Impacto de la oficina virtual en el área de servicios

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INTRODUCCION

Hablar de como será la oficina del futuro es
quizás asumir un riesgo. Los
avances
tecnológicos han hecho casi imposible aventurarse a
predecir cuáles serán los desarrollos que se
impondrán en la oficina dentro de 10 o 20 años. Es
tan acelerado el ritmo de nuevos inventos y
estrategias que
ellos no acaban de comprenderse en su totalidad cuando ya son
puestos en funcionamiento.

Durante cientos de años la principal actividad
del hombre ha sido
la manufactura y
la industria. Y
ahora, en unos pocos años el hombre se ha dedicado a hacer
de la información su principal fuente de ingresos. De
igual forma, las modas administrativas son menos perennes.
Quién iba a imaginar que el modelo
tayloriano que domino la empresa
durante gran parte de este siglo sería reemplazado en
estas dos últimas décadas por conceptos como
gerencia de
calidad total,
Benchmarking, Outsourcing, etc.?. Así, la
tecnología
y los desarrollos científicos que directamente nos
atañen, ya sea en el hogar o en el puesto de trabajo, nos
están acostumbrando a movernos a este ritmo.

En la actualidad las empresas se
apoyan fuertemente en diferentes herramientas a
fin de facilitar la manera en que se realiza su trabajo y al
mismo tiempo
incrementar los niveles de desempeño y productividad. En
muchas ocasiones desgraciadamente se le apuesta firmemente a la
tecnología esperando que ella pueda hacer maravillas y
solucionar problemas
complicados. Desgraciadamente se le apuesta con los ojos
cerrados, sin bases sólidas. Cabe decir que la moda dentro de
las organizaciones
representa un papel muy importante. Sin embargo, es muy cierto
que la tecnología bien estudiada, planeada y administrada,
si produce cambios positivos muy notorios.

En lo referente a la tecnología hay un factor
desgraciadamente incontrolable, pero de suma importancia, el
"Tiempo". La tecnología de año en año puede
cambiar, por esto la planeación
de la tecnología no debe ser por moda, sino por
necesidad.

Definitivamente la oficina en nuestros días debe
ser más dinámica y no estar limitada a horarios ni
lugares. Ahora cuando el personal no esta
dentro de su oficina puede alcanzar la información que
esta dentro de ella. Incluso con los nuevos "Cyber Cafés",
donde una persona puede
accesar a Internet desde máquinas
preinstaladas en el establecimiento o bien llevando su propio
notebook y conectándose a la red.

Se dice que usando tecnologías como las empleadas
en la oficina virtual (telecomunicaciones avanzadas, multimedia,
bases de
datos, Internet, Intranet,
redes, etc.) se
puede incrementar de un 10% a un 20% la productividad del
trabajo; la justificación de la aplicación de
tecnologías en oficinas debe estar muy bien fundamentada y
construirse con bases sólidas.

De alguna manera ya hemos avanzado hacia la evolución de oficinas ayudados en gran
medida por las tecnologías involucradas en la oficina
virtual. Aunque en realidad muchas herramientas que se siguen
utilizando son aun de la "primera generación".

MARCO
TEORICO

En la actualidad ha desaparecido la noción de
corporación como una organización jerárquica
estructurada. La compañía, que en el pasado
parecía un impresionante mole de clases, ha empezado a
dividirse en piezas más pequeñas: Las unidades
independientes de negocios.
Más importante aun es que las teorías
organizacionales actuales indican que sólo un
núcleo de actividades esenciales debe permanecer dentro de
un grupo
corporativo; el resto debe decentralizarse, lo que da como
resultado la creación de la corporación virtual,
cuya célula y
eje principal es la oficina virtual. La oficina virtual no puede
depender de la anticuada macrocomputadora, de ingenuos protocolos de
comunicación ni de obsoletos programas basados
en Cobol. Vivimos
en una era de discontinuidad y los negocios ya no se conducen de
la misma manera. Las aplicaciones avanzadas de las comunicaciones, las microcomputadoras y el
software
están siendo impulsadas por este hecho y tienen un gran
impacto en la tecnología que empleamos para seguir siendo
competitivos, y prepararnos para un futuro que se acerca a
grandes pasos.

REALIDAD VIRTUAL

De las nuevas ramas de la informática, la realidad
virtual es una de las más desconocidas y su nombre
sugiere una gran variedad de interpretaciones, mismas que se
prestan a la especulación y fantasía.

A finales de los 80’s, los gráficos por computadora
entraron en una nueva época. No era sólo que las
soluciones
tridimensionales (3D) comenzaran a reemplazar los enfoques
bidimensionales y de dibujo de
líneas (2D), sino que también existía la
necesidad de un espacio de trabajo totalmente interactivo
generado a través de la tecnología.

A partir de principios de los
años 90’s, estas soluciones se han visto
enriquecidas con sensaciones del mundo real a través de
estímulos visuales, auditivos y de otro tipo que afectan
al usuario de manera interactiva. Esto es en esencia lo que
llamamos Realidad Virtual.

El diccionario
define la palabra virtual como "que existe o resulta en esencia o
efecto pero no como forma, nombre o hecho real", y ala palabra
realidad como a "la cualidad o estado de ser
real o verdadero", es fácil imaginar todo el campo de
acción
que conjugan estas dos palabras. En cualquier caso,
tecnológicamente hablando, la Realidad Virtual ha sido
definida de varias maneras especificas, por ejemplo, como una
combinación de la potencia de una
computadora sofisticada de alta velocidad, con
imágenes, sonidos y otros efectos. Otras
definiciones son:

"Un entorno en tres dimensiones sintetizado por
computadora en el que varios participantes acoplados de forma
adecuada pueden atraer y manipular elementos físicos
simulados en el entorno, y de alguna manera, relacionarse con
las presentaciones de otras personas pasadas, presentes o
ficticias o con criaturas inventadas".
"Un sistema
interactivo computarizado tan rápido e intuitivo que el
computador
desaparece de la mente del usuario, dejando como real el
entorno generado por el mismo, por lo que puede ser un mundo de
animación en el que nos podemos adentrar".

Sin embargo, a pesar de todas estas definiciones, que de
por sí son validas, no muestran totalmente toda la
potencia, todo el jugo que se puede extraer de esta nueva
tecnología o forma de trabajar, por lo que la
definición más sencilla y la más general es:
La realidad virtual es aquella forma de trabajo donde el hombre
puede interactuar totalmente con el computador, generando
ésta espacios virtuales donde el humano puede
desempeñar sus labores y donde se comunica con el
computador a través de efectores o dispositivos de
interacción.

Utilizando gafas u otros dispositivos se ve y se entra
en una presentación o espacio virtual creado por
computador de una realidad alternativa en la que se participa. Al
mover la cabeza o dar ordenes, esta escena virtual queda dominada
y cambia armónicamente. La cabeza o mano parecen ser
transportadas y expuestas a moverse dentro de la escena generada
por computador. La realidad virtual explota todas las técnicas
de reproducción de imágenes y las
extiende, usándolas dentro del entorno en el que el
usuario puede examinar, manipular e interactuar con los objetos
expuestos.

La Realidad Virtual no es peligrosa ni es el dominio exclusivo
de adictos a los videojuegos y
a la tecnología. Sus aplicaciones tampoco están
restringidas a lo puramente tecnológico o
científico. Es un medio creativo de comunicación al
alcance de todos.

Aplicaciones de la Realidad Virtual. El
potencial de la realidad virtual radica en la capacidad que
tiene para permitirnos experimentar y, en cierta medida, palpar
el resultado de nuestro desenvolvimiento y actividad dentro de
un ambiente
tridimensional, creado artificialmente. Las aplicaciones son
numerosas hoy en día, algunas de ellas son:

Educación. Por medio de redes y
sistemas
avanzados de telecomunicación, el estudiante tiene la
oportunidad de aprender a distancia, con un fácil
desarrollo y
bajo costo en las
aplicaciones de formación, además, hay mayor
retención y comprensión de la información,
se reducen los desplazamientos y los riesgos de
ambientes nocivos o peligrosos para el estudiante.
Arquitectura. La realidad virtual permite el
diseño y recorrido de modelos
arquitectónicos, permitiendo visualizar la
proporción entre los elementos de construcción y la plástica de los
colores, y el
recorrido interno y externo de las obras, aun antes de su
edificación.
La visualización científica. En
donde los datos
provenientes del análisis de un sistema físico, tal
como el comportamiento aerodinámico de una
turbina de avión, pueden interpretarse mejor, si los
distintos parámetros se visualizan tridimensionalmente y
se manipulan interactivamente.
Capacitación y entrenamiento
de personal. La realización de actividades que
requieren coordinación motora pueden beneficiarse
especialmente, ya que es posible evaluar si los movimientos se
mantienen dentro de las trayectorias prescritas, y si se ejerce
una presión
o fuerza
adecuada. Esto puede aplicarse para aprender a tocar instrumentos
musicales, manejar automóviles, soldar componentes
electrónicos, escribir a máquina o jugar tenis,
entre otras cosas.
Medicina. El empleo de
técnicas de "overlays" (la sobreposición de
imágenes de estructuras
ideales sobre las estructuras corporales actuales), es de gran
valor en la
cirugía general y cerebral, donde se requiere un alto
grado de destreza y capacidad de reconocimiento de los
órganos apropiados. Además, la ayuda a mudos y
sordos, permitiendo el empleo de técnicas de realidad
virtual para desarrollar guantes electrónicos, que
posibilitan la traducción del lenguaje de
señas a lenguaje verbal.
Entretenimiento. Los juegos
electrónicos, donde la posibilidad de experimentar e
interactuar con distintos ambientes ofrece una enorme
fascinación para la mayoría de las personas. Pude
considerarse que la realidad virtual tiene sus orígenes
en la graficación por computadora, los simuladores de
vuelo, la interacción hombre-máquina, la
robótica, la multimedia y, en cierta
medida, en la cinematografía, por la composición
de medios que
emplea, tales como el sonido y la
imagen.

1.1.2 Características de un sistema de
realidad virtual. Las características que diferencian
un sistema de realidad virtual de otro sistema informático
son:

Son inmersivos, en el sentido tridimensional del
mundo virtual. Cuando se entra en estos universos se penetra en
ellos sin que haya ninguna discontinuidad. Las imágenes
no se deforman y siempre existe la misma secuencia sin importar
la perspectiva desde donde se vea.
Hay interacción, los datos que se encuentran
en un sistema virtual son capaces de reaccionar ante la
manipulación por parte del usuario. Este esquema de
retroalimentación define la posibilidad
de que el navegador pueda solicitar información a una
persona en un mundo virtual.
La multisensorialidad; que es la integración de sonidos, imágenes y
tacto de forma armónica.

Los sistemas de realidad virtual, además, se
apoyan en el uso de hardware especializado,
como:

"Casco estereoscópico. Para proyectar
secuencias estereoscópicas, para la determinación
de la posición y del movimiento
de la cabeza del usuario, y para transmitir sonido
ambiental.
Guante electrónico. Para la
manipulación del medio ambiente artificial y para
proporcionar la sensación de tacto. Banda transportadora
y timón, para dar la sensación de estar caminando
y navegar.
Computadora, con gran capacidad de procesamiento
numérico. Para simular los procesos
asociados con un sistema de realidad virtual".
Software. A diferencia del software de
animación tradicional, el software virtual permite la
interacción con los componentes del modelo,
además, el software de realidad virtual calcula, genera
y muestra en
pantalla la perspectiva actualizada del mundo virtual
múltiples veces por segundo. Algunos de estos softwares
son el Runtime RV, que permite visualizar y explorar un
mundo virtual de forma continua y desde cualquier perspectiva
en tiempo real; y el Editor RV, que es utilizado para
crear mundos virtuales, permitiendo crear y modificar la forma,
tamaño, color, textura
y dinámica de los objetos dentro de un entorno virtual,
incluso, definir y asignar comportamiento a los objetos
virtuales.
Trajes. Los trajes para realidad virtual han
evolucionado a partir de componentes sueltos como el casco,
gafas y guantes; llegando ahora a ser toda una prenda, que
permite al usuario interactuar totalmente con el mundo virtual,
otorgando además de las características ya
mencionadas, percepción de sensaciones y
estímulos a todos los sentidos,
así como el movimiento.

Teniendo en cuenta las anteriores características
y que, además, existen variedades de sistemas de realidad
virtual, es bueno saber que entre ellos se pueden diferenciar a
su vez por algunas características como la velocidad de
respuesta; la calidad de las
imágenes proyectadas; el número de sentido y la
calidad con que se simulan y, en general, la calidad con que se
logran los efectos de inmersión y manipulación del
ambiente virtual.

OFICINA VIRTUAL

En la actualidad no sólo existe una impresionante
lista de aplicaciones de la Realidad Virtual, sino también
existe una urgente necesidad de implementaciones nuevas e
imaginativas debido al radical cambio que
puede observarse en la tecnología, en la industria y en
los negocios. Frente a estos cambios se imponen nuevas
estructuras administrativas y organizacionales para las empresas,
siendo este el caso de la oficina virtual
desprendiéndose de ella la compañía
virtual, teniendo como esencias de ambas la
reinvención de la
organización, tanto de la mediana como la gran
empresa.

Esencial y técnicamente la oficina virtual, no es
más que la unión de un computador generalmente
portátil, con capacidad para comunicaciones, un teléfono digital móvil, software de
red, componentes multimedia y algunos programas
específicos según la labor que desempeña el
trabajador. Pero este pequeño equipo permite a los
trabajadores realizar las labores desde su casa, automóvil
o donde a bien lo crean conveniente. Esta situación trae
consigo un cambio radical en las pautas de trabajo, y revoluciona
el mundo empresarial y profesional, con incrementos de
productividad y ahorro de
tiempo y dinero.

Para poder ampliar
un poco más esta definición un poco técnica,
debemos abordar otros aspectos y conceptos, que son el verdadero
sentido de la oficina virtual, y que asociándolos a lo
anteriormente descrito, conforman la realidad de todo lo que es
ella.

1.2.1 La Sociedad de la
Información. La sociedad de la oficina virtual;
sociedad de la información es en la que vivimos hoy en
día, y que se distingue por una serie de rasgos
característicos, como son:

La materia prima
es la Información: En esta nueva sociedad, la
información sustituye a los antiguos factores de producción y creación de riqueza.
El trabajo
manual cede su
puesto al trabajo intelectual. El poder se basa cada vez
más en la capacidad para almacenar, gestionar, distribuir
y crear información.

La terciarizaciòn: La sociedad de la
información es un estado evolutivo de las sociedades
avanzadas. En ellas, el número de los trabajadores
ocupados en el sector terciario supone, como mínimo, el
50% de la población ocupada y, dentro de ellos, el
número de los que trabajan en la información supera
al de los que trabajan en las demás profesiones. Esta
desproporción a favor de los trabajadores de la
información se incrementa día a día.
(Véase Figura 1.)

Fuente: A.L. Robinson, "Electronics and Employment:
Displacement Effects", en The Microelectronics Revolution,
1980.

Figura 1. Cambios en la estructura
ocupacional de EE.UU.

La automatización: La mayor parte de las
tareas laborales están automatizadas y se definen no desde
el punto de vista de fabricación, sino en términos
de captura de información, solución de problemas,
producción de ideas creativas y capacidad de responder
flexiblemente a situaciones nuevas o de actuar flexiblemente
cuando se interactua con otros. El trabajo puramente
mecánico lo hacen máquinas.

La globalización: La sociedad de la
información tiene vocación de sociedad global; es
una sociedad de estructura y ámbito mundiales.

Esta globalidad es fácil de constatar, ya que
cosas que sólo se podían comprar en el mercado local se
pueden ahora adquirir instantáneamente en cualquier lugar
del mundo. Igualmente, hoy se puede ser espectador universal,
mediante las comunicaciones; es así como los medios de
telecomunicación han dado al ser humano el don de la
ubicuidad.

La interactividad: Con el nacimiento y
extensión de las redes de telecomunicación, de las
llamadas autopistas de la información, las
telecomunicaciones imponen ya una interconexión de tipo
multidireccional, lo cual ofrece la posibilidad de que aparezcan
y existan tantas fuentes y
motores de
información que conformen una gran variedad de
posibilidades que pueden llegar a ser infinitas; esto dado que
cada empresa, persona o institución se convierte en emisor
y difusor de información, transformándose
así en un foco de poder.

La complejidad: La sociedad de la
información es una sociedad muy compleja. Dicha
complejidad surge, en gran parte, a que los cambios se dan en
forma simultanea, como ocurre en todo periodo revolucionario o de
innovación. Por doquier encontramos nuevas
formas de organización, fruto de la incidencia de las
tecnologías de la información sobre todo tipo de
organismos y estructuras.

El dominio de los medios de
comunicación: Teniendo en cuenta todo lo
anteriormente descrito como características de la sociedad
de la información, y evidenciado, además, la
necesidad e importancia de la información, es
prácticamente visible que a esta nueva sociedad la dominan
los medios de
comunicación y sus adelantadas e innovadoras
tecnologías.

La televida o vida virtual: La sociedad de la
información se caracteriza por la infinidad de
posibilidades que las autopistas de la información aportan
a la vida de los ciudadanos, donde ellos pueden actuar
como:

Proveedores, incorporando al mercado de las redes un
producto o
servicio.
Clientes, acudiendo a la red para todo tipo de
actividades de trabajo, diversión, cultura,
entre otros.

Con estas condiciones, podemos hablar de una televida o
vida virtual; donde las labores del hogar están
controladas por una unidad central, las compras se hacen
por la red directamente, las transacciones bancarias no necesitan
de papeleo y largas filas, se tiene un medico disponible en la
red siempre listo para las emergencias, y en fin se realizan
cantidad de negocios y transacciones por la red, y todo esto
trabajando, obviamente, desde el hogar.

1.2.2 Teletrabajo. Es aquí donde la
definición técnica que se mención en
líneas pasadas comienza a tomar un valor y un sentido
mucho más amplio. El teletrabajo es el objetivo real
de la oficina virtual, y a grandes rasgos es la gran
innovación que trae consigo la oficina virtual.

El primer paso para explicar el teletrabajo es definirlo
y esto es más difícil de lo que parece. La
mayoría de la gente entiende que la palabra implica
trabajo a distancia pero eso no es, evidentemente,
todo.

En la actualidad existen multitud de definiciones del
termino teletrabajo y de ahí que sea difícil
cuantificar y/o conocer su implantación real. Así,
si se examina la literatura sobre el tema, se
puede comprobar que además de teletrabajo, se utilizan,
además, otros términos como teledesplazamiento
(telecommuting), trabajo en red (networking), trabajo a distancia
(remote working), trabajo flexible (flexible working), y trabajo
en el domicilio (homeworking). Sin embargo "en la mayoría
de las definiciones existentes siempre aparecen tres conceptos
claves: organización, localización y
tecnología".

Así pues, el teletrabajo es también una
forma de organizar el trabajo de manera que este se realiza, con
la ayuda de tecnologías de la información y las
comunicaciones, en un lugar distinto y alejado de las oficinas
centrales o de las instalaciones de producción. El
teletrabajo, así pues, supone una ruptura con el concepto
tradicional de "<trabajador = lugar de trabajo> y
<trabajo = horario de trabajo>". Para sintetizar todos
aspectos es una sola definición, podríamos decir
que:

El teletrabajo es una forma flexible de
organización del trabajo que consiste en el
desempeño de la actividad profesional sin la presencia
física del
trabajador en la empresa durante una parte importante o la
totalidad de su horario laboral. Engloba
una amplia gama de actividades y puede realizarse en tiempo
completo o parcial. La actividad profesional en el teletrabajo
implica el uso frecuente de métodos de
procesamiento electrónico de información, y el uso
permanente de algún medio de telecomunicación para
el contacto entre el teletrabajador (trabajador virtual) y la
empresa.

1.2.2.1 Las Modalidades del Teletrabajo.
Las modalidades de teletrabajo son prácticamente
definidas por el lugar en donde se trabaja, así estas
modalidades son:

Domicilio. Es la modalidad más genuina.
Sin embargo, dentro de ella caben muchas modalidades tendentes,
por una parte, a evitar los principales inconvenientes del
trabajo en casa, como puede ser el aislamiento. Por otra, a
satisfacer la necesidad de la empresa de racionalizar costes y
seguir contando con la presencia de su personal, al menos de vez
en cuando. Teniendo en cuenta estos condicionantes, pueden darse
las siguientes situaciones:

Trabajo en el domicilio todo el tiempo. Es
decir, toda la jornada y todos los días de la semana.
Este tipo de situaciones son más frecuentes,
lógicamente, en las personas que trabajan por cuenta
propia y venden sus servicios a las empresas (free
lances).
Parte del trabajo en el domicilio y parte en la
empresa. Cuando los trabajadores pertenecen a la nómina de una empresa,
esta suele buscar combinaciones, de manera que se conjuguen las
ventajas que para ella y sus trabajadores pueda tener el
trabajo a distancia con la necesidad de mantener la
cohesión de los frutos del trabajo y el espíritu
de pertenencia de sus trabajadores a la
institución.

Las Oficinas Satélites. Estos son lugares de trabajo
que pertenecen a la misma empresa, pero son independientes de la
sede corporativa. En estas oficinas satélites para
teletrabajo situadas en puntos estratégicos, no tienen
porque ubicarse, de modo fijo, unos departamentos concretos. En
ellas prima no la organización funcional, sino la
geográfica. Se abren para que acudan a trabajar a ellas
los trabajadores que viven más cerca, con independencia
del puesto de trabajo que ocupen o de las tareas que
desempeñen.

Los Telecentros. Fundamentalmente son centros
compartidos por varias empresas, fundamentalmente medianas. El
principal criterio que agrupa a los trabajadores en ellos, al
igual que en las oficinas satélites, es geográfico.
Se trata de prestar un servicio a personas que viven en las
proximidades, de modo que no tengan que efectuar un largo viaje
para ir a trabajar. Estos telecentros han de tener el
equipamiento suficiente para realizar las funciones que en
ellos se pretende.

Los telecentros pueden ser propiedad de
empresas o asociaciones de empresas que comparten costos. Puede ser
también propiedad de empresas de telecomunicaciones y/o
empresas de informática, que los crean con la
intención de incentivar el consumo tanto
de equipos como de líneas.

Las Telecabañas (Telecottages). Son
centros de teleservicios asociados, generalmente, a instalaciones
en haciendas, pueblos pequeños, en síntesis
zonas rurales. Con este sistema se busca retener a la
población autóctona y atraer incluso a
población más preparada, que suele servir en los
grandes centros urbanos.

Móviles o nómadas. Quizá la
máxima expresión de la oficina virtual y el
teletrabajo la constituya el trabajador móvil o
nómada. Es decir, el que trabaja donde esta, donde surge
la necesidad de trabajar. Son trabajadores que realizan su labor
desde su casa, telecentros, oficinas satélites,
telecabañas, desde el lugar donde se encuentra su cliente, en su
lugar de descanso e incluso en el camino a cualquier
lugar.

COMPAÑIA VIRTUAL

Como es visible, las tecnologías de la
información han permitido hoy un nuevo concepto de las
empresas, llamadas Compañías virtuales, o empresas
en red, no ligadas a un espacio físico, sino conformadas
por una red de
relaciones telemáticas.

La compañía virtual está compuesta
de una red temporal de socios de negocios independientes,
clientes,
proveedores e
incluso antiguos competidores. Estos están conectados por
tecnología informática que les permite compartir
recursos
administrativos, experiencia en investigación y desarrollo, mercados y
costos.

Este nuevo modelo, tiende un poco ha desvanecer la
noción de la empresa como una organización
jerárquica estructurada. La compañía que en
el pasado parecía una impresionante estructura de clases,
ha empezado a dividirse en piezas más pequeñas: las
unidades independientes de negocios. Además, las
teorías organizacionales actuales indican que sólo
un núcleo de actividades debe permanecer dentro de un
centro corporativo reducido. El resto debe decentralizarse o
realizarse a través de alianzas, lo que afianza aun
más la filosofía de la oficina y
compañía virtual.

Debido a estos cambios radicales en la
organización y en los negocios, en la actualidad se
están dando cambios muy significativos en la industria de
la manufactura, en los servicios, mercadeo y
finanzas.

1.3.1 Características de la
Compañía Virtual. Los siguientes son los
atributos clave de una empresa de este tipo:

Excelencia. Debido a que cada socio aporta su
habilidad, puede ser posible crear una organización que
sea lo mejor en todo. Todas las funciones y procesos
podrían ser de nivel mundial, algo que ninguna
compañía podría llegar a lograr
sola.
Tecnología. Las redes de
información permiten que las compañías y
empresarios, sin importar su ubicación
geográfica, se unan y trabajen como uno sólo.
Existe utilización intensiva de las tecnologías
de informática y telecomunicaciones.
Sentido de la oportunidad. Las sociedades son
menos permanentes, menos formales y tienen un mejor sentido de
la oportunidad. Las empresas se colaboran para aprovechar una
oportunidad especifica ofrecida por el mercado y, casi,
siempre, se disgregaran nuevamente cuando la necesidad se
acabe.
Confianza. Estas relaciones obligan a las
compañías a depender mucho más unas de
otras y exigen un nivel de confianza mucho más alto.
Comparten un sentido de objetivo conjunto, lo cual significa
que el destinó de cada socio depende del
otro.
Ausencia de Fronteras. Este nuevo modelo
corporativo redefine las fronteras tradicionales de la empresa.
La mayor cooperación entre competidores, proveedores y
clientes hace difícil determinar donde termina una
empresa y comienza otra.
Otras características implícitas
son:
Flexibilidad de estructura
Descentralización de decisiones
Alta dispersión de empleados y
recursos
Concentración en una actividad muy
especializada
Fuerte nivel de subcontratación (Outsourcing)

La compañía virtual puede tener enormes
ventajas competitivas en este nuevo mundo, su flexibilidad y
ligereza puede darle enorme capacidad para capturar mercados
emergentes, de rápido desarrollo y demandantes de
soluciones con un contenido tecnológico muy elevado.
"Campos especialmente abandonados en este sentido son los que se
dedican a la gestión
y elaboración de información, siendo uno de los
más importantes la consultoría, en su concepto más
amplio, como suministradora de información, experiencias y
conocimiento".

2. TECNOLOGIAS RELACIONADAS CON EL DESARROLLO Y
APLICACION DE LA OFICINA VIRTUAL

A continuación se describen algunas de las
tecnologías que tienen relación directa con la
oficina virtual. Es así como se explica cada uno de estos
elementos, para así, llegado el momento, tener una
excelente visión del entorno tecnológico que rodea
esta nueva forma de organización.

2.1 REDES

La palabra red tiene varias definiciones. La más
común describe los métodos que la gente utiliza
para mantener sus relaciones con amigos y contactos de negocios.
Aplicada a computadores, tiene mucho más significado. "Una
red es una manera de interconectar computadores de tal forma que
estén conscientes unas de otras y puedan unir y compartir
sus recursos". Cabe anotar que esta comunicación es
lograda gracias a los Protocolos, que son "un conjunto de
normas o
procedimientos
necesarios para iniciar y mantener una comunicación. Los
principales protocolos son, TCP/IP, SNA,
NetBEUI, IPX/SPX".

2.1.1 Ventajas. En los negocios, educación y muchos
otros tipos de organizaciones, las redes ofrecen enormes
beneficios, de los cuales los más importantes
son:

Acceso simultaneo. Una realidad de las
empresas con computadores es que la mayoría de sus
empleados de oficina utilizan los mismos programas. Con una
red, las empresas pueden ahorrar bastante dinero al comprar
versiones especiales para red de los programas más
comúnmente utilizados, en lugar de reproducciones por
separado de la información en diferentes discos
duros. Esto mismo sucede con la información en si.
La información que cada empleado necesita, estará
disponible siempre, sin la antigua necesidad de tener que
trasladar constantemente los archivos con
información de un equipo a otro.
Dispositivos Periféricos Compartidos. Compartir
dispositivos, especialmente como las impresoras
láser
o el escáner,
con una red es relativamente fácil. Esto al igual que el
acceso simultaneo trae consigo beneficios muy importantes en el
ahorro de costos.
Respaldo más fácil. En las
empresas, la información puede ser extremadamente
valiosa, de tal forma que es imperativo asegurarse de que los
empleados respalden su información. Una forma de dar
solución a este problema es manteniendo toda la
información de valor en un dispositivo de almacenamiento compartido al cual los empleados
tienen acceso mediante la red. De esta forma, a una persona se
le puede asignar la tarea de hacer respaldos frecuentes de la
información en el dispositivo de almacenamiento
compartido.
Transferencia de datos. Es decir, la
posibilidad de establecer comunicación entre
computadores e intercambiar información.

2.1.2 Tipos de
Redes. La distancia entre los computadores que integran
una red no es obstáculo para obtener un buen
funcionamiento de esta. Dependiendo de dicha distancia, las redes
de computadores presentan la siguiente
clasificación.

2.1.2.1 LAN . Una
LAN (Red de Area Local) es una red de computadores de cualquier
variedad que están ubicadas relativamente cerca una de
otras y conectadas por un cable contiguo (o por enlace
inalámbrico). Una LAN puede estar por sólo dos o
tres computadores interconectados para compartir recursos, o
puede incluir varios cientos de ellos. Cualquier red que resida
dentro de una sola edificación, edificaciones contiguas, o
incluso un campus se considera una LAN.

Una LAN permite a todos los computadores conectados a
ella compartir el hardware, software e información. Los
recursos más compartido a menudo son los dispositivos de
disco de almacenamiento e impresoras. Un disco de almacenamiento
compartido en una LAN es llamado Servidor de
Archivos o Servidor de la Red.

2.1.2.2 WAN. Una WAN (Red de Area Extendida) es
comúnmente dos o más LAN interconectadas,
generalmente a través de una amplia zona
geográfica, por ejemplo un banco con
sucursales en diferentes zonas del país. Cada sucursal
necesita recursos, información y programas a nivel local,
pero también necesita compartir información con la
otras sucursales o con la oficina central, para poder llevar con
eficacia sus
operaciones a
nivel nacional.

2.1.3 Tipos de Conexión. Existen tres
tipos de conexión a una red: la conexión punto a
punto, la conexión multipunto y la conexión
inalámbrica.

Punto a Punto. Es una conexión de dos
dispositivos entre ellos y nadie más. Por ejemplo, una
conexión de dos computadores mediante fibra
óptica o un cable paralelo.
Multipunto. Utiliza un sólo cable para
conectar más de dos dispositivos. Por ejemplo, un
cable
coaxial, que tiene varios dispositivos conectados al
mismo.
Inalámbrica. Como su nombre lo indica
es una red que casi no utiliza cables. Básicamente, las
redes
inalámbricas se basan en el uso de dos
tecnologías: Ondas de
radio y
Luz
infrarroja, que tienen sus pros y contras,
específicamente en términos de la velocidad de
transmisión, compatibilidad y medio en el cual se
instala. Estos pros y contras los podemos resumir
así:

Ventajas.

Buenas características de
desempeño
Resistencia a la interferencia externa
Seguridad
Bajos costos de operación
Facilidad de instalación
Facilidad de mantenimiento y detección de
fallas
Menor tiempo de instalación
Buen nivel de integración con redes
tradicionales existentes

Limitaciones.

Potencia y distancia limitada
Velocidad de transmisión limitada
Alto costo por unidad

2.1.4 Topologías de Redes. La topología de una red es la distribución física de los cables
que conectan los nodos a la misma. Existe un número de
factores a considerar para determinar cual topología es la
más apropiada para una situación dada; estos
factores son por ejemplo, el tipo de computadores, el costo de
componentes y el desempeño deseado. Existen tres
topologías de redes.

2.1.4.1 Bus Lineal. Una red en
bus lineal, es una topología de red que utiliza una
conexión multipunto, donde todos los dispositivos se
conectan a un mismo cable uno tras otro (Ver Anexo A).

Aun cuando la topología de bus lineal es una de
las más comunes, tiene desventajas inherentes:

Frágil. Si el cable se desconectara o se
rompe, la red deja de funcionar en su totalidad.
Limitada en distancia y número de
dispositivos conectados.
Difícil de aislar cuando hay
problemas de cableado.
Degradación del desempeño de
la red con el crecimiento de dispositivos.

Y tiene algunas ventajas, tales como:

La falla en una computadora no afecta la
red.
Las conexiones a la red son sencillas y
flexibles.
Es una topología barata, en
cuestiones de cable, conectores y otros
componentes.

2.1.4.2 Red en Estrella. La topología en
estrella, es una topología en red punto a punto, ya que
los dispositivos se encuentran conectador a un panel de control
o concentrador, que enruta el tráfico al lugar apropiado
(Ver Anexo B.). Las ventajas de esta topologías
son:

Si el cable de un dispositivo falla no afecta la
integridad de la red.
Facilidad para añadir nuevos
dispositivos
Administración y Monitoreo
centralizado

Sus desventajas son:

Alto costo en el cableado, las conexiones y el
concentrador.
Si el concentrador falla, la red entera
deja de funcionar.

2.1.4.3 Anillo. La topología de anillo,
utiliza una conexión punto a punto donde los dispositivos
se conectan en un circulo irrompible formado por un concentrador,
que es el encargado de formar eléctricamente el anillo en
la medida en que se insertan los dispositivos (Ver Anexo C). En
esta topología, el mensaje viaja en una sola dirección y es leído por cada una de
las computadoras
hasta llegar a su destinó.

Las desventajas de esta forma son:

Un alto costo en el cableado y las conexiones,
así como el concentrador.
Si el concentrador falla el anillo se
rompe.

Las ventajas de esta topología son:

Si el cable de un dispositivo falla, no afecta la
integridad del anillo.
Igualdad de acceso a todos los
dispositivos.
El desempeño de la red esta
garantizado.

2.1.4.4 Híbrida. La topología
híbrida es el conjunto de todas las anteriores. Su
implementación se debe a la complejidad de la
solución de red, o bien al aumento en número de
dispositivos, lo que hace necesario establecer una
topología de este tipo. Las topologías
híbridas tienen un alto costo debido a su administración y mantenimiento, ya que
cuentan con segmentos de diferentes tipos, lo que obliga a
invertir en equipo adicional para lograr la conectividad
deseada.

INTERNET

Una de las muchas definiciones que se le han asignado a
Internet es la de ser una "red de redes", cuyos elementos
(computadores y/o usuarios) se encuentran distribuidos por todo
el mundo. También puede considerarse como un conjunto de
recursos de información a nivel mundial. Concretando, la
definición más universal y concisa sobre Internet
es:

"Internet es una red de redes, lo que significa que
muchas redes operadas por una multitud de organizaciones
están interconectadas para conformarla. Permite
comunicarse, compartir recursos y datos con personas ubicadas
en la calle de enfrente o al otro lado del planeta. Su mayor
ventaja radica en que es una herramienta que permite tener
acceso a enormes cantidades de información en todo el
mundo".

Internet es el banco de datos más grande en la
actualidad; en ella podría encontrarse gran cantidad de
información acerca de cualquier tema, lo que la hace de
gran utilidad para
maestros, estudiantes, científicos, músicos,
niños y
en general para cualquier persona. En la actualidad la velocidad
de crecimiento de Internet es bastante grande debido a la
cantidad de usuarios individuales e instituciones
que se conectan día a día .

Al trabajar en Internet, es posible efectuar una
infinidad de operaciones relacionadas con el manejo de la
información, es decir, existe la posibilidad de establecer
comunicación con cualquier lugar del planeta en donde
exista un computador conectado a Internet. Pueden transmitirse
archivos entre computadores, consultar información
actualizada sobre algún tema determinado y mucho
más.

A diferencia de otras redes, Internet no posee un
administrador
central que tenga un control sobre su
totalidad; en lugar, existe un grupo de usuarios identificados
como "la sociedad Internet" ISOC, que cumple con las siguientes
funciones:

Promover el intercambio de información
utilizando Internet.
Identificar estándares tecnológicos
para utilización de Internet en lo referente al hardware
y al software.

Debido al gran tamaño y a la incontable cantidad
de usuarios de Internet, resulta imposible decir que posee un
sistema operativo
definido. Pero, en el momento de la creación de Internet y
aun en la actualidad, la mayor parte de los computadores
conectados con esta red utiliza el sistema operativo UNIX; por este
motivo en algunas ocasiones se requerirá de conocimientos
básicos sobre este sistema operativo sin que esto
signifique que saber UNIX sea necesario para navegar en
Internet.

2.2.1 Servicios y Herramientas de Internet.
Existen en Internet elementos que vale la pena tener claros, para
una mejor comprensión de lo que es en si la
"superautopista de la información".

Correo Electrónico (e-mail). Si se
utiliza este servicio, cualquier usuario puede intercambiar
mensajes con otros usuarios conectados a Internet sin importar
la distancia que existe entre ellos. Cuando se envía un
mensaje este se guarda temporalmente en un buzón
electrónico que forma parte del sistema de
almacenamiento del proveedor de acceso a Internet, por lo
tanto, el usuario se conecta con su proveedor y lee sus
mensajes.
Usenet. Red que permite crear o tener acceso a
grupos de
usuarios que tengan algún interés
en común, y así poder discutir o intercambiar
ideas.
FTP (File Transfer Protocol; Protocolo de
Transferencia de archivos). Esta herramienta se utiliza
para listar y copiar archivos de un computador a otro. Para
esto se debe conectarse con un computador servidor de archivos
y de allí gracias a esta herramienta se pueden bajar los
archivos que se deseen.
Archie. Debido a la gran cantidad de
computadores servidores de
archivos FTP
anónimos, es necesario contar con la ayuda de otras
herramientas para encontrar un archivo
especifico. Archie permite realizar la búsqueda de
dichos archivos.

IRC (Internet Relay Chat;
Conversación Transmitida por Internet). Conecta a un
computador con muchos otros, con el objetivo de intercambiar
mensajes interactivamente en tiempo real, sin que importe la
distancia entre ellos; así pueden desarrollarse
conferencias. Esta herramienta ha evolucionado bastante, hasta
el punto de la videoconferencia.
Ghoper. A través de los Ghoper de
Internet puede accederse a información de diferentes
organizaciones mediante menús, que van de lo general a
lo especifico. Cada computador en el que exista un sistema
Ghoper pone a disposición de los usuarios una cantidad
de información clasificada por menús, permitiendo
así una búsqueda más
fácil.
Verónica. Esta herramienta permite
localizar títulos y direcciones de Ghoper, de una que
facilita aun más la búsqueda.
WAIS (Wide Area Information Server; Servidor de
Información de área amplia). Al utilizar
WAIS, puede encontrarse fácilmente información,
en bases de datos que ponen a disposición organizaciones
e institutos por todo el mundo.
Word Wide Web (WWW).
Este servicio utiliza el concepto de hipertexto, es decir,
texto en el
cual se encuentran enlaces que pueden ser palabras resaltadas,
imágenes o iconos, y al seleccionar algunos de estos se
obtiene una explicación adicional, una definición
o simplemente un nuevo texto relacionado con la palabra
seleccionada. En la mayor parte de los casos se integran a esta
herramienta imágenes, animaciones, videos y sonidos.
Debido a esto, este servicio es el de mayor acogida y
crecimiento, gracias a su facilidad y lo agradable de su
consulta.
Telnet. Con el uso de este servicio, es
posible conectarse con un computador remoto para emplear de
esta forma sus recursos de software como programas, bases de
datos, etc.

2.2.2 Seguridad en
Internet.

La filosofía con al que creció Internet,
permitir la máxima conectividad, ha admitido que cualquier
persona pueda tener acceso tanto a la información que
permanece en los diferentes puntos de la red como la
información que viaja por los canales de
comunicación. Es precisamente esta filosofía la que
ha empezado a ser un verdadero problema para el almacenamiento
y/o transferencia de cierto tipo de información sensible a
ser observada, capturada o deteriorada por personas diferentes a
los "verdaderos propietarios" de ella. Como resultado de estas
necesidades que surgen día a día por la introducción de ciertos servicios en la red
(servicios bancarios, pagos por la red, etc.), surge un concepto
que es la seguridad en Internet.

2.2.2.1 Mecanismos de Seguridad. Los principales
servicios de seguridad que debe ofrecer una red de computadores
son: "autenticación, integridad, confidencialidad, control
de acceso y no rechazo"; estos servicios de seguridad necesitan
para su implementación de mecanismos y técnicas
tales como: "la criptografía, firmas digitales, funciones
de transformación y técnicas de control". Los
mecanismos de mejor desempeño en la actualidad son los
siguientes:

PGP (Pretty Good Privacy). PGP es un software
de encriptación de alta seguridad, disponible para
varios sistemas
operativos. Básicamente ofrece los servicios de
confidencialidad y autenticación aunque, además,
tiene posibilidades para ofrecer comprensión de datos y
gran compatibilidad con el funcionamiento y manejo de mensajes
de correo
electrónico. En resumen PGP permite a los usuarios
intercambiar archivos o mensajes con privacidad y
autenticación de una manera conveniente.
Muros de Seguridad (firewalls).
Estrictamente hablando un muro de seguridad puede ser definido
como "una colección de componentes que se coloca entre
dos redes; donde todo el tráfico en cualquier
dirección debe pasar a través del muro de
seguridad, únicamente al tráfico autorizado por
las políticas locales de seguridad se le
permitirá el paso y el juro de seguridad por si mismo es
inmune a la penetración". Más
específicamente y en teoría el firewall sencillamente
bloquea o restringe cierto tipo de comunicaciones no
autorizadas entre computadores en la organización y
computadores en las organizaciones externas; en términos
generales este mecanismo ofrece un buen grado de aislamiento, y
si se maneja y configura adecuadamente, puede también
ofrecer un grado alto de seguridad.
SSL (Secure Socket Layer). Es un protocolo
diseñado para proveer privacidad sobre Internet. El
protocolo permite que aplicaciones cliente/servidor se
comuniquen de tal forma que no exista riesgo de ser espiados.
El servidor es autenticado siempre y los clientes
opcionalmente. Este sistema es compatible con
prácticamente todo el manejo de Internet.

2.3 INTRANET

A raíz del éxito
de Internet, nace Intranet como una herramienta para las
organizaciones y empresas que querían hacer uso de las
ventajas que Internet brinda pero con un enfoque más
interno. Esto es, una red con las mismas características
de Internet a la cual sólo tiene acceso el personal de la
organización, clientes de la misma, etc. Es aquí
donde radica la diferencia entre estos dos tipos de redes, que en
Internet el acceso a la información es público, y
en Intranet se restringe a determinados usuarios.

Intranet es una nueva alternativa para las empresas que
necesiten compartir información que se genera al interior
de su organización. En otras palabras, es hacer uso y
distribuir la información dentro de la empresa pero a la
manera Internet.

El uso e implementación de la Intranet trae
consigo ventajas tales como:

Capacidad de accesar bases de datos sin importar el
lugar en donde se encuentre la
computadora, ni su arquitectura,
ni su sistema operativo.
Disponibilidad de la información a cualquier
hora y desde cualquier lugar.
Aprovechamiento de recursos tales como: multimedia,
hipertexto y otras facilidades de la red corporativa como
navegadores,
herramientas de Java, etc.,
para desarrollar aplicaciones en la Intranet.
Intranet es una manera rápida y eficaz para
realizar transacciones internas.
Util en la
comunicación con trabajadores, proveedores y
clientes.
Facilita a los empleados las consultas de
información.
Auxiliar eficiente en la planeación de citas y
reuniones.
Promueve el desarrollo del personal y su capacitación, así como
también impulsa el trabajo en grupo.
Es ideal para difundir información interna,
tales como políticas, promociones, etc.
Distribución de software de
trabajo.
Presentación de productos a
clientes sin tener que desplazarse.
Mensajería eficiente, por medio de correo
electrónico.

Partes: 1, 2

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