En el amplio espectro que abarca el ceremonial,
también se encuentra la posibilidad de organizar una
Conferencia de
Prensa.
Si bien este tipo de eventos
generalmente se delega íntegramente al área de
Prensa hay aspectos que conciernen al ceremonial.
El ceremonial, a grandes rasgos, velará por la
imagen,
asesorará en lo concerniente a la sala en que se
efectuará la conferencia para lograr un óptimo
aspecto; intervendrá en la redacción de las invitaciones,
prestará cuidado en la recepción de los invitados a
la conferencia, la ubicación de las personas,
procurará que las autoridades conferenciantes sean
tratadas y atendidas de acuerdo a su jerarquía y que los
cronistas y fotógrafos cuenten
con todos aquellos elementos necesarios para desarrollar su labor
.
Una vez que se haya realizado el listado de periodistas
invitados, se iniciará la tarea de elegir el salón
adecuado. Si la Institución no posee un salón
cómodo, amplio, claro y acogedor para este tipo de
eventos; se estila alquilar el salón de un hotel de jerarquía.
Se debe procurar que el lugar elegido cuente con el
debido acondicionamiento acústico, amplificadores,
altavoces, micrófonos, asientos confortables, podios para
los conferencistas, teléfonos, fax,
etc.
Lo ideal sería que la
organización contará con una "Sala de Prensa"
dentro del edificio. Esto permite el contacto cotidiano con
los medios de
comunicación y a través de ellos proyectar una
imagen institucional prolija y planificada.
Además de los objetos ya mencionados, la sala de
prensa debe contar con los siguientes elementos dispuestos de una
determinada manera:
- El foco de atención, en otras palabras, el sitio que
ocupará el funcionario entrevistado, debe disponerse
sobreelevado. De esta forma, podrá ser visualizado por
los presentes y los planos de fotografía más fácil de
captar. Este foco debe ubicarse en contraluz de ventanas para
que los fotógrafos puedan realizar su trabajo con
el sol de espaldas y el objetivo
reciba iluminación natural. - El estrado o tarima debe tener por lo menos unos 20 o
30 centímetros de altura. Así, se logra reforzar
la atención de los asistentes a la Conferencia de Prensa
y permite que todos pueden observar sin importar la altura
corporal de las personas sentadas en primera fila. Por razones
estéticas, este entarimado debe estar alfombrado o
cubierto por algún revestimiento. - También pueden emplearse dos tipos de podio:
uno individual y otro colectivo. El podio sirve de apoyo tanto
para las manos y brazos del entrevistado como así
también de ayuda – memoria en el
que se ubican papeles de consulta. El podio colectivo se
utiliza cuando el entrevistado brinda una conferencia junto a
sus colaboradores. Los estrados de Instituciones Públicas deben llevar al
frente de los mismos el escudo nacional, provincial o
municipal. En caso de empresas
privadas se puede grabar el logotipo comercial o escudo
institucional. - Una sala de prensa debe contar con elementos de
proyección y reproducción para la
ilustración de las conferencias con videotapes o
presentaciones multimediales.
En caso que no se utilicen podios, la mesa del estrado
debe cubrirse con un grueso mantel de paño o terciopelo,
con el objeto de evitar a los presentes la antiestética
visión de los pies de los entrevistados; quienes pueden
dejar al descubierto ticks nerviosos o quitarse el
calzado.
Deben proveerse al menos dos micrófonos para
sortear el pasarse continuamente éstos entre los
entrevistados y así responder a las preguntas de los
cronistas.
Se aconseja utilizar al menos dos micrófonos,
para que uno de ellos vaya de la derecha al centro del estrado y
el otro vaya al centro desde la izquierda.
Por la misma razón, es aconsejable que los
auxiliares del área de protocolo cuenten
con dos micrófonos inalámbricos para que los
reporteros utilicen; uno de derecha al centro y el otro al centro
desde la izquierda. Así se evitan las clásicas
molestias que acarrean los cables de los micrófonos entre
los asistentes.
Los principales elementos de ornamentación de un
salón son: arreglos florales, centros de mesa y plantas
ornamentales, alfombras, tapices y piezas de arte.
Algunas consideraciones:
- Arreglos florales: no utilizar arreglos de grandes
dimensiones ni flores artificiales; dan un aspecto de
funeral. - Plantas ornamentales: deben ser sencillas y
armónicas. Se desaconsejan cataratas las vegetales ya
que su uso indiscriminado confiere una imagen de selva tropical
al salón elegido .
El responsable de Protocolo supervisará la
redacción y se encarga que las invitaciones lleguen a
destino de acuerdo a la información que les proporcionó
Prensa.
Uno de los detalles más importantes de las
conferencias es la organización de un servicio de
lunch. La dinámica de trabajo de los profesionales de
los medios es
compleja. Si incorporamos un lunch, no sólo incrementamos
la posibilidades de asistencia sino también demuestra es
un gesto de respeto y
comprensión que será valorado por los
periodistas.
El lunch debe preverse, en preferencia, en horas que no
coincidan con las de mayor trabajo en los medios de
comunicación y deberá inscribirse en las
invitaciones.
Una alternativa, si el tiempo
apremia, es servir bebidas a los asistentes antes de iniciarse la
conferencia y durante la misma en mesas previstas al alcance de
los asistentes. Así, se habrá demostrado la
cortesía de la Institución sin demorarlos
innecesariamente
Desde el área de Protocolo, también se
puede confeccionar material específico- complementario –
Dossier de Prensa- para entregar a los medios de prensa que
asistan. En una buena carpeta de presentación se puede
incluir la información pertinente.
Este tipo de material es de suma utilidad para los
periodistas ya que les sirve de background en sus notas, para
contextualizar al lector o interpretar la
información.
Por último, cabe subrayar que el personal del
ceremonial recibirá a los medios de comunicación, los guiará hasta el
salón donde se realizará el evento y , terminado el
acto, los acompañará hasta la puerta.
GOTELLI Aníbal (2001) Manual de
Ceremonial Empresario e
Institucional. Editorial Imagen. Argentina
VILLALTA Blanco Jorge (1996) Ceremonial,
Filosofía, Ciencia y Arte
de la Convivencia. Lugar Editorial.
Argentina.
Carla Cirigliano
Licenciada en Comunicación Social
Maestra en Ceremonial y Protocolo