- Generalidades sobre
administración de Empresas - Eficiencia, Eficacia y
Productividad - Entorno de la
Empresa - Conducta ética y
responsabilidad social de la Empresa - Globalización y
Administración de Empresas - Administración
Científica. Taylor - Teoría clásica de
la Administración. Fayol - El enfoque de sistemas en
Administración - Otras teorías de
Administración - La Empresa.
Generalidades - El proceso
Administrativo - La
previsión - La
planificación - El proceso de
Planificación - El gráfico de
Gantt - Otras técnicas de
planificación - La Organización.
Generalidades - Los
manuales Administrativos - Cultura
organizacional - La
Integración - La
Dirección - La
Motivación - El
Liderazgo - La
Gerencia - La Toma
de Decisiones - La
Comunicación - El
Control - El Proceso
de Control - Tipos
y Fuentes de Control - Técnicas
de Control
Lección 1: Generalidades sobre la
Administración
La
definición etimológica es la forma
más usual de la definición nominal, o sea, la
explicación del origen de la palabra con que se designa
aquello que se estudia, valiéndonos para ello de los
elementos fonéticos que la forman.
De esa manera suele encontrarse el verdadero significado
de esa palabra y del concepto que esa
misma palabra expresa.
La palabra administración se forma del prefijo ad,
hacia, y de ministratio. Esta última palabra viene a su
vez de minister, vocablo compuesto de minus, comparativo de
inferioridad, y del sufijo ter, que sirve como término de
comparación.
La etimología de minister, es enteramente opuesta
a la de magister: de magis, comparativo de superioridad, y de
ter.
Así magister, indica una función de
autoridad,
minister expresa precisamente lo contrario; subordinación:
el que realiza una función bajo el mando de otro; el que
presta un servicio a
otro.
La etimología nos da pues la idea que la
administración se refiere a una función que se
desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se
presta.
Sin embargo, la administración puede definirse de
diversas formas, al igual que muchas otras áreas del
conocimiento
humano, pero es posible conceptualizarla para efectos de su
fácil comprensión e incluyendo sus aspectos
más importantes a través del análisis y síntesis
de diversos especialistas en la materia:
Brook Adams. La capacidad
de coordinar hábilmente muchas energías sociales
con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas
puedan operar como una sola unidad.
Koontz & O'Donnell. La
dirección de un organismo social, y su
efectividad en alcanzar sus objetivos,
fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
George Terry. La
administración consiste en lograr un objetivo
predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.
Henry Fayol. Administrar es
prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
Wilburg Jiménez
Castro. En "La llave del éxito",
c on base en los anteriores conceptos, y haciendo uso de su fondo
común se propone la siguiente
definición:
"El proceso de
prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar
el trabajo de
los elementos de la
organización y de utilizar los recursos
disponibles para alcanzar los objetivos
preestablecidos".
¿Cuál es la importancia de
la administración?
Los mismos conceptos y propósitos analizados para
la estructuración de una definición sobre la
administración nos dan la pauta para determinar su
importancia.
Las condiciones que imperan en esta época actual de
crisis
así como la necesidad de convivencia y labor de grupo,
requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina que
se verá reflejada en la productividad y
eficiencia de
la institución o empresa que la
requiera.
Para demostrar lo anterior se pueden tomar de base los
siguientes hechos:
- La administración puede darse adonde exista un
organismo social, y de acuerdo con su complejidad, ésta
será más necesaria. - Un organismo social depende, para su éxito de
una buena administración, ya que sólo a
través de ella, es como se hace buen uso de los recursos
materiales,
humanos, etc. con que ese organismo cuenta. - En las grandes empresas es
donde se manifiesta mayormente la función
administrativa. Debido a su magnitud y complejidad, la
administración técnica o científica es
esencial, sin ella no podrían actuar. - Para las pequeñas y medianas empresas, la
administración también es importante, por que al
mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus
elementos: maquinaria, mano de obra, mercado,
etc. - La elevación de la productividad, en el campo
económico social, es siempre fuente de
preocupación, sin embargo, con una adecuada
administración el panorama cambia, repercutiendo no solo
en la empresa,
sino en toda la sociedad. - Para todos los países, mejorar la calidad de la
administración es requisito indispensable, por que se
necesita coordinar todos los elementos que intervienen en
ésta para poder crear
las bases esenciales del desarrollo
como son: la capitalización, la calificación de
sus trabajadores y empleados, etc.
¿Cuáles son las características de
la administración?
Se ha indicado que la administración proporciona
los principios
básico mediante cuya aplicación es factible
alcanzar éxito en el manejo de individuos organizados en
un grupo formal que posee objetivos comunes.
Es necesario ahora agregar a tales conceptos las
características de la administración y que
son:
- Universalidad. El
fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un
organismo social, porque siempre debe existir coordinación sistemática de
medios. La
administración se da por lo mismo en el Estado,
en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una comunidad
religiosa, etc. - Su especificidad.
A pesar que la administración va siempre
acompañada de otros fenómenos de distinta
índole, el elemento administrativo es específico
y distinto a los que acompaña. Se puede ser un
magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. - Su unidad
temporal. Aunque se diferencien etapas, fases
y elementos del fenómeno administrativo, éste es
único y, por lo mismo, en todo instante de la
operación de una organización se están dando, en
mayor o menor proporción, todos o la mayor parte de los
elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no
por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. Por
lo mismo, se puede afirmar que es un proceso interactivo y
dinámico. - Su unidad
jerárquica. Todos los poseen carácter de jefes en un organismo social,
participan en diversos grados y modalidades, de la misma
administración. Así, en una organización
forman un solo cuerpo administrativo, desde el Presidente,
hasta el último supervisor.
Lección
2: Eficiencia, Eficacia y
Productividad
Existen en Administración algunos términos
que se utilizan mucho, tanto por su impacto dentro de la
actividad diaria de la empresa, como por su aplicabilidad. Estos
son los términos de eficiencia, eficacia y productividad,
que se refieren a:
- Eficacia:
consiste en alcanzar las metas establecidas en la
empresa. - Eficiencia:
consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de
recursos. Obsérvese que el punto clave en ésta
definición es ahorro o
reducción de recursos al mínimo. - Productividad:
consiste en la relación producto-insumo en un período
específico con el adecuado control de
la calidad.
La productividad puede expresarse en la siguiente
ecuación:
Observando
detenidamente la fórmula anterior, se puede inferir que
la productividad puede ser elevada cuando:
1. Se reducen los insumos y se
mantienen los mismos productos.
2. Se incrementan los productos y
se reducen los insumos para elaborarlos.
3. Se incrementan los productos
con los mismos insumos.
Sergio Hernández y Rodríguez establece que
la productividad puede medirse en relación con la
totalidad de insumos empleados, o bien, con la de alguno en
particular. Genéricamente, los insumos se dividen en
materiales, máquinas y
mano de obra.
Sergio Hernández y Rodríguez brinda los siguientes
ejemplos de productividad en cada uno de los insumos
mencionados:
Productividad de los materiales.
Si un sastre experto es capaz de cortar 11 trajes con una pieza
de tela de la que otro menos experto sólo puede sacar diez
trajes, puede decirse que, en manos del sastre experto, la pieza
se utilizó con diez por ciento más de
productividad.
Productividad de las máquinas.
Si una máquina o herramienta producía cien piezas
por cada día de trabajo, y
aumentara su producción a 120 piezas en el mismo tiempo,
gracias al empleo de
mejores herramientas
de corte, la productividad de esa máquina se habrá
incrementado en un veinte por ciento.
Productividad de la mano de obra.
Si un alfarero
producía 30 platos por hora y al adoptar métodos de
trabajo más perfeccionados logra producir 40, su
productividad habrá aumentado en 33.33 por
ciento.
Lección
3: Entorno de las empresa
Como ya os imagináis, nadie se encuentra
operando solo dentro de la actividad económica. Existe
gran variedad de elementos que se conjugan e inciden en la
empresa, nos estamos refiriendo al entorno en que se desenvuelve
la organización.
Puede definirse el entorno de la organización
como todos los elementos que influyen de manera significativa en
las operaciones
diarias de la empresa, dividiéndolos en dos: Macroambiente
y Microambiente.
El Macroambiente, lo constituyen todas las condiciones
de fondo en el ambiente
externo de una organización. Esta parte del ambiente
conforma un contexto general para la toma de
decisiones gerenciales. Entre los principales aspectos del
ambiente externo se tienen los siguientes:
- Condiciones
Económicas: se refiere al estado
actual de la economía
relacionada con inflación, ingresos,
producto interno
bruto, desempleo,
etc. - Condiciones
Socio-culturales: es el estado general de
los valores
sociales dominantes en aspectos tales como los derechos
humanos y el medio
ambiente natural, las orientaciones en educación y las instituciones sociales
relacionadas con ella, así como los patrones
demográficos, etc. - Condiciones
político-legales: se refiere al estado
general de la filosofía y objetivos dominantes del
partido que se encuentra en el gobierno,
así como las leyes y
reglamentaciones gubernamentales establecidas. - Condiciones
tecnológicas: relacionadas con el
estado general del desarrollo y disponibilidad de la tecnología en el entorno, incluyendo los
avances científicos. - Condiciones
ecológicas: referidas a la naturaleza y
al medio ambiente natural o físico, incluyendo la
preocupación por el medio ambiente.
El Microambiente
cuál está integrado por las organizaciones y
personas reales con quienes se relacionan con la empresa. Entre
los principales se incluyen:
- Clientes:
constituido por los grupos de
personas o instituciones que compran los bienes y/o
usan los servicios de
la organización. - Proveedores: son
los abastecedores específicos de la empresa, tanto de
información y financiamiento, como de la materia
prima que la empresa necesita para operar. - Competencia:
empresas específicas que ofertan bienes y servicios
iguales o similares a los mismos grupos de consumidores o
clientes. - Reguladores: que
son las agencias y representantes gubernamentales, a nivel
local, estatal y nacional, que sancionan leyes y reglamentos
que afectan las operaciones de la empresa dentro de un
país determinado.
Lección
4: Conducta ética y
responsabilidad
social en Administración.
Ética proviene del
griego ethica o ethice, parte de la filosofía que estudia
las costumbres; moral, del
latín moralis, relativo a las costumbres. De esto se puede
afirmar que la ética o la moral se
refieren a las buenas costumbres.
En el Diccionario de
la Real Academia de la Lengua
Española, se encuentra la siguiente definición de
ética: "Parte de la
filosofía que trata de la moral y de las obligaciones
del hombre". Por lo tanto, puede afirmarse que
ética es "el código
de principios morales que prescribe normas
relacionadas con lo que es bueno y malo, correcto e incorrecto,
en la conducta de las personas".
La ética estudia la conducta humana,
sus normas, deberes y derechos relacionados con la
sociedad en que ocurre, e indica lo que "debe" o "no debe"
hacerse en una sociedad determinada.
Harlod Koontz establece las siguientes aplicaciones y
distinciones en cuanto al concepto de ética:
- Ética personal:
se refiere a las reglas conforme a las cuales un individuo
conduce su vida personal. - Ética contable:
alude a el código que guía la conducta
profesional de los contadores. - Ética
empresarial: esta tiene que ver con la verdad y la
justicia y
posee muchos aspectos, como las expectativas de la sociedad, la
competencia
leal, la publicidad, las
relaciones
públicas, las responsabilidades sociales, la
autonomía de los consumidores y el comportamiento de las empresas tanto en su
país de origen como en el extranjero.
Conducta ética es aquella que se la sociedad
acepta como "correcta" o "buena" con referencia al código
moral vigente.
Ahora bien, la responsabilidad social es la obligación de
la empresa de ejecutar acciones que
sirvan tanto a sus intereses como a la sociedad afectada por sus
actividades. En otras palabras, se puede decir que es la seria
consideración del impacto en la sociedad de las acciones
de la empresa.
En cuanto a la responsabilidad social de la
organización, existen dos puntos de vista: el
clásico, el cual señala que la única
responsabilidad social de la Administración es maximizar
las utilidades de la empresa, y el socioeconómico, que
sostiene que la responsabilidad social de la
administración va más allá del logro de
utilidades, para buscar la protección y mejorar el
bienestar de la sociedad en general.
Lección 5:
Globalización y
Administración.
El término "Globalización" lo traduce
la ONU del inglés
como Mundialización, tratando de interpretarlo como una
gran cobertura de las prácticas o aperturas del mercado
internacional.
Joaquín Arriola define Globalización como
"la creación de un mercado mundial en el cual circulan
libremente los capitales financieros, comerciales y
productivos".
A escala mundial,
la
globalización se refiere a la creciente
interdependencia entre los países, tal como se refleja en
los crecientes flujos internacionales de bienes, servicios,
capitales y conocimientos.
Michael Czinkata indica que "la globalización es
un proceso inevitable. El mundo ha comenzado a ser más
homogéneo, y las distinciones entre los mercados
nacionales son insignificantes. Además, para sobrevivir,
debemos entender la importancia de la apertura de nuestro mercado
para nuestras compañías y competidores".
Dentro de este contexto de la "aldea global", surgen
grandes empresas a la conquista del mercado, entre éstas
tenemos: corporaciones multinacionales, que mantienen operaciones
importantes en mas de un país en forma simultánea,
pero que las administran a todas desde la sede en el país
de origen; corporaciones transnacionales, que mantienen
operaciones importantes en más de un país, en forma
simultánea, y descentraliza la toma de decisiones en cada
operación al país local.
En la actualidad, existen grandes oportunidades para que
las organizaciones puedan penetrar en nuevos mercados, llegar a
más y más potenciales compradores de sus productos,
y ampliar sus horizontes empresariales. Es cierto que la
globalización presenta como contrapartida una fuerte
competencia, pero para las empresas que se encuentren preparadas
y listas, esto no representará mayores
dificultades.
Leccion 6:
Administración
Científica (Taylor).
A la época de la evolución del pensamiento
administrativo se le ha designado como la etapa
científica, principalmente porque a finales del Siglo XIX
e inicios del Siglo XX, varios autores se mostraron interesados
en investigar desde el punto de vista "científico" la
problemática que presentaban las empresas industriales,
principalmente por la producción a gran escala y en forma
estandarizada. Entre algunos de estos pensadores tenemos a
Charles Babbage (1792-1872), H. Robinson Towne (1844-1924) y
Joseph Wharthon (Siglo XIX).
Frederick Winslow Taylor (1856-1915), Ingeniero
industrial de profesión, nació en Filadelfia,
Estados Unidos
de Norteamérica, y se le ha calificado como el "Padre de
la Administración Científica", por haber
investigado en forma sistemática las operaciones fabriles,
sobre todo en el área de producción bajo el
método
científico.
El estudio de éstas operaciones las
realizó mediante la observación de los métodos
utilizados por los obreros; de sus observaciones surgieron
hipótesis para desarrollar mejores procedimientos y
formas para trabajar. Experimentó sus hipótesis apoyado
por los empleados fuera del horario normal de trabajo;
los métodos que comprobó
mejoraban la producción; fueron puestos en práctica
en el trabajo cotidiano, previa capacitación de los operarios.
Frederick Taylor llegó a la conclusión que
todo esto era aplicable a cualquier organización humana.
Entre sus conclusiones se encuentran:
- No existía ningún sistema
efectivo de trabajo. - No había incentivos
económicos para que los obreros mejoraran su
trabajo. - Las decisiones eran tomadas militar y
empíricamente más que por conocimiento
científico. - Los trabajadores eran incorporados a su labor sin
tomar en cuenta sus habilidades y aptitudes.
Frederick Taylor desarrolló métodos para
organizar el trabajo, considerando los materiales, el equipo y
las habilidades de cada individuo. Éstos se han llamado
tiempos y movimientos, hoy conocidos como operaciones del proceso
o sistema.
Publicó en 1911 un libro titulado
"Principios de la
Administración Científica", y se fundamenta en
estos cuatro principios:
1. Sustitución de
reglas prácticas por preceptos
científicos.
2. Obtención de
armonía, en lugar de discordia.
3. Cooperación en lugar del
individualismo.
4. Selección
científica, educación y desarrollo de los
trabajadores.
La influencia de Taylor en el pensamiento
administrativo fue y continúa siendo de gran
trascendencia. En la actualidad está presente en todo el
mundo, pero su enfoque ha sido modificado y
humanizado.
Leccion 7:
Teoría
Clásica de la Organización (Fayol)
Henri Fayol (1841-1925), de origen francés,
es para algunos, el autor más distinguido de la
teoría administrativa. Señaló que la
teoría administrativa se puede aplicar a toda
organización humana (universalidad). Se le considera el
padre del proceso
administrativo, y creador e impulsador de la división
de las áreas funcionales para las empresas.
Los primeros trabajos de Henri Fayol, representan la
escuela de la
teoría del "Proceso Administrativo". En el año de
1916 publicó el libro Administration Industrielle et
Genérate (Administración Industrial y General). El
libro compendiaba sus opiniones sobre la administración
adecuada de las empresas y de las personas dentro de
éstas.
Fayol identificó cinco reglas o deberes de la
administración:
- Planeación:
diseñar un plan de
acción para el mañana. - Organización: brindar y movilizar recursos
para la puesta en marcha del plan. - Dirección:
dirigir, seleccionar y evaluar a los empleados con el
propósito de lograr el mejor trabajo para alcanzar lo
planificado. - Coordinación:
integración de los esfuerzos y
aseguramiento de que se comparta la información y se
resuelvan los problemas. - Control: garantizar que
las cosas ocurran de acuerdo con lo planificado y
ejecución de las acciones correctivas necesarias de las
desviaciones encontradas.
Más importante aún, Fayol creía que
la administración se podía enseñar. Le
interesaba mucho mejorar la calidad de la administración y
propuso varios principios para orientar el quehacer
administrativo, los que se muestran a
continuación:
1. División del trabajo.
2. Autoridad y responsabilidad.
3. Disciplina.
4. Unidad de mando.
5. Unidad de dirección.
6. Interés
general sobre el individual.
7. Justa remuneración al personal.
8. Delegación vs. centralización.
9. Jerarquías.
10. Orden.
11. Equidad.
12. Estabilidad del personal.
13. Iniciativa.
14. Espíritu de equipo.
Fayol aclaró que estos principios administrativos
no son de ninguna manera rígidos, ya que en diversas
situaciones, se requiere hacer uso del criterio personal y la
mesura. Lo más importante es que constituyen guías
universales; en cualquier tipo de organización humana se
pueden aplicar.
Leccion 8: El
enfoque de Sistemas en
Administración.
El enfoque de sistemas revolucionó los
enfoques administrativos existentes. Concibe a las empresas como
sistemas sociales inmersos en sistemas que se interrelacionan y
afectan mutuamente.
Los orígenes de este enfoque se remonta a las
concepciones aristotélicas de "causa y efecto", y que todo
entero forma parte de otro mayor. La teoría moderna de
sistemas se desarrolló por los aportes de Ludwing Von
Bertalanffy, quién indicó que no existe elemento
físico o químico independiente; todos los elementos
están integrados en unidades relativamente
interdependientes.
Fue en 1954 cuando Kenneth Boulding escribió un
artículo titulado "La teoría general
de sistemas y la estructura
científica". Este artículo es considerado de gran
relevancia porque revolucionó el pensamiento
científico y administrativo.
Puede definirse un sistema como "un conjunto de
elementos íntimamente relacionados que actúan e
interactúan entre sí hacia la consecución de
un fin determinado".
Los sistemas se pueden clasificar de acuerdo
con:
- El grado de interacción con otros
sistemas: abiertos, semiabiertos o semicerrados y
cerrados. - Su composición material y
objetiva: abstractos y concretos. - Su capacidad de
respuesta: activos,
pasivos y reactivos. - Su movilidad interna:
estáticos, dinámicos, homeostáticos
y probabilísticos. - Su grado de dependencia:
independientes e interdependientes.
En cualquier sistema se puede encontrar cuatro elementos
básicos para su funcionamiento:
1. Entradas o
insumos: abastecen al sistema de los necesario para
cumplir su misión.
2. Procesamiento: es la
transformación de los insumos.
3. Salidas o producto:
es el resultado del proceso.
4. Retroalimentación:
es la respuesta de los sistemas que han recibido como
insumo el producto de un sistema previo o la respuesta del medio
ambiente.
Gráficamente, una empresa vista
como sistema se representa de la siguiente manera:
Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
Los sistemas se componen de
subsistemas, por ejemplo, el cuerpo humano,
que es un sistema y cuenta además con subsistemas
circulatorio, respiratorio, nervioso, etc. Una empresa
está compuesta por los subsistemas de finanzas,
personal, mercadeo, etc. De
igual forma, todo sistema forma parte integral de otro más
grande, comúnmente llamado macrosistema o suprasistema.
Por ejemplo, un árbol es un sistema que forma parte del
macrosistema vegetal, y éste forma parte de la ecología del planeta,
y así sucesivamente.
Leccion 9: Otras
teorías
de Administración
Existe diversidad de teorías en
Administración, lo que algunos llaman la "jungla de las
teorías
administrativas". A continuación se presentan las
más comunes.
Escuela Matemática
de la Administración.
La teoría general de la administración ha
recibido muchos aportes de las ciencias
exactas, específicamente de la matemática. Modelos
matemáticos han proporcionado soluciones a
diversos problemas y/o situaciones empresariales, por ejemplo: en
el área de personal o recursos
humanos, producción, mercadeo, finanzas, etc. Las
decisiones administrativas pueden tomarse con base a ecuaciones
matemáticas que constituyen simulaciones de
situaciones reales, que obedecen a determinadas leyes.
La teoría matemática
aplicada a problemas de administración se conoce como
Investigación de
Operaciones. Este enfoque comprende una
tendencia muy amplia que hace énfasis en el proceso de
toma de decisiones. De ahí que es una contribución
al proceso decisorio del administrador.
La Investigación
de Operaciones surgió durante la segunda guerra
mundial, y después de 1954 pasó a utilizarse
gradualmente en empresas públicas estadounidenses, y
posteriormente a las privadas. La Investigación de
Operaciones incluye teoría de
juegos, teoría de
colas, programación
lineal, probabilidad y
estadística, y en la actualidad simulación
por computadoras.
Los principales campos de
acción de la teoría matemática
son:
- Con relación a
personas: organización y gerencia,
ausentismos y relaciones de trabajo,
economía. - Con relación a personas y
máquinas:
eficiencia y productividad, controles de calidad,
inspección y muestreo,
cambios tecnológicos, etc. - Con relación a
movimientos:
transportes, almacenamiento, distribución,
comunicaciones.
Enfoque de Contingencias.
La teoría de las contingencias tiene como premisa
fundamental que las acciones administrativas apropiadas en una
empresa dependen de la situación particular. Busca
identificar variables o
elementos propios de cada situación o tipo de
organización.
El término contingencia resulta confuso en la
actualidad, debido a que otras teorías administrativas con
mayor divulgación, como por ejemplo la Planificación
Estratégica (que se estudia más adelante en
este curso), utilizan el término contingencia como
sinónimo de riesgo o
situación con cierto peligro. Si se busca en un
diccionario de español,
podemos encontrar la siguiente definición: "Del
latín, contingencia. Posibilidad de que una cosa suceda o
no suceda. Cosa que puede suceder o no suceder.
Riesgo".
La teoría de las contingencias se basa en los
siguientes enunciados:
- Lo falso o lo verdadero solo puede
conocerse siguiendo un modelo
único y exclusivo. - No se alcanza la eficiencia
empresarial siguiendo un modelo único y
exclusivo. - No existe una forma única que
sea mejor de organizarse para alcanzar los objetivos y las
metas, sumamente diversos. - La estructura de una empresa y su
accionar son dependientes de su interpelación con el
ambiente externo. - Identificación de variables
que provocan mayor impacto e incidencia en la empresa, como lo
son el ambiente y la tecnología.
Modelo de las 7-S de McKinsey.
Este enfoque fue desarrollado por la firma consultora
McKinsey & Company. En la actualidad se ha vuelto muy
popular. La característica más sobresaliente de
este modelo es que ha sido ampliamente comprobado en diversas
empresas y este marco de referencia ha sido utilizado por
prestigiosas escuelas de administación, como Harvard y
Stanford. De esta forma, la teoría y la práctica
parecen apoyarse mutuamente en el estudio y análisis de la
administración.
Las 7-S son las siguientes:
1. HABILIDAD
(SKILLS): la empresa debe determinar su verdadera
habilidad para algo.
2. ESTRUCTURA
(STRUCTURE): debe definirse claramente las
funciones
que se desarrollan en la empresa, así como el organigrama
de la misma.
3. SISTEMAS (SYSTEMS):
se refiere a los procesos y
flujos formales e informales dentro de la empresa.
4. ESTILO (STYLE):
definición de la forma de actuar en los momentos
en que ocurran crisis.
5. PERSONAL (STAFF):
el recurso humano, sus características, su
educación, etc.
6. VALORES COMPARTIDOS (SHARED
VALUES): lo que la empresa significa y comparte
con las personas.
7. ESTRATEGIA (STRATEGY):
el plan para asignar recursos y lograr tener ventaja
competitiva.
Calidad Total.
La administración de la Calidad Total se
puede definir como el comportamiento estratégico para
mejorar la calidad, combinando métodos estadísticos
de control de la calidad con un compromiso cultural por buscar
instrumentos en las mejorías que aumentan la calidad y
disminuyan los costos, mejorando
de esta manera las ventajas competitivas e incrementando el
rendimiento.
El llamado gurú de la Calidad Total, Dr. Edward
Demming la define así: "satisfacción de los
requerimientos y las expectativas de nuestros clientes, tanto
internos como externos, en lo que se refiere a productos y
servicios, la primera vez y a tiempo todas las veces". Y agrega
que "la calidad total es la condición humana que reconoce
la presencia de otro que necesita un servicio y, se le da
exactamente lo que necesita".
Edward Demming estableció los siguientes puntos
en su programa de
calidad total:
1. Crear constancia en el propósito de
mejorar.
2. Adoptar la nueva filosofía.
3. No depender de la inspección masiva.
4. Acabar con la práctica de adjudicar contratos de
compra basándose exclusivamente en el precio.
5. Mejorar continuamente y por siempre el sistema de
producción y servicios.
6. Instituir la capacitación en el trabajo.
7. Instituir el liderazgo.
8. Desterrar el temor.
9. Eliminar las barreras que existen entre las áreas de
Staff y las de Línea.
10. Eliminar los slogans, las exhotaciones y las metas
numéricas para el personal.
11. Eliminar las cuotas numéricas.
12. Derribar las barreras que miden el orgullo de hacer bien un
trabajo.
13. Instituir un programa vigoroso de educación y
reentrenamiento.
14. Tomar medidas para lograr la
transformación.
Entre algunos de los fines que persigue la Calidad Total
están: el fomento del trabajo en
equipo, participación activa de los empleados,
planificación constante, producción
eficaz, satisfacción y superación de las
expectativas del cliente, mejorar
el ambiente laboral y
mejoramiento de la
comunicación.
Los pasos para la implementación de la Calidad
Total son:
a) Conocimiento de los cambios a
efectuar.
b) Aplicación de los conocimientos.
c) Cambios en las conductas personales.
d) Cambio en el
comportamiento grupal.
e) Hacer bien las cosas desde la primera
vez.
Para alcanzar la Calidad Total existen cuatro etapas
básicas:
Etapa 1: producir bienes y/o servicios
que se entreguen tal y como se
generan.
Etapa 2:
entregar productos y proporcionar servicios sin defectos,
repitiendo los que no cumplen con las
especificaciones. Establecimiento de Manuales y
controles internos.
Etapa 3:
producir con "cero defectos" bienes y/o servicios
controlando los procesos de elaboración. Estrecha supervisión.
Etapa 4: producir con "cero defectos" bienes y/o
servicios incorporando las necesidades del cliente al diseño
y elaboración de los mismos. Calidad
Total.
Lección
10: La Empresa. Generalidades
¿Qué es
una empresa?
Es una entidad económica de carácter
pública o privada, que está integrada por recursos
humanos, financieros, materiales y
técnico-administrativos, se dedica a la producción
de bienes y/o servicios para satisfacción de necesidades
humanas, y puede buscar o no lucro.
¿Cuál es la
relación empresa –consumidor?
El mercado es un conjunto de consumidores potenciales y
proveedores de
satisfacción, es donde se encuentran las necesidades y los
productos, por lo cual la empresa debe orientarse hacia la
necesidad, por ejemplo:
Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
Dicha relación producto – necesidad o empresa –
consumidor, indica que la coherencia entre el producto y el
mercado es uno de los principales factores para el éxito
de la empresa.
¿Cuál es la finalidad
principal de una empresa?
Hay muchos ángulos para definir las finalidades
de una empresa según la perspectiva de dueño,
gerente,
socio, empleado, cliente, comunidad o asesor.
· Satisfacer a los clientes
· Obtener la máxima rentabilidad
· Obtener resultados a corto plazo
· Beneficiar a la comunidad
· Dar servicio a los clientes
· Beneficiar a los empleados
· Dar imagen
personal
Sin embargo, si analizamos cada una de las propuestas
anteriores, encontramos que centrarse en la mayoría de
ellas puede llevar al fracaso, la finalidad principal de una
empresa es la generación de excedentes que posibiliten su
reproducción de empresa en el largo plazo.
Esto implica que satisfacer al cliente o beneficiar a otros, son
condiciones necesarias para poder reproducirse, sin cumplir con
esas condiciones, obviamente iría al fracaso.
Dado que la coherencia producto – mercado de la empresa
es dinámico, se requiere de una interpretación dinámica de la realidad interna y del
entorno, lo cual significa vigilar y tomar decisiones para
cambiar, adaptarse, crecer, mejorar, defenderse, retraerse,
atacar, todo lo cual está orientado a mantener y mejorar
la empresa.
¿Cuáles son los
recursos básicos de la empresa?
· Materiales: conformada por todos los bienes
tangibles, tales como edificios, maquinaria, insumos, etc.
· Financieros: es el recurso monetario con el que la
empresa funcionará.
· Humanos: conformado por todo el personal que labora en
la empresa. Este es el elemento más importante dentro de
la organización.
· Técnicos-Administrativos: compuesto por el
conjunto de procedimientos y sistemas aplicables en una empresa,
por ejemplo, el sistema de contabilidad,
técnicas de inducción, técnicas de evaluación
del desempeño, etc.
¿Cuáles son las
funciones básicas de toda empresa?
· Recursos Humanos: dónde se recluta,
selecciona, contrata e induce al personal que ingresa a la
empresa.
· Producción: dónde se lleva a cabo la
transformación de los insumos en productos terminados,
listos para ser consumidos.
· Mercadotecnia:
dónde se lleva a cabo la función de promoción y ventas de los
productos.
· Finanzas: dónde se lleva a cabo la
obtención y administración de los recursos
financieros de la empresa.
· Administración: dónde se llevan a cabo las
funciones de previsión, planificación,
organización, integración, dirección y
control de todas las actividades generales de la
empresa.
¿Cómo se clasifican las
empresas?
Existen varios tipos de clasificación de las empresas, entre las
principales tenemos las siguientes:
Por su tamaño:
· Pequeña: cuenta con activos menores a
$100,000.00 dólares, con menos de 20 empleados trabando en
la empresa y cubre una parte del mercado local o regional.
· Mediana: es aquella que tiene activos menores a
$250,000.00 dólares, con menos de 100 empleados laborando
y su producto solamente llega al ámbito nacional.
· Grande: cuenta con activos mayores a $250,000.00
dólares, tiene más de 100 empleados, y su producto
abarca el mercado internacional.
Por su actividad
económica:
· Extractivas: son las empresas que proporcionan
materia prima a otras industrias, por
ejemplo, pesca,
agricultura,
caza, explotación de bosques y canteras, etc.
· Industriales o fabriles: se dedican a la
producción de bienes, mediante la transformación de
la materia prima a través de los procesos de
fabricación, por ejemplo, electricidad,
agua, manufactura,
etc.
· Comerciales: empresas que se dedican a la compra y
venta de
productos terminados, tales como almacenes,
librerías, farmacias, supermercados, etc.
· Financieras: empresas del sistema
financiero que efectúan prestamos a personas y
organizaciones. Ejemplos de estas son los Bancos.
· Empresas de Servicio: se dedican a la prestación
de servicios no tangibles, tales como transporte,
limpieza, etc.
Por su constitución patrimonial.
· Públicas: tales como Instituciones de
Gobierno, Instituciones Autónomas, Municipalidades,
Ayuntamientos, etc.
· Privadas: las que se dedican a la producción de
bienes y/o servicios a la vez que buscan lucro, y su capital
está formado por aportes de personas
particulares.
Lección
11: El Proceso Administrativo
Si observamos cómo se desarrolla la vida de
todo organismo social -y principalmente la de aquellos que, como
la empresa, forma el hombre
libremente- podemos distinguir dos fases o etapas principales. La
comparación con lo que ocurre en la vida de los organismos
físicos podrá aclararnos mejor estas dos
fases.
La primera etapa. Se
refiere a la estructuración o construcción del organismo. En ella,
partiendo de una célula, se
van diferenciando y definiendo los tejidos y
órganos, hasta que se llega a integrar el ser en toda su
plenitud funcional, apto ya para el desarrollo normal de las
actividades o funciones que le son propias o
específicas.
La segunda etapa. Cuando ya
está totalmente estructurado el organismo, desarrolla las
funciones en toda plenitud, operaciones o actividades que le son
inherentes, en toda su variada, pero coordinada complejidad, que
tiende a realizar la vida de ese organismo.
De igual manera ocurre en un organismo social: en su
primera etapa, partiendo de la iniciativa de una o pocas
personas, todo se dirige a la estructuración de ese
organismo social; cuando esta debidamente estructurado, existe
una segunda etapa, que consiste en la operación o
funcionamiento normal del mismo, para lograr los fines
propuestos.
Para efectos de una mejor comprensión de este
tema se exponen a continuación algunos criterios de
diversos autores acerca de las etapas del proceso
administrativo:
Henry Fayol. Etapas:
Previsión, organización, comando,
coordinación y control.
Koontz & O'Donnell. Etapas: Planeación, organización,
integración, dirección y
control.
G. R. Terry.
Etapas: Planeación, organización,
ejecución y control.
Agustín Reyes Ponce. Etapas:
Previsión, planeación, organización,
integración, dirección y
control.
Burt K. Scanlan.
Etapas. Planeación, organización,
dirección y control.
De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del
proceso administrativo, puede concluirse que, seis son las etapas
básicas para su estudio y conformación de sus dos
principales fases.
Fase estática,
compuesta por la previsión, planificación y la
organización, en donde se da respuesta a los
cuestionamientos de ¿Qué se va a hacer? y
¿Cómo se va a realizar? respectivamente.
La otra fase, la dinámica cuya
implantación dentro de la organización, permite ver
con mayor claridad lo que al momento se esta haciendo y
así mismo poder evaluar tales acciones, y aquí se
encuentran las fases de integración, dirección y
control.
Otra razón por la cual se les ha dado en llamar
fase estática y dinámica, es debido a la
relación que se tiene con las personas. Generalmente en la
fase estática se tiene poca o nula relación con
personas, en tanto que en la fase dinámica, existe gran
actividad e interacción con otros seres
humanos.
¿Qué
es la Previsión?.
"El análisis de la
información relevante del presente y del pasado,
ponderando probables desarrollos futuros de tal manera que puedan
determinarse los cursos de acción (planes) que posibiliten
a la organización para el logro de
objetivos" (Sisck y Sverdlik).
"Es el elemento de la administración en el que
con base en las condiciones futuras en que una empresa
habrá de encontrarse, reveladas por una
investigación técnica, se determinan los
principales cursos de acción que nos permitirán
realizar los objetivos de la empresa" (Agustín Reyes
Ponce).
"Es calcular el porvenir y prepararlo. Hacer articular
los programas de
acción". (Henri Fayol).
Como puede inferirse, la palabra previsión
proviene de prever o pre-ver, lo que es "ver anticipadamente las
cosas" o "tratar de ver en forma anticipada lo que va a
ocurrir".
Entonces, entenderemos por previsión como aquella etapa
del proceso administrativo donde se diagnostica a través
de datos relevantes
del pasado y del presente que sean relevantes, de tal forma que
se puedan construir contextos sociales, políticos,
económicos, tecnológicos, etc., en los que se
desenvolverá la empresa en el mediano como en el largo
plazo.
Todo administrador debe ser un visionario, pero a la
vez, previsor, ya que en la actualidad la única constante
es el "cambio", y debemos estar preparados para enfrentarlo. El
mundo puede cambiar de un momento a otro, tal como sucedió
el 11 de septiembre con las Torres Gemelas en Nueva
York.
Principios de la
Previsión.
· Principio de
consistencia de dirección: debemos ser
estables y coherentes cuando tomemos una decisión, y
mantenernos firmes hasta finalizar lo que nos hemos propuesto. Si
surgieren inconvenientes, debe buscarse alternativas de
solución resolver los problemas e ir siempre en el camino
que se ha trazado.
· Principio de la
Primacía: por ser la primera etapa del
proceso administrativo, la previsión tiene incidencia
directa e indirecta en el resto de etapas (planificación,
organización, integración, dirección y
control).
· Principio de la
transitividad: tiene relación con el
principio anterior, ya que la previsión está
inmersa en las demás etapas del proceso administrativo, y
transita por todas.
· Principio de
ejecutividad: todo lo que nos hayamos propuesto
realizar, debemos llevarlo a cabo en los tiempos programados,
tratando de evitar demoras y situaciones que causen retraso a las
operaciones de la empresa.
¿Qué
se entiende por Planificación?.
La Planificación es el proceso por el cual se
obtiene una visión del futuro, en donde es posible
determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de
un curso de acción.
¿Cuál es la
importancia de la Planificación?.
· Propicia el desarrollo de la empresa.
· Reduce al máximo los riesgos.
· Maximiza el aprovechamiento de los recursos y
tiempo.
El autor José Antonio Fernández Arena
afirmaba que "Planear es
función del administrador, aunque el carácter y la
amplitud de la planeación varían con su autoridad y
con la naturaleza de las políticas
y planes delineados por su superior".
El reconocimiento de la influencia de la
planeación ayuda en mucho a aclarar los intentos de
algunos estudiosos de la administración para distinguir
entre formular la política (fijar las
guías para pensar en la toma de decisiones) y la
administración, o entre el director y el administrador o
el supervisor.
Un administrador, a causa de su delegación de
autoridad o posición en la organización, puede
mejorar la planeación establecida o hacerla básica
y aplicable a una mayor proporción de la empresa que la
planeación de otro. Sin embargo, todos los administradores
desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo
que les corresponde.
¿Cómo se clasifica la
Planificación?
Existen diversos tipos de planes, entre los que se
tienen:
· Misión: es la razón de
ser de la empresa. También se dice que es la labor, el
encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr
hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misión de una
universidad es la
formación superior, enseñanza y la
investigación.
· Visión: es la capacidad
administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en
dónde deseamos estar de aquí a cinco años.
Por ejemplo, un Banco puede tener
como visión "ser la empresa líder
en la prestación de servicios financieros en toda Europa".
· Objetivos: son el resultado que se
espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos
conjuntos. Por
ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar
las ventas del año 2004 con respecto a las del 2003. Los
objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un año),
mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de
3 años).
· Metas: los diferentes
propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo.
Las metas son fines más específicos que integran el
objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial
que desea incrementar sus ventas, una meta podría ser
capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses
del año 2004, con lo que se busca alcanzar el objetivo
planteado.
· Políticas: son guías o
lineamientos de carácter general, que indican el marco
dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones,
usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en base
a precios en el
mercado.
· Reglas: son normas precisas que
regulan una situación en particular. Acá se exponen
acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de
acción. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir
alimentos en
este sitio", etc.
· Estrategias: la acción de
proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo,
y hacer que el futuro de la organización se comporte como
se determinó. Se puede decir entonces que estrategias son
los cursos de acción, preparados para enfrentarse a las
situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de
alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia
podría se "realizar investigaciones
de mercado permanentemente, y proveer de eficiente
información al equipo de venta, a fin de aumentar las
ventas".
· Programas: son planes que comprenden
objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas,
asignación de funciones y recursos, y las acciones
necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo
necesario para la ejecución de cada una de las etapas de
operación.
· Presupuestos: es un plan que
representa las expectativas para un período futuro,
expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas
trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos
pueden ser de Operación (ventas, producción,
inventarios,
etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados
financieros pro forma, etc.).
· Procedimientos: son planes que
señalan una serie de labores concatenadas que deben
realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para
alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo
de planes es el procedimiento que
se lleva a cabo para el pago de sueldo a los
empleados.
Lección 14: El proceso de la
Planificación
Harold Koontz ha
determinado algunos pasos que deben seguirse en la
planificación, a saber:
a) Detección de una oportunidad.
b) Establecimiento de objetivos.
c) Consideración de las premisas de
planificación.
d) Identificación de las alternativas.
e) Comparación de alternativas de acuerdo a los objetivos
y las metas.
f) Elección de una alternativa.
g) Elaboración de los planes de apoyo.
h) Elaboración del presupuesto.
Entre las ventajas más
relevantes de la planificación tenemos:
ayuda a mejorar la coordinación entre los miembros de la
empresa; permite mejorar la visión interna y del entorno
empresarial; y ayuda a la administración a adaptarse
rápidamente al medio cambiante.
La planificación puede ser
estratégica y operativa. Analicemos
más adelante éstos conceptos.
Planificación
Estratégica.
La planificación estratégica permite la
toma de decisiones a largo plazo. Acá se deben tomar en
cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y
el clima
organizacional. Tienen como propósito establecer o
actualizar la misión y los objetivos generales de la
empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas
aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el
futuro. Entre las etapas formales de la planificación
estratégica se encuentran:
a) Identificación de las estrategias
actuales.
b) Identificación de las metas estratégicas
potenciales.
c) Selección de metas
estratégicas.
d) Evaluación y ejecución de las
estrategias.
Planificación Táctica.
Es un proceso anual que guía hacia el logro de
los objetivos propuestos en los programas de la
empresa.
Algunas diferencias entre los planes estratégicos
y tácticos son:
1. El plazo, los planes estratégicos implican el
largo plazo, en tanto que los planes tácticos son de corto
plazo, y en ocasiones mediano plazo.
2. El alcance, ya que los planes estratégicos son
más generales, en tanto que los tácticos son
específicos.
3. Independencia,
ya que los planes tácticos tienden a reflejar las metas y
los planes estratégicos la misión de la
empresa.
Lección
15: El Gráfico de Gantt
Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarrolló a
inicios del siglo XX este método
gráfico de planeación y control, que permite
contemplar las fases de inicio y finalización de las
diversas actividades.
Llamado también cronograma de actividades o
Calendarización, se trata de un gráfico de barras,
dónde la longitud de cada barra representa la
duración en días, semanas, meses o años de
una actividad. La utilidad de
éste gráfico radica en que señala la
frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de
actividades en base a la duración de cada una de las
mismas.
Para una mayor ilustración, a continuación se
presenta el Gráfico de Gantt que dispone los tiempos y
actividades para la realización de una investigación
de mercado, dividida en tres fases y para ser desarrollada en
cuatro meses.
Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú superior
Lección 16: Otras Técnicas de
Planificación
Diagrama de
análisis de proceso.
Es la representación
gráfica de la trayectoria en la elaboración de un
producto o actividades, y en el cual se señalan todas las
acciones que se llevarán a cabo, mediante el uso de los
símbolos
correspondientes.
Se hace uso de simbología para mostrar acciones
como "transporte", "operación", "inspección",
"demora" y "almacenamiento" o "archivo".
Diagrama
de flujo.
Un diagrama de flujo
tiene muchas similitudes con el diagrama de
análisis de proceso, salvo que éste se refiere a
acciones de carácter administrativo, y utiliza
símbolos tales como: inicio o finalización del
flujo, actividad, documento, decisión o alternativa,
archivo, conector de página y conector.
Los pronósticos.
Son conjeturas sobre una situación futura,
considerando que se presentan ciertos datos conocidos; es una
opinión sobre lo que puede suceder y tomando como base
datos pasados.
Conjetura es un juicio probable de una cosa por indicios
y observaciones.
Premisa es una proposición que contiene una descripción breve, de la causa y el
resultado que se puede obtener, al poner en práctica una
alternativa determinada.
Uno de los métodos utilizados para realizar
pronósticos es el de los Mínimos Cuadrados, por el
cual la relación media entre dos o más variables es
calculada cuantitativamente, y se trata de conocer datos futuros
basándose en los ya conocidos.
El Método Incremental estudia los incrementos
(positivos o negativos) que con relación a periodos
anteriores se han venido presentando, luego se efectúa un
promedio aritmético de los incrementos porcentuales y el
resultado final se aplica incrementándolo al resultado del
presente periodo.
Finalmente, el Método de Tendencias estudia la
tendencias que se vienen mostrando en los resultados anteriores,
tomando dentro del análisis el año de referencia y
el resultado obtenido en ese año.
Estos métodos que se acaban de mencionar, pueden
ser encontrados en cualquier libro de estadística para
ahondar con más detalles en el desarrollo de cada uno de
éstos.
Lección 17:
La Organización. Generalidades.
Se refiere a la
creación de una estructura, la cual determine las
jerarquías necesarias y agrupación de actividades,
con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del
grupo social.
Esencialmente, la organización nació de la
necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados
a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de
sus limitaciones físicas, biológicas,
sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos,
esta cooperación puede ser más productiva o menos
costosa si se dispone de una estructura de
organización.
Se dice que con buen personal cualquier
organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es
conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la
organización, pues de esta manera la gente se ve obligada
a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio
que aún personas capaces que deseen cooperar entre
sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos
conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus
funciones se relacionan unas con otras.
Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en
cualquier institución.
Así, una estructura de organización debe
estar diseñada de manera que sea perfectamente clara para
todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es
responsable por determinados resultados; en esta forma se
eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en
la asignación de responsabilidades y se logra un sistema
de comunicación y de toma de decisiones que
refleja y promueve los objetivos de la empresa.
A continuación se enumeran y explican los
elementos de la organización los cuales, una vez
comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor
administración:
a) División del
trabajo. Para dividir el trabajo es necesario
seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: la
primera; (jerarquización) que dispone de las funciones
del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La
segunda; (departamentalización) que divide y agrupa
todas las funciones y actividades, en unidades
específicas, con base en su similitud.
b) Coordinación. Se refiere a la
sincronización de los recursos y los esfuerzos de un
grupo social, con el propósito de lograr oportunidad,
unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo de los
objetivos.
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