Documentación del sistema de gestión medioambiental (SGMA). Numeral 4.4.4 Norma ISO 14001:1996

3. Documentación requerida en
   la implementación de la norma ISO
   14001
4. Directrices generales para la
   elaboración de un manual de gestión medio
   ambiental
5. Directrices generales para
   la elaboración de un procedimiento
6. Directrices generales
   para la elaboración de instrucciones de
   trabajo
7. Registros
   ambientales
8. Bibliografía

PRESENTACIÓN

El texto que se
presenta a continuación, contiene el marco
teórico de la documentación del SGMA requerida para dar
cumplimiento a la implementación de la norma ISO
14001:1996.

Se anexan la aplicación de un procedimiento,
una Instrucción y un registro al
numeral de la norma denominado ¨Planificación¨, como una guía
para que la empresa
construya los demás requeridos en una futura auditoria al
SGMA.

1.
DOCUMENTACIÓN REQUERIDA EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
NORMA ISO 14001

Las empresas deben
redactar en forma clara, resumida y sencilla "que es lo que
hacen" sobre el Sistema de Gestión
Ambiental, y actuar tal y como lo habían
escrito.

El Sistema de Gestión Ambiental (SGMA) de la
empresa,
deberá presentar una base documental que dé
consistencia al propio sistema tanto dentro como fuera de
la
organización. Con una correcta documentación
escrita se consigue poner al alcance de cualquier miembro de la
empresa los aspectos operativos necesarios para asegurar la
implementación del sistema, así como su mantenimiento.
Este soporte documental debe guardar relación en todo
momento con el tamaño de la empresa y la complejidad de
sus actividades. En definitiva, la documentación debe ser
suficiente pero no excesiva, para asegurar así la
operatividad del sistema.

La Norma ISO 14001:1996 establece en su parágrafo
4.4.4 las exigencias mínimas que el SGMA debe cubrir con
respecto a la documentación: "La organización debe establecer y mantener al
día, en papel o en formato electrónico, la información para:

1. Describir los elementos básicos del sistema de
   gestión y su interrelación
2. Orientar sobre la documentación de
   referencia

La documentación debe ser redactada en un
lenguaje
sencillo, los contenidos deben tener ideas resumidas y concisas
sobre los aspectos concernientes al SGA. Por último, los
contenidos deben ser claramente llevados a la práctica, de
la misma manera que "la práctica debe estar recogida en la
documentación".

La base documental del SGA se puede establecer en cuatro
niveles jerárquicos, de la siguiente manera:

• Nivel I: Manual de
  Gestión Ambiental 

El Manual Ambiental describe la implementación de
la Política
Ambiental en la empresa. Se definen objetivos
fundamentales, las responsabilidades y los potenciales de
realización para las distintas unidades empresariales. En
el manual ambiental se describen las bases del SGMA, los
elementos relevantes para las actividades empresariales y plantea
los elementos necesarios para el control del
SGMA.

• Nivel II: Procedimientos

Los procedimientos
ambientales incluyen las directrices de ejecución.
Determinan los aspectos de relevancia ambiental del proceso o
procedimiento respectivo. Todos los procedimientos deben ser
formulados en forma sencilla, transparente y comprensible.
Indican los métodos a
aplicar y los criterios a cumplir. Todos los procedimientos se
describen en el índice del Manual de Gestión
Ambiental. Se elaboran por la unidad/sección
competente.

• Nivel III: Instrucciones de trabajo,
  formatos y otros documentos

La protección operativa del medio ambiente
es documentada en prácticas concretas para el personal en forma
de instrucciones ambientales. Estas describen en detalle la
operación de instalaciones, el cumplimiento necesario de
los valores
límite definidos por ley y medidas
correctivas en el caso de divergencias.

• Nivel IV: Registros
  ambientales (sin ser considerados documentos como
  tales, sí forman parte de la documentación del
  SGMA, siendo elementos indispensables en la comprobación
  de su funcionamiento real).

Los registros provienen de la aplicación de
instructivos y de procedimientos, utilizando los formatos
incluidos en estos. Recopilan históricamente la
información del SGMA, están ubicados en la carpeta
Procedimientos y Registros

 Es importante resaltar que cada uno de los
documentos relacionados anteriormente se representan por medio de
íconos para su identificación, así
:

 Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior

 Todo documento del sistema deberá ser
editado, revisado y aprobado por los respectivos responsables del
mismo. En la Figura 1 se muestra
gráficamente la organización jerarquizada de la
documentación del SGMA.

Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú
superior 

Figura 1. Niveles de la
documentación del SGA

Una manera de afrontar la documentación del SGMA
es identificando inicialmente que elementos de la norma exigen un
"Documento, Procedimiento o un Procedimiento Documentado", para
tal efecto la Tabla 1 relaciona los elementos de la norma ISO
14001:1996 con su requerimiento:

Tabla 1: Elementos de la Norma
ISO 14001 con requerimientos documentales

 Nota: Algunos elementos de la Norma ISO
14001:1996 no piden explícitamente un documento, pero por
su importancia dentro del SGMA es "conveniente"
documentarlos.

2. DIRECTRICES
   GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE
   GESTIÓN MEDIO AMBIENTAL

(Nivel I)

El Manual de Gestión Medio Ambiental (MGMA) debe
ser un documento que describa el sistema de forma sencilla y
breve. ISO 14001 no establece la obligatoriedad en la
creación de un documento de estas características;
en cambio, exige
que la empresa disponga de un nivel suficiente de
documentación como para describir los elementos
básicos del SGMA y su interrelación, así
como orientar sobre la documentación de referencia. Se
concluye entonces, que la mejor manera de hacer esto es a
través de un Manual de Gestión Medio
Ambiental.

El MGMA será el documento en donde se describan
las líneas básicas del SGMA, convirtiéndose
así en una herramienta de difusión del sistema
tanto dentro como fuera de la empresa. En efecto, el manual puede
ser empleado como documento de estudio y consulta de cualquier
miembro de la empresa, de la misma manera que se puede constituir
en un texto de difusión de actividades a proveedores y
clientes, partes
interesadas, etc.

La presentación y el orden seguido para la
elaboración de un MGMA puede cambiar de una
organización a otra, en todo caso éste no
debería ser excesivamente extenso. La siguiente es una
propuesta de los puntos y el orden que se debería llevar
en un MGA, adaptando y tomando como base la NORMA UNE -ISO 10013
"Directrices para Elaborar Manuales de
Calidad".

Contenido del Manual de Gestión Medio
Ambiental

Es conveniente que el Manual de Gestión Medio
Ambiental contenga los siguientes puntos en este
orden:

1. El título, el alcance y el campo de
   aplicación: Información que se incluye en la
   portada del manual, en la que se relacionan las actividades,
   productos o
   servicios a
   las cuales se aplica el manual.
2. Tabla de contenido: Una tabla en la que se
   relacionan todos los capítulos o secciones del manual.
   Es práctico que la tabla de contenido no incluya la
   numeración de páginas que normalmente se
   acostumbra; es mejor, escribir las secciones del manual porque
   en la revisiones gerenciales se cambian secciones, se
   replantean objetivos y metas, se mejoran redacciones, etc., lo
   que implica que cada que se efectúe un cambio no se
   tenga que imprimir de nuevo o re-paginar todo el manual sino la
   sección en discusión.
3. Descripción de la empresa:
   Páginas introductorias acerca de la organización
   y el manual mismo.
4. Política ambiental: Se expone la
   política ambiental de la
   compañía.
5. Objetivos y metas ambientales: Se establecen
   los objetivos y metas ambientales relacionándolos con el
   o los apartes de la política ambiental
   pertinentes.
6. Programa de administración ambiental: Se
   relacionan los objetivos y metas ambientales con los
   responsables de cada objetivo, el
   plan de
   acción, los recursos
   económicos destinados, recursos
   humanos (horas/hombre) y
   las fechas de ejecución.
7. Estructura organizacional: Se hace una
   descripción de la estructura
   organizacional (organigrama)
   y se describen cuales son los puestos de trabajo o niveles
   organizacionales que tienen alguna responsabilidad con el SGA.
8. Elementos del Sistema de Manejo Ambiental: Se
   hace una descripción de la forma como la
   organización dará respuesta a cada uno de los
   elementos requeridos en la Norma ISO 14001. En la
   descripción de cada elemento se incluirán los
   siguientes puntos: Objetivo (definir que se busca con el
   proceso en discusión); Alcance (área
   cubierta con el proceso y exclusiones); Responsabilidad
   (indicar la unidad organizacional responsable de implementar el
   elemento y alcanzar el propósito); Proceso (se
   lista paso a paso que es necesario hacer para cumplir con los
   requisitos del elemento. Se utilizan referencias si es
   apropiado) y Documentación Relacionada (se
   identifican los procedimientos, formatos, registros y cualquier
   documento asociado con el elemento en
   discusión).
9. Definiciones: Incluir una sección en la
   que se aclaran términos que así lo ameriten. Se
   pretende con ello facilitar la comprensión de los
   posibles lectores.
10. Información de Apoyo: Incluir en
    esta sección información adicional si es
    apropiado, por ejemplo un listado maestro de
    documentos.

DIRECTRICES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN
DE UN PROCEDIMIENTO (Nivel II)

El procedimiento es una secuencia que define y describe
de forma sencilla, comprensible y sin ambigüedades, la
manera en la que un proceso o actividad debe realizarse para
asegurar el buen funcionamiento o desarrollo de
la misma.

Los procedimientos son documentos principales de
referencia en el sistema que facilitan la información
necesaria y suficiente para cubrir todas las áreas de
gestión del SGMA. En efecto, son documentos que describen
procesos o
flujos de actividades, relaciones establecidas entre divisiones y
departamentos, responsabilidades, funciones,
etc.

En cuanto a su estructura, los capítulos que
componen un procedimiento pueden ser:

1. Objetivo: Definir que se busca con el
   procedimiento en discusión.
2. Alcance: Definir el área de
   aplicación del procedimiento.

   No.	Término	Descripción

3. Definiciones: Definir términos
   descritos en el procedimiento cuando sea necesario. Se pretende
   con ello facilitar la comprensión a todos los posibles
   lectores.
4. Responsabilidad: Definir quien es
   el responsable de la recopilación de información,
   revisión y actualización del procedimiento en
   mención.
5. Procedimiento: Se describe genérica o
   específicamente, como lo estime el autor del
   procedimiento, la forma en la que se han de realizar las
   actividades y los criterios para su evaluación. Se pueden utilizar diagramas de
   flujo en los que se relacionan actividades, puntos de
   decisión, responsables por las actividades y comentarios
   si es apropiado para cada actividad.
6. Referencias: Listar los documentos, anexos,
   procedimientos, formatos, etc., asociados al procedimiento en
   mención.
7. Registros: Listar los registros que se generan
   como resultado de utilizar el procedimiento en mención,
   además se menciona en donde se conservan estos registros
   y durante cuanto tiempo.

Nota: Es posible que para un procedimiento en
particular no aplique uno de los numerales descritos
anteriormente, cuando ello ocurra se utiliza la
abreviación N-A (no aplica).

DIRECTRICES GENERALES PARA LA
ELABORACIÓN DE INSTRUCCIONES DE TRABAJO (Nivel
III)

Las instrucciones de trabajo del SGMA son documentos que
contienen requisitos específicos para realizar y verificar
las actividades descritas, tanto en el MGMA como en los
procedimientos. Dan información detallada y secuencial
sobre como realizar una determinada actividad.

Las directrices para elaborar una instrucción de
trabajo podrían ser las mismas que para elaborar un
procedimiento, la diferencia radica en el nivel de detalle. Las
instrucciones de trabajo son comúnmente utilizadas para
detallar las actividades pertenecientes al "Control Operacional"
exigido por la Norma ISO 14001; es decir, las operaciones y
actividades asociadas con los aspectos ambientales significativos
identificados, de acuerdo con su política, objetivos y
metas.

REGISTROS AMBIENTALES

Los registros ambientales constituyen el soporte
documental de referencia para demostrar el cumplimiento de las
directrices del MGMA y la conformidad con los requisitos de la
Norma ISO 14001:1996.

Los diferentes procedimientos de operación,
procedimientos de Nivel III e instrucciones de trabajo, definen
los registros que se deben emitir y conservar para cada una de
las actividades a las que hagan referencia.

En la siguiente sección se presenta un modelo del
como se pueden tratar cada uno de los elementos descritos
anteriormente.

Elemento "Requisitos Legales y Otros" de la Norma ISO
14001 (Manual de Gestión Medio Ambiental)

4.3.2 Requisitos Legales

Objetivo: Dar la dirección necesaria para la identificar y
tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos
aplicables a las actividades, productos y servicios de nuestra
compañía.

Alcance: Este proceso aplica para los Aspectos
Ambientales generados en nuestras actividades, productos o
servicios que estén incluidos en el Sistema de
Gestión Ambiental, de acuerdo con lo requerido en la
sección 4.3.2 de la Norma ISO 14001.

Responsable: El responsable del Sistema de
Gestión Ambiental nombrado por la gerencia,
identificará y actualizará semestralmente los
requisitos legales aplicables a nuestra
compañía.

Proceso: El análisis de los requisitos legales
aplicables a un Aspecto Ambiental, sigue la secuencia detallada
en el procedimiento "Identificación de Requisitos
Legales", el cual se archiva en el "Manual de
Procedimientos del Sistema de Gestión
Ambiental".

Documentación Relacionada:

• Procedimiento "Identificación de Requisitos
  Legales"
• Registro de Requisitos Legales
• Índice de Requisitos Legales

Procedimiento "Identificación de Requisitos
Legales"

Objetivo: Proporcionar una secuencia lógica
para la identificación de los requisitos legales y otros
aplicables a los Aspectos Ambientales del Sistema de Manejo
Ambiental.

Alcance: Este procedimiento cubre los requisitos
legales y otros aplicables a los Aspectos Ambientales que hacen
parte del Sistema de Manejo Ambiental.

Definiciones: N-A

Responsabilidad: El coordinador del Sistema de
Gestión Ambiental es responsable de la
confrontación y actualización del Registro de
"Requisitos Legales" cada 6 meses, así como del
seguimiento y actualización del presente procedimiento
cuando sea apropiado.

Procedimiento: Para una mejor comprensión
del procedimiento véase el siguiente diagrama de
flujo. Este diagrama de
flujo aplica para tanto para Aspectos Ambientales que hacen parte
del Sistema de Gestión Medio Ambiental como para los
nuevos (nuevos programas).

  Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior

Referencias:

Procedimientos Aspectos
Ambientales

Programa de Administración Ambiental

Documentación del SGMA

No Conformidad y Acción Correctiva y
Preventiva

FormatosÍndice de Legislación
Aplicable

Registro de Requisitos Legales

Registros: El coordinador del Sistema de
Gestión Medio Ambiental es responsable de mantener
actualizado el "Registro de Requisitos Legales" y dicho registro
será mantenido en archivos por un
mínimo de 3 años.

Bibliografía:

Romarsa

ISO 1400:1996

www.gestiona.tripod.com

Gianni Risso