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Sistema automatizado para el control de envío y recepción de la correspondencia




Enviado por carolina_blanco



    Trabajo presentado como requisito para
    optar al titulo de Técnico Superior Universitario en la
    Especialidad de Informática

    1. Resumen
    2. El
      problema
    3. Marco
      teórico
    4. Metodología
    5. Desarrollo del proyecto de la
      investigación
    6. Conclusiones
    7. Recomendaciones
    8. Bibliografía
    9. Anexos

    RESUMEN

    El desarrollo de
    una Institución depende en gran medida de su nivel de
    gestión
    y de la capacidad gerencial que presentan los departamentos que
    la conforman, como es el caso de la Entidad Financiera BBVA Banco
    Provincial, cuyo proceso de
    envío y recepción de remesas que se lleva a cabo a
    través del Departamento de Correspondencia, presenta
    pérdidas, equivocaciones y retrasos en su ejecución
    diaria. Lo que motivó el diseño
    de un Sistema
    Automatizado de Envío y Recepción de
    Correspondencia Interna en el referido Organismo, a fin de
    optimizar el proceso manual que
    actualmente se lleva a cabo. Donde se tomó como Metodología de Investigación para el desarrollo del mismo
    el Ciclo de Vida
    tipo Cascada Pura, con un Nivel de Investigación de
    Carácter Descriptiva y de Campo, orientada
    a la utilización de una muestra de 30
    sobres a la cual se le aplicó una lista de cotejo,
    así como también se efectuaron dos encuestas a
    una población de 30 personas divididas en dos
    grupos de 15
    individuos, para dar un total de 60 elementos, que permitieron
    dar soporte a la investigación. Para el diseño del
    sistema se utiliza el software Visual Basic
    donde sus datos se
    almacenan en una base de datos
    en Access.

    Descriptores: [Cascada Pura, Investigación
    Descriptiva, Access, Visual
    Basic].

    INTRODUCCIÓN

    Las aplicaciones de sistemas de
    información tienen su origen en casi todas las
    áreas de una empresa y
    están relacionadas con todos los problemas de
    la
    organización.

    Un principio fundamental en el desarrollo de los
    sistemas de
    información por las empresas, es que
    las aplicaciones son una herramienta y no un instrumento que debe
    tenerse para utilizar la tecnología de la
    información; en consecuencia los sistemas de
    información deben desarrollarse sobre la base de su propia
    capacidad para mejorar el desempeño de la organización, sin embargo estas razones no
    significan únicamente pérdidas y ganancias. La
    marcha de una empresa incluye
    también beneficios para sus empleados, clientes y otras
    personas con la que se tienen tratos.

    En el transcurso de los años, se han logrado
    avances en la automatización de procesos; los
    cuales proporcionan ayudas en el cumplimiento de las funciones dentro
    de una organización, sobre todo en esta época en la
    cual se necesita ahorrar tiempo,
    así como también, se requiere el control de los
    procesos.

    El desarrollo de las nuevas
    tecnologías constituye uno de los factores claves para
    comprender y aplicar las transacciones políticas,
    económicas, sociales y culturales de la última
    década.

    Con este propósito se realizó este
    Proyecto, de
    manera tal que pueda solventar y mejorar los procesos manuales que se
    llevan a cabo en el Departamento de Correspondencia del BBVA
    Banco Provincial; el cual presenta retrasos, perdidas y
    equivocaciones a la hora del envió y recepción de
    las remesas.

    Detectando como posibles fallas las humanas, ya que el
    personal que
    se encarga de cumplir con las funciones en el departamento de
    correspondencia, llevan los procesos de forma manual, escribiendo
    en algunos casos de forma engorrosa las direcciones de los
    envíos, o bien sea por falta de control al momento de
    ordenar por ubicación los sobres que van hacer entregados
    a los restantes departamentos que laboran en la
    institución.

    Motivado a esta situación, se planteó su
    mejora, lo cual se quiere demostrar mediante este Proyecto, el
    que un sistema automatizado puede ayudar a obtener un mejor
    control de las actividades que se llevan a cabo en una
    institución y lograr así, una mejor calidad de los
    procesos que se realicen mediante su
    utilización.

    En el cuerpo de trabajo, se ha
    elaborado el planteamiento del problema, de tal manera que
    identifica detalladamente la situación a estudiar. En
    él se han expuesto los objetivos o
    propósito de la investigación, la
    justificación del por qué la realización del
    proyecto y los alcances y delimitaciones, en la cual se destaca
    la relevancia del tema y de la investigación.

    En la sección Marco
    Teórico, se hace referencia a los elementos
    teóricos sobre las cuales se soporta la
    investigación; se desarrollaron los antecedentes de la
    investigación, haciendo referencia a los estudios previos
    y los trabajos de grado relacionados con el problema
    planteado.

    En el Marco Teórico se ubicarán las bases
    que fundamentan la explicación del tema que se desarrolla;
    así como también la definición de los
    términos básicos; los cuales permitirán la
    interpretación de la terminología
    utilizada en el mismo.

    En el Marco Metodológico se señala la
    población y muestra que se va a utilizar, así como
    también la recolección, procesamiento y análisis de los datos, los cuales muestran
    como fueron sometidos los datos recolectados.

    En el desarrollo del Proyecto de
    Investigación; se podrá observar, los
    análisis efectuados a los gráficos de los datos recolectados,
    la carta
    estructurada, los diagramas de
    flujos y los diagramas de
    flujo de datos.

    Por último, se tendrán las conclusiones y
    las recomendaciones del proyecto
    desarrollado.

    CAPÍTULO I – EL PROBLEMA

    1.1 Planteamiento del
    Problema.

    El desarrollo de una Institución depende del alto nivel
    de gestión y capacidad que presentan los departamentos que
    lo conforman, más aún si hablamos de una
    institución financiera como lo es el BBVA Banco
    Provincial, cuya misión
    está orientada a captar la mayor cantidad de carteras de
    clientes en el área financiera donde juega papel
    importante la
    comunicación que se tenga entre sus dependencias y con
    el personal que labora dentro de ella, esta comunicación puede ser verbal o escrita. Es
    por ello que el problema a plantear está enfocado hacia la
    comunicación, en este caso la escrita, que se establece
    entre los diferentes departamentos dentro del Banco, al presentar
    la correspondencia pérdidas y equivocaciones a la hora del
    envío y recepción de la misma.

    Encontrando como posibles fallas: las personas que se encargan
    de ese proceso dentro del Departamento de Correspondencia, bien
    sea por escribir mal o engorroso las direcciones de los
    envíos, o por falta de control al momento de ordenar por
    ubicación los sobres que van a hacer entregados a los
    demás departamentos que laboran en la
    institución.

    Todo ese panorama afecta la eficiencia
    interna de la Institución, al no poder entregar
    en el tiempo oportuno y a la persona
    correspondiente las diferentes informaciones que se procesan.
    Como consecuencia de lo mencionado el Departamento de
    Correspondencia se ve afectado, debido a que todos los
    días las personas de las otras oficinas que conforman al
    Banco llaman para reclamar por sobres perdidos o no entregados a
    tiempo.

    Ante tal situación planteada, como posible
    solución está la de automatizar mediante un Sistema
    de Control de Correspondencia el envío y la
    recepción de las remesas. En el cual, se logre solventar
    los inconvenientes que se presentan; como lo es el retraso en la
    entrega de la correspondencia, el descontrol a la hora de ordenar
    por direcciones los sobres y perdida de remesas.

    Para mencionar como se está llevando a cabo, el
    procedimiento
    de envío y recepción de correspondencia actualmente
    en el Banco Provincial, es importante mencionar en primer lugar
    los actores principales encargados, de que todo este proceso de
    correspondencia se lleve a cabo, dentro de los cuales
    están: las secretarias de cada departamento, los
    mensajeros y el departamento de correspondencia, quienes hacen
    posible el mismo.

    A la hora de enviar los sobres o remesas cada secretaria de
    oficina,
    departamento o dirección coloca el documento a enviar en
    un sobre de manila marrón; en el cual se indica en la
    superficie del mismo el nombre de la persona a quien va dirigido
    el sobre, así como también se le puede anotar el
    código
    del empleado, y si por algún motivo no tiene el nombre de
    la persona, se le escribe el nombre de la oficina o unidad que se
    quiere enviar. En la parte inferior se coloca el nombre y
    dirección de la oficina o unidad a la cual se va a emitir,
    el mismo se le puede indicar por código de
    departamento.

    Después que finaliza este procedimiento, la secretaria
    vacía manualmente en un formato, una breve descripción en el cual indica la fecha en
    que se envía, el nombre y dirección de la persona u
    oficina a la cual se hará llegar el sobre. Luego de
    realizar este proceso, la secretaria tiene que esperar a que el
    mensajero llegue para entregarle los sobres.

    En el momento en que el mensajero sale del departamento de
    correspondencia, se le conceden los sobres que van ha ser
    entregados ese mismo día, así mismo se le entrega
    una hoja con la relación de cada sobre, la cual indica la
    ubicación en donde tienen que ser entregados los
    sobres.

    El mensajero, pasa por cada puesto donde se encuentran las
    secretarias de cada departamento, y le entrega la correspondencia
    que le indique la relación antes mencionada, ella tiene el
    deber de revisar cada una de las remesas que él le
    entregue, para verificar si en verdad le corresponde a esa
    unidad. Si los sobres pertenecen, ella debe firmar y sellar la
    relación que lleva el mensajero como acuse de recibo.

    Si se da el caso de que el sobre no coincida con la
    dirección escrita en la hoja, se le es devuelto al
    mensajero; el cual se encargará de preguntar a cada una de
    las secretarias en el trayecto de la entrega de las
    correspondencias, si por casualidad conoce a la persona o la
    dirección que esta señalada en la remesa, para
    entregárselo a su respectivo dueño.

    En el caso de que no consiga a la persona a quien va dirigida
    la remesa, se llevará el sobre al Departamento de
    Correspondencia para devolverlo a la persona que ha emitido la
    correspondencia, donde ésta se encargue de revisar el
    nombre o dirección del sobre para enviarlo
    correctamente.

    Después de haber recolectado los sobres de todos los
    departamentos, el mensajero se dirige a la oficina de
    correspondencia en la cual va a entregar las remesas, dentro de
    los cuales se destacan los equivocados y los recolectados en todo
    el día. Estos documentos van a
    hacer recibidos por un analista de la unidad de correspondencia
    encargada de este proceso. Él anota en una hoja de
    Excel todo lo
    que el mensajero le ha entregado. Este analista lee sobre por
    sobre para ubicar en su relación la cantidad de
    correspondencia que han enviado todos los departamentos u
    oficinas.

    Todos los datos que el analista de la unidad ha tabulado, en
    el momento que el mensajero le entregó los sobres, pasan a
    ser impresos para que cada sobre contenga su relación, con
    la dirección donde se van a entregar; luego estos son
    consignados al mensajero, para que éste al momento de
    otorgar las remesas a las secretarias, firmen como acuse de
    recibo; y de esta manera él lleve un mejor control de las
    correspondencias entregadas en el día.

    Finalizado el proceso anterior, estos sobres pasan ha ser
    entregados a otro analista encargado de ordenar uno por uno cada
    remesa; los cuales son colocados en unos estantes o "palomeras"
    divididos por secciones, los mismos contienen el nombre de cada
    unidad y oficina que conforman el Banco Provincial.

    El analista, lee sobre por sobre y ubica a cada uno de ellos
    en la sección correspondiente, a la hora de que la valija
    salga, estos sobres pasan ha ser entregados a cada mensajero al
    día siguiente, en el caso de la torre central.

    Con respecto a las correspondencias que se entregan a nivel
    nacional, son embolsados y sellados con sus respectivas hojas de
    control; para ser enviados mediante un transportista esa misma
    tarde, y lleguen a su destino final; el tiempo estipulado para
    que sean entregados los sobres es de un día, estimando que
    el sobre tiene que llegar a su receptor el día siguiente.
    Este proceso se repite todos los días laborales, formando
    un ciclo, donde sólo actúan los personajes antes
    mencionados.

    Los inconvenientes se presentan, cuando pasan días y
    las secretarias llaman a las personas que se les envían
    los sobres y estos no les han llegado, o también puede
    suceder, que ellas son llamadas de otras dependencias para
    preguntarles si han enviado los documentos que se necesitan, que
    en la mayoría de los casos son solicitados con
    urgencia.

    En este caso las secretarias llaman al Departamento de
    Correspondencia, buscando una respuesta para saber que ha
    sucedido con estos sobres que fueron remitidos, claro está
    ellas afirman que los enviaron, debido a que revisan los formularios que
    llenaron al momento de emitir las respectivas remesas.

    Muchas veces, el Departamento no les tiene respuestas para
    estos casos; comprendiendo su posición debido a que ellos
    no poseen un sistema que les permita confirmar si son recibidos,
    ¿por quiénes? y si son aceptados por las personas
    correctas.

    Otro inconveniente que se presenta, es el retraso al entregar
    los sobres, debido a la gran cantidad de sobres que se recolectan
    en el día. El personal del Departamento de Correspondencia
    no le alcanza el tiempo para revisar sobre por sobre, y
    colocarlos en las bandejas correspondientes para ser entregados
    el mismo día, dejando para el día siguiente la
    continuación del trabajo pendiente, provocando así
    demoras en las entregas.

    Cabe destacar, que igualmente se pretende demostrar que a
    través de un sistema se puede generar excelentes
    resultados en el control y envío de correspondencia, al
    lograr solventar los inconvenientes antes señalados,
    mediante la utilización de etiquetas enumeradas, cuya
    información deberá vaciar cada secretaria de
    departamento antes de ser remitidos los sobres al Departamento de
    Correspondencia, en el cual reposara toda la información
    de las direcciones de los sobres.

    1. Objetivos de la Investigación.

    1.2.1 Objetivo
    General.

    Implantar un sistema de Control de Correspondencia que
    facilite el proceso de envío y recepción de
    remesas, para así solventar y mejorar los procesos
    manuales que se llevan a cabo en el Departamento de
    Correspondencia del BBVA Banco Provincial.

    1.2.2 Objetivos Específicos.

    Definir el proyecto que se quiere realizar.

    Realizar un análisis del contexto mediante un Informe de la
    situación actual.

    Definir los requerimientos de las entradas y salidas del
    sistema, realizando un informe del sistema nuevo que se va ha
    realizar.

    Realizar un diseño preliminar donde se especifique los
    módulos del sistema en general.

    Programar el sistema propuesto.

    Realizar las pruebas y
    ajustes al sistemas a desarrollar.

    Implementar el sistema previamente diseñado.

    1.3 Justificación

    El plantear como objetivo general el desarrollo de un Sistema
    de Control de Correspondencia, para el BBVA Banco Provincial,
    obedece a la experiencia vivida en esa Institución, como
    Pasante de Aprendiz INCE. En donde se pudo apreciar todas las
    dificultades que se presentan en las diversas oficinas, por no
    contar con un sistema de correspondencia, que evite las
    pérdidas, retrasos y equivocaciones en dichos
    procesos.

    Además en la actualidad, con los avances
    tecnológicos en el área de la
    información; no se concibe que pequeñas y sobre
    todo grandes empresas no tengan automatizado sino todos, la gran
    mayoría de sus procesos.

    1.4 Alcance y delimitación

    Este proyecto se desarrolló en la Unidad de
    Correspondencia; en la Sede Central del Centro Financiero
    Provincial, BBVA Banco Provincial; ubicado en Caracas. En el
    mismo se realizaron las investigaciones
    correspondientes, que permitirán recolectar los datos para
    la elaboración de dicho proyecto.

    CAPÍTULO II – MARCO TEÓRICO

    2.1 Antecedentes de la investigación

    Autor: Jorge Ruiz Sánchez.

    Fecha de Publicación: Febrero 2003.

    Instituto: I.U.T.A.

    Titulo: Control y Proceso de Correspondencia de SHELL
    Productos
    C.A.

    El objetivo general de este trabajo de grado, fue el de
    controlar de forma automatizada la correspondencia que se recibe
    y se entrega en el departamento de mensajería de Shell
    Venezuela
    Productos, C.A., con el objetivo de brindar un entorno
    ágil y sencillo para catalogar almacenar y acceder a la
    información, a fin de mejorar y controlar el registro actual,
    para el mejor desenvolvimiento de los empleados del departamento
    de correspondencia.

    Cuyos objetivos específicos fueron, el de implementar
    un sistema de
    información automatizada que les permita a los
    administradores generar los reportes requeridos por los usuarios.
    Brindar un entorno ágil y sencillo para catalogar,
    almacenar y acceder a la correspondencia. Controlar de forma
    ordenada la recepción de documentos y el envío de
    correspondencia interna y externa.

    La vinculación del presente trabajo de grado se debe a
    que éste exhibe algunos de los puntos que se quiere
    desplegar en el mismo; como lo es el de implementar un sistema de
    envió y recepción de documentos, para mejorar la
    funciones del departamento de correspondencia del BBVA Banco
    Provincial, .S.A.C.A, y también el del optimizar el
    proceso manual que actualmente se lleva acabo en la
    institución.

    Autor: Héctor Fabio, Orjuelo Pérez.

    Fecha de Publicación: año 2003.

    Instituto: Oficina de Sistema de Informática Educativo.

    Titulo: Sistema de Correspondencia y Control de
    Documentos.

    Cuyos objetivos específicos fueron, el de Coordinar con
    la participación de las demás dependencias del
    Departamento, el diseño, dirección e
    implementación del sistema general de información
    administrativa del sector
    Público Integrado, entre otros, por los subsistemas de
    organización Institucional de gestión de recursos materiales y
    físicos y el desarrollo administrativo, en coordinación con los demás organigramas
    competentes en sistemas de información. Administra el
    Centro de Computo del Departamento y el Sistema
    Informático del Mismo.

    El vínculo de esta referencia con el proyecto a
    desplegar, se debe a que en ella, se llevó a cabo la
    realización de un sistema de control de correspondencia,
    en el cual se automatizó y mejoró el proceso del
    envío y recepción de la correspondencia del
    departamento de esta institución. La cual se muestra como
    reseña para el trabajo a
    desarrollar; ya que se pretende llevar a cabo un sistema parecido
    al departamento de correspondencia del BBVA Banco Provincial,
    .S.A.C.A.

    Autor: Salinas Jonathan y Willians Pérez.

    Fecha de Publicación: año 2002.

    Titulo: Sistema Automatizado para el control de Procesos
    Registrados

    (SACAPRE).

    Cuyos objetivos específicos fueron, el de desarrollar
    un sistema automatizado que permita el control eficiente de los
    procesos registrados de la oficina subalterna del primer circuito
    del Municipio Baruta del estado
    Miranda.

    Cuyos objetivos específicos fueron, Determinar los
    procesos en la oficina subalterna del primer circuito del
    Municipio Público. Determinar los seguimientos del
    registro Público. Diseñar el sistema.
    Diseñar los módulos de programación lógico y físico
    en un lenguaje
    iconográfico.

    La vinculación de esta investigación con el
    trabajo a desarrollar, es que en el, se lleva a cabo un proceso
    de automatización donde se desarrolla el control de
    información de un departamento, tomándose como
    referencia para la realización de este proyecto; debido a
    que en este trabajo se plantea mejorar el control del
    envió y recepción de correspondencia del
    departamento de correspondencia del BBVA Banco Provincial,
    .S.A.C.A.

    2.2 Bases Teóricas.

    2.2.1 La Correspondencia

    La palabra carta se deriva
    del latín charta y significa, papel escrito que se manda a
    una persona para darle cuenta de algo. Se llama también
    epístola, misiva o comunicación. Tomando en cuenta
    la forma de su redacción, la carta es realmente una
    conversación por escrito.

    2.2.2 Diagrama de Flujo
    de Datos.

    El diagrama de
    flujo de datos (DFD), es una herramienta que permite visualizar
    un sistema como una red de procesos
    funcionales, conectados entre sí por "conductos" y
    "tanques de almacenamiento"
    de datos. Siendo éste, una de las herramientas
    comúnmente usadas, sobre todo por sistemas operacionales
    en los cuales las funciones del sistema son de gran importancia y
    más complejos que los datos que este maneja.

    La técnica de DFD, es una representación
    gráfica que permite al analista definir entradas, procedimientos y
    salidas de la información de la organización en
    estudio, permitiendo así comprender los procedimientos
    existentes con la finalidad de optimizarlos, reflejándoles
    en el sistema propuesto.

    Los elementos básicos que aparecen en cualquier
    Diagrama de Flujo de Datos, son los siguientes:

    • Entidad Externa.
    • Proceso.
    • Almacén de Datos.
    • Flujo de Datos.

    Es importante saber que los DFD no sólo se pueden
    utilizar para modelar sistemas de información, si no
    también como manera de modelar organizaciones
    enteras, es decir, como una herramienta para la planeación
    estratégica y de negocios.

    2.2.2.1 Simbología

    – Entidad Externa: Son generalmente clases
    lógicas de cosas o de personas, las cuales representa la
    fuente o destino de las transacciones, con las que el sistema se
    comunica. También pueden ser una fuente o destino
    específico. (*)

    – Procesos: Indican aquellos lugares
    dentro del sistema en donde la información (flujos de
    datos) que ingresa se procesa o transforma, es decir, son las
    funciones o procesos que transforman entradas de datos en salidas
    de información. Su nombre deberá ponerse mediante
    una frase imperativa, que consistirá idealmente de un
    nombre activo seguido por una cláusula objeto, cuanto mas
    simple mejor. (*)

    – Flujo de Datos: Representa un
    transporte de
    paquetes de datos desde su origen hasta su destino, es decir, que
    representa una estructura de
    datos en movimiento de
    una parte del sistema a otro. Un flujo muestra las interfaces
    entre los elementos del DFD. Puede imaginarse como una
    tubería por donde se envían paquetes de datos, pero
    deberá tener una descripción de sus contenido la
    cual deberá elegirse de forma que sea lo más
    útil posible a los usuarios que revisen el DFD. La flecha
    indica la dirección del flujo. Puede estar contenido
    físicamente en una nota, una factura, una
    llamada telefónica, de programa a
    programa, etc. Es decir, en cualquier medio por el cual los datos
    pasan de una entidad o proceso a otra. (*)

    Almacén o Archivo:
    Representa un archivo lógico en donde se agregan o de
    donde se extraen datos. Es una estructura de
    datos, pero estática.
    Puede ser físicamente un archivo de tarjetas, una
    microficha, un archivo, o un archivo en cinta o disquette.
    Deberá elegirse el nombre que sea más descriptivo
    para el usuario, que identifique los paquetes de datos que
    contiene. (*)

    Implica escritura,
    actualización, o borrado de datos. (*)

    Implica lectura o
    recuperación de información almacenada.
    (*)

    (*)Para ver el gráfico seleccione
    la opción "Descargar" del menú superior

    2.2.3 Modelo de
    Entidad/ Relación.

    Este modelo representa a la realidad a través de
    un esquema gráfico empleando las terminologías de
    Entidades, que son objetos que existen y son los elementos
    principales que se identifican en el problema a resolver con el
    diagramado y se distinguen de otros por sus
    características particulares denominadas Atributos, el
    enlace que rige la unión de la entidades esta representada
    por la Relación del modelo.

    2.2.3.1 Simbología.

    – Rectángulos: Que representan conjuntos de
    entidades. (*)

    – Rombo: Que representan las
    relaciones. (*)

    – Ligas: Son las que unen atributos
    a conjuntos de entidades y conjuntos de entidades a conjuntos de
    relaciones. (*)

    – Rectángulos Dobles: Son los
    que representan conjuntos de entidades débiles.
    (*)

    • Ligas Dobles: Son las que indican
      la participación total de una entidad en un conjunto de
      relaciones. (*)
    • La Cardinalidad: Explica la forma
      exacta como se relacionan las entidades, la siguiente tabla
      muestra las posibilidades de la cardinalidad y su
      representación: (*)

    (*)Para ver el gráfico seleccione
    la opción "Descargar" del menú superior

    Cardinalidad

    Se lee

    Representación

    1:1

    Uno a uno

    (*)

    1:M

    Uno a muchos

    (*)

    1:0

    Uno a ninguno

    (*)

    M:1

    Muchos a uno

    (*)

    M:M

    Muchos a muchos

    (*)

    M:0

    Muchos a ninguno

    (*)

    (*)Para ver el gráfico seleccione
    la opción "Descargar" del menú superior

    2.2.4 Base de Datos

    De forma sencilla se puede indicar que una base de datos
    no es más que un conjunto de información
    relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.

    El archivo por sí mismo, no constituye una base
    de datos, sino más bien la forma en que está
    organizada la información es la que da origen a la base de
    datos. Las bases de datos
    manuales, pueden ser difíciles de gestionar y
    modificar.

    Desde el punto de vista informático, una base de
    datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados
    en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de
    programas que
    manipulan ese conjunto de datos.

    Desde el punto de vista más formal, se puede
    definir una base de datos como un conjunto de datos
    estructurados, fiables y homogéneos, organizados
    independientemente en máquina, accesibles a tiempo real,
    compartibles por usuarios concurrentes que tienen necesidades de
    informaciones diferentes y no predecibles en el
    tiempo.

    2.2.5 Microsoft
    Access

    El manejador de Base de Datos a utilizar es Access. El
    cual sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para
    realizar tareas de administración de datos como por ejemplo
    almacenar, recuperar, y analizar los datos acerca de pedidos y
    clientes.

    Es una base de datos visual. Como todas las modernas
    bases de datos que trabajan en el entorno Windows, puede
    manejarse ejecutando unos cuantos clips de Mouse sobre la
    pantalla.

    Access contiene herramientas de diseño y
    programación reservadas a los usuarios con mayor
    experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser
    usadas; están preparadas para tareas muy comunes, que
    cualquiera puede realizar en un momento determinado -ordenar
    libros,
    archivar documentación, entre otras
    tareas.

    2.2.6 Visual Basic 6.0

    El lenguaje a utilizar para realizar el sistema
    propuesto, es el de Visual Basic 6.0; el cual es un programa
    basado en objetos, aunque no orientado a objetos como C++ o
    Java. Las
    ventajas que ofrece son una menor velocidad o
    eficiencia en las aplicaciones. Es un lenguaje de
    programación visual, también llamado lenguaje
    de 4ª generación. Esto quiere decir que un gran
    número de tareas se realizan sin escribir código,
    simplemente con operaciones
    gráficas realizadas con el ratón
    sobre la pantalla

    Visual Basic 6.0 está orientado a la
    realización de programas para Windows, pudiendo incorporar
    todos los elementos de este entorno informático: ventanas,
    botones, cajas de diálogo y
    de texto, botones
    de opción y de selección,
    barras de desplazamiento, gráficos, menús,
    etc.

    Prácticamente todos los elementos de interacción con el usuario de los que
    dispone Windows95/ 98/ NT pueden ser programados en Visual Basic
    6.0 de un modo muy sencillo. En ocasiones basta unas pocas
    operaciones con el ratón y la introducción a través del teclado de
    algunas sentencias para disponer de aplicaciones con todas las
    características de Windows 95/98/NT.

    2.2.7 El ciclo de vida

    Se aplica el término ciclo de vida en las
    ciencias
    naturales, especialmente en la biología en la que se
    refiere a las diferentes etapas que recorre un ser vivo durante
    su vida. Aunque también se aplica este término en
    la geología
    como puede ser el ciclo de vida del agua (desde
    que es evaporada en el mar hasta que vuelve a él) o el
    ciclo de vida de las rocas
    (ígneas, sedimentarias y metamórficas).

    Este término también se puede aplicar al
    mundo empresarial y más concretamente al marketing, que
    distingue el ciclo de vida de los productos (crecimiento, madurez
    y senectud).

    En la ingeniería informática el
    término ciclo de vida viene citado intrínsicamente
    en la definición de la ingeniería del software que
    tiene como objeto el proceso de desarrollo de aplicaciones
    informáticas. Este proceso comprende la definición
    de requisitos, la especificación funcional, la
    descripción del diseño, la realización de
    los programas, los métodos de
    prueba, y el mantenimiento.
    Es decir, este proceso comprende el ciclo de vida.

    – El Ciclo de Vida en el Software

    Etapas generales del Ciclo de Vida

    Para poder llevar a cabo la construcción de una aplicación
    informática, antes de plantearse cómo se van a
    hacer las cosas, hay que trazar el problema en sí y que es
    lo que se va a hacer. Es decir, como en cualquier otra rama de la
    ingeniería se deben aplicar pasos para resolver un
    problema:

    Formular el problema.

    Buscar y desarrollar soluciones.

    Evaluar las distintas soluciones en función de
    los objetivos.

    Refinar y verificar la solución
    escogida.

    – Aplicación del Ciclo de Vida al
    Software

    El ciclo de vida de una aplicación
    informática se inicia con la definición de los
    requisitos hasta la finalización de su uso, y esto se
    puede dividir en las siguientes etapas generales:

    Primera etapa: Definición de requisitos: en esta
    etapa el problema principal se centra en la formulación
    correcta del problema en cuestión. Resulta imprescindible
    conocer el problema en profundidad para poder construir la
    aplicación; igualmente el desarrollo de aplicaciones de
    información para la empresa
    será imprescindible estudiar las necesidades de
    información de la estructura empresarial en su
    conjunto.

    Segunda etapa: Especificación funcional: En esta
    etapa se trata de expresar la estructura de la solución,
    centrándonos en las necesidades del usuario, de tal forma
    que éste pueda comprender de la forma más correcta
    posible sus necesidades. En esta etapa se asegura de haber
    entendido las necesidades del usuario.

    Tercera etapa: Diseño: en esta etapa el ingeniero
    se basa en la técnica existente, redacta los documentos
    que tendrán como destinatario al programador. En la misma
    se ha de expresar el problema y la solución en
    términos informáticos para que el programador pueda
    realizar su trabajo.

    Cuarta etapa: Realización: en esta etapa se
    generan los programas que componen la
    aplicación.

    Quinta etapa: Prueba: en esta etapa se comprueba que
    todos los componentes de la aplicación funcionan
    correctamente juntos.

    Sexta etapa: Mantenimiento: A medida que se utiliza la
    aplicación, se van descubriendo funcionamientos
    defectuosos, ya que el código libre de error al 100% es
    prácticamente imposible de conseguir, o ausencia de
    funcionalidad que no había sido descrita con anterioridad.
    En el mantenimiento se suele volver a iniciar las etapas del
    ciclo de vida.

    El ciclo de vida se apoya en la teoría
    de subdividir un problema en problemas más pequeños
    como nos dice la teoría del divide y vencerás o la
    programación estructurada.

    Planificación del Ciclo de
    Vida

    El modelo del ciclo de vida escogido es un factor
    principal para conseguir los objetivos buscados, una mala
    elección del modelo de ciclo de vida puede hacer que se
    retrase el trabajo enormemente o que se tenga una
    planificación perfecta del trabajo.

    Tipos de modelos:

    Cascada pura

    Codificar y corregir

    Espiral

    Cascadas modificadas

    Prototipo evolutivo

    Entrega por etapas

    Diseño por planificación

    Entrega evolutiva

    Diseño por herramientas

    Para la realización de este proyecto se elige el
    modelo de Cascada Pura, debido a que este permite desarrollar
    paso a paso y de manera más organizada el propósito
    a realizar.

    – Cascada Pura

    Es el más antiguo de todos los modelos de ciclo
    de vida y sirve de modelo para otros modelos de ciclos de
    vida.

    En un modelo en cascada un proyecto progresa a
    través de una secuencia ordenada de pasos que
    son:

    Concepto del software.

    Análisis de requerimientos.

    Diseño global.

    Diseño detallado.

    Codificación y depuración.

    Prueba del sistema.

    El modelo contiene una serie de etapas que no se
    solapan, y el proyecto se va revisando tras cada una de las
    etapas. Para poder pasar a la siguiente etapa se tiene que haber
    conseguido todos los objetivos de la etapa anterior, es un
    proceso secuencial.

    Tiene una buena aplicación cuando el problema es
    estable y cuando se trabaja con metodologías técnicas
    conocidas. Este modelo será apropiado para la migración
    de una aplicación o a una versión de mantenimiento
    bien definida.

    Con este modelo se tiene un seguimiento de todas las
    fases del proyecto y del cumplimiento de todos los objetivos
    marcados en cada etapa tanto de costos, fechas de
    entrega y lo más importante que pueden comprobar al final
    de cada etapa si el proyecto cumple todas las necesidades del
    usuario.

    A su vez esto es un problema, ya que si el usuario se da
    cuenta de que falta una tarea de la empresa en el proyecto una
    vez pasada esta etapa, el trabajo que hay que realizar se retrasa
    en fechas de entrega y el costo es mayor.
    Por lo tanto esto produce un fracaso en la industria ya
    que es reacio a las modificaciones de última
    hora.

    Por este motivo se puede modificar el modelo en cascada
    pudiendo pasar de una etapa a la anterior, pero suele ser
    difícil ya que hay que rehacer la etapa anterior, este
    modelo es el ciclo de vida del salmón. Por lo tanto este
    es un modelo poco apropiado para proyectos con
    fecha de entrega corta, pero su rendimiento puede mejorar
    notablemente variando el modelo de la cascada pura.

    – Variaciones sobre el Ciclo de Vida en
    Cascada

    El Ciclo de Vida en Cascada puede sufrir una serie de
    modificaciones para aumentar su eficiencia.

    Una de estas variaciones puede ser El Sashimi o Cascada
    con fases solapadas, en el que para evitar algunos inconvenientes
    del modelo en cascada solapando sus etapas, pero este enfoque
    genera nuevos problemas ya que debido al solapamiento los hitos
    resultan más ambiguos y esto hace más
    difícil trazar el proceso correctamente.

    Otra variación sobre el Ciclo de Vida en Cascada
    sería el Ciclo de vida en cascada con Subproyectos, en el
    que se permite la ejecución de algunas de las tareas de la
    cascada en paralelo, pero esta modificación tiene el
    problema que la planificación tiene que ser mucho
    más cuidadosa, aunque se gana velocidad.

    2.3 Reseña Histórica de la
    Empresa

    Una de las instituciones
    líder
    del Sistema
    Financiero Venezolano, Banco Provincial fue fundado el 15 de
    Octubre de 1953, con un capital
    inicial de Bs.15.000.000. En 1983, la Entidad alcanza el liderazgo en
    el país, manteniendo en sus cincuenta años de
    historia, una
    posición preeminente en la mayoría de los segmentos
    en los que se desempeña.

    En Noviembre de 1996, Provincial se convierte en el
    primer banco universal del país, ampliando su enfoque de
    negocios para incluir actividades propias de la banca
    especializada.

    En 1997, el Grupo Banco
    Bilbao Vizcaya, -hoy Banco Bilbao Vizcaya Argentaria (BBVA)-,
    adquiere la mayoría accionaria del Banco Provincial, como
    parte de su estrategia de
    expansión en América
    Latina, incrementando progresivamente su participación
    hasta 55,14%. BBVA es una de las instituciones financieras
    internacionales de mayor prestigio, solidez y rentabilidad
    en España,
    con presencia en más de 30 países, una red de casi 7 mil oficinas y
    alrededor de 85 mil empleados en todo el mundo. En América
    Latina, el Grupo opera en 10 países,
    convirtiéndose, tras la adquisición del Grupo
    Financiero Bancomer en México en
    el año 2000, en la primera institución financiera
    de la región Euro-Latinoamericana.

    "Trabajamos por un futuro mejor para las Personas" es la
    nueva visión del Grupo, presentada en 2003 como el punto
    de partida de un proceso de transformación de nuestra
    cultura
    corporativa. La misma se apoya en un conjunto de principios entre
    los que destacan el cliente como
    centro del negocio, la creación sostenida de valor al
    accionista, el equipo como artífice de la
    generación de valor y la responsabilidad
    social corporativa basada en la transparencia y la equidad.

    Mejoras tecnológicas introducidas en años
    recientes permiten hoy al Banco Provincial ofrecer a más
    de dos millones de clientes el acceso al Banco a cualquier hora,
    desde cualquier lugar y de la manera más conveniente, a
    través de una de las redes de distribución más extensa del
    país (361 agencias u oficinas y casi 1.000 cajeros
    automáticos), una novedosa red de atención telefónica y acceso a
    servicios de
    Home Banking vía Internet que atiende
    actualmente a más de 80.000 usuarios activos.

    2.4 Definición de términos
    básicos

    Analista:

    Es aquel que debe asegurarse de entender los
    requerimientos del usuario.

    Automatizado:

    Es convertir ciertos procesos manuales, en procesos
    más rápidos y eficientes mediante implementos
    eléctricos, como por las computadoras.

    Datos:

    Son los hechos que describen sucesos y entidades. Los
    datos son comunicados por varios tipos de símbolos tales como las letras del
    alfabeto, números, movimientos de labios, puntos y rayas,
    señales
    con la mano, dibujos, etc.
    Estos símbolos se pueden ordenar y reordenar de forma
    utilizable y se les denomina información.

    Información

    Es más bien una colección de hechos
    significativos y pertinentes, para el organismo u
    organización que los percibe. La definición de
    información es la siguiente: Información es un
    conjunto de datos significativos y pertinentes que describan
    sucesos o entidades.

    Informática:

    Conjunto de conocimientos científicos y de
    técnicas que hacen posible el tratamiento
    automático de la información por medio de
    computadoras.

    Valija:

    Buzón de almacenamiento de los sobres.

    CAPÍTULO III – MARCO
    METODOLÓGICO

    3.1 Diseño de la
    investigación

    "El diseño de investigación constituye el
    plan general
    del investigador para obtener respuestas a sus interrogantes o
    comprobar la hipótesis de investigación. El
    diseño de investigación desglosa las estrategias
    básicas que el investigador adopta para generar
    información exacta e interpretable". Carlos Méndez
    1998

    De acuerdo a los objetivos planteados en la
    investigación ésta se ubica dentro de un
    diseño de campo. Este diseño de
    investigación permite la recolección de los datos
    claramente de la realidad, donde el investigador podrá
    tomar en cuenta, que los datos no han sido manipulados en
    ningún momento. Por tanto en este caso será dentro
    del Departamento de Correspondencia del BBVA Banco Provincial;
    donde acontecen los hechos en su ambiente
    natural, para luego analizar y descifrar los resultados
    obtenidos. Sin que se haga manipulación alguna. Para la
    recolección de los datos se utilizará dos
    cuestionarios y una lista de cotejo. Los resultados obtenidos
    serán representados en gráficos.

    3.2 Nivel de la investigación

    "Se refiere al grado de profundidad con que se
    aborda un objeto o fenómeno; donde se propone conocer
    grupos homogéneos de fenómenos, utilizando
    criterios sistemáticos que permite conocer de manifiesto
    su estructura y comportamiento" Carlos Méndez
    1998.

    Esta investigación es de carácter
    descriptiva, según Carlos Méndez 1998 "Este lo
    define el estudio descriptivo, cuyo propósito es la
    delimitación de los hechos que conforman el problema de
    investigación. Por esto es posible establecer las
    características demográficas de unidades
    investigadas identificar formas de conducta y
    actitudes de
    las personas que se encuentran en el universo de
    investigación; establecer comportamientos concretos; y el
    de descubrir y comprobar la posible asociación de las
    variables de
    investigación." El proceso será presentado de
    manera amplia.

    3.3 Población y muestra

    La población y muestra se refiere al conjunto
    para el cual serán validas las conclusiones que se
    obtengan: a los elementos o unidades (personas, cosas, entre
    otros). Cosas involucradas en la investigación. La muestra
    es un subconjunto representativo de un universo o
    población." Criterios para la elaboración de un
    trabajo de grado IUTA, 2003

    En este caso, la población, en estudio que se va
    a valorar se encuentra, en el Departamento de Correspondencia del
    BBVA Banco Provincial. Tomando en cuenta los propósitos de
    la investigación, se tomará de esta
    población un total de (30) treinta personas y (30) treinta
    sobres de correspondencia, que da un total de 60 elementos como
    muestra para el proyecto; dentro de los cuales la
    población de entes se desglosa en (15) quince individuos,
    que conforman el Departamento de Correspondencia y (15) quince
    secretarias de la organización.

    Con esta población se realizará la
    investigación, para consecutivamente efectuar las
    inferencias en el universo a estudiar.

    3.4 Técnicas e instrumentos de
    recolección de datos

    "Es una técnica que utiliza el
    investigador para tomar los datos y obtener toda la
    información que se requiere dentro de las cuales
    están.: la entrevista,
    el cuestionario,
    la observación directa y la observación
    documental" http://www.monografias.com/trabajos14/investigaeduc/investigaeduc#
    METODOL

    En este punto se muestran 2 técnicas de recolección
    de datos muy utilizadas, las cuales son: la encuesta y la
    observación.

    3.4.1 La encuesta:

    La encuesta permite tener el
    conocimiento de las motivaciones, las actividades y las
    opiniones de los individuos con relación a ser objetivos
    de investigación. Carlos Méndez (1998).

    La recolección de la información mediante
    la encuesta se hace a través de formularios, los cuales
    tienen aplicaciones a aquellos problemas que se pueden investigar
    por métodos de observación, análisis de
    fuentes
    documentales y demás sistemas de conocimientos. Carlos
    Méndez (1998).

    Para la recolección de datos de este proyecto se
    utilizarán dos encuestas; una para las secretarias de
    diferentes departamentos, con catorce (14) preguntas y otra para
    el personal que conforma el Departamento de Correspondencia con
    diez (10) interrogaciones. Mediante estas se podrá obtener
    la información requerida, mediante las diferentes
    preguntas abiertas y cerradas.

    3.4.2 La observación:

    "Se puede afirmar que la observación
    científica conoce la realidad, y permite definir
    previamente que deben recogerse, por tener relación
    directa con el problema de investigación. Su ventaja
    principal radica en que los hechos son percibidos directamente,
    sin ninguna clase de
    intermediación" Carlos Méndez (1998).

    Para la recolección de datos de este proyecto, se
    utiliza una lista de cotejo que se aplicará a 30 sobres,
    dentro del Departamento de Correspondencia; mediante esta se
    podrá obtener la información requerida, a
    través de 14 preguntas cerradas.

    3.5 Técnicas o herramientas de procesamiento y
    análisis de datos

    "Es el proceso de análisis de los datos donde se
    sacarán conclusiones generales que apuntan a aclarar el
    problema formulado en los inicios de la investigación. En
    la cual posteriormente se ejecutan una serie de actividades
    tendientes a la organización, a poner en orden todo su
    conjunto" http://www.monografias
    .com/trabajos14/
    investigaeduc/nvestigaeduc#METODOL.

    Para la realización del procesamiento y
    análisis de los datos recolectados en este proyecto, se
    manejará la tabulación e interpretaciones
    gráficas para la muestra de los resultados
    obtenidos.

    3.5.1 La tabulación

    "Es un listado de datos que muestra toda la
    información recolectada, previamente agrupadas y
    contabilizadas. Anticipadamente para llegar a este punto cada
    respuesta de los ítems debe de haber sido contada y
    organizada numéricamente según su
    clase"/trabajos14 /investigaedu
    c/investigaeduc#METODOL..

    CAPÍTULO IV. – DESARROLLO DEL PROYECTO DE LA
    INVESTIGACIÓN

    4.1 Análisis de resultados

    Para ver los gráficos seleccione
    la opción "Descargar" del menú superior

     4.2 Aplicación de Metodología
    Utilizada.

    4.2.1 Descripción de la
    información

    Objetivos del sistema actual

    El objetivo principal del sistema actual, es el del
    registro y control de los sobres que se reciben diariamente en el
    Departamento de correspondencia del BBVA Banco Provincial.
    Actualmente toda la información se organiza en libros de
    Excel y en formatos adicionales, los cuales se almacenan en
    archivos
    móviles diariamente.

    4.2.2 Identificación de los
    Subsistemas

    Actualmente se determinan los siguientes
    subsistemas:

    -La carga de información en el sobre.

    -El envío del sobre por el mensajero.

    -La recepción de la correspondencia.

    -El registro de los datos de las valijas
    equivocadas.

    -El registro de los reclamos de los sobres
    extraviados.

    4.2.3 Identificación de las
    funciones

    Para el envío de los sobres hay que seguir una
    serie de pasos, dentro de los cuales se encuentran, el subsistema
    de la carga de información en el sobre, en el cual la
    secretaria vaciará en la parte posterior del sobre los
    datos necesarios, para que el mensajero pueda indicar que
    están correctos y pueda retirar el sobre.

    Al momento en que el mensajero se va a llevar los
    sobres, se produce el subsistema envío del sobre hacia el
    Departamento de Correspondencia. La persona encargada de recibir
    los sobres en el departamento genera el subsistema de la
    recepción de las correspondencias, donde se
    procederá a registrar los datos de los sobres, los cuales
    se almacenarán en los libros de Excel. Luego se ordenan
    los sobres en las valijas que les correspondan, en ese mismo
    instante se empezará a crear los acuses de recibos o
    informes por
    valijas. Simultáneamente se activa el subsistema de
    apartar los sobres con errores de datos, lo que es lo mismo, los
    que fueron creados con errores por los usuarios.

    Cuando se obtienen todos los sobres ordenados con sus
    acuses de recibos se procede a colocar los sobres en sus estantes
    respectivos o Palomeras. Al final de la tarde se les
    entregará a cada transportista la valija correspondiente a
    la zona que le correspondan, esto es en el caso de las oficinas
    comerciales del Banco.

    Al siguiente día se les entregará a los
    mensajeros sus valijas e informes o acuses de recibos
    correspondientes, los cuales indican la cantidad de sobres que
    hay y donde se debe entregar.

    En el transcurso del día, el departamento recibe
    quejas de los sobres que no han sido entregados, los cuales se
    registran mediante el subsistema de registro de correspondencia
    de sobres extraviados.

    4.2.4 Identificación de los
    usuarios

    En el Departamento de Correspondencia laboran 20
    personas, los cuales están conformados por 10 mensajeros,
    que se encargan de buscar y enviar los sobres; 9 analistas que se
    encargan del registro, control y ubicación de todas las
    correspondencias que llegan en el día; y un jefe de
    departamento el cual vigila que todos los que trabajan
    allí cumplan con su labor.

    4.2.5 Tecnología utilizada por el sistema
    actual

    El sistema actual no cuenta con ninguna
    tecnología, para el control de las correspondencias,
    solamente manejan varios formatos realizados en libros de
    Microsoft
    Excel, en los cuales se registran todos los datos.

    4.26 Problemas detectados

    En el sistema actual se han detectado los siguientes
    inconvenientes:

    Pérdida de tiempo en los procesos de registro por
    duplicación de datos, los cuales son vaciados en un
    libro de Excel
    a otro.

    Los sobres no son entregados ni en la hora, ni en los
    días que corresponden, debido a la duplicidad de tiempo
    por no poseer un sistema automatizado.

    Las secretarias y usuarios no pueden hacer consultas y
    seguimientos a los sobres, por no poseer un sistema o archivo
    electrónico sino físico.

    Las respuestas por los sobres extraviados, no son
    satisfactorias por parte del Departamento de Correspondencia,
    hacia los usuarios.

    4.2.7 Requerimiento del sistema actual

    Observando el sistema actual se puede apreciar que se
    tiene como requerimiento principal un software que permita tener
    un control del registro y recepción de correspondencia, el
    cual ayude a gestionar y a manejar las funciones del Departamento
    de Correspondencia. Para así prestar un mejor servicio hacia
    sus usuarios.

    Para ello el sistema gestionará el envío y
    registro de los datos de los sobres, los cuales contendrán
    la información necesaria para hacer llegar los sobres a
    los destinatarios.

    Se requerirá también un módulo que
    registrará las incidencias que se pueden presentar, dado
    el caso de que un sobre no sea entregado.

    En el mismo se manejará un módulo de
    reportes, el cual mostrará al usuario los sobres que han
    creado y enviado en el día; para que así el pueda
    hacerle seguimiento a los mismos.

    4.2.8 Interacción Hombre
    Máquina

    La interacción del usuario con el sistema se
    hará de forma sencilla, debido a que consta de un
    menú muy claro y explicito donde podrá ubicar
    fácilmente las actividades que el requiera
    hacer.

    La limitante que tendrá el sistema será en
    su acceso, el cual constará con una pantalla principal,
    donde se requerirá de un logín y un password, los
    cuales serán administrados en el sistema. Esto
    permitirá tener un mejor control y seguridad en el
    acceso del mismo.

    El tiempo de respuesta del sistema será
    rápido, pero a medida que se vayan almacenando más
    datos; esto restará un poco de rapidez, pero no lo
    suficiente para que la respuesta fuese como la de un sistema
    manual.

    El sistema indicará mensajes, que informe a los
    usuarios si hay errores en el mismo o está pasando algo
    irregular, por ejemplo al acceder al sistema, donde la
    contraseña o logín no sean los correctos,
    mostrará un mensaje de error.

    Para ver las tablas seleccione la
    opción "Descargar" del menú superior

    Relación

    Modelo Entidad
    Relación

    Para ver el gráfico seleccione la
    opción "Descargar" del menú superior

    4.2.10 Diseño de Entrada del
    Sistema

    Pantallas de entrada de datos del
    sistema

    Pantalla de acceso al sistema

    Esta pantalla valida la entrada al sistema. La cual
    contiene un mensaje de error en el caso de que no sea correcta la
    clave.

      Para ver el
    gráfico seleccione la opción "Descargar" del
    menú superior

    Menú de Acceso al Usuario

    El menú del sistema principal del usuario, la
    cual muestra las opciones que tiene el usuario, como registrar
    los sobres, recibir la correspondencia, entrar al submenú
    de valijas y cerrar la sesión.

    Pantalla para el Registro de las
    Correspondencias

      Para ver el
    gráfico seleccione la opción "Descargar" del
    menú superior

    En esta pantalla, el usuario podrá registrar los
    sobre, cuenta con la opción de buscar en la cual
    podrá ubicar automáticamente la dirección de
    la unidad donde va dirigido el sobre.

    Pantalla para Recibir Correspondencia

      Para ver el
    gráfico seleccione la opción "Descargar" del
    menú superior

    En la pantalla de recibir correspondencia, se registra
    el sobre que es entregado por el mensajero, solo se
    indicará el número de control de la correspondencia
    y este guardará los datos de entrada del mismo, como la
    fecha en que es recibido y el usuario que lo recibe.

      Para ver el
    gráfico seleccione la opción "Descargar" del
    menú superior

    Submenú del Módulo de
    Valijas

    En la pantalla del submenú de valijas, el usuario
    tendrá las opciones de consultar las correspondencias, y
    de ver los sobres que contiene la valija del
    día.

    Pantalla de Consultas de Valijas

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    En este módulo, se puede consultar los sobres que
    el usuario desee, para así saber el status solo con
    colocarle el número de control. El mismo emitirá un
    reporte con los datos de las correspondencias.

    Menú de acceso al Departamento de
    Correspondencia

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    En el menú de acceso al Departamento de
    Correspondencia, se tiene las opciones de consultar las valijas y
    el de ingresar a los usuarios que utilizaran este
    sistema.

    Pantalla de ingresar usuario

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    La pantalla de ingresar usuario, permite tener un
    registro del usuario que utiliza el sistema, como sus nombres y
    apellidos, la unidad a la que pertenece entre otros datos; a su
    vez el módulo permite modificar y eliminar los
    datos.

    4.2.12 Diagrama de flujo

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    CAPÍTULO V

    CONCLUSIONES

    La realización de este Proyecto, permitió
    elaborar un Sistema Automatizado para controlar el envío y
    recepción interna de las remesas que se procesan en las
    instalaciones del Centro Financiero Provincial y su red de
    Oficinas, fue desarrollado como una manera de darle
    solución a las fallas que se presentan al cumplir con esas
    funciones en forma manual, cuyo planteamiento del problema se
    originó de la observación directa de las tareas y
    actividades que se cumplen en el Departamento de
    Correspondencia.

    Como una manera de buscarle solución a las fallas
    encontradas en forma precisa y metodológica, se
    planteó el objetivo general y los objetivos
    específicos, los cuales se cumplieron a
    cabalidad.

    En el desarrollo del mismo, se tomó como
    metodología para la investigación, el Ciclo de Vida
    Estructural, tipo Cascada Pura, que permitió el desarrollo
    de las aplicaciones informáticas en forma estructurada, de
    donde se tomaron las Seis (6) etapas para llevar a cabo el
    desarrollo del proyecto, enmarcadas en primer lugar en la
    definición de requisitos, en donde es imprescindible
    conocer el problema en profundidad para poder construir la
    aplicación.

    En segundo lugar, se planteo la estructura de
    solución, concentrando los esfuerzos en las necesidades
    del usuario; en la tercera etapa, se logró redactar el
    informe en términos informáticos, que permitieron
    su programación; en la cuarta etapa, se realizó el
    programa a ser aplicado; en la quinta etapa se realizaron las
    pruebas, a fin de verificar la aplicación del programa, y
    por último, la etapa de mantenimiento, que se
    pondrá en práctica en la medida en que se utilice
    el sistema.

    En las bases teóricas se explicó
    detalladamente el software tanto del manejador de la base de
    datos, como el que se utilizó para el desarrollo del
    sistema. Así como también, se plasmaron conceptos
    básicos para el entendimiento del lenguaje que se utiliza
    en la realización del proyecto.

    Para el diseño y el nivel de
    investigación, se consideró las apreciaciones del
    autor Carlos Méndez; así mismo, para elaborar otros
    conceptos se tomó como referencia bibliográfica la
    Guía de Criterios para la Elaboración de Trabajo de
    Grado IUTA, año 2003, así como también las
    consultas en Internet.

    Para la recolección de datos se aplicó una
    lista de cotejo y dos encuestas, las cuales arrojaron datos
    positivos para esta investigación, al permitir ratificar
    el problema en estudio; donde los datos fueron tabulados y se
    muestran a través de los gráficos
    correspondientes.

    Se realizó previo a la elaboración del
    sistema propuesto, los diagramas de flujo de datos del sistema
    actual y los diagramas de flujo de datos del sistema propuesto.
    Así como también, se diseño el diagrama de
    flujo de cada módulo del sistema propuesto.

    Para el diseño del sistema se realizó la
    carta estructurada, la relación de la base de datos, lo
    cual fue posteriormente documentado mediante el diccionario de
    datos.

    Una vez, culminado todos los puntos propuestos para el
    desarrollo del proyecto, se llega a la conclusión que fue
    factible lograr el mismo, al haberse elaborado el Sistema que
    permitirá el Control en el Envió y Recepción
    de la Correspondencia del Banco BBVA Banco Provincial, el cual
    puede ser susceptible de efectuarle ajustes, de acuerdo a los
    nuevos requerimientos que se tengan en el proceso de puesta en
    marcha del sistema.

    RECOMENDACIONES

    Para mejorar este sistema se puede tomar en cuenta la
    siguiente acotación:

    Colocar un módulo el cual le permita al usuario del
    Departamento de Correspondencia, recibir los sobres mediante la
    inserción del número de control manualmente; para
    que así se pueda tener un control de los sobres que llegan
    y se envían diariamente.

    Adiestramiento a los usuarios que van a utilizar el sistema,
    para un mejor funcionamiento del mismo.

    Mantenimiento constante al sistema, como a la base de
    datos.

    BIBLIOGRAFÍA

    Balestrini, M (1998), "Como se elabora un proyecto de
    Investigación"
    (Segunda Edición), Caracas- Venezuela, Consultores
    Asociados BL, Servicio Editorial.

    http://www.econ.uba.ar/www/departamentos/sistemas/plan97/tecn_informac/-

    cansler/cansler/DFD_teoria.htm

    /trabajos14/investigaeduc/investigaeduc
    #METODOL

    http://html.rincondelvago.com/microsoft-access_5.html

    http://perso.wanadoo.es/aniorte_nic/apunt_metod_investigac4_4.htm

    Kendall & Kendall, E (1991) "Análisis y
    Diseño de Sistemas
    ", México: Hall
    Hispanoamericana S.A.

    Sabino, C. (1997). "Proyecto de la
    Investigación"
    (Segunda Edición),
    Caracas-Venezuela, Editorial Episteme

    SENN A., James (1997). "Análisis de diseño de
    sistemas de información
    " (segunda edición)
    Editorial McGraw Hill.

    ANEXOS
    A

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    Autor:

    Blanco Arteaga, Carolina

    Caracas, Enero 2005

    INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

    DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

    REGIÓN CAPITAL

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