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Una mirada desde el Ceremonial. Conferencias de Prensa




Enviado por carlacirigliano



    1. El lugar
    2. Invitaciones
    3. Lunch
    4. Entrega de
      material
    5. Bibliografía

    En el amplio espectro que abarca el ceremonial,
    también se encuentra la posibilidad de organizar una
    Conferencia de
    Prensa.

    Si bien este tipo de eventos
    generalmente se delega íntegramente al área de
    Prensa hay aspectos que conciernen al ceremonial.

    El ceremonial, a grandes rasgos, velará por la
    imagen,
    asesorará en lo concerniente a la sala en que se
    efectuará la conferencia para lograr un óptimo
    aspecto; intervendrá en la redacción de las invitaciones,
    prestará cuidado en la recepción de los invitados a
    la conferencia, la ubicación de las personas,
    procurará que las autoridades conferenciantes sean
    tratadas y atendidas de acuerdo a su jerarquía y que los
    cronistas y fotógrafos cuenten
    con todos aquellos elementos necesarios para desarrollar su labor
    .

    El
    lugar

    Una vez que se haya realizado el listado de periodistas
    invitados, se iniciará la tarea de elegir el salón
    adecuado. Si la Institución no posee un salón
    cómodo, amplio, claro y acogedor para este tipo de
    eventos; se estila alquilar el salón de un hotel de jerarquía.

    Se debe procurar que el lugar elegido cuente con el
    debido acondicionamiento acústico, amplificadores,
    altavoces, micrófonos, asientos confortables, podios para
    los conferencistas, teléfonos, fax,
    etc.

    Lo ideal sería que la
    organización contará con una "Sala de Prensa"
    dentro del edificio. Esto permite el contacto cotidiano con
    los medios de
    comunicación y a través de ellos proyectar una
    imagen institucional prolija y planificada.

    Además de los objetos ya mencionados, la sala de
    prensa debe contar con los siguientes elementos dispuestos de una
    determinada manera:

    • El foco de atención, en otras palabras, el sitio que
      ocupará el funcionario entrevistado, debe disponerse
      sobreelevado. De esta forma, podrá ser visualizado por
      los presentes y los planos de fotografía más fácil de
      captar. Este foco debe ubicarse en contraluz de ventanas para
      que los fotógrafos puedan realizar su trabajo con
      el sol de espaldas y el objetivo
      reciba iluminación natural.
    • El estrado o tarima debe tener por lo menos unos 20 o
      30 centímetros de altura. Así, se logra reforzar
      la atención de los asistentes a la Conferencia de Prensa
      y permite que todos pueden observar sin importar la altura
      corporal de las personas sentadas en primera fila. Por razones
      estéticas, este entarimado debe estar alfombrado o
      cubierto por algún revestimiento.
    • También pueden emplearse dos tipos de podio:
      uno individual y otro colectivo. El podio sirve de apoyo tanto
      para las manos y brazos del entrevistado como así
      también de ayuda – memoria en el
      que se ubican papeles de consulta. El podio colectivo se
      utiliza cuando el entrevistado brinda una conferencia junto a
      sus colaboradores. Los estrados de Instituciones Públicas deben llevar al
      frente de los mismos el escudo nacional, provincial o
      municipal. En caso de empresas
      privadas se puede grabar el logotipo comercial o escudo
      institucional.
    • Una sala de prensa debe contar con elementos de
      proyección y reproducción para la
      ilustración de las conferencias con videotapes o
      presentaciones multimediales.

    Ornamentación

    En caso que no se utilicen podios, la mesa del estrado
    debe cubrirse con un grueso mantel de paño o terciopelo,
    con el objeto de evitar a los presentes la antiestética
    visión de los pies de los entrevistados; quienes pueden
    dejar al descubierto ticks nerviosos o quitarse el
    calzado.

    Deben proveerse al menos dos micrófonos para
    sortear el pasarse continuamente éstos entre los
    entrevistados y así responder a las preguntas de los
    cronistas.

    Se aconseja utilizar al menos dos micrófonos,
    para que uno de ellos vaya de la derecha al centro del estrado y
    el otro vaya al centro desde la izquierda.

    Por la misma razón, es aconsejable que los
    auxiliares del área de protocolo cuenten
    con dos micrófonos inalámbricos para que los
    reporteros utilicen; uno de derecha al centro y el otro al centro
    desde la izquierda. Así se evitan las clásicas
    molestias que acarrean los cables de los micrófonos entre
    los asistentes.

    Los principales elementos de ornamentación de un
    salón son: arreglos florales, centros de mesa y plantas
    ornamentales, alfombras, tapices y piezas de arte.

    Algunas consideraciones:

    • Arreglos florales: no utilizar arreglos de grandes
      dimensiones ni flores artificiales; dan un aspecto de
      funeral.
    • Plantas ornamentales: deben ser sencillas y
      armónicas. Se desaconsejan cataratas las vegetales ya
      que su uso indiscriminado confiere una imagen de selva tropical
      al salón elegido .

    Invitaciones

    El responsable de Protocolo supervisará la
    redacción y se encarga que las invitaciones lleguen a
    destino de acuerdo a la información que les proporcionó
    Prensa.

    Lunch

    Uno de los detalles más importantes de las
    conferencias es la organización de un servicio de
    lunch. La dinámica de trabajo de los profesionales de
    los medios es
    compleja. Si incorporamos un lunch, no sólo incrementamos
    la posibilidades de asistencia sino también demuestra es
    un gesto de respeto y
    comprensión que será valorado por los
    periodistas.

    El lunch debe preverse, en preferencia, en horas que no
    coincidan con las de mayor trabajo en los medios de
    comunicación y deberá inscribirse en las
    invitaciones.

    Una alternativa, si el tiempo
    apremia, es servir bebidas a los asistentes antes de iniciarse la
    conferencia y durante la misma en mesas previstas al alcance de
    los asistentes. Así, se habrá demostrado la
    cortesía de la Institución sin demorarlos
    innecesariamente

    Entrega de
    material

    Desde el área de Protocolo, también se
    puede confeccionar material específico- complementario –
    Dossier de Prensa- para entregar a los medios de prensa que
    asistan. En una buena carpeta de presentación se puede
    incluir la información pertinente.

    Este tipo de material es de suma utilidad para los
    periodistas ya que les sirve de background en sus notas, para
    contextualizar al lector o interpretar la
    información.

    Por último, cabe subrayar que el personal del
    ceremonial recibirá a los medios de comunicación, los guiará hasta el
    salón donde se realizará el evento y , terminado el
    acto, los acompañará hasta la puerta.

    BIBLIOGRAFÍA:

    GOTELLI Aníbal (2001) Manual de
    Ceremonial Empresario e
    Institucional. Editorial Imagen. Argentina

    VILLALTA Blanco Jorge (1996) Ceremonial,
    Filosofía, Ciencia y Arte
    de la Convivencia. Lugar Editorial.
    Argentina.

    Carla Cirigliano

    Licenciada en Comunicación Social

    Maestra en Ceremonial y Protocolo

    www.carlacirigliano.com.ar

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