneficios y son algo que es necesario incorporar a la
empresa para poder seguir el desarrollo de los
negocios.
En ocasiones puede resultar que tengan bien definido lo
que se debe hacer pero encuentren barreras que no pueden cruzar,
si los empresarios llegan a voltear hacia las tecnologías
de información, este artículo habrá cumplido
su misión.
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Sandra Dennis Núñez
Daruich